Seu Template de dados de Purchase to Pay: processamento de faturas

A hora do evento, ou registro de data e hora, registra quando uma atividade específica ocorreu. Esses dados são fundamentais para a análise de performance, pois permitem calcular as durações entre atividades e o tempo total de ciclo do caso.

As ferramentas de Process Mining usam esses registros de data e hora para ordenar os eventos cronologicamente e criar uma representação precisa do fluxo do processo. Eles são essenciais para medir KPIs como o tempo do ciclo de aprovação de faturas e o tempo de resolução do bloqueio de pagamento, permitindo analisar atrasos e eficiência.

Permite calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, que são essenciais para identificar atrasos no processo.

É registrado automaticamente pelo SAP Ariba para cada mudança de status, ação do usuário ou evento do sistema. Normalmente, aparece junto ao nome da atividade nos logs de eventos ou nas tabelas de histórico.

O nome da atividade descreve uma única etapa do Workflow de processamento de faturas, como 'Invoice Received', 'Invoice Approved' ou 'Payment Executed'. Cada atividade representa um evento de negócio que aproxima a fatura da conclusão.

No Process Mining, a sequência dessas atividades forma o mapa do processo. Analisar essas atividades ajuda a identificar os caminhos mais comuns, os desvios do procedimento padrão, os ciclos de retrabalho, como o tratamento de divergências, e as oportunidades de automação.

Esse atributo é a base para visualizar o mapa do processo, descobrir variantes do processo e identificar retrabalho ou gargalos.

É gerado a partir dos logs de eventos do sistema, das mudanças de status ou das ações dos usuários registradas no SAP Ariba. Esses dados geralmente vêm de tabelas de histórico de documentos ou de Workflows.

O número da fatura é a referência exclusiva atribuída pelo fornecedor ao documento da fatura. No Process Mining, esse atributo é essencial, pois funciona como o ID do caso, conectando todas as atividades relacionadas, desde o recebimento da fatura até o pagamento final.

Ao acompanhar esse identificador, os analistas podem reconstruir o ciclo de vida completo, de ponta a ponta, de cada fatura. Isso permite analisar detalhadamente os fluxos do processo, identificar gargalos e medir indicadores-chave de performance, como o tempo de ciclo de faturas individuais.

É a chave essencial que conecta todas as etapas do processo de uma única fatura, permitindo analisar o tempo e o caminho do processamento de ponta a ponta.

É um campo principal do documento da fatura e da solução SAP Ariba Invoicing. Normalmente, é encontrado em tabelas de cabeçalho da fatura ou em dados de transações.

O aprovador é a pessoa ou o grupo de usuários designado para revisar e aprovar uma fatura. As faturas geralmente exigem um ou mais níveis de aprovação, dependendo do valor ou do tipo.

Esse atributo ajuda a analisar a performance do Workflow de aprovação. Ao segmentar o tempo do ciclo de aprovação de faturas por aprovador ou grupo de aprovação, é possível identificar pessoas ou equipes que são gargalos no processo. Essas informações são essenciais para equilibrar as cargas de trabalho e melhorar a eficiência das aprovações.

Ajuda a identificar gargalos no processo de aprovação ao mostrar quais usuários ou equipes têm os maiores tempos de ciclo de aprovação.

É capturado nos logs do Workflow ou do histórico de aprovação de uma fatura no SAP Ariba. Pode ser registrado como um ID de usuário.

A data de vencimento do pagamento é a data acordada contratualmente para quitar uma fatura. Normalmente, essa data é calculada com base na data do documento da fatura e nas condições de pagamento acordadas, como Net 30.

Esse atributo é essencial para o KPI de taxa de pagamento no prazo. Ao comparar o registro de data e hora de 'Payment Executed' com a data de vencimento do pagamento, a análise pode identificar pagamentos atrasados, medir a performance dos pagamentos aos fornecedores, ajudar a evitar multas por atraso e manter bons relacionamentos com os fornecedores.

É a base para calcular a taxa de pagamento no prazo, um KPI essencial para a gestão do relacionamento com fornecedores e a conformidade financeira.

Essa data está presente no documento da fatura ou é calculada com base nos campos 'DocumentDate' e 'PaymentTerms' do SAP Ariba.

Quando uma fatura é bloqueada para pagamento, esse atributo informa o motivo, como 'Price Discrepancy', 'Quantity Mismatch' ou 'Missing Goods Receipt'. Esses motivos geralmente são códigos ou descrições padronizados no sistema.

