Seu Template de dados de Purchase to Pay - Processamento de faturas

A hora do evento, ou hora de início, registra a data e a hora exatas em que uma atividade de negócio ocorreu. Cada atividade do processo, de “Invoice Received” a “Payment Executed”, tem um registro de data e hora associado. Essas informações cronológicas são essenciais para ordenar os eventos e calcular as durações.

Esse atributo é usado para ordenar cronologicamente os eventos e criar o fluxo do processo de cada caso. Ele é a base de todas as análises relacionadas ao tempo, incluindo o cálculo dos tempos de ciclo entre atividades, a identificação de gargalos onde há perda de tempo e o monitoramento da performance em relação aos acordos de nível de serviço. Registros de data e hora precisos e confiáveis são essenciais para a qualidade de qualquer análise de Process Mining.

Ele fornece a ordem cronológica dos eventos e é a base de todos os cálculos de performance e duração, como o tempo de ciclo.

Geralmente é encontrado em Event Logs ou em um campo de “Creation Date” ou “Entry Date” associado a cada transação ou mudança de status.

O nome da atividade descreve uma única etapa ou marco na jornada de processamento da fatura. Exemplos incluem “Invoice Received”, “Invoice Sent for Approval”, “Payment Block Placed” e “Payment Executed”. Esse atributo fornece a narrativa do processo, mostrando o que aconteceu com a fatura ao longo do tempo.

No Process Mining, esse atributo é usado para gerar o mapa do processo, que representa visualmente o Workflow. Analisar a sequência, a frequência e os caminhos dessas atividades ajuda a identificar fluxos comuns, desvios, gargalos e ciclos de retrabalho. A qualidade e o nível de detalhamento dos nomes das atividades são essenciais para criar uma análise do processo relevante e acionável.

Esse atributo define as etapas do processo, formando a estrutura principal do mapa do processo e permitindo todas as análises relacionadas ao fluxo.

Essas informações geralmente são derivadas de logs de alterações de status, tabelas de eventos ou códigos de transação no sistema de origem.

O número da fatura é o código alfanumérico exclusivo atribuído a uma fatura pelo fornecedor. No Process Mining, esse atributo é fundamental, pois normalmente funciona como o Case ID, identificando de forma exclusiva a jornada de cada fatura, do recebimento ao pagamento.

Ao usar o número da fatura como Case ID, todas as atividades relacionadas, como “Invoice Received”, “Invoice Approved” e “Payment Executed”, podem ser vinculadas para reconstruir o processo completo daquela fatura. Isso permite analisar detalhadamente os tempos de ciclo, os caminhos e os desvios de cada caso, formando a base de toda a análise do processo.

É o identificador essencial do caso que conecta todos os eventos relacionados, permitindo rastrear o ciclo de vida completo de uma única fatura.

Esse é um campo principal normalmente encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

O atributo sistema de origem identifica o aplicativo ou a plataforma em que o evento de processamento da fatura foi registrado. Em ambientes de TI complexos, a jornada de uma fatura pode passar por vários sistemas, como uma solução de digitalização, uma ferramenta de Workflow e um sistema ERP.

Entender o sistema de origem fornece contexto para os dados e ajuda a solucionar problemas de qualidade dos dados. Também permite analisar processos que atravessam diferentes sistemas, destacando possíveis desafios de integração ou atrasos causados por transferências entre aplicativos. Isso pode ser especialmente útil ao consolidar dados de sistemas legados e modernos.

Ele fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é essencial para validar os dados e analisar processos que abrangem vários sistemas de TI.

Geralmente é um valor estático adicionado durante a extração de dados ou um campo disponível nos logs do sistema que indica o nome ou o ID do aplicativo.

Esse atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos ou atualizados pela última vez. Ele funciona como um campo de metadados que indica o nível de atualização do conjunto de dados analisado.

