Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

Folha de pagamento do Workday
Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

Seu Template de dados de processamento da folha de pagamento

Este Template oferece uma estrutura completa para capturar dados da folha de pagamento no Workday e identificar gargalos e problemas de conformidade. Ele apresenta os atributos específicos necessários para a análise e as atividades essenciais que devem ser acompanhadas ao longo do ciclo da folha. Com este guia, você pode estruturar seus Event Logs para ter a máxima visibilidade das operações de pagamento.
  • Atributos recomendados para os registros da folha de pagamento
  • Principais marcos do processo, do envio ao pagamento
  • Orientações de extração específicas para o Workday Payroll
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processamento da folha de pagamento

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e permitir uma análise detalhada da performance do ciclo da folha de pagamento.
5 Obrigatório 8 Recomendado 7 Opcional
Nome Descrição
Atividade
ActivityName
Nome da etapa ou do evento executado no processo.
Descrição

Este atributo registra a ação específica ou a mudança de status ocorrida durante o ciclo da folha de pagamento. Os valores correspondem às etapas padrão do processo de negócios no Workday, como 'Time Sheet Submitted', 'Payroll Record Created' ou 'Payment Executed'. Este campo é essencial para descobrir o processo e analisar suas variantes.

Por que isso importa

Define a sequência de eventos e é obrigatório para reconstruir o mapa do processo.

Onde encontrar

'Business Process Transactions' ou logs de auditoria do Workday.

Exemplos
Apontamento de horas enviadoSalário bruto calculadoArquivo de transferência bancária geradoExceção de auditoria sinalizada
Hora de início
EventTimestamp
Data e hora exatas em que a atividade ocorreu.
Descrição

Este atributo registra a data e a hora em que uma atividade específica foi iniciada ou concluída. Ele fornece a dimensão temporal necessária para calcular tempos de ciclo e durações, além de identificar gargalos. No Workday, corresponde ao 'Completed Moment' ou 'Effective Moment' da etapa do processo de negócios.

Por que isso importa

É necessário para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todos os KPIs baseados em tempo.

Onde encontrar

Histórico do processo de negócios do Workday: 'Completed Date/Time'.

Exemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
Registro da folha de pagamento
PayrollRecordId
Identificador exclusivo do registro específico da folha de pagamento, que combina o funcionário e o período de pagamento.
Descrição

Este atributo funciona como identificador central do caso no processo. Ele identifica de forma exclusiva uma única instância da folha de pagamento de um funcionário em um período específico. No Workday, corresponde conceitualmente à combinação de Worker, Period e Pay Group. Todas as atividades, do envio da folha de horas à execução do pagamento final, são agrupadas sob este ID para permitir a análise do processo de ponta a ponta.

Por que isso importa

É o CaseId obrigatório que reúne todos os eventos desconexos em um único registro coerente do processo.

Onde encontrar

Workday Report Writer: extraia do objeto de negócios 'Payroll Result', geralmente usando uma chave composta de Employee_ID e Period_Reference.

Exemplos
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
Sistema de origem
SourceSystem
Sistema de registro de onde os dados se originaram.
Descrição

Este atributo identifica o sistema de software em que o evento foi registrado. Neste processo, o valor será predominantemente 'Workday Payroll'. É essencial em ambientes com vários sistemas para acompanhar a linhagem dos dados e garantir que o contexto correto seja aplicado durante a análise.

Por que isso importa

Permite acompanhar a linhagem dos dados em configurações de mineração de processos com vários sistemas.

Onde encontrar

Definido no código durante a extração ou configurado no pipeline de ETL.

Exemplos
Folha de pagamento do WorkdayWorkday HCM
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Data e hora da extração ou da última atualização dos dados.
Descrição

Este atributo indica quando o registro foi atualizado pela última vez no modelo de dados de Process Mining. Ele é usado para acompanhar a atualização dos dados e identificar possíveis atrasos de sincronização entre o sistema de origem e o ambiente de análise.

Por que isso importa

Ajuda os analistas a entenderem o quanto os dados estão atualizados.

Onde encontrar

Horário do sistema no momento da execução do ETL.

Exemplos
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
Centro de custo
CostCenter
Departamento ou centro de custo associado ao registro da folha de pagamento.
Descrição

Este atributo associa o registro da folha de pagamento a uma unidade organizacional específica. Ele permite comparar a performance entre departamentos e identificar áreas que costumam causar atrasos, como na aprovação da folha de horas, ou apresentar altas taxas de erro.

Por que isso importa

Essencial para os Dashboards 'Time Sheet Approval Performance' e 'Audit Exception'.

