Seu Template de dados para compras ao pagamento, processamento de faturas

O horário do evento registra quando uma atividade específica ocorreu. Esses dados são fundamentais para analisar a performance, pois permitem calcular a duração entre atividades e o tempo total do ciclo do caso.

As ferramentas de Process Mining usam essas datas e horas para ordenar os eventos cronologicamente e representar o fluxo do processo com precisão. Elas são essenciais para medir KPIs como o tempo de ciclo de aprovação de faturas e o tempo de resolução de bloqueios de pagamento, além de permitir a análise de atrasos e eficiência.

Permite calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, essenciais para identificar atrasos no processo.

O SAP Ariba registra automaticamente essa informação a cada mudança de status, ação de usuário ou evento do sistema. Ela costuma aparecer junto ao nome da atividade nos registros de eventos ou nas tabelas de histórico.

O nome da atividade descreve uma etapa do Workflow de processamento da fatura, como Fatura recebida, Fatura aprovada ou Pagamento realizado. Cada atividade representa um evento de negócio que aproxima a fatura da conclusão.

Em Process Mining, a sequência dessas atividades forma o mapa do processo. Analisá-las ajuda a identificar os caminhos mais comuns, os desvios do procedimento padrão, os ciclos de retrabalho, como o tratamento de divergências, e as oportunidades de automação.

Este atributo é a base para visualizar o mapa do processo, descobrir variantes e identificar retrabalho ou gargalos.

Gerado a partir dos registros de eventos do sistema, das mudanças de status ou das ações de usuários capturadas no SAP Ariba. Esses dados costumam vir de tabelas de histórico de Workflow ou de documentos.

O número da fatura é a referência exclusiva atribuída pelo fornecedor ao documento. Em Process Mining, esse atributo é essencial porque funciona como ID do caso e conecta todas as atividades relacionadas, desde o recebimento da fatura até o pagamento final.

Com esse identificador, analistas podem reconstruir o ciclo completo de cada fatura. Isso permite analisar os fluxos do processo em detalhes, identificar gargalos e medir indicadores de performance, como o tempo de ciclo de cada fatura.

É a chave essencial que conecta todas as etapas do processo de uma fatura, permitindo analisar o tempo e o caminho percorridos do início ao fim.

Este é um campo principal do documento da fatura e da solução de faturamento do SAP Ariba. Geralmente, fica nas tabelas de cabeçalho da fatura ou nos dados da transação.

A data de vencimento do pagamento é a data acordada em contrato para quitar uma fatura. Em geral, ela é calculada com base na data do documento e nas condições de pagamento acordadas, como Net 30.

Este atributo é essencial para o KPI de taxa de pagamentos em dia. Ao comparar a data e hora da atividade Pagamento realizado com a data de vencimento, a análise identifica pagamentos atrasados, mede a performance de pagamento por fornecedor e ajuda a evitar multas por atraso e a manter bons relacionamentos com fornecedores.

É a referência para calcular a taxa de pagamentos em dia, um KPI importante para a gestão do relacionamento com fornecedores e a Conformidade financeira.

Essa data pode estar no documento da fatura ou ser calculada com base nos campos DocumentDate e PaymentTerms do SAP Ariba.

Quando uma fatura é bloqueada para pagamento, este atributo informa o motivo, como Divergência de preço, Divergência de quantidade ou Falta de comprovante de recebimento de mercadorias. Esses motivos costumam ser códigos ou descrições padronizados no sistema.

Analisar a frequência dos diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos. Por exemplo, muitos bloqueios por divergência de preço podem indicar problemas na precisão dos dados mestres. Este atributo é essencial para o Dashboard de tempo de resolução de bloqueios de pagamento, pois ajuda a priorizar a correção dos problemas mais comuns e demorados.

Revela as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e permite direcionar melhorias para evitar problemas recorrentes, como divergências de preço ou quantidade.

Essa informação é definida quando um bloqueio de pagamento é aplicado a uma fatura no SAP Ariba ou no ERP conectado.

O nome do fornecedor identifica quem está solicitando o pagamento. É uma dimensão importante para que as equipes segmentem a performance do processamento de faturas por fornecedor.

