> Melhoria contínua de processos > Da contratação ao desligamento: gestão de posições > Workday HCM > Template de dados

Seu Template de dados para gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Workday HCM

Atributos da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria(21) Atividades da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria(13) Guias de extração(3)

Seu Template de dados para gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Este Template apresenta um roteiro claro para coletar os dados essenciais à análise do processo de gestão de posições no ciclo de contratação à aposentadoria. Ele indica quais atributos importantes coletar, quais atividades acompanhar e como extrair essas informações do Workday HCM. Use este material para garantir que seu Event Log esteja completo e pronto para gerar insights de Process Mining.

Atributos recomendados para coleta
Principais atividades para acompanhar
Orientações para extração

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Baixar Template

Atributos da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e fazer uma análise completa da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria.

3 Obrigatório 7 Recomendado 11 Opcional

	Nome	Descrição
	ID do cargo PositionId	Identificador exclusivo de um cargo na organização, usado como identificador principal do caso no processo de gestão de cargos.
Descrição O ID da posição é a base da análise do processo de gestão de posições. Cada ID representa o ciclo de vida de uma posição, desde a solicitação e criação até eventuais alterações, reclassificações e, por fim, desativação ou encerramento. Em Process Mining, esse atributo é usado para relacionar todas as atividades relevantes, como aprovações, alterações de dados e atualizações de status, a um caso específico. Assim, você tem uma visão completa da trajetória de cada posição e pode analisar tempos de ciclo, identificar variantes do processo e acompanhar a Conformidade de cada posição. Por que isso importa Esse atributo é essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de uma posição, permitindo analisar o processo de ponta a ponta e identificar gargalos ou desvios em casos específicos. Onde encontrar Esse é um identificador essencial no Workday HCM, geralmente disponível em relatórios e dados de processos de negócio relacionados a Staffing e Position Management. Exemplos POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Data e hora do evento EventTime	Data e hora que indicam quando uma atividade ou um evento específico ocorreu.
Descrição A data e hora do evento registram com precisão quando cada atividade do processo ocorreu. Esses dados são essenciais para análises baseadas em tempo, como o cálculo de tempos de ciclo, tempos de espera e durações. Em Process Mining, esse registro é usado para ordenar os eventos cronologicamente e formar a sequência de atividades do fluxo do processo. Ele serve de base para diagnosticar a performance, identificar gargalos, analisar o throughput e acompanhar os SLAs. Por que isso importa Esse atributo é essencial para ordenar os eventos, calcular métricas baseadas em tempo, como tempo de ciclo e duração, e diagnosticar gargalos no processo. Onde encontrar Essa data e hora são registradas automaticamente em cada transação de processo de negócio no Workday HCM. Exemplos 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Nome da atividade ActivityName	Nome da etapa ou do evento específico do processo de negócio, como 'Posição criada' ou 'Orçamento aprovado'.
Descrição O nome da atividade descreve uma etapa do ciclo de vida da gestão de posições. Esses eventos são os elementos que formam o mapa do processo e mostram a sequência de ações realizadas para cada posição. A análise dessas atividades permite visualizar os fluxos do processo, identificar caminhos comuns e raros e medir o tempo entre marcos importantes. Alguns exemplos são 'Solicitação de posição iniciada', 'Atributos da posição alterados' e 'Posição encerrada'. Juntos, eles mostram como o processo funciona na prática. Por que isso importa Esse atributo é fundamental para criar o mapa do processo, visualizar o fluxo e identificar eventos específicos que causam atrasos ou retrabalho. Onde encontrar Extraído dos logs de transações do framework de processos de negócio do Workday. Cada etapa de uma definição de processo de negócio gera um registro de evento. Exemplos Solicitação de cargo iniciadaAprovação do gerente enviadaCargo criadoCargo desativado
	Centro de custo CostCenter	Centro de custo financeiro associado à posição, usado para orçamento e relatórios financeiros.
Descrição O centro de custo é uma dimensão financeira que vincula uma posição a um orçamento específico. Ele é essencial para acompanhar os custos e garantir que a contratação esteja alinhada aos planos financeiros. Em Process Mining, esse atributo é fundamental para análises de aprovações orçamentárias e impacto financeiro. Ele ajuda a entender como os tempos de aprovação do orçamento variam entre centros de custo e a relacionar as atividades de gestão de posições aos resultados financeiros. Também é importante para padronizar atributos de funções entre unidades financeiras semelhantes. Por que isso importa Fornece uma dimensão financeira para a análise, permitindo visualizar o processo por unidade orçamentária e apoiar a análise de gargalos relacionados ao orçamento. Onde encontrar Esse atributo faz parte das informações financeiras, ou 'Worktags', atribuídas a uma posição no Workday HCM. Exemplos CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Departamento Department	Departamento ou organização supervisora à qual a posição pertence.
