Como analisar seu processo e identificar gargalos

Este guia, criado pelo ProcessMind, é para quem analisa processos na plataforma. O método também funciona em outras ferramentas, mas cada etapa indica a tela que você deve usar no seu espaço de trabalho. Assim, você aplica as instruções aos seus próprios dados, sem depender de uma lista abstrata de recomendações. Os dados, por si só, não mostram qual resultado importa. Em seis etapas, você vai dos Dashboards que já tem até um gargalo que pode comprovar com evidências.

Por isso, o guia atende a dois perfis de leitor. Algumas pessoas já sabem interpretar um processo e querem apenas encontrar no ProcessMind o equivalente a cada ação: qual visualização, qual métrica e qual filtro usar. Outras estão começando a analisar processos de negócio e precisam entender primeiro o raciocínio, para poder explicar cada ação na ferramenta. O guia apresenta os dois caminhos na mesma ordem.

Você não precisa de um projeto de engenharia de dados para começar. Uma exportação que já tenha em mãos é suficiente: uma linha por evento, com um identificador de caso, o nome da atividade e a data e hora. Tudo o que vem a seguir usa um conjunto de dados no ProcessMind. Você não precisa conectar um sistema ativo antes de começar.

O restante do guia segue essa pergunta. Para observar, você usa os Dashboards e o Grafo do processo. Para entender, analisa os tempos, as variantes e os casos por trás deles. Para melhorar, decide o que fazer e como verificar se a mudança funcionou.

O que você precisa antes de começar

A análise começa antes do primeiro gráfico. O ProcessMind só pode responder às perguntas que os dados permitem. Por isso, confira as informações de entrada antes de começar.

Se o conjunto de dados ainda não estiver no espaço de trabalho, carregue seu Event Log e configure o conjunto de dados para que o ProcessMind identifique corretamente o identificador do caso, o nome da atividade e a data e hora. Atributos como custo, recurso e status de retrabalho são opcionais, mas as colunas que você não incluir representam perguntas que não poderá fazer depois. Por isso, confira os atributos do conjunto de dados antes de começar. Se a exportação não tiver um campo necessário, os atributos calculados podem derivá-lo das colunas disponíveis.

A distância entre seus Dashboards e uma conclusão fundamentada

O ProcessMind reconstrói o processo a partir dos dados de eventos e calcula as métricas. Ele pode mostrar que uma atividade tem o maior tempo de espera, que uma variante concentra um terço dos casos ou que há retrabalho em um de cada cinco casos. Mas não decide qual resultado importa, não explica por que o padrão existe nem diz o que você deve mudar. Este guia trata justamente desse trabalho.

A maioria das equipes já tem Dashboards. O desafio é transformá-los em uma explicação de como o trabalho realmente acontece. A documentação descreve o fluxo planejado, enquanto os dados de eventos mostram os caminhos que os casos percorrem de fato. O ProcessMind reúne os dois: o modelo que você desenha ou gera e o conjunto de dados que apresenta os resultados. É comparando essas informações que começa a identificação de gargalos.

Trate a diferença entre os dados e suas expectativas como uma pergunta, não como uma conclusão. O trabalho muda, as exceções se acumulam e nenhum sistema registra tudo. A comparação mostra onde vale a pena investigar um gargalo e, às vezes, revela que sua própria visão do processo estava desatualizada.

As seis etapas de uma análise no ProcessMind

Cada etapa responde a uma pergunta e deixa uma pergunta mais específica para a próxima. Os nomes das visualizações são os que você verá no espaço de trabalho. Seguindo a ordem, as seis etapas formam um método de análise de gargalos que você pode reaplicar ao próximo conjunto de dados.

1. Entenda seus Dashboards

   Entenda o que cada gráfico do ProcessMind mede. Depois, abra o Grafo do processo com o mesmo período e os mesmos filtros.

2. Explore o processo

   Observe o fluxo na Animação do processo, aplique um filtro por vez e compare as variantes do processo.

3. Defina o foco da análise

   Transforme o que observou em três a cinco perguntas que seus dados possam responder.

4. Aprofunde a análise na visualização adequada

   Teste cada pergunta no Grafo do processo, nas variantes do processo e no Explorador de casos. Salve as evidências nos favoritos.

