Seu Template de dados para processamento de faturas do processo de compras ao pagamento
Seu Template de dados para processamento de faturas do processo de compras ao pagamento
- Atributos recomendados para uma análise aprofundada
- Principais atividades a acompanhar durante todo o ciclo de processamento de faturas
- Orientações para extrair dados do Microsoft Dynamics 365
Atributos do processamento de faturas do processo de compras ao pagamento
| Nome | Descrição | ||
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Data e hora do evento
EventTime
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Data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu. | ||
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Descrição
A data e hora do evento registram o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esse é um componente essencial do Event Log, pois fornece a sequência temporal necessária para ordenar as atividades corretamente e calcular durações. Na análise, esses dados são a base de todas as métricas relacionadas ao tempo. Eles são usados para calcular a duração das atividades, o tempo de ciclo entre diferentes etapas (por exemplo, o tempo de aprovação) e o tempo total de processamento de ponta a ponta de cada fatura. Também permitem analisar tendências ao longo do tempo.
Por que isso importa
Esses dados são essenciais para ordenar os eventos, calcular tempos de ciclo e durações e identificar gargalos no processo.
Onde encontrar
Esses dados vêm de vários campos de data e hora em diferentes tabelas, como os campos createdDateTime ou modifiedDateTime em tabelas como VendInvoiceInfoTable, VendTrans ou nas tabelas do histórico do fluxo de trabalho.
Exemplos
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Nome da atividade
ActivityName
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Nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu em determinado momento do ciclo de processamento da fatura. | ||
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Descrição
O nome da atividade descreve uma etapa específica ou uma mudança de status no processo da fatura, como 'Fatura registrada', 'Fatura enviada para aprovação' ou 'Pagamento executado'. Esse dado é essencial para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos. A análise desse atributo revela o fluxo do processo, identifica os caminhos mais comuns e destaca desvios ou gargalos. Ele é usado para calcular o tempo de ciclo entre atividades, como o intervalo entre a aprovação e o lançamento, e para medir a frequência de eventos específicos, como rejeições ou bloqueios de pagamento.
Por que isso importa
Ele define as etapas do mapa do processo, permitindo visualizar o fluxo e analisar as transições entre diferentes atividades.
Onde encontrar
Esse atributo costuma ser derivado de uma combinação de campos de status, tipos de transação ou registros de log de alterações em várias tabelas do Dynamics 365 relacionadas ao processamento de faturas.
Exemplos
Fatura enviada para aprovaçãoDivergência na conciliação identificadaPagamento executado
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Número da fatura
InvoiceNumber
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Identificador exclusivo de cada fatura de fornecedor, usado como ID do caso principal para acompanhar seu ciclo. | ||
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Descrição
O número da fatura é a chave exclusiva que vincula todas as atividades associadas a uma única fatura de fornecedor. Ele permite acompanhar todo o percurso da fatura, do recebimento e registro à conciliação, aprovação e pagamento final. Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental. Ele define o caso e permite reconstruir o fluxo de cada fatura. Assim, você pode calcular o tempo total de ciclo, identificar variantes do processo e analisar características e resultados específicos de cada fatura.
Por que isso importa
Este é o ID do caso essencial que conecta todos os eventos relacionados e permite analisar o ciclo completo de cada fatura.
Onde encontrar
Esse dado costuma estar na tabela principal de faturas de fornecedores, como o campo Num da VendInvoiceInfoTable.
Exemplos
INV-10056773245-AUS-001-98432
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Sistema de origem
SourceSystem
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Sistema de registro do qual os dados do evento foram extraídos. | ||
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Descrição
Este atributo identifica o aplicativo de origem dos dados da atividade. Neste processo, normalmente será 'Microsoft Dynamics 365'. Em ambientes com vários sistemas, como uma solução externa de OCR ou captura de dados, esse campo ajuda a diferenciar onde cada etapa do processo ocorre. Assim, a origem dos dados fica clara e é mais fácil investigar problemas de extração.
Por que isso importa
Ele fornece um contexto importante sobre a origem dos dados, essencial para validá-los e entender os sistemas envolvidos no processo.
Onde encontrar
Este é um valor estático, 'Microsoft Dynamics 365', adicionado durante a transformação dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.
