Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

O Horário do evento registra o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no ciclo de vida da fatura. Cada atividade, de 'Invoice Received' a 'Invoice Cleared', tem um registro de data e hora associado.

Esse atributo é essencial para a análise de performance. Ele permite calcular os tempos de ciclo entre as atividades, como o tempo de aprovação e de pagamento, e o tempo total de processamento de ponta a ponta de cada fatura. Ao analisar essas durações, as organizações podem identificar gargalos, medir a performance em relação aos acordos de nível de serviço (SLAs) e encontrar oportunidades de aceleração. Ele também permite ordenar os eventos cronologicamente para reconstruir o fluxo do processo com precisão.

É essencial para calcular tempos de ciclo, identificar gargalos e analisar a sequência cronológica dos eventos do processo.

É encontrado nos logs do sistema, nos campos de data de criação ou alteração da transação ou nos registros de horário dos eventos associados aos documentos da fatura.

O ID da fatura é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada fatura recebida de um fornecedor. Ele funciona como referência central para todas as atividades e dados relacionados àquela fatura específica, desde o recebimento inicial até o pagamento e a liquidação finais.

No Process Mining, o ID da fatura é fundamental. Ele funciona como o Case ID, permitindo que o software reúna a sequência de eventos, como 'Invoice Received', 'Approved' e 'Paid', em um fluxo de processo coerente para uma única fatura. Isso permite analisar variantes do processo, tempos de ciclo e gargalos por fatura, oferecendo uma visão clara de como cada fatura é processada.

Esse é o atributo mais importante, pois conecta todas as etapas relacionadas do processo em um único caso, permitindo a análise e a visualização do processo de ponta a ponta.

Geralmente é encontrado nos dados do cabeçalho da fatura ou nas tabelas de transações de contas a pagar do sistema de origem.

O Nome da atividade descreve uma ação específica, uma alteração de status ou um marco no ciclo de vida do processamento da fatura. Cada evento registrado para uma fatura, como 'Invoice Validated', 'Submitted For Approval' ou 'Payment Executed', é representado por um nome de atividade distinto.

Esse atributo é a base do mapa de processo, em que cada valor exclusivo se torna um nó no fluxo de processo visualizado. Analisar a sequência, a frequência e a duração entre essas atividades é o núcleo do Process Mining, ajudando a identificar caminhos comuns, desvios e loops de retrabalho. Ele é essencial para entender o que realmente acontece no processo.

Define as etapas do mapa de processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, os gargalos e as variações.

Geralmente é derivado de códigos de transação, Event Logs, campos de alteração de status ou registros de ações específicas do usuário no sistema de origem.

Esse atributo identifica o sistema de TI original em que os dados do evento foram gerados ou registrados, como um ERP, um sistema de gerenciamento de documentos ou uma ferramenta de Workflow. Em ambientes com vários sistemas envolvidos no processo de contas a pagar, esse campo ajuda a distinguir a origem de diferentes atividades.

Analisar os dados por Sistema de origem é útil para entender a fragmentação do processo e os desafios de integração dos dados. Isso pode mostrar se os atrasos ou problemas estão associados às transferências entre diferentes sistemas. Também é fundamental para a governança e a validação dos dados, garantindo que a visão do processo reflita com precisão as contribuições de cada sistema.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, essencial para validar dados, solucionar problemas e analisar variações do processo entre diferentes sistemas.

Geralmente é um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou disponibilizado nos cabeçalhos dos logs do sistema.

O registro de data e hora da Última atualização dos dados indica o momento mais recente em que os dados foram extraídos do sistema de origem e carregados no ambiente de Process Mining. Ele não representa quando o evento de negócio ocorreu, mas sim o nível de atualização dos dados analisados.

Esse atributo é importante para a governança dos dados e para que os usuários entendam a atualidade dos insights. Ele ajuda a confirmar que a análise se baseia em informações atualizadas e pode ser usado para monitorar a integridade e a frequência do pipeline de dados. Assim, as partes interessadas sabem quão recentes são os dados ao tomar decisões com base nos Dashboards e nas análises do processo.

É essencial para a governança dos dados e para garantir que os usuários saibam quão atuais são os dados analisados, fortalecendo a confiança nos insights.

Esse registro de data e hora geralmente é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados.

O Código da empresa é uma chave exclusiva que representa uma entidade legal ou empresa distinta dentro de uma organização. As faturas são processadas e contabilizadas em nome de um código de empresa específico.

Esse atributo é uma dimensão fundamental para análises comparativas em organizações com várias entidades. Ele permite comparar a performance do processo de contas a pagar entre diferentes empresas, subsidiárias ou unidades de negócio. A análise pode revelar se determinadas entidades são mais eficientes, têm taxas de automação maiores ou sofrem com mais bloqueios de pagamento. Isso ajuda a padronizar as melhores práticas e identificar problemas específicos de uma região ou entidade.

