Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

SAP S/4HANA
Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Este Template oferece um guia completo para coletar os dados necessários à análise do processamento de faturas de contas a pagar. Ele apresenta os atributos e as atividades essenciais para criar um Event Log robusto. Você também encontrará orientações práticas para extrair esses dados dos seus sistemas de origem, garantindo um início tranquilo na sua jornada de Process Mining.
  • Atributos recomendados para uma análise completa
  • Principais atividades do processo para acompanhar com eficiência
  • Orientações passo a passo para a extração de dados
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos do processamento de faturas do Contas a Pagar

Estes são os campos de dados essenciais para incluir no seu Event Log e permitir uma análise completa e aprofundada do processo de Contas a Pagar.
5 Obrigatório 6 Recomendado 9 Opcional
Nome Descrição
Atividade
ActivityName
O nome de um evento ou etapa específica do negócio que ocorreu durante o ciclo de vida do processamento da fatura.
Descrição

A atividade representa uma etapa ou ação distinta no processo de Contas a Pagar, como 'Fatura recebida', 'Fatura lançada' ou 'Pagamento executado'. Esses são os blocos de construção do mapa do processo.

Analisar atividades é essencial para Process Mining. Isso ajuda a visualizar o fluxo do processo, identificar caminhos comuns, detectar desvios do processo padrão e medir a frequência e a duração de cada etapa. A sequência dessas atividades para uma determinada fatura forma sua jornada no processo.

Por que isso importa

Define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, identificar gargalos e detectar ciclos de retrabalho.

Onde obter

Derivada de várias fontes, incluindo alterações no status do documento, por exemplo, BKPF-BSTAT, documentos de alteração, tabelas CDHDR/CDPOS ou logs de Workflow. Normalmente, isso exige uma lógica de extração personalizada.

Exemplos
Fatura recebidaFatura aprovadaPagamento executadoFatura bloqueada para pagamento
Fatura
Invoice
O identificador exclusivo de um documento de fatura, que funciona como o ID de caso principal do processo de Contas a Pagar.
Descrição

A fatura é o objeto central que conecta todas as atividades relacionadas, desde o recebimento até o pagamento. No SAP S/4HANA, normalmente é uma chave composta formada pelo Código da Empresa (BUKRS), por um Número de Documento exclusivo (BELNR) e pelo Exercício Fiscal (GJAHR).

Analisar por fatura permite obter uma visão completa, de ponta a ponta, do ciclo de vida da fatura. Isso é fundamental para calcular métricas importantes, como o tempo total de ciclo, identificar gargalos em faturas individuais e entender os diferentes caminhos que uma fatura pode percorrer no processo.

Por que isso importa

Ele identifica exclusivamente a jornada de cada fatura, permitindo rastrear todo o seu ciclo de vida e analisar a performance do processo caso a caso.

Onde obter

É uma chave composta derivada das tabelas BKPF (cabeçalho do documento contábil) ou RBKP (cabeçalho do documento: recebimento da fatura), usando os campos BUKRS, BELNR e GJAHR.

Exemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Hora do evento
EventTime
A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu.
Descrição

A hora do evento é o timestamp associado a cada atividade, fornecendo a sequência cronológica dos eventos de uma fatura. Esses dados são essenciais para entender o fluxo do processo e realizar qualquer análise baseada em tempo.

Na análise, a hora do evento é usada para ordenar corretamente as atividades, calcular os tempos de ciclo entre diferentes etapas, identificar tempos de espera e analisar a performance do processo em diferentes períodos, como mês a mês. Ela é a base de todos os KPIs baseados em duração.

Por que isso importa

Esse timestamp é fundamental para ordenar cronologicamente os eventos e calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, essenciais para Process Mining.

