Seu Template de dados para processamento de pedidos de venda no processo Order to Cash

A data e a hora do evento registram o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esse atributo fornece o contexto temporal do processo e permite ordenar cronologicamente todos os eventos associados a um pedido de vendas.

Esse dado é essencial para todas as análises baseadas em tempo. Ele é usado para calcular os tempos de ciclo entre quaisquer duas atividades, identificar a duração de etapas específicas e localizar atrasos ou gargalos. Por exemplo, o KPI "Tempo de ciclo do atendimento de pedidos" é calculado pela diferença entre a data e a hora do evento da atividade final de entrega e a atividade inicial de criação do pedido. Dashboards como "Visão geral do tempo de ciclo do pedido de vendas" dependem totalmente desse atributo.

Esse dado é essencial para calcular métricas de performance, como tempos de ciclo e durações, que ajudam a identificar gargalos.

Geralmente, esse dado aparece junto a cada transação ou registro de atualização de status, com nomes como data de criação, data de alteração ou data de lançamento.

O ID do pedido de vendas é a base do Process Mining no processo de pedido ao recebimento, pois identifica cada instância do processo, da criação ao encerramento. Ele funciona como chave primária que conecta todas as atividades, os eventos e os dados relacionados, formando a jornada completa de um único pedido.

Na análise, esse atributo permite reconstruir o ciclo de vida de cada pedido de vendas. Ele é usado para rastrear a sequência de eventos, medir o tempo entre atividades e agregar métricas por pedido. Por exemplo, para calcular o KPI "Tempo de ciclo do atendimento de pedidos", é preciso agrupar todas as atividades pelo ID do pedido de vendas e calcular a diferença entre o primeiro e o último evento.

Esse ID é essencial para acompanhar cada pedido ao longo do processo e permite analisar, por caso, os tempos de ciclo, os gargalos e os desvios.

Geralmente, esse dado fica na tabela de cabeçalho dos documentos de pedido de vendas do sistema ERP ou CRM de origem.

O nome da atividade descreve uma etapa ou um marco no ciclo de vida do pedido de vendas, como "Pedido de vendas criado", "Análise de crédito realizada" ou "Mercadorias enviadas". Cada atividade representa uma ação específica realizada no pedido e compõe o mapa do processo.

A análise depende muito desse atributo para visualizar o fluxo do processo, identificar caminhos comuns e descobrir desvios do procedimento padrão. Ao analisar a sequência de atividades, analistas podem localizar gargalos, ciclos de retrabalho, como atividades repetidas de "Pedido de vendas alterado", e variações fora de conformidade. Esse atributo é fundamental para dashboards como "Conformidade e desvios do processo" e KPIs como "Taxa de retrabalho de pedidos de vendas".

Ele define as etapas do processo e permite visualizar o mapa, analisar os fluxos e identificar retrabalho ou desvios.

Muitas vezes, esse dado é obtido de alterações no status de documentos, logs de eventos ou códigos de transação nos módulos de vendas, entrega e faturamento do sistema de origem.

O atributo Sistema de origem especifica o sistema de registro em que os dados do evento foram gerados. Em empresas modernas, um processo completo, como o de pedido ao recebimento, costuma passar por vários aplicativos, por exemplo, um CRM para criar o pedido e um ERP para o atendimento e o faturamento.

Na análise, esse atributo ajuda a entender o panorama tecnológico do processo. Ele permite identificar pontos de integração e possíveis problemas de consistência dos dados entre sistemas. Analisar as atividades por sistema de origem pode revelar se determinadas etapas são executadas de forma diferente ou sofrem mais atrasos dependendo do sistema utilizado.

Ele informa a origem dos dados, o que é essencial em ambientes com vários sistemas para rastrear a linhagem dos dados e identificar variações do processo específicas de cada sistema.

Essa informação costuma ser adicionada durante a extração de dados (ETL) ou pode ser um campo padrão em data warehouses.

