Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

SAP S/4HANA
Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Este Template oferece um guia completo para coletar os dados necessários à análise do processamento de faturas de contas a pagar. Ele apresenta os atributos e as atividades essenciais para criar um Event Log robusto. Você também encontra orientações práticas para extrair esses dados dos sistemas de origem e começar sua jornada de Process Mining com tranquilidade.
  • Atributos recomendados para uma análise completa
  • Atividades essenciais do processo para acompanhar
  • Orientações passo a passo para extrair os dados
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processamento de faturas de contas a pagar

Estes são os campos de dados essenciais para incluir no Event Log e fazer uma análise completa e informativa do processo de contas a pagar.
5 Obrigatório 6 Recomendado 9 Opcional
Nome Descrição
Atividade
ActivityName
Nome de um evento ou etapa específica do processo que ocorreu durante o ciclo de processamento da fatura.
Descrição

A atividade representa uma etapa ou ação específica do processo de Contas a Pagar, como 'Fatura recebida', 'Fatura lançada' ou 'Pagamento executado'. Essas atividades formam o mapa do processo.

Analisar as atividades é essencial em Process Mining. Isso ajuda a visualizar o fluxo do processo, identificar caminhos frequentes, detectar desvios do processo padrão e medir a frequência e a duração de cada etapa. A sequência de atividades de uma fatura forma a trajetória dela pelo processo.

Por que isso importa

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo, identificar gargalos e detectar ciclos de retrabalho.

Onde encontrar

Derivada de várias fontes, incluindo alterações no status do documento (por exemplo, BKPF-BSTAT), documentos de alteração (tabelas CDHDR/CDPOS) ou logs do fluxo de trabalho. Em geral, é necessário criar uma lógica de extração personalizada.

Exemplos
Fatura recebidaFatura aprovadaPagamento executadoFatura bloqueada para pagamento
Data e hora do evento
EventTime
Data e hora exatas em que a atividade ocorreu.
Descrição

A data e hora do evento correspondem à data e hora registradas para cada atividade e definem a sequência cronológica dos eventos de uma fatura. Esses dados são essenciais para entender o fluxo do processo e realizar análises baseadas em tempo.

Na análise, a data e hora do evento são usadas para ordenar corretamente as atividades, calcular os tempos de ciclo entre etapas, identificar tempos de espera e analisar a performance do processo em diferentes períodos, como mês a mês. São a base de todos os KPIs relacionados à duração.

Por que isso importa

Registrar data e hora é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e calcular métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, fundamentais para Process Mining.

Onde encontrar

Obtida de vários campos de data e hora nas tabelas do SAP, como data de criação (BKPF-CPUDT), data de lançamento (BKPF-BUDAT), data de compensação (BSAK-AUGDT) ou data e hora do log de alterações (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Fatura
Invoice
Identificador exclusivo de um documento de fatura, usado como ID do caso principal no processo de Contas a Pagar.
Descrição

A fatura é o objeto central que conecta todas as atividades relacionadas, do recebimento ao pagamento. No SAP S/4HANA, ela costuma ser identificada por uma chave composta formada pelo código da empresa (BUKRS), um número de documento exclusivo (BELNR) e o exercício fiscal (GJAHR).

Analisar por fatura permite ter uma visão completa de todo o ciclo de vida. Isso é fundamental para calcular métricas como o tempo de ciclo total, identificar gargalos em faturas específicas e entender os diferentes caminhos que uma fatura pode percorrer no processo.

Por que isso importa

Identifica de forma exclusiva a trajetória de cada fatura, permitindo rastrear todo o seu ciclo de vida e analisar a performance do processo caso a caso.

Onde encontrar

Chave composta derivada das tabelas BKPF (cabeçalho do documento contábil) ou RBKP (cabeçalho do documento: recebimento da fatura), usando os campos BUKRS, BELNR e GJAHR.

Exemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Sistema de origem
SourceSystem
Sistema do qual os dados foram extraídos.
Descrição

Este atributo identifica a origem dos dados do processo. Nesta visualização, o valor normalmente será 'SAP S/4HANA'.

Em ambientes com vários ERPs ou sistemas integrados, este campo é essencial para rastrear a linhagem dos dados e separá-los por origem. Ele garante que a análise seja feita no conjunto de dados correto e ajuda a diagnosticar problemas de qualidade dos dados, rastreando-os até a fonte.

