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Seu Template de dados de gestão de despesas

Expensify

Atributos da gestão de despesas (20) Atividades da gestão de despesas (13) Guias de extração (3)

Seu Template de dados de gestão de despesas

Este Template oferece um roteiro claro para coletar os dados necessários à análise do seu processo de gestão de despesas. Ele apresenta os principais atributos a serem coletados, as atividades essenciais a serem acompanhadas e orientações práticas para extrair essas informações do seu sistema Expensify. Use este recurso para preparar seus dados e obter insights avançados de Process Mining.

Atributos recomendados para uma análise completa
Atividades essenciais para acompanhar e descobrir o processo com precisão
Orientações práticas para a extração de dados

Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

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Atributos da gestão de despesas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no seu Event Log e realizar uma análise e otimização completas da gestão de despesas.

3 Obrigatório 5 Recomendado 12 Opcional

	Nome	Descrição
	Hora do evento EventTime	O carimbo de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu para um relatório de despesas.
Descrição A Hora do evento fornece a data e a hora exatas de cada atividade no processo. Essas informações temporais são essenciais para calcular tempos de ciclo, durações e tempos de espera entre diferentes etapas. Elas permitem analisar gargalos, tendências de performance ao longo do tempo e conformidade com acordos de nível de serviço. Sem carimbos de data e hora precisos, a análise de Process Mining fica limitada à descoberta do fluxo. Por que isso importa Os carimbos de data e hora são essenciais para todas as análises baseadas em tempo, incluindo o cálculo de tempos de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento da performance do processo. Onde obter Esse é o carimbo de data e hora de criação associado a cada entrada do histórico ou mudança de status nos dados do relatório do Expensify. Exemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID do relatório de despesas ExpenseReportId	O identificador exclusivo de um relatório de despesas, que agrupa todas as atividades relacionadas, do envio ao reembolso.
Descrição O ID do relatório de despesas é o principal identificador do caso no processo de gestão de despesas. Cada ID representa um conjunto individual de despesas enviado por um funcionário para aprovação e reembolso. Esse atributo é fundamental para acompanhar a jornada de ponta a ponta de um relatório de despesas, permitindo reconstruir todo o seu ciclo de vida, incluindo todos os envios, aprovações, rejeições e pagamentos. Por que isso importa Permite agregar todos os eventos relacionados em uma única instância do processo, que é a base de qualquer análise de Process Mining. Onde obter Essa é a chave primária no objeto de dados de relatórios de despesas, geralmente disponível no endpoint de relatórios da API do Expensify como 'reportID'. Exemplos RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nome da atividade ActivityName	O nome do evento de negócio que ocorreu em um momento específico para um relatório de despesas.
Descrição O Nome da atividade descreve uma etapa ou um marco específico no processo de gestão de despesas, como 'Relatório de despesas enviado' ou 'Aprovado pelo gerente'. Ele forma a base do mapa do processo, permitindo que os analistas visualizem o fluxo de trabalho, identifiquem caminhos comuns e detectem desvios ou gargalos. Analisar a sequência de atividades é fundamental para entender a eficiência e a conformidade do processo. Por que isso importa Esse atributo define as etapas no mapa do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, as variações e os ciclos de retrabalho. Onde obter Esse atributo normalmente é derivado do mapeamento de mudanças de status, comentários ou entradas do histórico do Expensify para uma lista padronizada de atividades. Exemplos Relatório de despesas enviadoAprovado pelo gerenteRejeitado pela equipe financeiraReembolso executado
	Aprovador Approver	O nome ou ID do usuário responsável por aprovar ou rejeitar o relatório de despesas.
Descrição O atributo Aprovador identifica o gerente ou membro da equipe financeira que toma uma decisão sobre um relatório de despesas enviado. Ele é essencial para analisar o comportamento de cada aprovador, como tempos de aprovação, taxas de rejeição e distribuição da carga de trabalho. Entender a performance dos aprovadores pode ajudar a identificar necessidades de treinamento, redistribuir cargas de trabalho e simplificar o processo de aprovação. Por que isso importa Esse atributo é fundamental para analisar gargalos de aprovação, distribuição da carga de trabalho e taxas de rejeição por aprovador. Onde obter Essas informações são encontradas no histórico ou no registro do Workflow do relatório, geralmente associadas a eventos de aprovação ou rejeição. O campo pode ser identificado como 'managerEmail' ou algo semelhante. Exemplos jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Departamento do funcionário EmployeeDepartment	O departamento ou unidade de negócio ao qual o remetente pertence.
Descrição Esse atributo indica o departamento organizacional do funcionário que envia o relatório de despesas, como 'Vendas', 'Engenharia' ou 'Marketing'. É uma dimensão fundamental para a análise, permitindo comparar tempos de ciclo, taxas de rejeição e conformidade com as políticas entre diferentes áreas da empresa. Isso ajuda a identificar problemas específicos de cada departamento ou necessidades de treinamento. Por que isso importa Permite fazer análises detalhadas para comparar a performance e a conformidade do processo entre diferentes unidades de negócio. Onde obter Essas informações podem ser armazenadas como uma tag no relatório ou associadas ao perfil do usuário remetente no Expensify. Pode ser necessário enriquecê-las com dados de um sistema externo de RH. Exemplos VendasMarketingEngenhariaFinanças
	Indicador de violação de política PolicyViolationFlag	Um indicador booleano que é verdadeiro quando o relatório foi sinalizado por uma violação de política.
