Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
Seu Template de dados para processamento de pagamentos de contas a pagar
- Atributos recomendados para análise detalhada
- Atividades padrão do processo para mapear eventos
- Orientações passo a passo para extrair dados do Oracle Fusion Financials
Atributos do processamento de pagamentos de contas a pagar
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Data e hora do evento
EventDateTime
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A data e a hora em que a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Esse atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu. Ele é usado para ordenar os eventos cronologicamente e calcular a duração entre as etapas do processo. Datas e horas precisas são essenciais para analisar o tempo de ciclo com exatidão e identificar gargalos em que as faturas ficam paradas entre etapas.
Por que isso importa
Fornece a dimensão temporal necessária para analisar a performance e ordenar as etapas do processo.
Onde encontrar
CREATION_DATE ou LAST_UPDATE_DATE das respectivas tabelas (por exemplo, AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL)
Exemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
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Nome da atividade
ActivityName
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O evento ou a etapa específica realizada no processo. | ||
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Descrição
Esse atributo representa o nome da etapa do processo que está sendo executada, como 'Fatura criada', 'Fatura validada' ou 'Pagamento compensado'. Ele permite que o algoritmo de mineração de processos reconstrua a sequência de eventos (fluxo de controle) de cada fatura. Em geral, esses valores são obtidos pela unificação de dados de várias tabelas de transações e de histórico, com a identificação de cada registro por um nome de evento fácil de entender.
Por que isso importa
Define o que acontece no processo, algo essencial para mapear o fluxo do processo e descobrir suas variantes.
Onde encontrar
Derivado das mudanças de status em AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL e AP_CHECKS_ALL
Exemplos
Fatura criadaFatura validadaPagamento criado
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Número da fatura
InvoiceNumber
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Identificador exclusivo da fatura do fornecedor. | ||
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Descrição
Esse atributo é a referência exclusiva de uma fatura específica enviada por um fornecedor. Ele funciona como o ID do caso central na análise de mineração de processos, agrupando todas as atividades seguintes, como aprovações, bloqueios e pagamentos. No Oracle Fusion Financials, esse campo é essencial para vincular os cabeçalhos das faturas às linhas, aos pagamentos e aos pedidos de compra. Os analistas usam esse identificador para acompanhar todo o ciclo de vida de um passivo, desde o registro até a saída do dinheiro da conta bancária.
Por que isso importa
É o identificador definitivo do caso, necessário para reconstruir a instância do processo de ponta a ponta.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Exemplos
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
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Sistema de origem
SourceSystem
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O nome do sistema de onde os dados vieram. | ||
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Descrição
Identifica o sistema de software que funciona como fonte oficial do evento. Neste contexto, geralmente será 'Oracle Fusion Financials'. Esse atributo é especialmente útil em ambientes com vários sistemas, nos quais os dados podem vir de sistemas de ERP, compras e bancos.
Por que isso importa
Garante a rastreabilidade da linhagem dos dados, especialmente em ambientes com sistemas complexos.
Onde encontrar
Definido diretamente no código ou derivado da configuração da conexão
Exemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudEBS legado
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Última atualização dos dados
LastDataUpdate
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A data e a hora em que os dados foram extraídos ou atualizados. | ||
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Descrição
Indica o momento específico em que o registro de dados foi extraído do Oracle Fusion. Isso ajuda os analistas a entender a atualidade dos dados e dá suporte a estratégias de carregamento incremental. Diferencia o momento real do evento do momento em que os dados ficaram disponíveis para análise.
Por que isso importa
Garante que os dados estejam atualizados e ajuda a gerenciar carregamentos incrementais.
Onde encontrar
Horário do sistema no momento da extração
Exemplos
2023-10-27T23:59:59Z
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Condições de pagamento
PaymentTerms
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As condições acordadas para prazos e descontos de pagamento. | ||
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Descrição
Especifica as condições contratuais de pagamento, como "30 dias líquidos" ou "2% em 10 dias, líquido em 30 dias". Este atributo serve de base para o Dashboard de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado. Ele determina a data de vencimento prevista e as possíveis economias com o processamento antecipado.
Por que isso importa
Define as metas de performance para pontualidade dos pagamentos e aproveitamento de descontos.
Onde encontrar
AP_TERMS.NAME (associado por meio de TERMS_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
30 dias líquidosImediato2% em 10 dias, líquido em 30 dias
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Data da fatura
InvoiceDate
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A data impressa na fatura pelo fornecedor. | ||
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Descrição
Esta data indica quando o fornecedor emitiu a fatura, e não quando ela foi recebida ou registrada no Oracle. Ela serve de referência para calcular as datas de vencimento conforme as condições de pagamento. Diferenças entre a data da fatura e a data de registro costumam indicar atrasos no recebimento ou na digitalização.
