Seu Template de dados de gestão de contratos
Seu Template de dados de gestão de contratos
- Atributos recomendados para coleta
- Principais atividades a acompanhar
- Orientações para extração
Atributos do gerenciamento de contratos
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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ID do contrato
ContractId
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O identificador exclusivo de cada acordo contratual, usado como identificador principal do caso. | ||
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Descrição
O ID do contrato é o identificador definitivo do caso, conectando todos os eventos e atividades relacionados ao ciclo de vida de um único contrato. Ele permite acompanhar o contrato de ponta a ponta, desde a solicitação inicial até a redação, negociação, formalização e eventual encerramento ou renovação. Na análise de Process Mining, cada evento precisa estar associado a um ID do contrato para reconstruir a jornada de cada contrato. Isso proporciona uma visão abrangente de todo o processo, permitindo analisar tempos de ciclo, identificar gargalos e monitorar a conformidade de contratos individuais ou de segmentos de contratos.
Por que isso importa
Esta é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de um contrato, viabilizando todas as análises de Process Mining ao conectar atividades relacionadas em um único caso.
Onde obter
Normalmente, esta é a chave primária do objeto principal Agreement ou Contract no Conga CLM, geralmente com um nome semelhante a “Apttus_Config2__AgreementId__c”.
Exemplos
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Nome da atividade
ActivityName
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O nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu no ciclo de vida do contrato. | ||
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Descrição
O Nome da atividade descreve uma etapa ou marco no processo de gestão de contratos, como “Contrato redigido”, “Revisão jurídica realizada” ou “Contrato formalizado/assinado”. Esse atributo é usado para criar o mapa do processo, mostrando a sequência de ações realizadas. A análise desse atributo revela o fluxo do processo, identifica caminhos comuns e alternativos e ajuda a medir a frequência de cada atividade. Ele é fundamental para calcular KPIs relacionados à conformidade do processo, ao retrabalho e aos tempos de ciclo entre diferentes etapas.
Por que isso importa
Ele define as etapas do processo, formando a base do mapa do processo e permitindo analisar o Workflow, os desvios e a frequência das atividades.
Onde obter
Geralmente, ele é derivado do mapeamento de mudanças de status, tarefas concluídas ou eventos específicos registrados no objeto Contract no Conga CLM.
Exemplos
Contrato redigidoRevisão jurídica realizadaContrato executado/assinadoContrato renovado
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Timestamp do evento
EventTimestamp
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A data e a hora exatas em que a atividade começou ou ocorreu. | ||
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Descrição
O Timestamp do evento registra o momento em que uma atividade específica ocorreu. Ele fornece a ordem cronológica necessária para reconstruir o fluxo do processo de cada contrato. Os timestamps são essenciais para todas as análises de Process Mining baseadas em tempo. Esse atributo é usado para calcular as durações entre atividades, os tempos de ciclo gerais dos casos e os tempos de espera. Ele é fundamental para identificar gargalos, monitorar a conformidade com SLAs e entender a dinâmica temporal do processo de gestão de contratos. Também serve como principal chave de ordenação dos eventos dentro de um caso.
Por que isso importa
Ele fornece a sequência cronológica dos eventos, essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, descobrir gargalos e entender a performance do processo.
Onde obter
Esses dados normalmente são encontrados em campos de histórico, como “CreatedDate” em objetos de tarefas ou eventos relacionados, ou em campos de data específicos do objeto Contract principal.
Exemplos
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Sistema de origem
SourceSystemName
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Identifica o sistema de origem do qual os dados foram extraídos. | ||
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Descrição
Esse atributo especifica o sistema de registro dos dados dos eventos, que neste caso é o Conga CLM. Ele é importante para a governança e a rastreabilidade dos dados, especialmente em ambientes nos quais os dados podem ser combinados a partir de vários sistemas. Embora possa parecer estático em uma análise de um único sistema, ele fornece um contexto essencial sobre a origem dos dados, ajudando a garantir sua integridade e a investigar problemas de extração. Ele se torna fundamental ao combinar dados de contratos com informações de outros sistemas, como CRM ou ERP.