Onde obter

Obtida de vários campos de data e hora nas tabelas do SAP, como Data de Criação (BKPF-CPUDT), Data de Lançamento (BKPF-BUDAT), Data de Compensação (BSAK-AUGDT) ou timestamps de logs de alterações (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Sistema de origem
SourceSystem
O sistema do qual os dados foram extraídos.
Descrição

Esse atributo identifica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor normalmente será 'SAP S/4HANA'.

Em ambientes com vários ERPs ou sistemas integrados, esse campo é fundamental para a linhagem e a segregação dos dados. Ele garante que a análise seja realizada no conjunto de dados correto e ajuda a diagnosticar problemas de qualidade dos dados, rastreando-os até a origem.

Por que isso importa

Identifica a origem dos dados, algo fundamental para a governança de dados, a solução de problemas e os ambientes com vários sistemas.

Onde obter

Normalmente, é um valor estático adicionado durante o processo de extração de dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Exemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
O timestamp que indica quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Esse atributo fornece a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados do SAP S/4HANA. É um campo de metadados fundamental para entender o nível de atualização dos dados analisados.

Essa informação ajuda os usuários a saber quão atual é a análise do processo. Ela ajuda a gerenciar as expectativas sobre a latência dos dados e é essencial para programar atualizações e manter a integridade dos dados.

Por que isso importa

Indica o nível de atualização dos dados, garantindo que os usuários saibam quão atualizada está a análise do processo.

Onde obter

Esse valor é gerado e gravado em cada registro no momento da extração dos dados do sistema de origem.

Exemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Código da empresa
CompanyCode
A unidade organizacional para a qual a fatura é processada.
Descrição

Um código da empresa é a menor unidade organizacional para a qual é possível elaborar um conjunto completo e independente de contas para relatórios externos. No contexto de Contas a Pagar, ele representa a entidade legal que deve o dinheiro ao fornecedor.

Analisar por código da empresa permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais da organização. Isso ajuda a identificar quais partes do negócio seguem os processos padrão e quais apresentam maior eficiência, tempos de ciclo mais longos ou taxas de retrabalho mais altas.

Por que isso importa

Permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar problemas regionais ou específicos de unidades de negócio e as melhores práticas.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de cabeçalho do documento, principalmente em BKPF-BUKRS para faturas FI e RBKP-BUKRS para faturas MM.

Exemplos
10001710US01DE01
Data de vencimento da fatura
InvoiceDueDate
A data até a qual o pagamento da fatura deve ser feito ao fornecedor.
Descrição

A data de vencimento da fatura é o prazo para pagar o fornecedor, evitar multas por atraso e manter um bom relacionamento. Essa data é calculada com base na data-base da fatura e nas condições de pagamento acordadas com o fornecedor.

Essa data é essencial para o Dashboard 'Conformidade e Aging de Pagamentos' e para o KPI 'Taxa de Pagamentos Pontuais'. Ao comparar a data de vencimento com a data real de pagamento, a análise pode revelar se os pagamentos estão sendo feitos no prazo, antecipadamente ou com atraso, o que tem consequências financeiras e relacionais diretas.

Por que isso importa

É o principal fator da análise de pagamentos pontuais, permitindo medir a performance dos pagamentos e seu impacto nos relacionamentos com fornecedores e nas multas por atraso.

Onde obter

Essa data geralmente é calculada. A data líquida de vencimento está no campo BSEG-NETDT. Ela também pode ser derivada da data-base para pagamento (BSEG-ZFBDT) e das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Exemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Nome do fornecedor
VendorName
O nome do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

Esse atributo contém o nome oficial do fornecedor. Ele é vinculado por meio do número do fornecedor armazenado no documento da fatura.

A análise de fornecedores é fundamental para gerenciar relacionamentos e identificar problemas de processo específicos de determinados fornecedores. Ela pode ajudar a responder perguntas como 'Quais fornecedores enviam mais faturas com divergências?' ou 'Estamos pagando determinados fornecedores estratégicos dentro do prazo de forma consistente?'. Também é um campo importante, junto com o número e o valor da fatura, para detectar possíveis pagamentos duplicados.

