Seu Template de dados de gestão de despesas

A Hora do evento fornece a data e a hora exatas de cada atividade do processo. Essas informações temporais são fundamentais para o Process Mining, pois estabelecem a ordem cronológica dos eventos.

Esse carimbo de data e hora é usado para calcular os tempos de ciclo entre as atividades, identificar tempos de espera e atrasos e analisar a performance do processo em diferentes períodos. Ele alimenta métricas importantes, como 'Tempo médio de análise do gestor' e 'Atraso na execução do reembolso', apoiando diretamente a análise de gargalos e o monitoramento da performance.

O carimbo de data e hora é essencial para calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e de espera, que são fundamentais para identificar atrasos.

Todo registro de evento ou transação na Brex deve ter um carimbo de data e hora associado. Ele pode ser encontrado nas respostas da API ou nas exportações de dados dos relatórios de despesas.

O ID do relatório de despesas é a base do processo de gestão de despesas. Ele agrupa todas as atividades relacionadas, desde a criação e o envio até a aprovação e o reembolso, em um único caso.

No Process Mining, esse ID permite analisar de ponta a ponta a jornada de cada relatório de despesas. Ele é usado para reconstruir o caminho exato percorrido pelo relatório, medir os tempos totais de ciclo, identificar loops de retrabalho quando os relatórios são devolvidos para revisão e analisar variantes do processo para entender os fluxos comuns e excepcionais.

Esse ID é essencial para acompanhar o ciclo de vida completo de um relatório de despesas, permitindo analisar tempos de ciclo, gargalos e desvios do processo.

Este é um identificador principal no módulo de gestão de despesas da Brex, normalmente disponível em todas as exportações de dados e endpoints de API relacionados a relatórios de despesas.

O Nome da atividade descreve uma etapa do processo, como 'Relatório de despesas enviado', 'Aprovado pelo gestor' ou 'Reembolso executado'. Esses eventos formam a sequência de ações que compõe o fluxo do processo.

A análise dessas atividades permite visualizar o mapa do processo, identificar gargalos entre as etapas e calcular as frequências de diferentes resultados, como aprovações ou rejeições. Ela é a base para entender o que acontece durante o processo de gestão de despesas.

Esse atributo é fundamental para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos pela qual cada relatório de despesas passa.

Essas informações são derivadas de Event Logs ou dos status de transações no sistema Brex. Talvez seja necessário mapear códigos de status ou tipos de evento para nomes mais fáceis de entender.

Esse atributo identifica o departamento da empresa, como Vendas, Engenharia ou Marketing, ao qual pertence o funcionário que enviou o relatório. Ele é uma dimensão organizacional importante para a análise.

A análise por departamento ajuda a identificar variações do processo, gargalos ou problemas de Conformidade específicos de determinadas áreas da organização. Por exemplo, ela pode revelar se um departamento tem uma taxa de rejeição significativamente maior ou tempos de aprovação mais longos do que os demais, indicando a necessidade de treinamento direcionado ou ajustes no processo. Também é essencial para acompanhar o orçamento departamental e alocar custos.

Permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou tendências específicos de cada departamento.

Essas informações geralmente vêm do perfil do funcionário na Brex, que costuma ser sincronizado com um sistema de informações de RH.

Esse atributo é um indicador simples de verdadeiro ou falso, definido quando o mecanismo automatizado de políticas da Brex detecta uma possível violação, como uma despesa acima do limite da categoria ou a ausência de um comprovante.

Esse indicador é fundamental para a análise de Conformidade e serve de base para o KPI 'Taxa de violação de política'. Ele permite filtrar rapidamente os relatórios não conformes para entender seu impacto nos tempos de processamento e nas taxas de rejeição. A análise desses relatórios sinalizados ajuda a aprimorar as políticas da empresa e identificar áreas em que os funcionários precisam de mais orientação.

Apoia diretamente o monitoramento de Conformidade e ajuda a quantificar o impacto das violações de política na eficiência do processo e no retrabalho.

Provavelmente é um campo booleano ou um indicador de status nos dados de relatórios de despesas da Brex, geralmente gerenciado pelo mecanismo de políticas.

O Status do relatório oferece uma visão do ponto em que o relatório de despesas se encontra no processo, por exemplo, 'Aguardando aprovação do gestor', 'Aprovado', 'Pago' ou 'Rejeitado'.

