Como Analisar Seu Processo: Guia Prático para Insights de Process Mining

A Lacuna Entre Dados e Insights

”Basta usar o Process Mining e você terá insights!” É o que se ouve frequentemente. Mas a verdade é: insights não surgem do nada. Embora ferramentas modernas de Process Mining como o ProcessMind descubram automaticamente seus processos e calculem métricas, transformar esses números em melhorias acionáveis exige esforço e habilidade.

Sim, as recomendações impulsionadas por IA podem fornecer insights valiosos sem custo, que antes demandariam horas de trabalho manual. As recomendações de IA do ProcessMind identificam automaticamente gargalos potenciais e oportunidades de melhoria. Mas, mesmo com a assistência da IA, você ainda precisa direcionar a análise para o caminho certo.

Algumas pessoas analisam dados naturalmente. Outras não sabem por onde começar. Esteja você no primeiro ou no segundo grupo, este guia o ajudará a obter insights melhores dos seus dados de Process Mining. Vamos focar especificamente na fase de análise: você tem dashboards, e agora, o que fazer com eles?

Este blog faz parte de nossa série sobre melhoria de processos. Veja também nossos guias sobre implementação de melhorias e monitoramento contínuo para o ciclo completo de melhoria.

Passo 2: Explore os Dados

Agora que você entende seus dashboards, é hora de explorar. Nesta fase, você não está procurando por nada específico. Você está se familiarizando com os dados e descobrindo o que é interessante.

Comece com as Animações de Processo

As animações de processo são a maneira mais rápida de entender como o seu processo realmente flui:

• Observe como os casos se movem através do processo
• Note onde ocorrem congestionamentos (gargalos)
• Identifique loops onde os casos vão e voltam (retrabalho)
• Veja quais caminhos são vias principais versus caminhos alternativos

Deixe a animação rodar por alguns minutos. Padrões surgirão que você pode não perceber em gráficos estáticos.

Experimente os Filtros

Use os filtros para segmentar os dados de diferentes maneiras:

• Períodos de tempo: Como este mês se compara ao último trimestre?
• Atributos de caso: Diferentes tipos de clientes se comportam de maneira distinta?
• Resultados: O que é diferente em casos bem-sucedidos versus problemáticos?

Cada alteração de filtro mostra algo novo sobre seu processo.

Explore as Dimensões

Use os seletores para analisar por diferentes dimensões:

• Departamentos ou equipes
• Regiões ou localidades
• Tipos de produto ou categorias de serviço
• Segmentos de clientes

Você pode descobrir que o que parece ser um único processo são, na verdade, vários processos diferentes operando sob um mesmo nome.

Examine as Variantes de Processo

Cada caso segue um caminho através do seu processo. As variantes de processo mostram todos os caminhos únicos e a frequência com que ocorrem:

• Qual é o “caminho feliz” que a maioria dos casos segue?
• Quais são os desvios comuns?
• Como as métricas de desempenho das variantes se comparam?

Frequentemente, um pequeno número de variantes responde pela maioria dos seus casos, enquanto dezenas de variantes raras representam exceções e casos extremos.

Conte Histórias a Si Mesmo

Enquanto você explora, tente explicar o que está vendo. Crie narrativas sobre por que certos padrões existem:

• “Pedidos desta região levam mais tempo porque exigem aprovação adicional"
• "Casos com esta característica frequentemente ficam presos nesta fila"
• "Quando isso acontece, vemos esta consequência”

Essas histórias ajudam você a lembrar padrões e a formar hipóteses para uma análise mais profunda.

Passo 4: Análise Aprofundada

Agora começa o trabalho detalhado. Para cada pergunta prioritária, investigue sistematicamente usando suas ferramentas de Process Mining.

Relacione Perguntas a Dashboards

Perguntas diferentes precisam de ferramentas analíticas diferentes:

Aprofunde-se Sistematicamente

Para cada pergunta:

1. Comece de forma ampla - Veja o panorama geral no dashboard relevante
2. Aplique filtros - Isole os casos de seu interesse
3. Compare segmentos - O que difere entre os que têm bom e mau desempenho?
4. Examine outliers - Use o explorador de casos para exemplos extremos
5. Valide padrões - Verifique se o que você está vendo é consistente

Documente Suas Descobertas

À medida que você descobre insights:

• Faça capturas de tela das visualizações chave
• Anote os filtros e configurações utilizados
• Escreva sua interpretação
• Registre o potencial impacto nos negócios

Você pode exportar gráficos diretamente do ProcessMind para usar em apresentações.

Corrija Problemas Críticos de Dados

Nesta etapa, se a qualidade dos dados estiver bloqueando sua análise (e não apenas imperfeita), resolva-a. Mas seja seletivo: corrija apenas o que está impedindo respostas às suas perguntas prioritárias.