5. Resuma suas conclusões

   Relacione cada conclusão a uma visualização, um filtro e um número. Separe o que você observou da sua interpretação.

6. Decida os próximos passos

   Defina quem fará o acompanhamento, simule a mudança e planeje como monitorá-la.

Etapa 1: entenda seus Dashboards

Antes de investigar um padrão, entenda o que cada gráfico mede. Mesmo um Dashboard que parece claro pode não deixar evidente o período, o conjunto de casos ou o cálculo usado. Ao abrir o Grafo do processo, os mesmos filtros são aplicados.

Interprete cada gráfico de acordo com o que ele mostra

No ProcessMind, os gráficos são organizados de acordo com as perguntas que respondem: tempo e volume, retrabalho, Conformidade e saúde do processo. Abra o Dashboard mais adequado à sua pergunta e interprete cada gráfico como faria com um relatório:

• O que ele mede? Tempo de atravessamento, tempo de processamento, tempo de espera, quantidade de casos ou outra métrica?
• O que os valores representam? Horas, dias, porcentagens ou quantidades?
• Quais casos estão incluídos? Confira os filtros e o conjunto de dados usado no gráfico.
• Qual período ele abrange? Um mês, um trimestre ou todo o período disponível no conjunto de dados?
• Como o valor é resumido? Uma média pode ocultar casos muito mais rápidos ou mais lentos.

Confira as configurações do gráfico em vez de confiar na memória. Quando o valor for uma média, compare-o com a distribuição dos dados. Um caso excepcionalmente longo pode elevar a média e fazer um processo saudável parecer lento.

Confira as definições das métricas que você vai usar

O ProcessMind separa as três métricas de tempo por um motivo: tempo de atravessamento, tempo de processamento e tempo de espera medem coisas diferentes, por caso e por atividade. Se você tratar essas métricas como equivalentes, o gargalo identificado pode ser resultado de uma definição inadequada. Antes de compará-las, confira o que cada métrica de tempo contabiliza.

Para ter uma primeira visão do processo como um todo, abra o Dashboard de Saúde do processo. Ele avalia o processo nas cinco dimensões CURES: Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency e Smoothness. A dimensão mais fraca aparece primeiro. Assim, a pergunta “por onde começo?” se transforma em uma lista de prioridades.

A Saúde do processo avalia o processo com base em CURES e destaca primeiro a dimensão mais fraca. Source: ProcessMind

Compare os números com o processo que você conhece

Pergunte a si mesmo se você consegue explicar um resultado com base no que sabe sobre o trabalho. Se o Dashboard mostra um tempo médio de atravessamento de cinco dias no processamento de pedidos, esse número condiz com a forma como o trabalho é feito? Se o Grafo do processo mostra muitos casos seguindo um caminho inesperado, você sabe o que leva a esse caminho?

Uma divergência é um bom ponto de partida. Pode indicar um problema real no processo, diferenças na forma como as equipes trabalham, um Event Log incompleto ou uma métrica interpretada incorretamente. Anote o que você sabe e o que ainda precisa verificar.

Analise os casos por trás de um número

Quando um gráfico levantar uma dúvida, abra o Explorador de casos e analise casos individuais. Escolha exemplos que ilustrem o padrão e acompanhe os eventos do início ao fim.

Observe:

• As atividades registradas em cada caso
• A ordem em que aconteceram
• Longos intervalos entre eventos
• Atividades repetidas ou caminhos inesperados
• Diferenças entre casos que parecem semelhantes no Dashboard

Compare a sequência registrada com o que você sabe sobre o processo. Uma etapa pode não estar registrada no sistema, ou o nome de uma atividade pode ter outro significado na prática. Um caso individual ajuda a entender um padrão, mas analise mais de um antes de chegar a uma conclusão.

Registre o que você sabe

Mantenha um registro breve de:

• O que cada Dashboard e gráfico mede
• Quais filtros e período estão ativos
• Limitações conhecidas dos dados
• Sua interpretação das principais métricas
• Dúvidas que precisam de acompanhamento

Esse registro serve de referência para comparar a próxima análise e permite que um colega confira seu raciocínio.

