Seu Template de dados de Purchase to Pay - Invoice Processing

Microsoft Dynamics 365
Seu Template de dados de Purchase to Pay - Invoice Processing

Seu Template de dados de Purchase to Pay - Invoice Processing

Este Template fornece um guia claro para extrair os dados essenciais necessários para analisar seu processo de Purchase to Pay - Invoice Processing no Microsoft Dynamics 365. Ele apresenta os atributos essenciais a serem coletados, as principais atividades a serem acompanhadas e orientações práticas para a extração de dados. Use este recurso para garantir que você reúna todas as informações necessárias para uma análise e otimização abrangentes do processo.
  • Atributos recomendados para coletar em uma análise aprofundada
  • Principais atividades a serem acompanhadas ao longo do ciclo de vida do processamento de faturas
  • Orientações para extrair dados do Microsoft Dynamics 365
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Purchase to Pay - Atributos do processamento de faturas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no seu Event Log e realizar uma análise completa do processamento de faturas de Purchase to Pay.
5 Obrigatório 7 Recomendado 10 Opcional
Nome Descrição
Hora do evento
EventTime
O timestamp preciso que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.
Descrição

A hora do evento, ou timestamp, registra a data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu. Esse é um componente essencial do Event Log, pois fornece a sequência temporal necessária para ordenar corretamente as atividades e calcular as durações.

Na análise, esse timestamp é a base de todas as métricas relacionadas ao tempo. Ele é usado para calcular a duração das atividades, o tempo de ciclo entre diferentes etapas, como o tempo de aprovação, e o tempo total de processamento de ponta a ponta de cada fatura. Ele também permite analisar tendências ao longo do tempo.

Por que isso importa

Esse timestamp é essencial para ordenar os eventos, calcular todos os tempos de ciclo e as durações e identificar gargalos no processo.

Onde obter

Ele é obtido de vários campos de data e hora em diferentes tabelas, como os campos createdDateTime ou modifiedDateTime em tabelas como VendInvoiceInfoTable, VendTrans ou tabelas de histórico do Workflow.

Exemplos
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Nome da atividade
ActivityName
O nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu em determinado momento do ciclo de vida do processamento da fatura.
Descrição

O nome da atividade descreve uma etapa específica ou uma mudança de status no processo da fatura, como “Invoice Registered”, “Invoice Sent For Approval” ou “Payment Executed”. Esses dados são essenciais para construir o mapa do processo e entender a sequência dos eventos.

Analisar esse atributo revela o fluxo do processo, identifica os caminhos mais comuns e destaca desvios ou gargalos. Ele é usado para calcular os tempos de ciclo entre atividades, como a duração entre a aprovação e o lançamento, e para medir a frequência de eventos específicos, como rejeições ou bloqueios de pagamento.

Por que isso importa

Ele define as etapas no mapa do processo, permitindo visualizar o fluxo e analisar as transições entre diferentes atividades.

Onde obter

Esse atributo normalmente é derivado de uma combinação de campos de status, tipos de transação ou entradas de logs de alterações em várias tabelas do Dynamics 365 relacionadas ao processamento de faturas.

Exemplos
Fatura enviada para aprovaçãoDivergência na conciliação encontradaPagamento executado
Número da fatura
InvoiceNumber
O identificador exclusivo de cada fatura de fornecedor, usado como o Case ID principal para acompanhar seu ciclo de vida.
Descrição

O número da fatura é a chave exclusiva que vincula todas as atividades associadas a uma única fatura de fornecedor. Ele permite rastrear a jornada completa da fatura, desde o recebimento e o registro até a conciliação, a aprovação e o pagamento final.

Na análise de Process Mining, esse atributo é fundamental. Ele define o caso e permite reconstruir o fluxo do processo de cada fatura. Assim, você consegue calcular os tempos totais de ciclo, identificar variantes do processo e analisar características e resultados específicos de cada fatura.

Por que isso importa

Este é o Case ID essencial que conecta todos os eventos relacionados, permitindo analisar o ciclo de vida completo de cada fatura individual.

Onde obter

Normalmente, ele é encontrado na tabela principal de faturas de fornecedores, como a VendInvoiceInfoTable, no campo Num.

