Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

ServiceNow Problem Management
Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Este Template oferece um modelo completo para analisar o ciclo de vida do gerenciamento de problemas de ITIL no ServiceNow. Nele, você encontra os atributos necessários para coletar, as atividades críticas para acompanhar e orientações passo a passo para extrair seus dados. Essa estrutura garante a visibilidade necessária para reduzir o tempo médio de resolução e eliminar incidentes recorrentes.
  • Atributos recomendados para a análise de causa raiz
  • Principais marcos e atividades do processo
  • Orientações passo a passo para extração no ServiceNow
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos do gerenciamento de problemas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no seu Event Log e realizar uma análise abrangente do processo de gerenciamento de problemas de TI baseado em ITIL.
5 Obrigatório 7 Recomendado 9 Opcional
Nome Descrição
Atividade
Activity
O evento ou ação específica executada no registro de problema.
Descrição

Representa as etapas distintas ou mudanças de status que ocorrem durante o ciclo de vida de um registro de problema. Os exemplos incluem 'Registro de Problema Criado', 'Causa Raiz Identificada' ou 'Atribuído ao Grupo de Suporte'. Esse atributo é essencial para construir o mapa do processo e visualizar a sequência de eventos.

Por que isso importa

Define os nós no mapa do processo, permitindo visualizar o Workflow e as variantes do processo.

Onde obter

Derivado das tabelas 'sys_audit' e 'sys_history_line' ou de mudanças de estado na tabela 'problem'

Exemplos
Registro de problema criadoAnálise concluídaEstado alterado para Fechado
Data e hora do evento
EventTime
A data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu.
Descrição

Registra o carimbo de data e hora específico em que uma mudança ou ação foi registrada no sistema. Esse dado é fundamental para ordenar as atividades cronologicamente e calcular métricas de duração, como tempos de ciclo e prazos entre as etapas do processo.

Por que isso importa

Essencial para ordenar eventos e calcular todos os KPIs baseados em tempo.

Onde obter

Campo 'sys_created_on' do ServiceNow nas tabelas de auditoria/histórico

Exemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Registro de problema
ProblemNumber
O identificador exclusivo do registro de problema.
Descrição

A chave alfanumérica exclusiva atribuída a um registro de problema específico no ServiceNow (por exemplo, PRB000123). Esse identificador funciona como o fio condutor central que conecta todas as atividades do processo, desde o registro inicial, passando pela análise da causa raiz, até o encerramento final. Na análise de Process Mining, esse atributo funciona como o Case ID, permitindo reconstruir a jornada completa da resolução do problema.

Por que isso importa

É a chave primária usada para diferenciar casos exclusivos e agrupar eventos relacionados no grafo do processo.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'number'

Exemplos
PRB004512PRB009823PRB001122
Sistema de origem
SourceSystem
O nome do sistema de onde os dados se originaram.
Descrição

Identifica a instância ou o ambiente específico do ServiceNow de onde os dados de gerenciamento de problemas foram extraídos. Isso é especialmente útil em ambientes com vários sistemas para rastrear a linhagem dos dados e lidar com particularidades específicas de cada sistema na análise.

Por que isso importa

Fornece contexto sobre a origem dos dados, especialmente ao combinar dados de várias ferramentas de ITSM.

Onde obter

Definido durante a extração, por exemplo, 'ServiceNow Production'

Exemplos
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
O carimbo de data e hora em que os dados foram extraídos ou atualizados pela última vez.
Descrição

Indica o nível de atualização do conjunto de dados usado na análise. Ajuda os analistas a entender se estão consultando dados em tempo real ou um retrato histórico, o que é essencial para interpretar corretamente o status dos casos em aberto.

Por que isso importa

Garante que os usuários saibam o quanto os dados estão atualizados para gerar relatórios operacionais precisos.

Onde obter

Hora do sistema no momento da execução do ETL

Exemplos
2023-11-01T12:00:00Z
Categoria da causa raiz
RootCauseCategory
A classificação da causa raiz identificada.
Descrição

Categoriza o motivo subjacente do problema, como Bug de software, Erro humano ou Falha de hardware. Esse atributo alimenta o Dashboard 'Precisão da categorização da causa raiz' e ajuda a identificar padrões de falhas sistêmicas.

Por que isso importa

Permite analisar padrões de falhas para orientar melhorias estratégicas.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rca_category' ou 'u_root_cause_category'

Exemplos
Defeito de softwareErro de configuraçãoProblema com fornecedor
Contagem de incidentes relacionados
RelatedIncidentCount
O número de incidentes vinculados a este registro de problema.
Descrição

Quantifica o impacto do problema contando o número de incidentes associados a ele. Contagens altas nesse campo, especialmente para Erros Conhecidos, alimentam o Dashboard 'Erros conhecidos e recorrência de incidentes'.