Este atributo registra a data e a hora em que os dados foram carregados pela última vez no ambiente de Process Mining. Ele indica o nível de atualização dos dados analisados e é diferente da data e hora do evento, que registram quando a atividade de negócio realmente ocorreu.

Embora normalmente não seja usado diretamente na análise do fluxo do processo, esse dado é importante para a governança de dados e para garantir a confiabilidade das conclusões. Ele ajuda analistas e usuários de negócio a entender quando os insights foram gerados. Por exemplo, se os dados foram atualizados há uma semana, essa informação deve ser considerada ao tirar conclusões sobre a performance atual.

Esse dado indica o nível de atualização das informações e ajuda a garantir que as análises usem dados recentes e que as conclusões continuem relevantes.

Em geral, essa informação é gerada e armazenada pela ferramenta de extração de dados (ETL) ou pela plataforma de Process Mining durante a ingestão dos dados.

O canal de vendas indica a origem ou o meio pelo qual o pedido foi feito. Pode ser um portal online, uma equipe de vendas diretas, uma conexão EDI com um parceiro ou uma loja física.

Analisar o processo por canal de vendas pode revelar diferenças importantes de eficiência e conformidade. Por exemplo, pedidos feitos pela Web podem ser altamente automatizados e rápidos, enquanto pedidos de vendas diretas podem envolver mais alterações manuais e ciclos de aprovação mais longos. Essa análise ajuda as empresas a otimizar o fluxo específico de cada canal e alocar recursos com mais eficiência. É uma dimensão importante para dashboards como "Gargalos no atendimento de pedidos".

Permite comparar a performance do processo entre diferentes canais e identificar variações de eficiência, automação e conformidade.

Essa informação costuma ficar nos dados do cabeçalho do pedido de vendas e geralmente é um campo obrigatório durante a inserção do pedido.

Esse atributo identifica a parte externa para quem o pedido de vendas está sendo processado. Pode ser um número exclusivo de cliente, o nome de uma empresa ou outra chave que diferencie um cliente dos demais.

No Process Mining, o identificador do cliente é uma dimensão útil para segmentar os dados. Analistas podem filtrar o mapa do processo para ver como ele funciona para um cliente específico ou comparar os fluxos entre grupos de clientes, como contas estratégicas e compradores ocasionais. Isso pode revelar processos personalizados ou destacar clientes que frequentemente causam desvios ou atrasos, gerando insights valiosos para a gestão do relacionamento com clientes.

Permite filtrar e comparar processos entre clientes ou grupos de clientes para identificar processos personalizados ou contas problemáticas.

Esse dado fica nos dados do cabeçalho do pedido de vendas e está vinculado aos dados mestres do cliente no sistema ERP ou CRM de origem.

O identificador do produto, como um número de material ou SKU, especifica o que está sendo vendido. Embora um pedido de vendas possa incluir vários produtos, esse atributo costuma representar o produto principal ou pode ser agregado em uma categoria de produtos para análises de alto nível.

Esse atributo permite analisar o processo de pedido ao recebimento pela perspectiva dos produtos. A análise pode revelar se determinados produtos estão associados a prazos de atendimento mais longos, mais problemas de entrega ou mais cancelamentos. Esse insight é importante para o planejamento da cadeia de suprimentos, a gestão de estoque e a estratégia do portfólio de produtos. Por exemplo, descobrir que uma linha de produtos específica sofre atrasos frequentes na etapa "Liberado para o armazém" pode levar a uma investigação dos níveis de estoque ou da localização no armazém.

Permite analisar a performance do processo para diferentes produtos ou grupos de produtos e identificar gargalos ou problemas específicos.

Esse dado fica no nível do item do pedido de vendas. Para análises por caso, pode ser representado pelo item mais relevante ou por uma categoria de produtos derivada.

O atributo Nome de usuário identifica a pessoa ou o agente automatizado responsável por realizar determinada atividade. Pode ser um representante de vendas que criou o pedido, um gerente de crédito que o aprovou ou um usuário do sistema que lançou um pagamento automaticamente.