Embora não seja usado diretamente para desenhar o mapa do processo, esse dado é essencial para entender a atualidade da análise. Ele ajuda os usuários a saber se estão consultando dados em tempo real ou uma fotografia de um momento específico, algo fundamental para tomar decisões operacionais bem informadas. Também é importante para monitorar a saúde e a frequência do pipeline de dados.

Ele indica o nível de atualização dos dados, permitindo que os usuários entendam quão atual é a análise do processo.

Esse registro de data e hora geralmente é gerado e adicionado ao conjunto de dados durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL).

A Data de vencimento do pagamento é uma data crítica, calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Ela representa o prazo para pagar o fornecedor, manter um bom relacionamento comercial e evitar multas por atraso.

Esse atributo é fundamental para monitorar a performance dos pagamentos no prazo. Ele é usado para calcular KPIs como a Taxa de pagamentos no prazo e identificar faturas com risco de vencimento. Analisar o intervalo entre a data de aprovação da fatura e a data de vencimento do pagamento ajuda a avaliar a eficiência das etapas finais de agendamento e execução do pagamento.

Ele é essencial para medir a performance dos pagamentos no prazo e analisar as causas dos pagamentos atrasados.

Essa data normalmente está nos detalhes da transação da fatura. Ela pode ser informada diretamente ou derivada da data da fatura e das condições de pagamento.

O atributo hora de término registra o momento exato em que uma etapa do processo é concluída. Ele é essencial para calcular com precisão a duração das atividades, uma métrica fundamental no Process Mining. Ao comparar a hora de início com a hora de término, os analistas podem medir quanto tempo cada etapa leva, identificando gargalos e oportunidades de melhoria da eficiência.

Na análise, a hora de término é usada para calcular os tempos de ciclo de atividades individuais e de segmentos inteiros do processo. Por exemplo, a duração da etapa “Invoice Approval” pode ser determinada subtraindo a hora de início da hora de término da atividade “Invoice Approved”. Esses dados ajudam a criar Dashboards de performance, definir referências e monitorar o impacto das mudanças no processo.

Ele permite calcular com precisão a duração das atividades, o que é essencial para identificar gargalos e medir a eficiência do processamento.

Encontrado em logs do sistema ou dados de transações, geralmente como “Completion Date”, “Change Date” ou um campo separado de registro de data e hora da conclusão da atividade.

Esse atributo especifica a moeda em que o Valor da fatura é denominado. Ele é essencial para organizações que operam internacionalmente e trabalham com fornecedores de diferentes países. O código da moeda, normalmente baseado no padrão ISO 4217, garante que os dados financeiros sejam interpretados corretamente.

Na análise, Moeda da fatura é usada para segmentar os dados por região ou país. Ela é fundamental para os relatórios financeiros, garantindo que os valores sejam agregados corretamente, muitas vezes exigindo a conversão para uma moeda padrão de relatório. Analisar as variações do processo por moeda também pode revelar complexidades relacionadas a pagamentos internacionais ou à gestão cambial.

Ele fornece o contexto necessário para os valores das faturas, permitindo análises financeiras precisas e segmentação das operações globais.

Esse é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

Esse atributo registra o motivo específico pelo qual o avanço de uma fatura foi interrompido, seja por uma rejeição durante o Workflow de aprovação, seja por um bloqueio de pagamento após a aprovação. Os motivos podem variar de 'Quantidade incorreta' e 'Divergência de preço' a 'Número do PO ausente' ou 'Fatura duplicada'.

Esse é um dos atributos mais importantes para a análise de causa raiz. Ao analisar a frequência dos diferentes motivos, as organizações podem identificar as fontes mais comuns de atrito e ineficiência no processo de faturas. Esse insight orientado por dados permite tratar problemas subjacentes, como melhorar a comunicação com fornecedores, aumentar a Conformidade com os POs ou oferecer treinamentos melhores à equipe.

Esse atributo é essencial para a análise de causa raiz, ajudando a identificar os motivos mais comuns de atrasos no processamento, retrabalho e ineficiências.

