> Melhoria contínua de processos > Gestão de despesas > Expensify > Template de dados

Seu Template de dados para gestão de despesas

Expensify

Atributos da gestão de despesas(20) Atividades da gestão de despesas(13) Guias de extração(3)

Seu Template de dados para gestão de despesas

Este Template apresenta um roteiro claro para coletar os dados necessários à análise do processo de gestão de despesas. Ele mostra quais atributos são importantes, quais atividades acompanhar e como extrair essas informações do Expensify. Use este material para preparar seus dados e obter insights valiosos com Process Mining.

Atributos recomendados para uma análise completa
Atividades essenciais para acompanhar e descobrir o processo com precisão
Orientações práticas para extrair dados

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Baixar Template

Atributos da gestão de despesas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e realizar uma análise completa e otimizar a gestão de despesas.

3 Obrigatório 5 Recomendado 12 Opcional

	Nome	Descrição
	Hora do evento EventTime	Data e hora em que uma atividade ou evento específico ocorreu no processo de um relatório de despesas.
Descrição A hora do evento informa a data e a hora exatas de cada atividade do processo. Esses dados temporais são essenciais para calcular tempos de ciclo, durações e tempos de espera entre etapas. Eles permitem analisar gargalos, tendências de performance ao longo do tempo e conformidade com acordos de nível de serviço. Sem datas e horas precisas, a análise de Process Mining fica limitada à descoberta do fluxo. Por que isso importa As datas e horas são essenciais para todas as análises baseadas em tempo, incluindo o cálculo de tempos de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento da performance do processo. Onde encontrar Esta é a data e hora de criação associada a cada entrada do log de histórico ou mudança de status nos dados do relatório do Expensify. Exemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID do relatório de despesas ExpenseReportId	Identificador exclusivo de um relatório de despesas, que agrupa todas as atividades relacionadas, do envio ao reembolso.
Descrição O ID do relatório de despesas é o identificador principal do caso no processo de gestão de despesas. Cada ID representa um conjunto de despesas enviado por um funcionário para aprovação e reembolso. Esse atributo é essencial para acompanhar a jornada completa do relatório de despesas e reconstruir todo o seu ciclo de vida, incluindo envios, aprovações, rejeições e pagamentos. Por que isso importa Ele permite agrupar todos os eventos relacionados em uma única instância do processo, base de qualquer análise de Process Mining. Onde encontrar Esta é a chave primária do objeto de dados de relatórios de despesas, geralmente disponível no endpoint de relatórios da API do Expensify como 'reportID'. Exemplos RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nome da atividade ActivityName	Nome do evento de negócio ocorrido em um momento específico no processo de um relatório de despesas.
Descrição O nome da atividade descreve uma etapa ou marco específico no processo de gestão de despesas, como 'Relatório de despesas enviado' ou 'Aprovado pelo gerente'. Ele forma a base do mapa do processo e permite que analistas visualizem o fluxo de trabalho, identifiquem caminhos recorrentes e detectem desvios ou gargalos. Analisar a sequência de atividades é fundamental para entender a eficiência e a conformidade do processo. Por que isso importa Este atributo define as etapas do mapa do processo e permite visualizar e analisar o fluxo, as variações e os ciclos de retrabalho. Onde encontrar Este atributo costuma ser derivado do mapeamento das mudanças de status, dos comentários ou das entradas do log de histórico do Expensify para uma lista padronizada de atividades. Exemplos Relatório de despesas enviadoAprovado pelo gerenteRejeitado pela equipe financeiraReembolso efetuado
	Aprovador Approver	Nome ou ID do usuário responsável por aprovar ou rejeitar o relatório de despesas.
Descrição O atributo Aprovador identifica o gerente ou integrante da equipe financeira que toma uma decisão sobre um relatório de despesas enviado. Ele é essencial para analisar o comportamento de cada aprovador, como tempos de aprovação, taxas de rejeição e distribuição da carga de trabalho. Entender a performance dos aprovadores ajuda a identificar necessidades de treinamento, redistribuir tarefas e simplificar o processo de aprovação. Por que isso importa Este atributo é essencial para analisar gargalos na aprovação, a distribuição da carga de trabalho e as taxas de rejeição de cada aprovador. Onde encontrar Essa informação está no histórico ou no log do fluxo de trabalho do relatório, geralmente associada a eventos de aprovação ou rejeição. O campo pode ter o nome 'managerEmail' ou algo semelhante. Exemplos jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Departamento do funcionário EmployeeDepartment	Departamento ou unidade de negócio à qual o solicitante pertence.
Descrição Este atributo indica o departamento do funcionário que envia o relatório de despesas, como 'Vendas', 'Engenharia' ou 'Marketing'. É uma dimensão importante para comparar tempos de ciclo, taxas de rejeição e conformidade com as políticas entre diferentes áreas da empresa. Isso ajuda a identificar problemas específicos de cada departamento ou necessidades de treinamento. Por que isso importa Permite aprofundar a análise para comparar a performance e a conformidade do processo entre diferentes unidades de negócio. Onde encontrar Essa informação pode estar armazenada como uma tag no relatório ou associada ao perfil do usuário solicitante no Expensify. Talvez seja necessário complementá-la com dados de um sistema externo de RH. Exemplos VendasMarketingEngenhariaFinanças
	Indicador de violação de política PolicyViolationFlag	Indicador booleano que é verdadeiro quando o relatório é sinalizado por violação de política.
