Seu Template de Dados de Purchase to Pay - Requisição

O Purchase Requisition ID é a chave central que conecta todas as atividades relacionadas a uma única solicitação de bens ou serviços. Cada requisição criada no SAP Ariba recebe um ID exclusivo, que permanece consistente durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação e o envio até a aprovação final, a negação ou o encerramento.

Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental para correlacionar os casos. Ele permite reconstruir a jornada completa, de ponta a ponta, de cada requisição, calcular com precisão os tempos de ciclo, identificar variantes do processo e analisar loops de retrabalho. Sem esse identificador, seria impossível distinguir eventos pertencentes a requisições diferentes.

Este é o identificador essencial do caso que conecta todas as atividades relacionadas, permitindo analisar o processo de requisição de ponta a ponta para cada solicitação exclusiva.

Este é um campo de chave primária nas principais tabelas de cabeçalho de requisições da estrutura de dados do SAP Ariba.

O Nome da atividade descreve uma única etapa ou marco no processo de requisição, como "Requisition Created", "Approval Step Approved" ou "Requisition Closed". Esses dados normalmente são derivados de Event Logs, mudanças de status ou ações específicas de usuários registradas no SAP Ariba.

Esse atributo é essencial para construir o mapa de processo, que representa visualmente o fluxo das atividades. Ao analisar a sequência e a frequência dessas atividades, os analistas conseguem identificar caminhos comuns do processo, gargalos, desvios do procedimento padrão e áreas de retrabalho. Ele é a base de qualquer análise de Process Mining.

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o Workflow de requisição, incluindo gargalos e desvios.

Derivado de Event Logs, trilhas de auditoria ou registros de mudança de status no SAP Ariba, geralmente associados às tabelas de cabeçalho da requisição e de itens da linha.

O registro de data e hora do evento registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esses dados de alta precisão são essenciais para ordenar corretamente os eventos dentro de cada caso e calcular a duração entre as diferentes etapas do processo.

Na análise, esse registro de data e hora é a base de todos os cálculos relacionados ao tempo, incluindo tempos de ciclo, tempos de espera e durações de processamento. Ele alimenta Dashboards que analisam a performance, como o Requisition Approval Cycle Time e o Approval Path Bottleneck Analysis. A precisão desse campo afeta diretamente a confiabilidade de todas as métricas de performance.

Este atributo fornece a ordem cronológica dos eventos e é a base de todos os cálculos de performance e duração, como tempos de ciclo e gargalos.

Normalmente encontrado junto aos registros de atividade ou de mudança de status nas tabelas de trilha de auditoria ou de log de transações do SAP Ariba.

Esse atributo define a variante padrão do processo ou a matriz de aprovação à qual uma requisição deve obedecer com base em características como valor, categoria do item e departamento. Ele representa o processo “to-be” ou o “happy path”.

Isso é fundamental para a verificação de conformidade e é usado no Dashboard Visão Geral da Conformidade das Requisições. Ao comparar a sequência real de atividades com o Caminho do Approval Workflow esperado, os analistas podem detectar automaticamente violações de políticas, etapas de aprovação não autorizadas ou controles ignorados. Isso é essencial para a auditoria interna e a gestão de riscos.

Define o processo padrão a ser seguido, permitindo que a verificação de conformidade detecte automaticamente desvios e violações de políticas.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essa informação pode ser derivada da configuração da matriz de aprovação ou de um campo específico da requisição.

A Categoria do Item fornece detalhes sobre o que está sendo comprado. Essa classificação ajuda a entender os padrões de gastos e a aplicar estratégias e políticas de compras específicas para cada categoria.

No Process Mining, esse atributo é essencial para o Dashboard de Análise de Alterações de Requisições, pois pode mostrar se determinadas categorias de itens estão mais sujeitas a alterações, indicando especificações pouco claras ou preços voláteis. Ele também permite comparar a performance do processo, como os tempos de aprovação, entre diferentes tipos de compra para identificar se categorias específicas enfrentam mais atritos.

Permite analisar os dados com base no tipo de bem ou serviço comprado, ajudando a identificar gargalos específicos de cada categoria ou problemas de conformidade.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações geralmente estão disponíveis no nível do item da linha da requisição.

Este atributo fornece contexto organizacional ao identificar qual parte da empresa iniciou a solicitação. Normalmente, ele é derivado do perfil do usuário solicitante ou informado diretamente no formulário da requisição.

Na análise, essa é uma dimensão poderosa para filtrar e comparar resultados. Ela é usada em praticamente todos os Dashboards, como "Requisition Approval Cycle Time" e "Requisition Rejection Rate Analysis", para detalhar as métricas por departamento. Assim, é possível identificar quais departamentos têm os maiores tempos de ciclo, as maiores taxas de alteração ou o maior número de solicitações fora de conformidade, orientando iniciativas direcionadas de melhoria de processos.

Permite segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da organização, destacando problemas específicos de cada departamento ou boas práticas.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Normalmente, essa informação está disponível nos dados de cabeçalho da requisição, muitas vezes vinculada ao perfil do usuário solicitante.