Onde encontrar

Objeto Worker do Workday: 'Cost Center' ou 'Supervisory Organization'.

Exemplos
CC-501 FinançasCC-202 EngenhariaCC-101 RH
É automatizada
IsAutomated
Indicador que informa se a atividade foi executada pelo sistema.
Descrição

Este atributo booleano determina se uma etapa específica foi executada pelo sistema Workday, como um cálculo programado, ou por um usuário. É essencial para calcular 'ActivityAutomationCost' e identificar oportunidades de aumentar o processamento sem intervenção manual.

Por que isso importa

Essencial para a análise de automação e a estimativa de custos.

Onde encontrar

Auditoria do Workday: verifique se o Ator é 'System' ou diferente de 'Worker'.

Exemplos
truefalse
Especialista em folha de pagamento
PayrollSpecialist
Usuário ou trabalhador que executou a atividade.
Descrição

Este atributo identifica a pessoa ou a conta do sistema responsável por executar a atividade. No Workday, corresponde ao 'Actor' associado à etapa do processo de negócios. É essencial para analisar a produtividade dos recursos, a segregação de funções e a distribuição da carga de trabalho.

Por que isso importa

Permite analisar a produtividade dos especialistas e identificar gargalos de recursos.

Onde encontrar

Histórico do processo de negócios do Workday: campo 'Actor'.

Exemplos
John SmithConta do sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
Grupo de pagamento
PayGroup
Agrupamento de funcionários para o processamento da folha de pagamento.
Descrição

Este atributo identifica o agrupamento lógico de funcionários que compartilham o mesmo período de pagamento e as mesmas regras de processamento (por exemplo, 'US mensalistas'). É um conceito fundamental do Workday, usado para segmentar as análises do 'Rastreador de iterações da prévia da folha de pagamento' e do 'Monitor de eficiência do cálculo de impostos'.

Por que isso importa

Principal dimensão para a segmentação operacional no Workday.

Onde encontrar

Workday Worker/Payroll Result: 'Pay Group'.

Exemplos
US mensalistasUK horistas semanaisExecutivos da França
Motivo da correção
CorrectionReason
Código do motivo selecionado durante a correção dos dados.
Descrição

Este atributo registra o motivo selecionado pelo usuário para a atividade 'Correção de dados realizada'. Ele fornece os detalhes necessários para que o Dashboard 'Análise de correções manuais e retrabalho' identifique causas raiz, como 'Alteração retroativa' ou 'Erro de entrada'.

Por que isso importa

Essencial para a análise de causa raiz do retrabalho.

Onde encontrar

Workday: campo 'Reason' no processo de negócio Rescind/Correct.

Exemplos
Alteração retroativa de remuneraçãoAjuste da folha de pontoAtualização da escolha de benefícios
País
Country
País ou jurisdição fiscal do registro da folha de pagamento.
Descrição

Este atributo indica a principal localização geográfica do cálculo da folha de pagamento. É fundamental para o Dashboard 'Global Cycle Time Standardization', que permite comparar a performance em diferentes ambientes regulatórios e identificar problemas específicos de cada região.

Por que isso importa

Dá suporte à análise de 'Regional Cycle Time Variance' e à padronização global.

Onde encontrar

Objeto Worker do Workday: 'Primary Work Location' -> País.

Exemplos
Estados UnidosReino UnidoFrançaAlemanha
Período de pagamento
PayPeriod
Intervalo de tempo específico abrangido pelo registro da folha de pagamento.
Descrição

Este atributo identifica o ciclo da folha de pagamento, como 'Outubro de 2023 - Quinzenal'. Ele é usado para agrupar registros em análises entre períodos e é essencial para a lógica do identificador de caso 'Payroll Record'.

Por que isso importa

Fundamental para agrupar casos e fazer análises temporais.

Onde encontrar

Resultado da folha de pagamento do Workday: 'Period'.

Exemplos
2023-10 Mensal2023-W42 Semanal2023-11 Quinzenal
Tipo de execução da folha de pagamento
PayrollRunType
Categoria da execução da folha de pagamento (por exemplo, regular, fora do ciclo, bônus).
Descrição

Este atributo classifica a natureza da execução da folha de pagamento. Diferenciar execuções 'Regular', 'Correction' e 'On-Demand' é essencial para a análise, pois execuções fora do ciclo geralmente representam retrabalho ou exceções que distorcem as métricas padrão de performance.

Por que isso importa

Permite segmentar processos padrão e processos de exceção.

Onde encontrar

Workday Payroll: 'Run Category' ou 'Result Type'.

