Seu Template de dados de gestão de posições do Hire to Retire

A data e hora do evento registram o momento exato em que uma atividade ocorreu. Elas dão contexto cronológico a todo o processo e permitem ordenar os eventos corretamente para reconstruir o fluxo como ele aconteceu.

Esse registro é a base de todas as análises relacionadas ao tempo. Ele é usado para calcular os tempos de ciclo entre atividades, identificar a duração das etapas de aprovação e medir o tempo total entre a criação e o preenchimento da posição. Datas e horas precisas são essenciais para Dashboards como “Tempo de ciclo da gestão de posições” e KPIs como “Tempo médio de ciclo da aprovação de posições”.

É essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas de duração, como tempos de ciclo e tempos de atravessamento.

Geralmente, está nos logs do sistema, nos registros de transação ou nos campos de data de criação e alteração de documentos do sistema de origem.

O ID da posição é uma chave exclusiva atribuída a cada posição para diferenciá-la das demais. Ele conecta todas as atividades e eventos relacionados ao ciclo de vida de uma posição, desde a solicitação inicial até o encerramento.

Em Process Mining, todo Event Log precisa de um identificador de caso para agrupar atividades relacionadas em uma única instância do processo. Ao usar o ID da posição como ID do caso, analistas podem acompanhar a jornada completa de cada posição. Isso permite visualizar os fluxos do processo, calcular os tempos de ciclo de cada posição e identificar caminhos recorrentes ou desvios.

Esse identificador é essencial para agrupar todas as atividades relacionadas em uma única instância do processo e permitir a análise completa do ciclo de vida de cada posição.

Geralmente, fica no cabeçalho ou no registro principal de um módulo de gestão de posições ou de um sistema de informações de recursos humanos (HRIS).

O nome da atividade descreve uma etapa ou ação realizada no ciclo de vida da posição. Essas atividades formam os elementos básicos do mapa do processo e representam eventos importantes, como “Solicitação de posição iniciada”, “Aprovação do orçamento recebida” ou “Posição encerrada”.

Na análise, acompanhar essas atividades permite visualizar todo o fluxo do processo. Isso ajuda a identificar a sequência de eventos, descobrir variantes do processo e localizar gargalos ou ciclos de retrabalho, como várias ocorrências de “Solicitação de posição devolvida para ajustes”. Nomes de atividades claros e consistentes são essenciais para criar um modelo de processo preciso e fácil de entender.

Esse atributo é fundamental para criar o mapa do processo, identificar gargalos e entender a sequência de eventos no ciclo de vida da posição.

Gerado a partir de logs de eventos, tabelas de alteração de status ou códigos de transação no sistema de RH ou de gestão de posições.

O atributo Sistema de origem identifica de onde vêm os dados do processo. Em muitas organizações, o processo de contratação até o desligamento abrange vários aplicativos, como um sistema de RH principal para a gestão de posições e um sistema separado de acompanhamento de candidatos (ATS) para o recrutamento.

Especificar o sistema de origem é essencial para combinar dados de diferentes fontes e criar uma visão unificada do processo. Isso ajuda a validar dados, solucionar problemas de integração e entender como cada sistema contribui para o processo como um todo. Também pode revelar atrasos ou divergências de dados nas transferências entre sistemas.

Ele informa a origem dos dados, o que é essencial para validá-los e analisar processos que abrangem vários sistemas integrados.

Essas informações geralmente estão nos metadados da extração de dados ou podem ser adicionadas como um valor estático durante a transformação dos dados.

Esse atributo registra quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez com informações do sistema de origem. É um campo de metadados que dá contexto importante sobre a atualidade dos dados analisados.

Analistas usam essa informação para entender o período coberto pela análise e confirmar se estão trabalhando com os dados mais recentes disponíveis. No monitoramento contínuo do processo, saber quando ocorreu a última atualização é essencial para garantir que os Dashboards e KPIs reflitam o estado atual das operações e que as conclusões se baseiem em informações atualizadas.

Ele informa aos analistas se os dados estão atualizados, ajudando a garantir que a análise seja relevante e use as informações mais recentes disponíveis.

Essa data e hora geralmente são geradas e armazenadas durante o processo de extração e transformação de dados (ETL).

O cargo descreve a função ou o papel da posição. Embora possa haver várias posições com o mesmo cargo, esse atributo dá contexto importante sobre a natureza da função gerenciada.

Analisar o processo por cargo ou por famílias de cargos mais amplas pode revelar padrões específicos de determinados tipos de função. Por exemplo, cargos seniores ou altamente especializados podem ter ciclos de aprovação mais longos ou processos de recrutamento mais complexos do que posições de nível inicial. Essas informações ajudam a adaptar as estratégias de recrutamento e definir prazos realistas.