Por que isso importa

Identifica a origem dos dados, essencial para a governança de dados, a solução de problemas e ambientes com vários sistemas.

Onde encontrar

Em geral, é um valor estático adicionado durante a extração dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Exemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Data e hora que indicam quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Este atributo informa a data e hora da extração ou atualização mais recente dos dados do SAP S/4HANA. É um campo de metadados essencial para entender o nível de atualização dos dados analisados.

Essa informação ajuda você a saber o quanto a análise do processo está atualizada. Também permite alinhar expectativas sobre a latência dos dados e é importante para programar atualizações e manter a integridade dos dados.

Por que isso importa

Indica o nível de atualização dos dados, para que você saiba o quanto a análise do processo está atualizada.

Onde encontrar

Este valor é gerado e registrado em cada registro no momento da extração dos dados do sistema de origem.

Exemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Código da empresa
CompanyCode
Unidade organizacional responsável pelo processamento da fatura.
Descrição

O código da empresa é a menor unidade organizacional para a qual é possível elaborar um conjunto completo e independente de contas para relatórios externos. No contexto do Contas a Pagar, representa a entidade legal que deve o valor ao fornecedor.

Analisar por código da empresa permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais da organização. Isso ajuda a identificar quais áreas seguem os processos padrão e quais apresentam menor eficiência, tempos de ciclo mais longos ou mais retrabalho.

Por que isso importa

Permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais e identificar problemas e boas práticas específicos de cada região ou unidade de negócio.

Onde encontrar

Encontrado nas tabelas de cabeçalho do documento, principalmente em BKPF-BUKRS para faturas FI e RBKP-BUKRS para faturas MM.

Exemplos
10001710US01DE01
Data de vencimento da fatura
InvoiceDueDate
Data limite para pagar a fatura ao fornecedor.
Descrição

A data de vencimento da fatura é o prazo para pagar o fornecedor e evitar multas por atraso, além de manter um bom relacionamento. Essa data é calculada com base na data-base da fatura e nas condições de pagamento acordadas com o fornecedor.

Essa data é essencial para o Dashboard 'Conformidade e envelhecimento dos pagamentos' e para o KPI 'Taxa de pagamentos em dia'. Ao comparar a data de vencimento com a data efetiva do pagamento, a análise revela se os pagamentos estão sendo feitos no prazo, antes ou depois dele, com consequências financeiras e para o relacionamento com fornecedores.

Por que isso importa

É o principal parâmetro para analisar pagamentos em dia, medir a performance dos pagamentos e avaliar o impacto no relacionamento com fornecedores e nas multas por atraso.

Onde encontrar

Esta data costuma ser calculada. A data líquida de vencimento fica no campo BSEG-NETDT. Ela também pode ser derivada da data-base para pagamento (BSEG-ZFBDT) e das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Exemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Nome de usuário
UserName
ID do usuário que realizou a atividade.
Descrição

Este atributo registra o ID do usuário do SAP responsável por realizar uma atividade específica, como lançar, aprovar ou compensar uma fatura. Assim, ele vincula as etapas do processo a usuários específicos.

Analisar por nome de usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, identificar quem tem melhor performance e apontar usuários que podem precisar de treinamento adicional. Também é importante para analisar gargalos de aprovação nos Dashboards, pois ajuda a identificar quais aprovadores estão causando atrasos no processo.

Por que isso importa

Vincula as atividades a pessoas específicas, permitindo analisar a performance dos usuários, a carga de trabalho e a conformidade com as políticas de segregação de funções.

Onde encontrar

Geralmente encontrado em tabelas de cabeçalho, como BKPF-USNAM (inserido por), ou em tabelas de documentos de alteração, como CDHDR-USERNAME (alterado por).

Exemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nome do fornecedor
VendorName
Nome do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

Este atributo contém o nome oficial do fornecedor. Ele é vinculado pelo número do fornecedor armazenado no documento da fatura.

A análise de fornecedores é essencial para gerenciar o relacionamento com eles e identificar problemas no processo relacionados a fornecedores específicos. Ela ajuda a responder perguntas como 'Quais fornecedores enviam mais faturas com divergências?' ou 'Estamos pagando pontualmente determinados fornecedores estratégicos?'. Junto com o número e o valor da fatura, este campo também é importante para detectar possíveis pagamentos duplicados.

Por que isso importa

Permite analisar a performance do processo por fornecedor, identificar fornecedores problemáticos e gerenciar com eficiência o relacionamento com fornecedores estratégicos.

