Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

A data e hora do evento registram o momento exato em que uma atividade específica ocorreu no ciclo de vida da fatura. Cada atividade, de 'Fatura recebida' a 'Fatura liquidada', tem uma data e hora associadas.

Este atributo é essencial para analisar a performance. Ele permite calcular os tempos de ciclo entre atividades, como o tempo de aprovação e o de pagamento, e o tempo total de processamento de ponta a ponta de cada fatura. Ao analisar essas durações, as organizações podem identificar gargalos, medir a performance em relação aos acordos de nível de serviço (SLAs) e encontrar oportunidades para acelerar o processo. O atributo também permite ordenar os eventos cronologicamente e reconstruir o fluxo do processo com precisão.

Este atributo é essencial para calcular tempos de ciclo, identificar gargalos e analisar a sequência cronológica dos eventos do processo.

Encontrado em logs do sistema, campos de data de criação ou alteração de transações ou registros de data e hora de eventos associados a documentos de fatura.

O ID da fatura é um código alfanumérico exclusivo atribuído a cada fatura recebida de um fornecedor. Ele funciona como referência central para todas as atividades e dados relacionados àquela fatura, desde o recebimento até o pagamento e a liquidação.

Em Process Mining, o ID da fatura é fundamental. Ele funciona como ID do caso e permite que o software reúna a sequência de eventos, como 'Fatura recebida', 'Aprovada' e 'Paga', em um fluxo de processo coerente para cada fatura. Isso permite analisar variantes do processo, tempos de ciclo e gargalos por fatura, oferecendo uma visão clara de como cada uma é processada.

Este é o atributo mais importante, pois conecta todas as etapas relacionadas do processo em um único caso, permitindo a análise e a visualização de ponta a ponta.

Geralmente encontrado nos dados do cabeçalho da fatura ou nas tabelas de transações de contas a pagar do sistema de origem.

O nome da atividade descreve uma ação específica, uma mudança de status ou um marco no ciclo de processamento da fatura. Cada evento registrado para uma fatura, como 'Fatura validada', 'Enviada para aprovação' ou 'Pagamento realizado', é representado por um nome de atividade distinto.

Este atributo é a base do mapa de processos, em que cada valor exclusivo se torna um nó no fluxo visualizado. Analisar a sequência, a frequência e a duração entre essas atividades é essencial em Process Mining e ajuda a identificar caminhos comuns, desvios e ciclos de retrabalho. Esse atributo é fundamental para entender o que realmente acontece no processo.

Define as etapas do mapa de processos e permite visualizar e analisar o fluxo, os gargalos e as variações do processo.

Geralmente obtido de códigos de transação, logs de eventos, campos de mudança de status ou registros de ações específicas de usuários no sistema de origem.

Este atributo identifica o sistema de TI original em que os dados do evento foram gerados ou registrados, como um ERP, um sistema de gerenciamento de documentos ou uma ferramenta de Workflow. Em ambientes com vários sistemas envolvidos no processo de contas a pagar, este campo ajuda a distinguir a origem de cada atividade.

Analisar os dados por sistema de origem ajuda a entender a fragmentação do processo e os desafios de integração de dados. Isso pode revelar se atrasos ou problemas estão associados a handoffs entre sistemas. O atributo também é essencial para a governança e a validação dos dados, garantindo que a visão do processo represente com precisão a contribuição de cada sistema.

Oferece contexto sobre a origem dos dados, essencial para validá-los, solucionar problemas e analisar variações do processo entre diferentes sistemas.

Geralmente é um valor estático, adicionado durante a extração dos dados ou disponível nos cabeçalhos dos logs do sistema.

A data e hora da última atualização dos dados indicam o momento mais recente em que os dados foram extraídos do sistema de origem e carregados no ambiente de Process Mining. Elas não representam quando o evento de negócio ocorreu, mas indicam o nível de atualização dos dados analisados.

Este atributo é importante para a governança dos dados e ajuda as pessoas usuárias a entender a atualidade dos insights. Ele confirma se a análise usa informações atualizadas e pode ser usado para monitorar a integridade e a frequência do pipeline de dados. Assim, as partes interessadas sabem quando os dados foram atualizados ao tomar decisões com base nos Dashboards e nas análises de processos.

Essencial para a governança dos dados e para que as pessoas usuárias saibam se os dados analisados estão atualizados, o que aumenta a confiança nos insights.

Esta data e hora costuma ser gerada e adicionada durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

O código da empresa é uma chave exclusiva que representa uma entidade jurídica ou empresa dentro de uma organização. As faturas são processadas e lançadas em nome de um código de empresa específico.