Exemplos
Microsoft Dynamics 365
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Última atualização dos dados
LastDataUpdate
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Data e hora da última atualização dos dados deste processo a partir do sistema de origem. | ||
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Descrição
Este atributo registra quando o conjunto de dados foi extraído e atualizado pela última vez a partir do Microsoft Dynamics 365. Em geral, o valor é igual para todos os registros de uma mesma carga de dados. Essa informação é essencial para que você saiba o quanto os dados analisados estão atualizados. Ela contextualiza a atualidade dos insights sobre o processo e ajuda a gerenciar os cronogramas de atualização e validar os pipelines de dados.
Por que isso importa
Informa quando os dados foram atualizados pela última vez, para que você saiba quão recente é a análise e quando está prevista a próxima atualização.
Onde encontrar
A data e a hora são geradas e registradas no conjunto de dados pelo processo de extração ou ETL durante a execução.
Exemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Data de vencimento do pagamento
PaymentDueDate
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Data limite para pagar a fatura, conforme as condições de pagamento acordadas. | ||
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Descrição
A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento do fornecedor. Ela representa o prazo contratual para o pagamento. Essa data é fundamental para medir a performance financeira e gerenciar o relacionamento com fornecedores. Ela serve de referência para calcular o KPI 'Taxa de pagamentos em dia', comparando-a com a data efetiva de pagamento. Essa análise ajuda a identificar problemas sistêmicos que causam atrasos, podendo prejudicar o relacionamento com fornecedores ou levar à perda de descontos por pagamento antecipado.
Por que isso importa
É a referência para medir a performance dos pagamentos em dia, um KPI importante para a saúde financeira e o relacionamento com fornecedores.
Onde encontrar
Essa data costuma ser calculada pelo sistema e armazenada na tabela de transações de fornecedores, como a VendTrans, com base na data da fatura e nas condições de pagamento.
Exemplos
2023-05-152023-06-302023-07-20
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Hora de término
EndTime
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Data e hora exatas em que uma atividade ou evento foi concluído. | ||
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Descrição
A hora de término registra quando uma atividade foi concluída. Combinada com a hora de início (EventTime), permite calcular com precisão quanto tempo cada etapa levou. Esse atributo é essencial para calcular o 'ProcessingTime' de cada atividade, uma métrica importante para analisar a performance. Ele ajuda a identificar exatamente quais etapas consomem mais tempo e direcionar as melhorias. Por exemplo, permite medir a duração exata de uma etapa manual de codificação ou aprovação.
Por que isso importa
Permite calcular diretamente o tempo de processamento das atividades, algo fundamental para identificar as etapas que mais consomem tempo.
Onde encontrar
Assim como StartTime, esse dado é obtido de vários campos de data e hora. Para algumas atividades, pode ser a hora de início da atividade seguinte. Em outros casos, pode ser uma data e hora específica de conclusão.
Exemplos
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Número do fornecedor
VendorNumber
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Identificador exclusivo do fornecedor que enviou a fatura. | ||
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Descrição
O número do fornecedor é o código que o identifica de forma exclusiva nos dados mestres. Ele vincula a transação da fatura a um fornecedor específico, permitindo análises por fornecedor. Esse atributo é essencial para segmentar os dados do processo por fornecedor. Ele ajuda a responder a perguntas como 'Quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação?' ou 'As divergências de conciliação são mais comuns com determinados fornecedores?'. Analisar a performance por fornecedor pode revelar oportunidades de colaboração com fornecedores e de melhoria do processo.
Por que isso importa
Permite filtrar os dados e fazer análises de causa raiz por fornecedor, ajudando a identificar problemas de performance ou padrões associados a fornecedores específicos.
Onde encontrar
Esse dado costuma estar no cabeçalho da tabela de faturas de fornecedores, como VendInvoiceInfoTable, vinculada aos dados mestres de fornecedores na VendTable.
Exemplos
V-1001V-2050V-8342
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Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador do pedido de compra (PO) relacionado à fatura. | ||
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Descrição
O número do pedido de compra vincula a fatura ao documento de aquisição original. Isso é fundamental em processos que envolvem conciliação de duas ou três vias entre a fatura, o PO e o recebimento de mercadorias. Esse atributo permite analisar faturas com e sem PO, que muitas vezes seguem caminhos diferentes no processo. Ele é essencial para entender a eficácia da conciliação, investigar divergências e medir a taxa de processamento direto de faturas vinculadas a POs.