Descrição Esse indicador mostra se um relatório de despesas acionou uma ou mais violações de políticas, como exceder um limite de gastos ou não apresentar um comprovante. O sistema automatizado do Expensify costuma sinalizar esses problemas. Esse atributo é essencial para o Dashboard de Visão geral das violações de políticas, ajudando a quantificar problemas de conformidade e direcionar áreas de melhoria. Por que isso importa Mede diretamente a conformidade com as políticas e ajuda a identificar relatórios que exigem análise adicional, sendo uma entrada importante para Dashboards de conformidade. Onde obter Os relatórios do Expensify geralmente contêm um campo ou status específico que indica uma violação, como 'hasViolations' ou um indicador booleano semelhante. Exemplos truefalse
	Remetente Submitter	O funcionário que criou e enviou o relatório de despesas.
Descrição O atributo Remetente identifica o funcionário que realizou as despesas e está solicitando o reembolso. Essas informações são usadas para analisar padrões de despesas por funcionário, departamento ou função. Elas ajudam a responder quais funcionários ou grupos enfrentam mais atrasos ou têm as maiores taxas de violação de políticas, contribuindo para uma análise melhor da experiência do funcionário. Por que isso importa Permite analisar a performance do processo sob a perspectiva do funcionário, ajudando a identificar grupos com problemas ou atrasos frequentes. Onde obter Esse é um campo principal no objeto de relatório de despesas, geralmente identificado como 'policyEmail', 'submitterEmail' ou 'employeeEmail'. Exemplos sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Valor total do relatório ReportTotalAmount	O valor monetário total do relatório de despesas.
Descrição Esse atributo representa a soma de todas as despesas incluídas em um único relatório de despesas. É uma métrica financeira fundamental usada em várias análises, como a identificação de despesas de alto valor que podem exigir uma análise adicional ou seguir um fluxo de aprovação diferente. Também é usado em relatórios financeiros e para entender os padrões de gastos em toda a organização. Por que isso importa Permite analisar relatórios de despesas de alto valor, ajuda a identificar tendências de gastos e é fundamental para Dashboards financeiros e de conformidade. Onde obter Disponível no objeto de relatórios do Expensify, geralmente com o nome 'total' ou 'amount'. Exemplos 150.752500.0089.50
	Aprovado na primeira tentativa IsFirstPassApproval	Um indicador calculado que é verdadeiro quando o relatório foi aprovado sem rejeições ou revisões.
Descrição Esse indicador booleano é calculado para cada relatório de despesas a fim de determinar se ele passou pelo processo de aprovação sem resultados negativos, como rejeição ou devolução para revisão. É uma medida direta da qualidade e da eficiência do processo e alimenta diretamente o KPI de Taxa de Aprovação na Primeira Tentativa. Uma taxa alta indica que os envios têm boa qualidade e que as políticas são bem compreendidas. Por que isso importa Mede diretamente a qualidade dos envios iniciais e a eficiência do fluxo de aprovação, destacando a frequência do retrabalho. Onde obter É calculado verificando a sequência de atividades de um determinado ExpenseReportId. Se a sequência não contiver 'Manager Rejected', 'Finance Rejected' ou 'Report Sent Back For Revision', o indicador será verdadeiro. Exemplos truefalse
	Categoria da despesa ExpenseCategory	A categoria atribuída a um item de despesa individual dentro de um relatório.
Descrição A Categoria da despesa classifica o tipo de gasto, como 'Viagens', 'Refeições e entretenimento' ou 'Software'. Embora um relatório possa ter várias categorias, esse atributo costuma ser desnormalizado no nível do relatório, por exemplo, usando a categoria mais frequente ou a categoria com o maior valor. Ele é usado para analisar tendências de gastos e verificar a conformidade com as políticas para tipos específicos de despesas. Por que isso importa Ajuda a analisar padrões de gastos, violações de políticas e tempos de aprovação para diferentes tipos de despesas. Onde obter Encontrado no nível do item de linha ('transactions') dentro de um relatório. É necessária uma agregação ou regra de negócio para atribuí-lo ao nível do caso. Exemplos Passagem aéreaHospedagemRefeiçõesMateriais de escritório
	Hora de término do evento EventEndTime	O carimbo de data e hora em que uma atividade específica terminou. É útil para atividades com duração mensurável.
Descrição Embora muitas atividades na gestão de despesas sejam instantâneas, algumas, como a 'Revisão do gerente', podem ser modeladas com hora de início e de término. A Hora de término do evento marca a conclusão dessa atividade. Ela é usada em conjunto com a Hora de início para calcular o tempo preciso de processamento de cada etapa, oferecendo uma visão mais detalhada de onde o tempo é gasto. Por que isso importa Permite calcular os tempos de processamento das atividades, ajudando a diferenciar o tempo de trabalho ativo do tempo de espera ocioso. Onde obter Normalmente, esse não é um campo direto. Ele é derivado do carimbo de data e hora do próximo evento na sequência para o mesmo caso. Exemplos 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Método de pagamento PaymentMethod	O método usado para reembolsar o funcionário.
Descrição Esse atributo descreve como o funcionário foi reembolsado, por exemplo, 'Depósito direto (ACH)', 'PayPal' ou 'Cartão de crédito corporativo'. Analisar o método de pagamento pode ajudar a entender a etapa de reembolso do processo, especialmente se determinados métodos estiverem associados a atrasos maiores. Ele fornece contexto adicional para as etapas finais do processo. Por que isso importa Fornece contexto para a etapa de reembolso e pode ser usado para analisar atrasos ou custos associados a diferentes métodos de pagamento. Onde obter Essas informações normalmente estão disponíveis nos detalhes do reembolso de um relatório encerrado. Exemplos ACHPayPalBill.com
	Moeda Currency	O código da moeda dos valores no relatório de despesas.
Descrição O atributo Moeda especifica a moeda do Valor total do relatório, como USD, EUR ou GBP. Isso é fundamental para organizações que operam em vários países, garantindo que os dados financeiros sejam interpretados corretamente. Todos os valores monetários devem ser analisados em conjunto com esse atributo para evitar agregações incorretas. Por que isso importa Garante análises e relatórios financeiros precisos ao fornecer o contexto necessário para todos os valores monetários. Onde obter Esse é um campo padrão no objeto de relatório do Expensify, geralmente chamado de 'currency'. Exemplos USDEURGBPCAD