Por que isso importa
Ele fornece um contexto essencial para a linhagem e a governança dos dados, deixando clara a origem dos dados do processo, o que é fundamental para a validação e a confiança nas informações.
Onde obter
Normalmente, este é um valor estático adicionado durante o processo de extração e transformação de dados (ETL) para identificar a origem do conjunto de dados.
Exemplos
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Última atualização dos dados
LastDataUpdateTimestamp
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O timestamp que indica quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem. | ||
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Descrição
Esse atributo registra a data e a hora da extração de dados mais recente do Conga CLM. Ele é um metadado fundamental para entender a atualidade da análise e garantir que as decisões sejam baseadas em informações atualizadas. Em Dashboards e relatórios, esse timestamp informa aos usuários o quão atuais são os dados. Ele é essencial para a governança dos dados e para alinhar as expectativas dos usuários quanto à atualidade dos insights fornecidos pela ferramenta de Process Mining.
Por que isso importa
Esse timestamp indica a atualidade dos dados, garantindo que qualquer análise ou decisão seja baseada em um período conhecido e aceitável.
Onde obter
Este é um campo de metadados normalmente gerado e preenchido pela ferramenta ou pelo script de ETL (Extract, Transform, Load) durante a ingestão dos dados.
Exemplos
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Data de expiração
ExpirationDate
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A data em que o contrato está programado para expirar. | ||
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Descrição
A Data de expiração é um campo de data fundamental que marca o fim do prazo do contrato. Ela é essencial para gerenciar o ciclo de vida do contrato após sua formalização. Esse atributo é fundamental para o Dashboard “Próximas renovações e expirações” e para o KPI “Taxa de Renovação no Prazo”. Ao analisar essa data, as organizações podem gerenciar proativamente as expirações, iniciar os processos de renovação no momento certo e evitar interrupções não intencionais no serviço ou na receita.
Por que isso importa
Essa data é fundamental para a gestão proativa de contratos, permitindo criar Dashboards que acompanham as próximas expirações para evitar renovações perdidas e perda de receita.
Onde obter
Este é um campo de data padrão no objeto Agreement, geralmente “Apttus_Config2__EndDate__c”.
Exemplos
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Hora de término do evento
EventEndTime
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A data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída. | ||
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Descrição
A Hora de término do evento marca a conclusão de uma tarefa ou etapa específica do processo. Quando combinada com o Timestamp do evento, que representa o horário de início, ela permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada atividade. Esse atributo é fundamental para a análise de performance, permitindo medir quanto tempo cada etapa leva. Isso ajuda a identificar quais atividades consomem mais tempo e oferece uma visão mais precisa da utilização de recursos e da eficiência, em comparação com o uso apenas do horário de início do evento seguinte.
Por que isso importa
Ele permite calcular com precisão os tempos de processamento das atividades, o que é fundamental para identificar gargalos baseados em duração e analisar a eficiência dos recursos.
Onde obter
Esse timestamp pode ser encontrado em campos como “CompletedDate” ou “ActualEndDate” nos objetos de tarefas ou atividades relacionados ao contrato principal.
Exemplos
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Responsável pelo contrato
ContractOwner
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O usuário ou funcionário responsável por gerenciar o contrato durante todo o seu ciclo de vida. | ||
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Descrição
O Responsável pelo contrato é a pessoa que recebeu a responsabilidade principal por um contrato. Normalmente, essa pessoa cuida da redação, da negociação e de garantir que o contrato avance pelo processo de aprovação. Analisar a performance do processo por responsável pelo contrato pode revelar variações na eficiência, na adesão ao processo padrão e na distribuição da carga de trabalho. Isso ajuda a identificar boas práticas, necessidades de treinamento e possíveis desequilíbrios na alocação de recursos. É uma dimensão importante para analisar performance e produtividade.
