Seu Template de dados para compras ao pagamento, processamento de faturas

A data e hora do evento, também chamada de hora de início, registra a data e a hora exatas em que uma atividade de negócio ocorreu. Cada atividade do processo, de “Fatura recebida” a “Pagamento efetuado”, tem uma data e hora associadas. Essas informações cronológicas são essenciais para ordenar os eventos e calcular durações.

Esse atributo é usado para ordenar os eventos cronologicamente e montar o fluxo do processo de cada caso. Ele serve de base para todas as análises relacionadas ao tempo, incluindo o cálculo dos tempos de ciclo entre atividades, a identificação de gargalos onde há perda de tempo e o acompanhamento da performance em relação aos acordos de nível de serviço. Datas e horas precisas são essenciais para a confiabilidade de qualquer análise de Process Mining.

Ele estabelece a ordem cronológica dos eventos e serve de base para todos os cálculos de performance e duração, como o tempo de ciclo.

Geralmente, é encontrado em logs de eventos ou em um campo de “Data de criação” ou “Data de entrada” associado a cada transação ou mudança de status.

O nome da atividade descreve uma etapa ou um marco do processamento da fatura. Alguns exemplos são “Fatura recebida”, “Fatura enviada para aprovação”, “Bloqueio de pagamento aplicado” e “Pagamento efetuado”. Esse atributo conta o que aconteceu com a fatura ao longo do tempo.

No Process Mining, esse atributo é usado para gerar o mapa do processo, que representa visualmente o fluxo de trabalho. Analisar a sequência, a frequência e os caminhos dessas atividades ajuda a identificar fluxos comuns, desvios, gargalos e ciclos de retrabalho. A qualidade e o nível de detalhe dos nomes das atividades são essenciais para criar uma análise de processo relevante e acionável.

Esse atributo define as etapas do processo, forma a estrutura básica do mapa do processo e permite analisar todos os aspectos relacionados ao fluxo.

Essas informações geralmente são obtidas de logs de mudança de status, tabelas de eventos ou códigos de transação do sistema de origem.

O número da fatura é o código alfanumérico exclusivo atribuído pelo fornecedor. No Process Mining, esse atributo é fundamental porque geralmente funciona como ID do caso, identificando cada fatura e seu percurso, do recebimento ao pagamento.

Ao usar o número da fatura como ID do caso, você pode vincular todas as atividades relacionadas, como “Fatura recebida”, “Fatura aprovada” e “Pagamento efetuado”, para reconstruir o processo de ponta a ponta daquela fatura. Isso permite analisar em detalhes os tempos de ciclo, os caminhos e os desvios de cada caso, formando a base de toda a análise do processo.

É o identificador essencial do caso, que conecta todos os eventos relacionados e permite acompanhar o ciclo de vida completo de uma única fatura.

Esse é um campo principal, geralmente encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

O atributo Sistema de origem identifica o aplicativo ou a plataforma em que o evento de processamento da fatura foi registrado. Em ambientes de TI complexos, o percurso de uma fatura pode passar por vários sistemas, como uma solução de digitalização, uma ferramenta de fluxo de trabalho e um sistema ERP.

Conhecer o sistema de origem dá contexto aos dados e ajuda a investigar problemas de qualidade. Também permite analisar processos que passam por diferentes sistemas, destacando possíveis desafios de integração ou atrasos causados por transferências entre aplicativos. Isso pode ser especialmente útil ao consolidar dados de sistemas antigos e modernos.

Ele dá contexto sobre a origem dos dados, o que é essencial para validá-los e analisar processos que passam por vários sistemas de TI.

Muitas vezes, é um valor estático adicionado durante a extração dos dados ou um campo nos logs do sistema que indica o nome ou o ID do aplicativo.

Esse atributo registra a data e a hora da última extração ou atualização dos dados. É um campo de metadados que indica o grau de atualização do conjunto de dados analisado.

Embora não seja usado diretamente para desenhar o mapa do processo, esse dado é essencial para entender a atualidade da análise. Ele ajuda a saber se você está consultando dados em tempo real ou um instantâneo de um momento específico, o que é fundamental para tomar decisões operacionais fundamentadas. Também é importante para monitorar a integridade e a frequência do pipeline de dados.

Ele indica o grau de atualização dos dados e permite entender até que ponto a análise do processo está atualizada.

Essa data e hora geralmente são geradas e adicionadas ao conjunto de dados durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL).

A data de vencimento do pagamento é uma data importante, calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Ela representa o prazo para pagar o fornecedor e manter uma boa relação comercial, evitando multas por atraso.

Esse atributo é fundamental para monitorar a performance dos pagamentos em dia. Ele é usado para calcular KPIs, como a taxa de pagamentos em dia, e identificar faturas com risco de atraso. Analisar o intervalo entre a data de aprovação da fatura e a data de vencimento ajuda a avaliar a eficiência das etapas finais de programação e execução do pagamento.

É essencial para medir a performance dos pagamentos em dia e analisar as causas dos atrasos.