	Motivo da rejeição RejectionReason	O motivo informado por um aprovador ao rejeitar um relatório de despesas ou devolvê-lo para revisão.
Descrição Quando um relatório de despesas é rejeitado, o aprovador normalmente pode informar um motivo. Esse atributo de texto captura essa justificativa, fornecendo um insight qualitativo valioso sobre por que os relatórios não são aprovados. Analisar os motivos de rejeição ajuda a identificar erros comuns no envio, políticas pouco claras ou áreas em que os funcionários precisam de mais treinamento, apoiando diretamente os esforços para melhorar a taxa de aprovação na primeira tentativa. Por que isso importa Fornece dados qualitativos que explicam por que o retrabalho ocorre, algo fundamental para a análise das causas-raiz das rejeições de relatórios. Onde obter Essas informações geralmente são encontradas nos comentários ou no registro do histórico associado a um evento de rejeição. Exemplos Recibo ausente para item acima de US$ 75Categoria de despesa incorreta selecionadaDespesa duplicada enviada
	Nome da política PolicyName	O nome da política de despesas aplicada ao relatório.
Descrição No Expensify, diferentes grupos de funcionários podem estar sujeitos a políticas de despesas diferentes. Esse atributo identifica a política específica que define as regras do relatório de despesas. É uma dimensão fundamental para a análise, pois permite comparar a conformidade e a eficiência entre diferentes políticas, que podem ter regras e Workflows de aprovação distintos. Por que isso importa Permite segmentar a análise do processo pelo conjunto de regras aplicado, algo essencial para entender variações causadas por diferentes políticas. Onde obter Esse é um campo padrão no objeto de relatório do Expensify, geralmente chamado de 'policyID' ou 'policyName'. Exemplos Política para funcionários dos EUAPolítica da equipe de Vendas do Reino UnidoPolítica de viagens executivas
	Resultado da auditoria AuditOutcome	O resultado de uma auditoria manual ou automatizada realizada no relatório de despesas.
Descrição Esse atributo captura o resultado de uma auditoria, que pode ser 'Aprovado', 'Reprovado' ou 'Aprovado com apontamentos'. É relevante para empresas que têm uma etapa formal de auditoria no processo de despesas, seja para todos os relatórios ou para uma amostra. Analisar os resultados da auditoria ajuda a entender os níveis de conformidade e a eficácia dos controles existentes. Por que isso importa Mede diretamente o resultado das verificações de conformidade e é essencial para analisar a eficácia do processo de auditoria. Onde obter Esse provavelmente é um atributo conceitual ou pode ser armazenado como uma tag ou em um comentário. Sua existência depende da configuração específica do processo da empresa no Expensify. Exemplos AprovadoReprovado - Violação de políticaAprovado com observações
	Sistema de origem SourceSystem	O sistema do qual os dados foram extraídos.
Descrição Esse atributo identifica a origem dos dados do processo, que neste caso é o 'Expensify'. Ele é importante para a governança de dados, especialmente em ambientes que combinam dados de vários sistemas. Também ajuda a rastrear a linhagem dos dados e entender o contexto do processo. Por que isso importa Fornece contexto essencial para a linhagem dos dados e ajuda a diferenciar processos quando dados de vários sistemas de origem são carregados no mesmo ambiente. Onde obter Esse é um valor estático ('Expensify') que deve ser adicionado durante o processo de transformação dos dados. Exemplos ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Status do relatório ReportStatus	O estado atual do relatório de despesas em seu ciclo de vida.
Descrição O Status do relatório indica a posição atual do relatório de despesas no processo, como 'ABERTO', 'ENVIADO', 'APROVADO', 'REEMBOLSADO' ou 'ENCERRADO'. Ele fornece uma visão instantânea do progresso do relatório. No Process Mining, esse atributo costuma ser usado para derivar o Nome da atividade, mas também pode ser usado como uma dimensão para analisar quanto tempo os relatórios permanecem em cada estado. Por que isso importa Indica o estado atual de um caso e costuma ser a fonte para derivar o registro de atividades usado no Process Mining. Onde obter Esse é um campo padrão no objeto de relatório do Expensify, geralmente chamado de 'status' ou 'state'. Exemplos ENVIADOAPROVADOREEMBOLSADOENCERRADO
	Tempo total do ciclo TotalCycleTime	O tempo total transcorrido entre a criação do primeiro evento e a conclusão do último evento de um relatório de despesas.
Descrição O Tempo total do ciclo é um cálculo no nível do caso que mede a duração de ponta a ponta do processo de gestão de despesas para um único relatório. É um indicador-chave de performance (KPI) da eficiência geral do processo. Essa métrica é calculada pela diferença entre o carimbo de data e hora da primeira atividade, como 'Relatório de despesas criado', e o da última atividade, como 'Reembolso executado'. Por que isso importa Esse é um KPI principal para medir a velocidade geral do processo e identificar casos longos que podem indicar problemas sistêmicos. Onde obter Esse atributo é calculado como (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) para cada ExpenseReportId. Exemplos 6048001209600259200
	Última atualização dos dados LastDataUpdate	O carimbo de data e hora que indica quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição Esse atributo registra a data e a hora em que os dados foram extraídos e atualizados pela última vez na ferramenta de Process Mining. Ele oferece transparência sobre a atualidade dos dados e é fundamental para entender o quanto a análise está atualizada. Isso ajuda os usuários a confiar nos insights e tomar decisões informadas com base em dados recentes. Por que isso importa Garante que os usuários saibam o quanto os dados estão atualizados, algo fundamental para a relevância e a precisão da análise do processo. Onde obter Normalmente, esse é o carimbo de data e hora do job de extração dos dados, adicionado durante o processo de transformação (ETL). Exemplos 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades da gestão de despesas

