Seu Template de dados para processamento de faturas do Contas a Pagar
Seu Template de dados para processamento de faturas do Contas a Pagar
- Atributos recomendados para coleta
- Principais atividades a acompanhar
- Orientações para extração
Atributos do processamento de faturas do Contas a Pagar
| Nome | Descrição | ||
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Atividade
Activity
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O nome de uma etapa ou evento de negócio específico que ocorreu durante o ciclo de vida do processamento da fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo descreve uma única tarefa ou alteração de status no processo de Contas a Pagar, como “Fatura estacionada”, “Fatura encaminhada para aprovação” ou “Fatura compensada por pagamento”. Essas atividades são os blocos de construção do mapa de processo e geralmente são extraídas de logs de alterações, campos de status ou logs de Workflow no SAP. Analisar a sequência e a duração dessas atividades é o núcleo do Process Mining. Isso ajuda a visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos entre etapas, medir a frequência de loops de retrabalho e comparar a execução real do processo com os procedimentos operacionais padrão. O nível de granularidade definido para as atividades impacta diretamente a profundidade dos insights obtidos.
Por que isso importa
As atividades formam a base do mapa de processo, permitindo visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos e analisar desvios.
Onde obter
Derivado de códigos de transação (BKPF-TCODE), logs de Workflow (SWW_WI2OBJ) ou logs de alterações (tabelas CDHDR/CDPOS), com base nas alterações feitas nos documentos de fatura.
Exemplos
Documento da fatura criadoFatura aprovadaFatura compensada por pagamentoBloqueio de pagamento definido
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Fatura
InvoiceNumber
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O identificador exclusivo de cada documento de fatura, usado como o principal identificador do caso para acompanhar sua jornada desde o recebimento até o pagamento. | ||
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Descrição
O número da fatura é uma chave composta, normalmente formada pela combinação do código da empresa (BUKRS), do número do documento (BELNR) e do exercício fiscal (GJAHR) no SAP. Essa combinação exclusiva garante que cada fatura seja identificada de forma distinta em todo o sistema. No Process Mining, esse atributo é fundamental. Ele conecta todos os eventos e atividades relacionados, como criação, contabilização, aprovação e pagamento, em uma única instância de processo coesa. Analisar o processo por fatura permite ter uma visão completa, de ponta a ponta, do ciclo de vida da fatura, o que é essencial para calcular tempos de ciclo, identificar variantes e entender loops de retrabalho.
Por que isso importa
É o Case ID essencial que conecta todas as atividades relacionadas à fatura, permitindo uma análise completa, de ponta a ponta, do processo de Contas a Pagar para cada fatura.
Onde obter
Construído a partir dos campos BUKRS, BELNR e GJAHR da tabela BKPF do SAP (cabeçalho do documento contábil).
Exemplos
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
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Horário do evento
EventTime
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A data e a hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu. | ||
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Descrição
O horário do evento é o timestamp associado a cada atividade do processo. Esses dados são essenciais para ordenar cronologicamente os eventos e para todas as análises baseadas em tempo. No SAP, essas informações geralmente são armazenadas em campos de criação, como BKPF-CPUDT, ou em tabelas de logs de alterações, como CDHDR-UDATE e CDHDR-UTIME. Esse atributo é essencial para calcular indicadores de performance, como tempos de ciclo, tempos de processamento e tempos de espera entre atividades. Ele permite analisar a performance do processo ao longo do tempo, ajuda a identificar quando os gargalos ocorrem e é usado para verificar a conformidade com acordos de nível de serviço (SLAs) ou condições de pagamento.
Por que isso importa
Esse timestamp é essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, incluindo tempos de ciclo e gargalos, formando a base da análise de performance.
Onde obter
A partir de tabelas do SAP, como BKPF (CPUDT/CPUTM para criação) ou CDHDR (UDATE/UTIME para alterações).