Essa data geralmente aparece nos detalhes da transação da fatura. Ela pode ser informada diretamente ou calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento.

O atributo Data e hora de término registra o momento exato em que uma etapa do processo é concluída. Ele é essencial para calcular com precisão a duração das atividades, uma métrica fundamental no Process Mining. Ao comparar a data e hora de início com a data e hora de término, analistas podem medir quanto tempo cada etapa leva e identificar gargalos e oportunidades para aumentar a eficiência.

Na análise, a data e hora de término são usadas para calcular os tempos de ciclo de atividades individuais e de segmentos inteiros do processo. Por exemplo, a duração da etapa “Aprovação da fatura” pode ser calculada subtraindo a data e hora de início da data e hora de término da atividade “Fatura aprovada”. Esses dados ajudam a criar Dashboards de performance, definir referências e acompanhar o impacto das mudanças no processo.

Ele permite calcular com precisão a duração das atividades, o que é essencial para identificar gargalos e medir a eficiência do processamento.

É encontrado em logs do sistema ou dados de transações, muitas vezes em um campo de “Data de conclusão”, “Data de alteração” ou em um campo separado de data e hora de conclusão da atividade.

Este atributo especifica a moeda em que o valor da fatura está expresso. É essencial para organizações que operam internacionalmente e trabalham com fornecedores de diferentes países. O código da moeda, geralmente baseado no padrão ISO 4217, garante a interpretação correta dos dados financeiros.

Na análise, a moeda da fatura é usada para segmentar os dados por região ou país. Ela é fundamental para garantir que os valores sejam agregados corretamente nos relatórios financeiros, o que muitas vezes exige a conversão para uma moeda padrão de apresentação. Analisar as variações do processo por moeda também pode revelar complexidades relacionadas a pagamentos internacionais ou à gestão cambial.

Fornece o contexto necessário para interpretar os valores das faturas e permite análises financeiras precisas e a segmentação das operações globais.

Este é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

Este atributo registra o motivo específico pelo qual o andamento de uma fatura foi interrompido, seja por uma rejeição durante o fluxo de aprovação, seja por um bloqueio de pagamento após a aprovação. Os motivos podem incluir 'Quantidade incorreta', 'Divergência de preço', 'Número do PO ausente' ou 'Fatura duplicada'.

Esse é um dos atributos mais importantes para a análise de causa raiz. Ao analisar a frequência de cada motivo, as organizações podem identificar as principais fontes de atrito e ineficiência no processo de faturas. Esses insights baseados em dados ajudam a resolver problemas subjacentes, como melhorar a comunicação com fornecedores, reforçar a conformidade com os POs ou oferecer mais treinamento à equipe.

É essencial para a análise de causa raiz e ajuda a identificar os motivos mais comuns de atrasos, retrabalho e ineficiências no processamento.

Essas informações aparecem em campos específicos, como 'Código do motivo' ou 'Motivo da retenção', nos dados da transação da fatura ou nos registros de aprovação associados.

Este atributo registra o nome da parte externa que emitiu a fatura. Ele fornece um contexto importante, relacionando a transação financeira a um fornecedor específico. Manter dados de fornecedores consistentes e corretos é essencial para gerar relatórios e análises precisos.

Em Process Mining, o nome do fornecedor é uma dimensão importante para segmentar os dados. Analistas podem filtrar o processo para examinar o processamento de faturas de fornecedores com alto volume ou que geram problemas. Isso ajuda a identificar fornecedores que enviam faturas com erros com frequência, causando atrasos e retrabalho. Também contribui para iniciativas estratégicas, como a gestão da performance dos fornecedores e a identificação de oportunidades para programas de fornecedores preferenciais.

Permite segmentar o processo para analisar a performance por fornecedor, algo essencial para a gestão de fornecedores e para identificar a origem de faturas problemáticas.

Geralmente, essa informação está nos dados do cabeçalho da fatura e é vinculada a uma tabela mestre de fornecedores por meio do ID do fornecedor.

O atributo Usuário identifica a pessoa ou o sistema automatizado responsável por executar uma etapa específica do fluxo de processamento de faturas. Pode ser um profissional de contas a pagar que registrou a fatura, um gerente que a aprovou ou um bot automatizado que realizou uma tarefa de conciliação.

Analisar os dados por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e as necessidades de treinamento. Você pode filtrar o mapa do processo para ver como diferentes equipes ou pessoas lidam com as faturas e identificar variações nos fluxos de trabalho. Essa análise ajuda a encontrar quem tem melhor desempenho, destacar problemas de encaminhamento ou identificar usuários que precisam de mais apoio ou treinamento sobre os procedimentos da empresa.

Ajuda a analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e as variações do processo entre diferentes equipes ou pessoas.

Essas informações geralmente estão disponíveis nos detalhes da transação, com rótulos como 'Nome do usuário', 'Inserido por', 'Alterado por' ou 'Aprovador'.

O valor da fatura corresponde ao total do documento, incluindo todos os itens, impostos e taxas. Esse atributo financeiro fundamental representa a importância monetária de cada caso. Muitas vezes, ele é analisado junto com outros atributos para entender seu impacto no processo.