Por que isso importa

Permite analisar a performance do processo por fornecedor, ajudando a identificar fornecedores problemáticos e gerenciar relacionamentos estratégicos com eficiência.

Onde obter

Obtido na tabela de dados mestre de fornecedores LFA1, no campo NAME1, por meio do vínculo com o Número do Fornecedor (LIFNR) encontrado em BKPF ou RBKP.

Exemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Nome do usuário
UserName
O ID do usuário que realizou a atividade.
Descrição

Esse atributo registra o ID do usuário do SAP responsável por executar uma atividade específica, como lançar, aprovar ou compensar uma fatura. Ele vincula as etapas do processo a usuários individuais.

Analisar por nome do usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, identificar os profissionais com melhor performance e localizar usuários que podem precisar de treinamento adicional. Também é fundamental para analisar gargalos de aprovação nos Dashboards, pois ajuda a identificar quais aprovadores específicos estão causando atrasos no processo.

Por que isso importa

Atribui atividades a indivíduos específicos, permitindo analisar a performance dos usuários, a carga de trabalho e a conformidade com as políticas de segregação de funções.

Onde obter

Normalmente encontrado em tabelas de cabeçalho, como BKPF-USNAM (inserido por), ou em tabelas de documentos de alteração, como CDHDR-USERNAME (alterado por).

Exemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
O identificador exclusivo do pedido de compra associado à fatura, quando aplicável.
Descrição

Esse atributo vincula uma fatura a um pedido de compra previamente aprovado. A presença de um número de pedido de compra é a base do processo de conciliação em 3 vias, entre pedido de compra, fatura e recebimento de mercadoria.

Esse é um atributo essencial para análises de conformidade e eficiência. Ele é usado para calcular o KPI 'Percentual de Faturas sem Pedido de Compra', que mede a aderência às políticas de compras. Também é fundamental para o Dashboard 'Performance da Conciliação em 3 Vias', permitindo analisar o processo de conciliação de faturas vinculadas a pedidos de compra.

Por que isso importa

Fundamental para analisar a eficiência da conciliação em 3 vias e medir a conformidade com as políticas de compras, identificando faturas processadas sem pedido de compra.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de itens de linha da fatura, como RSEG-EBELN, para faturas MM, ou BSEG-EBELN, para faturas FI.

Exemplos
45000012344500005678
Valor da fatura
InvoiceAmount
O valor bruto total da fatura na moeda original do documento.
Descrição

É o valor total da fatura enviada pelo fornecedor. Inclui o custo de mercadorias ou serviços, impostos e outras cobranças, antes de quaisquer deduções ou descontos.

O valor da fatura é um atributo financeiro fundamental para vários tipos de análise. Ele ajuda a priorizar faturas de alto valor, entender o impacto financeiro dos atrasos no processo, como multas por atraso em faturas de grande valor, e segmentar o processo, por exemplo: 'Faturas de alto valor seguem um caminho de aprovação diferente?'. Também é essencial para identificar possíveis pagamentos duplicados.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e quantificação dos impactos financeiros.

Onde obter

Encontrado em tabelas como RBKP-RMWWR (valor bruto da fatura) para faturas MM ou calculado a partir dos itens de linha em BSEG, no campo WRBTR, para faturas FI.

Exemplos
1500.00250.7512345.50
Condições de pagamento
PaymentTerms
As condições acordadas com o fornecedor para pagar uma fatura, geralmente incluindo oportunidades de desconto.
Descrição

As condições de pagamento definem as regras para as datas de vencimento e os possíveis descontos por pagamento antecipado. Por exemplo, uma condição como 'Z001' pode corresponder a 'Pagamento em até 30 dias, com desconto de 2% se pago em até 10 dias'.

