Seu Template de dados para gestão de despesas

A data e a hora do evento registram o momento exato de cada atividade do processo. Essas informações temporais são fundamentais para Process Mining, pois estabelecem a ordem cronológica dos eventos.

Elas são usadas para calcular os tempos de ciclo entre atividades, identificar tempos de espera e atrasos e analisar a performance do processo em diferentes períodos. Também permitem calcular métricas importantes, como o tempo médio de análise do gestor e o intervalo até a execução do reembolso, apoiando diretamente a análise de gargalos e o monitoramento da performance.

A data e a hora são essenciais para calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e de espera, fundamentais para identificar atrasos.

Cada registro de evento ou transação no Brex deve ter uma data e uma hora associadas. Essas informações podem ser encontradas nas respostas da API ou nas exportações de dados dos relatórios de despesas.

O ID do relatório de despesas é a base do processo de gestão de despesas. Ele reúne todas as atividades relacionadas, da criação e do envio à aprovação e ao reembolso, em um único caso.

Em Process Mining, esse ID permite analisar o percurso completo de cada relatório de despesas. Ele é usado para reconstruir o caminho exato percorrido pelo relatório, medir o tempo de ciclo total, identificar ciclos de retrabalho quando os relatórios são devolvidos para revisão e analisar as variantes do processo para entender os fluxos mais comuns e as exceções.

Este ID é essencial para acompanhar todo o ciclo de vida de um relatório de despesas e analisar tempos de ciclo, gargalos e desvios do processo.

Este é um identificador principal no módulo de gestão de despesas do Brex, geralmente disponível em todas as exportações de dados e endpoints da API relacionados a relatórios de despesas.

O nome da atividade descreve uma etapa do processo, como Relatório de despesas enviado, Aprovado pelo gestor ou Reembolso efetuado. Esses eventos formam a sequência de ações que compõem o fluxo do processo.

A análise dessas atividades permite visualizar o mapa do processo, identificar gargalos entre etapas e calcular a frequência de diferentes resultados, como aprovações ou rejeições. É a base para entender o que acontece durante o processo de gestão de despesas.

Este atributo é essencial para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos de cada relatório de despesas.

Estas informações vêm dos logs de eventos ou dos status das transações no sistema Brex. Talvez seja necessário converter códigos de status ou tipos de evento em nomes fáceis de entender.

Este atributo identifica o departamento, como Vendas, Engenharia ou Marketing, ao qual pertence o funcionário que enviou o relatório. É uma dimensão organizacional importante para a análise.

Analisar os dados por departamento ajuda a identificar variações no processo, gargalos ou problemas de conformidade específicos de determinadas áreas da organização. Por exemplo, pode revelar se um departamento tem uma taxa de rejeição muito maior ou tempos de aprovação mais longos que os demais, indicando a necessidade de treinamento direcionado ou ajustes no processo. O atributo também é importante para acompanhar os orçamentos departamentais e alocar custos.

Permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou tendências específicos de cada departamento.

Estas informações geralmente vêm do perfil do funcionário no Brex, que costuma ser sincronizado com um sistema de informações de RH.

Este atributo é um indicador simples, verdadeiro ou falso, definido quando o mecanismo automático de políticas do Brex detecta uma possível violação, como uma despesa acima do limite da categoria ou a falta de um comprovante.

Esta sinalização é fundamental para a análise de conformidade e serve de base para o KPI de taxa de violação de políticas. Ela permite filtrar rapidamente os relatórios fora de conformidade e entender o impacto nos tempos de processamento e nas taxas de rejeição. Analisar esses relatórios ajuda a aprimorar as políticas da empresa e identificar onde os funcionários precisam de mais orientação.

Dá suporte direto ao monitoramento da conformidade e ajuda a quantificar o impacto das violações de políticas na eficiência do processo e no retrabalho.

Provavelmente é um campo booleano ou um indicador de status nos dados de relatórios de despesas do Brex, geralmente gerenciado pelo mecanismo de políticas da plataforma.

O status do relatório mostra em que etapa do processo ele está, por exemplo, Aguardando aprovação do gestor, Aprovado, Pago ou Rejeitado.

Este atributo é essencial para o monitoramento operacional, especialmente no Dashboard de monitoramento do status de relatórios de despesas em aberto. Ele permite que gestores e equipes financeiras vejam rapidamente a carga de trabalho atual, identifiquem relatórios parados em uma etapa e priorizem as ações. Analisar o tempo em cada status ajuda a localizar atrasos e ineficiências no processo.

