Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

SAP ECC
Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Seu Template de dados para processamento de faturas de contas a pagar

Este Template de dados abrangente reúne as informações essenciais para analisar com eficácia o processamento de faturas de contas a pagar. Ele apresenta os principais atributos de dados a coletar, as atividades do processo a acompanhar e orientações práticas para extrair esses dados diretamente do seu sistema SAP ECC. Use este Template para garantir que todos os detalhes necessários sejam incluídos em uma análise completa e informativa do processo.
  • Atributos recomendados para coleta
  • Principais atividades a acompanhar
  • Orientações para extração
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processamento de faturas de contas a pagar

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e analisar de forma abrangente o processamento de faturas de contas a pagar.
3 Obrigatório 9 Recomendado 9 Opcional
Nome Descrição
Atividade
Activity
Nome de uma etapa ou evento de negócio específico ocorrido durante o processamento da fatura.
Descrição

Este atributo descreve uma única tarefa ou alteração de status no processo de Contas a pagar, como 'Fatura estacionada', 'Fatura encaminhada para aprovação' ou 'Fatura compensada por pagamento'. Essas atividades formam os blocos básicos do mapa do processo e geralmente são extraídas de logs de alteração, campos de status ou logs de fluxo de trabalho no SAP.

Analisar a sequência e a duração dessas atividades é a essência de Process Mining. Isso ajuda a visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos entre etapas, medir a frequência dos ciclos de retrabalho e comparar a execução real do processo com os procedimentos operacionais padrão. O nível de detalhe definido para as atividades afeta diretamente a profundidade dos insights que podem ser obtidos.

Por que isso importa

As atividades formam a base do mapa do processo e permitem visualizar o fluxo, identificar gargalos e analisar desvios.

Onde encontrar

Derivado de códigos de transação (BKPF-TCODE), logs de fluxo de trabalho (SWW_WI2OBJ) ou logs de alteração (tabelas CDHDR/CDPOS), com base nas alterações nos documentos da fatura.

Exemplos
Documento da fatura criadoFatura aprovadaFatura compensada por pagamentoBloqueio de pagamento definido
Fatura
InvoiceNumber
Identificador exclusivo de cada documento de fatura, usado como ID principal do caso para acompanhar o percurso da fatura desde o recebimento até o pagamento.
Descrição

O número da fatura é uma chave composta, geralmente formada pela combinação do código da empresa (BUKRS), do número do documento (BELNR) e do exercício fiscal (GJAHR) no SAP. Essa combinação exclusiva garante que cada fatura seja identificada de forma distinta em todo o sistema.

Em Process Mining, este atributo é fundamental. Ele vincula todos os eventos e atividades relacionados, como criação, contabilização, aprovação e pagamento, em uma única instância de processo coesa. Analisar o processo por fatura oferece uma visão completa do ciclo de vida da fatura, essencial para calcular tempos de ciclo, identificar variantes e entender ciclos de retrabalho.

Por que isso importa

É o ID do caso essencial que conecta todas as atividades relacionadas à fatura, permitindo uma análise completa, de ponta a ponta, do processo de Contas a pagar para cada fatura.

Onde encontrar

Construído com os campos BUKRS, BELNR e GJAHR das tabelas SAP BKPF (cabeçalho do documento contábil).

Exemplos
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Horário do evento
EventTime
Data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.
Descrição

O horário do evento é o timestamp associado a cada atividade do processo. Esses dados são essenciais para ordenar os eventos cronologicamente e para todas as análises baseadas em tempo. No SAP, essas informações costumam ser armazenadas em campos de criação (por exemplo, BKPF-CPUDT) ou em tabelas de logs de alteração (CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME).

Este atributo é essencial para calcular indicadores-chave de performance, como tempos de ciclo, tempos de processamento e tempos de espera entre atividades. Ele permite analisar a performance do processo ao longo do tempo, ajuda a identificar quando ocorrem gargalos e é usado para verificar a conformidade com acordos de nível de serviço (SLAs) ou condições de pagamento.

Por que isso importa

Este timestamp é essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, incluindo tempos de ciclo e gargalos, e serve de base para a análise de performance.

Onde encontrar

Nas tabelas SAP, como BKPF (CPUDT/CPUTM para criação) ou CDHDR (UDATE/UTIME para alterações).