Quando uma requisição é negada, os aprovadores geralmente informam um motivo, que pode ser um texto livre ou uma opção selecionada em uma lista predefinida. Esse atributo registra esse feedback essencial.

Esses dados são a base do Dashboard de Análise da Taxa de Rejeição de Requisições. Analisar os motivos de rejeição mais comuns ajuda a identificar as causas-raiz das falhas do processo, como codificação incorreta, justificativa insuficiente ou problemas orçamentários. Esses insights podem ser usados para melhorar o treinamento dos solicitantes e aumentar a qualidade das solicitações iniciais, reduzindo o retrabalho.

Oferece um insight direto sobre os motivos das falhas nas requisições, permitindo analisar as causas-raiz, reduzir o retrabalho e melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações geralmente são registradas nos comentários ou no histórico associado a um evento de rejeição.

O Nível de Urgência, geralmente representado por uma sinalização de prioridade, indica a necessidade do negócio de agilizar o processamento. Normalmente, ele é definido pelo solicitante para garantir que necessidades críticas sejam atendidas rapidamente.

Esse atributo é o principal direcionador do Dashboard de Monitoramento de Requisições Urgentes e do KPI Tempo de Processamento de Requisições Urgentes. Ele permite comparar diretamente os tempos de ciclo entre requisições urgentes e padrão para validar se o tratamento prioritário está funcionando. Analisar desvios ou atrasos em solicitações urgentes é essencial para garantir a continuidade do negócio.

Permite priorizar a análise e monitorar se as requisições de alta prioridade estão sendo processadas mais rapidamente, garantindo o atendimento de necessidades críticas do negócio.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Esse campo geralmente pode ser selecionado no formulário de criação da requisição.

Esse atributo reflete o status em tempo real de uma requisição, como “Em composição”, “Enviada”, “Aprovada”, “Negada” ou “Fechada”. Ele mostra em que ponto do processo cada caso estava no momento da extração dos dados.

Embora o Process Mining reconstrua o fluxo histórico, esse atributo é essencial para o monitoramento operacional. Ele é o principal dado do Rastreador de Status de Requisições em Tempo Real, permitindo que os gestores vejam a carga de trabalho atual e identifiquem requisições paradas ou envelhecendo. Assim, oferece visibilidade imediata e acionável sobre o pipeline ativo de requisições.

Permite monitorar o pipeline de requisições em tempo real, ajudando a identificar e resolver solicitações paradas ou envelhecendo antes que se tornem um problema.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Esse é um campo de status padrão no cabeçalho da requisição.

O atributo Usuário do evento identifica a pessoa responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser o funcionário que enviou a requisição, o gestor que a aprovou ou o agente de compras que a processou.

Esse atributo é essencial para analisar a carga de trabalho, comparar a performance e identificar oportunidades de treinamento. Ele alimenta o Dashboard "Approver Workload and Performance", permitindo analisar os tempos de aprovação por usuário. Também é usado para investigar as causas de atrasos ou desvios, rastreando-os até pessoas ou equipes específicas.

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, ajudando a identificar gargalos causados por usuários ou equipes específicos.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações geralmente ficam armazenadas em tabelas de trilha de auditoria ou histórico, vinculadas aos dados mestres dos usuários.

Este atributo registra o valor financeiro de toda a solicitação. É uma informação essencial de contexto de negócio, ajudando a categorizar e priorizar as requisições.

Analisar as métricas do processo em relação a esse valor pode revelar padrões importantes. Por exemplo, requisições de alto valor podem seguir caminhos de aprovação diferentes e mais rigorosos ou apresentar tempos de ciclo maiores. Esse atributo é essencial para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo e categorizar as requisições por faixas de valor para análise comparativa.

Fornece um contexto financeiro essencial, permitindo analisar como o valor da requisição afeta o comportamento do processo, como os tempos de aprovação e a complexidade do Workflow.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Este é um campo padrão do cabeçalho da purchase requisition.

Esse atributo diferencia eventos automatizados do sistema, como aprovações automáticas ou alterações de status acionadas pelo sistema, de atividades manuais executadas por usuários. Isso é essencial para entender o nível de automação do processo.

Na análise, ele ajuda a medir com precisão o esforço humano e a identificar oportunidades de automação adicional. Por exemplo, filtrar atividades manuais permite calcular com precisão os tempos de processamento centrados no usuário. O atributo também ajuda a validar se as regras automatizadas estão funcionando conforme o esperado no processo.

Diferencia ações humanas de ações do sistema, algo essencial para medir as taxas de automação e identificar novas oportunidades de automação.

Normalmente, isso é derivado da verificação de se o “Usuário do Evento” corresponde a um ID de sistema ou de usuário de lote.

Esse atributo calculado é uma medida mais ampla da ineficiência do que “IsAmended”. Ele sinaliza casos que passaram por ciclos significativos de retrabalho, normalmente definidos pela ocorrência de um ou mais eventos de “Etapa de Aprovação Rejeitada” ou de várias atividades de “Requisição Alterada”.