Por que isso importa
Diferencia faturas vinculadas a POs das que não têm PO, uma das principais causas de variação no processo e um dado essencial para a análise de conciliação.
Onde encontrar
Fica na tabela de cabeçalho da fatura, como VendInvoiceInfoTable, geralmente em um campo como PurchId.
Exemplos
PO-001234PO-005678PO-009101
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Status da fatura
InvoiceStatus
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Status atual da fatura no momento da extração dos dados. | ||
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Descrição
O status da fatura indica a situação atual dela no ciclo de vida, como 'Aguardando aprovação', 'Aprovada', 'Lançada' ou 'Paga'. Ele mostra o andamento da fatura naquele momento. Esse atributo é usado principalmente para criar dashboards operacionais que mostram a carga de trabalho e o backlog atuais. Ele ajuda os gestores a entender quantas faturas estão em cada etapa do processo, apoiando a alocação de recursos e o acompanhamento das operações. É essencial para o dashboard 'Volume e status do processamento de faturas'.
Por que isso importa
Mostra a situação atual de todas as faturas, algo essencial para acompanhar as operações, gerenciar a carga de trabalho e identificar gargalos.
Onde encontrar
Esse dado costuma ser obtido dos campos de status da tabela principal de faturas, como a VendInvoiceInfoTable.
Exemplos
Aguardando aprovaçãoLançadaPaga
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Usuário
User
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ID ou nome do usuário que realizou a atividade. | ||
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Descrição
Esse atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma etapa específica do processo. Em etapas automatizadas, pode ser uma conta de sistema ou de serviço. Analisar o processo por usuário ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e comparar a performance entre pessoas ou equipes. Isso é essencial para analisar ciclos de retrabalho, em que o trabalho passa de um usuário para outro, e entender as diferenças na forma como cada usuário realiza a mesma tarefa.
Por que isso importa
Permite analisar a performance e a carga de trabalho por usuário ou equipe, além de ajudar a identificar o nível de automação e as fontes de retrabalho.
Onde encontrar
Obtido em campos de ID de usuário nas tabelas de transações ou no histórico do fluxo de trabalho, como createdby ou modifiedby. Essas informações também podem estar nas tabelas de rastreamento do fluxo de trabalho.
Exemplos
j.doea.smithAX_Admin
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Valor da fatura
InvoiceAmount
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Valor monetário total da fatura. | ||
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Descrição
Esse atributo representa o valor total a pagar, conforme informado na fatura do fornecedor. É um dado financeiro fundamental para cada caso. O valor da fatura é amplamente usado em segmentações e análises. Ele pode revelar se faturas de alto valor seguem um processo de aprovação diferente e mais rigoroso ou levam mais tempo para serem processadas. Também é usado em dashboards para analisar o volume de faturas por faixa de valor e pode ser agregado para calcular o gasto total analisado.
Por que isso importa
Permite analisar os dados com base no valor financeiro, ajudando a priorizar melhorias em faturas de alto valor e a entender os fatores que impulsionam os custos.
Onde encontrar
Fica na tabela de cabeçalho da fatura, por exemplo, na VendInvoiceInfoTable, em um campo como InvoiceAmount ou Amount.
Exemplos
1500.00250.7512500.50
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Código da empresa
CompanyCode
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Identificador da entidade legal ou empresa da organização que processa a fatura. | ||
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Descrição
O código da empresa identifica a entidade legal responsável financeiramente pela fatura. Em uma organização com várias empresas, esse é um dado essencial para a segmentação financeira. Esse atributo permite filtrar ou comparar a análise do processo entre diferentes entidades legais. Ele pode revelar se a performance, as políticas ou os gargalos do processo são específicos de determinadas empresas do grupo, apoiando iniciativas de melhoria adaptadas a cada contexto.
Por que isso importa
Permite segmentar a análise do processo por entidade legal, algo essencial para organizações grandes com várias empresas.