Descrição O atributo Departamento, chamado de 'Supervisory Organization' na terminologia do Workday, fornece o principal contexto organizacional de uma posição. Ele define a equipe ou a área de negócio em que a posição está alocada. Essa dimensão é essencial para comparar a performance entre diferentes áreas da empresa. Por exemplo, você pode comparar o tempo de ciclo de aprovação de novas posições nos departamentos de Engenharia e Marketing para identificar boas práticas ou gargalos específicos de cada área. Por que isso importa Permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes unidades organizacionais, revelando gargalos ou eficiências específicos de cada departamento. Onde encontrar Vinculado à posição por meio da atribuição dela a uma organização supervisora no Workday HCM. Exemplos Vendas - América do NorteEngenharia - Desenvolvimento de plataformaFinanças - Planejamento e análise financeira corporativa
	Família de cargos JobFamily	Agrupamento de cargos com características, habilidades e atividades semelhantes, como 'Engenharia' ou 'Recursos Humanos'.
Descrição Uma família de cargos agrupa Job Profiles relacionados. Por exemplo, os perfis 'Engenheiro de software' e 'Engenheiro de software sênior' podem pertencer à família de cargos 'Engenharia'. Isso permite categorizar e analisar funções em um nível mais amplo. Esse atributo ajuda em análises como o acompanhamento de reclassificações e a padronização de atributos de posições. Ao analisar mudanças dentro de uma família de cargos ou entre famílias, a empresa pode obter insights sobre planos de carreira, consistência na definição de funções e tendências da força de trabalho. Por que isso importa Permite analisar funções em um nível mais amplo, apoiando iniciativas de padronização e a análise de reclassificações entre categorias de cargos relacionadas. Onde encontrar Faz parte da estrutura do catálogo de cargos do Workday HCM e está associado ao Job Profile de uma posição. Exemplos Tecnologia da informaçãoFinanças e contabilidadeProfissionais de vendas
	Hora de término EndTime	Data e hora que indicam quando uma atividade foi concluída. Usadas para calcular a duração de atividades individuais.
Descrição A hora de término marca a conclusão de uma atividade específica. Enquanto Hora de início mostra quando um evento ocorreu, a combinação das duas permite calcular o tempo de processamento desse evento. Isso é especialmente útil para atividades que não são instantâneas, como uma etapa de análise de Conformidade. Comparando a hora de término de uma atividade com a hora de início da seguinte, você consegue medir com precisão tanto o tempo de processamento quanto o tempo de espera e entender melhor a eficiência do processo. Por que isso importa Esse atributo é necessário para calcular a duração exata das atividades e distinguir o tempo de processamento ativo do tempo de espera. Onde encontrar Algumas etapas de processos de negócio do Workday têm horários explícitos de início e término. Caso contrário, a hora de término pode ser definida como a Hora de início do evento seguinte no mesmo caso. Exemplos 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Motivo da alteração ReasonForChange	Motivo informado para uma alteração, como reclassificação, modificação ou encerramento de uma posição.
Descrição Esse atributo registra a justificativa de negócio para uma alteração específica na posição. No Workday, os motivos costumam ser selecionados em uma lista predefinida para manter a consistência, com opções como 'Reorganização', 'Novo projeto' ou 'Ajuste orçamentário'. A análise desse atributo fornece contexto valioso sobre os fluxos do processo. Ela ajuda a entender o motivo por trás de cada ação. Por exemplo, relacionar eventos de reclassificação aos motivos informados permite identificar tendências de reestruturação organizacional ou evolução de funções. Por que isso importa Explica o contexto de negócio de atividades como modificações e reclassificações, ajudando a analisar as causas raiz das variações do processo. Onde encontrar Esse é um campo obrigatório em muitas transações de processos de negócio do Workday, como 'Editar restrições da posição' ou 'Encerrar posição'. Exemplos Criação de novo departamentoReorganizaçãoCorreção de dadosConclusão do projeto
	Status da posição PositionStatus	Status atual ou histórico da posição, como 'Aberta', 'Preenchida', 'Congelada' ou 'Encerrada'.
Descrição O status da posição indica a situação dela em determinado momento. Esse atributo é essencial para entender a disponibilidade atual e a etapa do ciclo de vida da posição. Na análise, filtrar por status ajuda a concentrar o foco em partes específicas do processo. Por exemplo, analisar posições com status 'Congelada' permite criar relatórios de envelhecimento e verificar por quanto tempo os recursos ficam comprometidos. Acompanhar as mudanças de status é fundamental para entender o fluxo do processo. Por que isso importa Fornece contexto essencial sobre a situação da posição, permitindo analisar há quanto tempo ela está congelada e acompanhar sua evolução ao longo do ciclo de vida. Onde encontrar Disponível como campo padrão no objeto de posição do Workday HCM. Exemplos Aberta - AprovadaPreenchidaCongeladaEncerrada
	Usuário User	ID ou nome da pessoa que realizou a atividade.
Descrição Esse atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por concluir uma tarefa específica do processo, como enviar uma aprovação ou alterar atributos da posição. Pode ser um gerente, um parceiro de RH ou um analista financeiro. A análise dos dados por usuário ajuda a identificar oportunidades de treinamento, desequilíbrios na distribuição da carga de trabalho e diferenças de performance entre pessoas. Por exemplo, ela pode mostrar quais usuários participam com mais frequência de atividades de retrabalho, indicando a necessidade de instruções mais claras ou melhorias no sistema. Por que isso importa Permite analisar a distribuição da carga de trabalho e o comportamento por usuário, além de identificar necessidades de treinamento e pessoas com alta performance. Onde encontrar Disponível nos logs de transações de processos de negócio do Workday, que registram quem iniciou ou realizou cada etapa. Exemplos jsmithdavis_janehr_admin_svc