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no seu Event Log para descobrir o processo com precisão e identificar gargalos.

7 Recomendado 6 Opcional

	Atividade	Descrição
	Aprovado pela equipe financeira	O departamento financeiro ou o aprovador final revisou e concedeu a aprovação final do relatório de despesas. Essa ação é registrada no histórico do Workflow e normalmente muda o status do relatório para 'Aprovado'.
Por que isso importa Essa é a etapa final de aprovação antes do reembolso. O tempo gasto nessa etapa é fundamental para o tempo total do ciclo e para o KPI de Prazo Médio de Reembolso. Onde obter Capturado no histórico ou na trilha de auditoria do relatório, que registra a ação de aprovação final, o aprovador da equipe financeira e o carimbo de data e hora. Captura Registrado como uma ação distinta de aprovação final no histórico do Workflow do relatório. Tipo de evento explicit
	Aprovado pelo gerente	O gerente direto ou aprovador de primeiro nível revisou e aprovou o relatório de despesas. Esse evento é capturado no registro do Workflow de aprovação, que registra a ação do aprovador e o carimbo de data e hora.
Por que isso importa Um marco crítico no processo de aprovação. Analisar o tempo entre o envio e esse evento ajuda a identificar gargalos relacionados ao gerente e medir o KPI de Tempo do Ciclo de Aprovação do Gerente. Onde obter Capturado no histórico ou na trilha de auditoria do relatório, que registra explicitamente a ação de aprovação, o nome do aprovador e o carimbo de data e hora. Captura Registrado como uma ação de aprovação distinta no histórico do Workflow do relatório. Tipo de evento explicit
	Reembolso executado	O pagamento foi enviado com sucesso ao funcionário, concluindo a etapa de reembolso do processo. Isso é capturado nos registros de processamento de pagamentos ou em uma atualização final de status no Expensify.
Por que isso importa Esse é um ponto final importante para medir os tempos de ciclo sob a perspectiva do funcionário. É fundamental para os KPIs de Tempo Médio do Ciclo do Relatório de Despesas e Prazo Médio de Reembolso. Onde obter Inferido a partir da mudança de status do relatório para 'Reembolsado'. A integração do Expensify com os sistemas de pagamento fornece um carimbo de data e hora para essa mudança de status. Captura Derivado da mudança de status do relatório para 'Reembolsado' e do respectivo carimbo de data e hora. Tipo de evento inferred
	Relatório de despesas criado	Marca o início de um novo relatório de despesas criado por um colaborador. Normalmente, isso é registrado como um evento explícito com um horário de criação quando o relatório é salvo pela primeira vez no Expensify.
Por que isso importa Esta atividade é o ponto de partida de toda análise do processo e é essencial para medir o tempo de ciclo total, da criação ao reembolso. Onde obter Este evento é capturado a partir do horário de criação do relatório no histórico de relatórios ou nos logs de auditoria do Expensify. Todo objeto de relatório tem uma data de criação. Captura Registrado no momento da criação e do salvamento inicial do relatório de despesas. Tipo de evento explicit
	Relatório de despesas enviado	O colaborador envia oficialmente o relatório de despesas concluído para iniciar o Workflow de aprovação. Essa é uma transição importante da entrada de dados para o processo de análise, geralmente registrada por uma mudança de status e pelo horário do envio.
Por que isso importa Esta atividade é um marco crítico que inicia o ciclo de aprovação. Ela serve como ponto de partida para medir os tempos de análise do gestor e do financeiro. Onde obter Inferido a partir da mudança de status do relatório de 'Open' ou 'Draft' para 'Processing' ou 'Submitted', juntamente com o horário associado a essa mudança. Captura Derivado da mudança de status para 'Processing' e do horário de envio associado. Tipo de evento inferred
	Relatório devolvido para revisão	Um aprovador, seja gerente ou membro da equipe financeira, devolve o relatório ao funcionário para correção ou para solicitar mais informações. Isso normalmente é inferido a partir da mudança de status para 'Aberto' depois de o relatório estar em 'Processamento'.
Por que isso importa Essa atividade representa retrabalho, uma das principais fontes de ineficiência. Acompanhá-la ajuda a quantificar os ciclos de retrabalho, medir o KPI de Taxa de Retrabalho e identificar as causas-raiz. Onde obter Inferido a partir da mudança de status do relatório de 'Processamento' ou 'Enviado' de volta para 'Aberto'. O carimbo de data e hora dessa mudança marca o evento. Captura Derivado da mudança de status do relatório de 'Processamento' de volta para 'Aberto'. Tipo de evento inferred
	Relatório encerrado	O relatório de despesas é encerrado formalmente no sistema depois que todas as ações, incluindo o reembolso e a sincronização contábil, são concluídas. Esse evento normalmente é inferido a partir de um status final, como 'Encerrado'.