Etapa 2: Explore o processo

Depois de entender o que os Dashboards medem, explore o processo sem tentar provar uma explicação específica. Procure padrões que mereçam ser analisados mais de perto e use filtros e as variantes do processo para verificar se eles se repetem em diferentes grupos de casos.

Comece pela Animação do processo

A Animação do processo reproduz os casos no Grafo do processo ao longo do tempo. Primeiro, selecione o período e os filtros. Depois, acompanhe o fluxo: os casos passam de uma atividade para outra e se acumulam nos pontos em que ficam esperando.

Observe:

• Atividades em que os casos se acumulam
• Ciclos em que os casos voltam a uma atividade anterior
• Caminhos seguidos por muitos casos e caminhos percorridos por poucos
• Diferenças no fluxo entre grupos de casos

A animação mostra um padrão, mas não explica o motivo. Use-a para decidir o que investigar em seguida e confirme o que observou com as métricas e os casos.

Altere um filtro por vez

Use filtros para restringir o conjunto de dados e comparar grupos, por exemplo:

• Este mês em comparação com o trimestre anterior
• Um cliente ou tipo de caso em comparação com outro
• Casos concluídos com sucesso em comparação com casos atrasados
• Casos que seguiram o caminho padrão em comparação com os que se desviaram dele

Sempre que possível, altere um filtro por vez. Assim, fica mais fácil atribuir a diferença ao fator que você mudou e repetir a comparação quando alguém perguntar como chegou àquele número.

Analise o processo por dimensão

O ProcessMind divide o processo de acordo com os atributos do seu conjunto de dados:

• Departamento, equipe ou recurso
• Região ou localidade
• Categoria de produto ou serviço
• Segmento de clientes

Um processo que parece consistente no geral muitas vezes funciona de forma diferente entre equipes ou tipos de caso. Uma diferença entre grupos é uma pista, não uma prova de que uma equipe tem desempenho pior. Verifique se os grupos realizam trabalhos comparáveis e se os dados registram suas atividades da mesma forma.

Compare as variantes, não a média

As variantes do processo mostram os diferentes caminhos seguidos pelos casos e a frequência de cada um. Pergunte:

• Qual caminho a maioria dos casos segue?
• Quais desvios são frequentes, em vez de excepcionais?
• Como o tempo de atravessamento e outras métricas variam entre os caminhos?
• Os caminhos raros são exceções legítimas ou soluções alternativas recorrentes?

Em geral, alguns poucos caminhos concentram a maioria dos casos, enquanto uma cauda longa reúne as exceções. Comece pelos caminhos que afetam mais casos, mas analise também os raros se eles envolverem casos caros ou demorados. A frequência, por si só, não define a prioridade.

Registre suas explicações como hipóteses

Durante a análise, descreva as possíveis explicações em linguagem simples:

• “Os casos desta região demoram mais porque precisam de uma aprovação extra.”
• “Os casos com este atributo ficam esperando antes da próxima atividade.”
• “Quando esta etapa se repete, o caso demora mais para ser concluído.”

Cada frase é uma hipótese. Pergunte que evidências poderiam confirmá-la e quais poderiam refutá-la. Depois, teste-a com filtros, as variantes do processo e o Explorador de casos. Uma explicação plausível só se torna uma descoberta quando os dados a sustentam.

Etapa 3: Defina o foco da análise

A exploração gera mais perguntas do que uma única investigação pode responder. Escolha as que são mais importantes para o responsável pelo processo e que o seu conjunto de dados pode realmente responder.

Identifique os temas recorrentes

Releia suas anotações das duas primeiras etapas:

• Quais padrões apareceram mais de uma vez?
• O que surpreendeu você?
• Quais resultados ainda precisam de explicação?
• Quais perguntas são importantes para as pessoas responsáveis pelo processo?
• Onde os especialistas em processos já identificam um problema ou uma oportunidade?

Combine o que os dados mostram com o conhecimento das pessoas sobre o trabalho. Nenhuma dessas fontes é completa por si só: os dados mostram frequência e duração, enquanto o responsável pelo processo explica as políticas, exceções e mudanças que nunca aparecem no Event Log.