Onde encontrar

Obtido da tabela mestre de dados de fornecedores LFA1 (campo NAME1), por meio do vínculo com o número do fornecedor (LIFNR) encontrado em BKPF ou RBKP.

Exemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador exclusivo do pedido de compra associado à fatura, quando aplicável.
Descrição

Este atributo vincula uma fatura a um pedido de compra (PO) pré-aprovado. A presença do número do pedido de compra é a base da conferência tripla entre pedido, fatura e recebimento de mercadorias.

Este atributo é essencial para analisar a conformidade e a eficiência. Ele é usado para calcular o KPI 'Percentual de faturas sem pedido de compra', que mede a adesão às políticas de compras. Também é fundamental para o Dashboard 'Desempenho da conferência tripla', que permite analisar a conferência de faturas vinculadas a pedidos de compra.

Por que isso importa

Essencial para analisar a eficiência da conferência tripla e medir a conformidade com as políticas de compras, identificando faturas processadas sem pedido de compra.

Onde encontrar

Encontrado nas tabelas de itens de linha da fatura, como RSEG-EBELN (para faturas MM) ou BSEG-EBELN (para faturas FI).

Exemplos
45000012344500005678
Valor da fatura
InvoiceAmount
Valor bruto total da fatura na moeda original do documento.
Descrição

Este é o valor total da fatura enviada pelo fornecedor. Inclui o custo de produtos ou serviços, impostos e outras cobranças, antes de deduções ou descontos.

O valor da fatura é um atributo financeiro essencial para vários tipos de análise. Ele ajuda a priorizar faturas de alto valor, entender o impacto financeiro dos atrasos no processo, como multas por atraso em faturas de valores elevados, e segmentar o processo, por exemplo: 'Faturas de alto valor seguem um fluxo de aprovação diferente?'. Também é essencial para identificar possíveis pagamentos duplicados.

Por que isso importa

Dá contexto financeiro ao processo, permitindo análises por valor, a priorização de faturas de alto valor e a quantificação dos impactos financeiros.

Onde encontrar

Encontrado em tabelas como RBKP-RMWWR (valor bruto da fatura) para faturas MM ou calculado a partir dos itens de linha em BSEG (campo WRBTR) para faturas FI.

Exemplos
1500.00250.7512345.50
Automatizada
IsAutomated
Indicador que informa se a atividade foi realizada automaticamente pelo sistema, em vez de por uma pessoa.
Descrição

Este atributo booleano diferencia as atividades iniciadas por pessoas daquelas executadas por tarefas do sistema, fluxos de trabalho ou bots. Por exemplo, uma execução automatizada de pagamentos ou o lançamento de uma fatura gerado pelo sistema seria marcado como automatizado.

Analisar este atributo ajuda a entender o nível de automação do processo de Contas a Pagar. Ele pode ser usado para medir o sucesso das iniciativas de automação, comparar a eficiência das etapas automatizadas e manuais e identificar outras oportunidades de automação.

Por que isso importa

Ajuda a medir o nível de automação do processo, analisar a eficácia da automação e identificar oportunidades de melhoria.

Onde encontrar

Derivado do nome de usuário, por exemplo, IDs de usuário do sistema como 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER', ou de códigos de transação específicos associados a tarefas automatizadas.

Exemplos
truefalse
Condições de pagamento
PaymentTerms
Condições acordadas com o fornecedor para pagar uma fatura, que muitas vezes incluem oportunidades de desconto.
Descrição

As condições de pagamento definem as regras para as datas de vencimento e os possíveis descontos por pagamento antecipado. Por exemplo, uma condição como 'Z001' pode significar 'Pagamento em até 30 dias, com desconto de 2% se pago em até 10 dias'.

Este atributo é a base do Dashboard 'Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado'. Ao analisar as condições de pagamento, é possível identificar todas as faturas elegíveis para desconto. A comparação com os descontos efetivamente obtidos revela oportunidades de economia perdidas e ajuda a medir a eficiência do processo de pagamento.

Por que isso importa

É essencial para analisar oportunidades de desconto por pagamento antecipado, medir a performance financeira do processo de pagamento e identificar economias que deixaram de ser aproveitadas.

Onde encontrar

Encontrado nos itens de linha do fornecedor, na tabela BSEG-ZTERM ou no cabeçalho da fatura, em RBKP-ZTERM.