Permite comparar processos entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio, ajudando a padronizar práticas e identificar problemas locais.

Está localizado no cabeçalho dos documentos financeiros ou de transações de faturas, representando a entidade de contabilização.

A Data de vencimento da fatura é a data calculada em que o pagamento deve ser feito ao fornecedor para ser considerado pontual e evitar possíveis juros ou penalidades por atraso. Geralmente é derivada da data da fatura e das condições de pagamento acordadas, como Net 30.

Esse atributo é essencial para medir a performance dos pagamentos. Ele é a base para calcular o KPI de taxa de pagamentos no prazo e identificar pagamentos em atraso. Comparar a data de vencimento com a data real de pagamento permite analisar a pontualidade dos pagamentos, ajudando as organizações a melhorar o relacionamento com fornecedores, evitar penalidades e gerenciar o fluxo de caixa de forma estratégica.

É essencial para medir a performance dos pagamentos no prazo, gerenciar o fluxo de caixa e evitar penalidades por atraso.

Essa data geralmente é calculada pelo sistema de origem com base na data da fatura e nas condições de pagamento, e armazenada no cabeçalho da fatura.

O Nome do fornecedor identifica a razão social ou o nome comercial do fornecedor que fornece os bens ou serviços. Esse atributo oferece um contexto de negócio essencial para cada fatura.

Na análise, segmentar o processo por Nome do fornecedor permite avaliar a performance e o relacionamento com fornecedores específicos. Isso ajuda a responder perguntas como: 'Quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação?', 'Temos divergências frequentes nas faturas de determinados fornecedores?' ou 'Estamos capturando descontos por pagamento antecipado de forma eficaz para nossos principais fornecedores?'. Essa visão é essencial para as áreas de compras e gestão do relacionamento com fornecedores.

Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a identificar relacionamentos problemáticos, a conformidade com as condições de pagamento e as variações do processo por fornecedor.

Está localizado nas tabelas de dados mestres de fornecedores e vinculado aos dados das transações de faturas por meio de um ID do fornecedor.

O Nome do usuário identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma determinada etapa do processo, como inserir, aprovar ou contabilizar uma fatura. Para etapas automatizadas, pode ser o ID de um usuário do sistema ou de um lote.

Esse atributo permite uma visão do processo centrada nas pessoas. Ele é usado para analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance individual ou da equipe e as necessidades de treinamento. Ao acompanhar as atividades por usuário, as organizações podem identificar loops de retrabalho causados por pessoas específicas, descobrir onde as aprovações estão paradas e garantir a segregação adequada de funções. É um atributo essencial para entender o componente humano do processo de contas a pagar.

Permite analisar a performance da equipe e individual, a distribuição da carga de trabalho e as oportunidades de treinamento ou os problemas de conformidade.

Geralmente é encontrado nos Event Logs ou nos campos 'Changed By' e 'Created By' das tabelas de transações.

O Número do pedido de compra é o ID de referência do documento que autorizou inicialmente a compra de bens ou serviços do fornecedor. As faturas podem estar vinculadas a um PO ou não.

Esse atributo é fundamental para analisar o processo de conciliação de faturas. Ele permite diferenciar faturas baseadas em PO de faturas não baseadas em PO, que geralmente seguem caminhos de processo muito diferentes. A análise pode se concentrar na eficiência da conciliação de três vias, entre PO, recebimento de mercadorias e fatura, identificar os motivos das falhas de conciliação e medir o KPI de taxa de conciliação na primeira passagem. A ausência de um número de PO em uma fatura que deveria ter um geralmente indica um problema de conformidade do processo.

É essencial para analisar a eficiência da conciliação de faturas, diferenciar processos de faturas baseadas e não baseadas em PO e identificar problemas de conformidade.

É encontrado nos dados das transações de faturas, geralmente em um campo de referência que vincula a fatura ao módulo de compras.

O Valor da fatura representa o valor bruto total da fatura enviada pelo fornecedor. Essa é uma métrica financeira importante para cada caso.

Esse atributo é amplamente usado em análises financeiras e de performance. Ele permite filtrar os processos por relevância financeira, por exemplo, analisando separadamente faturas de alto valor, identificar gargalos de aprovação em faturas acima de determinado limite e calcular o impacto financeiro das ineficiências do processo. Por exemplo, pode ser usado para quantificar o valor de faturas bloqueadas ou priorizar esforços de automação em faturas de alto volume e baixo valor. É uma dimensão fundamental para quase todos os Dashboards de contas a pagar.

Permite analisar o impacto financeiro, como quantificar o valor de pagamentos bloqueados, e ajuda a priorizar faturas com base na relevância financeira.