Onde encontrar
Esse é um campo padrão na maioria das tabelas financeiras do Dynamics 365, geralmente chamado DataAreaId.
Exemplos
USMFDEMFGBSI
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Condições de pagamento
PaymentTerms
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Condições de pagamento acordadas com o fornecedor, como '30 dias' ou '2% em 10 dias, líquido em 30 dias'. | ||
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Descrição
As condições de pagamento definem os termos acordados para pagar o fornecedor, incluindo o prazo e possíveis descontos. Essas informações geralmente vêm dos dados mestres do fornecedor ou do pedido de compra. Esse atributo dá contexto essencial para a data de vencimento do pagamento e para o KPI de taxa de pagamentos em dia. Analisar se determinadas condições de pagamento estão associadas a atrasos pode revelar desafios operacionais. O atributo também ajuda no planejamento financeiro e na gestão eficaz do capital de giro.
Por que isso importa
Dá contexto para as datas de vencimento e ajuda a analisar o impacto financeiro dos prazos de pagamento e das taxas de aproveitamento de descontos.
Onde encontrar
Essa informação é armazenada nos dados mestres do fornecedor (VendTable) e copiada para tabelas de transações, como VendInvoiceInfoTable.
Exemplos
30 dias60 dias2% em 10 dias, líquido em 30 dias
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Departamento
Department
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Centro de custo ou departamento ao qual os custos da fatura são alocados. | ||
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Descrição
O departamento identifica a unidade de negócio ou o centro de custo responsável pela despesa da fatura. Em geral, essa informação é definida durante a atividade de codificação da fatura. Analisar o processo por departamento é essencial para entender as diferenças entre departamentos em gastos, tempos de aprovação e conformidade. Isso ajuda a identificar quais departamentos têm mais exceções nas faturas ou ciclos de aprovação mais longos, servindo de base para ações direcionadas de comunicação e treinamento.
Por que isso importa
Permite analisar custos e processos por departamento, destacando diferenças de performance e conformidade na organização.
Onde encontrar
Obtido das dimensões financeiras vinculadas às linhas ou ao cabeçalho da fatura. Para isso, é necessário consultar as estruturas de dados relacionadas às dimensões.
Exemplos
VendasMarketingOperações de TI
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É automatizada
IsAutomated
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Indicador que informa se uma atividade foi realizada automaticamente pelo sistema ou por um usuário. | ||
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Descrição
Esse atributo booleano (verdadeiro/falso) diferencia eventos executados pelo sistema de tarefas manuais realizadas por usuários. Por exemplo, a conciliação de uma fatura pode ser automatizada, enquanto o tratamento de divergências é manual. Analisar esse atributo é essencial para entender o nível de automação do processo. Ele ajuda a medir o sucesso das iniciativas de automação, identificar gargalos que ainda dependem de trabalho manual e encontrar oportunidades para ampliar a automação, aumentar a eficiência e reduzir erros.
Por que isso importa
Ajuda a medir o nível de automação do processo, identificando gargalos manuais e oportunidades para aumentar a eficiência.
Onde encontrar
Esse dado costuma ser derivado do atributo 'Usuário'. Se o usuário for uma conta de sistema ou de serviço conhecida, o indicador recebe o valor verdadeiro.
Exemplos
truefalse
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Moeda da fatura
InvoiceCurrency
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Código da moeda do valor da fatura (por exemplo, USD, EUR). | ||
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Descrição
A moeda da fatura indica em qual moeda o valor foi informado. Esse dado é importante para organizações multinacionais que trabalham com fornecedores de diferentes países. Esse atributo dá o contexto necessário para interpretar o valor da fatura e é usado em filtros e relatórios, especialmente em operações globais. Ele ajuda a interpretar corretamente os valores financeiros e permite fazer análises por moeda ou converter os valores para uma moeda padrão de relatório.
Por que isso importa
Dá o contexto necessário para interpretar e analisar corretamente os valores das faturas em diferentes regiões.
Onde encontrar
Fica na tabela de cabeçalho da fatura, junto ao valor, por exemplo, no campo CurrencyCode da VendInvoiceInfoTable.
