Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

UKG Pro
Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

Este Template oferece a estrutura necessária para mapear os ciclos da folha de pagamento no UKG Pro e gerar insights acionáveis. Ele detalha os atributos necessários para uma análise aprofundada, as etapas específicas do processo que você deve acompanhar e como reunir essas informações no ambiente do sistema. Ao organizar os dados de acordo com este Template, você consegue identificar ineficiências e garantir a conformidade da folha de pagamento.
  • Atributos de dados padronizados para análise da folha de pagamento
  • Marcos essenciais do processo para acompanhar no UKG Pro
  • Orientações técnicas para extração e integração com o sistema
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processamento da folha de pagamento

Esta tabela apresenta os campos de dados recomendados e os metadados contextuais necessários para criar um Event Log completo e analisar o processo da folha de pagamento.
5 Obrigatório 11 Recomendado 3 Opcional
Nome Descrição
Atividade
ActivityName
Evento ou etapa específica realizada no processo da folha de pagamento.
Descrição

Este atributo registra o nome da etapa do fluxo de trabalho da folha de pagamento, como Envio da folha de ponto, Cálculo do salário bruto ou Pagamento executado. Ele define o fluxo do mapa do processo.

Em geral, esses valores são extraídos de logs de auditoria, tabelas de alteração de status do sistema ou atualizações transacionais com data e hora no ambiente UKG Pro. Durante a transformação dos dados, são aplicadas convenções de nomenclatura consistentes para facilitar a leitura do grafo do processo.

Por que isso importa

Este é o atributo obrigatório Atividade, que define os nós do mapa do processo.

Onde encontrar

Logs de auditoria do sistema, histórico do Workflow ou colunas de data e hora das transações

Exemplos
Apontamento de horas enviadoSalário bruto calculadoPagamento efetuado
Data da última atualização
LastUpdateDate
Data e hora da alteração mais recente na linha de dados.
Descrição

Este atributo indica quando o registro foi alterado pela última vez no banco de dados. Embora seja semelhante à data e hora do evento, ele é usado especificamente para cargas incrementais de dados e verificações de integridade.

Assim, o modelo de Process Mining reflete o estado mais recente do registro da folha de pagamento, incluindo ajustes tardios ou correções retroativas feitas pelos especialistas da área.

Por que isso importa

Atributo obrigatório para atualização incremental dos dados.

Onde encontrar

Colunas de metadados do sistema, como LastModifiedDate

Exemplos
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
Data e hora
EventTimestamp
Data e hora em que a atividade ocorreu.
Descrição

Este atributo registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Ele é essencial para ordenar os eventos corretamente e calcular a duração entre as etapas. É preferível usar datas e horas com alta precisão para distinguir etapas automatizadas que acontecem em rápida sucessão.

Na folha de pagamento, esse atributo alimenta as análises do Dashboard de distribuição do tempo de ciclo e conformidade com o SLA. Sem datas e horas precisas, não é possível medir a velocidade dos cálculos do bruto ao líquido nem o atraso nas aprovações de folhas de ponto.

Por que isso importa

Este é o atributo obrigatório StartTime, necessário para ordenar os eventos.

Onde encontrar

Colunas de data e hora associadas a alterações no status das transações

Exemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
Registro da folha de pagamento
PayrollRecordId
Identificador exclusivo que representa um funcionário específico em um período de pagamento específico.
Descrição

O registro da folha de pagamento funciona como o identificador central do caso na análise de Process Mining. Ele é formado conceitualmente pela combinação do ID do funcionário com a data de término do período de pagamento (ou a instância do grupo de pagamento). Assim, cada ciclo de pagamento de um funcionário é tratado como um caso distinto, permitindo analisar processos recorrentes ao longo do tempo.

No UKG Pro, esse identificador costuma ser uma chave composta derivada da tabela Payroll Header ou de registros transacionais semelhantes. O agrupamento por esse ID permite reconstruir a jornada completa, do envio da folha de ponto ao pagamento final e à entrega das declarações fiscais.

Por que isso importa

Este é o ID do caso obrigatório que agrupa todas as atividades da folha de pagamento em uma instância do processo.