Exemplos
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Aprovador
Approver
Usuário ou função responsável por aprovar o pagamento da fatura.
Descrição

Este atributo identifica a pessoa que realizou a atividade 'Fatura aprovada'. No SAP, isso costuma ser gerenciado pelo sistema de fluxo de trabalho, e o ID do aprovador é registrado no histórico do fluxo de trabalho.

Analisar por aprovador é essencial para o dashboard 'Análise de gargalos na aprovação de faturas'. Isso ajuda a medir os tempos de aprovação por pessoa ou grupo, identificar aprovadores que demoram com frequência e entender a distribuição da carga de trabalho na hierarquia de aprovação. Esses dados são essenciais para otimizar o fluxo de trabalho de aprovação, que costuma ser um gargalo importante.

Por que isso importa

Identifica a pessoa responsável pelas aprovações e permite analisar tempos de ciclo e gargalos de aprovação por pessoa ou equipe.

Onde encontrar

Geralmente encontrado nas tabelas do SAP Business Workflow (por exemplo, SWW_WI2OBJ, SWWLOG), vinculando o item do fluxo de trabalho ao objeto da fatura e identificando o usuário da etapa de aprovação.

Exemplos
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Código da empresa
CompanyCode
Chave exclusiva que representa uma entidade legal ou empresa na organização SAP.
Descrição

O código da empresa é uma unidade organizacional fundamental no SAP Financials e representa uma unidade contábil independente. Todas as transações financeiras, incluindo faturas, são contabilizadas em um código de empresa específico.

Este atributo é essencial para segmentar a análise do processo por entidade legal. Ele permite comparar a performance do processo, as taxas de conformidade e a eficiência entre diferentes partes da empresa. Isso é especialmente importante para grandes multinacionais com várias subsidiárias.

Por que isso importa

Permite segmentar a análise do processo por entidade legal e comparar a performance entre diferentes unidades de negócio.

Onde encontrar

Do campo BUKRS da tabela SAP BKPF (cabeçalho do documento contábil).

Exemplos
10002100US01
Condições de pagamento
PaymentTerms
Código que define as condições de pagamento, como datas de vencimento e possíveis descontos.
Descrição

As condições de pagamento são regras predefinidas no SAP que determinam como são calculadas as datas de vencimento das faturas e os descontos financeiros. Elas são atribuídas aos cadastros de fornecedores e podem ser especificadas em cada fatura.

Este atributo é essencial para o dashboard 'Conformidade de pagamentos e descontos' e para o KPI 'Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado'. Ao analisar as condições de pagamento, a empresa pode identificar oportunidades de obter descontos, entender os impactos financeiros dos cronogramas de pagamento e garantir a conformidade.

Por que isso importa

Define as regras para datas de vencimento e descontos, essenciais para otimizar as finanças e monitorar a conformidade.

Onde encontrar

Do campo ZTERM da tabela SAP BSEG (segmento do documento contábil).

Exemplos
Z0010001NT30
Data de vencimento da fatura
InvoiceDueDate
Data calculada até a qual o pagamento da fatura deve ser feito, de acordo com as condições de pagamento.
Descrição

A data de vencimento da fatura indica o prazo para pagar o fornecedor e cumprir as condições acordadas. No SAP, ela geralmente não é armazenada em um único campo, mas calculada com base na data-base do documento (BSEG-ZFBDT) e nas condições de pagamento (BSEG-ZTERM) associadas à fatura.

Esta data é essencial para o dashboard 'Conformidade de pagamentos e descontos'. Ela é usada para calcular KPIs como a taxa de pagamentos em atraso e identificar faturas com risco de atraso. Analisar os dados com base nessa data ajuda a priorizar a carga de trabalho e melhorar o relacionamento com fornecedores.

Por que isso importa

Esta data é essencial para monitorar a conformidade dos pagamentos, calcular KPIs de atraso e aproveitar descontos por pagamento antecipado.

Onde encontrar

Derivada da data-base para cálculo do vencimento (BSEG-ZFBDT) e da chave das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Exemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Motivo do bloqueio de pagamento
PaymentBlockReason
Código que indica por que uma fatura está bloqueada para pagamento.
Descrição

Quando uma fatura apresenta uma divergência ou está em revisão, pode ser aplicado um bloqueio de pagamento para impedir que ela seja incluída em uma execução de pagamentos. Este atributo informa o motivo do bloqueio, como uma divergência de quantidade ou de preço.