Por que isso importa Fornece um ponto final definitivo para o processo, distinto do reembolso, o que é útil para analisar as etapas finais de contabilidade e arquivamento. Onde obter Inferido a partir da mudança do status do relatório para um estado final, como 'Encerrado'. Isso geralmente acontece depois do reembolso e da exportação contábil. Captura Derivado da mudança de status do relatório para 'Encerrado' e do respectivo carimbo de data e hora. Tipo de evento inferred
	Despesa adicionada ao relatório	Representa o momento em que um colaborador adiciona um item específico, como um recibo digitalizado ou uma despesa inserida manualmente, ao relatório. Isso é registrado como uma entrada no histórico detalhado do relatório.
Por que isso importa Analisar o tempo entre a criação do relatório e a adição das despesas pode revelar atrasos na coleta de comprovantes ou na preparação do envio pelos colaboradores. Onde obter A partir da trilha de auditoria ou do histórico do relatório de despesas, que registra ações como a adição de lançamentos individuais de despesas. Captura Registrado no histórico do relatório sempre que uma nova linha de despesa é adicionada. Tipo de evento explicit
	Lançado na contabilidade	Os dados financeiros do relatório de despesas foram exportados e lançados no sistema contábil ou ERP da empresa. Essa é a etapa final, que marca a conclusão do processo sob a perspectiva dos registros financeiros.
Por que isso importa Representa o encerramento final do relatório de despesas no sistema financeiro. É importante para medir o processo completo, de ponta a ponta, e garantir a sincronização dos dados. Onde obter Capturado nos registros de integração entre o Expensify e o software contábil. Pode ser necessário combinar dados de dois sistemas. Captura Registrado no histórico da integração quando os dados são sincronizados com sucesso com o sistema contábil. Tipo de evento explicit
	Reembolso agendado	Após a aprovação final, o relatório de despesas entra na fila de processamento do pagamento. Esse evento marca a transição da aprovação para a etapa de pagamento e costuma ser capturado quando o status do relatório muda para 'Reembolsando'.
Por que isso importa Marca o início do prazo de reembolso. Analisar a duração entre esse evento e o pagamento efetivo ajuda a identificar atrasos no processo de pagamento. Onde obter Inferido a partir da mudança de status do relatório para 'Reembolsando' ou 'Processando pagamento', com o respectivo carimbo de data e hora. Captura Derivado de uma mudança de status que indica que o relatório entrou na fila de pagamento. Tipo de evento inferred
	Rejeitado pela equipe financeira	O departamento financeiro revisou e rejeitou o relatório de despesas, interrompendo o processo de reembolso. Esse evento é registrado no histórico do Workflow com o carimbo de data e hora e o motivo da rejeição.
Por que isso importa Identifica gargalos e motivos de falha na etapa de revisão final. É essencial para analisar a taxa geral de rejeição e problemas de conformidade. Onde obter Capturado no histórico do relatório, que registra a ação de rejeição pela equipe financeira, junto com o carimbo de data e hora e o usuário. Captura Registrado como uma ação de rejeição distinta no histórico do Workflow do relatório. Tipo de evento explicit
	Rejeitado pelo gerente	O aprovador de primeiro nível revisou e rejeitou o relatório de despesas, o que normalmente interrompe o processo. Isso é registrado como um evento de rejeição no registro do Workflow, geralmente com o motivo informado.
Por que isso importa Analisar eventos de rejeição é essencial para entender o KPI de Taxa de Rejeição de Relatórios de Despesas. Isso ajuda a identificar motivos comuns de falha e áreas que precisam de melhoria no processo. Onde obter Capturado no histórico do relatório, que registra a ação de rejeição, a identidade de quem rejeitou e o carimbo de data e hora. O status do relatório normalmente muda para 'Rejeitado'. Captura Registrado como uma ação de rejeição distinta no histórico do Workflow do relatório. Tipo de evento explicit
	Violação de política sinalizada	Uma verificação automatizada identifica uma despesa que viola a política da empresa, como um valor acima do orçamento ou a ausência de um recibo. Este evento é capturado quando um indicador específico de violação de política é definido no relatório ou em uma linha de despesa.
Por que isso importa Destaca problemas de conformidade e ajuda a identificar quais políticas são violadas com mais frequência, permitindo treinamentos direcionados ou esclarecimentos das políticas. Isso é essencial para o KPI Policy Violation Count. Onde obter Inferido a partir do indicador ou atributo 'Policy Violation' definido como verdadeiro nos dados do relatório de despesas. O horário corresponde ao momento em que esse indicador foi definido. Captura Derivado do horário em que o atributo de violação de política do relatório foi atualizado. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guias de extração