Onde encontrar

Derivado das tabelas Payroll Header ou Employee Pay History do UKG Pro

Exemplos
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
Sistema de origem
SourceSystem
Sistema oficial de registro dos dados.
Descrição

Este atributo identifica a origem do registro de dados. Neste contexto, o valor é definido como UKG Pro (ou como o nome da instância específica, se houver mais de uma). Isso é essencial para a análise de processos em vários sistemas, quando os dados da folha de pagamento podem ser combinados com dados do razão geral de um ERP.

Ele permite que os analistas filtrem as visualizações para mostrar apenas as etapas originadas na plataforma de folha de pagamento, separando-as das etapas integradas a partir de sistemas externos de controle de horas.

Por que isso importa

Atributo obrigatório para linhagem de dados e análise de vários sistemas.

Onde encontrar

Valor estático ou tabela de configuração do sistema

Exemplos
UKG ProUltiPro LegacySistema de gestão de horas
Centro de custo
CostCenter
Código do centro de custo usado na alocação financeira.
Descrição

O atributo Centro de custo define onde a despesa da folha de pagamento é alocada no razão geral. Embora seja semelhante ao departamento, ele costuma oferecer uma visão financeira mais detalhada.

Este atributo é usado no Dashboard de performance das aprovações de controle de horas para identificar centros de custo com hierarquias de aprovação mais lentas. Ele também ajuda a verificar se as despesas da folha de pagamento estão sendo direcionadas às categorias financeiras corretas durante o cálculo do bruto ao líquido.

Por que isso importa

Apoia a análise financeira e identifica gargalos por unidade orçamentária.

Onde encontrar

Tabelas Employee Job ou Allocation

Exemplos
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
Data de término do período de pagamento
PayPeriodEndDate
Último dia do período de pagamento em processamento.
Descrição

Este atributo indica a data de encerramento do ciclo de pagamento. Ele é uma referência essencial para determinar se os envios estão atrasados.

Usado junto com o StartTime da atividade 'Time Sheet Submitted', ele permite calcular os atrasos e serve como critério de agrupamento no Dashboard de distribuição do tempo de ciclo da folha de pagamento.

Por que isso importa

Referência temporal do ciclo de pagamento.

Onde encontrar

Payroll Header ou configuração do período de pagamento

Exemplos
2023-09-302023-10-15
Departamento
DepartmentCode
Código do departamento associado ao funcionário.
Descrição

Este atributo vincula o registro da folha de pagamento a uma unidade organizacional específica. Ele é essencial para o Dashboard de exceções de auditoria e tendências de correção, que permite identificar quais departamentos geram erros com frequência ou exigem intervenção manual.

Ao segmentar os dados por departamento, os analistas podem identificar se determinados gestores precisam de treinamento sobre aprovações de folhas de ponto ou se algumas unidades de negócio têm regras de pagamento complexas que atrasam os cálculos.

Por que isso importa

Essencial para segmentar a organização e fazer a análise de causa raiz.

Onde encontrar

Tabelas Employee Master ou Job History

Exemplos
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
É fora do ciclo
IsOffCycle
Indicador de que a rodada da folha de pagamento está fora do cronograma padrão.
Descrição

Este atributo booleano indica se o registro da folha de pagamento pertence a uma rodada fora do ciclo. Ele é usado para calcular o KPI de volume de pagamentos fora do ciclo.

As rodadas fora do ciclo costumam ser mais caras e exigir mais trabalho manual. Ao filtrar o Dashboard de análise dos caminhos das variantes do processo por esse indicador, é possível identificar os caminhos fora do padrão usados para corrigir erros ou emitir pagamentos avulsos.

Por que isso importa

Filtro essencial para analisar desvios do processo e retrabalho.

Onde encontrar

Lógica que compara 'Check Date' e 'Period End Date' em Payroll Header

Exemplos
truefalse
Especialista em folha de pagamento
PayrollSpecialist
ID ou nome do usuário que processou o registro.
Descrição

Este atributo identifica o administrador ou especialista da folha de pagamento responsável por aprovar o registro, corrigir dados ou executar a rodada de pagamentos. Ele é mapeado para o atributo de usuário Genérico.