Técnicas de Análise Comuns

Apresentamos técnicas de análise específicas que você pode aplicar para responder a perguntas comuns sobre processos. Cada técnica utiliza diferentes funcionalidades do ProcessMind para revelar insights.

Análise do Tempo de Ciclo

Objetivo: Entender quanto tempo os casos levam e onde o tempo é gasto.

Ferramentas: Gráfico de processo com métricas de tempo, gráficos de distribuição de tempo

Como fazer:

1. Altere a métrica do gráfico de processo para Tempo Médio de Throughput ou Tempo Médio de Processamento
2. Observe os números em cada conexão para ver onde os casos passam a maior parte do tempo
3. Identifique as transições mais longas (setas mais grossas/escuras ao mostrar o tempo)
4. Distinga entre tempo de processamento (trabalho ativo) e tempo de espera (tempo ocioso entre as etapas)

O que procurar:

• Conexões com valores de tempo inesperadamente altos
• Atividades onde os casos “descansam” antes de continuar
• Diferenças entre mediana e média (indica outliers)
• Padrões de tempo por tipo de caso, região ou outras dimensões

Principal insight: Tempos de ciclo longos frequentemente resultam de tempo de espera, não de tempo de processamento. Um processo de 5 dias pode ter apenas 2 horas de trabalho real.

Análise de Gargalos

Objetivo: Encontrar onde os casos ficam presos ou atrasados em seu processo.

Ferramentas: Animação de processo, grafo de processo, gráficos de tempo por atividade

Como fazer:

1. Animação de Processo: Observe a animação e procure por atividades onde os pontos se acumulam. Esses “engarrafamentos” indicam gargalos onde os casos esperam.

2. Grafo de Processo: Mude para as métricas de tempo e encontre conexões com as maiores durações. Um tempo alto em uma conexão de entrada geralmente significa que os casos estão em fila antes dessa atividade.

3. Gráficos de Barras: Analise o gráfico “Tempo por Atividade” para ver quais atividades consomem mais tempo no geral.

O que procurar:

• Agrupamentos de casos se acumulando em atividades específicas
• Atividades com tempo médio alto, mas baixo tempo de processamento (indicando tempo de espera)
• Etapas que alimentam gargalos (podem ser concluídas rapidamente, mas os casos esperam depois)
• Variação de tempo: alguns casos rápidos, outros extremamente lentos

Insight Principal: Gargalos frequentemente ocorrem antes da atividade lenta, e não nela. Os casos podem concluir uma etapa rapidamente, mas depois ficam esperando em uma fila pela próxima etapa.

Análise de Retrabalho

Objetivo: Encontrar onde os casos retornam para repetir etapas desnecessariamente.

Ferramentas: Grafo do processo, animação do processo, análise de variantes

Como fazer:

1. Procure por setas de retorno no grafo do processo (conexões que vão de atividades posteriores para anteriores)
2. Observe a animação do processo com a opção Exibir Rastro ativada para ver os casos se movendo contra o fluxo normal
3. Filtre para casos que incluem atividades repetidas usando o painel de filtro
4. Verifique a análise de variantes para caminhos que incluem a mesma atividade várias vezes

O que observar:

• Atividades que os casos visitam mais de uma vez
• Loops entre atividades específicas (por exemplo, “Revisão” → “Correção” → “Revisão”)
• A porcentagem de casos que experimentam retrabalho
• Quanto tempo extra o retrabalho adiciona ao processo

Principal insight: Algum retrabalho é esperado (verificações de qualidade, correções), mas o retrabalho excessivo frequentemente indica requisitos pouco claros, problemas de qualidade ou falhas de comunicação.

Análise de Conformidade

Objetivo: Comparar o que realmente acontece com o que deveria acontecer.

Ferramentas: Grafo de processo, análise de variantes, filtros

Como fazer:

1. Defina o caminho “esperado” em seu processo (o caminho ideal)
2. Use o grafo de processo para ver qual porcentagem de casos segue esse caminho
3. Filtre os casos que se desviam e investigue o porquê
4. Use a análise de variantes para ver todos os diferentes caminhos que os casos tomam

O que procurar:

• Atividades que deveriam sempre acontecer, mas às vezes são ignoradas
• Atividades que acontecem, mas não deveriam (soluções alternativas, correções manuais)
• Caminhos inesperados entre as atividades
• Casos que terminam prematuramente (não chegam ao evento final)

Insight Principal: Desvios nem sempre são ruins. Às vezes, as soluções alternativas indicam uma maneira melhor de trabalhar que deveria se tornar o novo padrão.

Análise de Recursos

Objetivo: Entender quem faz o quê e como a carga de trabalho é distribuída.