Priorize de três a cinco perguntas

Escolha de três a cinco perguntas para investigar primeiro. Para cada uma, verifique:

1. Ela é específica e acionável? Identifique a área do processo, o grupo de casos ou a métrica.
2. Este conjunto de dados pode respondê-la? Liste os campos e as visualizações necessários.
3. A resposta é importante? Considere quantos casos são afetados e o que o resultado pode mudar.
4. Você consegue validar a interpretação? Identifique o responsável pelo processo ou o especialista que pode conferir a análise.

Uma análise focada é mais fácil de concluir e explicar. As demais perguntas podem ficar para outra rodada.

Alinhe as expectativas

A análise é iterativa. As partes interessadas podem dizer que já conheciam um padrão, o que ainda serve de evidência para uma decisão. Também podem perguntar o que o causou. Se você ainda não consegue responder, indique a próxima pergunta em vez de exagerar o alcance do resultado.

Mantenha o foco nas perguntas prioritárias e registre as descobertas secundárias interessantes em uma lista de acompanhamento, para que não desviem a investigação. Você pode fazer outra rodada depois. Responder primeiro às perguntas mais importantes dá às partes interessadas elementos para decidir.

Etapa 4: Aprofunde a análise com a visualização certa

Para cada pergunta prioritária, escolha a visualização mais adequada. Comece pelo processo inteiro, restrinja o conjunto de dados aos casos necessários, compare os grupos definidos e abra casos individuais quando precisar explicar um padrão.

Escolha a visualização de acordo com a pergunta

Analise as evidências passo a passo

Para cada pergunta:

1. Comece pelo processo inteiro

   Verifique o padrão em todos os casos antes de restringir a análise.

2. Aplique filtros

   Isole o período, o tipo de caso ou o resultado que você quer entender.

3. Compare os grupos

   Procure diferenças entre os casos mencionados na pergunta.

4. Analise exemplos

   Abra no Explorador de casos os casos que compõem o padrão.

5. Verifique a consistência

   Confirme se o padrão se repete em casos suficientes para sustentar sua conclusão.

Mantenha a pergunta em mente durante a análise. Um gráfico pode revelar um padrão interessante que não responde à pergunta investigada. Registre esse ponto na lista de acompanhamento.

Registre as descobertas durante a análise

Para cada resultado útil, anote:

• A pergunta investigada
• A visualização e a métrica utilizadas
• Os filtros e o período
• O que os dados mostram
• O que você acredita que isso significa
• O que ainda precisa ser validado

Salve a própria visualização com os favoritos do processo. Um favorito restaura os mesmos filtros e configurações, para que você responda a uma pergunta de acompanhamento durante a revisão sem refazer a análise.

Resolva ou isole os problemas de dados que impedem a análise

Se um problema nos dados impedir você de responder a uma pergunta prioritária, avalie se consegue corrigi-lo ou se deve restringir a pergunta. A falta de registros de data e hora torna pouco confiável uma comparação de tempo, e nenhuma análise consegue corrigir isso. O ProcessMind lista os problemas subjacentes no Dashboard de Qualidade dos dados.

Se o problema não afetar a pergunta, anote-o e continue. Corrigir todas as limitações dos dados antes de concluir qualquer análise atrasa a descoberta sem melhorar a resposta de que você precisa agora.

Como encontrar um gargalo no processo: seis técnicas

Um gargalo no processo é uma restrição que limita a velocidade com que o trabalho percorre o processo. A análise de gargalos identifica onde os casos ficam esperando, quais padrões acompanham o atraso e o que ainda precisa ser validado. Seis técnicas cobrem a maior parte da análise, e cada uma pode ser explorada em uma área do ProcessMind.

Um tempo longo em uma atividade, por si só, não prova que ela seja a restrição. Antes de apontá-la, verifique a fila à frente, o fluxo de entrada e saída e os casos afetados. O Grafo do processo também é uma visualização que você pode apresentar ao responsável pelo processo: ela reúne os números e o caminho na mesma tela.

Tempo de ciclo: onde o tempo é gasto?

Pergunta: Quanto tempo os casos levam e onde esse tempo é gasto?

Onde encontrar no ProcessMind: no Grafo do processo, com uma métrica de tempo selecionada, e na distribuição de tempo correspondente.

