Seu Template de dados para compras ao pagamento: processamento de faturas

NetSuite
Seu Template de dados para compras ao pagamento: processamento de faturas

Seu Template de dados para compras ao pagamento: processamento de faturas

Este Template oferece um guia completo para coletar os dados certos e analisar o processamento de faturas no NetSuite. Ele apresenta os campos de dados essenciais, as principais etapas do processo e orientações para extrair essas informações com eficiência. Com este Template, você pode garantir que seu Event Log esteja completo e pronto para uma análise de Process Mining detalhada.
  • Atributos recomendados para coleta
  • Principais atividades para acompanhar
  • Orientações para extração de dados do NetSuite
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processo de compras ao pagamento: processamento de faturas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e fazer uma análise completa do processamento de faturas no processo de compras ao pagamento, com todo o contexto necessário.
5 Obrigatório 7 Recomendado 7 Opcional
Nome Descrição
Número da fatura
InvoiceNumber
Identificador exclusivo de uma fatura de fornecedor no sistema.
Descrição

O número da fatura é o principal identificador do caso e vincula todas as atividades e eventos relacionados a uma única fatura de fornecedor, desde a criação até o pagamento final. Esse atributo é essencial para acompanhar a jornada completa de cada fatura.

Na análise de processos, esse número permite que o sistema reconstrua todo o ciclo de vida de uma fatura. Ao agrupar as atividades relacionadas sob um identificador comum, os analistas podem visualizar o fluxo do processo, medir os tempos de ciclo e identificar variações ou gargalos que afetam cada fatura.

Por que isso importa

É a chave essencial para acompanhar a jornada de cada fatura pelo processo de pagamento e permite uma análise completa no nível do caso.

Onde encontrar

Em geral, corresponde ao campo 'Transaction ID' ou 'Invoice #' do registro da fatura de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Atividade
ActivityName
Nome da etapa do processo de negócio que foi executada.
Descrição

Este atributo descreve uma ação ou um evento específico ocorrido durante o ciclo de vida do processamento da fatura, como 'Fatura de fornecedor criada', 'Fatura aprovada' ou 'Fatura totalmente paga'. Cada atividade representa um momento distinto do processo.

As atividades são os elementos que compõem o mapa do processo. Analisar sua sequência e frequência ajuda a entender o fluxo real, identificar desvios em relação ao procedimento padrão e localizar ciclos de retrabalho ou etapas ineficientes recorrentes.

Por que isso importa

É a base do mapa do processo e permite visualizar e analisar a sequência de eventos no ciclo de vida da fatura.

Onde encontrar

Derivado de logs do sistema, mudanças de status no registro da fatura de fornecedor ou ações específicas de usuários registradas no histórico do sistema.

Exemplos
Fatura de fornecedor criadaFatura aprovadaPagamento programado em lote
Hora de início
EventTime
Data e hora que indicam quando uma atividade ocorreu.
Descrição

Este atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade ou um evento específico foi registrado no sistema. Ele fornece o contexto cronológico de todo o processo.

As datas e horas são fundamentais para qualquer análise de processos baseada em tempo. Elas são usadas para calcular a duração entre atividades, medir o tempo de ciclo total de cada caso e analisar a performance em relação aos acordos de nível de serviço. Registros precisos são essenciais para identificar gargalos e entender os atrasos no processo.

Por que isso importa

Fornece os dados cronológicos necessários para calcular durações, tempos de ciclo e métricas de performance, servindo de base para a análise temporal do processo.

Onde encontrar

Obtido de campos de data ou logs do sistema no registro da fatura de fornecedor e em registros de transações relacionados, como 'Date Created', 'Last Modified Date' ou campos de data de aprovação.

Exemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Sistema de origem
SourceSystem
Identifica o sistema de origem dos dados.
Descrição

Este atributo especifica o aplicativo de origem em que os dados do evento foram gerados. Neste processo, normalmente será 'NetSuite'.

Em ambientes com vários sistemas integrados, este campo é essencial para entender a linhagem dos dados e avaliar sua qualidade. Ele ajuda a diferenciar atividades realizadas em sistemas distintos e é importante para criar uma visão completa do processo de ponta a ponta.

Por que isso importa

Fornece contexto sobre a origem dos dados, essencial para solucionar problemas e validar dados em ambientes com vários sistemas.

Onde encontrar

Em geral, é um valor estático ('NetSuite') adicionado durante a extração dos dados.

Exemplos
NetSuite
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Data e hora da última atualização ou extração dos dados do sistema de origem.
Descrição

Este atributo indica a data e a hora da extração mais recente dos dados do sistema de origem. Ele informa o quão atualizados estão os dados analisados.