Por que isso importa
É a referência para calcular os prazos de pagamento e fazer a análise de envelhecimento.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Exemplos
2023-09-152023-10-01
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Data de vencimento
DueDate
|
A data limite para efetuar o pagamento e evitar multas. | ||
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Descrição
O prazo calculado para pagamento com base na data da fatura e nas condições de pagamento. Este atributo é a principal referência para o KPI de índice de pagamentos em atraso. Comparar esta data com a data efetiva do pagamento mostra se os contratos com fornecedores estão sendo cumpridos e se o fluxo de caixa está sendo gerenciado com eficiência.
Por que isso importa
É a data de referência para medir a pontualidade dos pagamentos.
Onde encontrar
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Exemplos
2023-10-302023-11-15
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Data do pagamento
PaymentDate
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A data em que o pagamento foi efetivamente realizado ou compensado. | ||
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Descrição
Registra quando os recursos foram transferidos ou o cheque foi emitido. É o ponto final do KPI de tempo médio de ciclo entre o recebimento da fatura e o pagamento. A comparação desta data com a data de vencimento mostra se o pagamento foi feito com atraso, no prazo ou a tempo de aproveitar um desconto.
Por que isso importa
Marca a conclusão da transação financeira e do ciclo do processo.
Onde encontrar
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Exemplos
2023-10-282023-11-01
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Nome do fornecedor
SupplierName
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O nome do fornecedor que emitiu a fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo identifica a entidade externa que solicita o pagamento. No Oracle Fusion, essas informações são gerenciadas no cadastro mestre de fornecedores (POZ_SUPPLIERS) e vinculadas à fatura. A análise desse atributo permite segmentar a performance do processo por fornecedor e avaliar a conformidade e o volume processado, ajudando a identificar fornecedores que enviam faturas problemáticas com frequência ou geram retrabalho.
Por que isso importa
Permite segmentar a performance do processo por fornecedor para gerenciar o relacionamento com cada um.
Onde encontrar
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (vinculado por VENDOR_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
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Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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O número de referência do pedido de compra associado. | ||
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Descrição
Vincula a fatura ao processo de compras anterior. Este atributo é essencial para a análise de correspondência de pedidos de compra e resolução de divergências. Faturas sem número de pedido de compra geralmente seguem um fluxo de aprovação diferente e, muitas vezes, menos eficiente do que as faturas vinculadas a pedidos.
Por que isso importa
Diferencia faturas vinculadas a pedidos de compra das que não estão vinculadas, que seguem comportamentos distintos no processo.
Onde encontrar
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (vinculado por meio de AP_INVOICE_LINES_ALL)
Exemplos
PO-9988774500001234
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Tipo de fatura
InvoiceType
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A classificação da fatura, por exemplo, padrão ou nota de crédito. | ||
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Descrição
Classifica a fatura em tipos como padrão, adiantamento ou nota de crédito. Corresponde ao atributo genérico CaseType. Cada tipo de fatura segue caminhos diferentes de validação e aprovação. Por isso, é necessário segmentar por este atributo para estabelecer uma referência precisa da performance do tempo de ciclo de ponta a ponta.
Por que isso importa
Permite comparar itens equivalentes na análise da performance do processo.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Exemplos
PADRÃOCRÉDITOADIANTAMENTO
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Unidade de negócio
BusinessUnit
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A unidade operacional ou entidade de negócio responsável pela fatura. | ||
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Descrição
Identifica a divisão interna ou subsidiária específica que processa a fatura. No Oracle Fusion, corresponde ao ID da organização. Este atributo é essencial para o Dashboard de padronização global de variantes do processo, que permite comparar a eficiência dos processos entre diferentes regiões ou divisões.
Por que isso importa
Permite comparar a performance entre diferentes entidades organizacionais.
Onde encontrar
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (associado por meio de ORG_ID de AP_INVOICES_ALL)
Exemplos
Operações nos EUAVendas na região EMEAManufatura na região APAC
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Usuário que criou
CreatedByUserName
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O ID ou nome do usuário que registrou a fatura. | ||
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Descrição
Identifica o usuário responsável pelo registro inicial dos dados. Corresponde ao atributo User do modelo de dados Genérico. Esses dados são usados na análise da taxa de intervenção manual para identificar necessidades de treinamento ou usuários específicos associados a altos índices de retrabalho.
Por que isso importa
Permite analisar a performance por recurso e verificar a segregação de funções.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (resolvido para o nome de usuário por meio de PER_USERS)
Exemplos
j.doesystem_integrationm.smith
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Valor da fatura
InvoiceAmount
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O valor monetário total da fatura. | ||
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Descrição
Representa o valor total a pagar pela fatura. Esse valor é essencial para a análise da eficiência no processamento de faturas de baixo valor, permitindo que as organizações comparem o esforço empregado com o valor financeiro da transação. Também é usado para priorizar faturas de alto valor e aproveitar descontos por pagamento antecipado.