Exemplos
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
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Aprovador
Approver
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O usuário ou a função responsável por aprovar a fatura para pagamento. | ||
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Descrição
Esse atributo identifica a pessoa que executou a atividade “Fatura aprovada”. No SAP, isso geralmente é gerenciado pelo sistema de Workflow, e o ID do aprovador é registrado no histórico do Workflow. Analisar por aprovador é essencial para o Dashboard “Análise de gargalos na aprovação de faturas”. Isso ajuda a medir os tempos de aprovação por pessoa ou grupo, identificar aprovadores que são consistentemente lentos e entender a distribuição da carga de trabalho na hierarquia de aprovação. Esses dados são essenciais para otimizar o Workflow de aprovação, que muitas vezes é um gargalo importante.
Por que isso importa
Identifica a pessoa responsável pelas aprovações, permitindo analisar tempos de ciclo e gargalos de aprovação por pessoa ou equipe.
Onde obter
Geralmente encontrado nas tabelas do SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ e SWWLOG, vinculando o item do Workflow ao objeto da fatura e identificando o usuário da etapa de aprovação.
Exemplos
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
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Código da empresa
CompanyCode
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Uma chave exclusiva que representa uma entidade legal ou empresa dentro da organização SAP. | ||
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Descrição
O código da empresa é uma unidade organizacional fundamental no SAP Financials, representando uma unidade contábil independente. Todas as transações financeiras, incluindo faturas, são contabilizadas em um código de empresa específico. Esse atributo é essencial para segmentar a análise do processo por entidade legal. Ele permite comparar a performance do processo, as taxas de conformidade e a eficiência entre diferentes partes da empresa. Isso é especialmente importante para grandes corporações multinacionais com várias subsidiárias.
Por que isso importa
Permite segmentar a análise do processo por entidade legal e comparar a performance entre diferentes unidades de negócio.
Onde obter
Da tabela BKPF do SAP (cabeçalho do documento contábil), campo BUKRS.
Exemplos
10002100US01
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Condições de pagamento
PaymentTerms
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O código que define as condições de pagamento, como datas de vencimento e possíveis descontos. | ||
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Descrição
As condições de pagamento são regras predefinidas no SAP que determinam como as datas de vencimento das faturas e os descontos financeiros são calculados. Elas são atribuídas aos dados mestres dos fornecedores e podem ser especificadas em faturas individuais. Esse atributo é essencial para o Dashboard “Conformidade de pagamentos e descontos” e para o KPI “Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado”. Ao analisar as condições de pagamento, a empresa pode identificar oportunidades de capturar descontos, entender as implicações financeiras dos cronogramas de pagamento e garantir a conformidade.
Por que isso importa
Define as regras para datas de vencimento e descontos, algo essencial para a otimização financeira e o monitoramento da conformidade.
Onde obter
Da tabela BSEG do SAP (segmento do documento contábil), campo ZTERM.
Exemplos
Z0010001NT30
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Data de vencimento da fatura
InvoiceDueDate
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A data calculada até a qual o pagamento da fatura deve ser feito, de acordo com as condições de pagamento. | ||
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Descrição
A data de vencimento da fatura indica o prazo para pagar o fornecedor e permanecer em conformidade com as condições acordadas. No SAP, geralmente não é um único campo armazenado, mas um valor calculado com base na data-base do documento (BSEG-ZFBDT) e nas condições de pagamento (BSEG-ZTERM) associadas à fatura. Essa data é essencial para o Dashboard “Conformidade de pagamentos e descontos”. Ela é usada para calcular KPIs como a taxa de pagamentos em atraso e identificar faturas em risco de atraso. Analisar os dados em relação a essa data ajuda a priorizar a carga de trabalho e melhorar o relacionamento com fornecedores.
Por que isso importa
Essa é uma data essencial para monitorar a conformidade dos pagamentos, calcular KPIs de atraso e capturar descontos por pagamento antecipado.
Onde obter
Derivada com base na data-base para o cálculo do vencimento (BSEG-ZFBDT) e na chave das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).
Exemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
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Motivo do bloqueio de pagamento
PaymentBlockReason
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Um código que indica por que uma fatura está bloqueada para pagamento. | ||
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Descrição
Quando uma fatura apresenta uma divergência ou está em análise, um bloqueio de pagamento pode ser aplicado para impedir sua inclusão em uma execução de pagamento. Esse atributo informa o motivo do bloqueio, como uma divergência de quantidade ou variação de preço. Essas informações são essenciais para a análise de exceções. Elas ajudam a categorizar as causas-raiz dos atrasos e do retrabalho, apoiando o Dashboard “Análise de exceções e divergências”. Entender os motivos de bloqueio mais frequentes permite direcionar melhorias no processo para reduzir exceções.