Exemplos
RegularFora do cicloSob demandaAjuste de fim de ano
Contagem de iterações da prévia
PreviewIterationCount
Número acumulado de etapas de prévia deste registro.
Descrição

Esta métrica calculada conta quantas vezes a atividade 'Prévia do resultado da folha de pagamento' ocorreu em um caso específico. Uma contagem alta indica dificuldade para estabilizar os dados e é o principal dado de entrada do 'Rastreador de iterações da prévia da folha de pagamento'.

Por que isso importa

Mede a eficiência do processo e a estabilidade da qualidade dos dados.

Onde encontrar

Calculado: contagem de atividades 'Prévia do resultado da folha de pagamento' por CaseId.

Exemplos
1312
Prazo de processamento do SLA
SLAProcessingDeadline
Prazo previsto para gerar o arquivo de transferência bancária.
Descrição

Este atributo define o prazo contratual ou interno para a atividade 'Arquivo de transferência bancária gerado'. Ele é usado para calcular a 'Taxa de cumprimento do SLA de transferência bancária' e mostrar a conformidade no Dashboard.

Por que isso importa

Referência para calcular a conformidade com o SLA.

Onde encontrar

Calculado a partir da data de encerramento do período de pagamento + um intervalo configurável (por exemplo, 2 dias).

Exemplos
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
Região
Region
Região geográfica mais ampla (por exemplo, EMEA, APAC, NA).
Descrição

Este atributo agrupa países em regiões operacionais mais amplas. Ele dá suporte ao KPI 'Regional Cycle Time Variance', permitindo comparar as operações de folha de pagamento em mercados importantes, como América do Norte, EMEA e APAC.

Por que isso importa

Facilita a comparação da performance geográfica em nível geral.

Onde encontrar

Derivado do país ou do campo 'Region' em Worker.

Exemplos
América do NorteEMEAAPACAmérica Latina
Status da declaração de impostos
TaxFilingStatus
Status da declaração de impostos após o processamento da folha.
Descrição

Este atributo acompanha o status de conclusão das obrigações legais de declaração. Usado junto com a atividade 'Declaração de impostos concluída', ele alimenta o Dashboard 'Agilidade na declaração de impostos após o ciclo' e ajuda a garantir a conformidade regulatória.

Por que isso importa

Essencial para monitorar a conformidade e os riscos.

Onde encontrar

Histórico de declarações de impostos ou status da integração no Workday Payroll.

Exemplos
PendenteConcluídoRejeitado
Status de conformidade com o SLA
SLAComplianceStatus
Indica se a transferência bancária foi gerada no prazo.
Descrição

Este atributo calculado compara o horário real da atividade 'Arquivo de transferência bancária gerado' com o 'Prazo de processamento do SLA'. Valores como 'Cumprido' ou 'Descumprido' permitem visualizar rapidamente problemas de performance no Dashboard 'Transferência bancária e conformidade com o SLA'.

Por que isso importa

Preenche diretamente o KPI de conformidade com o SLA.

Onde encontrar

Calculado: se EventTime <= SLAProcessingDeadline, então 'Cumprido'; caso contrário, 'Descumprido'.

Exemplos
CumpridoDescumpridoEm risco
Tipo de exceção de auditoria
AuditExceptionType
Categoria da falha de auditoria identificada durante o ciclo.
Descrição

Este atributo classifica a regra específica que acionou um evento 'Exceção de auditoria identificada'. Alguns exemplos são 'Salário líquido negativo', 'Variação > 10%' ou 'CPF ausente'. Ele alimenta a visualização 'Exceções de auditoria e controle de qualidade'.

Por que isso importa

Identifica problemas específicos na qualidade dos dados que devem ser corrigidos.

Onde encontrar

Relatórios de auditoria do Workday ou resultados de regras de validação.

Exemplos
Salário líquido negativoVariação altaCPF ausente
Valor do salário bruto
GrossPayAmount
Valor total do salário bruto calculado para o registro.
Descrição

Este atributo contém o valor monetário bruto calculado antes dos descontos. Embora muitas vezes seja um dado sensível, ele serve como indicador de complexidade e risco. Em Process Mining, pode ser usado para analisar se registros de valores mais altos passam por auditorias mais rigorosas ou demoram mais para ser aprovados.

Por que isso importa

Usado como atributo dimensional para analisar a complexidade, se as permissões de segurança permitirem.

Onde encontrar

Linhas do resultado da folha de pagamento do Workday: soma dos componentes do salário bruto.