Ele dá contexto sobre a função e permite analisar diferenças no processo entre tipos de cargo, níveis ou áreas.

Armazenado nos dados mestres da posição, geralmente vinculado a um catálogo central de cargos ou a um perfil de cargo no sistema de RH.

O centro de custo é uma dimensão financeira que vincula uma posição a uma entidade orçamentária específica no plano de contas da organização. Ele é usado no planejamento financeiro, no orçamento e nos relatórios relacionados ao quadro de funcionários e às despesas com pessoal.

Na perspectiva de Process Mining, o centro de custo permite analisar o processo de gestão de posições pelo aspecto financeiro. Ele pode ajudar a identificar se determinados centros de custo têm mais alterações de posição, prazos de aprovação mais longos ou custos de recrutamento mais altos. Isso é especialmente útil para analisar a aderência ao orçamento e entender o impacto financeiro das decisões de gestão de posições.

Ele vincula a posição a uma entidade financeira e permite analisar a performance e os custos do processo por área orçamentária.

Encontrado nos detalhes de atribuição financeira ou organizacional do registro da posição no sistema de RH ou ERP.

O atributo Departamento dá contexto organizacional ao associar cada posição a uma área específica da empresa, como “Finanças”, “Engenharia” ou “Vendas”. Assim, é possível segmentar e comparar o processo de gestão de posições entre diferentes áreas da empresa.

Na análise, filtrar ou agrupar por departamento é uma técnica útil. Ela ajuda a identificar diferenças na performance do processo, como prazos de aprovação mais longos ou mais retrabalho em determinados departamentos. Esse insight pode orientar iniciativas de melhoria direcionadas e destacar boas práticas de departamentos com melhor performance para compartilhá-las com toda a organização.

Ele permite comparar processos entre diferentes unidades de negócio e identificar diferenças de eficiência, Conformidade e custos.

Encontrado nos dados mestres da posição ou no módulo de gestão organizacional do sistema de RH.

Enquanto a data e hora do evento marcam o início de uma atividade, a hora de término indica quando ela foi concluída. A diferença entre as duas corresponde ao tempo de processamento ou à duração daquela tarefa. Em eventos instantâneos, a hora de término pode ser igual à hora de início.

Na análise, esse atributo é essencial para identificar quais atividades consomem mais tempo no processo. Ele ajuda a localizar etapas ineficientes e permite uma análise detalhada de gargalos. Por exemplo, ao analisar a hora de término das etapas de aprovação, as organizações podem descobrir quais aprovações demoram mais e direcionar os esforços de melhoria.

Ele permite calcular o tempo de processamento de cada atividade e identificar quais tarefas específicas consomem mais tempo.

Muitas vezes, aparece junto com a hora de início nos logs de eventos do sistema ou nos dados de transação. Também pode ser calculado como a hora de início do evento seguinte.

O nome de usuário identifica o funcionário, como um gerente, parceiro de negócios de RH ou responsável pelo orçamento, que executou uma tarefa específica no processo. Pode ser a pessoa que solicitou uma posição, aprovou uma etapa ou alterou os detalhes da posição.

Esse atributo é essencial para análises de performance dos recursos, distribuição da carga de trabalho e Conformidade. Ele ajuda a responder a perguntas como “Quais usuários lidam com mais solicitações?” ou “Há atrasos associados a determinados aprovadores?”. Também é usado na análise de segregação de funções para garantir que tarefas críticas não sejam realizadas pela mesma pessoa.

Ele permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a Conformidade, além de ajudar a identificar necessidades de treinamento ou limitações de recursos.

Geralmente, está disponível nos detalhes da transação, nos logs de alterações ou nas trilhas de auditoria, muitas vezes vinculado a um ID de usuário.

O nome do gerente identifica a pessoa que supervisionará o funcionário na nova posição. Geralmente, essa pessoa inicia a solicitação e é uma das principais partes envolvidas no processo de aprovação e recrutamento.

Esse atributo é central para o Dashboard “Análise de gargalos nas aprovações”. Ao agrupar as atividades por gerente, é possível identificar quem pode estar causando gargalos no processo, seja por excesso de trabalho ou necessidade de treinamento adicional. Ele também ajuda a entender o envolvimento da gestão e os padrões de tomada de decisão no processo.

Ele identifica a principal parte envolvida na posição e permite analisar atrasos nas aprovações e padrões do processo associados a cada gerente.