	A Conformidade foi analisada IsComplianceReviewed	Indicador booleano que assume o valor verdadeiro quando a atividade 'Conformidade da posição analisada' ocorre em um caso.
Descrição Esse indicador mostra se a posição passou por uma análise formal de Conformidade em algum momento do ciclo de vida. Para determiná-lo, verifica-se se a atividade 'Conformidade da posição analisada' existe para determinado ID da posição. Esse atributo simplifica o acompanhamento da Conformidade e o cálculo de KPIs. Ele permite filtrar facilmente os casos que passaram ou não por análise e dá suporte direto ao cálculo do KPI 'Taxa de Conformidade das ações de posição', facilitando a contagem das posições que atendem aos requisitos. Por que isso importa Simplifica a medição das taxas de Conformidade e permite filtrar facilmente as posições que não passaram pelas análises obrigatórias para isolá-las e investigá-las. Onde encontrar Esse indicador é derivado e calculado no nível do caso. Ele assume o valor verdadeiro quando a atividade 'Conformidade da posição analisada' aparece no log do caso. Exemplos truefalse
	É retrabalho IsRework	Indicador booleano que assume o valor verdadeiro quando uma atividade é considerada retrabalho, como alterar os atributos de uma posição várias vezes.
Descrição O indicador É retrabalho identifica atividades que representam correções ou repetição de trabalho, geralmente sinais de ineficiência no processo ou problemas de qualidade. Normalmente, ele assume o valor verdadeiro em eventos como 'Atributos da posição alterados' que ocorrem pouco depois da criação ou se repetem em uma sequência. Esse atributo calculado é essencial para o Dashboard 'Análise de retrabalho nos dados da posição'. Ele permite quantificar facilmente as taxas de retrabalho, identificar as causas raiz analisando o contexto dos eventos sinalizados e acompanhar KPIs como 'Taxa de retrabalho nos dados da posição'. Por que isso importa Sinaliza diretamente atividades de retrabalho ineficientes, facilitando a quantificação e a análise, além de direcionar iniciativas de melhoria do processo para reduzir desperdícios. Onde encontrar Esse indicador é derivado e calculado com base na sequência e na frequência das atividades. Por exemplo, ele assume o valor verdadeiro quando 'Atributos da posição alterados' ocorre mais de uma vez no mesmo caso. Exemplos truefalse
	Job Profile JobProfile	Template padronizado de um cargo, que define suas características principais, como responsabilidades e qualificações.
Descrição O Job Profile é um elemento fundamental da arquitetura de cargos do Workday. Ele funciona como um Template que define um cargo, incluindo o título padrão, as qualificações e a faixa salarial. Uma posição é uma ocorrência de um Job Profile em um departamento específico. Esse atributo é essencial para entender a padronização do processo. Analisar os processos por Job Profile pode revelar se certos tipos de função têm ciclos de aprovação mais longos ou estão mais sujeitos a retrabalho. Ele também é fundamental para acompanhar reclassificações em que uma posição passa de um Job Profile para outro. Por que isso importa Vincula uma posição a um Template padronizado de cargo, permitindo analisar variações do processo com base nas características padronizadas da função. Onde encontrar Campo obrigatório para todas as posições no Workday HCM. É um elemento central do modelo de dados de Staffing. Exemplos JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Localização Location	Local físico ou lógico de trabalho associado à posição.
Descrição O atributo Localização especifica o local geográfico ou escritório em que a posição está baseada. Pode indicar desde o endereço de um prédio específico até um país ou região, além de incluir opções como 'Remoto'. A análise por localização pode revelar diferenças regionais na performance do processo, como variações nos tempos de aprovação ou nas taxas de Conformidade. Ela ajuda a entender se os processos são padronizados globalmente ou se práticas locais geram desvios. Por que isso importa Permite analisar os dados por localização geográfica para identificar diferenças regionais nos processos, variações de Conformidade ou gargalos específicos de cada local. Onde encontrar Atributo padrão que pode ser atribuído a uma posição no Workday HCM. Exemplos Nova York, USLondres, Reino UnidoRemoto (Alemanha)
	Sistema de origem SourceSystem	Sistema de onde vêm os dados, neste caso, o Workday HCM.
Descrição Esse atributo identifica o aplicativo de origem em que os dados do processo de gestão de posições foram gerados. Nesta análise, a origem é sempre o Workday HCM, mas esse campo é essencial em empresas que consolidam dados de vários sistemas. Incluir esse atributo deixa clara a linhagem dos dados e ajuda a diferenciar processos que podem envolver várias plataformas. Ele também fornece contexto e é uma boa prática de governança de dados. Por que isso importa Fornece contexto essencial sobre a origem dos dados, trazendo clareza para ambientes com vários sistemas e apoiando os padrões de governança de dados. Onde encontrar Normalmente, esse é um valor estático ('Workday HCM'), incluído durante a extração e transformação dos dados. Exemplos Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Status de Conformidade ComplianceStatus	Indica o resultado de uma etapa de análise de Conformidade, como 'Em conformidade' ou 'Em não conformidade'.