Por que isso importa
Ele permite analisar a performance por usuário, ajudando a identificar os melhores desempenhos, oportunidades de treinamento e problemas na distribuição da carga de trabalho.
Onde obter
Provavelmente, este é um campo de consulta de usuário no objeto Agreement principal do Conga CLM, geralmente chamado de “OwnerId” ou de um campo personalizado “Contract_Owner__c”.
Exemplos
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Status do contrato
ContractStatus
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A etapa atual do ciclo de vida do contrato, como “Rascunho”, “Em aprovação” ou “Formalizado”. | ||
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Descrição
O Status do contrato indica o estado atual de um contrato em seu ciclo de vida. Ele fornece uma visão instantânea de onde o contrato está em determinado momento, o que é diferente do nome da atividade baseada em eventos. Enquanto o Event Log mostra a sequência de atividades passadas, o status fornece contexto sobre a situação atual do contrato. Ele é útil para filtrar casos, por exemplo, para analisar apenas contratos atualmente ativos ou investigar por que muitos contratos estão parados com o status “Em aprovação”. Ele complementa os dados das atividades ao fornecer informações sobre o estado do contrato.
Por que isso importa
Ele fornece uma visão instantânea da etapa atual do contrato, sendo útil para filtrar e analisar casos ativos e entender a distribuição dos estados do processo.
Onde obter
Este é um campo de lista de opções padrão no objeto Agreement, geralmente “Apttus_Config2__Status__c” ou “Apttus_Config2__Status_Category__c”.
Exemplos
RascunhoEm análise internaAssinadoExpirado
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Tipo de contrato
ContractType
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A classificação do contrato, como NDA, MSA ou SOW. | ||
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Descrição
O Tipo de contrato é um atributo categórico que agrupa contratos com base em sua finalidade ou natureza jurídica. Exemplos comuns incluem Non-Disclosure Agreement (NDA), Master Services Agreement (MSA) e Statement of Work (SOW). Essa dimensão é fundamental para análises comparativas. Ela permite filtrar o mapa do processo para verificar se diferentes tipos de contrato seguem caminhos distintos ou têm tempos de ciclo diferentes. Isso é essencial para identificar variações apropriadas a determinados tipos de contrato e diferenciá-las de desvios reais.
Por que isso importa
Ele permite segmentar o processo para comparar Workflows, tempos de ciclo e gargalos de diferentes categorias de contrato, como NDAs e MSAs.
Onde obter
Normalmente, este é um campo de lista de opções ou de consulta no objeto Agreement, geralmente chamado de “Apttus_Config2__Contract_Type__c” ou algo semelhante.
Exemplos
Acordo de confidencialidade (NDA)Contrato principal de serviços (MSA)Declaração de trabalho (SOW)
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Valor do contrato
ContractValue
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O valor monetário total associado ao contrato. | ||
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Descrição
O Valor do contrato representa o valor financeiro de um acordo. Dependendo do contexto do negócio, pode ser o valor total do contrato, a receita recorrente anual ou outra métrica financeira importante. Analisar esse atributo é fundamental para otimizar o processo com base em valor. Isso permite priorizar contratos de alto valor e responder a perguntas como: contratos de alto valor são processados mais rapidamente ou ficam presos com mais frequência em determinadas etapas? Ele é essencial para o Dashboard “Análise de Throughput do Valor dos Contratos”.
Por que isso importa
Isso permite analisar o processo com base em valor, ajudando a priorizar melhorias para contratos de alto valor e entender seu impacto no negócio.
Onde obter
Normalmente, este é um campo de moeda no objeto Agreement do Conga CLM, como “Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c”.
