Seu Template de dados para requisição de compra ao pagamento

A data e hora do evento registram o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esses dados de alta precisão são essenciais para ordenar corretamente os eventos de cada caso e calcular o tempo entre as diferentes etapas do processo.

Na análise, esse registro é a base de todos os cálculos de tempo, incluindo tempos de ciclo, de espera e de processamento. Ele alimenta Dashboards que analisam a performance, como “Tempo de ciclo de aprovação da requisição” e “Análise de gargalos do caminho de aprovação”. A precisão desse campo afeta diretamente a confiabilidade de todas as métricas de performance.

Este atributo estabelece a ordem cronológica dos eventos e serve de base para todos os cálculos de performance e duração, como tempos de ciclo e gargalos.

Geralmente, aparece junto aos registros de atividades ou de mudanças de status nas trilhas de auditoria ou tabelas de log de transações do SAP Ariba.

O ID da requisição de compra é a chave central que conecta todas as atividades relacionadas a uma única solicitação de bens ou serviços. Cada requisição criada no SAP Ariba recebe um ID exclusivo, que permanece igual durante todo o ciclo de vida, da criação e do envio até a aprovação final, a negação ou o encerramento.

Na análise de mineração de processos, esse atributo é fundamental para correlacionar os casos. Ele permite reconstruir a jornada completa de cada requisição, do início ao fim, calcular os tempos de ciclo com precisão, identificar variantes do processo e analisar ciclos de retrabalho. Sem esse identificador, seria impossível distinguir os eventos de requisições diferentes.

Este é o identificador essencial do caso, que conecta todas as atividades relacionadas e permite analisar o processo completo de cada requisição.

Este é um campo de chave primária nas principais tabelas de cabeçalho de requisições da estrutura de dados do SAP Ariba.

O nome da atividade descreve uma etapa ou um marco do processo de requisição, como “Requisição criada”, “Etapa de aprovação aprovada” ou “Requisição encerrada”. Esses dados geralmente vêm de Event Logs, mudanças de status ou ações específicas de usuários registradas no SAP Ariba.

Esse atributo é essencial para criar o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo de atividades. Ao analisar a sequência e a frequência dessas atividades, os analistas podem identificar caminhos comuns, gargalos, desvios do procedimento padrão e pontos de retrabalho. Ele é a base de qualquer análise de mineração de processos.

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo de trabalho da requisição, incluindo gargalos e desvios.

Derivado de Event Logs, trilhas de auditoria ou registros de mudança de status no SAP Ariba, geralmente associados às tabelas de cabeçalho e de itens da requisição.

Este atributo define a variante padrão do processo ou a matriz de aprovação que a requisição deve seguir, de acordo com características como valor, categoria do item e departamento. Ele representa o processo esperado ou o caminho ideal.

Esse atributo é fundamental para verificar a conformidade e é usado no Dashboard “Visão geral da conformidade das requisições”. Ao comparar a sequência real de atividades com o caminho do fluxo de trabalho de aprovação esperado, os analistas podem detectar automaticamente violações de políticas, etapas de aprovação não autorizadas ou controles ignorados. Isso é essencial para a auditoria interna e o gerenciamento de riscos.

Define o processo padrão a ser seguido e permite verificar a conformidade para detectar automaticamente desvios e violações de políticas.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essa informação pode ser derivada da configuração da matriz de aprovação ou de um campo específico da requisição.

A categoria do item informa o que está sendo comprado. Essa classificação ajuda a entender os padrões de gastos e a aplicar estratégias e políticas de compras específicas para cada categoria.

Na mineração de processos, esse atributo é essencial para o Dashboard “Análise de alterações nas requisições”, pois pode mostrar se certas categorias de itens sofrem mais alterações, o que pode indicar especificações pouco claras ou preços instáveis. Ele também permite comparar a performance do processo, como os tempos de aprovação, entre diferentes tipos de compra e identificar categorias que enfrentam mais dificuldades.

Permite analisar os dados pelo tipo de bem ou serviço comprado e ajuda a identificar gargalos ou problemas de conformidade específicos de cada categoria.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essa informação geralmente fica no nível do item da requisição.

Este atributo fornece contexto organizacional ao identificar qual área da empresa iniciou a solicitação. Geralmente, ele vem do perfil do solicitante ou é informado diretamente no formulário da requisição.

Na análise, é uma dimensão útil para filtrar e comparar dados. Ele aparece em quase todos os Dashboards, como “Tempo de ciclo de aprovação da requisição” e “Análise da taxa de rejeição de requisições”, para detalhar as métricas por departamento. Isso ajuda a identificar quais departamentos têm os ciclos mais longos, as maiores taxas de alteração ou mais solicitações fora de conformidade, orientando iniciativas de melhoria direcionadas.

Permite segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da organização, destacando problemas específicos de cada departamento ou boas práticas.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Geralmente, essa informação está nos dados do cabeçalho da requisição e pode ser obtida no perfil do solicitante.