Esse atributo é a base do Dashboard 'Taxa de Aproveitamento de Descontos por Pagamento Antecipado'. Ao analisar as condições de pagamento, é possível identificar todas as faturas elegíveis para desconto. Comparar isso com os descontos efetivamente obtidos revela oportunidades de economia perdidas e mede a eficiência do processo de pagamento.

Por que isso importa

É essencial para analisar oportunidades de desconto por pagamento antecipado, medir a performance financeira do processo de pagamento e identificar economias perdidas.

Onde obter

Encontrado nos itens do fornecedor, na tabela BSEG-ZTERM, ou no cabeçalho da fatura, em RBKP-ZTERM.

Exemplos
Z0010001NT30
Data de compensação
ClearingDate
A data em que o pagamento foi realizado e a fatura foi compensada nos itens em aberto.
Descrição

A data de compensação representa a liquidação financeira da fatura. É a data em que ocorre a atividade "Pagamento compensado", marcando a etapa final da maioria dos fluxos de faturas concluídos com sucesso.

Essa data é usada para calcular a data real do pagamento e compará-la com a data de vencimento da fatura. Por isso, é essencial para calcular o KPI "Taxa de pagamentos no prazo" e para qualquer análise relacionada à performance de pagamentos. Ela também marca o ponto final do cálculo do tempo de ciclo completo da fatura.

Por que isso importa

Marca a liquidação final de uma fatura, servindo como ponto final para os cálculos de tempo de ciclo e como base para a análise de pagamentos no prazo.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de itens compensados, como BSAK-AUGDT para fornecedores.

Exemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Desconto aproveitado
DiscountTaken
Um indicador booleano que informa se um desconto por pagamento antecipado foi aplicado com sucesso.
Descrição

Este atributo informa se um desconto financeiro foi efetivamente aproveitado quando a fatura foi paga. Ele é um componente essencial para medir a eficiência financeira do processo de contas a pagar.

Esse indicador é a base do KPI "Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado". Ao filtrar as faturas em que havia possibilidade de desconto, com base nas condições de pagamento, e analisar esse indicador, a empresa consegue calcular com precisão quanto dinheiro foi economizado e quantas oportunidades de economia foram perdidas. Isso fornece uma medida clara e quantificável da performance de contas a pagar.

Por que isso importa

Mede diretamente o sucesso no aproveitamento dos descontos disponíveis por pagamento antecipado, com impacto direto no resultado financeiro da empresa.

Onde obter

Derivado da verificação de que o campo de valor do desconto (BSEG-SKNTO) é maior que zero no documento de pagamento.

Exemplos
truefalse
É automatizada
IsAutomated
Um indicador que mostra se a atividade foi realizada automaticamente pelo sistema, e não por um usuário.
Descrição

Esse atributo booleano diferencia as atividades iniciadas por pessoas daquelas executadas por jobs do sistema, Workflows ou bots. Por exemplo, uma execução automatizada de pagamentos ou um lançamento de fatura gerado pelo sistema seria marcado como automatizado.

Analisar esse atributo ajuda a entender o nível de automação do processo de Contas a Pagar. Ele pode ser usado para medir o sucesso das iniciativas de automação, comparar a eficiência de etapas automatizadas e manuais e identificar novas oportunidades de automação.

Por que isso importa

Ajuda a medir o grau de automação do processo, permitindo analisar a eficácia da automação e identificar oportunidades de melhoria.

Onde obter

Derivado com base no Nome do Usuário, por exemplo, IDs de usuários do sistema como 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER', ou em códigos de transação específicos associados a jobs automatizados.

Exemplos
truefalse
É pagamento atrasado
IsLatePayment
Um indicador booleano que informa se a fatura foi paga após a data de vencimento.
Descrição

Este atributo calculado é um indicador simples de verdadeiro/falso que informa se o pagamento de uma fatura foi realizado após a data oficial de vencimento. Ele é derivado da comparação entre a "Data de compensação" e a "Data de vencimento da fatura".