Exemplos
5000.002500.5010000.00
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processamento da folha de pagamento

Registre estas etapas e estes marcos essenciais do processo no Event Log para ter visibilidade completa da execução e da descoberta do processo de folha de pagamento.
9 Recomendado 5 Opcional
Atividade Descrição
Apontamento de horas enviado
Envio inicial dos dados de horas por um funcionário ou responsável pelo registro no módulo Time Tracking. Esse evento marca a entrada das horas brutas no fluxo do sistema, antes da análise do gestor.
Por que isso importa

Atrasos no envio criam gargalos nas etapas seguintes do período de cálculo da folha. Monitorar esse evento estabelece a referência para a duração de todo o ciclo de pagamento.

Onde encontrar

Logs de auditoria do processo de negócios de controle de horas do Workday. Identifique o horário do evento 'Submit' para o período de pagamento correspondente.

Coleta

Registrado quando a ação 'Submit Time' é executada

Tipo de evento explicit
Arquivo de transferência bancária gerado
A criação do arquivo de transmissão bancária (por exemplo, NACHA, SEPA) com as instruções de pagamento líquido. Isso ocorre durante a 'Settlement Run'.
Por que isso importa

Mede a conformidade com o SLA de envio do pagamento. Atrasos nesta etapa colocam em risco a data efetiva do pagamento.

Onde encontrar

Logs do processo 'Run Settlement' do Workday. Procure a geração do 'Payment File' ou o evento de conclusão da execução de liquidação.

Coleta

Registrado quando a Settlement Run gera uma saída

Tipo de evento explicit
Correção de dados realizada
Uma intervenção manual em que um especialista em folha de pagamento modifica os dados de entrada ou substitui valores calculados em um resultado da folha. Isso indica que o cálculo inicial estava incorreto.
Por que isso importa

Mede diretamente o retrabalho. Reduzir essa atividade é um dos principais objetivos das iniciativas de automação e qualidade dos dados.

Onde encontrar

Trilha de auditoria do Workday para o objeto Pay Result. Procure eventos 'Field Edit' realizados por usuários, e não pelo sistema, após o cálculo inicial.

Coleta

Registrado quando o usuário confirma as alterações no Pay Result

Tipo de evento explicit
Exceção de auditoria sinalizada
O sistema detecta um erro de validação ou um alerta de auditoria inteligente no resultado da folha de pagamento. Isso altera o status do resultado para 'Error' ou 'Requires Action'.
Por que isso importa

Essencial para medir a conformidade e a qualidade dos dados. Exceções frequentes aumentam o custo por contracheque e atrasam a finalização.

Onde encontrar

Campo Pay Result Status do Workday. Identifique as mudanças para o estado 'Error' ou a criação de alertas 'Smart Audit'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois do cálculo

Tipo de evento inferred
Folha de horas aprovada
A aprovação formal dos registros de horas por um gerente ou parceiro de RH. Essa mudança de status libera as horas para serem processadas pela interface ou pelo mecanismo de cálculo da folha de pagamento.
Por que isso importa

Calcula o tempo de atraso na aprovação. Horas não aprovadas são uma das principais causas de ajustes retroativos e retrabalho nos períodos de pagamento seguintes.

Onde encontrar

Histórico do processo de negócios de controle de horas do Workday. Procure o evento 'Step Completed' cujo tipo de etapa seja 'Approval'.

Coleta

Registrado quando o status da etapa de aprovação muda para Completed

Tipo de evento explicit
Pagamento executado
A confirmação de que os fundos foram liberados ou de que o cheque foi impresso. É a efetivação financeira final do registro da folha de pagamento.
Por que isso importa

O encerramento definitivo do processo que afeta o funcionário. Comparar esse horário com o de geração do arquivo de transferência bancária revela atrasos no processamento bancário.

Onde encontrar

Status de liquidação do Workday. Procure mudanças de status para 'Completed' ou confirmações de integração enviadas pelo banco.

Coleta

Registrado quando o Settlement Status é atualizado para Complete

Tipo de evento explicit
Registro da folha de pagamento aprovado
A finalização do cálculo da folha de pagamento de um trabalhador. Isso ocorre durante o processo 'Run Pay Completion', que bloqueia o resultado para impedir novas alterações de cálculo.
Por que isso importa

Marco decisivo que encerra a etapa de cálculo e inicia a etapa de liquidação. É essencial para medir o tempo de ciclo.

Onde encontrar

Logs da tarefa 'Run Pay Completion' do Workday. Identifique quando o status do Pay Result muda para 'Complete' ou 'Final'.