Esse atributo é uma dimensão fundamental para análises comparativas em organizações com várias entidades. Ele permite comparar a performance do processo de contas a pagar entre empresas, subsidiárias ou unidades de negócio. A análise pode revelar se determinadas entidades são mais eficientes, têm taxas mais altas de automação ou enfrentam mais bloqueios de pagamento. Isso ajuda a padronizar as melhores práticas e identificar problemas específicos de uma região ou entidade.

Permite comparar processos entre diferentes entidades jurídicas ou unidades de negócio, ajudando a padronizar práticas e identificar problemas locais.

Fica no cabeçalho de documentos financeiros ou de transações de faturas e representa a entidade responsável pelo lançamento.

A data de vencimento da fatura é a data calculada até a qual o pagamento deve ser feito ao fornecedor para ser considerado pontual e evitar multas ou encargos por atraso. Em geral, ela é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas, como 30 dias líquidos.

Esse atributo é essencial para medir a performance dos pagamentos. Ele serve de base para calcular o KPI de taxa de pagamentos em dia e identificar pagamentos atrasados. Comparar a data de vencimento com a data efetiva do pagamento permite analisar a pontualidade e ajuda as organizações a melhorar o relacionamento com fornecedores, evitar multas e gerenciar o fluxo de caixa de forma estratégica.

É essencial para medir a pontualidade dos pagamentos, gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso.

Essa data costuma ser calculada pelo sistema de origem com base na data da fatura e nas condições de pagamento e armazenada no cabeçalho da fatura.

O nome de usuário identifica a pessoa ou o usuário do sistema responsável por executar uma etapa do processo, como inserir, aprovar ou lançar uma fatura. Nas etapas automatizadas, pode ser o ID de um usuário do sistema ou de processamento em lote.

Esse atributo permite analisar o processo sob a perspectiva das pessoas envolvidas. Ele é usado para avaliar a distribuição da carga de trabalho e a performance individual ou da equipe, além de identificar necessidades de treinamento. Ao acompanhar as atividades por usuário, as organizações podem descobrir ciclos de retrabalho associados a pessoas específicas, identificar onde as aprovações ficam paradas e garantir a segregação adequada de funções. É um atributo essencial para entender o fator humano no processo de contas a pagar.

Permite analisar a performance individual e da equipe e a distribuição da carga de trabalho, além de ajudar a identificar oportunidades de treinamento ou problemas de conformidade.

Geralmente encontrado em registros de eventos ou nos campos 'Alterado por' / 'Criado por' das tabelas de transações.

O nome do fornecedor identifica a razão social ou o nome comercial do fornecedor de bens ou serviços. Este atributo oferece um contexto de negócios importante para cada fatura.

Na análise, segmentar o processo por fornecedor permite avaliar a performance e o relacionamento com fornecedores específicos. Isso ajuda a responder perguntas como: 'Quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação?', 'Temos discrepâncias frequentes nas faturas de determinados fornecedores?' ou 'Estamos aproveitando os descontos por pagamento antecipado dos principais fornecedores?'. Essa visão é essencial para as equipes de compras e de gestão do relacionamento com fornecedores.

Permite analisar a performance por fornecedor e ajuda a identificar problemas no relacionamento, o cumprimento das condições de pagamento e as variações do processo entre fornecedores.

Encontrado nas tabelas de dados mestres de fornecedores e vinculado aos dados de transação da fatura por meio de um ID de fornecedor.

O número do pedido de compra é o ID de referência do documento que autorizou inicialmente a compra de bens ou serviços do fornecedor. As faturas podem estar vinculadas a um PO ou não.

Este atributo é essencial para analisar o processo de conciliação de faturas. Ele permite diferenciar faturas vinculadas a POs das que não estão, pois elas costumam seguir caminhos bem diferentes. A análise pode se concentrar na eficiência da conciliação de três vias (PO, recebimento de mercadorias e fatura), identificar os motivos de falhas na conciliação e medir o KPI da taxa de conciliação na primeira tentativa. A ausência de um número de PO em uma fatura que deveria ter um costuma indicar um problema de Conformidade no processo.

Essencial para analisar a eficiência da conciliação de faturas, diferenciar processos com e sem PO e identificar problemas de Conformidade.

Encontrado nos dados de transação da fatura, geralmente em um campo de referência que a vincula ao módulo de compras.

O valor da fatura representa o valor bruto total informado pelo fornecedor. Esta é uma métrica financeira importante para cada caso.

Este atributo é amplamente usado em análises financeiras e de performance. Ele permite filtrar processos por relevância financeira, por exemplo, para analisar separadamente faturas de alto valor, identificar gargalos de aprovação acima de determinado limite e calcular o impacto financeiro das ineficiências do processo. Também pode ser usado para quantificar o valor de faturas bloqueadas ou priorizar a automação de faturas de alto volume e baixo valor. É uma dimensão fundamental para quase todos os Dashboards de contas a pagar.