Essas informações são essenciais para analisar exceções. Elas ajudam a categorizar as causas raiz de atrasos e retrabalho, apoiando o dashboard 'Análise de exceções e divergências'. Entender quais motivos de bloqueio são mais frequentes permite direcionar melhorias no processo e reduzir exceções.

Por que isso importa

Aponta a causa raiz dos atrasos nos pagamentos e permite direcionar a análise para reduzir exceções, retrabalho e tempo de processamento das faturas.

Onde encontrar

Do campo ZLSPR da tabela SAP BSEG (segmento do documento contábil).

Exemplos
RIA
Nome do fornecedor
VendorName
Nome do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

Este atributo contém o nome oficial do fornecedor. No SAP, os dados mestres do fornecedor (tabela LFA1) são vinculados ao documento da fatura pelo número do fornecedor (LIFNR), armazenado no cabeçalho do documento ou nos itens.

Analisar por fornecedor é essencial para o dashboard 'Performance de pagamentos a fornecedores'. Isso permite acompanhar os tempos de processamento das faturas, a pontualidade dos pagamentos e as taxas de exceção de fornecedores específicos. Esses insights ajudam a gerenciar o relacionamento com fornecedores, identificar aqueles que enviam faturas com problemas recorrentes e negociar melhores condições.

Por que isso importa

Permite analisar a performance de cada fornecedor, ajudando a gerenciar o relacionamento com fornecedores e a identificar problemas relacionados a fornecedores específicos.

Onde encontrar

Do campo NAME1 da tabela SAP LFA1, vinculado pelo número do fornecedor (LIFNR) encontrado em BKPF ou BSEG.

Exemplos
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador do pedido de compra ao qual a fatura está vinculada.
Descrição

O número do pedido de compra (PO) vincula a fatura ao processo de compras. Para faturas vinculadas a um PO, essa conexão é essencial para a conciliação de três vias entre o PO, o recebimento de mercadorias e a fatura.

Este atributo é fundamental para o dashboard 'Performance da conciliação de PO e recebimento de mercadorias'. Analisar a presença e a conciliação de um PO ajuda a diferenciar tipos de fatura (com PO ou sem PO) e medir a eficiência do processo de conciliação. Atrasos nessa etapa são uma fonte comum de gargalos no processo.

Por que isso importa

Vincula a fatura ao processo de compras e permite analisar faturas com e sem PO, além da eficiência da conciliação de três vias.

Onde encontrar

Do campo EBELN da tabela SAP BSEG (para faturas FI) ou RSEG (para faturas MM).

Exemplos
450001712345000175894500018330
Usuário responsável pelo processamento
ProcessorUser
Nome de usuário SAP do funcionário que realizou a atividade, como contabilizar ou alterar a fatura.
Descrição

Este atributo identifica o usuário responsável por executar uma etapa específica do processo. No SAP, pode ser o usuário que criou o documento (por exemplo, BKPF-USNAM) ou quem fez uma alteração específica (por exemplo, CDHDR-USERNAME).

Analisar por usuário responsável pelo processamento é essencial para entender a performance da equipe e a distribuição da carga de trabalho. Isso ajuda a criar o dashboard 'Distribuição da carga de trabalho da equipe de processamento de Contas a pagar', acompanhando o volume de faturas e o tempo médio das atividades por usuário. Essa análise pode revelar necessidades de treinamento, identificar quem tem melhor performance e apoiar uma distribuição justa das tarefas.

Por que isso importa

Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance entre usuários e identificar oportunidades de treinamento ou desequilíbrios na alocação de recursos.

Onde encontrar

Do campo USERNAME da tabela SAP CDHDR (para alterações) ou do campo USNAM da tabela BKPF (para entrada de documentos).

Exemplos
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Valor bruto da fatura
InvoiceGrossAmount
Valor bruto total da fatura, incluindo impostos e outros encargos, na moeda original do documento.
Descrição

Este atributo representa o valor financeiro total de uma fatura. É um dado essencial para entender o impacto financeiro e as características das faturas processadas. No SAP, esse valor pode ser encontrado em diferentes tabelas, dependendo do tipo de documento, como a BSEG para documentos financeiros.