Por que isso importa
Fornece a causa-raiz dos atrasos de pagamento, permitindo uma análise direcionada para reduzir exceções, retrabalho e o tempo de processamento das faturas.
Onde obter
Da tabela BSEG do SAP (segmento do documento contábil), campo ZLSPR.
Exemplos
RIA
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Nome do fornecedor
VendorName
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O nome do fornecedor que enviou a fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo contém o nome oficial do fornecedor. No SAP, os dados mestres do fornecedor, na tabela LFA1, são vinculados ao documento da fatura pelo número do fornecedor (LIFNR), armazenado no cabeçalho ou nos itens do documento. Analisar por fornecedor é essencial para o Dashboard “Performance de pagamentos a fornecedores”. Isso permite acompanhar os tempos de processamento das faturas, a pontualidade dos pagamentos e as taxas de exceção de fornecedores específicos. Esses insights ajudam a gerenciar o relacionamento com fornecedores, identificar fornecedores com qualidade de fatura consistentemente baixa e negociar condições melhores.
Por que isso importa
Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a gerenciar relacionamentos e identificar problemas associados a fornecedores específicos.
Onde obter
Da tabela LFA1 do SAP, campo NAME1, vinculado pelo número do fornecedor (LIFNR) encontrado em BKPF ou BSEG.
Exemplos
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
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Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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O identificador do pedido de compra contra o qual a fatura está sendo cobrada. | ||
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Descrição
O número do pedido de compra (PO) vincula a fatura ao processo de compras. Para faturas baseadas em PO, essa conexão é essencial para a conciliação de três vias entre o PO, o recebimento de mercadorias e a fatura. Esse atributo é fundamental para o Dashboard “Performance da conciliação de PO/GR”. Analisar a presença e a conciliação de um PO ajuda a distinguir diferentes tipos de fatura, com PO ou sem PO, e medir a eficiência do processo de conciliação. Atrasos nessa área são uma fonte comum de gargalos no processo.
Por que isso importa
Vincula a fatura ao processo de compras, permitindo analisar faturas com PO e sem PO e a eficiência do processo de conciliação de três vias.
Onde obter
Da tabela BSEG do SAP, para faturas FI, ou RSEG, para faturas MM, campo EBELN.
Exemplos
450001712345000175894500018330
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Usuário processador
ProcessorUser
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O nome de usuário do SAP do funcionário que executou a atividade, como contabilizar ou alterar a fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo identifica o usuário responsável por executar uma etapa específica do processo. No SAP, pode ser o usuário que criou o documento, como BKPF-USNAM, ou o usuário que fez uma alteração específica, como CDHDR-USERNAME. Analisar por usuário processador é essencial para entender a performance da equipe e a distribuição da carga de trabalho. Isso ajuda a criar o Dashboard “Distribuição da carga de trabalho dos processadores de Contas a Pagar”, acompanhando o volume de faturas e os tempos médios de atividade por usuário. Esses dados podem revelar necessidades de treinamento, identificar os melhores desempenhos e apoiar uma distribuição equilibrada das tarefas.
Por que isso importa
Permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance entre usuários e identificar oportunidades de treinamento ou desequilíbrios de recursos.
Onde obter
Da tabela CDHDR do SAP, campo USERNAME (para alterações), ou do campo USNAM da tabela BKPF (para entrada de documentos).
Exemplos
AJONESSMITHBCWILLIAMS
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Valor bruto da fatura
InvoiceGrossAmount
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O valor bruto total da fatura, incluindo impostos e outras cobranças, na moeda original do documento. | ||
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Descrição
Esse atributo representa o valor financeiro total de uma fatura. É um dado essencial para entender o impacto financeiro e as características das faturas processadas. No SAP, esse valor pode ser encontrado em diferentes tabelas, dependendo do tipo de documento, como a BSEG para documentos financeiros. Na análise, o valor da fatura é usado para priorizar faturas de alto valor, entender o fluxo financeiro do processo de Contas a Pagar e segmentar a análise. Por exemplo, é possível analisar se faturas de alto valor têm tempos de ciclo maiores ou seguem diferentes caminhos de aprovação. Ele também é fundamental para os KPIs financeiros.