Descrição Este indicador mostra se o relatório de despesas foi sinalizado por uma ou mais violações de política, como ultrapassar um limite de gastos ou não incluir um comprovante. O sistema automatizado do Expensify costuma sinalizar esses problemas. Este atributo é essencial para o Dashboard Visão geral das violações de políticas, pois ajuda a quantificar problemas de conformidade e direcionar melhorias. Por que isso importa Mede diretamente a conformidade com as políticas e ajuda a identificar relatórios que precisam de uma análise mais detalhada, sendo um dado essencial para Dashboards de conformidade. Onde encontrar Os relatórios do Expensify geralmente contêm um campo ou status específico que indica uma violação, como 'hasViolations' ou um indicador booleano semelhante. Exemplos truefalse
	Solicitante Submitter	Funcionário que criou e enviou o relatório de despesas.
Descrição O atributo Solicitante identifica o funcionário que teve as despesas e está pedindo o reembolso. Essa informação é usada para analisar padrões de despesas por funcionário, departamento ou função. Ela ajuda a identificar quais funcionários ou grupos enfrentam mais atrasos ou têm as maiores taxas de violação de políticas, contribuindo para uma análise melhor da experiência dos funcionários. Por que isso importa Permite analisar a performance do processo pela perspectiva do funcionário e identificar grupos que enfrentam problemas ou atrasos frequentes. Onde encontrar Este é um campo principal do objeto de relatório de despesas, geralmente chamado 'policyEmail', 'submitterEmail' ou 'employeeEmail'. Exemplos sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Valor total do relatório ReportTotalAmount	Valor monetário total do relatório de despesas.
Descrição Este atributo representa a soma de todas as despesas incluídas em um relatório. É uma métrica financeira importante para várias análises, como a identificação de despesas de alto valor que podem exigir uma análise mais detalhada ou seguir outro fluxo de aprovação. Também é usado em relatórios financeiros e para entender os padrões de gastos da organização. Por que isso importa Permite analisar relatórios de despesas de alto valor, ajuda a identificar tendências de gastos e é essencial para Dashboards financeiros e de conformidade. Onde encontrar Disponível no objeto de relatórios do Expensify, geralmente com o nome 'total' ou 'amount'. Exemplos 150.752500.0089.50
	Aprovado na primeira tentativa IsFirstPassApproval	Indicador calculado como verdadeiro quando o relatório é aprovado sem rejeições nem revisões.
Descrição Este indicador booleano é calculado para cada relatório de despesas e mostra se ele passou pelo processo de aprovação sem resultados negativos, como rejeição ou devolução para revisão. É uma medida direta da qualidade e da eficiência do processo e alimenta o KPI de taxa de aprovação na primeira tentativa. Uma taxa alta indica que os relatórios são enviados com qualidade e que as políticas são bem compreendidas. Por que isso importa Mede diretamente a qualidade dos envios iniciais e a eficiência do fluxo de aprovação, destacando a frequência de retrabalho. Onde encontrar O cálculo verifica a sequência de atividades de um ExpenseReportId. Se a sequência não incluir 'Gerente rejeitou', 'Financeiro rejeitou' nem 'Relatório devolvido para revisão', o indicador será verdadeiro. Exemplos truefalse
	Categoria da despesa ExpenseCategory	Categoria atribuída a um item de despesa individual dentro de um relatório.
Descrição A categoria da despesa classifica o tipo de gasto, como 'Viagem', 'Refeições e entretenimento' ou 'Software'. Embora um relatório possa ter várias categorias, esse atributo costuma ser desnormalizado no nível do relatório, por exemplo, usando a categoria mais frequente ou a de maior valor. Ele é usado para analisar tendências de gastos e verificar a conformidade com as políticas para tipos específicos de despesas. Por que isso importa Ajuda a analisar padrões de gastos, violações de políticas e tempos de aprovação para diferentes tipos de despesas. Onde encontrar Encontrado no nível do item ('transactions') dentro de um relatório. É preciso usar uma agregação ou regra de negócio para atribuí-lo ao nível do caso. Exemplos Passagem aéreaHospedagemRefeiçõesMaterial de escritório
	Hora de término do evento EventEndTime	Data e hora em que uma atividade específica terminou. Útil para atividades com duração mensurável.
Descrição Embora muitas atividades de gestão de despesas sejam instantâneas, algumas, como 'Análise do gerente', podem ser modeladas com hora de início e de término. A hora de término do evento marca a conclusão da atividade. Usada junto com a hora de início, ela permite calcular o tempo de processamento exato de cada etapa e entender melhor onde o tempo é gasto. Por que isso importa Permite calcular o tempo de processamento das atividades e diferenciar o tempo de trabalho efetivo do tempo de espera. Onde encontrar Normalmente, não é um campo direto. Ele é derivado da data e hora do próximo evento na sequência do mesmo caso. Exemplos 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Método de pagamento PaymentMethod	Método usado para reembolsar o funcionário.
Descrição Este atributo descreve como o funcionário recebeu o reembolso, por exemplo, por 'Depósito direto (ACH)', 'PayPal' ou 'Cartão de crédito corporativo'. Analisar o método de pagamento ajuda a entender a etapa de reembolso, especialmente quando certos métodos estão associados a atrasos maiores. Ele fornece contexto adicional para as etapas finais do processo. Por que isso importa Fornece contexto para a etapa de reembolso e pode ser usado para analisar atrasos ou custos associados a diferentes métodos de pagamento. Onde encontrar Essa informação geralmente está disponível nos detalhes do reembolso de um relatório encerrado. Exemplos ACHPayPalBill.com
	Moeda Currency	Código da moeda dos valores no relatório de despesas.
Descrição O atributo Moeda especifica a moeda do valor total do relatório, como USD, EUR ou GBP. Isso é essencial para organizações que operam em vários países, pois garante a interpretação correta dos dados financeiros. Todos os valores monetários devem ser analisados junto com esse atributo para evitar agregações incorretas. Por que isso importa Garante análises e relatórios financeiros precisos ao fornecer o contexto necessário para todos os valores monetários. Onde encontrar Este é um campo padrão do objeto de relatório do Expensify, geralmente chamado 'currency'. Exemplos USDEURGBPCAD