Descrição Esse atributo registra o resultado da atividade formal 'Conformidade da posição analisada'. Ele confirma se os atributos da posição, o histórico de aprovações ou a justificativa atendem às políticas internas ou às regulamentações externas. Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Visão geral da Conformidade das ações de posição'. Ele permite acompanhar diretamente as taxas de Conformidade e ajuda auditores ou equipes de RH a identificar e investigar rapidamente posições sinalizadas como não conformes, possibilitando ações corretivas e a mitigação de riscos. Por que isso importa Mede diretamente o resultado das verificações de Conformidade, permitindo acompanhar o cumprimento das políticas e sinalizar casos de alto risco para análise. Onde encontrar Esse atributo provavelmente é gerado por uma etapa específica configurada em um processo de negócio do Workday. Ele pode ser armazenado como comentário ou campo personalizado. Exemplos Em conformidadeEm não conformidadeRequer acompanhamento
	Tempo de aprovação de nova posição NewPositionApprovalCycleTime	Tempo total entre o início de uma solicitação de posição e a criação dela no sistema.
Descrição Esse atributo mede o tempo de ciclo de ponta a ponta do processo de aprovação de uma nova posição. Ele é calculado pela duração entre o evento 'Solicitação de posição iniciada' e o evento 'Posição criada' para determinado ID da posição. Esse atributo dá suporte direto ao KPI 'Tempo médio de ciclo de aprovação de novas posições' e aos Dashboards relacionados. Ao calculá-lo no nível do caso, você pode analisar a distribuição dos tempos de ciclo, identificar valores atípicos e investigar fatores associados a aprovações mais longas ou mais curtas, como o departamento ou o tipo de posição. Por que isso importa Mede diretamente um indicador-chave de performance, permitindo analisar a eficiência das aprovações e identificar fatores que causam atrasos. Onde encontrar Calculado no nível do caso pela ferramenta de Process Mining, com base na diferença entre os horários de atividades específicas de início e término. Exemplos P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Tipo de posição PositionType	Classifica a posição de acordo com as condições de contratação, como período integral, meio período ou contrato.
Descrição No Workday, o tipo de posição costuma ser chamado de 'Worker Type' ou 'Time Type' e classifica a natureza do vínculo de trabalho associado à posição. Esse é um atributo fundamental para o planejamento e a gestão da força de trabalho. Em Process Mining, essa dimensão permite comparar o processo de gestão de posições entre diferentes categorias de trabalhadores. Por exemplo, você pode investigar se a aprovação de posições de prestadores de serviço é mais rápida ou menos complexa do que a de funcionários em período integral e identificar oportunidades de otimização do processo. Por que isso importa Permite comparar o processo de gestão de posições entre diferentes categorias de trabalhadores, como funcionários em período integral e prestadores de serviço, para encontrar oportunidades de otimização. Onde encontrar Disponível na definição da posição, geralmente como 'Worker Type' ou 'Time Type'. Exemplos Período integral regularMeio período regularPrestador de serviço por prazo determinado
	Título da posição PositionTitle	Título específico da posição, como 'Analista financeiro sênior' ou 'Líder de engenharia de software'.
Descrição O título da posição é o nome oficial da função, exibido para os usuários. Ele é mais específico do que a família de cargos ou o Job Profile e costuma aparecer em anúncios de vagas e organogramas. Analisar esse atributo é importante para entender os detalhes das mudanças de posição. Por exemplo, em uma análise de reclassificação, você pode verificar se o título mudou significativamente. Ele também é usado em Dashboards de padronização para conferir se funções semelhantes têm títulos consistentes em diferentes departamentos. Por que isso importa Fornece detalhes específicos sobre a função, essenciais para analisar reclassificações e a padronização de funções. Onde encontrar Campo padrão no objeto de posição do Workday HCM. Exemplos Gerente de produto sêniorParceiro de negócios de RH IIContador associado
	Última atualização dos dados LastDataUpdate	Data e hora que indicam quando os dados foram extraídos pela última vez do sistema de origem e atualizados na ferramenta de Process Mining.
Descrição Esse atributo registra a data e hora da atualização mais recente dos dados. Ele não faz parte dos dados do processo em si, mas é um metadado que indica o quanto o conjunto de dados está atualizado. Essa informação é importante para todas as pessoas que usam a análise, pois mostra o quão atuais são os dados. Assim, fica mais fácil entender se os insights refletem a situação operacional mais recente ou se foram gerados com base em dados um pouco mais antigos, além de alinhar as expectativas sobre a atualidade dos resultados. Por que isso importa Informa o quanto os dados estão atualizados, ajudando as pessoas a entenderem a atualidade da análise do processo e dos insights. Onde encontrar Essa data e hora são geradas pelo pipeline de dados ou pela ferramenta de ETL ao final do carregamento dos dados. Exemplos 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Unidade de negócio BusinessUnit	Divisão ou unidade de negócio de nível mais amplo à qual a posição pertence, como 'Produtos de consumo' ou 'Soluções empresariais'.
Descrição A unidade de negócio representa um segmento importante da empresa e ocupa um nível hierárquico acima do departamento. Ela é usada em relatórios estratégicos e financeiros de alto nível. Analisar o processo de gestão de posições por unidade de negócio oferece uma visão estratégica da dinâmica da força de trabalho. Isso pode destacar diferenças na velocidade de contratação, nas taxas de reclassificação ou na eficiência do processo entre as principais divisões da empresa, ajudando a liderança a entender disparidades operacionais em escala ampla. Por que isso importa Permite analisar estrategicamente a performance do processo entre as principais divisões da empresa e embasar decisões da liderança. Onde encontrar No Workday, isso costuma ser implementado como um 'Worktag', que pode ser atribuído a posições ou aos centros de custo associados a elas. Exemplos Produtos de consumoSoluções empresariaisServiços corporativos

Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Estas são as principais etapas e marcos do processo a registrar no Event Log para descobrir com precisão como funciona a gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria.

6 Recomendado 7 Opcional

	Atividade	Descrição
	Atributos do cargo alterados	Indica que um ou mais atributos de um cargo existente, como título ou departamento, foram alterados. O evento é registrado quando um usuário conclui com sucesso o processo de negócio de edição das restrições do cargo.
Por que isso importa Alterações frequentes podem indicar erros de entrada de dados, mudanças nas funções ou ineficiências no processo. Analisar esta atividade é essencial para o Dashboard de análise de retrabalho nos dados dos cargos e para melhorar a qualidade dos dados. Onde encontrar Este evento é obtido do registro de conclusão do processo de negócio de edição das restrições do cargo ou de um processo semelhante no Workday. O histórico de auditoria mostra quais campos foram alterados. Coleta Evento registrado após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de edição das restrições do cargo. Tipo de evento explicit
	Cargo criado	Esta atividade marca a criação bem-sucedida do cargo e sua existência oficial no sistema Workday. Ela é registrada quando o processo de negócio de criação de cargo é concluído com sucesso.
Por que isso importa Este é um marco essencial: indica o fim da etapa de aprovação e que o cargo está pronto para receber uma pessoa. Ele é fundamental para medir o KPI do tempo total do ciclo de aprovação. Onde encontrar O evento é obtido da data e hora de conclusão do processo de negócio de criação de cargo nos Event Logs ou no histórico de auditoria do Workday. Coleta Evento registrado após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de criação de cargo. Tipo de evento explicit
	Cargo desativado	Indica que o cargo não está mais ativo e não pode ser preenchido, geralmente como etapa preliminar ao encerramento formal. Este evento é registrado quando o processo de negócio de inativação do cargo é concluído.
Por que isso importa A desativação é um marco importante no ciclo de vida do cargo e não equivale ao encerramento definitivo. O tempo entre a desativação e o encerramento mede a eficiência administrativa na atualização da estrutura organizacional. Onde encontrar Este evento é registrado nos logs de auditoria do Workday após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de inativação do cargo. Coleta Evento registrado após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de inativação do cargo. Tipo de evento explicit
	Cargo encerrado	Esta é a atividade final do ciclo de vida e representa a eliminação permanente do cargo da organização. O Workday registra o evento após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de encerramento do cargo.
Por que isso importa Como evento final na maioria dos casos, esta atividade marca o fim do ciclo de vida do cargo. Ela é essencial para entender a duração total do processo e manter dados precisos sobre o quadro de funcionários. Onde encontrar Este evento é obtido da data e hora de conclusão do processo de negócio de encerramento do cargo no histórico de auditoria ou nos logs de processos de negócio do Workday. Coleta Evento registrado após a conclusão do processo de negócio de encerramento do cargo. Tipo de evento explicit
	Orçamento aprovado	Um marco importante em que o departamento financeiro ou um gerente de orçamento confirma que há recursos disponíveis para o novo cargo. O evento é registrado quando o aprovador designado conclui a etapa de aprovação do orçamento no fluxo do processo de negócio.
Por que isso importa A aprovação do orçamento costuma ser um gargalo importante. Medir o tempo de ciclo desta atividade ajuda a simplificar as análises financeiras e acelerar as contratações. Onde encontrar Este evento é registrado no histórico de auditoria do processo de negócio de criação de cargo no Workday. Ele corresponde à conclusão da etapa de aprovação do orçamento. Coleta Data e hora de conclusão da etapa de aprovação financeira ou do orçamento no Event Log do processo de negócio. Tipo de evento explicit
	Solicitação de cargo iniciada	Este evento marca o início do ciclo de vida da gestão de cargos, quando uma solicitação para criar um novo cargo é enviada formalmente. Ele é registrado quando um usuário inicia o processo de negócio de criação de cargo no Workday.
Por que isso importa Esta é a principal atividade de início do processo. Analisar o tempo entre este evento e as aprovações seguintes é essencial para medir a eficiência de todo o ciclo de criação do cargo. Onde encontrar Este evento é registrado nos Event Logs dos processos de negócio do Workday. Procure a data e hora de início da transação do processo de negócio de criação de cargo para o ID do cargo correspondente. Coleta Evento registrado quando o processo de negócio de criação de cargo é iniciado. Tipo de evento explicit
	Aprovação de RH enviada	Indica que um parceiro ou representante de RH analisou e aprovou a solicitação do cargo. O evento é registrado quando o aprovador de RH conclui a etapa atribuída a ele no processo de negócio do Workday.
Por que isso importa Esta aprovação é um ponto de controle essencial para garantir que o cargo esteja de acordo com as políticas da empresa e a arquitetura de cargos. Atrasos nesta etapa podem aumentar significativamente o tempo de ciclo total. Onde encontrar Este evento é obtido do histórico de auditoria do Workday referente ao processo de negócio. Ele corresponde à conclusão da etapa de aprovação de RH. Coleta Data e hora de conclusão da etapa de aprovação de RH no Event Log do processo de negócio. Tipo de evento explicit
	Aprovação do gerente enviada	Representa a conclusão da etapa de análise e aprovação pelo gerente responsável pela contratação ou pelo gerente da organização supervisora. O Workday registra esse evento quando uma etapa de aprovação do processo de negócio de criação de cargo é concluída.
Por que isso importa Este é um marco inicial comum e pode se tornar um gargalo. Acompanhar o tempo dessa aprovação ajuda a identificar atrasos nas primeiras etapas do fluxo de trabalho de criação do cargo. Onde encontrar Este evento é obtido do histórico de auditoria do processo de negócio de criação de cargo e corresponde à conclusão da etapa específica de aprovação do gerente. Coleta Data e hora de conclusão da etapa de aprovação do gerente no Event Log do processo de negócio. Tipo de evento explicit
	Cargo congelado	Representa a suspensão temporária de um cargo, impedindo que ele seja preenchido. O evento é registrado quando um usuário conclui com sucesso o processo de negócio de congelamento do cargo no Workday.
Por que isso importa Esta atividade é essencial para gerenciar o quadro de funcionários e os orçamentos. Analisar por quanto tempo um cargo permanece congelado ajuda a identificar decisões paradas e otimizar o planejamento de recursos. Onde encontrar Este evento é obtido da conclusão do processo de negócio de congelamento do cargo. Normalmente, o campo de status do cargo é atualizado como resultado desse evento. Coleta Evento registrado após a conclusão do processo de negócio de congelamento do cargo. Tipo de evento explicit
	Cargo descongelado	Esta é a ação inversa ao congelamento: o cargo suspenso volta a ficar ativo e disponível para contratação. Normalmente, o evento é identificado pela mudança do status do cargo de congelado para ativo.
Por que isso importa Este evento marca a resolução do congelamento do cargo. Medir o tempo entre o congelamento do cargo e este evento é essencial para o KPI do tempo de resolução de cargos congelados. Onde encontrar Este evento pode ser identificado pelas alterações com data de vigência no campo de status do cargo, registradas no histórico ou no log de auditoria. Em algumas configurações, também pode haver um evento explícito de descongelamento no processo de negócio. Coleta Detecte a mudança do status do cargo de congelado para ativo com base no histórico de vigência. Tipo de evento inferred
	Cargo reclassificado	Representa uma alteração formal no perfil ou na classificação profissional associada ao cargo. O evento é registrado quando o processo de negócio de alteração do cargo é concluído com sucesso para um cargo específico.
Por que isso importa Esta atividade ajuda a entender reestruturações organizacionais ou mudanças significativas nas responsabilidades dos cargos. Acompanhar as reclassificações permite analisar a evolução da força de trabalho e a estabilidade da arquitetura de cargos. Onde encontrar Este evento é obtido dos registros de conclusão do processo de negócio de alteração do cargo quando aplicado a um cargo, e não a um funcionário. Coleta Evento registrado após a conclusão bem-sucedida do processo de negócio de alteração do cargo. Tipo de evento explicit
	Conformidade do cargo revisada	Indica que o cargo passou por uma verificação formal de Conformidade, por exemplo, em relação a políticas internas ou regulamentações externas. O evento provavelmente é registrado em uma etapa específica de tarefa pendente ou checklist dentro de um processo de negócio principal.
Por que isso importa Acompanhar as revisões de Conformidade é essencial para reduzir riscos e garantir que os padrões organizacionais sejam seguidos. Esta atividade contribui diretamente para o KPI da taxa de ações relacionadas a cargos em Conformidade. Onde encontrar Este evento provavelmente é registrado quando uma tarefa pendente é concluída ou uma etapa específica de aprovação é finalizada em um processo de negócio, como a criação ou edição de um cargo. É necessário analisar o sistema para confirmar o mecanismo exato. Coleta Data e hora de conclusão de uma aprovação relacionada à Conformidade ou de uma tarefa pendente no Event Log do processo de negócio. Tipo de evento explicit
	Solicitação de cargo negada	Esta atividade representa o encerramento malsucedido de uma solicitação de criação de cargo, quando um aprovador a nega. O Workday registra esse resultado com o status final de negado no processo de negócio de criação de cargo.
Por que isso importa Analisar as solicitações negadas ajuda a identificar motivos comuns, como restrições orçamentárias ou incompatibilidade com as políticas, permitindo melhorar o processo e orientar melhor quem faz as solicitações. Onde encontrar Este evento é obtido do status final da instância do processo de negócio de criação de cargo. A data e hora do evento correspondem ao momento em que a solicitação foi negada. Coleta Evento registrado quando um aprovador seleciona a ação de negar em uma etapa do processo de negócio. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guias de extração