Na análise, o valor da fatura é usado para priorizar faturas de alto valor, entender o volume financeiro do processo de Contas a pagar e segmentar a análise. Por exemplo, é possível verificar se faturas de alto valor têm tempos de ciclo maiores ou seguem fluxos de aprovação diferentes. Esse dado também é fundamental para os KPIs financeiros.

Por que isso importa

Dá contexto financeiro ao processo e permite analisar por valor, priorizar faturas de alto valor e calcular KPIs financeiros.

Onde encontrar

De tabelas SAP de itens, como o campo WRBTR da BSEG (valor na moeda do documento). Pode ser necessário agregar os itens para obter o valor no nível do cabeçalho.

Exemplos
1500.0012550.75980.50
Desconto perdido
DiscountLost
Indicador calculado que é verdadeiro quando um desconto disponível para pagamento antecipado não foi aproveitado.
Descrição

Este atributo identifica faturas cujas condições de pagamento ofereciam desconto para pagamento antecipado, mas que foram pagas após o fim do período de desconto. O cálculo compara a data de pagamento com a data-limite para obter o desconto, determinada pelas "Condições de pagamento".

Este é um KPI financeiro crítico para a "Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado". Ele destaca oportunidades perdidas de redução de custos. Analisar por que os descontos não foram aproveitados, como ciclos longos de aprovação ou bloqueios de pagamento, pode justificar projetos de melhoria de processos com retorno sobre o investimento claro.

Por que isso importa

Destaca oportunidades financeiras perdidas, contribuindo diretamente para o KPI de "Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado" e oferecendo um incentivo financeiro claro para a melhoria de processos.

Onde encontrar

Campo calculado: VERDADEIRO se (as Condições de pagamento ofereciam desconto) E (Data de pagamento > Data-limite para obter o desconto); caso contrário, FALSO.

Exemplos
truefalse
É automatizada
IsAutomated
Indicador que informa se uma atividade foi realizada por um sistema ou usuário de processamento em lote, em vez de um usuário humano.
Descrição

Este atributo booleano diferencia atividades realizadas automaticamente (por exemplo, por um job em lote, EDI ou sistema de OCR) daquelas realizadas manualmente por um usuário. Normalmente, isso é determinado pela análise do nome de usuário associado à atividade.

Este atributo é fundamental para o dashboard 'Processamento manual versus automatizado'. Ele ajuda a medir o sucesso das iniciativas de automação, calcular o KPI Taxa de intervenção manual e identificar oportunidades restantes para reduzir o trabalho manual. Entender os pontos de contato humanos e do sistema é essencial para aumentar a eficiência.

Por que isso importa

Ajuda a medir o nível de automação do processo, identificar gargalos manuais e acompanhar o impacto das iniciativas de automação.

Onde encontrar

Derivado da verificação de que o ID do usuário (por exemplo, CDHDR-USERNAME) pertence a uma lista predefinida de contas de sistema, processamento em lote ou serviço.

Exemplos
truefalse
Está em atraso
IsOverdue
Indicador calculado que é verdadeiro se a fatura foi paga depois da data de vencimento prevista.
Descrição

Este atributo booleano é derivado da comparação entre a data da atividade 'Fatura compensada por pagamento' e a 'Data de vencimento da fatura'. Se a data do pagamento for posterior à data de vencimento, o indicador será definido como verdadeiro.

Este atributo dá suporte direto ao KPI 'Taxa de pagamentos em atraso' e ao dashboard 'Conformidade de pagamentos e descontos'. Ele permite filtrar e contar facilmente os pagamentos atrasados, ajudando a dimensionar o problema. Analisar as características das faturas vencidas (por exemplo, por fornecedor ou código da empresa) pode revelar as causas raiz.

Por que isso importa

Mede diretamente a conformidade com os prazos de pagamento e serve de base para o KPI de taxa de pagamentos em atraso, ajudando a melhorar o relacionamento com fornecedores e evitar multas.

Onde encontrar

Campo calculado: VERDADEIRO se (Data de pagamento > Data de vencimento da fatura); caso contrário, FALSO.