	Motivo da rejeição RejectionReason	Motivo informado pelo aprovador ao rejeitar um relatório de despesas ou devolvê-lo para revisão.
Descrição Quando um relatório de despesas é rejeitado, o aprovador geralmente pode informar o motivo. Este atributo de texto registra essa justificativa e oferece insights qualitativos valiosos sobre as causas da reprovação. Analisar os motivos de rejeição ajuda a identificar erros recorrentes no envio, políticas pouco claras ou pontos em que os funcionários precisam de mais treinamento, contribuindo diretamente para aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa. Por que isso importa Fornece dados qualitativos que explicam por que ocorre retrabalho, algo essencial para a análise de causa raiz das rejeições de relatórios. Onde encontrar Essa informação geralmente está nos comentários ou no log de histórico associado a um evento de rejeição. Exemplos Comprovante ausente para item acima de US$ 75Categoria de despesa selecionada incorretamenteDespesa duplicada enviada
	Nome da política PolicyName	Nome da política de despesas aplicada ao relatório.
Descrição No Expensify, diferentes grupos de funcionários podem estar sujeitos a políticas de despesas distintas. Este atributo identifica a política que define as regras do relatório. É uma dimensão importante para comparar a conformidade e a eficiência entre políticas, que podem ter regras e fluxos de aprovação diferentes. Por que isso importa Permite segmentar a análise do processo pelo conjunto de regras aplicado, algo essencial para entender variações causadas por políticas diferentes. Onde encontrar Este é um campo padrão do objeto de relatório no Expensify, geralmente chamado 'policyID' ou 'policyName'. Exemplos Política para funcionários dos EUAPolítica da equipe de vendas do Reino UnidoPolítica de viagens para executivos
	Resultado da auditoria AuditOutcome	Resultado de uma auditoria manual ou automatizada realizada no relatório de despesas.
Descrição Este atributo registra o resultado de uma auditoria, que pode ser 'Aprovado', 'Reprovado' ou 'Aprovado com ressalvas'. É relevante para empresas que incluem uma etapa formal de auditoria no processo de despesas, seja para todos os relatórios ou para uma amostra. Analisar os resultados ajuda a entender os níveis de conformidade e a eficácia dos controles existentes. Por que isso importa Mede diretamente o resultado das verificações de conformidade e é essencial para analisar a eficácia do processo de auditoria. Onde encontrar Este é provavelmente um atributo conceitual ou pode estar armazenado como uma tag ou em um comentário. Sua existência depende da configuração específica do processo da empresa no Expensify. Exemplos AprovadoReprovado: violação de políticaAprovado com ressalvas
	Sistema de origem SourceSystem	Sistema do qual os dados foram extraídos.
Descrição Este atributo identifica a origem dos dados do processo, que neste caso é o 'Expensify'. Ele é importante para a governança de dados, especialmente em ambientes que combinam dados de vários sistemas. Também ajuda a rastrear a linhagem dos dados e entender o contexto do processo. Por que isso importa Fornece contexto essencial sobre a linhagem dos dados e ajuda a diferenciar processos quando dados de vários sistemas de origem são carregados no mesmo ambiente. Onde encontrar Este é um valor estático ('Expensify') que deve ser adicionado durante a transformação dos dados. Exemplos ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Status do relatório ReportStatus	Estado atual do relatório de despesas em seu ciclo de vida.
Descrição O status do relatório indica sua posição atual no processo, como 'ABERTO', 'ENVIADO', 'APROVADO', 'REEMBOLSADO' ou 'ENCERRADO'. Ele mostra o andamento do relatório. Em Process Mining, esse atributo costuma ser usado para derivar o nome da atividade, mas também pode servir como dimensão para analisar quanto tempo os relatórios permanecem em cada estado. Por que isso importa Indica o estado atual de um caso e costuma ser usado como fonte para derivar o log de atividades em Process Mining. Onde encontrar Este é um campo padrão do objeto de relatório do Expensify, geralmente chamado 'status' ou 'state'. Exemplos ENVIADOAPROVADOREEMBOLSADOENCERRADO
	Tempo de ciclo total TotalCycleTime	O tempo total entre a criação do primeiro evento e a conclusão do último evento de um relatório de despesas.
Descrição O Tempo de ciclo total é calculado por caso e mede a duração de ponta a ponta do processo de gestão de despesas de um único relatório. É um indicador-chave de performance (KPI) da eficiência geral do processo. Para calculá-lo, subtraia o timestamp da primeira atividade (por exemplo, 'Relatório de despesas criado') do timestamp da última atividade (por exemplo, 'Reembolso efetuado'). Por que isso importa Este é um KPI essencial para medir a velocidade geral do processo e identificar casos que demoram muito, o que pode indicar problemas sistêmicos. Onde encontrar Este atributo é calculado como (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) para cada ExpenseReportId. Exemplos 6048001209600259200
	Última atualização dos dados LastDataUpdate	Data e hora em que os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição Este atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos pela última vez e atualizados na ferramenta de Process Mining. Ele mostra quando os dados foram atualizados, informação essencial para entender o quanto a análise está atualizada. Assim, os usuários podem confiar nos insights e tomar decisões fundamentadas com base em dados recentes. Por que isso importa Permite que os usuários saibam se os dados estão atualizados, algo essencial para a relevância e a precisão da análise do processo. Onde encontrar Normalmente, corresponde à data e hora da extração dos dados, adicionada durante o processo de transformação de dados (ETL). Exemplos 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades da gestão de despesas