Esse atributo é fundamental para o monitoramento operacional, especialmente no Dashboard 'Monitor de status de relatórios de despesas em aberto'. Ele permite que gestores e equipes financeiras vejam rapidamente a carga de trabalho atual, identifiquem relatórios parados em determinado status e priorizem suas ações. Analisar o tempo gasto em cada status ajuda a localizar atrasos e ineficiências no processo.

Fornece uma visão atual da posição do relatório de despesas no Workflow, algo essencial para Dashboards operacionais e monitoramento de status.

Este é um campo de status importante no objeto de relatório de despesas da Brex.

O atributo Usuário do evento identifica a pessoa específica responsável por uma atividade. Pode ser o funcionário que enviou o relatório, o gestor que o analisou ou um membro da equipe financeira que processou o reembolso.

Esse atributo é essencial para analisar a carga de trabalho e acompanhar a performance, como no Dashboard 'Performance e carga de trabalho dos aprovadores'. Ele ajuda a identificar quais aprovadores estão lidando com mais relatórios, quem tem os tempos de aprovação mais rápidos e se há pessoas que podem estar se tornando um gargalo no processo. Isso permite distribuir o trabalho de forma mais equilibrada e oferecer suporte direcionado quando necessário.

Identifica a pessoa específica responsável por uma ação, permitindo analisar a carga de trabalho, acompanhar a performance e identificar gargalos no nível individual.

Esses dados normalmente são capturados na trilha de auditoria ou no histórico de eventos de um relatório de despesas na Brex.

Esse atributo representa o valor total solicitado no relatório de despesas. Ele é uma métrica financeira fundamental para entender os padrões de gastos e o impacto financeiro do processo de despesas.

Na análise, o valor total pode ser usado para segmentar os relatórios de despesas em diferentes faixas de valor, como relatórios de alto e baixo valor, que podem seguir caminhos de aprovação ou níveis de análise diferentes. Ele também é essencial para relatórios financeiros, análises orçamentárias e identificação de tendências de gastos por departamento ou categoria.

Esse atributo permite análises financeiras, como a identificação de relatórios de despesas de alto valor que podem exigir uma análise mais detalhada ou ter tempos de aprovação maiores.

Este é um campo padrão associado a todos os relatórios de despesas na Brex. Ele pode ser encontrado no objeto principal do relatório de despesas nas respostas da API ou nas exportações.

Esse atributo booleano calculado identifica as instâncias mais eficientes do processo. Ele recebe o valor 'true' somente quando um relatório de despesas percorre todo o processo, do envio à aprovação final, sem ser rejeitado ou devolvido para revisão.

Ele serve de base para o KPI 'Taxa de aprovação na primeira passagem', uma medida importante da qualidade e da eficiência do processo. Uma taxa alta indica que os funcionários estão enviando relatórios de alta qualidade e em conformidade com as políticas e que o processo de aprovação é simples. Analisar as características dos relatórios que não são aprovados na primeira passagem ajuda a localizar fontes de atrito e erros no processo.

Mede a qualidade dos envios iniciais e a eficiência do Workflow principal, identificando os relatórios que avançam sem nenhum atrito.

Esse atributo é calculado na plataforma de Process Mining, analisando a sequência de atividades de cada caso para verificar a ausência de atividades de rejeição ou revisão.

A Categoria da despesa é uma classificação escolhida pelo funcionário para descrever a natureza da despesa. Ela é usada para contabilidade, orçamento e aplicação de políticas.

No Process Mining, categorizar as despesas permite uma visão mais detalhada do processo. Isso pode ajudar a determinar se certas categorias, como viagens internacionais, têm ciclos de aprovação mais longos ou taxas de rejeição maiores. Essa análise apoia o aprimoramento de políticas e processos para tipos específicos de gastos.

Permite analisar o processo com base no tipo de gasto, revelando comportamentos ou gargalos diferentes para cada tipo de despesa.

Este é um campo padrão dos itens individuais da despesa, que precisaria ser agregado no nível do relatório de despesas se um relatório contivesse várias categorias.

Esse atributo booleano calculado foi criado para medir a adesão a uma boa prática comum do processo: anexar todos os comprovantes necessários antes de enviar um relatório de despesas para análise. Ele recebe o valor 'true' quando a atividade 'Comprovantes anexados' ocorre antes da atividade 'Relatório de despesas enviado' em um determinado caso.

Esse indicador apoia diretamente o Dashboard 'Adesão aos comprovantes e impacto' e o KPI 'Adesão ao anexo de comprovantes'. A análise desse atributo ajuda a quantificar a frequência de comprovantes atrasados ou ausentes e relacionar esse comportamento a resultados do processo, como atrasos, rejeições e retrabalho.

