Seu Template de dados de Order-to-Cash - Faturamento e emissão de faturas

O nome da atividade descreve uma etapa ou evento específico do processo de faturamento, como 'Invoice Created', 'Invoice Approved' ou 'Customer Payment Received'. Essas atividades formam os blocos sequenciais do mapa do processo.

Analisar a sequência e a frequência dessas atividades é fundamental para o Process Mining. Isso ajuda a visualizar o fluxo real do processo, identificar caminhos comuns e raros do processo, as variantes, e apontar atividades que são repetidas com frequência, indicando retrabalho ou ineficiência.

Esse atributo é fundamental para construir o mapa do processo, permitindo visualizar e analisar as diferentes etapas e caminhos percorridos por uma fatura.

Derivado dos registros do sistema, das alterações de status ou de registros de eventos específicos associados à transação Invoice no NetSuite. Isso geralmente exige mapear alterações de status da transação ou criações de registros relacionados para nomes de atividades definidos.

O número da fatura é a base da análise do processo de faturamento, identificando exclusivamente cada fatura desde sua criação até o fechamento final. Ele agrupa todas as atividades relacionadas, como aprovação, envio e aplicação do pagamento, em um único caso coeso.

No Process Mining, analisar a jornada de cada número de fatura permite ter uma visão abrangente de todo o ciclo de vida do faturamento. Isso possibilita identificar variantes do processo, gargalos e desvios do procedimento padrão, gerando insights essenciais para otimizar o fluxo de caixa e a eficiência operacional.

É essencial para acompanhar o ciclo de vida de ponta a ponta de cada fatura, permitindo reconstruir todo o processo de faturamento e realizar uma análise detalhada da performance.

Normalmente é o campo 'Transaction ID' ou outro campo de identificador exclusivo semelhante no registro da transação Invoice do NetSuite.

Esse atributo registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Ele é um componente essencial para ordenar cronologicamente os eventos e para todas as análises baseadas em tempo.

No Process Mining, o registro de data e hora do evento é usado para calcular os tempos de ciclo entre atividades, as durações dos casos e os tempos de espera. Ele é fundamental para identificar gargalos, medir a performance do processo em relação aos SLAs e entender a dinâmica temporal do processo de faturamento. Por exemplo, é usado para calcular o Invoice Generation Cycle Time e o Days Sales Outstanding (DSO).

Ele fornece a ordem cronológica dos eventos, essencial para calcular todas as métricas baseadas em duração, identificar gargalos e analisar a performance do processo ao longo do tempo.

As informações de data e hora normalmente estão nas notas do sistema, nas trilhas de auditoria ou nos campos 'Date Created' dos registros relacionados a cada transação Invoice no NetSuite.

Esse atributo identifica a origem dos dados do processo. Nesta visão, ele seria sempre 'NetSuite'.

Em um contexto mais amplo de analytics, especialmente em organizações com vários ERPs ou sistemas integrados, esse atributo é fundamental para a linhagem e a governança dos dados. Ele ajuda a diferenciar processos que podem abranger diferentes plataformas e garante que a análise seja atribuída corretamente ao sistema de registro apropriado.

Ele fornece um contexto essencial sobre a origem e a governança dos dados, especialmente em ambientes nos quais vários sistemas podem estar integrados.

Esse é um valor estático ('NetSuite') adicionado durante o processo de extração e transformação dos dados.

Esse atributo registra quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez. Ele fornece contexto sobre a atualidade e a relevância da análise de Process Mining.

Analistas e stakeholders do negócio usam essas informações para entender se os insights refletem o estado operacional mais recente. Esse é um metadado essencial para qualquer Dashboard ou relatório, garantindo que as decisões sejam baseadas em dados com uma idade conhecida e não sejam interpretadas como dados em tempo real quando não forem.

Isso informa aos usuários o quanto os dados estão atualizados, garantindo que eles entendam o período da análise e a relevância dos insights.

Esse registro de data e hora é gerado e armazenado pela ferramenta ou pelo pipeline de extração de dados no momento da atualização dos dados.

A data da fatura, ou data da transação, é o ponto de partida para muitos cálculos financeiros relacionados ao faturamento. É a partir dela que normalmente são calculados as condições de pagamento e os vencimentos.