Coleta

Registrado quando 'Run Pay Completion' é executado

Tipo de evento explicit
Registro da folha de pagamento criado
A inicialização do resultado da folha de pagamento de um trabalhador em um período específico. Isso costuma ocorrer quando o processo Pay Calculation identifica que o trabalhador está apto a participar da execução.
Por que isso importa

Marca o início oficial do processamento da folha de pagamento no mecanismo de cálculo. É útil para diferenciar a preparação dos dados de RH do processamento efetivo da folha.

Onde encontrar

Horário de criação do objeto 'Pay Result' do Workday Payroll ou início do processo 'Run Pay Calculation' para o trabalhador.

Coleta

Registrado quando o objeto Pay Result é instanciado

Tipo de evento explicit
Salário bruto calculado
A execução do mecanismo de cálculo que determina os ganhos brutos com base nas horas, taxas e planos de remuneração. Essa atividade pode se repetir várias vezes quando os dados são corrigidos.
Por que isso importa

Um número elevado de iterações nessa etapa indica problemas na qualidade dos dados. Essa é a etapa central do processamento e a que mais consome recursos do sistema e tempo.

Onde encontrar

Logs da tarefa 'Run Pay Calculation' do Workday. Capture o horário de conclusão do cálculo para o trabalhador ou grupo de pagamento específico.

Coleta

Registrado quando a tarefa 'Run Pay Calculation' é concluída

Tipo de evento explicit
Contracheque publicado
Disponibilização do contracheque finalizado para consulta pelo funcionário. Geralmente ocorre após a conclusão da liquidação ou em uma data programada.
Por que isso importa

Afeta a satisfação dos funcionários. Acompanhar essa etapa garante transparência e conformidade com as leis trabalhistas locais sobre a entrega de demonstrativos.

Onde encontrar

Inferido a partir da 'Payslip Available Date' configurada no Pay Group ou do horário de conclusão do processo 'Generate Payslip'.

Coleta

Derivado da configuração de Payslip Available Date

Tipo de evento inferred
Dados de incentivos importados
A ingestão de dados externos de remuneração, como comissões, bônus ou pagamentos avulsos, por meio do Enterprise Interface Builder (EIB) ou de um conector. Isso cria ou atualiza objetos Input/One-Time Payment.
Por que isso importa

Identifica a latência da integração. É essencial validar se os dados externos chegam antes do horário limite do cálculo para garantir a precisão da folha de pagamento.

Onde encontrar

Logs de eventos do sistema de integração ou trilha de auditoria dos processos de negócios 'Request One-Time Payment' ou 'Input'.

Coleta

Registrado durante o carregamento do EIB ou a chamada do Web Service

Tipo de evento explicit
Declaração fiscal concluída
A geração e o envio bem-sucedidos de declarações fiscais obrigatórias aos órgãos governamentais. Isso ocorre após o pagamento.
Por que isso importa

Garante a conformidade regulatória. Atrasos nessa atividade após o ciclo podem gerar multas significativas.

Onde encontrar

Logs de integração de provedores terceirizados de folha de pagamento ou conclusão manual de tarefas 'Tax Filing' na lista de verificação de fechamento do período.

Coleta

Registrado quando o evento Tax Integration é concluído

Tipo de evento explicit
Descontos de benefícios aplicados
A aplicação de planos de benefícios e regras de desconto ao salário bruto para determinar os rendimentos tributáveis. Embora normalmente faça parte do cálculo principal, esta atividade isola a etapa de processamento dos descontos.
Por que isso importa

Atrasos na sincronização entre HCM Benefits e Payroll costumam causar erros nesta etapa. Isolá-la ajuda a identificar problemas de configuração ou de fluxo de dados.

Onde encontrar

Inferido a partir dos detalhes do log 'Run Pay Calculation', caso os subprocessos de desconto sejam registrados separadamente, ou derivado das atualizações na seção 'Deductions' do Pay Result.

Coleta

Compare os campos de desconto do Pay Result antes e depois do cálculo

Tipo de evento inferred
Resultado da folha de pagamento visualizado
Um usuário visualiza o resultado calculado da folha de pagamento ou a 'Payslip Preview'. Essa atividade geralmente ocorre antes da aprovação e representa a etapa de verificação.
Por que isso importa

Várias visualizações sem aprovação podem indicar incerteza ou necessidade de validação fora do sistema. Isso ajuda a analisar o comportamento dos usuários durante o ciclo de revisão.

Onde encontrar

Logs de acesso dos usuários ou histórico de execução de relatórios. Procure eventos 'View' na instância 'Pay Result' ou a execução de relatórios 'View Payslip'.

Coleta

Registrado nos logs de acesso ao sistema (evento View)

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

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