Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Jira Service Management
Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Este Template é um guia completo para analisar os fluxos de trabalho de gerenciamento de serviços de TI. Ele identifica os dados essenciais e os marcos do processo no Jira Service Management. Você encontra uma visão estruturada dos atributos e das atividades necessários para entender como sua equipe lida com os problemas subjacentes e faz a análise de causa raiz. Use estas orientações para simplificar a coleta de dados e garantir que suas iniciativas de Process Mining gerem insights acionáveis.
  • Atributos recomendados para uma análise aprofundada
  • Marcos do processo para registrar no Event Log
  • Orientações técnicas para extração de dados
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos de gerenciamento de problemas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e analisar todo o ciclo de vida do gerenciamento de problemas.
5 Obrigatório 5 Recomendado 10 Opcional
Nome Descrição
Atividade
ActivityName
A ação específica ou a mudança de status ocorrida no registro de problema.
Descrição

Esse atributo registra o nome do evento ou da transição de estado que ocorre durante o ciclo de vida da gestão de problemas. Alguns exemplos são 'Problema registrado', 'Status alterado para em investigação' ou 'Causa raiz identificada'.

Ele é essencial para mapear o fluxo do processo e identificar a sequência de etapas realizadas para resolver um problema. No Process Mining, essas atividades formam os nós do mapa do processo.

Por que isso importa

Define as etapas do mapa do processo e permite analisar as variantes do processo.

Onde encontrar

Histórico de alterações do Jira ou transições de status do chamado

Exemplos
Registro de problema criadoInvestigação iniciadaCausa raiz identificadaSolução temporária atualizadaRegistro de problema encerrado
Data e hora
EventTimestamp
A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu.
Descrição

Esse atributo registra o momento exato em que uma atividade aconteceu. Ele é usado para ordenar os eventos cronologicamente e calcular a duração entre as etapas.

Datas e horas precisas são essenciais para calcular tempos de ciclo, como o intervalo entre 'Problema registrado' e 'Causa raiz identificada', e para analisar a produtividade ao longo do tempo.

Por que isso importa

Permite calcular todos os KPIs baseados em tempo e ordenar os eventos corretamente.

Onde encontrar

Data de criação do histórico de alterações do Jira ou data de criação do chamado

Exemplos
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Registro de problema
ProblemKey
Identificador exclusivo atribuído ao registro de problema no Jira Service Management.
Descrição

Esse atributo funciona como o identificador central do caso na análise de Process Mining. Ele representa a chave exclusiva, como PM-1001, gerada pelo Jira Service Management quando um novo registro de problema é criado.

Ele é usado para agrupar todas as atividades, mudanças de status e atualizações relacionadas em uma única instância do processo de ponta a ponta. A análise desse atributo permite visualizar todo o ciclo de vida de um problema, desde a detecção inicial, passando pela investigação, até o encerramento final.

Por que isso importa

É a chave fundamental para reconstruir o fluxo do processo e acompanhar registros de problemas específicos.

Onde encontrar

Tabela de chamados, campo 'Key' ou 'Issue Key'

Exemplos
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Sistema de origem
SourceSystem
Nome do sistema de onde os dados vieram.
Descrição

Identifica o sistema de software do qual os dados do processo foram extraídos. Neste contexto, o valor é sempre 'Jira Service Management'.

Esse atributo é especialmente útil em ambientes com vários sistemas para diferenciar as fontes de dados. Nesta visualização específica, porém, ele funciona principalmente como um identificador estático da linhagem dos dados.

Por que isso importa

Fornece contexto sobre a origem dos dados, especialmente quando eles são combinados com outros dados de gestão de serviços de TI.

Onde encontrar

Valor definido diretamente ou configuração do sistema

Exemplos
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Data e hora em que os dados foram extraídos ou atualizados pela última vez.
Descrição

Indica quando o conjunto de dados foi sincronizado pela última vez com o ambiente ativo do Jira Service Management. Assim, os analistas podem avaliar se os dados estão atualizados.

Esse campo ajuda a confirmar se a análise reflete o estado mais recente do processo e a identificar possíveis atrasos na atualização dos dados.

Por que isso importa

Ajuda a manter os dados atualizados e a confiar nos resultados da análise.