Geralmente é encontrado nas tabelas de cabeçalho ou de itens dos dados das transações de faturas.

As condições de pagamento definem as condições em que uma fatura deve ser paga. Isso geralmente inclui o prazo líquido para pagamento, como 30 dias, e possíveis descontos por pagamento antecipado, como 2% de desconto se o pagamento for feito em até 10 dias.

Esse atributo fornece um contexto essencial para a análise da performance financeira. Ele é usado para calcular a data de vencimento da fatura e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado. Ao analisar a performance do processo por condição de pagamento, as organizações conseguem verificar se estão perdendo oportunidades de desconto de forma recorrente devido a longos tempos de ciclo internos. Essa análise relaciona diretamente a eficiência do processo às economias financeiras.

Permite calcular a data de vencimento da fatura e é essencial para analisar as taxas de obtenção de descontos por pagamento antecipado, relacionando a eficiência do processo à redução de custos.

Geralmente obtido nos dados mestres do fornecedor e copiado para o cabeçalho da transação da fatura no momento da criação.

A Data do pagamento é o registro de data e hora que marca o momento em que os recursos foram transferidos ao fornecedor por uma fatura específica. Esse é um marco importante que geralmente representa o fim do fluxo principal de processamento.

Na análise de Process Mining, essa data é comparada com a Data de vencimento da fatura para determinar se o pagamento foi feito no prazo, antecipadamente ou em atraso. É um componente central para calcular KPIs importantes, como a taxa de pagamentos no prazo, e analisar oportunidades de descontos por pagamento antecipado. Entender o intervalo entre a aprovação da fatura e a data do pagamento também pode revelar ineficiências nas funções de execução de pagamentos ou tesouraria.

É essencial para calcular as taxas de pagamento no prazo, analisar o comportamento dos pagamentos e identificar oportunidades de capturar descontos por pagamento antecipado.

É encontrado nos dados do documento de pagamento ou de liquidação, vinculado à transação da fatura original.

Esse atributo booleano indica se uma etapa específica do processo foi executada por um usuário do sistema, como automação, Workflow ou job em lote, ou por um usuário humano. Isso ajuda a diferenciar atividades manuais e automatizadas.

Analisar esse atributo é fundamental para entender o nível de automação do processo de contas a pagar e medir o sucesso das iniciativas de transformação digital. Ele ajuda a calcular a taxa de Straight-Through Processing (STP), identificando as faturas processadas sem intervenção manual. Comparar a performance dos caminhos automatizados e manuais pode embasar novos investimentos em automação, quantificando as economias de tempo e custo.

Permite medir os níveis de automação, como a taxa de Straight-Through Processing, e ajuda a quantificar o impacto da automação na eficiência do processo.

Geralmente obtido verificando se o 'UserName' de uma atividade corresponde a um ID conhecido de sistema ou usuário de processamento em lote.

A Moeda da fatura especifica a unidade monetária em que o valor da fatura é expresso. Isso é especialmente importante para organizações multinacionais que trabalham com fornecedores de diferentes países.

Na análise, esse atributo é essencial para interpretar corretamente o Valor da fatura e realizar cálculos financeiros precisos. Ele permite filtrar o processo por moeda para entender diferenças regionais ou desafios específicos de cada moeda. Quando combinado com dados de taxas de câmbio, pode ser usado para normalizar os valores financeiros em uma única moeda de relatório, permitindo uma análise global consistente.

Fornece o contexto necessário para o valor da fatura, permitindo análises financeiras precisas e a segmentação do processo em organizações globais.

Geralmente está localizado no cabeçalho da tabela de transações de faturas, ao lado do valor da fatura.

Um motivo de bloqueio é um código ou texto que explica por que uma fatura foi intencionalmente impedida de avançar para a etapa de pagamento. Os motivos comuns incluem divergências de quantidade ou preço, ausência de recebimento de mercadorias ou uma inspeção de qualidade obrigatória.

Esse é um atributo essencial para a análise de causa raiz de exceções e retrabalho. Ao analisar a frequência e o impacto de diferentes motivos de bloqueio, as organizações conseguem identificar as fontes mais comuns de ineficiência no processo de contas a pagar. Isso permite direcionar iniciativas de melhoria, como aumentar a precisão dos pedidos de compra com os fornecedores ou simplificar o processo de recebimento de mercadorias. Reduzir os bloqueios de pagamento é um fator essencial para melhorar a taxa de Straight-Through Processing (STP).

Essencial para a análise de causa raiz dos bloqueios de pagamento, ajudando a identificar os principais fatores de ineficiência e retrabalho no processo.

Encontrado no documento da fatura ou em uma tabela de status relacionada, geralmente preenchido quando ocorre uma atividade de 'Bloqueado'.