Como extrair seus dados do Workday HCM

Etapas

Acesse o Workday: entre no seu ambiente do Workday com uma conta de Usuário que tenha permissão para criar relatórios personalizados e acessar os domínios de dados necessários de Gestão de Capital Humano (HCM).
Crie um relatório personalizado: use a barra de pesquisa para localizar e abrir a tarefa 'Create Custom Report'.
Selecione o tipo de relatório e a fonte de dados: dê um nome ao relatório, por exemplo, 'ProcessMind Position Management Events'. Selecione 'Advanced' como tipo de relatório. Em Fonte de dados, escolha 'Business Process Transactions'. Essa fonte fornece informações detalhadas sobre cada evento das etapas do processo de negócios.
Defina as colunas do relatório: na guia 'Columns', adicione os campos que serão as colunas do Event Log. Você precisará mapear os objetos e campos do Workday para os atributos necessários. Por exemplo:
- PositionId: mapeie para 'Position ID' no contexto do processo de negócios.
- EventTime: mapeie para 'Completed Date' ou 'Corrected Completed Moment' de cada etapa.
- User: mapeie para 'Completed By' da transação.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: mapeie para os campos correspondentes do objeto de negócios 'Position'.
Crie campos calculados para o nome da atividade: a parte central dessa extração é converter as etapas do processo de negócios em nomes de atividade padronizados. Acesse o menu 'Related Business Objects' e crie um 'Calculated Field'. Use o tipo 'Evaluate Expression' para montar uma árvore lógica. Por exemplo:
- Se 'Business Process Type' for 'Create Position' e 'Transaction Status' for 'Successfully Completed', retorne o texto 'Position Created'.
- Se 'Business Process Type' for 'Create Position', 'Step' for '[Your Manager Approval Step Name]' e 'Status' for 'Completed', retorne o texto 'Manager Approval Submitted'.
- Crie uma condição para cada uma das 13 atividades necessárias.
Configure os filtros do relatório: na guia 'Filter', adicione prompts e filtros para delimitar os dados. Crie um prompt para 'Completed Date' para permitir a seleção do período. Adicione um filtro para incluir apenas os 'Business Process Types' relevantes, como 'Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position' e 'Close Position'.
Ajuste a ordenação e a saída: na guia 'Sort', ordene os resultados por PositionId e depois por EventTime para manter a ordem cronológica de cada caso.
Ative como serviço Web (RaaS): depois de confirmar que o relatório funciona na interface, acesse Actions > Web Service > Enable as Web Service. Nas opções, defina 'Content Type' como 'JSON' para facilitar a integração.
Proteja e teste o endpoint: configure a segurança do serviço Web para definir quais usuários ou sistemas podem acessá-lo. Anote a URL JSON ou WSDL gerada. Use uma ferramenta como Postman ou um script simples para testar o endpoint e confirmar que os dados são retornados.
Automatize a extração: use sua plataforma de integração ou um script para chamar a URL RaaS em intervalos programados. O script deve enviar o período desejado como parâmetros da solicitação.
Formate os dados para o ProcessMind: o script deve processar a resposta JSON do Workday e convertê-la em um arquivo CSV plano. Confira se os cabeçalhos das colunas no CSV correspondem aos nomes de atributos necessários: PositionId, ActivityName, EventTime, User etc.
Carregue os dados no ProcessMind: o arquivo CSV final, já formatado, está pronto para ser carregado no ProcessMind para análise.