Onde encontrar

Data e hora do ETL

Exemplos
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Categoria da causa raiz
RootCauseCategory
Classificação da causa subjacente do problema.
Descrição

Classifica a falha técnica ou de processo que causou o problema, como 'Erro de software', 'Erro humano' ou 'Falha de hardware'. Esse costuma ser um campo personalizado no Jira Service Management.

Esse atributo alimenta o Dashboard 'Distribuição por categoria da causa raiz' e ajuda a tomar decisões estratégicas sobre investimentos em infraestrutura ou treinamento para evitar que o problema se repita.

Por que isso importa

Fundamental para identificar problemas sistêmicos e orientar medidas preventivas.

Onde encontrar

Campo personalizado 'Root Cause' ou 'Root Cause Category'

Exemplos
Erro de softwareErro de configuraçãoProblema de capacidadeProblema com fornecedor
Grupo de suporte atribuído
SupportGroup
Equipe técnica ou grupo responsável por investigar o problema no momento.
Descrição

Identifica a equipe responsável pelo registro do problema no momento do evento. No Jira Service Management, esse dado costuma ser associado ao campo 'Component' ou a um campo personalizado, como 'Support Group'.

Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Gargalos nas transferências entre grupos de suporte', que permite visualizar como os problemas passam de uma equipe para outra e onde ficam por mais tempo.

Por que isso importa

Essencial para analisar a organização e identificar atritos entre equipes.

Onde encontrar

Campo 'Component' da solicitação ou campo personalizado 'Support Group'

Exemplos
Administração de banco de dadosOperações de redeSuporte a aplicações nível 2
Prioridade
Priority
Nível de criticidade atribuído ao registro do problema.
Descrição

Indica a urgência e o impacto do problema, geralmente classificados de 'Baixa' a 'Crítica'. Esse campo permite segmentar a análise e verificar se os problemas de alta prioridade estão sendo resolvidos dentro das metas de SLA.

A análise desse atributo ajuda a verificar, no Dashboard 'Conformidade com o SLA e tendências das metas', se os riscos críticos para o negócio estão recebendo a prioridade adequada.

Por que isso importa

Permite segmentar a performance do processo de acordo com a criticidade para o negócio.

Onde encontrar

Campo 'Priority' da solicitação

Exemplos
Mais altaAltaMédiaBaixa
Resumo do problema
ProblemSummary
Descrição breve ou título do registro do problema.
Descrição

Apresenta um resumo do registro do problema. Embora seja principalmente textual, fornece contexto para os analistas que consultam casos individuais na ferramenta de Process Mining.

Também permite pesquisar palavras-chave e analisar qualitativamente os tipos de problemas registrados.

Por que isso importa

Fornece um contexto legível para o identificador do caso.

Onde encontrar

Campo 'Summary' da solicitação

Exemplos
Tempo limite de conexão com o banco de dados na região da UEPico de latência no serviço de e-mailFila de processamento de pedidos travada
Usuário
UserKey
Identificador exclusivo ou nome do usuário que realizou a atividade.
Descrição

Registra a identidade da pessoa ou da conta de sistema responsável por realizar a atividade específica. Pode ser o responsável que atualizou o registro ou o autor de uma mudança de status.

Esses dados ajudam a analisar a utilização de recursos, identificar gargalos nas transferências entre usuários e garantir a responsabilização no processo de gerenciamento de problemas.

Por que isso importa

Essencial para analisar transferências, segregação de funções e carga de trabalho dos recursos.

Onde encontrar

Campo 'author' do changelog do Jira ou campo 'assignee' da solicitação

Exemplos
j.smithsystem_automationm.doe
Código de resolução
ResolutionCode
Código que indica como o problema foi resolvido.
Descrição

Especifica o resultado final do registro do problema, como 'Corrigido', 'Não será corrigido', 'Duplicado' ou 'Não foi possível reproduzir'.

Esse campo permite separar os problemas resolvidos com sucesso daqueles encerrados por motivos administrativos e manter a precisão de indicadores como 'Tempo médio até a causa raiz'.

Por que isso importa

Diferencia correções eficazes de encerramentos administrativos.

Onde encontrar

Campo 'Resolution' da solicitação

Exemplos
ConcluídoNão será feitoDuplicadoNão foi possível reproduzir
Data de criação
CreatedDate
Data em que o registro do problema foi criado.
Descrição

Data e hora em que o problema foi registrado pela primeira vez no sistema. Embora a data e hora do evento indiquem quando cada atividade ocorreu, esse atributo costuma ser usado em filtros de alto nível, como 'Mostrar todos os problemas criados no primeiro trimestre'.