Exemplos
INV-10056773245-AUS-001-98432
Sistema de origem
SourceSystem
O sistema de registro de onde os dados dos eventos foram extraídos.
Descrição

Esse atributo identifica o aplicativo de origem dos dados da atividade. Para este processo, normalmente será “Microsoft Dynamics 365”.

Em ambientes com vários sistemas, como uma solução externa de OCR ou captura, esse campo ajuda a diferenciar onde cada etapa do processo ocorre. Ele mantém clara a linhagem dos dados e ajuda a solucionar problemas de extração.

Por que isso importa

Ele fornece um contexto importante sobre a origem dos dados, essencial para validar os dados e entender o cenário de sistemas do processo.

Onde obter

Este é um valor estático, “Microsoft Dynamics 365”, adicionado durante a transformação dos dados para identificar a origem do conjunto de dados.

Exemplos
Microsoft Dynamics 365
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
O timestamp que indica a última vez que os dados desse processo foram atualizados a partir do sistema de origem.
Descrição

Esse atributo registra quando o conjunto de dados foi extraído e atualizado pela última vez a partir do Microsoft Dynamics 365. Normalmente, ele é igual para todos os registros de uma mesma carga de dados.

Essa informação é essencial para que você entenda o nível de atualização dos dados analisados. Ela contextualiza o quanto os insights sobre o processo estão atuais e é importante para gerenciar os cronogramas de atualização e validar os pipelines de dados.

Por que isso importa

Informa a atualidade dos dados, garantindo que você saiba quando a análise foi atualizada pela última vez e quando a próxima atualização está prevista.

Onde obter

Esse timestamp é gerado e gravado no conjunto de dados pelo processo de extração ou ETL no momento da execução.

Exemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Data de vencimento do pagamento
PaymentDueDate
A data até a qual a fatura deve ser paga de acordo com as condições de pagamento acordadas.
Descrição

A Data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento do fornecedor. Ela representa o prazo contratual para o pagamento.

Essa data é essencial para medir a performance financeira e gerenciar o relacionamento com fornecedores. Ela é a referência usada para calcular o KPI 'On-Time Payment Rate', comparando-a com a data real de 'Payment Executed'. Essa análise ajuda a identificar problemas sistêmicos que causam pagamentos atrasados, podendo resultar em relacionamentos prejudicados com fornecedores ou na perda de descontos por pagamento antecipado.

Por que isso importa

É a referência para medir a performance de pagamentos no prazo, um KPI importante para a saúde financeira e o relacionamento com fornecedores.

Onde obter

Essa data geralmente é calculada pelo sistema e armazenada na tabela de transações do fornecedor, como VendTrans, com base na data da fatura e nas condições de pagamento.

Exemplos
2023-05-152023-06-302023-07-20
Hora de término
EndTime
O registro preciso de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico foi concluído.
Descrição

A Hora de término registra quando uma atividade foi concluída. Quando combinada com a Hora de início (EventTime), ela permite calcular com precisão quanto tempo cada etapa levou para ser concluída.

Esse atributo é essencial para calcular o 'ProcessingTime' de cada atividade, uma métrica importante para a análise de performance. Ele ajuda a identificar exatamente quais etapas do processo estão consumindo mais tempo, permitindo ações de melhoria direcionadas. Por exemplo, pode medir a duração exata de uma etapa manual de codificação ou aprovação.

Por que isso importa

Permite calcular diretamente os tempos de processamento das atividades, algo fundamental para identificar as etapas que mais consomem tempo no processo.

Onde obter

Assim como StartTime, esse dado vem de vários campos de data e hora. Para algumas atividades, pode ser o StartTime da atividade seguinte. Em outros casos, pode ser um registro específico de data e hora de conclusão.

Exemplos
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Número do fornecedor
VendorNumber
O identificador exclusivo do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

O número do fornecedor é o código que identifica exclusivamente um fornecedor nos dados mestres. Ele vincula a transação da fatura a um fornecedor específico, permitindo uma análise centrada no fornecedor.

Esse atributo é essencial para segmentar os dados do processo por fornecedor. Ele ajuda a responder perguntas como “Quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação?” ou “As divergências de conciliação são mais comuns com determinados fornecedores?”. Analisar a performance por fornecedor pode revelar oportunidades de colaboração com fornecedores e melhoria do processo.

Por que isso importa

Permite filtrar e analisar causas-raiz por fornecedor, ajudando a identificar problemas de performance ou padrões associados a fornecedores específicos.