Na análise, essa data serve como a principal referência para calcular KPIs financeiros importantes, como Days Sales Outstanding (DSO) e o aging das faturas. Ela permite fazer uma análise de coortes, comparando a performance do faturamento em diferentes períodos, por exemplo, mês a mês ou ano a ano.

Essa data é a base para métricas financeiras importantes, como Days Sales Outstanding (DSO) e aging das faturas, afetando diretamente a análise do capital de giro.

Corresponde ao campo 'Date' (trandate) no registro da transação Invoice do NetSuite.

A data de vencimento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas. Ela representa o prazo para o cliente efetuar o pagamento sem que ele seja considerado atrasado.

Esse atributo é essencial para monitorar as contas a receber e gerenciar o fluxo de caixa. Ele é a referência usada para calcular o KPI On-Time Payment Rate e analisar o comportamento de pagamento dos clientes. Acompanhar os desvios em relação à data de vencimento ajuda a identificar clientes que frequentemente pagam em atraso e avaliar a eficácia das estratégias de cobrança.

É fundamental para medir a performance dos pagamentos no prazo e analisar o comportamento de pagamento dos clientes, apoiando diretamente a cobrança e a previsão do fluxo de caixa.

Corresponde ao campo 'Due Date' (duedate) no registro da transação Invoice do NetSuite.

Este atributo booleano diferencia as atividades executadas manualmente por um usuário daquelas executadas automaticamente por um Workflow, script ou integração do sistema.

Este atributo é fundamental para medir o nível de automação do processo de faturamento, dando suporte direto ao KPI 'Automated Billing Ratio'. Ao filtrar atividades automatizadas ou manuais, os analistas podem identificar gargalos causados por intervenção manual e encontrar oportunidades para aumentar a automação, reduzir erros humanos e melhorar a eficiência.

Ele ajuda a medir o nível de automação do processo, identificando oportunidades para reduzir o esforço manual e aumentar a eficiência.

Normalmente, isso é determinado verificando o 'User' associado a uma atividade. Eventos acionados por usuários chamados 'SYSTEM', 'Workflow' ou 'Integration' são marcados como automatizados.

A hora de término do evento marca a conclusão de uma atividade. Embora muitas atividades sejam instantâneas, com a mesma hora de início e término, algumas, como uma etapa de aprovação, podem ter uma duração mensurável.

Esse atributo, junto com o registro de data e hora do evento, a hora de início, permite calcular diretamente o tempo de processamento da atividade. Analisar o tempo de processamento ajuda a identificar quais etapas específicas consomem mais tempo e recursos, diferenciando-o do tempo de espera entre atividades. Isso é fundamental para localizar ineficiências em tarefas específicas.

Ele permite calcular com precisão quanto tempo cada atividade leva para ser concluída, o que é essencial para analisar a eficiência dos recursos e identificar tarefas que consomem muito tempo.

Assim como StartTime, esse dado pode ser obtido nas trilhas de auditoria do sistema no NetSuite. Talvez seja necessário usar uma lógica para associar um evento de 'início' ao evento de 'término' correspondente.

Este atributo identifica a entidade jurídica ou a pessoa que está sendo cobrada. Ele conecta o processo de faturamento à função de gestão do relacionamento com o cliente.

Analisar o processo de faturamento por cliente ajuda a identificar padrões de comportamento de pagamento, disputas ou complexidade das faturas para clientes específicos. Isso pode orientar estratégias de segmentação de clientes, decisões sobre limites de crédito e abordagens de cobrança personalizadas. Por exemplo, pode revelar se determinado cliente tem faturas que exigem retrabalho de forma recorrente.

Ele permite uma análise centrada no cliente, ajudando a identificar padrões de pagamento, problemas frequentes ou desvios de processo específicos de determinados clientes.

Isso corresponde ao campo de nome 'Customer' ou 'Entity' no registro de transação Invoice do NetSuite.

O atributo Region classifica as faturas com base na localização geográfica, que pode ser determinada pelo endereço do cliente ou pela unidade de negócio que emitiu a fatura.