Por que isso importa
Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e cálculo de KPIs financeiros.
Onde obter
De tabelas de itens de linha do SAP, como o campo WRBTR da BSEG (valor na moeda do documento). Pode ser necessário agregar os itens de linha no nível do cabeçalho.
Exemplos
1500.0012550.75980.50
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Desconto perdido
DiscountLost
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Um indicador calculado que é verdadeiro quando um desconto disponível por pagamento antecipado não foi aproveitado. | ||
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Descrição
Este atributo identifica as faturas cujas condições de pagamento ofereciam desconto para pagamento antecipado, mas cujo pagamento foi realizado após o vencimento do período de desconto. Ele é calculado comparando a data de pagamento com a data limite para obter o desconto, derivada das 'Condições de pagamento'. Este é um KPI financeiro crítico para a 'Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado'. Ele destaca oportunidades perdidas de redução de custos. Analisar por que os descontos não foram aproveitados, como ciclos longos de aprovação e bloqueios de pagamento, pode justificar projetos de melhoria de processos com retorno claro sobre o investimento.
Por que isso importa
Destaca oportunidades financeiras perdidas, apoiando diretamente o KPI 'Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado' e oferecendo um incentivo financeiro claro para a melhoria de processos.
Onde obter
Campo calculado: TRUE se (as condições de pagamento ofereceram desconto) AND (a data de pagamento > a data limite do desconto); caso contrário, FALSE.
Exemplos
truefalse
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É automatizada
IsAutomated
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Um indicador que informa se uma atividade foi executada pelo sistema ou por um usuário de lote, em vez de um usuário humano. | ||
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Descrição
Esse atributo booleano diferencia atividades executadas automaticamente, como por um job em lote, EDI ou sistema de OCR, daquelas executadas manualmente por um usuário. Isso geralmente é determinado pela análise do nome de usuário associado a uma atividade. Ele é fundamental para o Dashboard “Processamento manual versus automatizado”. Ajuda a medir o sucesso das iniciativas de automação, calcular o KPI de taxa de intervenção manual e identificar oportunidades restantes para reduzir o esforço manual. Entender os pontos de contato humanos e do sistema é essencial para aumentar a eficiência.
Por que isso importa
Ajuda a medir o nível de automação do processo, identificar gargalos manuais e acompanhar o impacto das iniciativas de automação.
Onde obter
Derivado da verificação de se o ID do usuário, como CDHDR-USERNAME, pertence a uma lista predefinida de contas de sistema, lote ou serviço.
Exemplos
truefalse
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Está estornado
IsReversed
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Um indicador booleano que informa se o documento da fatura foi estornado. | ||
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Descrição
Esse atributo sinaliza faturas canceladas ou estornadas, um evento significativo que indica um erro grave ou uma falha no processo. No SAP, um documento estornado é vinculado a um documento de estorno. Identificar faturas estornadas é importante para entender a qualidade do processo e as taxas de falha. Isso ajuda a separar essas exceções terminais do fluxo principal do processo e permite uma análise dedicada da causa-raiz para entender por que os estornos ocorrem e como evitá-los.
Por que isso importa
Sinaliza faturas canceladas, um indicador importante de falha no processo, e ajuda a analisar as causas-raiz de erros graves.
Onde obter
Verificar se o número do documento (BKPF-BELNR) existe no campo BKPF-STBLG (documento de estorno) de qualquer outro documento.
Exemplos
truefalse
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Está vencida
IsOverdue
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Um indicador calculado que é verdadeiro quando a fatura foi paga após a data de vencimento programada. | ||
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Descrição
Esse atributo booleano é derivado da comparação entre a data da atividade “Fatura compensada por pagamento” e a “Data de vencimento da fatura”. Se a data do pagamento for posterior à data de vencimento, o indicador será definido como verdadeiro. Esse atributo apoia diretamente o KPI de taxa de pagamentos em atraso e o Dashboard “Conformidade de pagamentos e descontos”. Ele permite filtrar e contar facilmente os pagamentos atrasados, ajudando a dimensionar o problema. Analisar as características das faturas vencidas, como fornecedor e código da empresa, pode revelar as causas-raiz.