Esse atributo permite analisar o processo sob a perspectiva das pessoas. Ele é usado para avaliar a distribuição da carga de trabalho, comparar a performance entre equipes ou pessoas e identificar oportunidades de treinamento. Também é importante para a conformidade e a trilha de auditoria. Analisar as atividades por usuário ajuda a descobrir quem participa de ciclos de retrabalho ou de comportamentos fora de conformidade e é fundamental para calcular o KPI "Taxa de intervenção manual".

Identifica a pessoa ou o sistema que executa uma atividade e permite analisar a carga de trabalho, a performance da equipe, os níveis de automação e a conformidade.

Esse dado costuma aparecer em logs de transações ou históricos de alterações de documentos, com nomes como "Criado por" ou "Alterado por".

O valor do pedido representa o valor financeiro total do pedido de vendas. É uma métrica financeira importante que quantifica a dimensão de cada instância de caso.

Esse atributo é muito útil para análises de processo baseadas em valor. Ele permite priorizar problemas com foco nos pedidos de maior valor. Por exemplo, analistas podem investigar se pedidos de alto valor têm tempos de ciclo mais longos ou mais retrabalho do que pedidos de baixo valor. O atributo também ajuda a calcular o impacto financeiro das ineficiências do processo, como o valor total dos pedidos atrasados por um gargalo específico. Isso ajuda a justificar iniciativas de melhoria de processos.

Permite analisar os processos com base no valor, priorizando melhorias em pedidos de alto valor e quantificando o impacto financeiro dos atrasos.

Disponível nos dados do cabeçalho do pedido de vendas, geralmente calculado pela soma dos valores líquidos de todos os itens.

Depois de verificar o estoque e os cronogramas de produção, a empresa informa uma data de entrega confirmada. Essa data representa o compromisso da organização com o cliente e serve como referência interna para medir a performance do atendimento.

Esse atributo é essencial para avaliar a eficiência operacional interna. Ele é usado no KPI "Taxa de entrega no prazo", que compara a data de entrega confirmada com a data de entrega real para determinar se a empresa cumpriu o próprio compromisso. Diferenças significativas entre as datas de entrega solicitadas e confirmadas em muitos pedidos podem indicar problemas sistêmicos nos cálculos de disponibilidade para promessa (ATP) ou no planejamento de capacidade.

Representa o compromisso da empresa com o cliente e serve como referência interna para medir a pontualidade da entrega e a confiabilidade do atendimento.

Esse dado fica nas linhas de programação do pedido de vendas e costuma ser atualizado depois de uma verificação de disponibilidade ou de uma execução do planejamento de produção.

A data de entrega real registra a entrega bem-sucedida das mercadorias ao cliente. Muitas vezes, ela é baseada no comprovante de entrega fornecido pela transportadora.

Esse atributo é a medida definitiva do sucesso do atendimento. É o dado final usado para calcular a "Taxa de entrega no prazo", comparando-o com as datas de entrega solicitada e confirmada. Analisar o intervalo entre a atividade "Mercadorias enviadas" e a data de entrega real também pode gerar insights sobre a performance dos parceiros de logística e dos métodos de envio.

Esse é o comprovante final do atendimento e é essencial para calcular com precisão a taxa de entrega no prazo e o tempo total de ciclo do atendimento de pedidos.

Muitas vezes, esse dado vem de um sistema externo de logística ou transporte e é integrado ao ERP. Ele também pode ser obtido pela data e hora da atividade "Mercadorias entregues".

Essa data representa o prazo de entrega desejado pelo cliente. É uma informação importante, registrada no início do processo, e serve como principal referência para avaliar a satisfação do cliente com a pontualidade da entrega.

Na análise do processo, a data de entrega solicitada é comparada com outras datas importantes, como a data de entrega confirmada e a data de entrega real, para medir os níveis de serviço. É um dado essencial para o Dashboard "Performance de entrega no prazo" e ajuda a calcular se a entrega ocorreu no prazo esperado pelo cliente. Analisar a diferença entre as datas solicitada e confirmada também pode revelar problemas de planejamento e programação.