Esses dados são essenciais para o Dashboard de carga de trabalho e produtividade dos especialistas. Eles permitem que a gestão visualize como o trabalho está distribuído pela equipe e identifique se alguém está sobrecarregado ou se há gargalos na etapa de aprovação.

Por que isso importa

Permite analisar recursos e obter insights para equilibrar a carga de trabalho.

Onde encontrar

Logs de auditoria ou colunas 'ModifiedBy' nas tabelas de transações

Exemplos
jsmithmdoesystem_admin
Grupo de pagamento
PayGroup
Agrupamento lógico de funcionários para o processamento da folha de pagamento.
Descrição

O grupo de pagamento é uma configuração fundamental no UKG Pro. Ele define a frequência (semanal, quinzenal) e as regras de processamento de um conjunto de funcionários, funcionando como o principal identificador do lote.

Este atributo é essencial para o Dashboard de distribuição do tempo de ciclo da folha de pagamento. Ele permite comparar a performance do processamento entre grupos diferentes, como a folha de pagamento de executivos e a de trabalhadores horistas de fábricas, e identificar se determinadas configurações estão causando atrasos recorrentes.

Por que isso importa

Principal dimensão para agrupar e comparar a performance da folha de pagamento.

Onde encontrar

Tabela Payroll Header ou Pay Group Configuration

Exemplos
US-BiWeeklyCA-WeeklyExec-Monthly
Jurisdição fiscal
TaxJurisdiction
Estado ou localidade principal para a entrega das declarações fiscais.
Descrição

Este atributo identifica a principal jurisdição fiscal associada ao registro da folha de pagamento. Ele é essencial para o Dashboard de prazos de entrega de declarações fiscais em vários estados.

Ao analisar os fluxos do processo por jurisdição fiscal, as equipes de conformidade podem identificar estados em que a entrega das declarações costuma demorar mais ou verificar se funcionários que trabalham em vários estados geram mais exceções de auditoria do que aqueles que trabalham em apenas um.

Por que isso importa

Essencial para monitorar a conformidade e fazer análises geográficas.

Onde encontrar

Tabelas Tax Location ou Employee Tax

Exemplos
CANYTX
O SLA foi descumprido
IsSlaBreached
Indicador de que o pagamento foi executado após o prazo.
Descrição

Este atributo booleano é uma métrica calculada que compara a data e hora de execução do pagamento com o prazo do SLA. Ele determina diretamente o KPI de taxa de cumprimento do SLA da folha de pagamento.

Com esse valor pré-calculado, você pode filtrar o Dashboard na hora para mostrar apenas os casos com problemas e facilitar a análise de causa raiz dos prazos não cumpridos.

Por que isso importa

Indicador do KPI para monitorar a conformidade.

Onde encontrar

Calculado: PaymentTime > SlaDeadline

Exemplos
truefalse
Prazo do SLA
SlaProcessingDeadline
Data e hora previstas para a conclusão da execução do pagamento.
Descrição

Este atributo define o prazo interno ou externo para concluir o processo da folha de pagamento e garantir que as transferências bancárias sejam feitas no prazo. Ele é o atributo principal do Dashboard de conformidade com o SLA e monitoramento de prazos.

Comparar a data e hora real de execução do pagamento com esse prazo permite calcular os índices de pagamentos feitos no prazo e priorizar os registros com risco de atraso.

Por que isso importa

Referência para calcular a conformidade com o SLA.

Onde encontrar

Calendário de pagamentos ou data derivada da data de pagamento menos os dias de processamento bancário

Exemplos
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
Tem exceção de auditoria
HasAuditException
Indicador de que uma exceção de auditoria foi acionada.
Descrição

Este atributo booleano indica se a atividade Audit Exception Flagged ocorreu alguma vez neste caso. Ele contribui para o KPI de taxa de precisão da folha de pagamento na primeira passagem.

Ele permite que os analistas separem rapidamente os casos sem problemas daqueles que exigiram intervenção, facilitando a análise das causas do retrabalho no Dashboard de exceções de auditoria e tendências de correção.