Por que isso importa

Mede a dimensão do impacto do problema sobre os usuários.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'related_incidents' (o nome do campo pode variar) ou contagem de registros vinculados

Exemplos
1501200
Contagem de reatribuições
ReassignmentCount
O número de vezes que o problema foi reatribuído entre grupos.
Descrição

Contador que acompanha a frequência com que o grupo de atribuição mudou. É a fonte direta do KPI 'Contagem de reatribuições do registro de problema' e ajuda a identificar o efeito 'pingue-pongue', quando os tickets ficam circulando entre os times.

Por que isso importa

Indicador direto de atrito no processo e falta de responsabilidade claramente definida.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'reassignment_count'

Exemplos
0312
Estado do problema
ProblemState
O status do ciclo de vida do registro de problema.
Descrição

Reflete a etapa atual do registro de problema, como Aberto, Análise da Causa Raiz, Correção em Andamento ou Fechado. É um dos principais critérios para filtrar e entender a composição do backlog na 'Análise do envelhecimento de registros de problemas antigos'.

Por que isso importa

Principal indicador de status usado para filtrar casos abertos e fechados.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'state'

Exemplos
NovoAvaliarAnálise de causa raizResolvido
Grupo de suporte
AssignmentGroup
O time técnico responsável pela resolução do problema.
Descrição

Indica o grupo de suporte ou time específico atualmente responsável pelo problema. Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Análise de reatribuição do grupo de suporte', que acompanha as transferências entre times e identifica silos organizacionais.

Por que isso importa

Essencial para identificar gargalos entre departamentos e analisar a eficiência das transferências.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assignment_group'

Exemplos
Operações de redeAdministradores de banco de dadosCentral de atendimento
Prioridade
Priority
O nível de prioridade atribuído ao registro de problema.
Descrição

Indica a importância e a urgência do problema, normalmente calculadas com base no impacto e na urgência. Esse atributo permite segmentar a análise por criticidade e dá suporte ao Dashboard 'Monitoramento de violações de SLA e prioridades'.

Por que isso importa

Permite segmentar a performance do processo por criticidade para o negócio.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'priority'

Exemplos
1 - Crítico2 - Alto3 - Moderado
Usuário atribuído
AssignedTo
A pessoa específica responsável por trabalhar no problema.
Descrição

Identifica o usuário atualmente responsável pelo registro de problema. A análise desse atributo ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e possíveis gargalos no nível dos recursos.

Por que isso importa

Essencial para analisar a eficiência dos recursos e a carga de trabalho individual.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assigned_to'

Exemplos
Alice SmithBob JonesAdministrador de sistemas
Data limite do SLA
SlaDueDate
A data e hora-alvo para resolver o problema conforme o SLA.
Descrição

O carimbo de data e hora que indica quando o problema deve ser resolvido para cumprir os acordos de nível de serviço. É a referência para o Dashboard 'Monitoramento de violações de SLA e prioridades' e para o cálculo das taxas de conformidade.

Por que isso importa

Referência para calcular o status de violação do SLA.

Onde obter

Tabela 'task_sla' do ServiceNow vinculada ao problema

Exemplos
2023-12-31T17:00:00Z
Duração pendente
PendingDuration
Tempo total que o problema permaneceu em um estado suspenso ou pendente.
Descrição

Agrega o tempo gasto em status como 'Pendente do fornecedor' ou 'Em espera'. Essa métrica é usada na 'Análise de estado pendente e tempo de espera' para separar o tempo de processamento interno dos atrasos externos.

Por que isso importa

Diferencia a ineficiência do time das dependências externas.

Onde obter

Calculado: soma da duração dos intervalos em que Estado = Pendente/Em espera

Exemplos
5 dias0 minutos
É erro conhecido
IsKnownError
Indicador que mostra se o problema está classificado como Erro Conhecido.
Descrição

Identifica se o registro de problema foi convertido em Erro Conhecido ou marcado como tal. É essencial para a análise 'Erros conhecidos e recorrência de incidentes', que avalia a eficácia do processo de gestão do conhecimento.

Por que isso importa

Diferencia investigações ativas de defeitos aceitos com soluções alternativas.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'known_error'

Exemplos
truefalse
Item de configuração
ConfigurationItem
O ativo ou serviço específico afetado pelo problema.
Descrição

Identifica o Item de Configuração (CI) vinculado ao registro de problema. Essa análise ajuda a correlacionar problemas com hardware, software ou serviços específicos, dando suporte ao Dashboard 'Precisão da categorização da causa raiz'.

Por que isso importa

Relaciona problemas do processo a ativos físicos ou lógicos específicos.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'cmdb_ci'

Exemplos
SAP ERP Server 01Exchange Email ServiceOracle DB Prod
Número da solicitação de mudança
ChangeRequestNumber
O identificador da solicitação de mudança iniciada para corrigir o problema.
Descrição

Vincula o registro de problema a um registro de Gerenciamento de Mudanças (RFC). Essa conexão é essencial para o Dashboard 'Eficiência da transição da solicitação de mudança', que mede a velocidade da transferência entre o diagnóstico do problema e a execução da mudança na infraestrutura.