Por que isso importa
Quantifica o impacto financeiro do caso e ajuda a priorizar os riscos.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Exemplos
1500.00250.5010000.00
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Código da moeda
CurrencyCode
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A moeda em que a fatura foi emitida. | ||
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Descrição
O código ISO da moeda, como USD ou EUR, usado na transação. Ele é necessário para normalizar os valores na análise de eficiência de faturas de baixo valor. As variantes do processo costumam diferir bastante entre pagamentos nacionais, em moeda local, e internacionais, em moeda estrangeira, devido às complexidades bancárias.
Por que isso importa
Identifica a complexidade das transações internacionais e é necessário para a normalização financeira.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Exemplos
USDEURGBP
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Dias em atraso
DaysOverdue
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Número de dias entre o vencimento e a realização do pagamento. | ||
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Descrição
Número calculado que indica quantos dias o pagamento atrasou. Valores positivos indicam atraso; valores negativos, pagamento antecipado. Esta métrica alimenta o Dashboard de acompanhamento de pagamentos em atraso e risco de multas, ajudando a quantificar a gravidade dos atrasos no processo.
Por que isso importa
Quantifica a dimensão do problema dos pagamentos em atraso.
Onde encontrar
Calculado: PaymentDate - DueDate
Exemplos
5-20
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Possível duplicidade
IsPotentialDuplicate
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Indicador de que a fatura compartilha dados com outra fatura. | ||
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Descrição
Indicador booleano calculado que retorna verdadeiro quando o fornecedor e o valor correspondem aos de outra fatura dentro de um período específico. Ele dá suporte ao Dashboard de análise de detecção de faturas duplicadas. Funciona como um alerta preventivo para que os auditores analisem casos específicos antes da liberação do pagamento.
Por que isso importa
É um atributo essencial de controle de risco para evitar perdas financeiras.
Onde encontrar
Calculado com base em funções de janela aplicadas a InvoiceAmount e SupplierName
Exemplos
truefalse
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Status de aprovação
ApprovalStatus
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Status atual do fluxo de trabalho da fatura. | ||
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Descrição
Indica se a fatura está pendente, iniciada, rejeitada ou aprovada. Este atributo ajuda na análise de gargalos no fluxo de aprovação. Ele oferece uma visão geral da posição da fatura na hierarquia de autorização.
Por que isso importa
Ajuda a identificar pontos de espera na cadeia de aprovação.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Exemplos
PENDENTEAPROVADO PELO FLUXO DE TRABALHONÃO É NECESSÁRIO
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Valor do desconto perdido
DiscountLostAmount
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O valor monetário do desconto não aproveitado devido ao atraso no pagamento. | ||
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Descrição
Calculado como a diferença entre o valor total da fatura e o valor com desconto, quando a data do pagamento ultrapassa o prazo para obter o desconto. Dá suporte à análise de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado. Atribui um valor concreto às ineficiências do processo.
Por que isso importa
Quantifica em dinheiro o custo dos atrasos no processo.
Onde encontrar
Calculado com base em InvoiceAmount e PaymentTerms
Exemplos
50.000.00120.50
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Atividades do processamento de pagamentos de contas a pagar
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Bloqueio aplicado à fatura
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Um bloqueio manual ou do sistema é aplicado à fatura, impedindo o pagamento. Isso inclui divergências de quantidade ou preço e bloqueios manuais do tipo 'Fatura precisa de revisão'. | ||
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Por que isso importa
Principal indicador de atrito no processo. Analisar os motivos dos bloqueios ajuda a identificar problemas de conformidade dos fornecedores ou falhas nos processos internos.
Onde encontrar
Tabela AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica uma interrupção no fluxo do processo.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Fatura aprovada
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A aprovação final é concedida no fluxo de trabalho. O status da fatura muda para 'Aprovado pelo fluxo de trabalho' ou 'Aprovado manualmente'. | ||
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Por que isso importa
Marco importante que libera a fatura para seleção de pagamento. Intervalos longos até essa etapa indicam gargalos na aprovação.
Onde encontrar
Tabela AP_INV_APRVL_HIST_ALL (ação de aprovação mais recente) ou AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
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Fatura cancelada
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A fatura é anulada ou cancelada, encerrando a instância do processo sem pagamento. | ||
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Por que isso importa
Representa esforço desperdiçado. Taxas altas de cancelamento geralmente indicam registros duplicados em etapas anteriores ou baixa qualidade dos dados dos fornecedores.