Quando uma requisição é negada, os aprovadores geralmente informam um motivo, em texto livre ou selecionado em uma lista predefinida. Este atributo registra esse feedback essencial.

Esses dados são a base do Dashboard “Análise da taxa de rejeição de requisições”. Analisar os motivos de rejeição mais comuns ajuda a identificar as causas raiz das falhas no processo, como classificação contábil incorreta, justificativa insuficiente ou problemas de orçamento. Esses insights podem orientar o treinamento dos solicitantes e melhorar a qualidade das solicitações iniciais, reduzindo o retrabalho.

Mostra diretamente por que as requisições são rejeitadas e permite fazer uma análise de causa raiz para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de acerto na primeira tentativa.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essa informação geralmente fica na seção de comentários ou no histórico associado ao evento de rejeição.

O nível de urgência, geralmente representado por um indicador de prioridade, sinaliza a necessidade de acelerar o processamento. Normalmente, o solicitante define esse nível para garantir que necessidades críticas sejam atendidas rapidamente.

Esse atributo é o principal parâmetro do Dashboard “Monitoramento de requisições urgentes” e do KPI “Tempo de processamento de requisições urgentes”. Ele permite comparar diretamente os tempos de ciclo de requisições urgentes e padrão para verificar se o tratamento prioritário está funcionando. Analisar desvios ou atrasos em solicitações urgentes é essencial para manter a continuidade dos negócios.

Permite priorizar a análise e monitorar se as requisições de alta prioridade são processadas mais rapidamente, garantindo o atendimento de necessidades críticas do negócio.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Geralmente, este é um campo selecionável no formulário de criação da requisição.

Este atributo mostra o status da requisição em tempo real, como "Em elaboração", "Enviada", "Aprovada", "Negada" ou "Encerrada". Ele oferece um retrato da etapa em que cada caso se encontra no processo no momento da extração dos dados.

Enquanto o Process Mining reconstrói o fluxo histórico, este atributo é essencial para o monitoramento operacional. Ele é o principal dado do "Rastreador de status de requisições em tempo real", permitindo que os gestores acompanhem a carga de trabalho atual e identifiquem requisições paradas ou há muito tempo sem avançar. Assim, você tem visibilidade imediata e acionável do fluxo de requisições em andamento.

Permite monitorar o fluxo de requisições em tempo real, ajudando a identificar e resolver solicitações paradas ou há muito tempo sem avançar antes que se tornem um problema.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Este é um campo de status padrão no cabeçalho da requisição.

O atributo de usuário do evento identifica a pessoa responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser o funcionário que enviou a requisição, o gerente que a aprovou ou o agente de compras que a processou.

Esse atributo é essencial para analisar a carga de trabalho, comparar a performance e identificar oportunidades de treinamento. Ele alimenta o Dashboard “Carga de trabalho e performance dos aprovadores”, permitindo analisar os tempos de aprovação por usuário. Também ajuda a investigar as causas de atrasos ou desvios, relacionando-os a pessoas ou equipes específicas.

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, ajudando a identificar gargalos causados por usuários ou equipes específicas.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essa informação costuma ficar nas tabelas de trilha de auditoria ou de histórico, vinculada aos dados mestres dos usuários.

Este atributo registra o valor financeiro da solicitação inteira. É um dado essencial para contextualizar o negócio e ajudar a categorizar e priorizar as requisições.

Analisar as métricas do processo em relação a esse valor pode revelar padrões importantes. Por exemplo, requisições de alto valor podem seguir caminhos de aprovação diferentes e mais rigorosos ou ter ciclos mais longos. Esse atributo é essencial para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo e agrupar requisições por faixa de valor para comparações.

Fornece um contexto financeiro essencial para analisar como o valor da requisição afeta o comportamento do processo, incluindo os tempos de aprovação e a complexidade do fluxo de trabalho.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Este é um campo padrão no cabeçalho da requisição de compra.

Este atributo diferencia eventos automatizados do sistema, como aprovações automáticas ou alterações de status feitas pelo sistema, de atividades manuais realizadas por usuários. Essa distinção é fundamental para entender o nível de automação do processo.

Na análise, ela ajuda a medir com precisão o esforço humano e a identificar oportunidades de automação. Por exemplo, ao filtrar as atividades manuais, você consegue calcular com precisão os tempos de processamento relacionados ao trabalho dos usuários. O atributo também ajuda a verificar se as regras automatizadas estão funcionando como esperado.

Diferencia ações humanas das ações do sistema, algo essencial para medir os níveis de automação e identificar novas oportunidades de automatizar atividades.

Normalmente, esse dado é calculado verificando se o "Usuário do evento" corresponde a um ID de usuário do sistema ou de processamento em lote.

Este atributo calculado mede a ineficiência de forma mais abrangente do que "Foi alterada". Ele sinaliza casos com ciclos significativos de retrabalho, geralmente definidos pela ocorrência de um ou mais eventos de "Etapa de aprovação rejeitada" ou de várias atividades de "Requisição alterada".