Exemplos
500002500001200000
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Data de renovação
RenewalDate
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A data prevista para iniciar o processo de renovação do contrato. | ||
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Descrição
A Data de renovação é uma data calculada ou definida manualmente que indica quando o processo de renovação de um contrato deve começar. Normalmente, ela é definida com alguma antecedência em relação à Data de expiração, por exemplo, 90 dias antes. Esse atributo ajuda as equipes a gerenciar o pipeline de renovações com eficiência. Ele pode ser usado para acionar alertas e automatizar tarefas relacionadas às renovações de contratos, garantindo que o processo comece com tempo suficiente. É um elemento importante para o KPI “Taxa de Renovação no Prazo”.
Por que isso importa
Ele fornece um ponto de acionamento para as atividades de renovação, ajudando a garantir que os contratos sejam renovados no prazo e apoiando a gestão proativa do ciclo de vida.
Onde obter
Pode ser um campo de fórmula personalizado baseado na Data de expiração ou um campo de data separado no objeto Agreement do Conga CLM.
Exemplos
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Departamento do responsável
OwnerDepartment
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O departamento do responsável pelo contrato, como “Vendas”, “Jurídico” ou “Compras”. | ||
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Descrição
O atributo Departamento do responsável especifica a área de negócio à qual o responsável pelo contrato pertence. Essas informações normalmente são obtidas do perfil do usuário no sistema. Essa é uma dimensão poderosa para análise, permitindo comparar a performance do processo entre diferentes departamentos. Ela pode ajudar a identificar se o departamento Jurídico é um gargalo, se a equipe de Vendas segue um processo diferente ou se determinados departamentos têm tempos de ciclo significativamente mais longos. Esse insight é valioso para iniciativas de melhoria de processos entre áreas.
Por que isso importa
Ele permite analisar o processo por área de negócio, revelando diferenças de performance e gargalos entre departamentos como Vendas e Jurídico.
Onde obter
Esses dados geralmente são obtidos do objeto User no Salesforce, vinculado por meio do campo Responsável pelo contrato no objeto Agreement.
Exemplos
VendasJurídicoComprasFinanças
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É retrabalho
IsRework
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Um indicador calculado que informa se uma atividade faz parte de um loop de retrabalho. | ||
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Descrição
É retrabalho é um indicador booleano definido como “true” quando uma atividade representa um retrocesso no processo, como retornar à etapa “Contrato redigido” após uma revisão jurídica. Ele não é um campo do sistema de origem, mas é calculado durante a transformação dos dados para Process Mining. Esse indicador é muito útil para quantificar a ineficiência do processo. Ele apoia diretamente o KPI “Taxa de Retrabalho de Contratos” e ajuda a visualizar loops do processo no mapa do processo. Identificar a frequência e as causas do retrabalho é um dos principais objetivos de muitas iniciativas de melhoria de processos.
Por que isso importa
Esse indicador calculado facilita a quantificação e a análise das ineficiências do processo ao destacar atividades que fazem parte de loops de retrabalho que não agregam valor.
Onde obter
Esse atributo não está no sistema de origem. Ele é calculado na ferramenta de Process Mining ou na camada de ETL com base na sequência de atividades.
Exemplos
truefalse
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Nome da contraparte
CounterpartyName
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O nome da parte externa, empresa ou pessoa envolvida no contrato. | ||
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Descrição
O Nome da contraparte identifica o outro signatário do acordo. Normalmente, trata-se de um cliente, fornecedor ou organização parceira. Analisar as métricas do processo por contraparte pode revelar padrões importantes. Por exemplo, pode mostrar que as negociações com determinadas contrapartes levam consistentemente mais tempo ou exigem mais revisões. Esse insight pode orientar as estratégias de negociação e ajudar na gestão do relacionamento com parceiros de negócio importantes.
Por que isso importa
Ele permite analisar variações do processo com base na parte externa, ajudando a identificar quais clientes ou fornecedores têm ciclos de negociação mais longos ou taxas de revisão mais altas.
Onde obter
Geralmente, este é um campo de consulta para o objeto Account no Salesforce, vinculado ao objeto Agreement no Conga CLM.