Saber quando os dados foram atualizados pela última vez ajuda você a entender se está consultando as informações mais recentes. Isso permite considerar a latência dos dados e tomar decisões com base em informações cuja atualização é conhecida.

Por que isso importa

Informa aos analistas se os dados estão atualizados, para que considerem sua atualidade ao tomar decisões.

Onde encontrar

Esta data e hora são geradas e adicionadas durante o processo de extração e carregamento dos dados (ETL).

Exemplos
2024-05-21T02:00:00Z
Aprovador
Approver
Usuário responsável por aprovar ou rejeitar a fatura.
Descrição

Este atributo identifica o funcionário ou gerente que realizou a etapa de aprovação de uma fatura. Em fluxos de trabalho com vários níveis de aprovação, pode registrar o aprovador mais recente ou o aprovador final.

Acompanhar quem aprovou é essencial para analisar o ciclo de aprovação. Isso ajuda a identificar gargalos ao mostrar quais pessoas ou departamentos têm os maiores tempos médios de aprovação. Essas informações podem ser usadas para equilibrar a carga de trabalho ou oferecer treinamento adicional.

Por que isso importa

Ajuda a localizar gargalos no processo de aprovação e analisar a performance por pessoa ou departamento, permitindo melhorias direcionadas.

Onde encontrar

Obtido dos logs do fluxo de trabalho ou do histórico de aprovação associado à transação da fatura de fornecedor. Pode estar em 'System Notes' ou em um log de aprovação personalizado.

Exemplos
João da SilvaMaria SouzaGerente do departamento financeiro
Conciliada automaticamente
IsAutoMatched
Indicador de que a fatura foi conciliada automaticamente com um pedido de compra, sem intervenção manual.
Descrição

Este atributo booleano indica se o sistema conseguiu conciliar automaticamente a fatura com um pedido de compra e o recebimento dos produtos, em um cenário de conciliação de três vias, com base em regras e tolerâncias predefinidas. O valor “true” indica uma conciliação sem intervenção manual.

Este atributo é a base do KPI “Taxa de conciliação automática de faturas”. Uma alta taxa de conciliação automática é um indicador importante de um processo de processamento de faturas eficiente e automatizado. Analisar os casos em que o valor é “false” ajuda a identificar os motivos das falhas de conciliação e as oportunidades para melhorar a automação.

Por que isso importa

Mede diretamente o nível de automação e eficiência na conciliação de faturas e evidencia oportunidades para reduzir o trabalho manual.

Onde encontrar

Geralmente, este é um atributo derivado. Ele pode ser inferido pela ausência da atividade “Matching Discrepancy Identified” ou pela verificação de que a fatura foi criada e aprovada por um usuário do sistema em um intervalo muito curto.

Exemplos
truefalse
Data de vencimento do pagamento
PaymentDueDate
Data limite para pagar a fatura conforme as condições de pagamento acordadas.
Descrição

A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições negociadas com o fornecedor, como 30 ou 60 dias. Ela é o prazo principal para a realização do pagamento.

Essa data é essencial para medir a pontualidade dos pagamentos, um KPI importante para o relacionamento com fornecedores e a saúde financeira. Ao comparar a data real do pagamento com a data de vencimento, as organizações podem acompanhar a pontualidade, identificar fornecedores que recebem pagamentos atrasados com frequência e gerenciar melhor o fluxo de caixa.

Por que isso importa

É a referência para medir a pontualidade dos pagamentos, que afeta diretamente o relacionamento com fornecedores e ajuda a evitar multas por atraso.

Onde encontrar

Corresponde ao campo 'Due Date' do registro da fatura de fornecedor, geralmente calculado automaticamente com base no campo 'Terms'.

Exemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
Nome do fornecedor
VendorName
Nome do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

Este atributo identifica o nome legal do fornecedor associado à fatura. O fornecedor é uma entidade importante no processo de compras ao pagamento.

Analisar o processo por fornecedor é essencial para identificar problemas específicos. Isso ajuda a responder perguntas como: quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação, quais enviam mais faturas que precisam de retrabalho e quais recebem pagamentos atrasados com mais frequência? Essa segmentação é fundamental para gerenciar o relacionamento com fornecedores e analisar a performance.

Por que isso importa

Permite segmentar os dados do processo para identificar gargalos específicos de cada fornecedor, analisar a performance dos pagamentos e detectar problemas de conformidade.

Onde encontrar

Obtido do campo 'Vendor' ou 'Supplier' no registro da fatura de fornecedor, vinculado aos dados mestres de fornecedores.