Onde encontrar
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE está preenchido.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Fatura criada
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Criação inicial do registro da fatura no sistema Oracle Fusion Payables. Registra a data e hora em que o cabeçalho da fatura é gravado pela primeira vez no banco de dados, seja por entrada manual ou importação via IDR/interface. | ||
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Por que isso importa
Define o início do processo para calcular o tempo de ciclo e fazer a análise de envelhecimento. É essencial para medir o intervalo entre o recebimento e o registro da fatura.
Onde encontrar
Tabela AP_INVOICES_ALL, coluna CREATION_DATE. Filtre por INVOICE_ID.
Coleta
Registrado quando o registro da transação é criado
Tipo de evento
explicit
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Fatura validada
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O status da fatura muda para 'Validado', indicando que ela passou pelas verificações de integridade do sistema, pelo cálculo de impostos e pelas regras de conciliação. Essa etapa é necessária para a aprovação e o pagamento. | ||
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Por que isso importa
Marca a transição da entrada de dados para o fluxo de trabalho de aprovação e pagamento. Atrasos nessa etapa indicam problemas na qualidade dos dados ou erros de configuração.
Onde encontrar
Inferido a partir da data e hora de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID ou pelo acompanhamento das mudanças de status em AP_INVOICE_HISTORY (se habilitado).
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
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Linha da fatura conciliada
|
Associação de uma linha da fatura a um pedido de compra (PO) ou recebimento. Indica que a conciliação de três ou duas vias ocorreu durante o registro da linha. | ||
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Por que isso importa
Essencial para analisar o rendimento na primeira tentativa e identificar falhas na conciliação automatizada. Taxas baixas de conciliação geram retrabalho manual.
Onde encontrar
Tabela AP_INVOICE_LINES_ALL. Identifique os registros em que MATCH_TYPE é 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT' etc.
Coleta
Registrado quando uma linha da transação é criada com vínculo
Tipo de evento
explicit
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|
Pagamento criado
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O documento de pagamento (cheque, EFT ou transferência bancária) é gerado. Isso reduz o passivo e marca a execução do pagamento. | ||
|
Por que isso importa
Data e hora de encerramento do tempo de ciclo. A comparação com a data de vencimento determina as métricas de pagamento em atraso e de descontos aproveitados.
Onde encontrar
Tabela AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculada a AP_CHECKS_ALL. Use CREATION_DATE do registro de pagamento.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
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|
Aprovação iniciada
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A fatura é enviada ao fluxo de trabalho de aprovação (AMX). Essa etapa marca o início da fase de autorização pela gestão. | ||
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Por que isso importa
Diferencia o tempo de processamento operacional do prazo de aprovação pela gestão. Ajuda a identificar se os atrasos são causados pela equipe de Contas a Pagar ou pelos aprovadores.
Onde encontrar
Tabela AP_INV_APRVL_HIST_ALL (histórico de aprovações) ou inferido quando AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS muda para 'INITIATED'.
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
|
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Bloqueio da fatura liberado
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Remoção de um bloqueio aplicado anteriormente, permitindo que a fatura avance no fluxo de trabalho. Representa a resolução de uma divergência. | ||
|
Por que isso importa
Calcula o tempo de retrabalho ou de resolução. Uma frequência alta sugere ineficiência no tratamento de exceções.
Onde encontrar
Tabela AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE quando RELEASE_LOOKUP_CODE está preenchido.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Fatura contabilizada
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Os lançamentos contábeis da fatura são gerados e transferidos para o razão geral. Isso confirma o registro do impacto financeiro. | ||
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Por que isso importa
Garante a conformidade financeira. Atrasos nessa etapa podem afetar o fechamento do período e a precisão dos relatórios financeiros.
Onde encontrar
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' ou por meio de XLA_AE_HEADERS (contabilidade auxiliar) vinculada à fatura.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
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Pagamento compensado
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O pagamento é conciliado com o extrato bancário. O status muda para 'Compensado' ou 'Conciliado'. | ||
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Por que isso importa
Marca o fim efetivo do ciclo do dinheiro. É essencial para projetar o fluxo de caixa e entender o tempo entre a emissão e a compensação.
Onde encontrar
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE muda para 'CLEARED'. A data e hora correspondentes estão em CLEARED_DATE.
Coleta
Registrado quando a transação X é executada
Tipo de evento
explicit
|
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Pagamento selecionado
|
A fatura é selecionada por uma solicitação de processamento de pagamento (PPR). Ela fica preparada para pagamento, mas o dinheiro ainda não foi movimentado. | ||
|
Por que isso importa
Indica que a fatura foi incluída em uma execução de pagamento. Intervalos entre essa etapa e 'Pagamento criado' sugerem problemas no processamento em lote.
Onde encontrar
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporária) ou inferido quando AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID é preenchido.
Coleta
Compare o campo de status antes e depois
Tipo de evento
inferred
|
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