Exemplos
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Região
Region
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A região geográfica associada ao contrato, como “América do Norte” ou “EMEA”. | ||
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Descrição
O atributo Região indica a área geográfica relevante para o contrato, que pode ser definida com base na localização da contraparte, na região de vendas ou na legislação aplicável. Esse atributo permite analisar o processo sob uma perspectiva geográfica. Ele pode ajudar a responder a perguntas como: “Os contratos na EMEA levam mais tempo para ser aprovados devido a regulamentações diferentes?” ou “A taxa de alterações marcadas é maior nos contratos da região APAC?”. Isso fornece um contexto valioso para operações globais.
Por que isso importa
Segmentar por região ajuda a identificar variações geográficas nos tempos de ciclo, nos requisitos de conformidade ou nos caminhos do processo, algo fundamental para empresas globais.
Onde obter
Geralmente, este é um campo personalizado no objeto Agreement ou é derivado dos objetos Account ou User vinculados.
Exemplos
América do NorteEMEAAPACLATAM
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Status de conformidade
ComplianceStatus
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Indica se o contrato foi aprovado nas revisões de conformidade necessárias. | ||
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Descrição
O Status de conformidade acompanha a situação de um contrato em relação às políticas internas ou regulamentações externas. Ele pode ter valores como “Não iniciado”, “Em revisão”, “Aprovado” ou “Reprovado”. Esse atributo é essencial para o Dashboard “Monitoramento de conformidade e obrigações” e para o KPI associado. Ele oferece visibilidade direta sobre a adesão às exigências de conformidade, ajudando a reduzir riscos jurídicos e financeiros ao garantir que todos os contratos passem pelas verificações necessárias antes da formalização ou ativação.
Por que isso importa
Ele mede diretamente a adesão aos protocolos de conformidade, ajudando a identificar e reduzir riscos jurídicos e financeiros no portfólio de contratos.
Onde obter
Provavelmente, este é um campo de lista de opções personalizado no objeto Agreement, atualizado por atividades ou aprovações específicas relacionadas à conformidade.
Exemplos
AprovadoPrecisa de análiseNão aplicávelReprovado
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Tempo de ciclo de aprovação
ApprovalCycleTime
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O tempo total que um contrato permanece na fase de aprovação. | ||
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Descrição
O Tempo de ciclo de aprovação é uma métrica calculada que mede a duração desde a entrada do contrato no processo de aprovação, por exemplo, em “Revisão interna iniciada”, até o recebimento da aprovação interna final. Ela agrega o tempo de todas as etapas de aprovação relevantes. Esse atributo é a principal medida do Dashboard “Tempo de ciclo de aprovação de contratos” e do KPI “Tempo médio de aprovação de contratos”. Ele oferece uma visão geral da eficiência de todo o Workflow de aprovação, facilitando o acompanhamento da performance em relação às metas e a identificação de atrasos sistêmicos.
Por que isso importa
Esse KPI mede diretamente a eficiência do Workflow de aprovação, ajudando a identificar e resolver atrasos em uma fase crítica do ciclo de vida do contrato.
Onde obter
Esta é uma métrica calculada, obtida pela diferença de tempo entre a primeira atividade de aprovação e a atividade de aprovação final de cada contrato.
Exemplos
259200604800432000
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Unidade de negócio
BusinessUnit
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A unidade de negócio específica da organização à qual o contrato pertence. | ||
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Descrição
O atributo Unidade de negócio associa um contrato a uma divisão ou segmento específico da empresa, como “Software empresarial” ou “Hardware para consumidores”. Isso permite uma análise mais detalhada do processo de gestão de contratos em diferentes partes da organização. Analisar por Unidade de negócio pode mostrar se diferentes divisões têm variações próprias de processo, níveis de performance ou tipos de contrato. Isso é valioso para grandes organizações que buscam padronizar processos sem deixar de atender às necessidades específicas e válidas de cada unidade de negócio.