Esse sinalizador é usado para calcular o KPI Taxa de Retrabalho de Requisições. Ele ajuda a quantificar os custos ocultos e os atrasos associados às falhas do processo. Analisar os casos marcados como retrabalho pode revelar padrões relacionados a determinados aprovadores, departamentos ou tipos de solicitação que geram atritos no processo.

Identifica casos com atritos significativos no processo, como rejeições, permitindo uma análise focada nas causas da ineficiência e dos atrasos.

Calculado como verdadeiro quando um caso contém uma atividade de rejeição ou mais de uma atividade de alteração.

Esse atributo calculado identifica casos que passaram por pelo menos uma atividade de “Requisição Alterada”. Ele simplifica a sinalização de requisições que precisaram de mudanças durante seu ciclo de vida.

Esse sinalizador é usado para calcular o KPI Taxa de Alteração de Requisições. Ao contar os casos em que o sinalizador é verdadeiro, os analistas conseguem medir facilmente a frequência do retrabalho e investigar suas causas-raiz, relacionando-a a outros atributos, como “Nome do Solicitante” ou “Categoria do Item”.

Simplifica o cálculo do KPI de taxa de alterações, ajudando a quantificar o retrabalho e identificar áreas que precisam de especificações iniciais mais claras.

Calculado como verdadeiro quando um caso contém uma ou mais atividades de “Requisição Alterada” e como falso nos demais casos.

Esse atributo vincula uma requisição de compra ao documento subsequente, o Pedido de Compra (PO). Sua presença indica a conversão bem-sucedida de uma solicitação em pedido.

Ele é essencial para a análise de ponta a ponta que vai além da etapa de requisição. É usado para calcular o KPI Prazo entre Requisição e PO, conectando o evento de criação da requisição ao evento de criação do PO. Assim, oferece uma visão completa da etapa inicial do ciclo de compras.

Vincula a requisição ao pedido de compra subsequente, permitindo medir o tempo de ciclo de ponta a ponta entre a requisição e o PO.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações geralmente ficam armazenadas nos dados do item da linha da requisição depois que um PO é gerado.

Esse atributo identifica o gestor ou stakeholder específico responsável por uma atividade de aprovação. Ele é diferente do “Usuário do Evento”, pois se refere especificamente às tarefas de aprovação.

Esse é um atributo essencial para o Dashboard de Carga de Trabalho e Performance dos Aprovadores. Ele permite acompanhar o número de requisições tratadas por cada aprovador e o tempo médio de aprovação. Isso ajuda a identificar gargalos individuais, equilibrar cargas de trabalho e avaliar a performance em relação às metas.

Identifica a pessoa responsável por uma aprovação, permitindo equilibrar detalhadamente a carga de trabalho e analisar a performance dos aprovadores.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Essas informações ficam armazenadas nos dados do fluxo de aprovação vinculado à requisição.

Esse atributo no nível do caso identifica o criador da requisição de compra. Ele fornece contexto sobre a origem da solicitação e o stakeholder envolvido.

Na análise, esse atributo é usado para filtrar o processo e analisar o comportamento de solicitantes específicos. Por exemplo, os Dashboards de Análise de Alterações de Requisições e de Análise da Taxa de Rejeição de Requisições usam esse dado para identificar pessoas que podem precisar de treinamento adicional devido às altas taxas de alterações ou rejeições. Isso ajuda a personalizar o feedback e as iniciativas de melhoria.

Identifica o criador da solicitação, permitindo analisar o comportamento e a qualidade do processo por solicitante.

Consulte a documentação do SAP Ariba. Esse é um campo padrão no cabeçalho da requisição, geralmente identificado como “Criado por” ou “Solicitante”.

Este atributo identifica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor seria sempre "SAP Ariba", mas, em um contexto mais amplo, no qual os dados podem ser combinados de vários sistemas, esse campo é essencial para a linhagem dos dados e a solução de problemas.

Na análise, ele ajuda a confirmar a origem dos dados e pode ser usado para filtrar ou comparar processos que abrangem diferentes sistemas. Isso garante clareza e confiança na fonte dos dados, algo importante para obter o apoio dos stakeholders.

Identifica a origem dos dados, o que é essencial para a governança de dados, a solução de problemas e a compreensão do contexto da análise.

Normalmente, é um valor estático adicionado durante o processo de extração e transformação dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Este atributo mostra a data e a hora da extração ou atualização mais recente de um determinado evento. Ele oferece transparência sobre a atualidade dos dados analisados, algo especialmente importante para monitorar processos em andamento.

Os analistas usam essas informações para entender o quão recentes são os insights gerados. Em Dashboards como o "Live Requisition Status Tracker", esse campo é essencial para informar aos usuários o quanto as informações exibidas estão atualizadas. Ele ajuda a alinhar as expectativas sobre a atualidade dos dados.

Indica a atualidade dos dados, algo essencial para entender o momento e a relevância dos insights de Process Mining.

Esse registro de data e hora normalmente é gerado e adicionado a cada registro durante o processo de ingestão dos dados.