Esse indicador simplifica a análise do Dashboard "Conformidade e aging de pagamentos" e do KPI "Taxa de pagamentos no prazo". Ele permite filtrar e agregar dados facilmente para contar os pagamentos atrasados, calcular o percentual de pagamentos no prazo e identificar fornecedores ou códigos de empresa com altas taxas de pagamentos atrasados.

Por que isso importa

Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento, simplifica o cálculo do KPI de pagamentos no prazo e ajuda a identificar áreas com baixa performance de pagamentos.

Onde obter

Atributo calculado. A lógica é: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Exemplos
truefalse
Moeda da fatura
InvoiceCurrency
O código da moeda do valor da fatura (por exemplo, USD, EUR).
Descrição

Este atributo especifica a moeda em que o valor da fatura é denominado. Ele fornece o contexto essencial para todos os valores financeiros.

Em uma organização multinacional, analisar faturas sem considerar a moeda pode levar a conclusões equivocadas. Este campo permite tratar os dados financeiros corretamente, convertendo todos os valores para uma única moeda de reporte ou segmentando a análise por moeda para entender as atividades financeiras regionais.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para o valor da fatura, permitindo análises e relatórios financeiros precisos, especialmente em contextos multinacionais.

Onde obter

Encontrado nas tabelas do cabeçalho do documento, principalmente BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemplos
USDEURGBPJPY
Motivo do bloqueio
BlockingReason
O motivo pelo qual uma fatura está bloqueada para pagamento, indicando uma divergência.
Descrição

Quando uma fatura não passa por uma validação durante a conciliação em 3 vias ou em outras etapas de verificação, ela é bloqueada para pagamento. O Motivo do Bloqueio especifica a natureza do problema, como divergência de quantidade, variação de preço ou ausência de recebimento de mercadoria.

Esse atributo é fundamental para o Dashboard 'Análise do Retrabalho por Divergência de Faturas'. Analisar a frequência dos diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas raiz das ineficiências do processo. Por exemplo, se 'Variação de preço' for um motivo comum, isso pode apontar para problemas nos dados mestre do sistema de compras.

Por que isso importa

Fornece um insight direto sobre as causas raiz das divergências e do retrabalho nas faturas, permitindo iniciativas direcionadas de melhoria do processo.

Onde obter

Armazenado em tabelas de itens de fatura, como RSEG, em campos que começam com SPGR* (por exemplo, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Também pode ser encontrado em RBKP_BLOCKED.

Exemplos
Divergência de preçoDivergência de quantidadeRecebimento de mercadoria ausente
Número da fatura do fornecedor
VendorInvoiceNumber
O número da fatura informado pelo fornecedor no documento.
Descrição

Este é o número de referência do próprio sistema contábil do fornecedor, impresso no documento físico ou eletrônico da fatura. Ele é inserido manualmente ou capturado por OCR durante o recebimento da fatura.

Este campo é extremamente importante para fins operacionais e de análise, especialmente para o Dashboard "Pagamentos potencialmente duplicados de faturas". Um método comum para detectar duplicidades é procurar vários documentos internos de fatura que tenham o mesmo nome do fornecedor, número da fatura do fornecedor e valor da fatura. É a principal referência externa de uma fatura.

Por que isso importa

É um campo essencial para detectar possíveis pagamentos duplicados e funciona como a principal referência externa nas comunicações com os fornecedores.

Onde obter

Armazenado no campo "Referência" do cabeçalho do documento, normalmente BKPF-XBLNR.

Exemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Tipo de documento da fatura
InvoiceDocumentType
Uma classificação do documento da fatura que controla como ele é processado no SAP.
Descrição

O Tipo de Documento é um elemento de configuração importante no SAP que categoriza documentos contábeis. Por exemplo, 'KR' é normalmente usado para faturas de fornecedores, 'RE' para faturas MM e 'KG' para notas de crédito de fornecedores. Esse tipo determina aspectos como o intervalo de numeração e os campos obrigatórios.