Por que isso importa
Ele permite segmentar a performance do processo por divisão organizacional, destacando variações de eficiência ou procedimento em toda a empresa.
Onde obter
Pode ser um campo personalizado no objeto Agreement ou ser derivado do perfil do usuário responsável pelo contrato.
Exemplos
Vendas da América do NorteServiços da EMEADivisão de produtos da APAC
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Atividades do gerenciamento de contratos
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Aprovações internas obtidas
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Este marco indica que o contrato recebeu todas as aprovações internas necessárias e está pronto para execução. Normalmente, essa é a etapa final de um Salesforce Approval Process com várias fases. | ||
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Por que isso importa
Este é um marco crítico que encerra o ciclo de revisão e aprovação interna. Ele é o ponto final para medir o KPI 'Average Contract Approval Time'.
Onde obter
Capturado na lista relacionada ao Salesforce Approval History do objeto Contract. O evento corresponde ao carimbo de data e hora do status final 'Approved' no processo.
Captura
Capturar o carimbo de data e hora da etapa final de aprovação no processo de aprovação associado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato ativado
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Representa o momento em que o contrato entra em vigor e passa a ser operacional na organização, acionando obrigações e direitos. Normalmente, isso é inferido a partir de uma mudança de status de 'Executed' para 'Active'. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade marca o início do ciclo de vida posterior à assinatura. Ela aciona a gestão de obrigações e o monitoramento de performance.
Onde obter
Inferido a partir do histórico do campo de status do objeto Contract. O evento corresponde ao carimbo de data e hora em que o status muda para 'Active' ou termo equivalente.
Captura
Identificar o carimbo de data e hora da mudança de status de 'Executed' para 'Active'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato encerrado
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Esta atividade marca o encerramento antecipado de um contrato antes da data de expiração, com base em uma ação específica. Isso é registrado por uma mudança no status do contrato para “Encerrado”. | ||
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Por que isso importa
Como um estado final importante, os eventos de encerramento ajudam a entender as taxas e os motivos de cancelamento de contratos. Eles fornecem uma conclusão definitiva, embora muitas vezes negativa, para o processo.
Onde obter
Inferido a partir do histórico do campo de status do objeto Contract. O evento corresponde ao timestamp em que o status é atualizado para “Encerrado” ou “Cancelado”.
Captura
Registrar o timestamp da mudança de status para “Encerrado”.
Tipo de evento
inferred
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Contrato executado/assinado
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Esta é a atividade decisiva em que todas as partes assinam legalmente o contrato, tornando-o um acordo vinculante. Soluções de assinatura eletrônica integradas ao Conga CLM, como o Conga Sign, criam um evento explícito com carimbo de data e hora. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade representa a conclusão bem-sucedida do processo anterior à assinatura e é um marco importante para métricas de performance como 'Contract Execution Rate'. Muitas vezes, ela é considerada o principal evento final do caminho ideal.
Onde obter
Capturado a partir da trilha de auditoria ou do status da ferramenta de assinatura eletrônica integrada. Um status final 'Completed' ou 'Signed' é registrado com um carimbo de data e hora preciso.
Captura
Registrar o evento de conclusão proveniente da API do serviço de assinatura eletrônica integrado ou do objeto de status.
Tipo de evento
explicit
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Contrato expirado
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Representa o fim natural do ciclo de vida de um contrato quando ele chega à data de expiração sem renovação ou encerramento. Esse evento não é registrado explicitamente, mas é derivado dos dados do contrato. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade define o fim planejado do ciclo de vida do contrato. Analisar contratos expirados ajuda a entender as oportunidades de renovação e a gestão geral do portfólio de contratos.
Onde obter
Este é um evento calculado. A atividade ocorre quando a data do sistema ultrapassa o campo “Data de término do contrato” ou “Data de expiração” no objeto Contract, e o status ainda é “Ativo”.