Analisar a frequência dos diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas-raiz dos atrasos nos pagamentos. Por exemplo, um número elevado de bloqueios por 'Price Discrepancy' pode indicar problemas na precisão dos dados mestres. Esse atributo é essencial para o Dashboard de tempo de resolução do bloqueio de pagamento, ajudando a priorizar a correção dos problemas mais comuns e demorados.

Fornece a causa-raiz dos atrasos nos pagamentos, permitindo melhorias direcionadas para evitar problemas comuns, como divergências de preço ou quantidade.

Essas informações são definidas quando um bloqueio de pagamento é aplicado a uma fatura no SAP Ariba ou no ERP conectado.

O nome do fornecedor identifica quem está solicitando o pagamento. Essa é uma dimensão principal para análise, permitindo que as equipes segmentem a performance do processamento de faturas por fornecedor.

Esse atributo é usado para criar Dashboards que acompanham a performance dos pagamentos aos fornecedores, identificam fornecedores com altas taxas de divergência ou analisam os tempos de processamento de fornecedores estratégicos. Entender problemas específicos de cada fornecedor pode ajudar a melhorar o relacionamento e simplificar a colaboração.

Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a identificar quais fornecedores apresentam problemas frequentes nas faturas ou pagamentos atrasados.

É um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, vinculado aos dados mestres de fornecedores no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

O número do pedido de compra (PO) conecta a fatura ao documento de compras correspondente que autorizou a aquisição de bens ou serviços. Nem todas as faturas estão vinculadas a um PO, mas, quando estão, essa conexão é essencial.

Analisar as faturas pelo número do PO ajuda a entender a performance da conciliação de três vias (PO, recebimento de mercadorias e fatura). Esse dado é fundamental para identificar divergências e analisar o processamento de faturas com e sem PO, que geralmente seguem caminhos diferentes e apresentam níveis de eficiência distintos.

Conecta a fatura ao processo de compras, permitindo analisar divergências de conciliação e comparar os fluxos de faturas com e sem PO.

Está disponível como campo padrão em faturas vinculadas a POs no SAP Ariba. É encontrado nos dados do cabeçalho ou dos itens da fatura.

O status da fatura fornece uma visão de onde a fatura está em seu ciclo de vida no momento da extração dos dados ou qual foi seu resultado final. Esse é um atributo no nível do caso que resume o estado geral da fatura.

No Process Mining, esse atributo é útil para filtrar casos e analisar apenas faturas concluídas (Paid) ou problemáticas (Rejected). Ele ajuda a entender os resultados finais das diferentes variantes do processo e pode ser usado para medir a proporção de faturas que chegam a uma conclusão bem-sucedida.

Fornece o resultado final do processo da fatura, permitindo uma análise focada em faturas pagas com sucesso versus faturas rejeitadas.

É um campo de status padrão no cabeçalho da fatura no SAP Ariba.

O valor da fatura representa o pagamento total solicitado pelo fornecedor. Esse é um atributo financeiro fundamental para analisar a carga de trabalho do processamento de faturas.

No Process Mining, esse atributo é usado para filtrar análises de faturas de alto valor, que podem seguir caminhos de aprovação diferentes ou estar sujeitas a controles mais rigorosos. Ele também pode ser usado para priorizar iniciativas de melhoria do processo em faturas com maior impacto financeiro. Os Dashboards geralmente usam esse dado para mostrar o valor total das faturas em diferentes etapas do processo.

Permite analisar o impacto financeiro, como filtrar faturas de alto valor ou entender o valor monetário retido nos gargalos do processo.

É um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura no SAP Ariba.

O código da empresa é uma unidade organizacional padrão nos ambientes SAP, representando uma entidade legal independente para a qual são preparadas demonstrações financeiras. As faturas são sempre lançadas em um código de empresa específico.

Esse atributo permite comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio ou entidades legais. Ele ajuda a identificar se determinadas entidades são mais eficientes que outras e apoia a padronização dos processos em uma organização global.

Ele permite comparar a performance entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio, ajudando a identificar ineficiências regionais ou departamentais.

Um campo organizacional fundamental no documento da fatura no SAP Ariba, herdado do pedido de compra ou preenchido durante a criação de uma fatura sem pedido de compra.