Exemplos
Suprimentos para Escritório Ltda.Serviços Globais de TecnologiaAgência de Marketing Criativo
Pago em dia
IsPaidOnTime
Indicador de que a fatura foi paga até a data de vencimento.
Descrição

Este atributo booleano calculado compara o timestamp da atividade “Bill Paid In Full” com a “Payment Due Date”. O valor é “true” se o pagamento foi feito em dia e “false” caso contrário.

Este atributo dá suporte direto ao KPI “Taxa de pagamentos em dia”, uma medida essencial da disciplina financeira e da gestão do relacionamento com fornecedores. Ele facilita a filtragem e a análise de pagamentos atrasados para identificar as causas raiz, como atrasos na aprovação ou problemas no agendamento dos pagamentos.

Por que isso importa

Mede diretamente o cumprimento das condições de pagamento, essencial para o relacionamento com fornecedores, para evitar multas e para o planejamento financeiro.

Onde encontrar

Campo calculado: TRUE se o timestamp da atividade de pagamento final for menor ou igual a “PaymentDueDate”.

Exemplos
truefalse
Status da fatura
InvoiceStatus
Status atual do processamento da fatura.
Descrição

Este atributo mostra o estado atual da fatura de fornecedor no ciclo de vida, como 'Pending Approval', 'Aprovado', 'Paid in Full' ou 'Rejected'.

O status mostra em que etapa do processo a fatura está em determinado momento. Ele é usado em Dashboards operacionais para monitorar a carga de trabalho e o volume processado. Analisar as mudanças de status também é uma parte importante do Process Mining, pois elas costumam servir de base para definir atividades.

Por que isso importa

Mostra em tempo real o andamento das faturas e permite gerenciar a carga de trabalho e analisar o volume processado.

Onde encontrar

Corresponde ao campo 'Status' do registro da fatura de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
AbertaAguardando aprovaçãoAprovadoPago integralmente
Valor da fatura
InvoiceAmount
Valor monetário total da fatura do fornecedor.
Descrição

Este atributo representa o valor total devido, conforme indicado na fatura, incluindo impostos e outras cobranças. É uma métrica financeira importante para cada caso.

O valor da fatura pode ser usado em diferentes análises, como agrupar faturas por faixa de valor, por exemplo, alto ou baixo, para verificar se os tempos de processamento ou os caminhos de aprovação variam. Ele também é essencial para relatórios financeiros, para calcular o valor das faturas em diferentes etapas e para analisar o impacto financeiro dos atrasos nos pagamentos.

Por que isso importa

Permite fazer análises financeiras e segmentar por valor, ajudando a priorizar faturas de alto valor e entender os fatores que geram custos.

Onde encontrar

Corresponde ao campo 'Total' ou 'Amount' no cabeçalho do registro da fatura de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
1500.75250.0012500.50
Data limite para desconto
DiscountDate
Prazo para pagar uma fatura e ter direito ao desconto por pagamento antecipado.
Descrição

Este atributo indica a data limite para pagar uma fatura e aproveitar os descontos por pagamento antecipado oferecidos pelo fornecedor, conforme as condições de pagamento (por exemplo, “2% em 10 dias, líquido em 30 dias”).

Essa data é essencial para calcular o KPI “Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado”. Acompanhar a performance em relação a esse prazo permite identificar oportunidades de economia perdidas e otimizar a estratégia de pagamentos para aproveitar mais descontos, o que pode ter um impacto significativo na lucratividade.

Por que isso importa

É a data-chave para identificar e aproveitar descontos por pagamento antecipado, com impacto direto na redução de custos e na lucratividade.

Onde encontrar

Essa data é calculada com base na data da fatura e no campo “Terms” do registro da fatura de fornecedor. O NetSuite a calcula como “Discount Date”.

Exemplos
2023-04-252023-05-10
Desconto aproveitado
DiscountTaken
Indicador de que um desconto disponível por pagamento antecipado foi aproveitado.
Descrição

Este atributo booleano calculado verifica se uma fatura com desconto disponível foi paga até a “Discount Date”. O valor é “true” se o desconto foi aproveitado e “false” se a oportunidade foi perdida.

Este atributo é essencial para o KPI “Taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado”. Ele ajuda as equipes financeiras a quantificar a economia perdida e identificar gargalos no processo, como aprovações demoradas, que impedem o aproveitamento de condições de pagamento favoráveis.

Por que isso importa

Mede a eficácia do processo em aproveitar oportunidades de redução de custos, com impacto direto no resultado financeiro da empresa.

Onde encontrar

Campo calculado: TRUE se a fatura tiver uma “DiscountDate” e a atividade de pagamento final ocorrer até essa data.