Exemplos
USDEURGBP
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Motivo da rejeição
RejectionReason
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Motivo informado pelo aprovador para rejeitar uma fatura. | ||
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Descrição
Quando uma fatura é rejeitada durante o fluxo de aprovação, o aprovador geralmente informa um motivo. Esse atributo registra a explicação, que pode ser um código predefinido ou um texto livre. Esse atributo é essencial para o dashboard 'Análise de rejeições de faturas'. Ele fornece o insight qualitativo necessário para entender as causas raiz das rejeições, como 'Número do PO incorreto', 'Fatura duplicada' ou 'Divergência de preço'. Analisar esses motivos ajuda a priorizar ações para reduzir a taxa de rejeição.
Por que isso importa
Mostra diretamente por que as faturas são rejeitadas, permitindo direcionar ações para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de acerto na primeira tentativa.
Onde encontrar
Geralmente encontrado nos comentários ou registros de histórico das tabelas de processamento do fluxo de trabalho.
Exemplos
Quantidade incorretaFatura duplicadaLimite de aprovação excedido
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Motivo do bloqueio de pagamento
PaymentBlockReason
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Código que explica por que um bloqueio de pagamento foi aplicado a uma fatura. | ||
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Descrição
Um bloqueio de pagamento impede que uma fatura seja paga. Esse atributo registra o motivo do bloqueio, geralmente um código padronizado selecionado por um usuário, como 'Cobranças contestadas' ou 'Aguardando recebimento de mercadorias'. Esse atributo é essencial para o dashboard 'Frequência e duração dos bloqueios de pagamento'. Analisar os motivos mais comuns dos bloqueios ajuda a identificar problemas subjacentes no processo P2P. Resolver essas causas raiz pode reduzir significativamente os atrasos nos pagamentos e melhorar o relacionamento com fornecedores.
Por que isso importa
Explica por que os pagamentos são adiados intencionalmente, ajudando a identificar e resolver problemas nas etapas anteriores que causam bloqueios.
Onde encontrar
Esse dado costuma estar em um campo do registro da fatura ou da transação do fornecedor, geralmente relacionado ao status do bloqueio de pagamento. Consulte tabelas como VendTrans.
Exemplos
Divergência de qualidadeAguardando nota de créditoBloqueio manual
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Pagamento em dia
IsOnTimePayment
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Indicador calculado que informa se uma fatura foi paga até a data de vencimento. | ||
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Descrição
Esse atributo booleano é derivado da comparação entre a data e hora da atividade 'Pagamento realizado' e a 'Data de vencimento do pagamento'. Se a data do pagamento for anterior ou igual à data de vencimento, o valor será verdadeiro; caso contrário, será falso. Esse atributo dá suporte direto ao KPI 'Taxa de pagamentos em dia' e ao dashboard 'Conformidade com as condições de pagamento'. Ele simplifica a análise ao apresentar um resultado binário claro para cada fatura, facilitando a filtragem de pagamentos atrasados e a investigação das causas raiz por fornecedor, departamento ou país.
Por que isso importa
Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento, simplificando o cálculo do KPI de taxa de pagamentos em dia e as análises relacionadas.
Onde encontrar
Esse atributo é calculado na camada de transformação dos dados. A lógica é: (data e hora da atividade 'Pagamento realizado') <= (data de vencimento do pagamento).
Exemplos
truefalse
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Tempo total de ciclo
TotalCycleTime
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Duração total do processamento de uma fatura, do recebimento ao pagamento. | ||
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Descrição
O tempo total de ciclo mede toda a duração da fatura no processo. Ele é calculado pela diferença entre a primeira atividade (por exemplo, 'Fatura registrada') e a última (por exemplo, 'Pagamento realizado') para um determinado número de fatura. Esse é um dos principais KPIs para medir a eficiência geral do processo. Ele oferece uma visão geral da performance e é usado no dashboard 'Tempo total de ciclo da fatura'. Analisar as tendências dessa métrica e segmentá-la por atributos, como fornecedor ou valor, ajuda a identificar oportunidades amplas de melhoria.
Por que isso importa
É o principal KPI de alto nível para medir a velocidade e a eficiência geral do processo, resumindo a performance de cada fatura.