Ele serve como referência para a análise de envelhecimento.

Por que isso importa

Data de referência para analisar o envelhecimento e o volume de entrada.

Onde encontrar

Campo 'Created' da solicitação

Exemplos
2023-01-012023-06-15
Foi reaberto
IsReopened
Indicador de que o problema foi reaberto após o encerramento.
Descrição

Indicador booleano definido como verdadeiro quando o registro do problema passa do estado fechado para o estado aberto. Esse dado alimenta a 'Análise da taxa de reabertura de problemas'.

Uma taxa alta de reabertura pode indicar problemas de qualidade nas correções definitivas ou procedimentos de verificação insuficientes.

Por que isso importa

Indicador de qualidade da eficácia das correções.

Onde encontrar

Derivado das mudanças de status

Exemplos
truefalse
Origem da detecção
DetectionSource
Como o problema foi identificado (por exemplo, de forma proativa ou reativa).
Descrição

Indica como o problema foi identificado. Entre os valores comuns estão 'Monitoramento proativo', 'Incidente na Central de serviços' e 'Notificação do fornecedor'.

Esse atributo é usado no Dashboard 'Identificação proativa versus reativa' para medir a maturidade do processo de gerenciamento de problemas.

Por que isso importa

Mede a maturidade do processo e a eficácia dos sistemas de monitoramento.

Onde encontrar

Campo personalizado 'Source' ou 'Detection Source'

Exemplos
Monitoramento proativoEscalonamento de incidenteNotificação do fornecedor
Quantidade de incidentes vinculados
LinkedIncidentCount
Quantidade de incidentes vinculados a este registro do problema.
Descrição

Contagem de chamados de incidente associados ao registro do problema. Esse atributo quantifica o impacto do problema sobre os usuários.

Ele é usado no KPI 'Profundidade do vínculo entre incidente e problema' para priorizar os problemas que geram o maior volume de chamados de suporte.

Por que isso importa

Quantifica o impacto no negócio com base no volume de incidentes.

Onde encontrar

Contagem de vínculos na tabela 'issuelinks' cujo tipo é 'Problem/Incident'

Exemplos
011550
Revisão pós-implementação realizada
ReviewStatus
Indica se foi realizada uma revisão pós-implementação (PIR).
Descrição

Registra se a atividade ou o indicador 'Revisão pós-implementação' está presente no caso. Esse dado é essencial para o Dashboard 'Conformidade com a revisão pós-implementação'.

Ele ajuda a garantir que a organização cumpra os requisitos de governança para a melhoria contínua.

Por que isso importa

Métrica de conformidade para o aprendizado organizacional.

Onde encontrar

Campo personalizado 'PIR Status' ou existência da atividade 'PIR'

Exemplos
ConcluídoPendenteNão necessário
Solicitação de mudança vinculada
LinkedChangeRequest
Identificador da solicitação de mudança vinculada a este problema.
Descrição

Armazena o ID da solicitação de mudança (RFC) criada para implementar a correção definitiva. Esse vínculo é essencial para o Dashboard 'Atraso na abertura de solicitações de mudança'.

Ele conecta o processo de gerenciamento de problemas ao gerenciamento de mudanças e permite analisar os dois processos em conjunto.

Por que isso importa

Conecta a investigação à correção no processo de gerenciamento de mudanças.

Onde encontrar

Vínculos da solicitação cujo tipo é 'is fixed by' ou semelhante

Exemplos
CR-404CHG-1099CR-5512
Solicitante
ReporterName
Usuário que registrou o problema originalmente.
Descrição

Identifica quem criou o registro do problema. Essa pessoa não é necessariamente o responsável pelo caso. A análise dos solicitantes ajuda a entender onde os problemas são detectados, por exemplo, por agentes da Central de serviços ou administradores de sistema.

Esse dado complementa a análise 'Proativa versus reativa'.

Por que isso importa

Identifica a origem da entrada do problema.