Estas são as principais etapas e marcos do processo a registrar no Event Log para descobrir o processo com precisão e identificar gargalos.

7 Recomendado 6 Opcional

	Atividade	Descrição
	Aprovado pela equipe financeira	A equipe financeira ou o aprovador final analisou e deu a aprovação definitiva ao relatório de despesas. Essa ação é registrada no histórico do fluxo de trabalho e normalmente muda o status do relatório para 'Aprovado'.
Por que isso importa Esta é a etapa final de aprovação antes do reembolso. O tempo gasto nela é fundamental para o tempo de ciclo geral e para o KPI Tempo médio de reembolso. Onde encontrar Registrado no histórico ou na trilha de auditoria do relatório, que documenta a aprovação final, o aprovador da equipe financeira e a data e hora. Coleta Registrado como uma ação específica de aprovação final no histórico do fluxo de trabalho do relatório. Tipo de evento explicit
	Aprovado pelo gerente	O gerente direto ou aprovador de primeiro nível analisou e aprovou o relatório de despesas. Esse evento é registrado no log do fluxo de aprovação, que guarda a ação do aprovador e a data e hora.
Por que isso importa Um marco importante no processo de aprovação. Analisar o tempo entre o envio e esse evento ajuda a identificar gargalos relacionados aos gerentes e a calcular o KPI Tempo de ciclo da aprovação do gerente. Onde encontrar Registrado no histórico ou na trilha de auditoria do relatório, que documenta explicitamente a aprovação, o nome do aprovador e a data e hora. Coleta Registrado como uma ação de aprovação específica no histórico do fluxo de trabalho do relatório. Tipo de evento explicit
	Reembolso efetuado	O pagamento foi enviado ao funcionário, concluindo a etapa de reembolso do processo. Esse evento é registrado nos logs de processamento de pagamentos ou em uma atualização final de status no Expensify.
Por que isso importa Este é um marco importante para medir o tempo de ciclo do ponto de vista do funcionário. É fundamental para os KPIs Tempo médio de ciclo do relatório de despesas e Tempo médio de reembolso. Onde encontrar Identificado quando o status do relatório muda para 'Reembolsado'. A integração do Expensify com os sistemas de pagamento fornece a data e hora dessa mudança. Coleta Derivado da mudança do status do relatório para 'Reembolsado' e da data e hora correspondente. Tipo de evento inferred
	Relatório de despesas criado	Marca o início de um novo relatório de despesas criado por um funcionário. Normalmente, esse evento é registrado explicitamente com a data e hora de criação, quando o relatório é salvo pela primeira vez no Expensify.
Por que isso importa Esta atividade é o ponto de partida de toda análise do processo e é essencial para medir o tempo de ciclo total, da criação ao reembolso. Onde encontrar Este evento é registrado a partir da data e hora de criação do relatório no histórico ou nos registros de auditoria do Expensify. Todo objeto de relatório tem uma data de criação. Coleta Registrado quando o relatório de despesas é criado e salvo pela primeira vez. Tipo de evento explicit
	Relatório de despesas enviado	O funcionário envia oficialmente o relatório de despesas preenchido para iniciar o fluxo de aprovação. Essa etapa marca a transição da inserção de dados para a análise e costuma ser registrada por uma mudança de status e pela data e hora do envio.
Por que isso importa Esta atividade é um marco crítico que inicia o ciclo de aprovação. Ela serve como ponto de partida para medir o tempo de análise por gestores e pela equipe financeira. Onde encontrar Inferido pela mudança de status do relatório de 'Open' ou 'Draft' para 'Processing' ou 'Submitted', junto com a data e hora dessa alteração. Coleta Derivado da mudança de status para 'Processing' e da data e hora de envio correspondente. Tipo de evento inferred
	Relatório devolvido para revisão	Um aprovador, gerente ou integrante da equipe financeira, devolve o relatório ao funcionário para correção ou para solicitar mais informações. Isso costuma ser identificado quando o status muda de 'Em processamento' para 'Aberto'.
Por que isso importa Esta atividade representa retrabalho, uma das principais fontes de ineficiência. Acompanhar esse evento ajuda a quantificar os ciclos de retrabalho, calcular o KPI Taxa de retrabalho e identificar as causas raiz. Onde encontrar Identificado quando o status do relatório muda de 'Em processamento' ou 'Enviado' para 'Aberto'. A data e hora dessa mudança marcam o evento. Coleta Derivado da mudança do status do relatório de 'Em processamento' para 'Aberto'. Tipo de evento inferred
	Relatório encerrado	O relatório de despesas é encerrado formalmente no sistema após a conclusão de todas as ações, incluindo o reembolso e a sincronização contábil. Esse evento costuma ser identificado por um status final, como 'Encerrado'.