Mede a Conformidade com as políticas de envio de comprovantes, ajudando a identificar uma causa raiz comum de atrasos e rejeições no processo.

É calculado na ferramenta de Process Mining comparando os carimbos de data e hora das atividades 'Comprovantes anexados' e 'Relatório de despesas enviado' em cada caso.

Enquanto o Indicador de violação de política informa que ocorreu uma violação, esse atributo explica o 'porquê'. Ele contém detalhes sobre a regra específica que foi descumprida, como 'Limite de refeição de US$ 50 excedido' ou 'Comprovante obrigatório para despesas acima de US$ 25'.

Esse nível de detalhe é muito valioso para o Dashboard 'Análise de violações de política e retrabalho'. Ele permite analisar a causa raiz identificando os tipos de violação mais comuns. Esse insight pode orientar ações direcionadas, como esclarecer uma política específica, enviar lembretes aos funcionários ou ajustar regras automatizadas do sistema.

Fornece a causa raiz das violações de política, permitindo melhorias direcionadas nas políticas, no treinamento dos usuários e nas configurações do sistema.

Essas informações estariam disponíveis na seção de Conformidade ou nas notas de análise associadas a uma despesa sinalizada na Brex.

Esse atributo identifica se uma atividade foi executada automaticamente pelo sistema, como uma verificação automatizada de política, ou por um usuário humano, como em uma aprovação manual.

Distinguir atividades automatizadas de atividades manuais é fundamental para entender o nível de automação do processo. Isso ajuda a avaliar a eficácia de sistemas baseados em regras e identificar oportunidades para ampliar a automação. Por exemplo, pode mostrar quantos relatórios são aprovados automaticamente e quantos exigem intervenção manual, orientando esforços para aumentar o processamento sem intervenção humana.

Ajuda a medir o nível de automação do processo e identificar quais etapas são realizadas por pessoas e quais são executadas pelo sistema.

Normalmente é derivado da verificação do usuário associado a um evento. Eventos gerados pelo sistema geralmente estão vinculados a um usuário 'sistema' ou 'bot' genérico.

Esse atributo booleano é derivado do fluxo do processo. Ele recebe o valor 'true' para qualquer relatório de despesas que inclua a atividade 'Relatório enviado para revisão' em seu histórico. Isso oferece uma forma simples de identificar e analisar casos que passaram por retrabalho.

Esse indicador é usado para calcular o KPI 'Taxa de retrabalho de relatórios de despesas' e alimentar o Dashboard 'Análise de violações de política e retrabalho'. Ele permite comparar facilmente os casos que fluem sem problemas pelo processo com aqueles que são devolvidos, ajudando a quantificar o tempo e o custo associados ao retrabalho.

Identifica os relatórios de despesas que exigiram trabalho e correções adicionais, permitindo analisar as causas e os custos do retrabalho.

Esse atributo não está no sistema de origem. Ele é calculado verificando se a sequência de atividades de um caso contém 'Relatório enviado para revisão' ou atividades de retrabalho semelhantes.

Enquanto StartTime (EventTime) marca o início de uma atividade, EndTime marca sua conclusão. Isso é mais relevante para atividades que têm duração, como 'Análise do gestor iniciada' e 'Aprovado pelo gestor'.

A presença de uma hora de início e de término para uma atividade permite calcular com precisão seu tempo de processamento, separando-o do tempo de espera anterior. Isso ajuda a medir com exatidão quanto tempo o trabalho em si leva, um componente importante da análise de gargalos.

Permite calcular tempos de processamento precisos para as atividades, distintos dos tempos de espera, resultando em uma análise de gargalos mais precisa.

EndTime geralmente corresponde ao StartTime da próxima atividade na sequência. Também pode ser um campo específico nos dados de origem para atividades com duração definida.

Esse atributo diferencia as despesas feitas com um cartão Brex emitido pela empresa daquelas pagas do próprio bolso pelo funcionário e que exigem reembolso.

Essa distinção é importante porque o processo pode variar significativamente de acordo com o método de pagamento. As transações com cartão corporativo podem seguir um processo de verificação e reconciliação, enquanto os reembolsos seguem um processo de solicitação e pagamento. Analisar por método de pagamento ajuda a isolar problemas específicos de cada fluxo e otimizá-los de forma independente.

O fluxo do processo e as etapas necessárias geralmente diferem entre despesas com cartão corporativo e reembolsos pagos do próprio bolso, tornando este um atributo importante para a análise de variantes.

Essas informações fazem parte dos dados da transação na Brex.