Essas informações estão em campos específicos de 'Código do motivo' ou 'Motivo do bloqueio' nos dados da transação da fatura ou nos registros de aprovação associados.

Este atributo registra o nome da parte externa que emitiu a fatura. Ele fornece um contexto essencial, vinculando a transação financeira a uma relação específica com um fornecedor. Manter dados de fornecedores consistentes e limpos é fundamental para gerar relatórios e análises precisos.

No Process Mining, Nome do fornecedor é uma dimensão importante para a segmentação. Os analistas podem filtrar o processo para examinar o tratamento de faturas de fornecedores com alto volume ou que apresentam problemas com frequência. Isso ajuda a identificar fornecedores que enviam faturas com erros repetidamente, causando atrasos e retrabalho. Também apoia iniciativas estratégicas, como a gestão da performance dos fornecedores e a identificação de oportunidades para programas de fornecedores preferenciais.

Ele permite segmentar o processo para analisar a performance por fornecedor, o que é essencial para a gestão de fornecedores e para identificar as origens de faturas problemáticas.

Normalmente, esse dado está no cabeçalho da fatura e é vinculado a uma tabela de dados mestres de fornecedores com base em um ID de fornecedor.

O atributo usuário identifica a pessoa ou o sistema automatizado responsável por executar uma etapa específica do Workflow de processamento de faturas. Pode ser um funcionário de contas a pagar que inseriu a fatura, um gerente que a aprovou ou um bot automatizado que realizou uma tarefa de conciliação.

Analisar os dados por usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e as necessidades de treinamento. Isso permite filtrar o mapa do processo para ver como diferentes equipes ou pessoas lidam com as faturas, revelando variações nos Workflows. Essa análise pode identificar os melhores desempenhos, destacar problemas de encaminhamento ou localizar usuários que precisam de suporte adicional ou treinamento sobre os procedimentos da empresa.

Ele ajuda a analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e as variações do processo entre diferentes equipes ou pessoas.

Essas informações geralmente estão disponíveis nos detalhes da transação, muitas vezes identificadas como “User Name”, “Entered By”, “Changed By” ou “Approver”.

Valor da fatura representa o valor total da fatura, incluindo todos os itens, impostos e taxas. Esse é um atributo financeiro fundamental, que define a relevância monetária de cada caso. Ele costuma ser analisado em conjunto com outros atributos para entender seu impacto no processo.

Esse atributo é essencial para a análise financeira e a priorização. Ao filtrar as faturas com base no valor, os analistas podem investigar se as faturas de alto valor seguem um caminho de aprovação diferente e mais rigoroso ou se estão mais sujeitas a atrasos. Ele também é indispensável para Dashboards que acompanham o valor total processado das faturas e para KPIs relacionados à captura de descontos, nos quais a economia potencial corresponde a um percentual do valor da fatura.

Ele permite analisar o impacto financeiro, priorizar faturas de alto valor e identificar se o valor da fatura afeta o tempo ou o caminho de processamento.

Esse é um campo padrão encontrado no cabeçalho de uma tabela de transações de faturas.

O Código da empresa representa uma entidade legal ou subsidiária específica dentro de uma corporação maior. Em muitos sistemas financeiros, as transações são separadas por código da empresa para fins contábeis e de geração de relatórios.

Esse atributo permite fazer análises comparativas entre diferentes unidades de negócio. Ao segmentar o mapa do processo por Código da empresa, os analistas podem comparar a performance, identificar boas práticas em uma entidade e descobrir problemas sistêmicos em outra. Esse é um atributo fundamental para qualquer organização com mais de uma entidade legal entender as variações do processo e garantir a Conformidade em toda a empresa.

Ele permite comparar e estabelecer referências de performance entre processos de diferentes entidades legais ou unidades de negócio dentro de uma organização.

Esse é um campo organizacional fundamental, normalmente encontrado no cabeçalho de todas as tabelas de transações financeiras.