Encontrado nos detalhes da posição, geralmente na estrutura hierárquica ou na atribuição organizacional.

O status da posição indica em que etapa do ciclo de vida ela está. Esse atributo é dinâmico e muda conforme a posição avança no processo. Por exemplo, uma posição pode começar como “Aguardando aprovação”, passar para “Aberta para recrutamento”, depois para “Preenchida” e, por fim, para “Encerrada”.

Esse atributo é essencial para análises por status e para Dashboards como “Análise de posições paradas e inativas”. Ao analisar o tempo em cada status, as organizações podem identificar gargalos, como posições que permanecem abertas por tempo demais. Ele também ajuda no planejamento de capacidade e na compreensão da saúde geral do pipeline de força de trabalho.

Ele permite analisar por quanto tempo as posições permanecem em cada estado, o que é essencial para identificar posições paradas e gerenciar o planejamento da força de trabalho.

Geralmente, fica armazenado no registro principal da posição e é atualizado quando ocorrem atividades que alteram o status.

Uma família de cargos agrupa cargos relacionados. Por exemplo, “Engenheiro de software”, “Analista de testes” e “Engenheiro de DevOps” podem pertencer à família de cargos “Engenharia”. Isso permite categorizar e analisar posições em um nível mais amplo do que o cargo específico.

Usar a família de cargos na análise permite observar tendências da força de trabalho e a eficiência dos processos de forma estratégica. As organizações podem comparar o ciclo de vida da gestão de posições entre diferentes áreas, como “Finanças” e “TI”. Isso pode revelar gargalos específicos de cada área ou boas práticas, além de orientar o planejamento estratégico da força de trabalho.

Ela permite uma análise ampla ao agrupar cargos semelhantes e ajuda a entender as tendências dos processos em diferentes áreas da empresa.

Definida no catálogo ou na arquitetura de cargos da organização e armazenada como um atributo no perfil do cargo ou no registro da posição.

O ID da requisição conecta o processo de gestão de posições ao processo de recrutamento. Quando uma posição é aprovada e está pronta para ser preenchida, geralmente é criada uma requisição de vaga para iniciar formalmente as atividades de contratação.

Incluir esse identificador é essencial para ter uma visão completa do ciclo de contratação até o desligamento. Ele permite conectar os dados de criação e aprovação da posição aos dados das etapas seguintes do recrutamento, como busca de candidatos, entrevistas e propostas. Essa conexão possibilita uma análise abrangente do tempo total para preencher a vaga, desde a solicitação inicial até a data de início do candidato.

Ele conecta a posição ao processo de recrutamento e permite uma análise mais ampla de todo o ciclo de aquisição de talentos.

Geralmente, é gerado pelo sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) ou pelo módulo de recrutamento e vinculado ao registro da posição no HRIS principal.

O atributo Localização especifica o escritório, a cidade, o estado ou o país associado a uma posição. Essas informações geográficas são importantes para entender as diferenças regionais nos processos de contratação e na distribuição da força de trabalho.

Analisar o processo por localização pode revelar insights importantes. Por exemplo, pode mostrar diferenças nos tempos de ciclo causadas pelas condições do mercado de trabalho local, hierarquias de aprovação distintas entre países ou requisitos de Conformidade que acrescentam etapas ao processo em determinadas regiões. Essa análise apoia a padronização global dos processos sem deixar de considerar as variações locais necessárias.

Ela permite analisar os dados por região e identificar diferenças na eficiência do processo, na demanda por contratações e nos requisitos de Conformidade.

Armazenado nos dados mestres da posição, como parte dos detalhes organizacionais.

O motivo da alteração registra a explicação para eventos específicos, muitas vezes fora do padrão, no processo. Isso inclui os motivos para rejeitar uma solicitação, a justificativa para uma reclassificação ou os comentários feitos quando uma solicitação é devolvida ao solicitante para alterações.

Esses dados qualitativos são muito valiosos para a análise de causa raiz, pois explicam o motivo dos desvios do processo. Por exemplo, analisar os motivos de rejeição pode revelar problemas recorrentes nas solicitações de posição, como falta de informações sobre o orçamento ou descrições de cargo pouco claras. Esse insight é essencial para melhorar a “Taxa de aprovação na primeira tentativa” e reduzir a “Taxa de retrabalho de posições”.

Ele dá contexto essencial para entender retrabalhos, rejeições e outros desvios, permitindo direcionar a análise de causa raiz e a melhoria do processo.

Geralmente, está nos campos de comentários, nas observações ou em campos específicos de códigos de motivo associados a transações de rejeição, retrabalho ou alteração.