Essa é uma dimensão poderosa para análises comparativas. O Dashboard 'Regional Billing Process Comparison' usa esse atributo para comparar KPIs, como tempos de ciclo, taxas de erro e variantes do processo, entre diferentes regiões. Isso ajuda a identificar diferenças de performance regionais, descobrir boas práticas em regiões de alto desempenho e promover a padronização dos processos em toda a organização.

Ele permite comparar diferentes áreas geográficas, algo fundamental para identificar lacunas de performance regionais e padronizar boas práticas.

Esses dados geralmente são armazenados em um segmento personalizado ou campo de classificação no cadastro mestre do cliente ou no registro de transação do NetSuite.

Esse atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma etapa específica do processo. Pode ser a pessoa que criou a fatura, aprovou-a ou aplicou o pagamento.

Analisar o processo por usuário ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e as necessidades de treinamento. Também pode destacar oportunidades de automação ao mostrar quais atividades manuais são executadas pelo maior número de usuários. Além disso, é fundamental para a conformidade e a análise da trilha de auditoria.

Ele permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance por usuário e a aderência ao processo, aspectos essenciais para a gestão de recursos e o treinamento direcionado.

Disponível na aba System Notes ou em campos específicos 'Modified By' dos registros Invoice e das transações relacionadas no NetSuite.

Esse atributo representa o valor total que o cliente deve pagar. É um dado financeiro fundamental para cada caso de faturamento.

Analisar o processo com base no valor da fatura permite uma análise orientada por valor. Por exemplo, pode revelar se faturas de alto valor seguem um processo diferente e mais complexo do que faturas de baixo valor. Esse dado também é usado para priorizar os esforços de cobrança e entender o impacto financeiro de atrasos nos pagamentos ou erros nas faturas.

Ele permite analisar o processo com base no valor, ajudando a priorizar faturas de alto valor e entender o impacto financeiro das ineficiências do processo.

Isso corresponde ao campo 'Total' (total) no registro de transação Invoice do NetSuite.

As Payment Terms definem quando e como o cliente deve pagar a fatura, por exemplo, 'Net 30' ou 'Due on receipt'. Essas informações são usadas para calcular automaticamente a data de vencimento da fatura.

Este atributo é essencial para o Dashboard 'Payment Terms Adherence'. Analisar as taxas de pagamento em dia por condição de pagamento ajuda a avaliar a eficácia de cada uma. Por exemplo, pode mostrar se clientes com condições 'Net 15' pagam mais rápido do que aqueles com 'Net 30', contribuindo para futuras negociações contratuais e políticas de crédito.

Ele é essencial para analisar a eficácia de diferentes condições de pagamento e seu impacto na pontualidade dos pagamentos dos clientes.

Isso corresponde ao campo 'Terms' no registro de transação Invoice do NetSuite.

Este atributo representa o departamento interno, como Sales, Services ou uma linha de negócio específica, responsável pela transação. Ele é um segmento de classificação padrão no NetSuite.

Analisar o processo por departamento permite fazer benchmarking interno e ajuda a identificar se determinados departamentos têm processos de faturamento mais eficientes do que outros. Isso pode revelar variações na adesão ao processo ou na alocação de recursos, gerando insights para iniciativas direcionadas de melhoria de processos em áreas específicas da organização.

Ele permite comparar a performance do processo entre diferentes departamentos internos, destacando variações e oportunidades de padronização interna.

Isso corresponde ao campo de classificação 'Department', que pode ser definido no nível do cabeçalho ou da linha de uma transação Invoice no NetSuite.

Days Sales Outstanding (DSO) é uma métrica financeira importante que mede o número médio de dias necessários para receber o pagamento após a emissão de uma fatura. Este atributo é calculado para cada fatura individual, permitindo uma análise detalhada.

Embora seja frequentemente agregado como um KPI de alto nível, ter o DSO no nível de cada fatura permite análises mais aprofundadas. Ele pode ser usado para identificar quais clientes, regiões ou tipos de fatura têm o DSO mais alto. O Dashboard 'DSO Trend' usa essa métrica para visualizar a eficiência da cobrança ao longo do tempo, fornecendo insights importantes para a gestão do capital de giro.

Ele quantifica a eficiência da cobrança no nível de cada fatura, permitindo uma análise detalhada das causas-raiz do DSO elevado e de seu impacto no fluxo de caixa.