Mostra a situação atual do relatório de despesas no fluxo de trabalho, informação essencial para Dashboards operacionais e monitoramento de status.

Este é um campo de status importante no objeto de relatório de despesas do Brex.

O atributo Usuário do evento identifica a pessoa responsável por uma atividade. Pode ser o funcionário que enviou o relatório, o gestor que o analisou ou alguém da equipe financeira que processou o reembolso.

Este atributo é essencial para analisar a carga de trabalho e acompanhar a performance, como no Dashboard de performance e carga de trabalho dos aprovadores. Ele ajuda a identificar quais aprovadores estão analisando mais relatórios, quem aprova mais rápido e se alguém está se tornando um gargalo no processo. Assim, é possível distribuir o trabalho de forma mais equilibrada e oferecer apoio direcionado quando necessário.

Identifica a pessoa responsável por uma ação e permite analisar a carga de trabalho, acompanhar a performance e identificar gargalos individuais.

Estes dados geralmente são registrados no log de auditoria ou no histórico de eventos de um relatório de despesas no Brex.

Este atributo representa o valor total solicitado no relatório de despesas. É uma métrica financeira importante para entender os padrões de gastos e o impacto financeiro do processo de despesas.

Na análise, o valor total pode ser usado para separar os relatórios por faixa de valor, como relatórios de alto e baixo valor, que podem seguir fluxos de aprovação ou níveis de análise diferentes. Ele também é essencial para relatórios financeiros, análises orçamentárias e identificação de tendências de gastos por departamento ou categoria.

Este atributo permite fazer análises financeiras, como identificar relatórios de despesas de alto valor que podem exigir uma análise mais rigorosa ou levar mais tempo para serem aprovados.

Este é um campo padrão associado a todos os relatórios de despesas no Brex. Ele pode ser encontrado no objeto principal do relatório de despesas nas respostas da API ou nas exportações.

Este atributo booleano calculado identifica as instâncias mais eficientes do processo. Ele recebe o valor 'true' somente quando um relatório de despesas percorre todo o processo, do envio à aprovação final, sem ser rejeitado nem devolvido para revisão.

Esse atributo é a base do KPI 'Taxa de aprovação na primeira tentativa', uma medida importante da qualidade e da eficiência do processo. Uma taxa alta indica que os funcionários enviam relatórios de qualidade, em conformidade com as políticas, e que o processo de aprovação é simples. Analisar as características dos relatórios que não são aprovados na primeira tentativa ajuda a identificar fontes de atrito e erros no processo.

Mede a qualidade dos envios iniciais e a eficiência do fluxo de trabalho principal, identificando relatórios que avançam sem obstáculos.

Este atributo é calculado na plataforma de Process Mining, que analisa a sequência de atividades de cada caso para verificar se houve rejeição ou revisão.

A categoria de despesa é uma classificação escolhida pelo funcionário para descrever a natureza do gasto. Ela é usada na contabilidade, no orçamento e na aplicação de políticas.

No Process Mining, categorizar as despesas permite analisar o processo com mais detalhes. Isso pode ajudar a identificar se certas categorias, como viagens internacionais, têm ciclos de aprovação mais longos ou taxas de rejeição mais altas. Essa análise contribui para aprimorar políticas e processos relacionados a tipos específicos de gastos.

Permite analisar o processo de acordo com o tipo de gasto e identificar diferenças de comportamento ou gargalos entre as categorias de despesas.

Este é um campo padrão nos itens de despesa e precisa ser agregado ao nível do relatório quando ele inclui várias categorias.

Enquanto o indicador de violação de política mostra que houve uma violação, este atributo explica o motivo. Ele contém detalhes sobre a regra específica que foi descumprida, como 'Limite de US$ 50 para refeições excedido' ou 'Recibo obrigatório para despesas acima de US$ 25'.

Esse nível de detalhe é essencial para o Dashboard de análise de violações de políticas e retrabalho. Ele permite fazer uma análise de causa raiz e identificar os tipos de violação mais comuns. Esse insight pode orientar ações específicas, como esclarecer uma política, enviar lembretes aos funcionários ou ajustar as regras automatizadas do sistema.