Por que isso importa

Acompanha a transição do gerenciamento de problemas para o gerenciamento de mudanças.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rfc'

Exemplos
CHG003001CHG004552
Resultado do PIR
PostImplementationReviewResult
O resultado ou status de conclusão da Revisão Pós-Implementação.
Descrição

Armazena o resultado ou status do PIR, por exemplo, Concluído, Não necessário ou Pendente. Esse atributo é necessário para o Dashboard 'Conformidade da revisão pós-implementação', garantindo que os problemas graves sejam revisados.

Por que isso importa

Métrica de controle de qualidade que garante o aprendizado com incidentes graves.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'pir_state' ou campo personalizado semelhante

Exemplos
ConcluídoDispensadoPendente
Serviço de negócio
BusinessService
O serviço de negócio de alto nível afetado pelo problema.
Descrição

Representa o serviço voltado ao negócio, por exemplo, 'Serviço de folha de pagamento' ou 'Portal do cliente', e não o componente técnico. Oferece uma visão orientada ao negócio para os relatórios destinados às partes interessadas.

Por que isso importa

Conecta problemas técnicos aos fluxos de valor do negócio.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'business_service'

Exemplos
Internet bankingE-mail interno
Solução alternativa publicada
WorkaroundPublished
Indica se uma solução alternativa foi documentada e compartilhada.
Descrição

Indicador booleano ou de status que mostra se uma correção temporária foi identificada e publicada na Base de Conhecimento ou no Banco de Dados de Erros Conhecidos. Dá suporte ao Dashboard 'Performance de publicação de soluções alternativas'.

Por que isso importa

Essencial para medir a rapidez com que o impacto no negócio é mitigado antes da correção definitiva.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'work_around' (presença de texto) ou status específico

Exemplos
truefalse
Tempo de elaboração da solução
SolutionDraftingTime
Tempo entre a identificação da causa raiz e a proposta de uma solução.
Descrição

Acompanha a duração da fase de elaboração, em que uma correção é desenvolvida depois que a causa é conhecida. Dá suporte ao Dashboard 'Elaboração da solução e aplicação da correção'.

Por que isso importa

Isola a performance da fase de 'elaboração da correção'.

Onde obter

Calculado: carimbo de data e hora de 'Solução proposta elaborada' menos 'Causa raiz identificada'

Exemplos
2 dias4 horas
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades de gerenciamento de problemas

Estas são as principais etapas do processo e os marcos do ciclo de vida que você deve registrar no seu Event Log para descobrir com precisão seus Workflows de problemas.
8 Recomendado 6 Opcional
Atividade Descrição
Atribuído ao grupo de suporte
O encaminhamento do registro de problema para uma equipe técnica específica para investigação. Essa atividade acompanha o fluxo de responsabilidade e é essencial para analisar transferências.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard de análise de reatribuição de grupos de suporte, identificando efeitos pingue-pongue e gargalos entre equipes.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' ou 'sys_history_line' do ServiceNow, acompanhando alterações no campo 'assignment_group'.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Causa raiz identificada
O momento em que os códigos de 'Root Cause' são preenchidos ou o estado muda para 'Fix in Progress'. Isso representa o diagnóstico bem-sucedido do problema.
Por que isso importa

Calcula o tempo médio até a causa raiz e dá suporte ao Dashboard de tempo de ciclo da investigação da causa raiz. É um marco importante do processo.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, acompanhando alterações no campo de categoria 'root_cause' ou a transição para o estado 'Fix in Progress'.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Correção permanente aplicada
O momento em que o problema é marcado como Resolved, geralmente após o encerramento da Change Request associada. Isso indica que o trabalho técnico foi concluído.
Por que isso importa

Determina o fim do ciclo ativo de correção. É usado para calcular o tempo total de resolução em relação ao SLA.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Resolved' (normalmente o valor 106).

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Investigação iniciada
A transição do estado do registro de problema de 'New' para 'Assess' ou 'Root Cause Analysis'. Isso indica que um analista começou a trabalhar ativamente no problema.
Por que isso importa

Marca o fim do tempo inicial de espera na fila e o início da fase de investigação ativa, apoiando a análise de estados pendentes.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, acompanhando alterações no campo 'state' (por exemplo, mudança para o valor 102 ou 103, dependendo da configuração).

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Registro de problema criado
A criação inicial de um registro de problema no sistema ServiceNow. Isso marca o início do ciclo de vida do Problem Management e define o registro de data e hora de referência para as métricas de envelhecimento.
Por que isso importa

Define o horário de início de todos os cálculos de tempo de ciclo e medições de SLA. É a principal referência para identificar o volume de novas investigações de problemas.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'sys_created_on'.