Na análise do processo, filtrar por Tipo de Documento permite comparar os fluxos de processo de diferentes tipos de fatura. Por exemplo, o processo de aprovação de uma nota de crédito pode ser diferente do processo de uma fatura padrão. Isso é útil para o Dashboard 'Variantes de Encaminhamento para Aprovação de Faturas'.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo com base na forma como diferentes tipos de fatura são tratados, revelando variações nos caminhos de processamento e nos tempos de ciclo.

Onde obter

Diretamente da tabela de cabeçalho do documento, no campo BKPF-BLART.

Exemplos
KRREKG
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processamento de faturas do Contas a Pagar

Estas são as principais etapas do processo e os marcos relevantes que você deve registrar no seu Event Log para uma descoberta precisa do processo e sua otimização.
7 Recomendado 8 Opcional
Atividade Descrição
Fatura aprovada
A fatura recebeu todas as aprovações necessárias no sistema de Workflow. Muitas vezes, essa é a etapa final antes de a fatura ser lançada ou desbloqueada para pagamento.
Por que isso importa

Esse marco importante marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre o encaminhamento e a aprovação é uma métrica crítica de eficiência.

Onde obter

Capturado nos logs do SAP Business Workflow como uma etapa de conclusão ou liberação final. Como alternativa, pode ser inferido pela remoção de um bloqueio de pagamento após o encaminhamento.

Captura

Extraia os eventos de conclusão do Workflow dos logs de Workflow do SAP ou identifique o evento final de 'liberação'.

Tipo de evento explicit
Fatura bloqueada para pagamento
O sistema bloqueou a fatura automática ou manualmente, impedindo seu pagamento. Isso normalmente ocorre devido a divergências de preço ou quantidade, ou à falta de aprovações.
Por que isso importa

Este é um indicador importante de problemas e retrabalho. Analisar os motivos e a duração dos bloqueios ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e das ineficiências do processo.

Onde obter

Este é um status explícito registrado no campo Chave de Bloqueio de Pagamento (ZLSPR) do item do fornecedor no documento contábil, na tabela BSEG.

Captura

Registrado por meio de documentos de alteração quando o campo BSEG-ZLSPR é preenchido com um motivo de bloqueio.

Tipo de evento explicit
Fatura cancelada
O documento da fatura foi estornado, anulando efetivamente seu impacto financeiro. Esse é um estado final alternativo do processo, geralmente causado por lançamentos incorretos ou disputas com fornecedores.
Por que isso importa

Acompanhar os cancelamentos ajuda a identificar motivos de falhas no processo, como envios duplicados ou dados incorretos na fatura, que podem apontar para problemas nas etapas anteriores.

Onde obter

Isso é registrado explicitamente quando um documento de estorno é criado. O cabeçalho do documento original (BKPF) terá preenchidos o número do documento de estorno (STBLG) e o motivo do estorno.

Captura

Identifique a data de lançamento do documento de estorno, vinculado no cabeçalho do documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Fatura lançada
A fatura é registrada formalmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado se torna um documento lançado, ou um lançamento direto é realizado.
Por que isso importa

Este é um marco financeiro crítico. Ele confirma a obrigação da empresa de pagar e geralmente é um pré-requisito para programar o pagamento.

Onde obter

Este evento é identificado pela Data de Lançamento (BUDAT) no cabeçalho do documento (BKPF). Um documento lançado tem o status do documento (BKPF-BSTAT) vazio.

Captura

Use o timestamp de lançamento (BKPF-BUDAT) para documentos que não estejam estacionados (BKPF-BSTAT vazio).

Tipo de evento explicit
Fatura recebida
Esta atividade marca a criação de um documento de fatura no SAP, manualmente ou por meio de uma interface automatizada, como OCR/VIM. Esse evento normalmente é capturado a partir da data e hora de criação do cabeçalho do documento contábil.
Por que isso importa

Como ponto inicial do processo, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo completo da fatura e medir o throughput de todo o processo de Contas a Pagar.