Exemplos
truefalse
Foi estornada
IsReversed
Indicador booleano que informa se o documento da fatura foi estornado.
Descrição

Este atributo sinaliza faturas canceladas ou estornadas, um evento importante que pode indicar um erro grave ou uma falha no processo. No SAP, um documento estornado é vinculado a um documento de estorno.

Identificar faturas estornadas é importante para entender a qualidade do processo e as taxas de falha. Isso ajuda a separar essas exceções finais do fluxo principal do processo e permite fazer uma análise de causa raiz específica para entender por que os estornos ocorrem e como evitá-los.

Por que isso importa

Sinaliza faturas canceladas, um indicador importante de falha no processo, e ajuda a analisar as causas raiz de erros graves.

Onde encontrar

Verifique se o número do documento (BKPF-BELNR) aparece no campo BKPF-STBLG (documento de estorno) de algum outro documento.

Exemplos
truefalse
Moeda do documento
DocumentCurrency
Código da moeda (por exemplo, USD, EUR) em que a fatura foi emitida.
Descrição

Este atributo especifica a moeda do valor da fatura. No SAP, ele é armazenado no nível do cabeçalho do documento.

A moeda do documento é essencial para interpretar corretamente qualquer análise financeira. Ela permite filtrar a análise do processo por moeda e é necessária para converter valores para uma moeda local comum, padronizando relatórios e agregações.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para interpretar valores financeiros e permite analisar por moeda ou converter os valores para uma moeda padrão.

Onde encontrar

Do campo WAERS da tabela SAP BKPF (cabeçalho do documento contábil).

Exemplos
USDEURGBP
Número do recebimento de mercadorias
GoodsReceiptNumber
Identificador do documento de recebimento de mercadorias relacionado a uma fatura vinculada a um PO.
Descrição

Para faturas relacionadas a mercadorias físicas, o documento de recebimento de mercadorias (GR) confirma a entrega dos itens pelo fornecedor. Esse número vincula a fatura ao evento de entrega específico.

Este atributo é usado no dashboard 'Performance da conciliação de PO e recebimento de mercadorias'. O tempo entre a contabilização do GR e a contabilização da fatura é uma métrica importante. Analisar esse vínculo ajuda a entender todo o processo de conciliação de três vias e identificar atrasos entre a entrega física e a liquidação financeira.

Por que isso importa

Completa a visão da conciliação de três vias (PO-GR-fatura) e permite analisar atrasos entre a entrega das mercadorias e o processamento da fatura.

Onde encontrar

Do campo LFBNR (número do documento de referência) da tabela SAP RSEG (item do documento, fatura recebida).

Exemplos
500000123450000015675000002100
Sistema de origem
SourceSystem
Identifica o sistema SAP ECC de origem do qual os dados foram extraídos.
Descrição

Este atributo especifica o sistema de registro, como o ID do sistema SAP (SID), de onde vieram os dados de processamento das faturas. É especialmente importante em organizações com várias instâncias de ERP ou uma combinação de sistemas.

Em uma análise de Process Mining, ele ajuda a diferenciar dados de sistemas distintos, que podem ter configurações exclusivas ou variações no processo. Isso permite comparar sistemas e garante a rastreabilidade da linhagem dos dados, essencial para a governança e a validação dos dados.

Por que isso importa

Garante a rastreabilidade dos dados e permite analisar processos em ambientes com várias instâncias SAP ou outros sistemas de origem.

Onde encontrar

Normalmente, é um valor estático que representa o ID do sistema SAP (SID) da instância ECC de origem, adicionado durante a extração dos dados.

Exemplos
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Tipo de documento
DocumentType
Código no SAP que classifica documentos contábeis e controla como eles são processados.
Descrição

O tipo de documento diferencia várias transações de negócio, como faturas de fornecedores (KR), notas de crédito (KG) ou faturas MM (RE). Essa classificação determina aspectos como a faixa de numeração e os tipos de contas que podem receber lançamentos.

Em Process Mining, filtrar por tipo de documento permite fazer uma análise mais homogênea. Por exemplo, o processo de uma fatura padrão de fornecedor (KR) pode ser bem diferente do processo de uma nota de crédito (KG). Analisar esses casos separadamente evita agregações enganosas e gera insights mais precisos sobre subprocessos específicos.