Captura

Registrado quando a transação New Record é executada

Tipo de evento explicit
Registro de problema encerrado
O evento final do ciclo de vida, quando o registro se torna inativo. Nenhum trabalho adicional é esperado.
Por que isso importa

O ponto final definitivo da instância do processo. É necessário para calcular o tempo total de ciclo.

Onde obter

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'closed_at' ou transição do campo 'state' para 'Closed'.

Captura

Registrado quando a transação Close Problem é executada

Tipo de evento explicit
Solicitação de mudança iniciada
A associação de uma Change Request (RFC) ao registro de problema. Isso indica a transferência do Problem Management para o Change Management para implementação.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard de eficiência da transição para solicitações de mudança. Identifica atrasos entre a descoberta de uma correção e o início do processo de mudança.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, acompanhando o preenchimento do campo de referência 'rfc' na tabela 'problem'.

Captura

Registrado quando a transação Create Normal Change é executada

Tipo de evento explicit
Solução alternativa identificada
O ato de inserir texto no campo 'Workaround' do registro de problema. Isso registra o momento em que uma solução temporária é documentada pelo analista.
Por que isso importa

Dá suporte ao Dashboard de performance de publicação de soluções alternativas, estabelecendo quando a solução técnica foi conhecida pela primeira vez.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow em que 'fieldname' é 'workaround'.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Avaliação rejeitada
O registro de problema retorna a um estado anterior ou é cancelado durante a fase de avaliação porque não era um problema válido.
Por que isso importa

Identifica desperdícios no processo em que incidentes são promovidos incorretamente a problemas.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Closed/Cancelled' ou 'New' a partir de 'Assess'.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Estado alterado para Fix in Progress
O registro passa para um estado que indica que uma correção está sendo desenvolvida ou implantada, geralmente aguardando o Change Management.
Por que isso importa

Diferencia o tempo de investigação ativa do tempo de 'espera pela mudança', refinando a análise de gargalos.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, transição do campo 'state' para 'Fix in Progress' (normalmente o valor 104).

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Resolução verificada
Uma etapa de validação em que se confirma a eficácia da resolução. Dependendo da maturidade do processo, pode ser um estado específico ou uma caixa de seleção.
Por que isso importa

Garante o controle de qualidade antes do encerramento. Ignorar essa etapa permite analisar desvios do processo.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow. Pode ser uma mudança de estado (Resolved -> Closed) ou um campo específico 'u_resolution_verified', se configurado.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Revisão pós-implementação concluída
A conclusão da tarefa PIR ou a definição de um indicador PIR. Isso confirma que uma análise retrospectiva foi realizada para problemas importantes.
Por que isso importa

Dá suporte direto ao Dashboard de conformidade da revisão pós-implementação. A ausência dessa atividade em problemas de alta prioridade indica falha de conformidade.

Onde obter

Encerramento da tabela 'problem_task' do ServiceNow (type=PIR) ou alteração do campo 'pir_state' na tabela 'problem'.

Captura

Derivado pela comparação do campo X com o campo Y

Tipo de evento inferred
Solução alternativa publicada
A execução da ação 'Communicate Workaround', que envia a solução alternativa para incidentes relacionados ou cria um artigo de erro conhecido. Isso é diferente de simplesmente digitar a solução alternativa.
Por que isso importa

Essencial para medir a velocidade do compartilhamento de conhecimento. Atrasos nessa etapa impactam diretamente o volume de incidentes recorrentes.

Onde obter

Tabela 'sys_journal_field' do ServiceNow ou logs específicos de UI Action; também pode ser inferido quando um registro 'kb_knowledge' do tipo 'Known Error' é criado.

Captura

Registrado quando a transação Communicate Workaround é executada

Tipo de evento explicit
Solução proposta elaborada
A inserção de dados nos campos 'Fix Notes' ou 'Resolution Code'. Indica que o analista passou da compreensão da causa para o desenho da correção permanente.
Por que isso importa

Dá suporte ao Dashboard de elaboração da solução e aplicação da correção, isolando a duração da fase de desenho.

Onde obter

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, acompanhando atualizações no campo 'fix_notes'.

Captura

Comparar o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guias de extração

Como obter seus dados do gerenciamento de problemas no ServiceNow

Pronto para começar?

Baixe o Template completo e comece hoje a transformar seus dados de gerenciamento de problemas em insights acionáveis. Nossa equipe está pronta para apoiar você em cada etapa da sua jornada de Process Mining.

Otimize o gerenciamento de problemas para resolver mais rápido

Reduza em 30% o tempo do ciclo de investigação com Process Mining

Começar o teste grátis

Não é necessário cartão de crédito. Configure em poucos minutos.