Este atributo é usado para criar Dashboards que acompanham a performance dos pagamentos por fornecedor, identificam aqueles com muitas divergências ou analisam os tempos de processamento de fornecedores estratégicos. Entender os problemas específicos de cada fornecedor pode ajudar a melhorar o relacionamento e simplificar a colaboração.

Permite analisar a performance por fornecedor e identificar quais têm problemas frequentes com faturas ou pagamentos atrasados.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, vinculado aos dados mestres do fornecedor no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

O número do pedido de compra (PO) conecta a fatura ao documento de compras correspondente, que autorizou a aquisição de bens ou serviços. Nem todas as faturas estão vinculadas a um PO, mas, quando estão, essa conexão é essencial.

Analisar as faturas por número de PO ajuda a entender a performance da correspondência tripla entre pedido de compra, recebimento de mercadorias e fatura. Esse atributo é fundamental para identificar divergências e comparar o processamento de faturas com e sem PO, que costuma seguir caminhos diferentes e ter níveis distintos de eficiência.

Conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar divergências na correspondência e comparar os fluxos de faturas com e sem PO.

Campo padrão disponível nas faturas vinculadas a um PO no SAP Ariba. Fica nos dados do cabeçalho ou dos itens da fatura.

A pessoa responsável pela aprovação é um indivíduo ou grupo de usuários designado para revisar e aprovar uma fatura. Dependendo do valor ou do tipo, a fatura pode exigir um ou mais níveis de aprovação.

Este atributo ajuda a analisar a performance do Workflow de aprovação. Ao segmentar o tempo de ciclo de aprovação de faturas por responsável ou grupo de aprovação, é possível identificar pessoas ou equipes que geram gargalos. Essas informações são importantes para equilibrar a carga de trabalho e aumentar a eficiência das aprovações.

Ajuda a identificar gargalos no processo de aprovação, mostrando quais usuários ou equipes têm os maiores tempos de ciclo de aprovação.

Registrado nos logs do Workflow ou no histórico de aprovação de uma fatura no SAP Ariba. Pode aparecer como um ID de usuário.

O status da fatura mostra em que etapa do ciclo de vida ela estava no momento da extração dos dados ou qual foi o resultado final. É um atributo do caso que resume o estado geral da fatura.

Em Process Mining, esse atributo ajuda a filtrar casos e analisar apenas faturas concluídas, como as pagas, ou com problemas, como as rejeitadas. Também ajuda a entender os resultados finais de diferentes variantes do processo e a medir a proporção de faturas que chegam a uma conclusão bem-sucedida.

Mostra o resultado final do processo da fatura e permite analisar separadamente as faturas pagas e as rejeitadas.

Campo de status padrão no cabeçalho da fatura no SAP Ariba.

O valor da fatura corresponde ao total solicitado pelo fornecedor. É um atributo financeiro fundamental para analisar o volume de trabalho no processamento de faturas.

Em Process Mining, esse atributo permite filtrar análises para destacar faturas de alto valor, que podem seguir outros caminhos de aprovação ou exigir controles mais rigorosos. Também pode ajudar a priorizar melhorias em faturas com maior impacto financeiro. Os Dashboards costumam usá-lo para mostrar o valor total das faturas em cada etapa do processo.

Permite analisar o impacto financeiro, por exemplo, filtrando faturas de alto valor ou identificando o montante retido em gargalos do processo.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura no SAP Ariba.

O código da empresa é uma unidade organizacional padrão nos ambientes SAP e representa uma entidade legal independente para a qual são preparados demonstrativos financeiros. As faturas são sempre lançadas em um código de empresa específico.

Este atributo permite comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio ou entidades legais. Ajuda a identificar se algumas são mais eficientes do que outras e contribui para padronizar processos em organizações globais.

Permite comparar a performance entre entidades legais ou unidades de negócio e identificar ineficiências regionais ou departamentais.

Campo organizacional fundamental no documento da fatura no SAP Ariba, herdado do pedido de compra ou preenchido durante a criação de uma fatura sem PO.