Aponta a causa raiz das violações de políticas e permite direcionar melhorias nas políticas, no treinamento dos usuários e nas configurações do sistema.

Essas informações ficam disponíveis na seção de conformidade ou nas notas de revisão associadas a uma despesa sinalizada no Brex.

Este atributo identifica se uma atividade foi executada automaticamente pelo sistema, como uma verificação automatizada de políticas, ou por uma pessoa, como uma aprovação manual.

Diferenciar atividades automatizadas das manuais é essencial para entender o nível de automação do processo. Isso ajuda a avaliar a eficácia dos sistemas baseados em regras e a identificar oportunidades para ampliar a automação. Por exemplo, o atributo mostra quantos relatórios são aprovados automaticamente e quantos exigem intervenção manual, orientando iniciativas para processar mais casos sem intervenção humana.

Ajuda a medir o nível de automação do processo e identifica quais etapas são realizadas por pessoas e quais são executadas pelo sistema.

Geralmente, esse atributo é calculado verificando o usuário associado a um evento. Eventos gerados pelo sistema costumam estar vinculados a um usuário genérico, como 'system' ou 'bot'.

Este atributo booleano é derivado do fluxo do processo. Ele recebe o valor 'true' para qualquer relatório de despesas que inclua a atividade 'Relatório enviado para revisão' no histórico. Assim, fica mais fácil marcar e analisar os casos que passaram por retrabalho.

Este indicador é usado para calcular o KPI 'Taxa de retrabalho em relatórios de despesas' e alimentar o Dashboard de análise de violações de políticas e retrabalho. Ele facilita a comparação entre casos que avançam sem problemas pelo processo e aqueles que são devolvidos, ajudando a quantificar o tempo e o custo associados ao retrabalho.

Identifica relatórios de despesas que exigiram trabalho adicional e correções, permitindo analisar as causas e os custos do retrabalho.

Este atributo não existe no sistema de origem. Ele é calculado verificando se a sequência de atividades de um caso contém 'Relatório enviado para revisão' ou outra atividade semelhante de retrabalho.

Enquanto StartTime (EventTime) marca o início de uma atividade, EndTime marca sua conclusão. Isso é mais relevante para atividades com duração, como 'Revisão do gerente iniciada' e 'Aprovação do gerente'.

Ter os horários de início e término de uma atividade permite calcular com precisão seu tempo de processamento e separá-lo do tempo de espera anterior. Assim, você mede com mais exatidão quanto tempo o trabalho em si leva, um componente importante da análise de gargalos.

Permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades, separando-o do tempo de espera e tornando a análise de gargalos mais precisa.

EndTime costuma corresponder ao StartTime da atividade seguinte na sequência. Também pode ser um campo específico nos dados de origem para atividades com duração definida.

Este atributo diferencia as despesas pagas com um cartão Brex emitido pela empresa daquelas pagas do próprio bolso pelo funcionário e que exigem reembolso.

Essa distinção é importante porque o processo pode variar bastante conforme o método de pagamento. Transações com cartão corporativo podem passar por verificação e conciliação, enquanto reembolsos seguem um processo de solicitação e pagamento. Analisar os dados por método de pagamento ajuda a isolar problemas específicos de cada fluxo e a otimizá-los separadamente.

O fluxo do processo e as etapas necessárias costumam ser diferentes para despesas pagas com cartão corporativo e reembolsos de gastos próprios. Por isso, este é um atributo importante para analisar variantes.

Essas informações fazem parte dos dados da transação no Brex.

O atributo Moeda especifica a unidade do valor total, como USD, EUR ou GBP. Ele é essencial para análises financeiras precisas, especialmente em organizações multinacionais que trabalham com várias moedas.

Este atributo garante a interpretação correta dos dados financeiros. Ele permite agregar e comparar os valores das despesas adequadamente, muitas vezes com a conversão para uma moeda comum de relatório. Assim, evita-se o erro de somar valores monetários de moedas diferentes.

Garante a precisão financeira em ambientes com várias moedas e permite agregar e apresentar corretamente os valores das despesas.

Este campo geralmente aparece junto ao campo de valor nos dados de relatórios de despesas do Brex.

Este atributo registra o motivo, em texto livre ou selecionado de uma lista, informado quando um relatório de despesas é rejeitado. Diferentemente de um indicador automático de política, ele representa uma decisão manual de quem aprova.