Por que isso importa
Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento e é a base do KPI de taxa de pagamentos em atraso, ajudando a melhorar o relacionamento com fornecedores e evitar penalidades.
Onde obter
Campo calculado: TRUE se (Data do pagamento > Data de vencimento da fatura); caso contrário, FALSE.
Exemplos
truefalse
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Moeda do documento
DocumentCurrency
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O código da moeda, como USD ou EUR, na qual a fatura foi emitida. | ||
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Descrição
Esse atributo especifica a moeda do valor da fatura. Ele é armazenado no nível do cabeçalho do documento no SAP. A moeda do documento é essencial para qualquer análise financeira, garantindo que os valores sejam interpretados corretamente. Ela permite filtrar a análise do processo por moeda e é um pré-requisito para converter valores para uma moeda local comum, possibilitando relatórios e agregações padronizados.
Por que isso importa
Fornece o contexto necessário para interpretar valores financeiros e permite análises específicas por moeda ou a conversão para uma moeda padrão.
Onde obter
Da tabela BKPF do SAP (cabeçalho do documento contábil), campo WAERS.
Exemplos
USDEURGBP
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Número do recebimento de mercadorias
GoodsReceiptNumber
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O identificador do documento de recebimento de mercadorias relacionado a uma fatura baseada em PO. | ||
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Descrição
Para faturas relacionadas a mercadorias físicas, o documento de recebimento de mercadorias (GR) confirma a entrega dos itens pelo fornecedor. Esse número vincula a fatura ao evento de entrega específico. Esse atributo é usado no Dashboard “Performance da conciliação de PO/GR”. O tempo entre a contabilização do GR e a contabilização da fatura é uma métrica importante. Analisar esse vínculo ajuda a entender o processo completo de conciliação de três vias e identificar atrasos entre a entrega física e a liquidação financeira.
Por que isso importa
Completa a visão da conciliação de três vias (PO-GR-fatura), permitindo analisar atrasos entre a entrega das mercadorias e o processamento da fatura.
Onde obter
Da tabela RSEG do SAP (item do documento, fatura recebida), campo LFBNR (número do documento de um documento de referência).
Exemplos
500000123450000015675000002100
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Sistema de origem
SourceSystem
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Identifica o sistema SAP ECC de origem do qual os dados foram extraídos. | ||
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Descrição
Esse atributo especifica o sistema oficial de registro, como o SAP System ID (SID), no qual os dados de processamento das faturas foram originados. Ele é especialmente importante em organizações com várias instâncias de ERP ou uma combinação de sistemas. Em uma análise de Process Mining, ele ajuda a diferenciar dados de sistemas distintos, que podem ter configurações exclusivas ou variações no processo. Isso permite comparar sistemas e garante a rastreabilidade dos dados, algo essencial para a governança e a validação dos dados.
Por que isso importa
Garante a rastreabilidade dos dados e permite analisar processos em ambientes com várias instâncias do SAP ou outros sistemas de origem.
Onde obter
Normalmente, é um valor estático que representa o SAP System ID (SID) da instância ECC de origem, adicionado durante o processo de extração dos dados.
Exemplos
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
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Tipo de documento
DocumentType
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Um código no SAP que classifica documentos contábeis e controla como eles são processados. | ||
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Descrição
O tipo de documento diferencia várias transações de negócio, como faturas de fornecedores (KR), notas de crédito (KG) ou faturas MM (RE). Essa classificação controla aspectos como o intervalo de numeração e os tipos de contas que podem receber lançamentos. No Process Mining, filtrar por tipo de documento permite uma análise mais homogênea. Por exemplo, o processo de uma fatura padrão de fornecedor (KR) pode ser significativamente diferente do processo de uma nota de crédito (KG). Analisá-los separadamente evita agregações enganosas e fornece insights mais precisos sobre subprocessos específicos.
Por que isso importa
Permite segmentar a análise por tipo de transação, como fatura ou nota de crédito, gerando insights de processo mais precisos e relevantes.