Configuração

Tipo de relatório: Advanced. Esse tipo é necessário para criar campos calculados e combinar dados de diferentes objetos de negócios.
Fonte de dados principal: 'Business Process Transactions'. Essa fonte é orientada a eventos e contém detalhes necessários, como status, registros de data e hora e participantes de cada etapa do processo de negócios.
Principais filtros:
- Tipo de processo de negócios: filtre o relatório para incluir apenas processos relevantes, como 'Create Position', 'Close Position', 'Freeze Position', 'Change Job', 'Edit Position Restrictions' e 'Inactivate Position'. Isso é fundamental para a performance.
- Data de conclusão: use um filtro com prompt para permitir que os usuários definam o período de extração. Recomendamos carregar inicialmente de 3 a 6 meses de dados.
Campos calculados: é necessário usar bastante os campos calculados 'Evaluate Expression' e 'Lookup Related Value' para gerar o ActivityName padronizado e buscar atributos do objeto principal 'Position' para incluir no fluxo de eventos.
Saída do serviço Web: configure o formato de saída do RaaS como JSON. XML também está disponível, mas o JSON costuma ser mais fácil de processar em aplicativos modernos.
Permissões: quem criar o relatório precisa ter permissões de segurança para domínios de dados como 'Business Process Transactions', 'Position Management' e 'Worker Data'. Os dados retornados pela chamada RaaS serão limitados por essas permissões.

Consulta de exemplo sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Etapas

Pré-requisito: crie um relatório personalizado no Workday. Antes de executar o script, crie no Workday um relatório personalizado que forneça os dados necessários. Use a fonte de dados 'Business Process Transactions'. Disponibilize os campos necessários para o Event Log, incluindo Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date e Initiator. Ative o relatório como serviço Web selecionando 'Enable as Web Service' na guia 'Advanced' e configure as permissões necessárias para seu Integration System User (ISU).
Pré-requisito: configure o usuário de integração do Workday. Verifique se você tem um Integration System User (ISU) com permissão para acessar o relatório personalizado criado na etapa anterior. Anote o nome de Usuário, a senha e a URL do endpoint JSON RaaS (Reports-as-a-Service) gerada para o relatório.
Configure o ambiente Python. Instale o Python na máquina que executará a extração. Instale as bibliotecas necessárias com pip: pip install requests pandas.
Configure o script Python. Baixe o script Python fornecido. Abra o arquivo em um editor de texto e atualize as variáveis de espaço reservado no início do script. Informe a URL RaaS, o nome de Usuário e a senha do Workday. Defina também START_DATE e END_DATE para o período de extração desejado.
Entenda a lógica do script. O script se autentica no Workday, chama o serviço Web do relatório personalizado e envia o período como parâmetros. O Workday retorna os dados em formato JSON. Se o relatório retornar mais de uma página de resultados, o script processará a paginação automaticamente.
Execute o script. Abra um terminal ou prompt de comando, navegue até a pasta onde salvou o script e execute o comando: python workday_extraction.py.
Mapeamento de atividades. O script contém um dicionário de mapeamento (activity_map) que converte combinações de processos de negócios e status de etapas do Workday nos nomes padronizados de atividades exigidos pelo ProcessMind. Talvez seja necessário ajustar as chaves desse dicionário para que correspondam aos nomes exatos dos processos de negócios configurados no seu ambiente do Workday.
Transformação dos dados. O script percorre cada registro retornado pelo relatório do Workday. Ele aplica o mapeamento de atividades, extrai os atributos necessários e formata corretamente os registros de data e hora. Cada evento válido é adicionado a uma lista.
Geração da saída. Depois de processar todos os dados, o script converte a lista de eventos em um DataFrame do pandas. Assim, os dados ficam organizados em formato tabular com os nomes de coluna necessários: PositionId, ActivityName, EventTime, User e outros.
Exporte o CSV para o ProcessMind. O script salva o DataFrame final em um arquivo CSV chamado position_management_event_log.csv. O arquivo usa codificação UTF-8 e está pronto para ser carregado no ProcessMind sem outras alterações.

Configuração

Relatório personalizado do Workday (RaaS): a principal fonte de dados é um relatório personalizado do Workday ativado como serviço Web. Esse relatório deve usar a fonte de dados 'Business Process Transactions'.
Campos do relatório: o relatório deve incluir campos como Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp, Initiator e outros atributos necessários, como Cost Center ou Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): é necessário um ISU com nome de Usuário e senha para autenticação. Esse usuário deve pertencer a um grupo de segurança com permissão para acessar o endpoint do serviço Web do relatório personalizado.
Período: o script usa os parâmetros START_DATE e END_DATE. Para a extração inicial, recomendamos um período de 3 a 6 meses para manter o volume de dados controlável e agilizar a execução. Nas extrações seguintes, você pode usar um período incremental menor.
Endpoint da API: o script precisa da URL do endpoint JSON do relatório personalizado. Você encontra essa URL na guia 'Web Service' da definição do relatório personalizado no Workday.
Mapeamento de atividades: a lógica do script depende de um mapeamento configurável dos nomes e status dos processos do Workday para os nomes finais das atividades. Talvez seja necessário personalizá-lo de acordo com a configuração dos processos de negócios do seu Workday.