Onde encontrar
Esse valor é calculado no nível do caso, na ferramenta de Process Mining ou durante a preparação dos dados. Ele corresponde à diferença entre as datas e horas do primeiro e do último evento de cada CaseId.
Exemplos
P15DP22DT5H30MP7D
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Tipo de divergência
MatchingDiscrepancyType
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Classifica o tipo de divergência encontrada na conciliação entre a fatura e o pedido de compra. | ||
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Descrição
Quando ocorre uma divergência na conciliação de duas ou três vias, esse atributo especifica a natureza do problema, por exemplo, 'Divergência de preço', 'Divergência de quantidade' ou 'Recebimento de mercadorias ausente'. Esses dados são essenciais para o dashboard 'Tempo de resolução de divergências na conciliação'. Ao analisar a frequência dos diferentes tipos de divergência, a empresa pode identificar as causas raiz das falhas de conciliação. Por exemplo, divergências frequentes de preço podem indicar problemas com dados mestres desatualizados, enquanto divergências de quantidade podem apontar problemas de envio.
Por que isso importa
Classifica as falhas de conciliação e permite fazer análises de causa raiz para reduzir as divergências e aumentar a taxa de processamento direto.
Onde encontrar
Esse dado pode estar em uma tabela específica de conciliação ou de registros de exceções, ou talvez precise ser derivado de mensagens de status ou comentários do fluxo de trabalho.
Exemplos
Divergência de preçoDivergência de quantidadeRecebimento de mercadorias ausente
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Atividades do processamento de faturas do processo de compras ao pagamento
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Fatura aprovada
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Representa a aprovação final da fatura no fluxo de trabalho, autorizando seu lançamento e pagamento. O mecanismo do fluxo de trabalho registra explicitamente esse evento quando a aprovação é concluída. | ||
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Por que isso importa
Este é um marco essencial que encerra o processo de aprovação. O tempo entre 'Fatura enviada para aprovação' e este evento é uma medida importante da eficiência da aprovação e ajuda a identificar gargalos.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado nas tabelas do histórico do fluxo de trabalho (por exemplo, WorkflowTrackingStatusTable) quando o status do fluxo de trabalho muda para 'Aprovado'.
Coleta
Data e hora do registro de status 'Aprovado' no histórico do fluxo de trabalho.
Tipo de evento
explicit
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Fatura conciliada com pedido de compra
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Representa a conclusão bem-sucedida da conciliação, quando os dados da fatura correspondem às informações do pedido de compra e do recebimento de mercadorias. Esse evento é inferido quando o status de conciliação da fatura é atualizado para 'Aprovado'. | ||
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Por que isso importa
A conciliação bem-sucedida é um marco importante para faturas vinculadas a pedidos de compra, pois confirma a validade da cobrança antes do pagamento. Ela é essencial para acompanhar a eficiência e as taxas de automação da conciliação.
Onde encontrar
Inferido a partir da atualização do campo de status da conciliação no cabeçalho ou nas linhas da fatura de fornecedor (por exemplo, VendInvoiceInfoTable) para 'Aprovado' ou 'Conciliado com sucesso'.
Coleta
Data e hora da mudança de status para 'Aprovado' nos detalhes da validação da conciliação da fatura.
Tipo de evento
inferred
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Fatura enviada para aprovação
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Esta atividade marca o envio formal da fatura para um fluxo de trabalho de revisão e aprovação. O mecanismo de fluxo de trabalho do Dynamics 365 registra explicitamente esse envio. | ||
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Por que isso importa
Este é o ponto de partida para medir todo o ciclo de aprovação. A atividade ajuda a identificar quanto tempo as faturas aguardam antes mesmo do início da aprovação e serve de referência para os KPIs relacionados à aprovação.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado nas tabelas do histórico do fluxo de trabalho (por exemplo, WorkflowTrackingStatusTable) quando uma fatura é enviada para um fluxo de trabalho.
Coleta
Data e hora de criação do registro de envio do fluxo de trabalho no histórico.