Onde obter

Normalmente, ele é encontrado no cabeçalho da tabela de faturas de fornecedores, como a VendInvoiceInfoTable, vinculada aos dados mestres principais de fornecedores na VendTable.

Exemplos
V-1001V-2050V-8342
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
O identificador do pedido de compra (PO) ao qual a fatura está relacionada.
Descrição

O número do pedido de compra vincula a fatura ao documento original de aquisição. Isso é essencial para processos que envolvem conciliação de duas ou três vias entre a fatura, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias.

Esse atributo permite analisar faturas com e sem pedido de compra, que geralmente seguem caminhos diferentes no processo. Ele é fundamental para entender a eficácia da conciliação, investigar divergências e medir a taxa de processamento direto de faturas vinculadas a pedidos de compra.

Por que isso importa

Ele diferencia as faturas vinculadas a pedidos de compra das faturas sem pedido, um dos principais fatores de variação do processo e um elemento essencial para a análise de conciliação.

Onde obter

Localizado na tabela de cabeçalho da fatura, como a VendInvoiceInfoTable, geralmente em um campo como PurchId.

Exemplos
PO-001234PO-005678PO-009101
Status da fatura
InvoiceStatus
O status atual da fatura no momento da extração dos dados.
Descrição

O Status da fatura indica o estado atual de uma fatura ao longo do seu ciclo de vida, como 'Aguardando aprovação', 'Aprovada', 'Lançada' ou 'Paga'. Isso fornece uma visão do progresso da fatura.

Esse atributo é usado principalmente para criar Dashboards operacionais que mostram a carga de trabalho e o backlog atuais. Ele ajuda os gestores a entender quantas faturas estão em cada etapa do processo, apoiando a alocação de recursos e o monitoramento operacional. É essencial para o Dashboard 'Invoice Processing Throughput & Status'.

Por que isso importa

Fornece uma visão do estado atual de todas as faturas, essencial para o monitoramento operacional, o gerenciamento da carga de trabalho e a identificação dos gargalos atuais.

Onde obter

Normalmente, é derivado dos campos de status da tabela principal de faturas, como VendInvoiceInfoTable.

Exemplos
Aguardando aprovaçãoLançadoPago
Usuário
User
O ID ou nome do usuário que executou a atividade.
Descrição

Esse atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma etapa específica do processo. Em etapas automatizadas, pode ser uma conta de sistema ou de serviço.

Analisar o processo por usuário ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, identificar necessidades de treinamento e comparar a performance entre pessoas ou equipes. Isso é essencial para analisar ciclos de retrabalho, nos quais o trabalho é transferido entre usuários, e entender as variações na forma como diferentes usuários executam a mesma tarefa.

Por que isso importa

Permite analisar a performance e a carga de trabalho por usuário ou equipe, além de ajudar a identificar os níveis de automação e as fontes de retrabalho.

Onde obter

Obtido de campos de ID de usuário em tabelas de transações ou do histórico do Workflow, como os campos createdby ou modifiedby. Essas informações podem estar nas tabelas de acompanhamento do Workflow.

Exemplos
j.doea.smithAX_Admin
Valor da fatura
InvoiceAmount
O valor monetário total da fatura.
Descrição

Esse atributo representa o valor total devido conforme indicado na fatura do fornecedor. É um dado financeiro fundamental de cada caso.

O valor da fatura é amplamente usado para segmentação e análise. Ele pode revelar se faturas de alto valor seguem um processo de aprovação diferente e mais rigoroso ou se levam mais tempo para ser processadas. Também é usado em Dashboards para analisar o volume de faturas por valor e pode ser agregado para entender o gasto total incluído na análise.

Por que isso importa

Permite analisar os dados com base no valor financeiro, ajudando a priorizar melhorias de processo em faturas de alto valor e a entender os fatores que geram custos.

Onde obter

Encontrado na tabela de cabeçalho da fatura, por exemplo, na VendInvoiceInfoTable, em um campo como InvoiceAmount ou Amount.

Exemplos
1500.00250.7512500.50
Código da empresa
CompanyCode
O identificador da entidade legal ou empresa da organização que está processando a fatura.
Descrição

O Código da empresa representa a entidade legal específica que é financeiramente responsável pela fatura. Em uma organização com várias empresas, esse é um dado essencial para a segmentação financeira.