Analisar os motivos de rejeição é essencial para entender as causas de falhas no processo e do retrabalho. Isso ajuda a identificar erros comuns no envio, políticas pouco claras ou dúvidas de funcionários e gerentes. Essas informações podem ser usadas para melhorar os materiais de treinamento e as perguntas frequentes, reduzindo as taxas de rejeição e retrabalho.

Explica por que ocorrem rejeições manuais e fornece feedback direto para melhorar o treinamento dos usuários e reduzir erros futuros.

Geralmente, é um campo de comentários que quem aprova pode preencher ao selecionar a ação 'Rejeitar' na interface do Brex.

Este atributo informa o nome do funcionário em cujo nome o relatório de despesas foi enviado. Enquanto Usuário do evento identifica quem realizou uma ação, Nome do funcionário identifica a pessoa associada ao caso do relatório de despesas.

Na análise, ele permite acompanhar as despesas por funcionário. Também ajuda a identificar quem envia relatórios com violações de políticas com frequência ou tem relatórios rejeitados repetidamente, o que pode indicar a necessidade de treinamento adicional. Além disso, ajuda a entender os padrões de gastos de diferentes funcionários ou funções na organização.

Identifica quem é responsável pelo relatório de despesas e permite analisar a qualidade dos envios e a conformidade por funcionário.

Esta informação básica consta em todos os relatórios de despesas e está vinculada ao perfil do usuário que criou o relatório no Brex.

Este atributo indica o país do escritório principal ou do centro de custos do funcionário. Para empresas globais, é uma dimensão essencial para análises comparativas.

Analisar o processo por país pode revelar diferenças regionais na performance do processo, nas taxas de conformidade ou nos hábitos de gastos. Por exemplo, os tempos de aprovação podem ser maiores em um país devido a regulamentações locais ou a diferentes estruturas de gestão. Esse insight ajuda a padronizar processos globalmente sem deixar de atender às necessidades locais.

Permite analisar a performance e a conformidade do processo em diferentes regiões geográficas, algo essencial para organizações multinacionais.

Obtido no perfil do funcionário no Brex, que geralmente é sincronizado com um sistema central de RH.

Este atributo booleano calculado mede a adesão a uma boa prática comum do processo: anexar todos os recibos necessários antes de enviar um relatório de despesas para revisão. Ele recebe o valor 'true' quando a atividade 'Recibos anexados' ocorre antes da atividade 'Relatório de despesas enviado' em um caso.

Este indicador dá suporte direto ao Dashboard de adesão a recibos e impacto e ao KPI de adesão ao envio de recibos. Analisá-lo ajuda a quantificar a frequência de recibos atrasados ou ausentes e a relacionar esse comportamento a resultados do processo, como atrasos, rejeições e retrabalho.

Mede a conformidade com as políticas de envio de recibos e ajuda a identificar uma causa raiz comum de atrasos e rejeições no processo.

Este valor é calculado na ferramenta de Process Mining, comparando as datas e horas das atividades 'Recibos anexados' e 'Relatório de despesas enviado' em cada caso.

Este atributo identifica a origem dos dados do processo, que neste caso é o Brex. Ele é importante para a governança e a rastreabilidade dos dados, especialmente em ambientes que combinam dados de vários sistemas para oferecer uma visão completa do processo.

Na análise, ele ajuda a filtrar e segmentar os dados quando há vários sistemas de origem, garantindo que as métricas e os mapas de processo sejam interpretados corretamente. Quando a análise abrange apenas um sistema, o atributo confirma a origem dos dados.

Fornece contexto essencial sobre a origem dos dados, garante a rastreabilidade e permite filtrar corretamente os dados em ambientes com vários sistemas.

Este é um valor estático, 'Brex', geralmente adicionado durante a extração e a transformação dos dados.

Este atributo indica se os dados analisados estão atualizados. Ele registra a data e a hora da última extração bem-sucedida de dados do Brex.

Saber quando os dados foram atualizados pela última vez é essencial para entender se os insights são recentes. Isso ajuda a verificar se os Dashboards refletem o estado mais atual das operações ou se usam dados antigos, além de alinhar as expectativas sobre a precisão da análise em tempo real.

Informa se os dados estão atualizados, algo essencial para tomar decisões operacionais precisas com base nas informações mais recentes.

Esta data e hora são geradas pela ferramenta ou pelo processo de extração de dados ao final de uma extração bem-sucedida do Brex.