Por que isso importa Define um ponto final claro para o processo, diferente do reembolso, e ajuda a analisar as etapas finais de contabilidade e arquivamento. Onde encontrar Identificado quando o status do relatório muda para um estado final, como 'Encerrado'. Isso costuma acontecer após o reembolso e a exportação dos dados para a contabilidade. Coleta Derivado da mudança do status do relatório para 'Encerrado' e da data e hora correspondente. Tipo de evento inferred
	Despesa adicionada ao relatório	Representa a inclusão de um item pelo funcionário, como um recibo digitalizado ou uma despesa inserida manualmente, no relatório. Essa ação é registrada no histórico detalhado do relatório.
Por que isso importa Analisar o tempo entre a criação do relatório e a inclusão das despesas pode revelar atrasos na coleta de comprovantes ou na preparação do envio pelos funcionários. Onde encontrar Obtido no registro de auditoria ou no histórico do relatório de despesas, que registra ações como a inclusão de itens de despesa. Coleta Registrado no histórico do relatório sempre que uma nova despesa é adicionada. Tipo de evento explicit
	Lançado na contabilidade	Os dados financeiros do relatório de despesas foram exportados e lançados no sistema contábil ou ERP da empresa. Esta é a etapa final do ponto de vista dos registros financeiros.
Por que isso importa Representa o encerramento definitivo do relatório de despesas no sistema financeiro. É importante para medir o processo completo de ponta a ponta e garantir a sincronização dos dados. Onde encontrar Registrado nos logs de integração entre o Expensify e o software de contabilidade. Talvez seja necessário combinar dados de dois sistemas. Coleta Registrado no histórico de integração quando os dados são sincronizados com sucesso com o sistema contábil. Tipo de evento explicit
	Reembolso agendado	Após a aprovação final, o relatório de despesas entra na fila de processamento do pagamento. Esse evento marca a transição da aprovação para a etapa de pagamento e costuma ser registrado quando o status do relatório muda para 'Reembolso em andamento'.
Por que isso importa Marca o início do prazo de reembolso. Analisar o tempo entre esse evento e o pagamento efetivo ajuda a identificar atrasos no processo de pagamento. Onde encontrar Identificado quando o status do relatório muda para 'Reembolso em andamento' ou 'Processando pagamento', junto com a data e hora correspondente. Coleta Derivado de uma mudança de status que indica que o relatório entrou na fila de pagamento. Tipo de evento inferred
	Rejeitado pela equipe financeira	A equipe financeira analisou e rejeitou o relatório de despesas, interrompendo o processo de reembolso. O evento é registrado no histórico do fluxo de trabalho com a data e hora e o motivo da rejeição.
Por que isso importa Ajuda a identificar gargalos e motivos de reprovação na etapa final de análise. É essencial para analisar a taxa geral de rejeição e problemas de conformidade. Onde encontrar Registrado no histórico do relatório, que documenta a rejeição pela equipe financeira, além da data e hora e do usuário responsável. Coleta Registrado como uma ação de rejeição específica no histórico do fluxo de trabalho do relatório. Tipo de evento explicit
	Rejeitado pelo gerente	O aprovador de primeiro nível analisou e rejeitou o relatório de despesas, o que normalmente interrompe o processo. O evento é registrado no log do fluxo de trabalho, muitas vezes com o motivo da rejeição.
Por que isso importa Analisar os eventos de rejeição é essencial para entender o KPI Taxa de rejeição de relatórios de despesas. Isso ajuda a identificar motivos recorrentes para a reprovação e pontos que precisam de melhorias no processo. Onde encontrar Registrado no histórico do relatório, que documenta a rejeição, a identidade de quem rejeitou e a data e hora. O status do relatório normalmente muda para 'Rejeitado'. Coleta Registrado como uma ação de rejeição específica no histórico do fluxo de trabalho do relatório. Tipo de evento explicit
	Violação de política sinalizada	Uma verificação automática identifica uma despesa que viola as políticas da empresa, por exemplo, por exceder o orçamento ou não ter um recibo. O evento é registrado quando uma sinalização específica de violação de política é definida no relatório ou em um item.
Por que isso importa Destaca problemas de conformidade e ajuda a identificar quais políticas são violadas com frequência, permitindo direcionar treinamentos ou esclarecer as regras. Esse dado é essencial para o KPI de contagem de violações de políticas. Onde encontrar Inferido quando o atributo ou a sinalização 'Policy Violation' nos dados do relatório de despesas é definido como verdadeiro. A data e hora correspondem ao momento em que a sinalização foi definida. Coleta Derivado da data e hora em que o atributo de violação de política do relatório é atualizado. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guias de extração