Esse atributo permite filtrar ou comparar a análise do processo entre diferentes entidades legais. Ele pode revelar se a performance do processo, as políticas ou os gargalos são específicos de determinadas empresas do grupo, apoiando iniciativas localizadas de melhoria de processos.

Por que isso importa

Permite segmentar a análise do processo por entidade legal, algo essencial para organizações grandes com várias empresas.

Onde obter

É um campo padrão na maioria das tabelas financeiras do Dynamics 365, geralmente chamado de DataAreaId.

Exemplos
USMFDEMFGBSI
Condições de pagamento
PaymentTerms
O acordo de condições de pagamento com o fornecedor, como 'Net 30' ou '2% 10, Net 30'.
Descrição

As Condições de pagamento definem as condições acordadas para pagar o fornecedor, incluindo o prazo e possíveis descontos. Essas informações geralmente vêm dos dados mestres do fornecedor ou do pedido de compra.

Esse atributo fornece um contexto essencial para a Data de vencimento do pagamento e o KPI On-Time Payment Rate. Analisar se determinadas condições de pagamento estão relacionadas a pagamentos atrasados pode revelar desafios operacionais. Isso também ajuda no planejamento financeiro e no gerenciamento eficaz do capital de giro.

Por que isso importa

Fornece contexto para as datas de vencimento dos pagamentos e ajuda a analisar o impacto financeiro do prazo de pagamento e das taxas de captura de descontos.

Onde obter

Essas informações são armazenadas no cadastro mestre do fornecedor (VendTable) e copiadas para tabelas de transações como VendInvoiceInfoTable.

Exemplos
30 dias líquidos60 dias líquidos2% em 10 dias, 30 dias líquidos
Departamento
Department
O centro de custo ou departamento ao qual os custos da fatura são alocados.
Descrição

O Departamento identifica a unidade de negócio ou o centro de custo responsável pela despesa da fatura. Normalmente, isso é definido durante a atividade de codificação da fatura.

Analisar o processo por departamento é essencial para entender as diferenças departamentais em gastos, tempos de aprovação e conformidade. Isso ajuda a identificar quais departamentos têm mais exceções de faturas ou ciclos de aprovação mais longos, fornecendo uma base para comunicação e treinamento direcionados.

Por que isso importa

Permite analisar custos e processos por departamento, destacando variações de performance e conformidade em toda a organização.

Onde obter

É obtido das dimensões financeiras vinculadas às linhas ou ao cabeçalho da fatura. Isso exige consultar as estruturas de dados relacionadas às dimensões.

Exemplos
VendasMarketingOperações de TI
É automatizado
IsAutomated
Um indicador que mostra se uma atividade foi executada automaticamente pelo sistema ou por um usuário.
Descrição

Esse atributo booleano (true/false) diferencia eventos executados pelo sistema de tarefas manuais do usuário. Por exemplo, uma etapa de conciliação de faturas pode ser automatizada, enquanto o tratamento de divergências é manual.

Analisar esse atributo é essencial para entender o nível de automação do processo. Ele ajuda a medir o sucesso das iniciativas de automação, identificar gargalos manuais remanescentes e destacar oportunidades de automação adicional para aumentar a eficiência e reduzir erros.

Por que isso importa

Ajuda a medir o nível de automação do processo, identificando gargalos manuais e oportunidades de ganho de eficiência.

Onde obter

Normalmente, é derivado com base no atributo 'User'. Se o usuário for um sistema ou uma conta de serviço conhecida, esse indicador será definido como true.

Exemplos
truefalse
Moeda da fatura
InvoiceCurrency
O código da moeda do valor da fatura, como USD ou EUR.
Descrição

A moeda da fatura especifica a moeda em que o valor da fatura é denominado. Isso é importante para organizações multinacionais que trabalham com fornecedores de diferentes países.

Esse atributo fornece o contexto necessário para o valor da fatura e é usado em filtros e relatórios, especialmente em operações globais. Ele garante que os valores financeiros sejam interpretados corretamente e permite análises específicas por moeda ou a conversão para uma moeda padrão de relatório.

Por que isso importa

Fornece o contexto essencial para os valores financeiros, permitindo interpretar e analisar corretamente os valores das faturas em diferentes regiões.