Por que isso importa

Permite segmentar a análise por tipo de transação (por exemplo, fatura ou nota de crédito), gerando insights mais precisos e relevantes sobre o processo.

Onde encontrar

Do campo BLART da tabela SAP BKPF (cabeçalho do documento contábil).

Exemplos
KRREKG
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Timestamp que indica quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Este atributo registra a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados do SAP ECC. Não faz parte dos dados transacionais em si, mas é um metadado adicionado durante a ingestão dos dados.

Seu principal uso na análise é contextualizar a atualidade dos dados exibidos. Isso é essencial para dashboards e relatórios, pois informa aos usuários até que data os dados estão atualizados e ajuda a alinhar as expectativas sobre a inclusão de transações muito recentes.

Por que isso importa

Indica a atualidade do conjunto de dados, essencial para entender se os insights e dashboards do processo refletem informações recentes.

Onde encontrar

Este metadado é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

Exemplos
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processamento de faturas de contas a pagar

Estas são as principais etapas e marcos do processo que devem ser registrados no Event Log para descobrir e analisar com precisão o fluxo de trabalho de processamento de faturas.
6 Recomendado 7 Opcional
Atividade Descrição
Documento da fatura criado
Marca a criação inicial de um documento de fatura no SAP, seja como documento estacionado ou totalmente lançado. Em geral, este é o primeiro evento com data e hora registradas para uma fatura e serve como ponto de partida da análise do processo. O evento é capturado a partir da data e hora de entrada do documento na tabela BKPF.
Por que isso importa

Esta atividade é o principal evento de início do processamento da fatura. Analisar o tempo a partir deste ponto ajuda a medir o tempo de ciclo total de ponta a ponta e identificar atrasos iniciais na entrada de dados.

Onde encontrar

Este evento é inferido a partir da data e hora de criação do registro do cabeçalho do documento contábil. Especificamente, a combinação da data de entrada (BKPF-CPUDT) e da hora de entrada (BKPF-CPUTM) fornece a data e hora do evento.

Coleta

Use a data e hora de criação do cabeçalho do documento na tabela BKPF (CPUDT, CPUTM).

Tipo de evento inferred
Fatura aprovada
Um aprovador designado confirmou que a fatura é válida e está pronta para pagamento. Isso pode ser um evento explícito de um sistema de fluxo de trabalho ou ser inferido pela remoção de um bloqueio de pagamento. É um marco crítico antes do pagamento.
Por que isso importa

Este é um marco importante que libera a fatura para pagamento. Atrasos antes ou depois desta etapa indicam diferentes tipos de problemas, como indisponibilidade do aprovador ou dificuldades no agendamento da execução de pagamentos.

Onde encontrar

Em um sistema de fluxo de trabalho, este é um evento explícito. Caso contrário, costuma ser inferido pela remoção de um bloqueio de pagamento, registrada nos logs de alteração (CDHDR/CDPOS) do campo BSEG-ZLSPR.

Coleta

Evento do sistema de fluxo de trabalho ou log de alteração que registra a remoção do bloqueio de pagamento.

Tipo de evento explicit
Fatura compensada por pagamento
A fatura foi totalmente paga e o item em aberto foi compensado com um documento de pagamento. Isso marca a conclusão bem-sucedida do processo de Contas a pagar para a fatura. O evento é capturado pelas informações do documento de compensação.
Por que isso importa

Este é o evento final do fluxo principal de sucesso. O tempo até esta atividade é uma medida importante da eficiência geral do processo. Também é essencial para calcular a pontualidade dos pagamentos e o aproveitamento de descontos.

Onde encontrar

Este evento é identificado quando o Número do documento de compensação (BSEG-AUGBL) e a Data de compensação (BSEG-AUGDT) são preenchidos para o item do fornecedor. A data de compensação é o timestamp do evento.

Coleta

Use a Data de compensação (BSEG.AUGDT) quando o Documento de compensação (BSEG.AUGBL) estiver preenchido.

Tipo de evento explicit
Fatura contabilizada
A fatura é registrada formalmente no Razão, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado é convertido em documento contabilizado, ou o documento já é criado como contabilizado. Esta é uma etapa fundamental da contabilidade financeira.
Por que isso importa

A contabilização é um marco crítico que transforma a fatura em um passivo oficial. Ela separa a etapa de entrada de dados da etapa de gestão ativa de pagamentos do processo.