Esse atributo é essencial para a análise financeira e a priorização. Ao filtrar as faturas por valor, analistas podem investigar se as de alto valor seguem um fluxo de aprovação diferente e mais rigoroso ou se estão mais sujeitas a atrasos. Ele também é importante para os Dashboards que acompanham o valor total das faturas processadas e para KPIs relacionados à captura de descontos, já que a economia potencial corresponde a uma porcentagem do valor da fatura.

Permite analisar o impacto financeiro e priorizar faturas de alto valor, além de ajudar a identificar se o valor da fatura afeta o tempo ou o fluxo de processamento.

Este é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

O código da empresa representa uma entidade legal ou subsidiária específica dentro de uma corporação maior. Em muitos sistemas financeiros, as transações são separadas por código da empresa para fins contábeis e de geração de relatórios.

Esse atributo permite comparar diferentes unidades de negócio. Ao segmentar o mapa do processo por código da empresa, analistas podem comparar a performance, identificar boas práticas em uma entidade e descobrir problemas sistêmicos em outra. Para organizações com mais de uma entidade legal, esse atributo é fundamental para entender as variações do processo e garantir a conformidade em toda a empresa.

Permite comparar processos e avaliar a performance entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio da organização.

Este é um campo organizacional fundamental, geralmente encontrado no cabeçalho de todas as tabelas de transações financeiras.

As condições de pagamento são os termos acordados com um fornecedor para pagar uma fatura. Elas costumam ser expressas em um formato padronizado, como 'Net 30' (pagamento em até 30 dias) ou '2% 10, Net 30' (desconto de 2% para pagamento em até 10 dias; caso contrário, o valor total vence em 30 dias).

Esse atributo é essencial para a estratégia financeira e a análise de performance. Ele serve de base para calcular a data de vencimento do pagamento e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado. Analisar o processo de acordo com diferentes condições de pagamento pode revelar se alguns termos estão associados a atrasos ou se a organização está aproveitando bem as oportunidades de desconto.

É fundamental para analisar a performance dos pagamentos em dia e identificar oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado.

Essas informações geralmente vêm dos dados mestre do fornecedor e são especificadas no cabeçalho da fatura.

A data da fatura é a data informada pelo fornecedor no próprio documento. Do ponto de vista do fornecedor, ela marca o início oficial do ciclo de pagamento e costuma servir de base para calcular a data de vencimento conforme as condições de pagamento acordadas.

Analisar o intervalo entre a data da fatura e a atividade 'Fatura recebida' ou 'Fatura registrada' é essencial para identificar atrasos no envio ou na entrada da fatura no sistema. Esse intervalo pode representar uma parte significativa, mas pouco visível, do tempo total de ciclo. Reduzi-lo pode melhorar a performance dos pagamentos em dia e aumentar as oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado.

Ajuda a medir o intervalo entre a emissão da fatura pelo fornecedor e o registro dela no sistema.

Este é um campo de data padrão nos dados do cabeçalho da fatura, geralmente identificado como 'Data do documento' ou 'Data da fatura'.

O número do pedido de compra vincula uma fatura a um documento de aquisição aprovado previamente. Essa conexão é essencial para a conciliação, em que o sistema verifica se os detalhes da fatura, como quantidades e preços, correspondem ao que foi pedido no PO.

Esse atributo é fundamental para analisar a eficiência da conciliação. Uma alta proporção de faturas vinculadas a POs processadas sem intervenção indica um processo de compras saudável. Por outro lado, analisar faturas sem PO pode revelar compras fora do processo ou situações em que as políticas de compras não estão sendo seguidas. A presença ou ausência de um PO é uma forma comum de segmentar o processo e comparar a eficiência.

Ajuda a diferenciar faturas com e sem PO, que muitas vezes seguem processos distintos e apresentam níveis diferentes de eficiência.

Esse identificador geralmente aparece nos detalhes do item ou do cabeçalho da transação da fatura, vinculando-a ao documento de compra.

O status da fatura mostra em que ponto do ciclo de vida ela estava no momento da extração dos dados. Entre os status mais comuns estão 'Em processamento', 'Aprovado', 'Pago', 'Rejeitado' ou 'Bloqueado'. Esse atributo oferece uma visão geral da situação atual da fatura.

Embora o Process Mining reconstrua toda a jornada, o status atual é útil em Dashboards operacionais que monitoram a carga de trabalho em andamento. Ele ajuda os gerentes a entender o volume de faturas em cada etapa, como quantas aguardam aprovação ou estão bloqueadas. Assim, é possível gerenciar o fluxo de faturas de forma proativa para evitar gargalos e atrasos.

Mostra um panorama da carga de trabalho atual e ajuda a acompanhar o volume de faturas em diferentes etapas, como 'Aguardando aprovação' ou 'Bloqueado'.

Geralmente, esse campo de status fica na tabela de cabeçalho da fatura e é atualizado conforme ela avança no ciclo de vida.