1. Selecione Tempo médio de atravessamento ou Tempo médio de processamento no Grafo do processo, usando o mesmo período e os mesmos filtros do Dashboard de origem.
2. Analise os valores nas atividades e nas conexões: o trabalho aparece na atividade; a espera, na conexão entre duas atividades.
3. Compare as conexões mais longas com o tempo total de atravessamento. Em geral, algumas poucas conexões concentram a maior parte do tempo.
4. Alterne entre a média e a distribuição. Um pequeno grupo de casos longos pode elevar a média por conta própria.
5. Abra no Explorador de casos os casos que passam pela conexão mais longa.

Observe:

• Conexões com tempo de espera inesperadamente alto
• Longos intervalos entre atividades
• Diferenças no tempo de atravessamento por tipo de caso, região ou outra dimensão
• Uma grande diferença entre a média e a distribuição

Atenção: um tempo longo de atravessamento não prova que o trabalho seja lento. Um caso pode passar dias esperando pela próxima etapa. Identifique onde o tempo é gasto antes de apontar uma atividade como restrição.

Retrabalho: onde os casos repetem uma etapa?

Pergunta: Onde os casos repetem atividades e com que frequência isso acontece?

Onde encontrar no ProcessMind: no Grafo do processo, no Dashboard de retrabalho, na Animação do processo e nas variantes do processo.

1. Procure conexões que voltam a etapas anteriores no Grafo do processo: elas indicam ciclos de repetição.
2. Consulte os gráficos de retrabalho para ver quais atividades são revisitadas com mais frequência e qual proporção dos casos inclui repetições.
3. Reproduza o fluxo na Animação do processo para observar os casos voltando a uma atividade anterior.
4. Filtre os casos que incluem uma atividade repetida e compare o tempo de atravessamento com o dos casos sem repetição.

O Dashboard de retrabalho mostra a quais atividades os casos retornam e com que frequência. Source: ProcessMind

Observe:

• Atividades visitadas mais de uma vez pelos casos
• Sequências repetidas, como Revisão, Correção, Revisão
• A proporção de casos que inclui retrabalho
• A diferença no tempo de atravessamento entre casos com e sem repetição

Atenção: algumas repetições são controles válidos. Retrabalho frequente pode indicar requisitos pouco claros, problemas de qualidade ou falhas no handoff, mas os dados de eventos mostram o padrão, não a causa. Converse com as pessoas que realizam o trabalho.

Conformidade: onde o fluxo se desvia do modelo?

Pergunta: Com que frequência o fluxo real difere do processo modelado?

Onde encontrar no ProcessMind: no Dashboard de conformidade, no Grafo do processo e nos filtros de conformidade.

1. Alinhe com o responsável pelo processo quais atividades são obrigatórias e qual caminho é esperado, pois o modelo serve de referência para a verificação.
2. Abra o Dashboard de conformidade e analise os desvios identificados.
3. Aplique os filtros de conformidade para identificar atividades ignoradas, adicionadas ou repetidas.
4. Compare os caminhos com desvios nas variantes do processo e veja com que frequência cada um ocorre.
5. Verifique se cada desvio é uma exceção permitida ou uma solução alternativa que ninguém documentou.

O Dashboard de conformidade compara o processo modelado com os caminhos que os casos realmente percorrem. Source: ProcessMind

Observe:

• Atividades que deveriam acontecer, mas não foram registradas
• Atividades que aparecem sem serem esperadas
• Caminhos diferentes dos previstos no modelo
• Casos que terminam antes do evento final esperado

Atenção: um desvio não é necessariamente um problema. Pode ser uma exceção aprovada ou uma solução prática que merece ser documentada. Confirme o processo esperado com o responsável antes de classificar uma variação como não conformidade.

Recursos: como o trabalho se distribui entre as equipes?

Pergunta: Como o trabalho se distribui entre recursos, equipes ou departamentos?

Onde encontrar no ProcessMind: nos seletores organizacionais, no gráfico de recursos e nos filtros.

1. Divida o processo por recurso, equipe ou departamento usando os atributos organizacionais do conjunto de dados.
2. Compare o volume de casos e o tempo de atravessamento entre os grupos.
3. Analise os handoffs entre grupos: cada transferência é um ponto em que o tempo de espera pode entrar no processo.
4. Verifique se os grupos lidam com casos comparáveis e se os dados registram o trabalho da mesma forma.