Representa a expectativa de entrega do cliente e serve de referência para medir a performance de entrega no prazo e a satisfação do cliente.

Geralmente, esse dado fica no cabeçalho do pedido de vendas ou nos detalhes do item e é informado durante a criação do pedido.

A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas com o cliente. Ela define o prazo para o pagamento em dia e é um elemento importante do processo de contas a receber.

Esse atributo é essencial para analisar a parte financeira do ciclo de pedido ao recebimento. Ele serve de referência para determinar se o pagamento foi feito no prazo e é um dado direto para o KPI "Taxa de pagamentos no prazo". O Dashboard "Ciclo entre fatura e pagamento" depende dessa data para analisar o comportamento de pagamento e gerenciar o capital de giro com eficiência. Atrasos entre a criação da fatura e o pagamento podem ser comparados com essa data para identificar clientes que pagam com atraso.

Essencial para a análise financeira, essa data serve de referência para calcular a taxa de pagamentos no prazo e gerenciar as contas a receber.

Geralmente, esse dado aparece no documento da fatura do cliente e é calculado com base na data da fatura e nas condições de pagamento especificadas nos dados mestres do cliente ou no pedido de vendas.

Esse atributo booleano diferencia as tarefas executadas por usuários das realizadas por automação do sistema, como jobs em segundo plano, APIs ou bots de RPA. Por exemplo, uma verificação de crédito pode ser automatizada, enquanto a resolução de um bloqueio de crédito costuma ser manual.

Analisar o processo pela perspectiva da automação é essencial para iniciativas de transformação digital. Esse indicador é o principal dado usado para calcular o KPI de taxa de intervenção manual. Ele ajuda a identificar quais partes do processo são altamente automatizadas e quais ainda dependem de trabalho manual. Essa análise pode revelar oportunidades para ampliar a automação, reduzir custos, minimizar erros e encurtar os tempos de ciclo.

Diferencia tarefas manuais das automatizadas, o que é essencial para medir os níveis de automação e identificar oportunidades de melhoria do processo.

Essa informação pode ser obtida do atributo “Nome do usuário” (por exemplo, identificando usuários do sistema, como “BATCH_USER”) ou de campos específicos nos registros de eventos que acompanham o contexto de execução.

Quando um pedido de venda é cancelado ou um item é rejeitado, o motivo da rejeição explica o contexto de negócio desse resultado negativo. Entre os motivos possíveis estão “Cancelado pelo cliente”, “Preço incorreto” e “Sem estoque”.

Esse atributo é essencial para a análise de causa raiz de falhas no processo. Ao analisar a frequência dos diferentes motivos de rejeição, a empresa pode identificar problemas sistêmicos. Por exemplo, um número elevado de cancelamentos por “Preço incorreto” pode indicar problemas nos processos de cotação ou de dados mestres. Essa análise contribui diretamente para melhorar a taxa de acerto na primeira vez e reduzir o desperdício no processo.

Explica por que os pedidos não são concluídos, permitindo analisar a causa raiz e resolver problemas relacionados a preços, estoque ou comunicação com o cliente.

Geralmente aparece no nível do item do pedido de venda e é selecionado em uma lista predefinida de códigos quando um item é cancelado.

O status do pedido mostra em que ponto do ciclo de vida o pedido de vendas está em determinado momento. É um rótulo categórico que resume o estado atual do pedido.

A sequência de atividades oferece um mapa detalhado do processo, enquanto o atributo Status do pedido é útil para criar uma visão simplificada e de alto nível. Ele pode ser usado para filtrar todos os pedidos que estão em determinado estado, como os que estão "Aguardando liberação de crédito". Analisar o tempo gasto em cada status também pode revelar gargalos, por exemplo, pedidos que passam tempo demais no status "Aguardando aprovação".

Resume o estado do pedido em alto nível e ajuda a filtrar, analisar status e identificar pedidos parados em determinada etapa.

Esse é um campo padrão no cabeçalho da maioria dos documentos de pedido de vendas em sistemas ERP e CRM.