Onde obter

Localizado na tabela de cabeçalho da fatura, junto ao valor da fatura, por exemplo, no campo CurrencyCode da VendInvoiceInfoTable.

Exemplos
USDEURGBP
Motivo da rejeição
RejectionReason
O motivo informado por um aprovador para rejeitar uma fatura.
Descrição

Quando uma fatura é rejeitada durante o Workflow de aprovação, o aprovador normalmente informa um motivo. Esse atributo registra essa explicação, que pode ser um código predefinido ou um texto livre.

Esse é um atributo essencial para o Dashboard 'Invoice Rejection Analysis'. Ele fornece o insight qualitativo necessário para entender as causas-raiz das rejeições, como 'Número do pedido de compra incorreto', 'Fatura duplicada' ou 'Divergência de preço'. Analisar esses motivos ajuda a priorizar ações para reduzir a taxa de rejeição.

Por que isso importa

Fornece um insight direto sobre os motivos das rejeições de faturas, permitindo ações direcionadas para reduzir o retrabalho e melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa.

Onde obter

Normalmente, é encontrado nos comentários ou registros de histórico das tabelas de processamento do Workflow.

Exemplos
Quantidade incorretaNota fiscal duplicadaLimite de aprovação excedido
Motivo do bloqueio do pagamento
PaymentBlockReason
O código do motivo que explica por que um bloqueio de pagamento foi aplicado a uma fatura.
Descrição

Um bloqueio de pagamento impede que uma fatura seja paga. Esse atributo registra o motivo do bloqueio, que geralmente é um código padronizado selecionado por um usuário, como 'Cobranças contestadas' ou 'Aguardando recebimento das mercadorias'.

Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Payment Block Frequency & Duration'. Analisar os motivos mais comuns dos bloqueios de pagamento ajuda a identificar problemas subjacentes no processo P2P. Resolver essas causas-raiz pode reduzir significativamente os atrasos nos pagamentos e melhorar o relacionamento com fornecedores.

Por que isso importa

Explica por que os pagamentos são atrasados intencionalmente, ajudando a identificar e resolver problemas anteriores no processo que causam bloqueios de pagamento.

Onde obter

Normalmente, é um campo do registro do fornecedor ou da fatura, geralmente relacionado ao status do bloqueio de pagamento. Procure em tabelas como VendTrans.

Exemplos
Divergência de qualidadeAguardando nota de créditoBloqueio manual
Pagamento no prazo
IsOnTimePayment
Um indicador calculado que mostra se uma fatura foi paga na data de vencimento ou antes dela.
Descrição

Esse atributo booleano é derivado da comparação entre o registro de data e hora da atividade 'Payment Executed' e a 'Payment Due Date'. Se a data do pagamento for menor ou igual à data de vencimento, o valor será true; caso contrário, será false.

Esse atributo dá suporte direto ao KPI 'On-Time Payment Rate' e ao Dashboard 'Payment Terms Compliance'. Ele simplifica a análise ao fornecer um resultado binário claro para cada fatura, facilitando a filtragem de pagamentos atrasados e a investigação de suas causas-raiz por fornecedor, departamento ou país.

Por que isso importa

Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento, simplificando o cálculo do KPI On-Time Payment Rate e as análises relacionadas.

Onde obter

Esse atributo é calculado na camada de transformação de dados. A lógica é: (registro de data e hora da atividade 'Payment Executed') <= (Data de vencimento do pagamento).

Exemplos
truefalse
Tempo total do ciclo
TotalCycleTime
A duração total, de ponta a ponta, do processamento de uma única fatura, desde o recebimento até o pagamento.
Descrição

O Tempo total do ciclo mede toda a duração que uma fatura permanece no processo. Ele é calculado como a diferença de tempo entre a primeira atividade, por exemplo, 'Invoice Registered', e a última atividade, por exemplo, 'Payment Executed', para um determinado número de fatura.

Esse é um KPI principal para medir a eficiência geral do processo. Ele fornece uma visão de alto nível da performance e é usado no Dashboard 'Invoice End-to-End Cycle Time'. Analisar as tendências dessa métrica e segmentá-la por atributos como fornecedor ou valor ajuda a identificar oportunidades amplas de melhoria.

Por que isso importa

Representa o principal KPI de alto nível para a velocidade e a eficiência gerais do processo, resumindo a performance de cada fatura.