Onde encontrar

Identificado na tabela de cabeçalho de documentos BKPF. Um documento contabilizado tem o Status do documento (BKPF-BSTAT) vazio e uma Data de contabilização válida (BKPF-BUDAT). A data de contabilização é o timestamp do evento.

Coleta

Use BKPF.BUDAT para documentos em que BKPF.BSTAT não seja 'V' (Estacionado) ou em que 'V' tenha sido alterado.

Tipo de evento explicit
Fatura estornada
O documento da fatura contabilizada foi cancelado com a criação de um documento de estorno. Essa ação anula o impacto financeiro da fatura original. É um desfecho alternativo, geralmente negativo, para o processo.
Por que isso importa

Estornos indicam erros, como entrada incorreta de dados ou faturas duplicadas. Acompanhar a frequência e os motivos dos estornos ajuda a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos dados e acertar na primeira vez.

Onde encontrar

Este evento é identificado na tabela de cabeçalho de documentos (BKPF). O campo Número do documento de estorno (BKPF-STBLG) do documento original estará preenchido. O horário do evento é a data de contabilização do documento de estorno.

Coleta

Localize o documento de estorno em BKPF.STBLG; obtenha o timestamp pela data de contabilização do documento de estorno.

Tipo de evento explicit
Proposta de pagamento criada
A fatura foi incluída em uma lista de propostas de pagamento como parte de uma execução de pagamentos (transação F110). Embora não represente o pagamento final, indica a intenção de pagar. A fatura é selecionada com base na data de vencimento e nas condições de pagamento.
Por que isso importa

Esta é a primeira etapa do processo automatizado de pagamento. Atrasos entre a proposta e a execução do pagamento podem indicar problemas na aprovação ou no agendamento da execução.

Onde encontrar

Este evento é identificado pela localização do documento da fatura nas tabelas de propostas de pagamento, como REGUP (itens processados pelo programa de pagamentos). A data da execução (REGUP-LAUFD) pode ser usada como horário do evento.

Coleta

Localize a fatura na tabela REGUP e use a data da execução de pagamentos (LAUFD).

Tipo de evento explicit
Bloqueio de pagamento definido
A fatura está bloqueada para pagamento, geralmente devido a uma divergência, aprovação pendente ou outro problema. Esse é um status explícito definido no item da fatura. O evento pode ser capturado nas tabelas de documentos de alteração.
Por que isso importa

Esta atividade identifica o início de uma exceção ou de um período de aprovação. Analisar a frequência e a duração dos bloqueios de pagamento é essencial para identificar e resolver gargalos e disputas no processo.

Onde encontrar

O evento é capturado pelo rastreamento de alterações no campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Os logs de alteração nas tabelas CDHDR e CDPOS registram quando esse campo é preenchido.

Coleta

Rastreie a criação de registros em CDHDR/CDPOS para o campo BSEG-ZLSPR.

Tipo de evento explicit
Bloqueio de pagamento removido
Um bloqueio de pagamento definido anteriormente foi removido da fatura, que agora está apta para pagamento. Isso geralmente indica que uma divergência foi resolvida ou que a aprovação foi concedida. O evento é capturado nas tabelas de documentos de alteração.
Por que isso importa

Esta atividade indica que uma exceção foi resolvida ou que uma aprovação foi concluída. O tempo durante o qual o bloqueio ficou ativo representa retrabalho ou espera, uma área importante para a melhoria do processo.

Onde encontrar

Este evento é capturado pelo rastreamento de alterações no campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Os logs de alteração nas tabelas CDHDR e CDPOS registram quando esse campo é apagado.

Coleta

Rastreie os registros de atualização em CDHDR/CDPOS em que o campo BSEG-ZLSPR é alterado para vazio.

Tipo de evento explicit
Data de vencimento ultrapassada sem pagamento
Este evento calculado ocorre quando a data atual ultrapassa a data de vencimento líquido da fatura, mas ela ainda não foi compensada. O evento destaca faturas com risco de atraso ou que já estão vencidas. Não é um evento direto do sistema.
Por que isso importa

Esta atividade é essencial para monitorar o KPI Taxa de pagamentos em atraso. Ela sinaliza proativamente as faturas que exigem atenção imediata para evitar multas por atraso e prejuízos no relacionamento com fornecedores.