Onde obter

Este evento é capturado na tabela de cabeçalho do documento contábil (BKPF), usando a data de criação do documento (CPUDT) e a hora de criação (CPUTM).

Captura

Use o timestamp de criação (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) do documento da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento compensado
Esta atividade marca o encerramento final da fatura, quando o pagamento e a fatura são conciliados entre si no razão auxiliar. Isso indica que o processo foi concluído.
Por que isso importa

Como encerramento definitivo do processo, esta atividade é essencial para calcular com precisão o tempo de ciclo completo. Ela confirma que o passivo foi liquidado.

Onde obter

Este é um evento explícito, marcado pelo preenchimento do campo Data de Compensação (AUGDT) no item do fornecedor do documento da fatura, na tabela BSEG.

Captura

Use a data de compensação (BSEG-AUGDT) do item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento executado
Um pagamento foi realizado para a fatura. Isso é capturado quando a execução de pagamentos é concluída e um documento de pagamento é criado e lançado.
Por que isso importa

Esta atividade é fundamental para a análise do fluxo de caixa e para medir o KPI 'Taxa de Pagamentos Pontuais', comparando esta data com a data de vencimento da fatura.

Onde obter

Isso é capturado a partir da data de lançamento do documento de pagamento que compensa a fatura. O número do documento de pagamento é vinculado no campo de documento de compensação (AUGBL) do item de linha da fatura, na tabela BSEG.

Captura

Identifique a data de lançamento (BUDAT) do documento de pagamento que compensa o item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Data de vencimento da fatura ultrapassada
Um evento calculado que indica que a data líquida de vencimento da fatura passou sem que um pagamento fosse compensado. Isso indica uma situação de pagamento atrasado ou vencido.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard 'Conformidade e Aging de Pagamentos', esta atividade ajuda a identificar e gerenciar proativamente faturas vencidas e analisar as causas raiz dos pagamentos atrasados.

Onde obter

Este não é um evento explícito no SAP. Ele é calculado comparando a data atual do sistema com a Data Líquida de Vencimento, calculada a partir de BSEG-ZFBDT, ou da data-base e das condições de pagamento.

Captura

Evento calculado acionado quando o timestamp do evento é posterior à data líquida de vencimento da fatura.

Tipo de evento calculated
Divergência resolvida
Esta atividade indica que um problema identificado anteriormente, que provavelmente causou um bloqueio de pagamento, foi investigado e resolvido. Ela é capturada quando um bloqueio de pagamento é removido de uma fatura.
Por que isso importa

Acompanhar esse ciclo de retrabalho é fundamental para o Dashboard 'Análise do Retrabalho por Divergência de Faturas'. Isso ajuda a quantificar o tempo e o esforço gastos na correção de erros.

Onde obter

Isso é inferido a partir de documentos de alteração que mostram a remoção de um bloqueio de pagamento. O log de alterações do campo BSEG-ZLSPR é a principal fonte.

Captura

Identifique os documentos de alteração da tabela BSEG em que o campo ZLSPR mudou de um valor para vazio.

Tipo de evento inferred
Fatura encaminhada para aprovação
A fatura foi enviada para um Workflow para as aprovações necessárias, com base nas regras de negócio. Isso marca o início do subprocesso de aprovação.
Por que isso importa

Esta atividade é o ponto de partida para medir o KPI 'Tempo Médio de Aprovação de Faturas' e analisar gargalos de aprovação.

Onde obter

Pode ser capturada nos logs do SAP Business Workflow, nas tabelas SWW*, que registram o início de uma instância de Workflow vinculada ao objeto da fatura, por exemplo, BUS2081.