Este indicador é usado para calcular o KPI "Taxa de retrabalho em requisições". Ele ajuda a quantificar custos ocultos e atrasos associados a falhas no processo. Ao analisar os casos sinalizados como retrabalho, você pode identificar padrões relacionados a determinados aprovadores, departamentos ou tipos de solicitação que geram atritos no processo.

Identifica casos com atritos significativos no processo, como rejeições, permitindo analisar com foco as causas da ineficiência e dos atrasos.

O valor é verdadeiro quando um caso contém uma atividade de rejeição ou mais de uma atividade de alteração.

Este atributo calculado identifica casos que passaram por pelo menos uma atividade de "Requisição alterada". Ele facilita a identificação de requisições que precisaram de mudanças durante seu ciclo de vida.

Este indicador é usado para calcular o KPI "Taxa de alterações em requisições". Ao contar os casos em que o indicador é verdadeiro, analistas podem medir facilmente a frequência de retrabalho e investigar as causas raiz, relacionando o resultado a outros atributos, como "Nome do solicitante" ou "Categoria do item".

Facilita o cálculo do KPI de taxa de alterações, ajudando a quantificar o retrabalho e identificar onde as especificações iniciais precisam ser mais claras.

O valor é verdadeiro quando um caso contém uma ou mais atividades de "Requisição alterada" e falso quando não contém nenhuma.

Este atributo vincula uma requisição de compra ao documento gerado na etapa seguinte: o pedido de compra (PO). Sua presença indica que a solicitação foi convertida em pedido.

Ele é essencial para analisar o processo de ponta a ponta, incluindo as etapas posteriores à requisição. Você pode usá-lo para calcular o KPI "Tempo da requisição até o PO", relacionando o evento de criação da requisição ao evento de criação do PO. Assim, você tem uma visão completa do início do ciclo de compras.

Vincula a requisição ao pedido de compra gerado em seguida, permitindo medir o tempo de ciclo de ponta a ponta entre a requisição e o PO.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Normalmente, esse dado fica armazenado nos itens de linha da requisição após a geração de um PO.

Este atributo identifica o gestor ou stakeholder responsável por uma atividade de aprovação específica. Diferentemente do "Usuário do evento" geral, ele está diretamente relacionado às tarefas de aprovação.

Este é um atributo importante para o Dashboard "Carga de trabalho e performance dos aprovadores". Ele permite acompanhar quantas requisições cada aprovador processa e qual é o tempo médio de aprovação. Com esses dados, você pode identificar gargalos individuais, equilibrar a carga de trabalho e avaliar a performance em relação às metas.

Identifica a pessoa responsável por cada aprovação, permitindo equilibrar a carga de trabalho e analisar a performance dos aprovadores em detalhes.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações ficam armazenadas nos dados do fluxo de aprovação vinculado à requisição.

Este atributo no nível do caso identifica quem criou a requisição de compra. Ele contextualiza a origem da solicitação e identifica o stakeholder envolvido.

Na análise, você pode usar este atributo para filtrar o processo e analisar o comportamento de solicitantes específicos. Por exemplo, os Dashboards "Análise de alterações em requisições" e "Análise da taxa de rejeição de requisições" usam esse dado para identificar pessoas que talvez precisem de treinamento adicional por apresentarem muitas alterações ou rejeições. Isso ajuda a personalizar o feedback e as iniciativas de melhoria.

Identifica quem criou a solicitação, permitindo analisar o comportamento e a qualidade do processo por solicitante.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Este é um campo padrão no cabeçalho da requisição, geralmente identificado como "Criado por" ou "Solicitante".

Este atributo identifica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor seria sempre “SAP Ariba”. Em um contexto mais amplo, no qual os dados podem vir de vários sistemas, esse campo é essencial para rastrear a linhagem dos dados e solucionar problemas.

Na análise, ele ajuda a confirmar a origem dos dados e pode ser usado para filtrar ou comparar processos que passam por sistemas diferentes. Isso dá mais clareza e confiança na fonte dos dados, algo importante para conquistar o apoio das partes interessadas.

Identifica a origem dos dados, algo essencial para a governança de dados, a solução de problemas e a compreensão do contexto da análise.

Geralmente, é um valor estático adicionado durante a extração e a transformação dos dados para indicar a origem do conjunto de dados.

Este atributo mostra a data e a hora da extração ou atualização mais recente de um evento. Ele informa o quão atualizados estão os dados analisados, algo especialmente importante para monitorar processos em andamento.

Os analistas usam essa informação para saber quando os insights foram gerados. Em Dashboards como “Acompanhamento em tempo real do status das requisições”, esse campo é essencial para informar aos usuários até quando os dados exibidos estão atualizados. Assim, fica mais fácil alinhar as expectativas sobre a atualidade dos dados.

Indica o quão atualizados estão os dados, algo essencial para avaliar a atualidade e a relevância dos insights da mineração de processos.

Essa data e hora geralmente são geradas e adicionadas a cada registro durante a ingestão dos dados.