Onde encontrar

Este é um evento calculado, obtido pela comparação da data atual com a data de vencimento líquido (BSEG-ZFBDT) de todos os itens em aberto (não compensados). A data de vencimento é o timestamp do evento.

Coleta

Derive comparando a data atual com BSEG.ZFBDT para os itens em aberto.

Tipo de evento calculated
Fatura encaminhada para aprovação
A fatura foi enviada formalmente para um fluxo de trabalho de aprovação. Essa atividade costuma depender de um sistema externo de fluxo de trabalho ou de uma alteração específica de status no SAP. Geralmente, marca o início do subprocesso de aprovação.
Por que isso importa

Este evento marca o início do ciclo de aprovação. Medir o tempo entre este evento e 'Fatura aprovada' é essencial para o KPI Tempo de ciclo de aprovação de faturas e para identificar gargalos relacionados aos aprovadores.

Onde encontrar

Se o SAP Business Workflow estiver em uso, este evento pode ser extraído dos logs do fluxo de trabalho (por exemplo, SWWLOG). Caso contrário, é uma etapa conceitual, geralmente inferida quando um bloqueio de pagamento é definido por motivos de aprovação.

Coleta

Extraia dos logs do fluxo de trabalho ou infira a partir da definição de um bloqueio de pagamento específico.

Tipo de evento explicit
Fatura estacionada
Representa uma fatura que foi inserida no SAP, mas ainda não foi lançada no razão geral. Essa ação explícita permite concluir ou aprovar o documento posteriormente. O campo de status do documento no cabeçalho indica se a fatura está estacionada.
Por que isso importa

Estacionar uma fatura indica uma pausa intencional no processo, geralmente para revisão ou porque faltam informações. Acompanhar essa etapa ajuda a identificar as causas dos atrasos antes do lançamento oficial da fatura.

Onde encontrar

Identificado na tabela de cabeçalho do documento BKPF quando o status do documento (BKPF-BSTAT) é 'V' (estacionado). A data e hora do evento correspondem à data e hora de criação do documento (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Coleta

Filtre os documentos em que BKPF.BSTAT = 'V'.

Tipo de evento explicit
Pedido de compra conciliado
Esta atividade indica que o item de linha da fatura foi vinculado com sucesso a um pedido de compra. É uma etapa essencial de validação na conciliação de três vias. O evento é inferido pela presença de um número de pedido de compra nos detalhes do item de linha da fatura.
Por que isso importa

Atrasos na conciliação com pedidos de compra podem criar um gargalo significativo. Analisar esta atividade ajuda a medir a eficiência da conciliação e identificar faturas que se desviam do fluxo de trabalho padrão baseado em pedidos de compra.

Onde encontrar

Inferido a partir do item de linha do fornecedor na tabela BSEG. Se o campo de número do pedido de compra (BSEG-EBELN) estiver preenchido, considera-se que a conciliação ocorreu no momento da criação do documento.

Coleta

Verifique se BSEG.EBELN tem um valor não nulo para a fatura.

Tipo de evento inferred
Recebimento de mercadorias conciliado
Representa a validação de que as mercadorias ou os serviços da fatura foram recebidos, vinculando a fatura a um documento de recebimento de mercadorias. Este é o terceiro componente da conciliação de três vias. O evento é inferido a partir das referências no item de linha da fatura.
Por que isso importa

A conciliação com um recebimento de mercadorias confirma que a empresa recebeu aquilo pelo que está pagando. Acompanhar essa etapa ajuda a analisar o KPI de tempo de conciliação entre pedido de compra, recebimento e fatura e a simplificar a validação.

Onde encontrar

Inferido a partir do item de linha do fornecedor na tabela BSEG, verificando se o número do documento de recebimento de mercadorias (BSEG-LFBNR) está preenchido ou rastreando o histórico do pedido de compra vinculado (tabela EKBE).

Coleta

Verifique se há uma referência de recebimento de mercadorias em BSEG.LFBNR ou consulte o histórico do pedido de compra em EKBE.

Tipo de evento inferred
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