Como obter seus dados do Expensify

Etapas

Acesse sua conta do Expensify com permissões de Domain Admin ou Policy Admin.
Acesse a seção Configurações, depois vá até Policies e selecione a política de grupo específica da qual você quer exportar dados.
No menu à esquerda, selecione Export Formats, na categoria Relatórios.
Clique em Add a new export format para criar o Template personalizado. Dê a ele um nome descritivo, como ProcessMind Event Log Export.
No editor do Template de exportação, selecione o tipo de exportação Relatórios. Agora, defina as colunas do arquivo CSV. Clique em Add a new column para adicionar cada campo necessário.
Configure as colunas inserindo as fórmulas exatas indicadas na seção query abaixo. Inclua colunas para o ID do caso, os timestamps de cada atividade e todos os atributos obrigatórios e recomendados.
Depois de adicionar todas as colunas necessárias, clique em Salvar para criar o Template de exportação.
No menu principal do Expensify, acesse a página Relatórios. Use os filtros para selecionar os relatórios que você quer analisar. É importante definir um período específico, por exemplo, os últimos 3 a 6 meses, para manter o tamanho do arquivo sob controle.
Clique no botão Export To e selecione na lista suspensa o Template que você acabou de criar, ProcessMind Event Log Export.
O Expensify vai gerar o arquivo CSV e enviar um link para você baixá-lo. Salve o arquivo no seu computador. A exportação estará no formato "wide", com uma linha por relatório de despesas e colunas separadas para o timestamp de cada atividade.
Transforme os dados baixados do formato wide para o formato long, adequado para Process Mining. Você pode usar ferramentas como o Microsoft Excel (com o recurso Unpivot Columns do Power Query), Python (com a biblioteca pandas) ou outras ferramentas de preparação de dados. O objetivo é ter uma linha por atividade, com colunas para ExpenseReportId, ActivityName e EventTime.
Salve os dados transformados em um arquivo CSV e carregue-o no aplicativo ProcessMind.

Configuração

Permissões de administrador: você precisa ter permissões de Domain Admin ou Policy Admin para a política em questão para criar e gerenciar formatos de exportação.
Template de exportação: é necessário configurar um Template de exportação personalizado. Este método não funciona com os Templates padrão.
Período: recomendamos filtrar a exportação por um período específico, como 3 a 6 meses, para agilizar o processo e manter o tamanho do arquivo sob controle. Use Submitted Date como filtro principal.
Filtro de status do relatório: para capturar todo o ciclo de vida do processo, não filtre por status do relatório. Exporte todos os relatórios do período, incluindo os status Open, Processing, Approved, Reimbursed e Closed.
Campos personalizados: atributos como EmployeeDepartment dependem da configuração específica do Expensify na sua organização. Se você usa Tags ou Report Fields para essas informações, adicione a fórmula correspondente ao Template de exportação, por exemplo, {report:tag:Department}.