Onde obter
Da tabela BKPF do SAP (cabeçalho do documento contábil), campo BLART.
Exemplos
KRREKG
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Última atualização dos dados
LastDataUpdate
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O timestamp que indica quando os dados desse registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem. | ||
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Descrição
Esse atributo marca a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados do SAP ECC. Ele não faz parte dos dados transacionais, mas é um metadado adicionado durante o processo de ingestão dos dados. Seu principal uso na análise é fornecer contexto sobre a atualidade dos dados exibidos. Isso é essencial para Dashboards e relatórios, pois informa aos usuários o quanto a análise está atualizada e ajuda a gerenciar as expectativas sobre a inclusão de transações muito recentes.
Por que isso importa
Indica a atualidade do conjunto de dados, algo essencial para entender a pontualidade dos insights do processo e dos Dashboards.
Onde obter
Esse é um metadado gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados.
Exemplos
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
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Atividades do processamento de faturas do Contas a Pagar
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Documento da fatura criado
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Indica a criação inicial de um documento de fatura no SAP, seja como documento estacionado ou totalmente lançado. Normalmente, este é o primeiro evento com registro de data e hora de uma fatura e serve como ponto de partida para a análise do processo. O evento é capturado a partir da data e hora de entrada do documento na tabela BKPF. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade é o principal evento de início da jornada de processamento da fatura. Analisar o tempo a partir deste ponto ajuda a medir o tempo total do ciclo de ponta a ponta e a identificar atrasos iniciais na entrada de dados.
Onde obter
Este evento é inferido a partir do registro de data e hora de criação do registro do cabeçalho do documento contábil. Especificamente, a combinação da Data de entrada (BKPF-CPUDT) e da Hora de entrada (BKPF-CPUTM) fornece o registro de data e hora.
Captura
Use o registro de data e hora de criação da tabela de cabeçalho do documento BKPF (CPUDT, CPUTM).
Tipo de evento
inferred
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Fatura aprovada
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Um aprovador designado confirmou que a fatura é válida e está pronta para pagamento. Isso pode ser um evento explícito de um sistema de Workflow ou ser inferido a partir da remoção de um bloqueio de pagamento. É um marco crítico antes do pagamento. | ||
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Por que isso importa
Esse é um marco importante que libera a fatura para pagamento. Atrasos antes ou depois dessa etapa indicam diferentes tipos de problemas, como a disponibilidade do aprovador ou questões relacionadas ao agendamento da execução do pagamento.
Onde obter
Em um sistema de Workflow, esse é um evento explícito. Caso contrário, ele geralmente é inferido a partir da remoção de um bloqueio de pagamento, registrada nos logs de alterações (CDHDR/CDPOS) do campo BSEG-ZLSPR.
Captura
Evento do sistema de Workflow ou log de alterações referente à remoção do bloqueio de pagamento.
Tipo de evento
explicit
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Fatura compensada por pagamento
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A fatura foi totalmente paga e o item em aberto foi compensado com um documento de pagamento. Isso marca a conclusão bem-sucedida do processo de Contas a Pagar para a fatura. O evento é capturado nas informações do documento de compensação. | ||
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Por que isso importa
Esse é o principal evento de encerramento do caminho de sucesso. O tempo até chegar a essa atividade é uma medida importante da eficiência geral do processo. Ele também é essencial para calcular a pontualidade dos pagamentos e a captura de descontos.
Onde obter
Esse evento é identificado quando o número do documento de compensação (BSEG-AUGBL) e a data de compensação (BSEG-AUGDT) são preenchidos no item do fornecedor. A data de compensação é o timestamp do evento.
Captura
Usar a data de compensação (BSEG.AUGDT) quando o documento de compensação (BSEG.AUGBL) estiver preenchido.
Tipo de evento
explicit
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Fatura contabilizada
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A fatura é registrada formalmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado é convertido em um documento contabilizado, ou já é criado como contabilizado desde o início. Essa é uma etapa fundamental da contabilidade financeira. | ||
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Por que isso importa
A contabilização é um marco crítico que transforma a fatura em um passivo oficial. Ela separa a fase de entrada de dados da fase ativa de gestão do pagamento.