As Condições de pagamento são os termos acordados com um fornecedor para pagar uma fatura. Normalmente, elas são expressas em um formato padronizado, como 'Net 30' (pagamento devido em 30 dias) ou '2% 10, Net 30' (desconto de 2% se o pagamento for feito em até 10 dias; caso contrário, o valor integral será devido em 30 dias).

Esse atributo é essencial para a estratégia financeira e a análise de performance. Ele serve de base para calcular a Data de vencimento do pagamento e identificar oportunidades de capturar descontos por pagamento antecipado. Analisar o processo por diferentes condições de pagamento pode revelar se determinados termos estão relacionados a atrasos no processamento ou se a organização está aproveitando efetivamente oportunidades favoráveis de desconto.

Ele é fundamental para analisar a performance dos pagamentos no prazo e identificar oportunidades de capturar descontos por pagamento antecipado.

Essas informações geralmente vêm dos dados mestres de fornecedores e são especificadas no cabeçalho da fatura.

A Data da fatura é a data informada pelo fornecedor no próprio documento da fatura. Ela marca o início oficial do ciclo de pagamento do ponto de vista do fornecedor e costuma ser a base para calcular a data de vencimento do pagamento de acordo com as condições acordadas.

Analisar o intervalo entre a Data da fatura e a atividade 'Fatura recebida' ou 'Fatura registrada' é fundamental para identificar atrasos no envio ou na entrada da fatura. Esse 'atraso no recebimento da fatura' pode ser um componente oculto significativo do tempo total de ciclo. Reduzi-lo pode melhorar a performance dos pagamentos no prazo e aumentar as oportunidades de capturar descontos por pagamento antecipado.

Ele ajuda a medir o 'atraso no recebimento da fatura' entre o momento em que o fornecedor emite a fatura e o momento em que ela é registrada no sistema.

Esse é um campo de data padrão nos dados do cabeçalho da fatura, geralmente identificado como 'Data do documento' ou 'Data da fatura'.

O Número do pedido de compra vincula uma fatura a um documento de compras pré-aprovado. Essa conexão é central para o processo de correspondência, no qual o sistema verifica se os detalhes da fatura, como quantidades e preços, estão de acordo com o que foi solicitado no PO.

Esse atributo é fundamental para analisar a eficiência do processo de correspondência. Uma alta taxa de faturas associadas a POs processadas diretamente indica um processo de compras saudável. Por outro lado, analisar faturas sem PO pode revelar compras fora do processo ou áreas em que as políticas de compras não estão sendo seguidas. A presença ou ausência de um PO é uma forma comum de segmentar o processo e comparar a eficiência.

Ele ajuda a diferenciar faturas com PO e sem PO, que geralmente seguem processos diferentes e apresentam níveis de eficiência distintos.

Esse identificador normalmente está nos detalhes do item ou no cabeçalho da transação da fatura, vinculando-a ao documento de compras.

Status da fatura fornece uma visão do ponto em que a fatura está em seu ciclo de vida no momento da extração dos dados. Os status comuns incluem 'Em processamento', 'Aprovada', 'Paga', 'Rejeitada' ou 'Bloqueada'. Esse atributo oferece uma visão geral da condição atual da fatura.

Embora o Process Mining reconstrua toda a jornada, o status atual é valioso para Dashboards operacionais que monitoram a carga de trabalho ativa. Ele ajuda os gestores a entender o volume de faturas em cada etapa, como quantas estão aguardando aprovação ou bloqueadas. Assim, é possível gerenciar proativamente o fluxo de faturas para evitar gargalos e atrasos.

Ele oferece uma visão da carga de trabalho atual, ajudando a monitorar os volumes de faturas em diferentes etapas, como 'Aguardando aprovação' ou 'Bloqueada'.

Normalmente, esse é um campo de status na tabela de cabeçalho da fatura, atualizado à medida que ela avança pelo ciclo de vida.