Consulta de exemplo sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Etapas

Pré-requisitos e configuração: verifique se o Python 3 está instalado no seu sistema. Instale a biblioteca requests necessária executando pip install requests no terminal ou no prompt de comando. Você também vai precisar das credenciais de API do Expensify.
Obtenha as credenciais de API do Expensify: acesse sua conta do Expensify com privilégios de administrador. Vá até Settings > Account > Integrations > Public API. Nessa página, você pode gerar seu partnerUserID e partnerUserSecret. Guarde essas credenciais em um local seguro, pois elas dão acesso aos dados da sua empresa.
Configure o Template de exportação do Expensify: o script depende de uma exportação de dados personalizada. No Expensify, acesse Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Crie um Template de exportação com todas as colunas necessárias. Inclua campos como Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations e o registro detalhado de Report History. O histórico do relatório é essencial para capturar eventos como rejeições e comentários.
Personalize o script Python: copie o script Python fornecido para um arquivo, por exemplo, extract_expensify_log.py. Substitua os valores de exemplo de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE e EXPORT_TEMPLATE_NAME pelas suas credenciais, pelo período desejado e pelo nome exato do Template de exportação configurado na etapa anterior.
Execute o script para baixar os dados: rode o script no terminal com python extract_expensify_log.py. Primeiro, o script vai autenticar na API do Expensify e, em seguida, enviar uma solicitação para exportar os dados dos relatórios. A cada poucos segundos, ele vai consultar a API para verificar se a exportação está pronta.
Aguarde o download do arquivo: quando a exportação terminar, o script vai baixar automaticamente o arquivo CSV e salvá-lo como expensify_raw_export.csv no mesmo diretório.
Transforme os dados brutos em um Event Log: o script lê o arquivo baixado expensify_raw_export.csv, percorre cada linha, que representa um relatório de despesas, e reorganiza os dados. Para cada coluna de data relevante e registro do histórico, cria uma linha separada no Event Log, correspondente a uma atividade do processo.
Gere o arquivo final do Event Log: depois de processar todos os relatórios da exportação bruta, o script grava os dados transformados em um novo arquivo chamado expensify_event_log.csv. O arquivo contém as colunas obrigatórias ExpenseReportId, ActivityName e EventTime, além de outros atributos recomendados.
Prepare o arquivo para carregar no ProcessMind: abra o arquivo final expensify_event_log.csv. Confira se os cabeçalhos das colunas correspondem aos requisitos e se o formato dos dados está correto. O arquivo está pronto para ser carregado no ProcessMind para análise.

Configuração

Credenciais de API: para autenticação, você precisa de um partnerUserID e um partnerUserSecret válidos do Expensify. O usuário associado a essas credenciais precisa ter permissão para acessar e exportar dados de relatórios.
Template de exportação do Expensify: esta é a configuração mais importante. Toda a extração depende de um Template personalizado criado na interface do Expensify. Ele precisa conter todos os campos necessários para identificar as atividades e os atributos, especialmente o registro detalhado de Report History, que inclui timestamps e comentários sobre aprovações, rejeições e outras etapas do fluxo de trabalho.
Filtros de período: o script inclui as variáveis START_DATE e END_DATE. Recomendamos começar com um período menor, como 3 a 6 meses de dados, para confirmar que o processo funciona antes de extrair conjuntos de dados maiores.
Filtro de status do relatório: você pode modificar a solicitação à API no script para incluir um filtro reportState (por exemplo, APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) e limitar o escopo da exportação. Isso pode ajudar a controlar o volume de dados ou concentrar a análise em processos concluídos.
Ambiente Python: o script requer um ambiente Python 3 com a biblioteca requests instalada. Não são necessárias outras bibliotecas especiais, então a configuração é relativamente simples.

Consulta de exemplo python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Etapas

Confirme se o conector ETL ou iPaaS escolhido oferece suporte ao Expensify e consegue recuperar registros de relatórios, itens de linha dos relatórios, histórico ou registros de fluxo de trabalho, dados de violações de políticas, registros de reembolso ou pagamento, registros de exportação contábil e alterações de status dos relatórios. Os recursos do conector e os nomes dos objetos variam conforme o fornecedor. Configure cada objeto de origem seguindo a documentação do conector.
Crie uma conexão somente leitura com o Expensify no conector e informe as credenciais, os escopos, as configurações de ambiente ou espaço de trabalho e os filtros da empresa necessários. Use o método de autenticação compatível com o conector e confirme que o teste de conexão foi concluído com sucesso.
Configure a extração incremental usando um timestamp de alteração da origem, quando disponível. Se o conector não fornecer um timestamp de alteração confiável, use uma janela móvel de extração de 3 a 6 meses e mantenha um identificador do registro de origem para eliminar duplicatas.
Extraia os dados do cabeçalho dos relatórios, os itens de linha, o histórico detalhado ou os dados do fluxo de trabalho, as violações de políticas, os reembolsos ou pagamentos, as exportações contábeis e o histórico de status dos relatórios para tabelas de preparação. Substitua cada objeto de origem de exemplo na consulta pelo objeto ou pela tabela disponibilizada pelo conector escolhido.
Mapeie os campos de origem para os campos lógicos usados na consulta. Os mapeamentos obrigatórios são ExpenseReportId, ActivityName e EventTime. Mapeie também os campos opcionais disponíveis, incluindo ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag.
Preserve os timestamps e identificadores de origem durante a preparação. Converta os timestamps para um fuso horário consistente, de preferência UTC, e mantenha o timestamp original da origem quando a rastreabilidade para auditoria for necessária. Não sobrescreva eventos de origem diferentes que tenham o mesmo identificador de relatório e timestamp.
Configure a consulta de transformação para criar uma linha para cada atividade explícita. A consulta inclui as 13 atividades obrigatórias e usa UNION ALL para que o ProcessMind receba o Event Log como está, sem depender de eventos inferidos.
Valide se ExpenseReportId e EventTime estão preenchidos em todas as linhas de saída, se ActivityName contém apenas os nomes de atividade definidos e se os atributos opcionais estão preenchidos sempre que a origem fornece esses dados. Investigue linhas duplicadas causadas pela paginação do conector, por períodos de extração sobrepostos ou por registros de origem repetidos.
Agende o pipeline com uma frequência adequada ao processo, como de hora em hora ou diariamente. Use um marcador de progresso ou uma janela móvel com sobreposição para capturar registros de histórico que chegam com atraso e, quando disponível, elimine duplicatas pelo identificador do evento de origem.
Exporte o resultado final como arquivo simples ou visualização de banco de dados com, no mínimo, ExpenseReportId, ActivityName e EventTime. Inclua os atributos recomendados quando disponíveis, verifique a codificação UTF-8 e o formato dos timestamps e carregue ou conecte o resultado ao ProcessMind como Event Log, usando Expense Report ID como identificador do caso.