Captura
Derivar comparando o campo “Data de término do contrato” com a data atual.
Tipo de evento
calculated
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Revisão jurídica realizada
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Esta atividade indica que o departamento jurídico concluiu a revisão do contrato. Ela pode ser capturada como uma etapa explícita de aprovação em um Workflow ou inferida a partir de uma mudança de status, como 'Legal Review Complete'. | ||
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Por que isso importa
Isolar a fase de revisão jurídica é essencial para analisar um gargalo comum. Isso apoia o KPI 'Average Legal Review Time' e ajuda a otimizar os recursos do departamento jurídico.
Onde obter
Isso pode ser registrado na lista relacionada ao histórico de aprovações quando o Salesforce Approvals é usado. Como alternativa, pode ser inferido a partir de uma mudança de status no objeto Contract.
Captura
Capturar o carimbo de data e hora da mudança de status para 'Legal Review Complete' ou da etapa final de aprovação da fila jurídica.
Tipo de evento
inferred
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Solicitação de contrato iniciada
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Esta atividade marca o início formal do ciclo de vida do contrato, representando a criação de um novo registro de contrato no sistema. Normalmente, ela é capturada como um evento explícito quando um usuário cria um novo objeto Contract no Conga CLM. | ||
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Por que isso importa
Como ponto de partida de cada contrato, essa atividade é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta. Ela permite analisar o volume e os tipos de contratos iniciados.
Onde obter
Este evento é capturado a partir da data e do carimbo de data e hora de criação do registro Contract na plataforma Salesforce, na qual o Conga CLM é baseado. O usuário que criou o registro também costuma ser registrado.
Captura
Acompanhar o evento de criação do objeto Contract principal.
Tipo de evento
explicit
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Alteração solicitada
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Indica o início de um processo para alterar formalmente um contrato existente e ativo. Normalmente, isso é registrado pela criação de um novo registro de “Alteração” relacionado ao contrato original. | ||
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Por que isso importa
As alterações representam variações significativas no processo. Analisar sua frequência e o tempo de ciclo pode revelar problemas na definição do escopo do contrato original ou mudanças nas necessidades do negócio.
Onde obter
Registrado a partir da data de criação de um novo registro em um objeto “Alteração” ou com nome semelhante, que tenha um relacionamento de consulta com o objeto Contract principal.
Captura
Acompanhar o evento de criação de um registro de “Alteração” vinculado ao contrato.
Tipo de evento
explicit
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Aprovação da contraparte recebida
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Indica que a parte externa concordou com os termos e está pronta para assinar. Normalmente, isso é atualizado manualmente no status ou pode ser capturado em um portal, quando utilizado. | ||
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Por que isso importa
Isso marca o fim da fase ativa de negociação. É um evento importante para medir o KPI 'Average Negotiation Cycle Time' e prever quando o contrato será executado.
Onde obter
Provavelmente, é inferido a partir de uma mudança de status no objeto Contract, como a passagem para 'Awaiting Signature'. Essa atualização é feita manualmente pelo responsável pelo contrato.
Captura
Capturar o carimbo de data e hora quando o status mudar para 'Approved by Counterparty' ou 'Pending Signature'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato enviado à contraparte
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Representa a ação explícita de enviar o documento contratual à parte externa para revisão e negociação. O Conga CLM geralmente oferece uma ação específica de 'Send for Negotiation', que é registrada. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade marca a transição dos processos internos para a negociação externa. Ela é o ponto de partida para medir o tempo do ciclo de negociação.
Onde obter
Normalmente, é capturada como um registro de Activity ou Task associado ao Contract, muitas vezes criado automaticamente por uma ação do sistema.
Captura
Identificar o Event Log do evento 'Send for Negotiation' ou 'Send to Counterparty'.