Permite analisar o impacto financeiro, por exemplo, quantificando o valor de pagamentos bloqueados, e ajuda a priorizar faturas conforme sua relevância financeira.

Geralmente encontrado nas tabelas de cabeçalho ou de itens das transações de faturas.

As condições de pagamento definem os termos para quitar uma fatura. Elas costumam incluir o prazo líquido para pagamento, como 30 dias, e possíveis descontos por pagamento antecipado, como 2% de desconto para pagamentos em até 10 dias.

Esse atributo fornece um contexto importante para a análise da performance financeira. Ele é usado para calcular a data de vencimento da fatura e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado. Ao analisar a performance do processo de acordo com as condições de pagamento, as organizações podem identificar se estão perdendo descontos sistematicamente por causa de longos tempos de ciclo internos. Essa análise relaciona diretamente a eficiência do processo à redução de custos.

Determina o cálculo da data de vencimento da fatura e é essencial para analisar a obtenção de descontos por pagamento antecipado, relacionando a eficiência do processo à redução de custos.

Geralmente obtido dos dados mestres do fornecedor e copiado para o cabeçalho da transação da fatura no momento da criação.

A data do pagamento registra quando os valores de uma fatura específica foram pagos ao fornecedor. Esse é um marco importante que muitas vezes indica o fim do fluxo principal de processamento.

Na análise de Process Mining, essa data é comparada com a data de vencimento da fatura para determinar se o pagamento foi feito no prazo, antes ou depois do vencimento. Ela é essencial para calcular KPIs importantes, como a taxa de pagamentos em dia, e analisar oportunidades de desconto por pagamento antecipado. Entender o intervalo entre a aprovação da fatura e a data do pagamento também pode revelar ineficiências na execução dos pagamentos ou nas funções de tesouraria.

Essencial para calcular a taxa de pagamentos em dia, analisar o comportamento dos pagamentos e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado.

Encontrada nos dados do documento de pagamento ou de compensação, vinculado à transação da fatura original.

Esse atributo booleano indica se uma etapa específica do processo foi executada por um usuário do sistema, como uma automação, um fluxo de trabalho ou um processo em lote, ou por uma pessoa. Isso ajuda a diferenciar atividades manuais das automatizadas.

Analisar esse atributo é fundamental para entender o nível de automação do processo de contas a pagar e medir os resultados das iniciativas de transformação digital. Ele ajuda a calcular a taxa de processamento direto (STP), identificando as faturas processadas sem intervenção manual. Comparar a performance dos fluxos automatizados com a dos manuais pode embasar novos investimentos em automação, quantificando a economia de tempo e custos.

Permite medir os níveis de automação, como a taxa de processamento direto, e ajuda a quantificar o impacto da automação na eficiência do processo.

Geralmente identificado verificando se o 'UserName' de uma atividade corresponde a um ID conhecido de usuário do sistema ou de processamento em lote.

A moeda da fatura especifica a unidade monetária em que o valor da fatura é expresso. Isso é especialmente importante para organizações multinacionais que trabalham com fornecedores de diferentes países.

Na análise, este atributo é essencial para interpretar corretamente o valor da fatura e fazer cálculos financeiros precisos. Ele permite filtrar o processo por moeda para entender diferenças regionais ou desafios específicos de cada moeda. Combinado com dados de taxas de câmbio, também pode ser usado para converter valores financeiros para uma única moeda de relatório e viabilizar análises globais consistentes.

Oferece o contexto necessário para interpretar o valor da fatura e permite análises financeiras precisas e a segmentação do processo em organizações globais.

Geralmente localizado no cabeçalho da tabela de transações da fatura, junto ao valor da fatura.

O motivo do bloqueio é um código ou texto que explica por que uma fatura foi impedida de avançar para a etapa de pagamento. Entre os motivos mais comuns estão divergências de quantidade ou preço, falta de recebimento de mercadorias ou necessidade de inspeção de qualidade.

Esse atributo é essencial para a análise de causa raiz de exceções e retrabalho. Ao analisar a frequência e o impacto dos diferentes motivos de bloqueio, as organizações podem identificar as principais fontes de ineficiência no processo de contas a pagar. Isso permite direcionar iniciativas de melhoria, como aumentar a precisão dos pedidos de compra com fornecedores ou simplificar o processo de recebimento de mercadorias. Reduzir os bloqueios de pagamento é fundamental para aumentar a taxa de processamento direto (STP).

Essencial para a análise de causa raiz dos bloqueios de pagamento, ajudando a identificar os principais fatores de ineficiência e retrabalho no processo.

Encontrado no documento da fatura ou em uma tabela de status relacionada, geralmente preenchido quando ocorre a atividade 'Bloqueado'.