As condições de pagamento definem as regras para pagar o fornecedor, como 'Net 30' (pagamento devido em 30 dias) ou '2% 10, Net 30' (desconto de 2% se o pagamento for feito em 10 dias; caso contrário, o vencimento será em 30 dias). Essas informações vêm dos dados mestres do fornecedor ou do pedido de compra.

Esse atributo é essencial para o Dashboard de oportunidades de descontos por pagamento antecipado e para o KPI relacionado. A análise usa essas condições para identificar faturas elegíveis a desconto e determinar se o pagamento foi executado dentro do prazo do desconto, destacando oportunidades de economia.

É essencial para identificar oportunidades de aproveitar descontos por pagamento antecipado, o que pode gerar economias significativas.

É armazenado nos dados mestres do fornecedor e copiado para os detalhes da fatura no SAP Ariba ou no sistema ERP.

A data do documento é a data em que o fornecedor criou a fatura. Ela é diferente da data de "Fatura recebida", que indica quando a fatura entrou no sistema de processamento. O intervalo entre essas duas datas pode ser significativo.

Esse atributo ajuda a analisar a performance dos fornecedores e identificar atrasos no envio das faturas. Um intervalo longo entre a data do documento e a data de recebimento pode reduzir o tempo efetivamente disponível para processar a fatura e aproveitar descontos por pagamento antecipado. Essa data também costuma ser o ponto de partida para calcular a data de vencimento do pagamento.

Ele ajuda a analisar os atrasos entre a emissão da fatura pelo fornecedor e o recebimento, o que pode afetar a capacidade de pagar em dia.

Um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, capturado do documento físico ou digital.

Esse atributo calculado compara o timestamp da atividade "Pagamento executado" com o "PaymentDueDate". Se a data do pagamento for igual ou anterior à data de vencimento, o valor será true; caso contrário, será false.

Esse indicador simplifica a análise da performance dos pagamentos. Ele permite filtrar e agregar facilmente os dados para calcular o KPI "Taxa de pagamentos em dia". Os Dashboards podem usar esse atributo para visualizar rapidamente a performance por fornecedor, país ou código da empresa, ajudando a identificar áreas com problemas recorrentes de pagamentos atrasados.

Ele simplifica o cálculo do KPI de taxa de pagamentos em dia e permite filtrar facilmente as faturas atrasadas para a análise das causas-raiz.

Calculado durante a transformação dos dados, comparando o "EventTime" da atividade de pagamento com o atributo "PaymentDueDate".

Esse atributo especifica a moeda em que o valor da fatura é denominado. Em organizações globais, as faturas são recebidas em várias moedas diferentes.

Ter a informação da moeda é essencial para qualquer análise financeira, garantindo que os valores sejam comparados corretamente. Nos Dashboards de Process Mining, isso permite agregar adequadamente os valores financeiros, muitas vezes exigindo a conversão para uma única moeda de relatório. Ele fornece o contexto necessário para o atributo "Valor da fatura".

Ele fornece o contexto essencial para o atributo "Valor da fatura", garantindo que os valores financeiros sejam interpretados corretamente, especialmente em um contexto multinacional.

Um campo padrão nos dados do cabeçalho da fatura, geralmente localizado ao lado do campo de valor da fatura no SAP Ariba.

Quando um aprovador rejeita uma fatura, normalmente informa um motivo. Esse atributo registra essa informação, que pode incluir valores como "Preço incorreto", "Fatura duplicada" ou "Violação de política".

Esse é um atributo essencial para o Dashboard "Análise de rejeições de faturas". Ao analisar os motivos de rejeição mais comuns, as organizações podem identificar problemas nas etapas anteriores, como falhas na qualidade das faturas dos fornecedores ou inconsistências nos dados internos. Esse insight ajuda a reduzir o retrabalho e melhorar a taxa de acerto na primeira tentativa no processamento de faturas.

Ele explica por que o retrabalho ocorre, fornecendo um insight direto sobre as causas-raiz das ineficiências do processo e dos problemas de qualidade das faturas.

Capturado no log do Workflow ou no campo de observações quando ocorre uma atividade "Fatura rejeitada" no SAP Ariba.

Esse atributo resulta de um cálculo que primeiro identifica se a fatura era elegível para um desconto por pagamento antecipado com base nos "PaymentTerms". Em seguida, verifica se o evento "Pagamento executado" ocorreu dentro do período especificado para o desconto.