Exemplos
Z0010001NT30
Data de compensação
ClearingDate
Data em que o pagamento foi feito e a fatura foi baixada dos itens em aberto.
Descrição

A data de compensação indica a liquidação financeira da fatura. É a data em que ocorre a atividade 'Pagamento compensado', que marca a etapa final da maioria dos processos de fatura concluídos com sucesso.

Essa data é usada para calcular a data efetiva do pagamento e compará-la com a data de vencimento da fatura. Por isso, é essencial para calcular o KPI 'Taxa de pagamentos em dia' e para qualquer análise relacionada à performance de pagamentos. Ela também marca o fim do cálculo do tempo de ciclo completo da fatura.

Por que isso importa

Marca a liquidação final de uma fatura, servindo como ponto final para calcular o tempo de ciclo e como base para analisar os pagamentos em dia.

Onde encontrar

Encontrado nas tabelas de itens compensados, como BSAK-AUGDT para fornecedores.

Exemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Desconto obtido
DiscountTaken
Indicador booleano que informa se um desconto por pagamento antecipado foi aplicado.
Descrição

Este atributo informa se um desconto financeiro foi efetivamente obtido no pagamento da fatura. Ele é essencial para medir a eficiência financeira do processo de contas a pagar.

Este indicador é a base do KPI 'Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado'. Ao filtrar as faturas elegíveis para desconto, de acordo com as condições de pagamento, e analisar este indicador, a empresa consegue calcular com precisão quanto economizou e quantas oportunidades de economia foram perdidas. Assim, obtém uma medida clara e quantificável da performance de contas a pagar.

Por que isso importa

Mede diretamente o aproveitamento dos descontos disponíveis por pagamento antecipado, que afeta diretamente o resultado financeiro da empresa.

Onde encontrar

Derivado da verificação de que o campo de valor do desconto (BSEG-SKNTO) é maior que zero no documento de pagamento.

Exemplos
truefalse
Moeda da fatura
InvoiceCurrency
Código da moeda do valor da fatura (por exemplo, USD, EUR).
Descrição

Este atributo especifica a moeda em que o valor da fatura está expresso. Ele fornece o contexto necessário para interpretar qualquer valor financeiro.

Em uma organização multinacional, analisar faturas sem considerar a moeda pode levar a conclusões equivocadas. Este campo permite tratar os dados financeiros corretamente, seja convertendo todos os valores para uma única moeda de relatório, seja segmentando a análise por moeda para entender as atividades financeiras de cada região.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para interpretar o valor da fatura e permite análises e relatórios financeiros precisos, especialmente em contextos multinacionais.

Onde encontrar

Encontrado nas tabelas de cabeçalho do documento, principalmente em BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemplos
USDEURGBPJPY
Motivo do bloqueio
BlockingReason
Motivo pelo qual uma fatura foi bloqueada para pagamento, indicando uma divergência.
Descrição

Quando uma fatura não passa por uma validação durante a conferência tripla ou outras etapas de verificação, ela é bloqueada para pagamento. O motivo do bloqueio especifica o tipo de problema, como divergência de quantidade ou preço, ou falta de recebimento de mercadorias.

Este atributo é fundamental para o Dashboard 'Análise de retrabalho por divergência em faturas'. Analisar a frequência dos diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas raiz das ineficiências do processo. Por exemplo, se 'Divergência de preço' for um motivo frequente, isso pode indicar problemas nos dados mestres do sistema de compras.

Por que isso importa

Oferece insights diretos sobre as causas raiz das divergências em faturas e do retrabalho, permitindo direcionar as iniciativas de melhoria de processos.

Onde encontrar

Armazenado em tabelas de itens de linha da fatura, como RSEG, em campos iniciados por SPGR* (por exemplo, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Também pode ser encontrado em RBKP_BLOCKED.

Exemplos
Divergência de preçoDivergência de quantidadeFalta de recebimento de mercadorias
Número da fatura do fornecedor
VendorInvoiceNumber
Número da fatura informado pelo fornecedor no documento.
Descrição

Este é o número de referência do sistema contábil do próprio fornecedor, impresso na fatura física ou eletrônica. Ele é inserido manualmente ou capturado por OCR no recebimento da fatura.

Este campo é muito importante para as operações e para as análises, especialmente no Dashboard 'Possíveis pagamentos duplicados de faturas'. Uma forma comum de detectar duplicidades é procurar vários documentos internos de fatura que tenham o mesmo nome do fornecedor, número da fatura do fornecedor e valor da fatura. Esse é o principal identificador externo de uma fatura.