Configuração

Escolha do conector: use um conector comercial de ETL ou iPaaS que ofereça suporte explícito aos objetos de dados necessários do Expensify. Antes da implementação, confirme o suporte ao histórico de relatórios, às ações de aprovação, às violações de políticas, aos eventos de reembolso, às exportações contábeis e às alterações de status.
Configuração dos objetos de origem: substitua [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] e [Your report status history table] pelos objetos disponibilizados pelo conector escolhido. Não presuma que esses objetos lógicos tenham os mesmos nomes no conector.
Período: comece com 3 a 6 meses de histórico. Amplie o período somente depois de validar a capacidade de processamento do conector, os limites da API, a retenção na origem e o volume de eventos no ProcessMind.
Carga incremental: prefira um timestamp de modificação ou cursor compatível com o conector. Use uma janela móvel com sobreposição quando os eventos puderem chegar com atraso e, quando disponível, elimine duplicatas usando um identificador estável do evento de origem.
Filtros: aplique [Your company filter] ou filtros equivalentes de ambiente, espaço de trabalho, entidade, departamento, política de relatório e status do relatório somente quando corresponderem ao escopo pretendido do processo. Evite excluir relatórios fechados se a análise exigir a cobertura de todo o ciclo de vida.
Tratamento de timestamps: normalize EventTime para UTC ou outro fuso horário documentado. Preserve a precisão da origem quando disponível, pois várias atividades podem ocorrer em um intervalo curto.
Mapeamento de atividades: configure os valores exatos de ActivityName como Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted e Report Closed.
Atributos opcionais: preencha ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag usando o objeto de origem mais confiável. Use NULL quando o conector não disponibilizar um valor, em vez de inventá-lo.
Performance: limite a extração ao período e ao escopo necessários, habilite a paginação, use cargas incrementais, prepare os dados de origem antes da transformação e, quando houver suporte, particione tabelas grandes de histórico pela data do evento.
Pré-requisitos: obtenha a autorização do Expensify, a licença do conector, as permissões de API ou integração, o acesso aos dados necessários de relatórios e fluxos de trabalho, as permissões de gravação no data warehouse de destino e as permissões para carregar dados ou estabelecer uma conexão com o ProcessMind.
Qualidade dos dados: confirme que os identificadores dos relatórios são estáveis em todos os objetos de origem, que os campos de moeda e valor seguem uma convenção documentada e que o histórico da origem não é truncado silenciosamente pelos limites do conector.

Consulta de exemplo sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

Pronto para começar?

Use este Template para simplificar a preparação dos dados e descobrir insights valiosos sobre seu processo de gestão de despesas. Comece hoje a agilizar os reembolsos e otimizar as operações.

Voltar ao guia de melhoria

Baixar Template

Otimize a gestão de despesas: comece hoje seu teste gratuito

Simplifique a gestão de despesas no Expensify, reduza o tempo de ciclo em 30% e aumente a satisfação.

Comece seu teste grátis

Não é necessário informar cartão de crédito. Comece a otimizar hoje.

Seu Template de dados para gestão de despesas

Seu Template de dados para gestão de despesas

Atributos da gestão de despesas

Atividades da gestão de despesas

Guias de extração

Exportação de relatórios personalizados para CSV no Expensify

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo sql

Extração com script Python pela API pública do Expensify

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo python

Extração de dados com um conector ETL de terceiros

Etapas

Configuração

Consulta de exemplo sql

Pronto para começar?

Otimize a gestão de despesas: comece hoje seu teste gratuito