Tipo de evento
explicit
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Contrato redigido
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Representa a conclusão da elaboração inicial do documento contratual. Muitas vezes, isso é inferido a partir de uma mudança de status no registro do contrato, por exemplo, de 'Requested' para 'Drafting' ou 'In Review'. | ||
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Por que isso importa
Acompanhar essa atividade ajuda a medir o tempo gasto na elaboração inicial. Atrasos nessa etapa podem indicar problemas com Templates, coleta de dados ou alocação de recursos.
Onde obter
Inferido a partir do histórico do campo de status do objeto Contract. Procure o carimbo de data e hora em que o status muda para um valor posterior à elaboração, como 'Internal Review'.
Captura
Identificar a mudança de status de 'Draft' para o próximo estado lógico do Workflow.
Tipo de evento
inferred
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Contrato renovado
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Representa a renovação bem-sucedida de um contrato, estendendo seu ciclo de vida. Isso pode ser registrado por uma mudança de status no contrato original ou pela criação de um novo registro de contrato identificado como renovação. | ||
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Por que isso importa
Acompanhar as renovações é essencial para a retenção de receita e a continuidade dos negócios, além de apoiar o KPI “Taxa de Renovação no Prazo”. Esse evento representa um resultado positivo para o ciclo de vida do contrato.
Onde obter
Pode ser inferido a partir de uma mudança de status para “Renovado”. Como alternativa, se um novo registro de contrato for criado, considera-se a criação desse novo registro quando o campo “Renovação de” apontar para o contrato antigo.
Captura
Identificar a mudança de status para “Renovado” ou a criação de um novo registro de contrato vinculado.
Tipo de evento
inferred
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Contrato revisado com marcações
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Esta atividade ocorre sempre que uma nova versão do documento contratual é registrada ou carregada durante as negociações. Os recursos de controle de versões do Conga CLM criam um registro para cada versão do documento. | ||
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Por que isso importa
Acompanhar a frequência das marcações ajuda a quantificar a intensidade da negociação e apoia o KPI 'Redline Iteration Count'. Isso pode revelar contratos excessivamente complexos ou negociações difíceis.
Onde obter
Capturado a partir do histórico de versões do documento contratual armazenado no Conga CLM. Cada nova versão criada após o envio à contraparte é um evento distinto.
Captura
Registrar um evento para cada nova versão do documento criada com alteração no número da versão principal.
Tipo de evento
explicit
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Revisão de Conformidade realizada
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Uma atividade posterior à ativação em que o contrato é revisado em relação aos requisitos de Conformidade ou às regulamentações. Isso pode ser capturado quando uma tarefa relacionada ou um item de checklist é marcado como concluído. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade é fundamental para monitorar a governança e a gestão de riscos. Ela apoia o KPI “Taxa de Adesão à Revisão de Conformidade” ao acompanhar se e quando essas verificações ocorrem.
Onde obter
Provavelmente inferido a partir da conclusão de uma Task relacionada ou de um objeto personalizado de “Revisão de Conformidade” vinculado ao Contract. A data de conclusão desse registro serve como timestamp do evento.
Captura
Registrar a data de conclusão de uma tarefa recorrente ou de um registro relacionado à conformidade.
Tipo de evento
inferred
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Revisão interna iniciada
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Marca o momento em que o contrato redigido é enviado para revisão pelas partes interessadas internas, como a área financeira ou os gestores das unidades de negócio. Normalmente, isso é inferido a partir de uma mudança de status para 'In Internal Review' ou equivalente. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade é o ponto de partida para medir o tempo do ciclo de revisão interna. Ela ajuda a identificar quanto tempo os contratos aguardam uma revisão e quanto tempo o próprio processo de revisão leva.
Onde obter
Inferido a partir do histórico do campo de status do objeto Contract. O evento recebe um carimbo de data e hora quando o status muda para indicar o início da fase de revisão interna.
Captura
Capturar o carimbo de data e hora quando o status do contrato mudar para 'Internal Review' ou equivalente.
Tipo de evento
inferred
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