Como obter seus dados do Expensify

Etapas

Faça login na sua conta do Expensify com permissões de Domain Admin ou Policy Admin.
Acesse a seção Configurações, depois vá para Policies e selecione a política de grupo específica da qual você quer exportar os dados.
No menu à esquerda, selecione a opção Export Formats na categoria Relatórios.
Clique em Add a new export format para começar a criar o Template personalizado. Dê ao Template um nome descritivo, por exemplo, ProcessMind Event Log Export.
No editor do Template de exportação, selecione o tipo de exportação Relatórios. Agora você definirá as colunas do arquivo CSV. Use o botão Add a new column para adicionar cada campo obrigatório.
Configure as colunas inserindo as fórmulas exatas fornecidas na seção query abaixo. Isso inclui colunas para o ID do caso, registros de data e hora de cada atividade e todos os atributos obrigatórios e recomendados.
Depois de adicionar todas as colunas necessárias, clique em Salvar para criar o Template de exportação.
Acesse a página Relatórios no menu principal do Expensify. Use os filtros para selecionar os relatórios que você quer analisar. É essencial definir um período específico, por exemplo, os últimos três a seis meses, para manter o tamanho do arquivo sob controle.
Clique no botão Export To e selecione o Template recém-criado, ProcessMind Event Log Export, na lista suspensa.
O Expensify gerará o arquivo CSV e enviará um link para baixá-lo. Baixe o arquivo para o seu computador. O arquivo exportado estará em formato "wide", com uma linha por relatório de despesas e colunas separadas para o registro de data e hora de cada atividade.
Transforme os dados baixados do formato wide para um formato long, adequado para Process Mining. Você pode usar ferramentas como o Microsoft Excel, com o recurso Unpivot Columns do Power Query, Python, com a biblioteca pandas, ou outras ferramentas de preparação de dados. O objetivo é ter uma linha por atividade, com colunas para ExpenseReportId, ActivityName e EventTime.
Salve os dados transformados como um arquivo CSV e carregue-os no aplicativo ProcessMind.