Por que isso importa

Identifica os casos que exigem intervenção.

Onde encontrar

Derivado da existência da atividade 'Audit Exception Flagged'

Exemplos
truefalse
Valor bruto do pagamento
GrossPayAmount
Valor total calculado antes dos descontos e impostos.
Descrição

Este atributo representa o valor monetário bruto calculado para o registro. Ele é mapeado para ActivityAmount para permitir a análise de processos baseada em custos.

A análise do valor bruto do pagamento contribui para o Dashboard de velocidade do cálculo do bruto ao líquido. Embora o Dashboard meça principalmente o tempo, relacionar esse tempo à complexidade e ao valor do pagamento pode revelar se cálculos de comissões complexos ou de alto valor estão causando problemas de performance.

Por que isso importa

Permite analisar o fluxo de valor e detectar valores atípicos.

Onde encontrar

Tabelas Payroll Result ou Pay Register

Exemplos
2500.0010500.50480.00
Categoria da correção
CorrectionCategory
Tipo de correção de dados realizada (por exemplo, horas, taxa ou desconto).
Descrição

Quando ocorre a atividade Data Correction Performed, este atributo registra o tipo de correção. Ele é essencial para o KPI de taxa de correção manual de dados.

Saber se as correções estão relacionadas principalmente ao registro de horas ou a descontos de benefícios ajuda a empresa a direcionar melhorias para sistemas ou equipes específicos das etapas anteriores do processo.

Por que isso importa

Detalha os motivos do retrabalho.

Onde encontrar

Coluna 'Field Changed' do log de auditoria

Exemplos
Ajuste no registro de horasPagamento retroativoAtualização do código fiscal
Origem dos incentivos
IncentiveSource
Origem dos dados de incentivos (por exemplo, SalesForce ou importação do Excel).
Descrição

Este atributo identifica a origem dos dados de incentivos ou comissões importados para o registro da folha de pagamento. Ele contribui para o Dashboard de precisão da importação de dados de incentivos.

Ao relacionar esse atributo ao KPI de frequência de retrabalho nos dados de incentivos, a equipe pode identificar se determinados arquivos de origem, como o relatório de vendas da região Nordeste, apresentam com frequência erros de formatação ou problemas de qualidade dos dados.

Por que isso importa

Ajuda a rastrear problemas de qualidade até os fornecedores externos de dados.

Onde encontrar

Nome do arquivo no log de importação ou descrição do ID do lote

Exemplos
Feed de comissões de vendasEnvio manual de bônusSistema de remuneração de executivos
Tipo de funcionário
EmployeeType
Classificação do funcionário (por exemplo, período integral, meio período ou contratado).
Descrição

Este atributo classifica a pessoa associada ao registro da folha de pagamento. Ele é usado no Dashboard de performance das aprovações de controle de horas.

Funcionários de diferentes tipos costumam ter comportamentos distintos ao enviar folhas de ponto e fluxos de trabalho de aprovação diferentes. A segmentação por esse atributo ajuda a distinguir problemas sistêmicos do processo de padrões específicos de determinados grupos de funcionários.

Por que isso importa

Segmenta a análise por categoria de funcionário.

Onde encontrar

Tabela Employee Master

Exemplos
Período integralMeio períodoContratado
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processamento da folha de pagamento

Estas são as principais etapas e os marcos do processo que você deve registrar no Event Log para identificar o processo e seus gargalos com precisão.
4 Recomendado 11 Opcional
Atividade Descrição
Declaração de impostos concluída
Envio bem-sucedido dos dados fiscais às jurisdições relevantes, sejam federais, estaduais ou locais. Isso costuma acontecer depois do pagamento.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines', que ajuda a garantir a conformidade regulatória e evitar multas.

Onde encontrar

Capture a atualização de status na interface de declaração de impostos ou no log de serviços de pagamento, indicando 'Filed' ou 'Accepted'.

Coleta

Registrado quando a transação tax_file_transmit é executada

Tipo de evento explicit
Pagamento efetuado
Data efetiva ou transferência real dos fundos ao funcionário. Marca o cumprimento da obrigação de pagamento.
Por que isso importa

Usado para validar a 'SLA Compliance' e garantir que os funcionários recebam na data acordada.