Onde obter
Identificado na tabela de cabeçalho do documento BKPF. Um documento contabilizado tem o status do documento (BKPF-BSTAT) vazio e uma data de contabilização válida (BKPF-BUDAT). O timestamp do evento é a data de contabilização.
Captura
Usar BKPF.BUDAT para documentos em que BKPF.BSTAT não seja “V” (Estacionado) ou em que “V” tenha sido alterado.
Tipo de evento
explicit
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Fatura estornada
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O documento da fatura contabilizada foi cancelado com a criação de um documento de estorno. Essa ação anula o impacto financeiro da fatura original. Ela representa um encerramento alternativo e geralmente negativo do processo. | ||
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Por que isso importa
Os estornos indicam erros, como entrada de dados incorreta ou faturas duplicadas. Rastrear a frequência e os motivos dos estornos ajuda a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos dados e o processamento correto na primeira vez.
Onde obter
Esse evento é identificado na tabela de cabeçalho do documento (BKPF). O documento original terá o número do documento de estorno (BKPF-STBLG) preenchido. O horário do evento é a data de contabilização do documento de estorno.
Captura
Localizar o documento de estorno em BKPF.STBLG e obter o timestamp da data de contabilização do documento de estorno.
Tipo de evento
explicit
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Proposta de pagamento criada
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A fatura foi incluída em uma lista de propostas de pagamento como parte de uma execução de pagamento (T-Code F110). Embora não seja um pagamento final, isso indica a intenção de pagar. A fatura é selecionada com base na data de vencimento e nas condições de pagamento. | ||
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Por que isso importa
Essa é a primeira etapa do processo automatizado de pagamento. Atrasos entre a proposta e a execução final do pagamento podem indicar problemas na aprovação ou no agendamento da execução de pagamento.
Onde obter
Esse evento é identificado localizando o documento da fatura nas tabelas de propostas de pagamento, como REGUP (itens processados pelo programa de pagamento). A data da execução (REGUP-LAUFD) pode ser usada como horário do evento.
Captura
Localizar a fatura na tabela REGUP e usar a data da execução do pagamento (LAUFD).
Tipo de evento
explicit
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Bloqueio de pagamento definido
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A fatura é bloqueada ativamente para pagamento, geralmente devido a uma divergência, aprovação pendente ou outro problema. Este é um status explícito definido no item da fatura. O evento pode ser capturado nas tabelas de documentos de alteração. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade aponta o início de um período de exceção ou aprovação. Analisar a frequência e a duração dos bloqueios de pagamento é essencial para identificar e resolver gargalos e divergências no processo.
Onde obter
O evento é capturado acompanhando as alterações no campo Chave de bloqueio de pagamento (BSEG-ZLSPR). Os logs de alterações nas tabelas CDHDR e CDPOS registram quando este campo é preenchido.
Captura
Acompanhe a criação de entradas em CDHDR/CDPOS para o campo BSEG-ZLSPR.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueio de pagamento removido
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Um bloqueio de pagamento definido anteriormente foi removido da fatura, tornando-a elegível para pagamento. Isso geralmente indica que uma divergência foi resolvida ou que a aprovação foi concedida. O evento é capturado nas tabelas de documentos de alteração. | ||
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Por que isso importa
Essa atividade indica a resolução de uma exceção ou a conclusão de uma aprovação. O tempo em que o bloqueio permanece ativo representa retrabalho ou espera, uma área importante para a melhoria do processo.
Onde obter
Esse evento é capturado pelo rastreamento das alterações no campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Os logs de alterações nas tabelas CDHDR e CDPOS registram quando esse campo é limpo.
Captura
Rastrear entradas de atualização em CDHDR/CDPOS nas quais o campo BSEG-ZLSPR é alterado para vazio.
Tipo de evento
explicit
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Data de vencimento ultrapassada sem pagamento
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Esse evento calculado ocorre quando a data atual ultrapassa a data de vencimento líquido da fatura, mas ela ainda não foi compensada. Ele destaca faturas em risco de ficar vencidas ou que já estão vencidas. Não é um evento direto do sistema. | ||
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Por que isso importa
Essa atividade é essencial para monitorar o KPI de taxa de pagamentos em atraso. Ela sinaliza proativamente as faturas que exigem atenção imediata para evitar multas por atraso e danos ao relacionamento com fornecedores.