O atributo Moeda especifica a unidade do Valor total, como USD, EUR ou GBP. Isso é fundamental para uma análise financeira precisa, especialmente em organizações multinacionais que trabalham com várias moedas.

Esse atributo garante que os dados financeiros sejam interpretados corretamente. Ele permite agregar e comparar adequadamente os valores das despesas, muitas vezes exigindo a conversão para uma moeda comum de relatório. Assim, evita o erro analítico de somar valores monetários de moedas diferentes.

Garante a precisão financeira em um ambiente com várias moedas e permite a agregação e o relatório corretos dos valores das despesas.

Esse campo normalmente está disponível junto ao campo de valor nos dados de relatórios de despesas da Brex.

Esse atributo registra o motivo em texto livre ou predefinido informado quando um relatório de despesas é rejeitado. Ele é diferente de um indicador automatizado de política e representa uma decisão manual do aprovador.

Analisar os motivos de rejeição é fundamental para entender as causas das falhas e do retrabalho no processo. Isso ajuda a identificar erros comuns nos envios, políticas pouco claras ou mal-entendidos por parte de funcionários ou gestores. Essas informações podem ser usadas para melhorar materiais de treinamento e FAQs, reduzindo as taxas de rejeição e retrabalho.

Explica por que ocorrem rejeições manuais, fornecendo feedback direto que pode ser usado para melhorar o treinamento dos usuários e reduzir erros futuros.

Normalmente é um campo de comentários que os aprovadores podem preencher ao selecionar a ação 'Rejeitar' na interface da Brex.

Esse atributo especifica o nome do funcionário em nome de quem o relatório de despesas foi registrado. Enquanto o Usuário do evento identifica quem realizou uma ação, o Nome do funcionário identifica o responsável pelo caso do relatório de despesas.

Na análise, isso permite acompanhar as despesas por funcionário. Pode ajudar a identificar pessoas que enviam relatórios com violações de política com frequência ou que têm relatórios rejeitados de forma recorrente, indicando a necessidade de treinamento adicional. Também ajuda a entender os padrões de gastos de diferentes funcionários ou funções na organização.

Identifica o responsável pelo relatório de despesas, permitindo analisar a qualidade dos envios e a Conformidade no nível individual.

Esta é uma informação fundamental presente em todos os relatórios de despesas, vinculada ao perfil do usuário que criou o relatório na Brex.

Esse atributo indica o país do escritório principal ou do centro de custos do funcionário. Para empresas globais, ele é uma dimensão essencial para análises comparativas.

Analisar o processo por país pode destacar diferenças regionais na performance do processo, nas taxas de Conformidade ou no comportamento de gastos. Por exemplo, os tempos de aprovação podem ser maiores em um país devido a regulamentações locais ou a diferentes estruturas de gestão. Esse insight é valioso para padronizar processos globalmente e, ao mesmo tempo, atender às necessidades locais.

Permite analisar a performance e a Conformidade do processo em diferentes regiões geográficas, algo fundamental para organizações multinacionais.

Vem das informações do perfil do funcionário na Brex, que geralmente são sincronizadas com um sistema central de RH.

Esse atributo identifica a origem dos dados do processo, que neste contexto é a 'Brex'. Ele é importante para a governança e a rastreabilidade dos dados, especialmente em ambientes que combinam dados de vários sistemas para oferecer uma visão abrangente do processo.

Na análise, ele ajuda a filtrar e segmentar os dados quando há vários sistemas de origem envolvidos, garantindo que as métricas e os mapas de processo sejam interpretados corretamente com base em sua origem. Em uma visão de sistema único, ele funciona como uma validação constante da origem dos dados.

Fornece contexto essencial sobre a origem dos dados, garantindo a rastreabilidade e permitindo a filtragem correta em ambientes com vários sistemas.

Este é um valor estático, 'Brex', normalmente adicionado durante a etapa de extração e transformação dos dados.

Esse atributo indica o nível de atualização dos dados analisados. Ele registra a data e a hora da última extração bem-sucedida de dados da Brex.

Saber quando os dados foram atualizados pela última vez é fundamental para que os usuários entendam a atualidade dos insights. Isso ajuda a determinar se os Dashboards refletem o estado mais recente das operações ou se são baseados em dados antigos, gerenciando as expectativas sobre a precisão da análise em tempo real.

Informa aos usuários o nível de atualização dos dados, algo essencial para tomar decisões operacionais precisas e baseadas nas informações mais recentes.

Esse carimbo de data e hora é gerado pela ferramenta ou pelo processo de extração de dados ao final de uma coleta bem-sucedida na Brex.