Onde encontrar

Use o campo 'Check Date' ou 'Advice Date' no registro Pay Header finalizado.

Coleta

Registrado quando a transação payment_post é executada

Tipo de evento explicit
Registro da folha aprovado
Aprovação final do registro individual ou de todo o grupo de pagamento. Essa ação bloqueia novas alterações no registro e o coloca na fila para geração do pagamento.
Por que isso importa

Marco crítico que separa a etapa de trabalho da etapa finalizada. Usado para calcular o 'Bank Transfer File Lead Time'.

Onde encontrar

Capture a mudança de status do grupo de pagamento ou do registro individual de cheque para 'Approved' ou 'Locked' na tabela Pay Period Control.

Coleta

Registrado quando a transação approve_pay_group é executada

Tipo de evento explicit
Registro da folha inicializado
Criação do item de pagamento de um funcionário em uma nova instância de grupo de pagamento. Isso indica que o funcionário está ativo e vinculado ao ciclo de processamento atual.
Por que isso importa

Marca o início oficial da etapa de processamento da folha no sistema principal. É essencial para distinguir o tempo de registro das horas do tempo efetivo de processamento da folha.

Onde encontrar

Identifique a data e hora em que o registro é inserido na tabela Employee Pay ou Check Header para a data de pagamento específica.

Coleta

Registrado quando a transação pay_period_create é executada

Tipo de evento explicit
Apontamento de horas aprovado
Aprovação gerencial das horas enviadas, validando-as para o processamento do pagamento. Essa etapa libera os dados para importação no mecanismo de cálculo da folha.
Por que isso importa

A análise de gargalos dessa etapa revela atrasos causados pela revisão gerencial, que reduzem diretamente o tempo disponível para os especialistas processarem os dados da folha.

Onde encontrar

Capture o evento no histórico de Gestão de Tempo, quando Status mudar para 'Approved' ou 'Signed Off'.

Coleta

Registrado quando a transação time_card_approve é executada

Tipo de evento explicit
Apontamento de horas enviado
Evento em que um funcionário ou gestor envia o cartão de ponto do período de pagamento. Isso marca a entrada dos dados brutos de horas no fluxo de trabalho geral da folha, embora o envio possa ocorrer primeiro no módulo de Gestão de Tempo e só depois chegar ao módulo principal da folha.
Por que isso importa

Define a data e hora de início mais antiga do ciclo completo da folha. É essencial para medir o intervalo entre a realização do trabalho e a entrada dos dados na folha.

Onde encontrar

Capture o evento no log de auditoria de Gestão de Tempo ou na tabela de histórico do cartão de ponto, quando o campo Status mudar para 'Submitted'.

Coleta

Registrado quando a transação time_card_submit é executada

Tipo de evento explicit
Arquivo de transferência bancária gerado
Geração técnica do arquivo NACHA ou de depósito direto para envio ao banco. Essa etapa prepara a transferência dos fundos.
Por que isso importa

Atrasos nessa etapa podem fazer com que os horários limite dos bancos sejam perdidos. Dá suporte ao Dashboard 'Bank Transfer Generation Speed'.

Onde encontrar

Capture a data e hora em que a tarefa de criação do arquivo ACH/Direct Deposit é concluída no log de tarefas do sistema.

Coleta

Registrado quando a transação create_ach_file é executada

Tipo de evento explicit
Comprovante de pagamento publicado
O comprovante de pagamento fica disponível para o funcionário no portal de autoatendimento. Isso conclui o ciclo de comunicação.
Por que isso importa

Embora não seja uma etapa técnica que bloqueie o processo, a publicação tardia aumenta os contatos com o suporte e afeta a satisfação dos funcionários.

Onde encontrar

Inferido a partir de 'Check Date' ou da configuração específica 'Self Service Release Date' no grupo de pagamento.