Por que isso importa

É um campo essencial para detectar possíveis pagamentos duplicados e serve como principal referência externa nas comunicações com os fornecedores.

Onde encontrar

Armazenado no campo 'Referência' do cabeçalho do documento, geralmente em BKPF-XBLNR.

Exemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Pagamento em atraso
IsLatePayment
Indicador booleano que informa se a fatura foi paga após a data de vencimento.
Descrição

Este atributo calculado é um indicador simples de verdadeiro ou falso que informa se o pagamento da fatura foi feito após a data de vencimento oficial. Ele é calculado comparando a 'Data de compensação' com a 'Data de vencimento da fatura'.

Esse indicador simplifica as análises do Dashboard 'Conformidade de pagamentos e envelhecimento' e do KPI 'Taxa de pagamentos em dia'. Ele permite filtrar e agregar dados com facilidade para contar os pagamentos em atraso, calcular o percentual de pagamentos em dia e identificar fornecedores ou códigos de empresa com altos índices de atraso.

Por que isso importa

Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento, simplifica o cálculo do KPI de pagamentos em dia e ajuda a identificar áreas com baixa performance de pagamento.

Onde encontrar

Atributo calculado. A lógica é: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Exemplos
truefalse
Tipo de documento da fatura
InvoiceDocumentType
Classificação do documento da fatura que determina como ele é processado no SAP.
Descrição

O tipo de documento é um elemento importante da configuração do SAP que categoriza documentos contábeis. Por exemplo, 'KR' costuma ser usado para faturas de fornecedores, 'RE' para faturas MM e 'KG' para notas de crédito de fornecedores. Esse tipo determina aspectos como a faixa de numeração e os campos obrigatórios.

Na análise do processo, filtrar por tipo de documento permite comparar os fluxos de diferentes tipos de fatura. Por exemplo, o processo de aprovação de uma nota de crédito pode ser diferente do de uma fatura padrão. Isso é útil para o Dashboard 'Variações no encaminhamento de faturas para aprovação'.

Por que isso importa

Permite segmentar o processo conforme o tratamento dado a cada tipo de fatura, revelando variações nos caminhos de processamento e nos tempos de ciclo.

Onde encontrar

Diretamente da tabela de cabeçalho do documento, campo BKPF-BLART.

Exemplos
KRREKG
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processamento de faturas de contas a pagar

Estas são as etapas e os marcos essenciais do processo que você deve registrar no Event Log para descobrir e otimizar o processo com precisão.
7 Recomendado 8 Opcional
Atividade Descrição
Fatura aprovada
A fatura recebeu todas as aprovações necessárias no sistema de fluxo de trabalho. Muitas vezes, esta é a última etapa antes de a fatura ser lançada ou liberada para pagamento.
Por que isso importa

Este marco importante encerra o ciclo de aprovação. O tempo entre o encaminhamento e a aprovação é uma métrica essencial de eficiência.

Onde encontrar

Registrado nos logs do SAP Business Workflow como uma etapa de conclusão ou liberação final. Outra possibilidade é inferir o evento pela remoção de um bloqueio de pagamento após o encaminhamento.

Coleta

Extraia os eventos de conclusão do fluxo de trabalho dos logs do SAP ou identifique o evento final de 'liberação'.

Tipo de evento explicit
Fatura bloqueada para pagamento
O sistema bloqueou a fatura, de forma automática ou manual, impedindo o pagamento. Isso geralmente ocorre por divergências de preço ou quantidade, ou pela falta de aprovações.
Por que isso importa

Este é um indicador importante de problemas e retrabalho. Analisar os motivos e a duração dos bloqueios ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e das ineficiências do processo.

Onde encontrar

Este status é registrado explicitamente no campo de chave de bloqueio de pagamento (ZLSPR) do item do fornecedor no documento contábil (tabela BSEG).

Coleta

Registrado por meio de documentos de alteração quando o campo BSEG-ZLSPR é preenchido com um motivo de bloqueio.

Tipo de evento explicit
Fatura cancelada
O documento da fatura foi estornado, anulando seu impacto financeiro. Este é um possível estado final alternativo do processo, geralmente causado por lançamentos incorretos ou disputas com fornecedores.
Por que isso importa

Acompanhar os cancelamentos ajuda a identificar causas de falhas no processo, como envios duplicados ou dados incorretos na fatura, que podem indicar problemas em etapas anteriores.