As condições de pagamento definem as regras para pagar o fornecedor, como Net 30 (pagamento em até 30 dias) ou 2% 10, Net 30 (desconto de 2% para pagamento em até 10 dias; caso contrário, vencimento em 30 dias). Essas informações vêm dos dados mestres do fornecedor ou do pedido de compra.

Este atributo é essencial para o Dashboard de oportunidades de desconto por pagamento antecipado e para o KPI relacionado. A análise usa essas condições para identificar faturas elegíveis ao desconto e verificar se o pagamento foi realizado dentro do prazo, destacando oportunidades de economia.

É essencial para identificar oportunidades de aproveitar descontos por pagamento antecipado, que podem gerar economias significativas.

Armazenado nos dados mestres do fornecedor e copiado para os detalhes da fatura no SAP Ariba ou no sistema ERP.

A data do documento é a data em que o fornecedor criou a fatura. Ela é diferente da data de recebimento, que indica quando a fatura entrou no sistema de processamento. O intervalo entre essas datas pode ser significativo.

Este atributo ajuda a analisar a performance dos fornecedores e identificar atrasos no envio das faturas. Um intervalo longo entre a data do documento e a data de recebimento reduz o tempo disponível para processar a fatura e aproveitar descontos por pagamento antecipado. Essa data também costuma ser usada como ponto de partida para calcular a data de vencimento do pagamento.

Ajuda a analisar o intervalo entre a emissão da fatura pelo fornecedor e seu recebimento, que pode afetar a capacidade de pagar em dia.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, obtido do documento físico ou digital.

Este atributo resulta de um cálculo que primeiro verifica se a fatura era elegível a um desconto por pagamento antecipado com base em PaymentTerms. Em seguida, verifica se o evento Pagamento realizado ocorreu dentro do prazo do desconto.

Este sinalizador é essencial para medir o KPI de taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado. Ele quantifica diretamente o resultado financeiro das áreas de tesouraria e contas a pagar na otimização do capital de giro. Analisar os casos em que o sinalizador é falso ajuda a identificar por que as economias não foram aproveitadas, como aprovações lentas ou outros gargalos do processo.

Mede diretamente o aproveitamento das economias e ajuda a identificar por que oportunidades de desconto foram perdidas.

Calculado durante a transformação dos dados, interpretando PaymentTerms e comparando a data e hora de Pagamento realizado com o prazo calculado para o desconto.

Este atributo especifica a moeda em que o valor da fatura está expresso. Organizações globais recebem faturas em diversas moedas.

Conhecer a moeda é essencial para comparar valores financeiros corretamente. Nos Dashboards de Process Mining, esse atributo permite agregar valores financeiros de forma adequada, muitas vezes com conversão para uma única moeda de referência. Ele fornece o contexto necessário para o atributo Valor da fatura.

Fornece o contexto necessário para interpretar corretamente o valor da fatura, especialmente em operações multinacionais.

Campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, geralmente ao lado do campo de valor no SAP Ariba.

Quando uma pessoa responsável pela aprovação rejeita uma fatura, geralmente informa o motivo. Este atributo registra essa informação, que pode incluir valores como Preço incorreto, Fatura duplicada ou Violação de política.

Este é um atributo importante para o Dashboard de análise de rejeições de faturas. Analisar os motivos de rejeição mais comuns ajuda as organizações a identificar problemas nas etapas anteriores, como baixa qualidade das faturas dos fornecedores ou inconsistências nos dados internos. Esse insight ajuda a reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de processamento correto na primeira tentativa.

Explica por que o retrabalho acontece e revela as causas raiz das ineficiências do processo e dos problemas de qualidade das faturas.

Registrado no log do Workflow ou no campo de observações quando ocorre a atividade Fatura rejeitada no SAP Ariba.

Este atributo calculado compara a data e hora da atividade Pagamento realizado com PaymentDueDate. Se a data do pagamento for igual ou anterior à data de vencimento, o valor será verdadeiro; caso contrário, será falso.

Esse sinalizador simplifica a análise da performance dos pagamentos. Ele permite filtrar e agregar dados facilmente para calcular o KPI de taxa de pagamentos em dia. Os Dashboards podem usá-lo para visualizar rapidamente a performance por fornecedor, país ou código da empresa e identificar áreas com problemas recorrentes de atraso.