Captura

Extraia os eventos de início do Workflow dos logs de Workflow do SAP, por exemplo, da tabela SWW_WIHEAD, vinculados ao documento da fatura.

Tipo de evento explicit
Fatura estacionada
Representa uma fatura que foi inserida no sistema, mas ainda não foi lançada no razão geral. Muitas vezes, essa é uma etapa intencional para salvar um documento incompleto e processá-lo ou aprová-lo posteriormente.
Por que isso importa

Acompanhar faturas estacionadas ajuda a identificar atrasos antes do início do lançamento formal e pode revelar problemas de completude dos dados ou de validação inicial.

Onde obter

Esse status é inferido a partir do campo de status do documento no cabeçalho do documento contábil (BKPF-BSTAT = 'V' para estacionado). O evento ocorre quando o status é definido.

Captura

Identifique os documentos de alteração da tabela BKPF em que o campo BSTAT está definido como 'V' (Vor-erfasst/Pré-inserido).

Tipo de evento inferred
Fatura rejeitada
Um aprovador rejeitou a fatura durante o Workflow de aprovação. Essa ação normalmente envia a fatura de volta ao responsável pelo processamento para correção ou esclarecimento.
Por que isso importa

Acompanhar as rejeições destaca os ciclos de retrabalho no processo de aprovação e pode indicar problemas de conformidade com políticas ou de codificação incorreta da fatura.

Onde obter

Isso é capturado como um evento de resultado específico nos logs do SAP Business Workflow associados à fatura.

Captura

Extraia os eventos de status 'rejeitado' do Workflow nos logs de Workflow do SAP.

Tipo de evento explicit
Pedido de compra conciliado
Esta atividade indica que a fatura foi conciliada com sucesso com um pedido de compra correspondente. Essa é uma etapa crítica do processo de conciliação em 3 vias para faturas baseadas em compras.
Por que isso importa

Analisar esta atividade ajuda a medir a eficiência do processo de conciliação e é fundamental para os KPIs 'Performance da Conciliação em 3 Vias' e 'Percentual de Faturas sem Pedido de Compra'.

Onde obter

Isso é inferido quando um item de linha da fatura na tabela BSEG ou ACDOCA contém um número de pedido de compra (EBELN) e um item (EBELP) válidos.

Captura

Inferido pela presença de uma referência a pedido de compra (BSEG-EBELN) no documento da fatura no momento da criação.

Tipo de evento inferred
Proposta de pagamento criada
A fatura foi incluída em uma proposta de pagamento como parte de uma execução de pagamentos, por exemplo, F110. Agora ela está programada para pagamento, aguardando a execução final da rodada.
Por que isso importa

Esta atividade mostra a transição de um passivo em aberto para um item sendo preparado ativamente para pagamento, ajudando a analisar a eficiência das operações de pagamento.

Onde obter

Este evento é registrado explicitamente nas tabelas de dados da execução de pagamentos, especificamente REGUP (itens processados pelo programa de pagamentos) e REGUH (cabeçalho).

Captura

Identifique quando uma fatura aparece na tabela REGUP em uma execução de pagamentos identificada em REGUH.

Tipo de evento explicit
Recebimento de mercadoria conciliado
Esta atividade indica que as quantidades e os valores da fatura foram conciliados com sucesso com um documento de recebimento de mercadoria correspondente. Essa é a validação final em um cenário de conciliação em 3 vias.
Por que isso importa

Acompanhar isso ajuda a identificar ineficiências no processo de conciliação em 3 vias e divergências entre as mercadorias recebidas e o que está sendo faturado pelo fornecedor.

Onde obter

Isso é inferido pela presença de uma referência a documento de material, ou recebimento de mercadoria, no item de linha da fatura, geralmente vinculada ao histórico do item do pedido de compra.

Captura

Inferido pela presença de uma referência a documento de recebimento de mercadoria no item de linha da fatura, por exemplo, em RSEG para faturas MIRO.

Tipo de evento inferred
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