Onde obter

É calculado no nível do caso dentro da ferramenta de Process Mining ou durante a preparação dos dados. Trata-se da diferença de tempo entre os registros de data e hora do primeiro e do último evento de cada CaseId.

Exemplos
P15DP22DT5H30MP7D
Tipo de divergência
MatchingDiscrepancyType
Classifica o tipo de divergência encontrada durante o processo de conciliação entre a fatura e o pedido de compra.
Descrição

Quando ocorre uma divergência durante a conciliação de 2 ou 3 vias, esse atributo especifica a natureza do problema, por exemplo, 'Divergência de preço', 'Divergência de quantidade' ou 'Recebimento de mercadorias ausente'.

Esses dados são essenciais para o Dashboard 'Matching Discrepancy Resolution Time'. Ao analisar a frequência dos diferentes tipos de divergência, a empresa pode identificar as causas-raiz das falhas de conciliação. Por exemplo, divergências frequentes de preço podem indicar problemas com dados mestres desatualizados, enquanto divergências de quantidade podem apontar para problemas de envio.

Por que isso importa

Classifica as falhas de conciliação, permitindo a análise de causas-raiz para reduzir a taxa de divergências e melhorar o processamento direto.

Onde obter

Pode ser armazenado em uma tabela dedicada de conciliação ou de registros de exceções, ou precisar ser derivado de mensagens de status ou comentários do Workflow.

Exemplos
Divergência de preçoDivergência de quantidadeRecebimento de mercadoria ausente
Obrigatório Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Atividades de processamento de faturas

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no seu Event Log para descobrir e analisar com precisão o Workflow de processamento de faturas.
6 Recomendado 8 Opcional
Atividade Descrição
Fatura aprovada
Representa a aprovação final e bem-sucedida da fatura no Workflow, autorizando seu lançamento e pagamento. Este é um evento explícito registrado pelo mecanismo de Workflow após a conclusão.
Por que isso importa

Este é um marco crítico que encerra o processo de aprovação. O tempo entre “Invoice Sent for Approval” e este evento é uma medida importante da eficiência da aprovação e ajuda a identificar gargalos.

Onde obter

Este é um evento explícito registrado nas tabelas de histórico do Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, quando o status do Workflow muda para “Approved”.

Captura

Timestamp da entrada de status “Approved” no histórico do Workflow.

Tipo de evento explicit
Fatura conciliada com o pedido de compra
Representa a conclusão bem-sucedida do processo de conciliação, quando os detalhes da fatura correspondem às informações do pedido de compra e do recebimento de mercadorias. Esse evento é inferido quando o status de conciliação da fatura é atualizado para “Passed”.
Por que isso importa

Uma conciliação bem-sucedida é um marco importante para faturas vinculadas a pedidos de compra, pois confirma a validade da cobrança antes do pagamento. Acompanhar a eficiência da conciliação e as taxas de automação é essencial.

Onde obter

Inferido a partir da atualização do campo de status de conciliação no cabeçalho ou nas linhas da fatura do fornecedor, como na VendInvoiceInfoTable, para o valor “Passed” ou “Successfully Matched”.

Captura

Timestamp da mudança de status para “Passed” nos detalhes da validação da conciliação da fatura.

Tipo de evento inferred
Fatura enviada para aprovação
Esta atividade marca o envio formal de uma fatura para um Workflow de análise e aprovação. O mecanismo de Workflow do Dynamics 365 registra explicitamente esse evento de envio.
Por que isso importa

Este é o ponto de partida para medir todo o ciclo de aprovação. Ele ajuda a identificar quanto tempo as faturas aguardam antes mesmo de o processo de aprovação começar e serve como gatilho para os KPIs relacionados à aprovação.

Onde obter

Este é um evento explícito registrado nas tabelas de histórico do Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, quando uma fatura é enviada para um Workflow.

Captura

Timestamp de criação do registro de envio do Workflow no histórico do Workflow.

Tipo de evento explicit
Fatura lançada
Este é o evento contábil formal em que a fatura aprovada é registrada no General Ledger, criando um passivo. Trata-se de um evento transacional explícito no sistema.
Por que isso importa

O lançamento é a etapa final antes do pagamento e um ponto de controle financeiro importante. O tempo entre “Invoice Approved” e “Invoice Posted” mede a eficiência das etapas contábeis finais.