Onde obter
Esse é um evento calculado. Ele é derivado da comparação entre a data atual e a data de vencimento líquido (BSEG-ZFBDT) de todos os itens de fatura em aberto, ainda não compensados. O timestamp do evento é a própria data de vencimento.
Captura
Derivar comparando a data atual com BSEG.ZFBDT para itens em aberto.
Tipo de evento
calculated
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Fatura encaminhada para aprovação
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A fatura foi formalmente enviada para um Workflow de aprovação. Essa atividade geralmente depende de um sistema de Workflow externo ou de uma alteração específica de status no SAP. Muitas vezes, esse é o início do subprocesso de aprovação. | ||
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Por que isso importa
Isso marca o início do ciclo de aprovação. Medir o tempo entre esse evento e “Fatura aprovada” é essencial para o KPI de tempo do ciclo de aprovação de faturas e para identificar gargalos relacionados aos aprovadores.
Onde obter
Se o SAP Business Workflow for usado, esse evento poderá ser extraído dos logs do Workflow, como o SWWLOG. Caso contrário, trata-se de uma etapa conceitual, geralmente inferida a partir da definição de um bloqueio de pagamento por motivos de aprovação.
Captura
Extrair dos logs do Workflow ou inferir a partir da definição de um bloqueio de pagamento específico.
Tipo de evento
explicit
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Fatura estacionada
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Representa uma fatura que foi inserida no SAP, mas ainda não foi lançada no razão geral. É uma ação explícita que permite concluir ou aprovar o documento posteriormente. O campo de status do documento na tabela de cabeçalho indica se uma fatura está estacionada. | ||
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Por que isso importa
Estacionar uma fatura indica uma pausa deliberada no processo, geralmente para revisão ou devido à falta de informações. Acompanhar essa etapa ajuda a identificar os motivos dos atrasos antes que a fatura seja oficialmente lançada.
Onde obter
Identificado na tabela de cabeçalho do documento BKPF, quando o Status do documento (BKPF-BSTAT) é 'V' (estacionado). O horário do evento é o horário de criação do documento (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Captura
Filtre os documentos em que BKPF.BSTAT = 'V'.
Tipo de evento
explicit
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Pedido de compra conciliado
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Esta atividade indica que o item da fatura foi vinculado com sucesso a um pedido de compra. É uma etapa crítica de validação no processo de conciliação em três vias. O evento é inferido pela presença de um número de pedido de compra nos detalhes do item da fatura. | ||
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Por que isso importa
Atrasos na conciliação com o pedido de compra podem criar um gargalo significativo. Analisar esta atividade ajuda a medir a eficiência do processo de conciliação e a identificar faturas que se desviam do Workflow padrão baseado em pedidos de compra.
Onde obter
Inferido a partir do item do fornecedor na tabela BSEG. Se o campo Número do pedido de compra (BSEG-EBELN) estiver preenchido, considera-se que a conciliação ocorreu no momento da criação do documento.
Captura
Verifique se há um valor não nulo em BSEG.EBELN para a fatura.
Tipo de evento
inferred
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Recebimento de mercadorias conciliado
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Representa a validação de que as mercadorias ou os serviços da fatura foram recebidos, vinculando a fatura a um documento de recebimento de mercadorias. Este é o terceiro componente da conciliação em três vias. O evento é inferido a partir das referências no item da fatura. | ||
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Por que isso importa
A conciliação com um recebimento de mercadorias confirma que a empresa recebeu aquilo pelo que está pagando. Acompanhar essa etapa ajuda a analisar o KPI de tempo de conciliação entre pedido de compra, recebimento e fatura e a simplificar a validação.
Onde obter
Inferido a partir do item do fornecedor na tabela BSEG, verificando se há um número de documento de recebimento de mercadorias preenchido (BSEG-LFBNR) ou rastreando o histórico do pedido de compra vinculado (tabela EKBE).
Captura
Verifique a referência do recebimento de mercadorias em BSEG.LFBNR ou no histórico do pedido de compra em EKBE.
Tipo de evento
inferred
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