Tipo de evento
explicit
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Fatura lançada
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Este é o evento contábil formal em que a fatura aprovada é registrada no razão geral, criando um passivo. Trata-se de um evento transacional explícito no sistema. | ||
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Por que isso importa
O lançamento é a última etapa antes do pagamento e um ponto de controle financeiro importante. O tempo entre 'Fatura aprovada' e 'Fatura lançada' mede a eficiência das etapas contábeis finais.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado quando a transação de fornecedor lançada é criada em tabelas como VendTrans e nos registros associados GeneralJournalEntry e LedgerEntry.
Coleta
Data e hora de criação do registro na tabela de transações de fornecedores (VendTrans).
Tipo de evento
explicit
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Fatura registrada
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Esta é a entrada inicial da fatura no sistema, que cria um registro provisório antes do processamento dos dados completos. A atividade é registrada quando um novo registro é criado no diário de registro de faturas de fornecedores. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade marca o início oficial do ciclo de processamento da fatura. Analisar o tempo a partir desse momento ajuda a medir a duração total do processamento e a identificar atrasos nas etapas iniciais.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado quando um registro é criado no registro de faturas de fornecedores, normalmente na VendInvoiceRegisterJournalTable ou em uma tabela semelhante de faturas pendentes.
Coleta
Data e hora de criação do registro no diário de registro de faturas de fornecedores.
Tipo de evento
explicit
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Pagamento executado
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Esta é a atividade final: representa o lançamento do diário de pagamentos, que cria o pagamento e liquida a fatura. É um evento transacional explícito que encerra o ciclo da fatura. | ||
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Por que isso importa
Esta atividade marca a conclusão bem-sucedida do processo da fatura ao pagamento. Ela serve de base para medir a 'Taxa de pagamentos em dia' e o tempo total de ciclo de ponta a ponta.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado quando o diário de pagamentos é lançado. As informações de liquidação são registradas em tabelas como VendSettlement, que vinculam o pagamento à fatura.
Coleta
Data e hora do lançamento do diário de pagamentos que liquida a transação de fornecedor.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueio de pagamento aplicado
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Esta atividade ocorre quando uma fatura é bloqueada, impedindo o pagamento. Ela é registrada quando o campo de bloqueio ou retenção de pagamento muda no registro da fatura lançada. | ||
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Por que isso importa
Os bloqueios de pagamento são uma das principais causas de atrasos. Analisar quando e por que são aplicados é essencial para melhorar os pagamentos em dia e o relacionamento com fornecedores.
Onde encontrar
Inferido a partir de uma mudança no campo de retenção ou bloqueio de pagamento da transação de fornecedor lançada (VendTrans). O log de alterações pode ser usado para registrar a data e a hora.
Coleta
Data e hora da atualização que define o bloqueio de pagamento na transação de fornecedor.
Tipo de evento
inferred
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Bloqueio de pagamento removido
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Representa a remoção da retenção de pagamento, permitindo que a fatura avance para o agendamento do pagamento. A atividade é registrada quando o campo de bloqueio de pagamento é limpo ou alterado para um status sem bloqueio. | ||
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Por que isso importa
Mede o tempo necessário para resolver os problemas que causam retenções de pagamento. Um intervalo longo entre a aplicação e a remoção do bloqueio indica ineficiência na resolução de problemas.
Onde encontrar
Inferido a partir de uma mudança que limpa o campo de retenção ou bloqueio de pagamento da transação de fornecedor lançada (VendTrans). O log de alterações pode fornecer a data e a hora.
Coleta
Data e hora da atualização que limpa o campo de bloqueio de pagamento na transação de fornecedor.
Tipo de evento
inferred
|
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Dados da fatura capturados
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Representa a conclusão da entrada dos dados da fatura, incluindo os dados do cabeçalho e das linhas, antes do envio para conciliação ou aprovação. Em geral, essa etapa é inferida quando o status do registro da fatura muda de 'novo' ou 'registrado' para 'pronto para processamento'. | ||
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Por que isso importa
Acompanhar esta atividade ajuda a medir a eficiência da entrada de dados, seja manual ou automatizada (OCR). Atrasos nesta etapa podem afetar todo o processo.
Onde encontrar
Inferido a partir das mudanças de status no registro de fatura de fornecedor pendente (por exemplo, VendInvoiceInfoTable). O evento ocorre quando todos os campos obrigatórios são preenchidos e a fatura está pronta para a próxima etapa.