Ferramentas: Selectors, filters, gráficos de recursos

Como fazer:

1. Use os selectors para detalhar o processo por recurso, equipe ou departamento
2. Compare os tempos de ciclo e o throughput entre diferentes recursos
3. Procure por desequilíbrios na distribuição da carga de trabalho
4. Identifique as atividades em que recursos ou equipes específicas estão envolvidos

O que observar:

• Distribuição desigual do trabalho entre os recursos
• Recursos que são consistentemente mais lentos ou mais rápidos que outros
• Padrões de passagem de tarefa entre equipes ou departamentos
• Atividades que exigem expertise específica (potenciais pontos únicos de falha)

Principal insight: Diferenças de performance entre recursos podem indicar necessidades de treinamento, problemas com ferramentas ou falhas no design do processo, em vez de apenas a capacidade individual.

Análise de Volume e Tendências

Objetivo: Entender padrões no volume de casos ao longo do tempo.

Ferramentas: Filtros de tempo, gráficos de tendência, comparação de períodos

Como fazer:

1. Use filtros de período para comparar diferentes intervalos de tempo
2. Observe as tendências de volume (a contagem de casos está aumentando, diminuindo ou estável?)
3. Compare o mesmo período entre diferentes anos ou trimestres
4. Correlacione as mudanças de volume com as mudanças no desempenho do processo

O que observar:

• Padrões sazonais (períodos de pico, períodos de baixa)
• Tendências que se correlacionam com eventos ou mudanças de negócio
• Como as mudanças de volume afetam o tempo de ciclo e a qualidade
• Indicadores antecedentes que preveem o volume futuro

Principal insight: Problemas de performance podem ser causados por picos de volume, não por problemas no processo. Entender os padrões de volume ajuda a planejar a capacidade.

Análise de Caminhos

Objetivo: Entender as diferentes rotas que os casos percorrem em seu processo.

Ferramentas: Gráfico de processo, análise de variantes, filtros de caminho

Como fazer:

1. Observe o gráfico de processo para identificar os principais pontos de decisão (splits)
2. Verifique as porcentagens em cada conexão de saída para entender o roteamento
3. Use a análise de variantes para ver todos os caminhos únicos e suas frequências
4. Filtre para caminhos específicos para comparar seu desempenho

O que procurar:

• Caminhos dominantes vs. casos extremos
• Diferenças de desempenho entre caminhos
• Caminhos que são inesperadamente longos ou complexos
• Oportunidades para rotear casos de forma mais eficiente

Principal insight: Frequentemente, 80% dos casos seguem apenas alguns caminhos, enquanto dezenas de variantes respondem pelos 20% restantes. Concentre seus esforços de melhoria nos caminhos de alto volume primeiro.

Passo 6: O Que Vem Depois

Sua análise está completa e você apresentou as descobertas. E agora?

Acompanhe os Itens de Ação

Após sua apresentação, provavelmente haverá:

• Solicitações de análise adicional
• Decisões sobre quais melhorias buscar
• Atribuições sobre quem irá conduzir as mudanças

Acompanhe-os e garanta que não se percam nas operações do dia a dia.

Conecte à Implementação

Os insights da análise precisam se transformar em mudanças reais nos processos. Consulte nosso guia sobre implementação de otimização de processos para os passos práticos de transformar insights em melhorias.

Configure o Monitoramento

Uma vez que as mudanças são implementadas, você precisa verificar se estão funcionando. Nosso guia sobre monitoramento contínuo de processos explica como acompanhar as melhorias ao longo do tempo.

Documente para o Futuro

Crie documentação para que seu trabalho possa ser aproveitado:

• Quais perguntas foram investigadas
• Quais dados foram utilizados (e suas limitações)
• Quais descobertas foram feitas
• Quais decisões foram tomadas

Esse conhecimento institucional é valioso para futuros esforços de análise.

Celebre o Progresso

Obter insights reais dos dados de processo é uma conquista. Seja confirmando suspeitas, descobrindo surpresas ou identificando oportunidades de melhoria, você agregou valor à sua organização.

Agora, comece o ciclo novamente. A melhoria de processos é contínua, e sempre há mais a aprender com seus dados.

Comece a Usar o ProcessMind

Pronto para analisar seus próprios processos? O ProcessMind torna o Process Mining acessível, oferecendo:

• Dashboards intuitivos que revelam insights rapidamente
• Recomendações de IA que destacam problemas potenciais automaticamente
• Explorador de casos interativo para investigações aprofundadas
• Importação fácil de dados de Excel, CSV ou bancos de dados

Comece seu teste gratuito e descubra o que realmente está acontecendo em seus processos.

Recursos Relacionados:

• O Que É Process Mining? - Guia fundamental
• Um Guia Estratégico para Melhoria de Processos Baseada em Dados - Estrutura DMAIC
• Desafios e Melhores Práticas de Process Mining - Como evitar erros comuns