Consulta de exemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Etapas

Confirme se a plataforma de middleware ou ETL escolhida, como MuleSoft, Boomi ou Informatica, tem uma licença de conector do Workday e se o ambiente de integração consegue se conectar ao Workday. Solicite ao administrador do Workday as credenciais do usuário do sistema de integração, as atribuições a grupos de segurança, as permissões para relatórios ou APIs e a configuração do endpoint do ambiente.
No Workday, identifique os relatórios ou APIs de origem aprovados que disponibilizam o histórico de processos de negócios, a conclusão das etapas de aprovação, os atributos de posição, as mudanças de status, as referências a trabalhadores ou usuários e os registros de data e hora efetivos. Use [Configure based on your system] para os nomes exatos dos relatórios ou APIs, pois eles variam conforme a configuração do ambiente. Confirme se a fonte disponibiliza o Position ID e contexto suficiente dos processos de negócios para distinguir todas as atividades necessárias.
Configure o conector na plataforma de middleware com a conexão ao ambiente do Workday, o método de autenticação, o tempo limite das solicitações, a paginação, a política de novas tentativas e os parâmetros de extração incremental. Use [Your start date] e [Your end date] como parâmetros de data e aplique os filtros aprovados de empresa ou organização hierárquica.
Extraia os conjuntos de dados de origem para objetos de preparação na plataforma de middleware. Preserve os identificadores de origem, os registros de data e hora dos eventos e das conclusões, os identificadores dos responsáveis, o status da posição, o motivo, o departamento, o centro de custo, a família de cargos, o nome do processo de negócios, o nome da etapa, o status da etapa e os atributos de posição com data de vigência. Não espere que o ProcessMind deduza os eventos.
Transforme os dados preparados em uma linha de evento para cada atividade com suporte explícito. Mapeie o início do processo de negócios de origem para Position Request Initiated; as etapas concluídas de aprovação do gerente, de RH e de orçamento para as atividades correspondentes; o status terminal de recusa para Position Request Denied; a conclusão bem-sucedida de Create Position para Position Created; e a conclusão bem-sucedida dos processos de alteração de posição especificados para as atividades correspondentes. Mapeie a revisão de conformidade somente quando houver uma etapa concluída explícita de To Do ou Checklist. Mapeie Position Unfrozen somente quando a transformação registrar explicitamente uma transição de status de Frozen para Active na fonte.
Execute a transformação SQL completa no campo de consulta sobre as visualizações de origem preparadas, substituindo apenas os espaços reservados de conexão, credenciais, datas e empresa. Os nomes das visualizações e colunas de origem na consulta são espaços reservados profissionais e devem ser substituídos pelos objetos e campos reais disponibilizados pelo conector do Workday configurado.
Valide se PositionId, ActivityName e EventTime estão preenchidos em todas as linhas de saída, se os registros de data e hora foram normalizados para um único fuso horário acordado e se os registros de origem duplicados foram removidos pelo identificador do evento ou por uma chave composta documentada. Mantenha User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily quando disponíveis.
Exporte o resultado como CSV em UTF-8 ou em outro formato de Event Log compatível com o ProcessMind. Use PositionId como identificador do caso, ActivityName como coluna de atividade e EventTime como registro de data e hora do evento. Inclua os atributos recomendados como colunas adicionais, mantenha uma linha por evento e carregue o arquivo no ProcessMind sem esperar que ele derive atividades ausentes.

Configuração

Conector: configure o conector do Workday aprovado no MuleSoft, Boomi, Informatica ou na plataforma ETL escolhida. As operações exatas do conector, os nomes dos relatórios e os recursos de API dependem do ambiente e da versão do conector.
Configuração da fonte: use [Configure based on your system] para indicar os relatórios ou APIs do Workday que disponibilizam eventos de processos de negócios, etapas de aprovação, histórico de status de posição e atributos de posição com data de vigência.
Período: comece com 3 a 6 meses de eventos concluídos. Amplie o período somente depois de validar o tempo de execução, a paginação, a retenção da fonte e os limites de ingestão do ProcessMind.
Carregamento incremental: use EventTime ou o registro de data e hora de modificação do evento de origem como marcador de progresso. Inclua uma pequena sobreposição entre as execuções e remova duplicidades pelo identificador do evento de origem ou por uma chave composta documentada.
Colunas obrigatórias de saída: PositionId, ActivityName e EventTime devem estar presentes e preenchidos. PositionId é o identificador do caso.
Colunas recomendadas de saída: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter e JobFamily.
Filtros de atividade: filtre pelos nomes configurados dos processos de negócios Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position e Close Position, além da etapa de To Do ou Checklist configurada para conformidade. Use os valores exatos do ambiente, sem presumir os rótulos.
Tratamento de status: extraia Position Unfrozen somente de uma transição de status explícita de Frozen para Active. Não crie um evento apenas porque o status atual é Active.
Performance: ative a paginação do conector, limite as datas, filtre na origem, use extração paralela somente quando houver suporte e processe os dados preparados de forma incremental. Evite extrações irrestritas de todo o ambiente.
Segurança: o usuário de integração precisa de autorização para ler o histórico de processos de negócios, as etapas de aprovação, os dados e o histórico de status das posições, os atributos organizacionais e as referências de usuários. O administrador do Workday deve aprovar os domínios de segurança e o acesso aos relatórios.
Pré-requisitos: confirme a licença do conector do Workday, o ambiente de middleware, o armazenamento seguro das credenciais, o acesso à rede, a disponibilidade do relatório ou da API de origem e as permissões de importação do ProcessMind.

Consulta de exemplo sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

Pronto para começar?

Com este Template de dados, você tem o que precisa para começar a otimizar seu processo de gestão de posições. Comece hoje a usar os dados do Workday HCM para obter insights mais claros e melhorar a eficiência.

Voltar ao guia de melhoria

Baixar Template

Otimize agora a gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria do Workday HCM

Identifique ineficiências e reduza em 30% o tempo do ciclo de gestão de posições.

Começar o teste grátis

Não é necessário informar um cartão de crédito. Comece seu teste grátis de 14 dias.

Seu Template de dados para gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Seu Template de dados para gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Atributos da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Atividades da gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria

Guias de extração

Extração de dados do Workday Custom Report como serviço (RaaS)

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo sql

Script Python usando a API Workday Web Services (WWS)

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo python

Plataforma de middleware ou ETL com conector do Workday

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo sql

Pronto para começar?

Otimize agora a gestão de posições no processo de contratação à aposentadoria do Workday HCM