Observe:

• Carga de trabalho desigual entre equipes ou recursos
• Diferenças no tempo de atravessamento entre equipes
• Handoffs repetidos entre departamentos
• Atividades que dependem de poucas pessoas

Atenção: uma diferença entre recursos não mostra que uma pessoa ou equipe tem desempenho melhor. O trabalho pode variar em complexidade, treinamento, ferramentas ou forma de registro. Use a comparação para formular perguntas melhores ao responsável pelo processo, nunca para julgar indivíduos.

Volume e tendência: quando o processo muda?

Pergunta: Como o volume de casos muda ao longo do tempo e o desempenho acompanha essa mudança?

Onde encontrar no ProcessMind: nos filtros de período e nos gráficos de tendência.

1. Compare períodos definidos usando os mesmos filtros e a mesma métrica.
2. Verifique se o volume aumenta, diminui ou permanece estável no conjunto de dados.
3. Quando os dados permitirem, compare um período com o mesmo período do ano anterior.
4. Verifique se as mudanças no volume coincidem com mudanças no tempo de atravessamento ou em outro KPI.

Observe:

• Padrões sazonais no volume
• Tendências que coincidem com um evento de negócios conhecido
• Mudanças no tempo de atravessamento que acompanham as variações de volume
• Diferenças entre períodos que você esperava que fossem comparáveis

Atenção: uma mudança de performance que coincide com uma variação de volume não prova que o volume a causou. Procure outras mudanças e confira o período com as pessoas que conduziram a operação.

Caminhos e variantes: por onde o trabalho passa?

Pergunta: Quais caminhos os casos percorrem e em que eles diferem?

Onde encontrar no ProcessMind: no Grafo do processo, nas variantes do processo e nos filtros de caminho.

1. Use o Grafo do processo para localizar os pontos de decisão e os caminhos alternativos que partem deles.
2. Consulte nas variantes do processo quantos casos seguem cada caminho.
3. Filtre uma variante e compare seu tempo de atravessamento e resultado com os das demais.
4. Confira quais caminhos o responsável pelo processo espera e quais não.

Observe:

• O caminho mais comum e as exceções
• Diferenças no tempo de atravessamento entre variantes
• Caminhos com etapas extras ou repetições
• Um caminho que o responsável pelo processo quer revisar

Atenção: comece pelas variantes que concentram mais casos e depois avalie o custo dos casos em caminhos raros. A frequência, por si só, não define a prioridade; o que importa são as consequências do caminho.

Etapa 5: Resuma suas descobertas

A análise é útil quando as pessoas responsáveis pelo processo conseguem acompanhar suas descobertas e decidir o que fazer em seguida. Apresente a pergunta, as evidências e as limitações da conclusão, nessa ordem.

Estruture cada descoberta

Para cada pergunta prioritária, escreva as mesmas cinco linhas:

1. Pergunta: O que você investigou?
2. Encontrando: O que os dados mostram?
3. Evidências: Quais visualizações, métricas, filtros e casos sustentam a descoberta?
4. Implicação: O que isso pode significar para o processo?
5. Próximo passo: O que o responsável pelo processo deve validar ou decidir?

Separe o que os dados mostram da sua interpretação. “Os casos deste grupo têm um tempo médio de atravessamento maior” é uma observação. “A etapa de aprovação causa o atraso” é uma afirmação causal que exige mais evidências e, em geral, uma simulação ou uma mudança para ser comprovada.

Prepare uma apresentação fácil de acompanhar

Organize a revisão para deixar claro o raciocínio:

1. Resumo: As principais descobertas e as decisões necessárias
2. Método: O conjunto de dados, o período e a abordagem
3. Descobertas: Uma seção para cada pergunta prioritária
4. Implicações: O que as descobertas podem significar para o processo
5. Próximos passos: O que validar, o que considerar e quem é responsável
6. Detalhes de apoio: Os gráficos, filtros e exemplos de casos

Quando a discussão permitir, apresente diretamente no ProcessMind para que o público veja os filtros junto aos números e possa pedir outro recorte na hora. Ao exportar gráficos para uma apresentação, inclua o período e o filtro na legenda, pois sem eles não é possível conferir o gráfico. Gráficos de processo apresenta as opções de exportação, e Dashboards personalizados permite criar a visualização necessária para uma reunião específica.