Configuração

Permissões de administrador: você precisa ter permissões de Domain Admin ou Policy Admin para a política relevante a fim de criar e gerenciar formatos de exportação.
Template de exportação: é necessário configurar um Template de exportação personalizado. Este método não funciona com os Templates padrão.
Intervalo de datas: é altamente recomendável filtrar a exportação por um intervalo de datas específico, como 3 a 6 meses, para manter o processo de exportação rápido e o tamanho do arquivo gerenciável. Use Submitted Date como filtro principal.
Filtro de status do relatório: para capturar todo o ciclo de vida do processo, evite filtrar por status do relatório. Exporte todos os relatórios dentro do intervalo de datas, incluindo os status Open, Processing, Approved, Reimbursed e Closed.
Campos personalizados: atributos como EmployeeDepartment dependem da configuração específica do Expensify na sua organização. Se você usa Tags ou Report Fields para essas informações, precisa adicionar a fórmula correspondente, por exemplo, {report:tag:Department}, ao Template de exportação.

a Consulta de exemplo sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Etapas

Pré-requisitos e configuração: confirme que o Python 3 está instalado no seu sistema. Instale a biblioteca requests necessária executando pip install requests no terminal ou no prompt de comando. Você também vai precisar das credenciais de API do Expensify.
Obtenha as credenciais de API do Expensify: faça login na sua conta do Expensify com privilégios de administrador. Acesse Settings > Account > Integrations > Public API. Aqui, você pode gerar seu partnerUserID e partnerUserSecret. Armazene essas credenciais com segurança, pois elas dão acesso aos dados da sua empresa.
Configure o Template de exportação do Expensify: o script depende de uma exportação de dados personalizada. No Expensify, acesse Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Crie um novo Template de exportação que inclua todas as colunas necessárias. É essencial incluir campos como Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations e o detalhado Report History Log. O Report History é essencial para capturar eventos como rejeições e comentários.
Personalize o script Python: copie o script Python fornecido para um arquivo, por exemplo, extract_expensify_log.py. Substitua os valores de espaço reservado de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE e EXPORT_TEMPLATE_NAME pelas suas credenciais, pelo intervalo de datas desejado e pelo nome exato do Template de exportação configurado na etapa anterior.
Execute o script para baixar os dados: execute o script no terminal usando python extract_expensify_log.py. Primeiro, o script vai autenticar na API do Expensify e depois enviar uma solicitação para exportar os dados dos relatórios. Ele vai consultar a API a cada poucos segundos para verificar se a exportação está pronta.
Aguarde o download do arquivo: quando o trabalho de exportação for concluído, o script vai baixar automaticamente o arquivo CSV resultante e salvá-lo como expensify_raw_export.csv no mesmo diretório.
Transforme os dados brutos em um Event Log: o script lê o arquivo expensify_raw_export.csv baixado. Ele percorre cada linha, que representa um único relatório de despesas, e desmembra os dados. Para cada coluna de data relevante e entrada do histórico, ele cria uma linha distinta no Event Log, correspondente a uma atividade de negócio.
Gere o arquivo final do Event Log: depois de processar todos os relatórios da exportação bruta, o script grava os dados transformados em um novo arquivo chamado expensify_event_log.csv. Esse arquivo é estruturado com as colunas obrigatórias ExpenseReportId, ActivityName, EventTime e outros atributos recomendados.
Prepare o upload para o ProcessMind: abra o arquivo final expensify_event_log.csv. Verifique se os cabeçalhos das colunas correspondem aos requisitos e se o formato dos dados está correto. Agora, o arquivo está pronto para ser carregado no ProcessMind para análise.

Configuração

Credenciais de API: são necessários um partnerUserID e um partnerUserSecret válidos do Expensify para autenticação. O usuário associado a essas credenciais precisa ter permissão para acessar e exportar os dados dos relatórios.
Template de exportação do Expensify: esta é a configuração mais importante. Toda a extração depende de um Template de exportação personalizado criado na interface do Expensify. Esse Template precisa conter todos os campos necessários para derivar as atividades e os atributos, especialmente o log detalhado de Report History, que contém carimbos de data e hora e comentários sobre aprovações, rejeições e outras etapas do Workflow.
Filtros de intervalo de datas: o script inclui as variáveis START_DATE e END_DATE. Recomenda-se começar com um intervalo menor, como 3 a 6 meses de dados, para confirmar que o processo funciona corretamente antes de tentar extrair conjuntos de dados maiores.
Filtro de status do relatório: a solicitação de API no script pode ser modificada para incluir um filtro reportState, por exemplo, APPROVED, REIMBURSED ou CLOSED, a fim de restringir o escopo da exportação. Isso pode ser útil para gerenciar o volume de dados ou focar processos concluídos.
Ambiente Python: o script requer um ambiente Python 3 com a biblioteca requests instalada. Nenhuma outra biblioteca especial é necessária, o que torna a configuração relativamente simples.

a Consulta de exemplo python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Etapas