Esse indicador é essencial para medir o KPI "Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado". Ele quantifica diretamente o sucesso financeiro das áreas de tesouraria e contas a pagar na otimização do capital de giro. Analisar os casos em que esse indicador é false ajuda a descobrir os motivos da perda de economias, como aprovações lentas ou outros gargalos do processo.

Mede diretamente o sucesso na captura de economias e ajuda a identificar os motivos da perda de oportunidades de desconto.

Calculado durante a transformação dos dados, analisando os "PaymentTerms" e comparando o timestamp de "Pagamento executado" com o prazo calculado para o desconto.

O atributo País fornece uma dimensão geográfica para a análise. Normalmente, ele é derivado do código da empresa em que a fatura foi lançada ou do endereço do fornecedor.

Analisar o processo por país ajuda a revelar diferenças regionais de performance, conformidade e execução do processo. Isso pode mostrar se determinados escritórios enfrentam desafios específicos ou adotaram boas práticas que poderiam ser compartilhadas globalmente. Esse recurso é valioso para padronizar processos em um ambiente global de serviços compartilhados.

Ele permite analisar geograficamente e comparar a performance e a conformidade do processo entre diferentes países ou regiões.

Derivado dos dados mestres do código da empresa ou dos dados mestres do fornecedor no SAP Ariba ou no sistema ERP conectado.

Esse atributo identifica o sistema de origem de cada evento, como 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' ou uma solução de digitalização de terceiros. Nas empresas modernas, o processamento de faturas pode envolver vários aplicativos.

Entender o sistema de origem é útil para diagnosticar problemas de qualidade dos dados e analisar as transferências do processo entre diferentes plataformas. Isso ajuda a esclarecer onde atividades específicas, como a digitalização e a aprovação de faturas, são realizadas.

Ajuda a diferenciar atividades que ocorrem em sistemas distintos, o que é essencial para entender os pontos de integração e os gargalos específicos de cada sistema.

Normalmente, é adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados, quando um valor estático é atribuído com base na fonte dos dados.

Essa métrica calculada mede a duração do subprocesso de aprovação. Ela é calculada como a diferença de tempo entre a atividade "Fatura enviada para aprovação" e a atividade correspondente "Fatura aprovada" ou "Fatura rejeitada".

Esse atributo mede diretamente o KPI "Tempo do ciclo de aprovação da fatura" e é essencial para o Dashboard relacionado. Ele ajuda a isolar e quantificar os atrasos especificamente na etapa de aprovação, que costuma contribuir significativamente para o tempo total de processamento. A análise pode ser feita por aprovador, departamento ou valor da fatura para encontrar gargalos específicos.

Ele isola a performance do Workflow de aprovação, facilitando a identificação de gargalos causados por aprovadores ou por cadeias de aprovação complexas.

Calculado durante a transformação dos dados, encontrando os eventos relevantes de início e fim da aprovação para cada fatura e calculando a diferença de tempo.

O tipo de fatura classifica as faturas em diferentes categorias, que geralmente seguem processos distintos. A diferença mais comum é entre faturas associadas a um PO, que podem ser comparadas com um pedido pré-aprovado, e faturas sem PO, que exigem codificação e aprovação mais abrangentes.

Esse atributo é essencial para a análise do processo, porque os processos de faturas com PO e sem PO são fundamentalmente diferentes. Separá-los permite obter uma visão mais precisa da performance de cada caminho, evitando métricas agregadas enganosas. Ele ajuda a entender a eficiência e a conformidade de cada fluxo.

Ele separa as faturas em fluxos de processo distintos, como PO e sem PO, o que é essencial para medir e analisar a performance com precisão.

Esse costuma ser um campo padrão no documento da fatura no SAP Ariba ou pode ser derivado com base na presença de um "PurchaseOrderNumber".

Esse atributo informa a data e o horário da extração mais recente de dados do sistema de origem. É um campo de metadados essencial para a governança de dados e para entender a atualidade da análise.

Os analistas usam essas informações para confirmar que estão trabalhando com dados atualizados e entender o possível intervalo entre a ocorrência de um evento no sistema de origem e sua aparição na ferramenta de Process Mining. Esse atributo é fundamental para gerenciar os ciclos de atualização dos dados e garantir a confiabilidade dos insights.

Fornece um contexto importante sobre a atualidade dos dados, garantindo que as análises sejam baseadas em informações atuais e relevantes.

Esse registro de data e hora normalmente é gerado e adicionado ao conjunto de dados durante o processo de extração (ETL).