Onde encontrar

Este evento é registrado explicitamente quando um documento de estorno é criado. O cabeçalho do documento original (BKPF) terá preenchidos o número do documento de estorno (STBLG) e o motivo do estorno.

Coleta

Identifique a data de lançamento do documento de estorno, vinculado no cabeçalho do documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Fatura lançada
A fatura é registrada formalmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado passa a ser um documento lançado, ou o lançamento é feito diretamente.
Por que isso importa

Este é um marco financeiro essencial. Ele confirma a obrigação da empresa de pagar e costuma ser um pré-requisito para agendar o pagamento.

Onde encontrar

Este evento é identificado pela data de lançamento (BUDAT) no cabeçalho do documento (BKPF). Um documento lançado tem o status do documento (BKPF-BSTAT) em branco.

Coleta

Use a data de lançamento (BKPF-BUDAT) para documentos que não estejam estacionados (BKPF-BSTAT em branco).

Tipo de evento explicit
Fatura recebida
Esta atividade marca a criação de um documento de fatura no SAP, manualmente ou por meio de uma interface automatizada, como OCR/VIM. Em geral, esse evento é registrado com base na data e hora de criação do cabeçalho do documento contábil.
Por que isso importa

Como ponto de partida do processo, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo total da fatura e medir o throughput de todo o processo de Contas a Pagar.

Onde encontrar

Este evento é registrado a partir da tabela de cabeçalho do documento contábil (BKPF), usando a data de criação do documento (CPUDT) e a hora (CPUTM).

Coleta

Use a data e hora de criação (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) do documento da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento compensado
Esta atividade marca o encerramento definitivo da fatura, quando o pagamento e a fatura são conciliados no razão auxiliar. Isso indica que o processo foi concluído.
Por que isso importa

Como etapa final do processo, esta atividade é essencial para calcular com precisão o tempo de ciclo total. Ela confirma que o passivo foi liquidado.

Onde encontrar

Este evento é registrado explicitamente quando o campo de data de compensação (AUGDT) é preenchido no item do fornecedor do documento da fatura (tabela BSEG).

Coleta

Use a data de compensação (BSEG-AUGDT) do item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento executado
O pagamento da fatura foi realizado. O evento é registrado quando a execução de pagamentos é concluída e um documento de pagamento é criado e lançado.
Por que isso importa

Esta atividade é essencial para analisar o fluxo de caixa e medir o KPI 'Taxa de pagamentos em dia', comparando esta data com a data de vencimento da fatura.

Onde encontrar

Este evento é registrado com base na data de lançamento do documento de pagamento que compensa a fatura. O número do documento de pagamento está vinculado no campo de documento de compensação (AUGBL) do item de linha da fatura (BSEG).

Coleta

Identifique a data de lançamento (BUDAT) do documento de pagamento que compensa o item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Data de vencimento da fatura ultrapassada
Evento calculado que indica que a data líquida de vencimento da fatura passou sem que um pagamento tenha sido compensado. Isso significa que o pagamento está atrasado ou vencido.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard 'Conformidade e envelhecimento dos pagamentos', esta atividade ajuda a identificar e gerenciar proativamente faturas vencidas e analisar as causas raiz dos atrasos.

Onde encontrar

Este não é um evento explícito no SAP. Ele é calculado comparando a data atual do sistema com a data líquida de vencimento, calculada a partir de BSEG-ZFBDT ou da data-base e das condições de pagamento.

Coleta

Evento calculado, acionado quando a data e hora do evento são posteriores à data líquida de vencimento da fatura.

Tipo de evento calculated
Divergência resolvida
Esta atividade indica que um problema identificado anteriormente, que provavelmente causou um bloqueio de pagamento, foi investigado e resolvido. O evento é registrado quando o bloqueio de pagamento é removido da fatura.
Por que isso importa

Acompanhar este ciclo de retrabalho é essencial para o Dashboard 'Análise de retrabalho por divergência em faturas'. Isso ajuda a quantificar o tempo e o esforço gastos na correção de erros.

Onde encontrar

Este evento é inferido por documentos de alteração que mostram a remoção de um bloqueio de pagamento. O histórico de alterações do campo BSEG-ZLSPR é a principal fonte.

Coleta

Identifique os documentos de alteração da tabela BSEG em que o campo ZLSPR muda de um valor preenchido para vazio.