Avalie o impacto com cuidado

Quando os dados sustentarem essa interpretação, traduza a descoberta em termos de negócios: um grupo de casos com maior tempo de atravessamento, uma proporção definida de casos com retrabalho ou uma variante que concentra um terço do volume.

Seja preciso sobre o que você mediu. Não apresente uma possível melhoria como resultado garantido. Se estimar o efeito de uma mudança, declare a premissa e identifique o valor como estimativa. Uma simulação é a forma mais confiável de mostrar o possível efeito de uma mudança: ela modela a alteração no processo, em vez de extrapolar a partir de um único gráfico.

Peça feedback antes de apresentar

Revise suas descobertas com:

• Um colega que entende os dados
• Um especialista em processos que conhece a rotina de trabalho
• Uma parte interessada que possa verificar se sua interpretação condiz com a operação

Peça que questionem suas premissas e tragam o contexto que falta. A revisão ajuda a identificar problemas nos dados e é o momento mais simples para evitar que uma correlação seja apresentada como causa.

Etapa 6: O que vem a seguir

Depois de compartilhar as descobertas, combine os próximos passos. Alguns resultados levam a uma mudança no processo; outros exigem mais investigação ou um conjunto de dados melhor. Registre a decisão e quem ficará responsável pelo acompanhamento.

Acompanhe as ações pendentes

Uma revisão pode gerar pedidos de novas análises, decisões sobre possíveis melhorias ou tarefas para os responsáveis pelo processo. Registre cada item com uma pessoa responsável e um próximo passo, ou ele pode se perder na rotina.

Simule a mudança antes de se comprometer

A análise embasa uma decisão, mas não implementa a mudança. No ProcessMind, o próximo passo natural é testar a mudança no modelo: a análise de cenários hipotéticos compara um cenário atual e um futuro usando os mesmos dados, para que você avalie o efeito no tempo de atravessamento antes de alguém reconstruir o processo. A página sobre simulação explica o que o mecanismo faz. Para conhecer o caminho mais amplo entre identificar uma oportunidade e melhorar o negócio, leia como implementar a otimização de processos.

Monitore se a mudança funcionou

Se o processo mudar, compare os períodos anterior e posterior usando as mesmas definições e os mesmos filtros. Verifique se a métrica desejada mudou e se outras também foram afetadas. Saúde do processo foi criada para essa comparação, e como monitorar seu processo continuamente explica o método.

Documente a análise

Mantenha um registro de:

• As perguntas investigadas
• O conjunto de dados e o período utilizados
• As limitações dos dados que foram relevantes
• As descobertas e as evidências que as sustentam
• As decisões, os responsáveis e o acompanhamento

Esse registro agiliza a próxima análise e permite que outra pessoa confira seu raciocínio.

Repita o ciclo

A análise de processos não acontece uma única vez. Novos dados, mudanças no trabalho e novas perguntas dão início a outra rodada. Cada rodada é uma oportunidade de transformar uma descoberta em melhoria ou otimização dos negócios. Mantenha a lista de perguntas curta, registre as evidências junto às descobertas e, a cada rodada, o método ficará mais rápido.

Comece a usar o ProcessMind

Você pode aplicar esse método a uma exportação que já tenha. O ProcessMind carrega os dados em um conjunto de dados, desenha o processo e oferece os Dashboards, o Grafo do processo e o Explorador de casos usados nas etapas acima. Depois, você pode salvar as visualizações com favoritos e compartilhá-las com as pessoas responsáveis pelo processo.

Para configurar tudo pela primeira vez, siga o guia de primeiros passos. As etapas descritas aqui não exigem um conector.

Se você quer entender os fundamentos do fluxo, leia O que é Process Mining? para ver como os dados de eventos se transformam em um processo. Um guia estratégico para a melhoria de processos orientada por dados apresenta o programa mais amplo que essa análise alimenta, e Técnicas de melhoria de processos: a lista definitiva compara os métodos relacionados.