Onde obter

Este é um evento explícito capturado a partir da criação da transação lançada do fornecedor em tabelas como VendTrans e nos registros associados GeneralJournalEntry e LedgerEntry.

Captura

Timestamp de criação do registro na tabela de transações do fornecedor, VendTrans.

Tipo de evento explicit
Fatura registrada
Esta é a entrada inicial de uma fatura no sistema, criando um registro provisório antes que todos os detalhes sejam processados. A atividade é capturada quando um novo registro é criado no diário de registro de faturas de fornecedores.
Por que isso importa

Esta atividade marca o início oficial do ciclo de vida do processamento da fatura. Analisar o tempo a partir desse ponto ajuda a medir a duração total do processamento e a identificar atrasos nas primeiras etapas.

Onde obter

Este é um evento explícito capturado a partir da criação de um registro no registro de faturas de fornecedores, normalmente na VendInvoiceRegisterJournalTable ou em uma tabela semelhante de faturas pendentes.

Captura

Timestamp de criação do registro no diário de registro de faturas de fornecedores.

Tipo de evento explicit
Pagamento executado
Esta é a atividade final, representando o lançamento do diário de pagamentos que cria o pagamento e liquida a fatura. Trata-se de um evento transacional explícito que encerra o ciclo de vida da fatura.
Por que isso importa

Esta atividade marca o fim bem-sucedido do processo de invoice-to-pay. Ela serve de base para medir a “On-Time Payment Rate” e o tempo total do ciclo de ponta a ponta.

Onde obter

Este é um evento explícito capturado a partir do lançamento do diário de pagamentos. As informações de liquidação são registradas em tabelas como VendSettlement, vinculando o pagamento à fatura.

Captura

Timestamp de lançamento do diário de pagamentos que liquida a transação do fornecedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueio de pagamento definido
Esta atividade ocorre quando uma retenção é aplicada a uma fatura, impedindo seu pagamento. Ela é capturada por uma alteração no campo de status de bloqueio ou retenção de pagamento do registro da fatura lançada.
Por que isso importa

Os bloqueios de pagamento são uma das principais causas de pagamentos atrasados. Analisar quando e por que eles são aplicados é essencial para melhorar a performance dos pagamentos no prazo e o relacionamento com os fornecedores.

Onde obter

Inferido a partir de uma alteração no campo de retenção ou bloqueio de pagamento da transação lançada do fornecedor, VendTrans. O log de alterações pode ser usado para capturar o timestamp.

Captura

Timestamp da atualização que define o campo de bloqueio de pagamento na transação do fornecedor.

Tipo de evento inferred
Bloqueio de pagamento liberado
Representa a remoção de uma retenção de pagamento, permitindo que a fatura avance para o agendamento do pagamento. Isso é capturado quando o campo de bloqueio de pagamento é limpo ou alterado para um estado sem bloqueio.
Por que isso importa

Mede o tempo necessário para resolver os problemas que causam retenções de pagamento. Longos períodos entre a aplicação e a liberação de um bloqueio indicam processos ineficientes de resolução de problemas.

Onde obter

Inferido a partir de uma alteração que limpa o campo de retenção ou bloqueio de pagamento da transação lançada do fornecedor, VendTrans. O log de alterações pode fornecer o timestamp.

Captura

Timestamp da atualização que limpa o campo de bloqueio de pagamento na transação do fornecedor.

Tipo de evento inferred
Dados da fatura capturados
Representa a conclusão da entrada dos dados da fatura, incluindo os detalhes do cabeçalho e das linhas, antes do envio para conciliação ou aprovação. Isso geralmente é inferido quando o registro da fatura muda do status “new” ou “registered” para o estado “ready for processing”.
Por que isso importa

Acompanhar essa atividade ajuda a medir a eficiência do processo de entrada de dados, seja manual ou automatizado, como no OCR. Atrasos nessa etapa podem se propagar por todo o processo.

Onde obter

Inferido a partir das mudanças de status no registro da fatura pendente do fornecedor, como na VendInvoiceInfoTable. O evento ocorre quando todos os campos obrigatórios são preenchidos e a fatura está pronta para a próxima etapa.

Captura

Detectar a mudança de status na tabela de faturas pendentes que indica a conclusão da entrada de dados.