Tipo de evento inferred
Fatura encaminhada para aprovação
A fatura foi enviada para um fluxo de trabalho de aprovação, conforme as regras de negócio. Isso marca o início do subprocesso de aprovação.
Por que isso importa

Esta atividade é o ponto de partida para medir o KPI 'Tempo médio de aprovação de faturas' e analisar gargalos na aprovação.

Onde encontrar

O evento pode ser registrado nos logs do SAP Business Workflow (tabelas SWW*), que registram o início de uma instância do fluxo de trabalho vinculada ao objeto da fatura, como BUS2081.

Coleta

Extraia os eventos de início do fluxo de trabalho dos logs do SAP (por exemplo, da tabela SWW_WIHEAD) vinculados ao documento da fatura.

Tipo de evento explicit
Fatura estacionada
Indica que uma fatura foi inserida no sistema, mas ainda não foi lançada no razão geral. Muitas vezes, essa etapa é intencional: o documento incompleto é salvo para ser processado ou aprovado depois.
Por que isso importa

Acompanhar as faturas estacionadas ajuda a identificar atrasos antes do início do lançamento formal e pode revelar problemas de preenchimento dos dados ou de validação inicial.

Onde encontrar

Este status é inferido pelo campo de status do documento no cabeçalho do documento contábil (BKPF-BSTAT = 'V' para estacionado). O evento ocorre quando o status é definido.

Coleta

Identifique os documentos de alteração da tabela BKPF em que o campo BSTAT está definido como 'V' (Vor-erfasst/Pré-inserido).

Tipo de evento inferred
Fatura rejeitada
Um aprovador rejeitou a fatura durante o fluxo de aprovação. Em geral, essa ação devolve a fatura à pessoa responsável pelo processamento para correção ou esclarecimento.
Por que isso importa

Acompanhar as rejeições revela ciclos de retrabalho no processo de aprovação e pode indicar problemas de conformidade com as políticas ou erros na classificação contábil da fatura.

Onde encontrar

Este evento é registrado como um resultado específico nos logs do SAP Business Workflow associados à fatura.

Coleta

Extraia dos logs do SAP os eventos de status 'rejeitada' do fluxo de trabalho.

Tipo de evento explicit
Pedido de compra conferido
Esta atividade indica que a fatura foi conferida com sucesso com o pedido de compra correspondente. É uma etapa essencial da conferência tripla de faturas relacionadas a compras.
Por que isso importa

Analisar esta atividade ajuda a medir a eficiência da conferência e é fundamental para os KPIs 'Desempenho da conferência tripla' e 'Percentual de faturas sem pedido de compra'.

Onde encontrar

Este evento é inferido quando um item de linha da fatura na tabela BSEG ou ACDOCA contém um número válido de pedido de compra (EBELN) e um item (EBELP).

Coleta

Inferido pela presença de uma referência a pedido de compra (BSEG-EBELN) no documento da fatura no momento da criação.

Tipo de evento inferred
Proposta de pagamento criada
A fatura foi incluída em uma proposta de pagamento como parte de uma execução de pagamentos, por exemplo, F110. Agora, ela está programada para pagamento, aguardando a execução final.
Por que isso importa

Esta atividade mostra a transição de um passivo em aberto para um item em preparação ativa para pagamento, ajudando a analisar a eficiência das operações de pagamento.

Onde encontrar

Este evento é registrado explicitamente nas tabelas de dados da execução de pagamentos, especificamente REGUP (itens processados pelo programa de pagamentos) e REGUH (cabeçalho).

Coleta

Identifique quando uma fatura aparece na tabela REGUP para uma execução de pagamentos identificada em REGUH.

Tipo de evento explicit
Recebimento de mercadorias conferido
Esta atividade indica que as quantidades e os valores da fatura foram conferidos com sucesso com o documento de recebimento de mercadorias correspondente. É a validação final da conferência tripla.
Por que isso importa

Acompanhar esta etapa ajuda a identificar ineficiências na conferência tripla e divergências entre as mercadorias recebidas e os itens cobrados pelo fornecedor.

Onde encontrar

Este evento é inferido pela presença de uma referência ao documento de material (recebimento de mercadorias) no item de linha da fatura, geralmente vinculada pelo histórico do item do pedido de compra.

Coleta

Inferido pela presença de uma referência ao documento de recebimento de mercadorias no item de linha da fatura, por exemplo, em RSEG para faturas MIRO.

Tipo de evento inferred
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