Confirme se o conector ETL ou iPaaS selecionado é compatível com o Expensify e consegue recuperar registros de relatórios, itens de linha dos relatórios, histórico ou registros de Workflow, dados de violações de políticas, registros de reembolso ou pagamento, registros de exportação contábil e alterações de status dos relatórios. Os recursos e nomes dos objetos variam conforme o fornecedor, portanto configure cada objeto de origem usando a documentação do conector.
Crie uma conexão somente leitura com o Expensify no conector e forneça as credenciais, os escopos, as configurações de tenant ou workspace e os filtros da empresa necessários. Use o método de autenticação compatível com o conector e confirme que o teste de conexão foi bem-sucedido.
Configure a extração incremental usando um carimbo de data e hora de alteração da origem, quando disponível. Se o conector não expuser um carimbo confiável, use uma janela móvel de extração de 3 a 6 meses e mantenha um identificador do registro de origem para deduplicação.
Extraia os dados do cabeçalho dos relatórios, os itens de linha, o histórico detalhado ou os dados do Workflow, as violações de políticas, os reembolsos ou pagamentos, os dados de exportação contábil e o histórico de status dos relatórios para tabelas de staging. Substitua cada objeto de origem de espaço reservado na query pelo objeto ou tabela exposto pelo conector selecionado.
Mapeie os campos de origem para os campos lógicos usados pela query. Os mapeamentos obrigatórios são ExpenseReportId, ActivityName e EventTime. Mapeie também os campos opcionais quando disponíveis, incluindo ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag.
Preserve os carimbos de data e hora e os identificadores de origem durante o staging. Converta os carimbos para um fuso horário consistente, de preferência UTC, e mantenha o carimbo original se a auditabilidade for necessária. Não substitua vários eventos de origem que tenham o mesmo identificador de relatório e carimbo de data e hora.
Configure a query de transformação para criar uma linha para cada atividade explícita. A query inclui todas as 13 atividades obrigatórias e usa UNION ALL para que o ProcessMind receba o Event Log como está, sem depender de eventos inferidos.
Valide se ExpenseReportId e EventTime estão preenchidos em todas as linhas de saída, se ActivityName contém apenas os nomes de atividades definidos e se os atributos opcionais estão preenchidos sempre que a origem os fornecer. Investigue linhas duplicadas causadas por paginação do conector, janelas de extração sobrepostas ou registros de origem repetidos.
Agende o pipeline em uma frequência adequada ao processo, como de hora em hora ou diariamente. Use um watermark ou uma janela móvel de sobreposição para capturar históricos que chegam com atraso e depois faça a deduplicação pelo identificador do evento de origem, quando disponível.
Exporte o resultado final como um arquivo simples ou uma view de banco de dados contendo pelo menos ExpenseReportId, ActivityName e EventTime. Inclua os atributos recomendados quando disponíveis, confirme a codificação UTF-8 e a formatação dos carimbos de data e hora e faça o upload ou conecte o resultado ao ProcessMind como o Event Log cujo identificador de caso é Expense Report ID.

Configuração

Seleção do conector: use um conector ETL ou iPaaS comercial que ofereça suporte explícito aos objetos de dados necessários do Expensify. Confirme o suporte a histórico de relatórios, ações de aprovação, violações de políticas, eventos de reembolso, exportações contábeis e alterações de status antes da implementação.
Configuração dos objetos de origem: substitua [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] e [Your report status history table] pelos objetos expostos pelo conector selecionado. Não presuma que esses objetos lógicos tenham os mesmos nomes no conector.
Intervalo de datas: comece com 3 a 6 meses de histórico. Amplie o intervalo somente depois de validar a capacidade de processamento do conector, os limites da API, a retenção na origem e o volume de eventos no ProcessMind.
Carga incremental: prefira um carimbo de data e hora de modificação ou cursor compatível com o conector. Use uma janela móvel de sobreposição quando os eventos puderem chegar com atraso e faça a deduplicação usando um identificador estável do evento de origem, quando disponível.
Filtros: aplique [Your company filter] ou o filtro equivalente de tenant, workspace, entidade, departamento, política de relatório e status do relatório somente quando corresponder ao escopo pretendido do processo. Evite excluir relatórios fechados se a análise exigir a cobertura completa do ciclo de vida.
Tratamento dos carimbos de data e hora: normalize EventTime para UTC ou outro fuso horário documentado. Preserve a precisão da origem quando disponível, pois várias atividades podem ocorrer em sequência rápida.
Mapeamento de atividades: configure os valores exatos de ActivityName como Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted e Report Closed.
Atributos opcionais: preencha ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment e PolicyViolationFlag usando o objeto de origem mais confiável. Use NULL quando o conector não expuser um valor, em vez de inventar um valor.
Performance: restrinja a extração ao intervalo de datas e ao escopo do processo necessários, habilite a paginação, use cargas incrementais, faça o staging dos dados de origem antes da transformação e particione tabelas grandes de histórico pela data do evento quando houver suporte.
Pré-requisitos: obtenha a autorização do Expensify, a licença do conector, as permissões de API ou integração, o acesso aos dados necessários de relatórios e Workflow, as permissões de gravação no data warehouse de destino e as permissões de upload ou conexão do ProcessMind.
Qualidade dos dados: confirme que os identificadores dos relatórios são estáveis em todos os objetos de origem, que os campos de moeda e valor seguem uma convenção documentada e que o histórico da origem não é truncado silenciosamente pelos limites do conector.

a Consulta de exemplo sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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