Tipo de evento inferred
Divergência na conciliação encontrada
Esta atividade ocorre quando o processo de conciliação da fatura falha devido a divergências entre a fatura, o pedido de compra ou o recebimento de mercadorias. Ela é capturada quando o status de conciliação da fatura é definido como “Failed” ou “Discrepancy”.
Por que isso importa

Identificar quando e por que as divergências ocorrem é essencial para o KPI “Matching Discrepancy Rate”. Esta atividade marca o início do processo de resolução, que costuma ser uma fonte importante de atrasos.

Onde obter

Inferido a partir da atualização do campo de status de conciliação na fatura do fornecedor, como na VendInvoiceInfoTable, para o valor “Failed”. O motivo da falha geralmente também é registrado.

Captura

Timestamp da mudança de status para “Failed” ou “Discrepancy” durante a conciliação.

Tipo de evento inferred
Divergência na conciliação tratada
Marca a resolução de uma divergência de conciliação identificada anteriormente, permitindo que a fatura avance. Isso é inferido quando uma fatura com status de conciliação “Failed” é conciliada novamente com sucesso ou liberada manualmente.
Por que isso importa

Esta atividade encerra o subprocesso de resolução da divergência. O tempo entre “Matching Discrepancy Found” e este evento é um KPI importante para medir a eficiência da resolução.

Onde obter

Inferido por um evento de conciliação bem-sucedida, “Invoice Matched To Purchase Order”, que ocorre depois de um evento “Matching Discrepancy Found” para a mesma fatura.

Captura

Identificar um timestamp de status de conciliação “Passed” que venha depois de um timestamp de status “Failed”.

Tipo de evento inferred
Fatura codificada
Esta atividade indica que as distribuições de contas do General Ledger foram atribuídas às linhas da fatura. Normalmente, ela é inferida pela criação ou finalização das distribuições de contas vinculadas à fatura.
Por que isso importa

A codificação é uma etapa crítica para a precisão financeira. Medir o tempo necessário para codificar as faturas ajuda a identificar gargalos no processo de revisão contábil e dá suporte ao KPI “Avg Data Capture to Coded Time”.

Onde obter

Inferido a partir da criação e validação de registros nas tabelas de distribuição contábil, como AccountingDistribution, associados à fatura pendente do fornecedor.

Captura

Timestamp em que as distribuições contábeis da fatura são salvas e validadas.

Tipo de evento inferred
Fatura rejeitada
Indica que um aprovador rejeitou a fatura, interrompendo o processo e normalmente enviando-a de volta para correção. O mecanismo de Workflow registra explicitamente esse evento de rejeição.
Por que isso importa

Acompanhar as rejeições ajuda a quantificar o retrabalho e identificar motivos comuns de falha, como codificação incorreta ou violações de políticas. Isso dá suporte direto ao KPI “Invoice Rejection Rate”.

Onde obter

Este é um evento explícito registrado nas tabelas de histórico do Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, quando o status do Workflow muda para “Rejected” ou “Canceled”.

Captura

Timestamp da entrada de status “Rejected” no histórico do Workflow.

Tipo de evento explicit
Pagamento agendado
Esta atividade ocorre quando uma fatura lançada é incluída em uma proposta de pagamento ou em um diário de pagamentos, mas antes da execução do pagamento. É uma ação explícita que cria uma linha no diário de pagamentos.
Por que isso importa

Isso marca a transição de Contas a Pagar para as operações de Tesouraria. Analisar esta etapa pode revelar atrasos entre o lançamento da fatura e o início do pagamento.

Onde obter

Este é um evento explícito capturado a partir da criação de uma linha em um diário de pagamentos, LedgerJournalTrans, que liquida a transação lançada do fornecedor.

Captura

Timestamp de criação da linha do diário de pagamentos que faz referência à fatura.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guias de extração

Como obter seus dados do Microsoft Dynamics 365

Pronto para começar?

Use este Template para dar o pontapé inicial na sua jornada de Process Mining e obter insights para processar faturas com mais rapidez e precisão. Comece a transformar suas operações hoje.

Comece a otimizar hoje o processamento de Purchase to Pay - Invoice Processing

Descubra ineficiências e reduza o tempo do ciclo de processamento de faturas em 30% ou mais.

Começar o teste grátis

Não é necessário cartão de crédito. Comece em poucos minutos.