Coleta
Detectar a mudança de status na tabela de faturas pendentes que indica a conclusão da entrada de dados.
Tipo de evento
inferred
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|||
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Divergência na conciliação identificada
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Esta atividade ocorre quando a conciliação da fatura falha devido a divergências entre a fatura, o pedido de compra ou o recebimento de mercadorias. Ela é registrada quando o status da conciliação da fatura muda para 'Reprovado' ou 'Divergência'. | ||
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Por que isso importa
Identificar quando e por que ocorrem divergências é essencial para o KPI 'Taxa de divergências na conciliação'. Esta atividade marca o início do processo de resolução, que costuma causar atrasos significativos.
Onde encontrar
Inferido a partir da atualização do campo de status da conciliação na fatura de fornecedor (por exemplo, VendInvoiceInfoTable) para 'Reprovado'. O motivo da falha também costuma ser registrado.
Coleta
Data e hora da mudança de status para 'Reprovado' ou 'Divergência' durante a conciliação.
Tipo de evento
inferred
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|||
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Divergência na conciliação resolvida
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Marca a resolução de uma divergência de conciliação identificada anteriormente, permitindo que a fatura prossiga. Essa etapa é inferida quando uma fatura com status de conciliação 'Reprovado' é conciliada novamente com sucesso ou liberada manualmente. | ||
|
Por que isso importa
Esta atividade encerra o subprocesso de resolução da divergência. O tempo entre 'Divergência na conciliação identificada' e este evento é um KPI importante para medir a eficiência da resolução.
Onde encontrar
Inferido por um evento de conciliação bem-sucedida ('Fatura conciliada com pedido de compra') que ocorre após um evento de 'Divergência na conciliação identificada' para a mesma fatura.
Coleta
Identificar uma data e hora de status de conciliação 'Aprovado' posterior à data e hora de status 'Reprovado'.
Tipo de evento
inferred
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Fatura codificada
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Esta atividade indica que as contas do razão geral foram atribuídas às linhas da fatura. Em geral, ela é inferida pela criação ou finalização das distribuições de contas contábeis vinculadas à fatura. | ||
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Por que isso importa
A codificação é uma etapa essencial para a precisão financeira. Medir o tempo necessário para codificar as faturas ajuda a identificar gargalos na revisão contábil e contribui para o KPI 'Tempo médio da captura dos dados à codificação'.
Onde encontrar
Inferido a partir da criação e validação de registros nas tabelas de distribuição contábil (por exemplo, AccountingDistribution) associados à fatura de fornecedor pendente.
Coleta
Data e hora em que as distribuições contábeis da fatura são salvas e validadas.
Tipo de evento
inferred
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Fatura rejeitada
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Indica que um aprovador rejeitou a fatura, interrompendo o processo e, em geral, devolvendo-a para correção. O mecanismo do fluxo de trabalho registra explicitamente esse evento de rejeição. | ||
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Por que isso importa
Acompanhar as rejeições ajuda a quantificar o retrabalho e identificar motivos recorrentes, como codificação incorreta ou descumprimento de políticas. Isso contribui diretamente para o KPI 'Taxa de rejeição de faturas'.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado nas tabelas do histórico do fluxo de trabalho (por exemplo, WorkflowTrackingStatusTable) quando o status do fluxo de trabalho muda para 'Rejeitado' ou 'Cancelado'.
Coleta
Data e hora do registro de status 'Rejeitado' no histórico do fluxo de trabalho.
Tipo de evento
explicit
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Pagamento agendado
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Esta atividade ocorre quando uma fatura lançada é incluída em uma proposta ou em um diário de pagamentos, antes da execução do pagamento. É uma ação explícita que cria uma linha no diário de pagamentos. | ||
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Por que isso importa
Esta etapa marca a transição de Contas a Pagar para as operações de Tesouraria. Analisá-la pode revelar atrasos entre o lançamento da fatura e o início do pagamento.
Onde encontrar
Este é um evento explícito, registrado quando uma linha é criada em um diário de pagamentos (LedgerJournalTrans) para liquidar a transação de fornecedor lançada.
Coleta
Data e hora de criação da linha do diário de pagamentos que faz referência à fatura.
Tipo de evento
explicit
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