Simplifica o cálculo do KPI de taxa de pagamentos em dia e facilita a filtragem de faturas atrasadas para a análise de causa raiz.

Calculado durante a transformação dos dados, comparando EventTime da atividade de pagamento com o atributo PaymentDueDate.

O atributo País acrescenta uma dimensão geográfica à análise. Em geral, ele é obtido do código da empresa em que a fatura foi lançada ou do endereço do fornecedor.

Analisar o processo por país ajuda a identificar diferenças regionais de performance, Conformidade e execução. Também pode mostrar se determinados escritórios enfrentam desafios específicos ou adotaram boas práticas que podem ser compartilhadas globalmente. Isso é útil para padronizar processos em um ambiente global de serviços compartilhados.

Permite comparar geograficamente a performance e a Conformidade dos processos entre países ou regiões.

Obtido dos dados mestres do código da empresa ou do fornecedor no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

Este atributo identifica o sistema de origem de cada evento, como SAP Ariba, SAP S/4HANA ou uma solução de digitalização de terceiros. Em empresas modernas, o processamento de faturas pode envolver vários aplicativos.

Conhecer o sistema de origem ajuda a diagnosticar problemas de qualidade dos dados e analisar as transferências entre plataformas. Também esclarece onde determinadas atividades são realizadas, como a digitalização ou a aprovação de faturas.

Ajuda a diferenciar as atividades realizadas em sistemas distintos, o que é essencial para entender os pontos de integração e os gargalos específicos de cada sistema.

Geralmente, esse atributo é adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL), com a atribuição de um valor fixo com base na fonte dos dados.

Esta métrica calculada mede a duração do subprocesso de aprovação. Ela corresponde à diferença entre a atividade Fatura enviada para aprovação e a atividade correspondente Fatura aprovada ou Fatura rejeitada.

Este atributo mede diretamente o KPI de tempo de ciclo de aprovação de faturas e é essencial para o Dashboard relacionado. Ele ajuda a isolar e quantificar os atrasos na etapa de aprovação, que costuma contribuir bastante para o tempo total de processamento. A análise pode ser segmentada por responsável pela aprovação, departamento ou valor da fatura para identificar gargalos específicos.

Isola a performance do Workflow de aprovação e facilita a identificação de gargalos causados por responsáveis pela aprovação ou por cadeias de aprovação complexas.

Calculado durante a transformação dos dados, identificando os eventos de início e fim da aprovação de cada fatura e calculando a diferença entre eles.

O tipo de fatura classifica os documentos em categorias que costumam seguir processos distintos. A diferença mais comum é entre faturas vinculadas a um PO, que podem ser comparadas com um pedido aprovado previamente, e faturas sem PO, que exigem classificação contábil e aprovação mais detalhadas.

Este atributo é essencial para a análise do processo, pois o processamento de faturas com e sem PO é fundamentalmente diferente. Separá-las permite avaliar a performance de cada fluxo com mais precisão e evita métricas agregadas enganosas. Também ajuda a entender a eficiência e a Conformidade de cada fluxo.

Separa as faturas em fluxos distintos, como com PO e sem PO, o que é essencial para medir e analisar a performance com precisão.

Geralmente, é um campo padrão no documento da fatura no SAP Ariba ou pode ser identificado pela presença de PurchaseOrderNumber.

Este atributo informa a data e hora da extração mais recente de dados do sistema de origem. É um campo de metadados essencial para a governança de dados e para entender o quanto a análise está atualizada.

Analistas usam essa informação para confirmar se estão trabalhando com dados atualizados e entender o possível intervalo entre a ocorrência de um evento no sistema de origem e sua exibição na ferramenta de Process Mining. Ela é essencial para gerenciar os ciclos de atualização dos dados e garantir a confiabilidade dos insights.

Oferece contexto importante sobre a atualização dos dados e ajuda a garantir que as análises usem informações atuais e relevantes.

Essa data e hora geralmente são geradas e adicionadas ao conjunto de dados durante o processo de extração (ETL).