Onde encontrar

Campo 'Reporter' da solicitação

Exemplos
monitoring_servicehelpdesk_leadnetwork_admin
Solução alternativa disponível
WorkaroundDetails
Indica se há uma solução alternativa documentada para o problema.
Descrição

Registra se existe ou foi publicada uma descrição de solução temporária. Isso permite acompanhar a 'Velocidade de publicação de soluções alternativas'.

A análise desse campo ajuda a avaliar com que rapidez a equipe consegue restabelecer a estabilidade do serviço, mesmo antes de encontrar uma correção definitiva.

Por que isso importa

Fundamental para medir a rapidez com que o negócio recebe um alívio temporário.

Onde encontrar

Campo personalizado 'Workaround'

Exemplos
Reiniciar o serviçoLimpar o cache do navegadorNenhuma solução informada
Status de violação do SLA
SlaBreachStatus
Indica se o registro do problema ultrapassou o prazo acordado no contrato de nível de serviço.
Descrição

Campo booleano ou de status que indica se o tempo de resolução ultrapassou a meta acordada. Esse dado ajuda a alimentar o Dashboard 'Conformidade com o SLA e tendências das metas'.

Ele destaca os casos que expõem a organização a riscos de conformidade ou penalidades.

Por que isso importa

Essencial para monitorar a conformidade e a performance.

Onde encontrar

Lógica do campo de SLA do Jira Service Management

Exemplos
CumpridoVioladoPausado
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades de gerenciamento de problemas

Estas são as principais etapas e os marcos do processo que você deve registrar no Event Log para identificar com precisão os fluxos de trabalho de resolução.
8 Recomendado 6 Opcional
Atividade Descrição
Atribuído ao grupo de suporte
Atribuição do registro de problema a uma equipe técnica ou grupo de suporte específico. Isso é acompanhado pelas alterações no campo personalizado 'Support Group' ou no campo 'Assignee', caso não sejam usados grupos.
Por que isso importa

Essencial para analisar transferências e gargalos entre equipes. Uma alta taxa de transferências pode indicar ineficiências no encaminhamento.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: campo 'Support Group' ou 'Assignee' alterado

Coleta

Registrado quando o campo de atribuição é alterado

Tipo de evento explicit
Causa raiz identificada
Momento em que a causa subjacente é registrada formalmente. Pode ser identificado pela mudança de status para 'Root Cause Identified' ou pelo preenchimento do campo 'Root Cause'.
Por que isso importa

Marco importante que encerra a etapa de investigação. É essencial para calcular o 'Tempo médio até a descoberta da causa raiz'.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'Root Cause Identified' OU campo 'Root Cause' preenchido

Coleta

Compare o campo de status ou verifique se o campo foi preenchido

Tipo de evento inferred
Incidente vinculado ao problema
Ação de vincular um chamado de incidente relacionado ao registro de problema. Esse evento fica registrado na tabela de vínculos entre chamados ou no histórico.
Por que isso importa

Determina o impacto e o escopo do problema. É essencial para o KPI 'Profundidade do vínculo entre incidente e problema' e para priorizar com base no impacto no negócio.

Onde encontrar

Vínculos entre chamados do Jira: vínculo criado com o tipo 'causes' ou 'relates to'

Coleta

Registrado quando um vínculo entre chamados é criado

Tipo de evento explicit
Investigação iniciada
Transição do status do problema para um estado de investigação ativa, como 'Under Investigation' ou 'In Progress'. Marca o início da etapa de trabalho ativo.
Por que isso importa

Inicia a contagem do tempo de ciclo da investigação. Ajuda a diferenciar o tempo de espera no backlog do tempo de análise ativa.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'Under Investigation' ou 'In Progress'

Coleta

Compare as atualizações do campo de status

Tipo de evento inferred
Registro de problema criado
Evento inicial em que o chamado de problema é criado no sistema. Esse evento fica registrado explicitamente no histórico do chamado, com a data e hora da criação.
Por que isso importa

Marca o início do ciclo de vida da gestão de problemas e permite analisar o volume. É essencial para calcular a produtividade e as taxas de entrada.