Coleta

Derivado da comparação do campo check_date com release_policy

Tipo de evento inferred
Correção de dados realizada
Alteração manual feita no registro da folha, como ajustar horas ou substituir um valor de imposto, após o cálculo inicial e antes da aprovação final.
Por que isso importa

Esta é a principal medida de retrabalho. Acompanhar essa etapa permite calcular o KPI 'Manual Data Correction Rate'.

Onde encontrar

Capture as atualizações nas tabelas Employee Pay Detail ou Deduction no log de auditoria, quando o User ID não for 'System'.

Coleta

Registrado quando a transação update_pay_detail é executada

Tipo de evento explicit
Dados de incentivos importados
Entrada de dados externos de remuneração, como comissões, bônus ou pagamentos únicos. Esses dados são diferentes das horas regulares e costumam ser importados em arquivos em lote.
Por que isso importa

Uma alta taxa de falhas ou retrabalho após essa atividade indica problemas no mapeamento dos dados ou na qualidade dos arquivos externos, uma causa comum de atrasos na folha.

Onde encontrar

Capture o evento no log do sistema ou no histórico de importações em lote, quando o tipo de arquivo estiver relacionado a 'Incentives' ou 'Additional Pay'.

Coleta

Registrado quando a transação import_batch_data é executada

Tipo de evento explicit
Descontos de benefícios aplicados
O sistema aplica ao salário bruto os descontos de benefícios antes e depois dos impostos, como plano de saúde e 401k. Em geral, essa lógica é executada logo após a determinação do salário bruto.
Por que isso importa

Erros nessa etapa costumam exigir correções manuais. Isolá-la ajuda a determinar se os atrasos são causados pelo mecanismo de benefícios ou por problemas de configuração.

Onde encontrar

Inferido a partir da data e hora do cálculo em lote ou das datas e horas de criação na tabela Employee Deduction History.

Coleta

Derivado da comparação do campo calculation_stage

Tipo de evento inferred
Exceção de auditoria sinalizada
O sistema ou um usuário identifica uma divergência, como pagamento negativo, códigos fiscais ausentes ou alertas de SLA. O registro passa a exigir atenção.
Por que isso importa

Alimenta diretamente o Dashboard 'Audit Exception and Correction Trends'. Um volume alto de ocorrências indica problemas na qualidade dos dados em etapas anteriores.

Onde encontrar

Identifique os registros no log de alertas do sistema ou na tabela de mensagens do período de pagamento associados a IDs específicos de funcionários.

Coleta

Registrado quando a transação validation_warning é criada

Tipo de evento explicit
Impostos calculados
Etapa final do mecanismo de cálculo, em que a lógica tributária de vários estados é aplicada para determinar o salário líquido. Isso conclui a fase de cálculo automatizado.
Por que isso importa

Conclui a sequência 'Gross to Net'. Tempos longos nessa etapa podem indicar problemas de performance no mecanismo fiscal ou configurações complexas para várias jurisdições.

Onde encontrar

Inferido a partir da 'End Time' do processo de cálculo em lote no log de tarefas do sistema ou da data e hora na tabela Employee Tax.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois do término da tarefa de cálculo

Tipo de evento inferred
Prévia do resultado da folha
Um usuário abre o registro da folha ou o relatório de prévia para validar os resultados calculados. Isso marca a transição do processamento automatizado para a revisão humana.
Por que isso importa

Indica o início da etapa de validação. Um intervalo longo entre o cálculo e a prévia pode indicar falta de recursos disponíveis.

Onde encontrar

Capture o evento no log de auditoria quando um usuário acessar o relatório 'Payroll Register' ou 'Pre-Check'.

Coleta

Registrado quando a transação report_view_preview é executada

Tipo de evento explicit
Salário bruto calculado
Etapa inicial de cálculo em que o sistema determina os ganhos totais com base nas horas, nas taxas e nos dados de incentivos. Isso acontece antes da aplicação de descontos e impostos.
Por que isso importa

Medir o tempo entre esta etapa e 'Taxes Calculated' fornece a métrica 'Gross to Net Calculation Velocity', necessária para analisar a performance do sistema.

Onde encontrar

Inferido a partir da 'Start Time' do processo de cálculo em lote no log de tarefas do sistema.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois do início da tarefa de cálculo

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

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