Calculado subtraindo 'InvoiceDate' do timestamp da atividade 'Customer Payment Received'.

Este indicador booleano recebe o valor true para atividades que representam retrabalho sem valor agregado, como 'Invoice Corrected' ou um segundo evento 'Invoice Approved' no mesmo caso. Normalmente, ele é derivado com base no nome da atividade ou na repetição de uma atividade.

Este atributo é essencial para o Dashboard 'Invoice Rework and Rejection Analysis' e para o KPI 'Invoice Error Rate'. Ele permite quantificar o retrabalho com facilidade, ajudando a destacar problemas de qualidade do processo. Ao filtrar atividades de retrabalho, as equipes podem identificar rapidamente as causas-raiz dos erros e medir o impacto das iniciativas de melhoria de processos.

Ele mede diretamente a qualidade do processo ao sinalizar ciclos de retrabalho ineficientes, permitindo analisar as causas-raiz e o impacto financeiro dos erros de faturamento.

Este é um atributo derivado, calculado durante a transformação dos dados. Uma lógica específica é aplicada para identificar retrabalho, como marcar determinados nomes de atividade ('Invoice Corrected') ou atividades repetidas.

Este atributo especifica a moeda em que o valor da fatura é denominado, por exemplo, USD, EUR ou GBP. Ele é um contexto essencial para qualquer valor monetário.

Para organizações multinacionais, analisar os dados por moeda é importante para entender a performance financeira em diferentes mercados. Isso garante que os valores monetários sejam interpretados corretamente e permite agregá-los e compará-los de forma adequada após a conversão cambial, quando necessário.

Ele fornece o contexto necessário para todos os valores monetários, algo essencial para gerar relatórios e análises financeiras precisos, especialmente em operações multinacionais.

Isso corresponde ao campo 'Currency' no registro de transação Invoice do NetSuite.

Este atributo fornece um link direto para o pedido de venda de origem, conectando o processo de faturamento aos processos anteriores de vendas e atendimento do pedido.

Incluir o Sales Order Number permite ter uma visão mais completa de todo o ciclo Order-to-Cash. Isso possibilita rastrear problemas no faturamento até sua origem no processo de vendas. Por exemplo, correções frequentes de faturas podem estar relacionadas a erros de entrada de dados em determinados tipos de pedidos de venda.

Ele conecta o processo de faturamento ao processo de vendas, permitindo uma análise mais ampla e de ponta a ponta do Order-to-Cash para identificar as causas-raiz dos problemas de faturamento.

Encontrado no campo 'Created From' ou na subtaba 'Related Records' de uma transação Invoice no NetSuite.

Este indicador booleano calculado compara o timestamp da atividade 'Customer Payment Received' com o 'DueDate' da fatura. Ele recebe o valor true quando o pagamento é feito no prazo ou antecipadamente, e false quando é feito com atraso.

Este atributo é a base do KPI 'On-Time Payment Rate' e do Dashboard 'Payment Terms Adherence'. Ele fornece uma medida binária clara do comportamento de pagamento dos clientes, simplificando a análise e os relatórios. Também ajuda a identificar rapidamente tendências na pontualidade dos pagamentos e avaliar a eficácia das estratégias de cobrança.

Ele fornece uma métrica clara de sucesso para a cobrança, dando suporte direto ao cálculo do KPI On-Time Payment Rate e à análise do comportamento dos clientes.

Este é um atributo calculado. É necessário comparar o timestamp do evento de pagamento com o atributo 'DueDate' no nível do caso.

Este atributo reflete o estado atual da fatura, como 'Open', 'Paid in Full' ou 'Voided'. Ele mostra em que ponto do processo a fatura está em determinado momento.

O Dashboard 'Open Invoices Status Overview' é criado diretamente com base nesse atributo. Ele permite avaliar as contas a receber em tempo real, ajudando as equipes financeiras a monitorar saldos em aberto, gerenciar cobranças e prever entradas de caixa. Analisar o status final também ajuda a entender os resultados do processo.

Ele mostra o estado atual das contas a receber, permitindo criar Dashboards que monitoram faturas em aberto e o progresso geral do faturamento.

Isso corresponde ao campo 'Status' no registro de transação Invoice do NetSuite.