Onde encontrar

Tabela de chamados do Jira: data de criação ou aba de histórico: evento de criação do chamado

Coleta

Registrado quando a transação de criação do chamado é confirmada

Tipo de evento explicit
Registro de problema encerrado
Encerramento definitivo do ciclo de vida do problema. O evento é registrado explicitamente quando o status muda para 'Closed'.
Por que isso importa

Marca o fim definitivo da instância do processo. É necessário para calcular o tempo total de ciclo e as taxas de encerramento.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'Closed'

Coleta

Registrado quando o status muda para 'Closed'

Tipo de evento explicit
Resolução validada
Confirmação de que a correção resolveu o problema. Pode ser identificada pela transição de status para 'Resolved' ou para um estado específico de 'Verified'.
Por que isso importa

Etapa de controle de qualidade que garante o funcionamento da correção. Atrasos nessa etapa indicam gargalos nos testes ou na aceitação do usuário.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'Resolved' ou 'Verified'

Coleta

Compare as atualizações do campo de status

Tipo de evento inferred
Solução temporária atualizada
Preenchimento ou atualização do campo de texto 'Workaround'. Esse evento indica que uma correção temporária foi documentada.
Por que isso importa

Mede a rapidez com que o negócio recebe uma solução provisória. É essencial para o KPI 'Tempo até a disponibilização da solução temporária'.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: campo 'Workaround' alterado (não nulo)

Coleta

Registrado quando o campo 'Workaround' é alterado

Tipo de evento explicit
Correção definitiva aplicada
Transição que indica que a solução foi implementada. Geralmente, pode ser identificada pela mudança de status para 'Implementing' ou 'Fixed'.
Por que isso importa

Marca o fim do trabalho de correção técnica. Usado para medir o tempo de ciclo da implementação.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'Implemented', 'Pending Verification' ou 'Fixed'

Coleta

Compare as atualizações do campo de status

Tipo de evento inferred
Prioridade do problema alterada
Atualização do campo de prioridade do registro de problema. Esse evento é capturado ao monitorar as alterações no campo 'Priority' da aba de histórico.
Por que isso importa

Indica que o problema foi escalado ou teve sua prioridade reduzida. A análise ajuda a identificar a precisão da triagem inicial e o tempo de espera dos problemas de alta prioridade no backlog.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: campo 'Priority' alterado do valor anterior para o novo valor

Coleta

Registrado quando o campo de prioridade é atualizado

Tipo de evento explicit
Problema reaberto
Transição do problema de um status 'Resolved' ou 'Closed' de volta para um status ativo. Indica uma correção malsucedida ou uma resolução rejeitada.
Por que isso importa

Uma das principais métricas de qualidade. Uma alta taxa de reabertura indica uma análise de causa raiz ou testes ineficazes.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado de 'Closed'/'Resolved' para 'Open'/'In Progress'

Coleta

Compare a sequência do campo de status

Tipo de evento inferred
Revisão pós-implementação
Realização de uma revisão após a aplicação da correção. O evento é registrado pela mudança de status para 'In Review' ou por atualizações em campos específicos da revisão pós-implementação (PIR).
Por que isso importa

Atividade de Conformidade que garante o registro das lições aprendidas. Contribui para a análise de 'Conformidade da revisão pós-implementação'.

Onde encontrar

Histórico do chamado no Jira: status alterado para 'In Review' OU campo 'PIR Notes' atualizado

Coleta

Compare o campo de status ou as atualizações dos campos da PIR

Tipo de evento inferred
SLA não cumprido
Evento que indica que o tempo de resolução do problema ultrapassou o prazo definido no acordo de nível de serviço. É calculado comparando a data-limite do SLA com a data de resolução.
Por que isso importa

Essencial para os relatórios de Conformidade. Ajuda a identificar quais prioridades ou categorias mais frequentemente não cumprem os prazos.

Onde encontrar

Registros de SLA do Jira Service Management: 'Time to Resolution' acima da meta ou calculado

Coleta

Obtenha os dados do campo de SLA ou compare a data de vencimento com a data de resolução

Tipo de evento calculated
Solicitação de mudança vinculada
Vínculo de uma solicitação de mudança (RFC) ao registro de problema. Indica o início do processo de correção definitiva.
Por que isso importa

Mede o intervalo entre a identificação da causa e o início da correção. Contribui para o KPI 'Atraso na transição para a gestão de mudanças'.

Onde encontrar

Vínculos entre chamados do Jira: vínculo criado com o tipo 'is fixed by' ou com um chamado do tipo 'Change'

Coleta

Registrado quando é criado um vínculo com um chamado do tipo 'Change'

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

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