Exemplos
truefalse
Moeda
Currency
Moeda do valor da fatura.
Descrição

Este atributo indica a moeda em que a fatura está expressa, como USD, EUR ou GBP. Isso é especialmente importante para empresas que operam em vários países.

A moeda fornece o contexto necessário para interpretar todos os valores monetários. Na análise, ela ajuda a interpretar corretamente os dados financeiros e permite converter moedas ao consolidar métricas financeiras de diferentes regiões.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para todos os valores financeiros e permite análises precisas em ambientes com várias moedas.

Onde encontrar

Este é o campo “Currency” do registro da fatura de fornecedor, geralmente preenchido automaticamente com base no cadastro do fornecedor.

Exemplos
USDEURGBP
Motivo da rejeição
RejectionReason
Motivo informado quando uma fatura é rejeitada durante o processo de aprovação.
Descrição

Quando um aprovador rejeita uma fatura, geralmente informa o motivo, como “Valor incorreto”, “Fatura duplicada” ou “PO ausente”. Este atributo registra esse motivo.

Essas informações são essenciais para a análise de causa raiz das ineficiências do processo. Ao categorizar os motivos de rejeição e acompanhar sua frequência ao longo do tempo, a organização pode identificar problemas recorrentes, como dificuldades com determinados fornecedores ou erros de entrada de dados, e implementar ações corretivas para reduzir o retrabalho e os atrasos.

Por que isso importa

Oferece visibilidade direta sobre as causas raiz do retrabalho e das falhas no processo, ajudando a aumentar a taxa de acerto na primeira tentativa.

Onde encontrar

Esses dados geralmente são registrados em um campo de observações ou comentários durante a etapa de rejeição do fluxo de trabalho de aprovação. Eles podem ficar armazenados em “System Notes” ou em um campo personalizado.

Exemplos
Quantidade incorretaFatura duplicadaDivergência de preço em relação ao PO
Motivo do bloqueio do pagamento
PaymentBlockReason
Motivo pelo qual o pagamento de uma fatura aprovada foi bloqueado.
Descrição

Mesmo aprovada para pagamento, uma fatura pode ser bloqueada por vários motivos, como uma disputa com o fornecedor, um problema de qualidade nos produtos recebidos ou uma decisão de gestão de caixa. Este atributo registra o motivo específico do bloqueio.

Analisar os motivos dos bloqueios de pagamento e o tempo necessário para resolvê-los é importante para otimizar o fluxo de caixa e manter um bom relacionamento com os fornecedores. Isso ajuda a identificar problemas recorrentes que atrasam os pagamentos mesmo depois que a fatura foi processada e aprovada.

Por que isso importa

Explica por que faturas aprovadas não estão sendo pagas e evidencia problemas operacionais ou financeiros que atrasam os pagamentos.

Onde encontrar

Isso costuma ser gerenciado por meio de uma caixa de seleção personalizada “Payment Hold” ou “Payment Block” e de uma lista de motivos ou campo de texto correspondente na fatura de fornecedor.

Exemplos
Conta do fornecedor suspensaInspeção de qualidade pendenteAguardando nota de crédito
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador do pedido de compra relacionado à fatura.
Descrição

Este atributo vincula uma fatura de fornecedor ao pedido de compra (PO) correspondente, que autorizou a aquisição dos produtos ou serviços. As faturas podem estar vinculadas a um PO ou não.

Analisar os dados por PO oferece um contexto essencial para avaliar a eficiência da conciliação de faturas. Isso ajuda a determinar a proporção de conciliações automáticas em comparação com as que exigem intervenção manual e a identificar divergências entre a fatura, o PO e o recebimento dos produtos. Uma alta taxa de divergências pode indicar problemas no processo de compras.

Por que isso importa

Vincula a fatura ao processo de compras, algo essencial para analisar a eficiência da conciliação de faturas e a conformidade da conciliação de três vias.

Onde encontrar

Disponível no registro de fatura de fornecedor, geralmente nos itens de linha ou em um campo do cabeçalho que a vincula a um PO.

Exemplos
PO-005678PO-005891Não se aplica
Subsidiária
Subsidiary
Empresa ou entidade jurídica da organização responsável pela fatura.
Descrição

Em uma organização com várias entidades, o atributo Subsidiary identifica a entidade jurídica à qual a fatura de fornecedor pertence. Esse é um dado organizacional fundamental nas contas NetSuite OneWorld.

Analisar o processo por subsidiária permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio ou regiões geográficas. Isso ajuda a identificar quais áreas da organização são mais eficientes, onde as melhores práticas podem ser compartilhadas e onde há problemas específicos no processo.

Por que isso importa

Permite comparar e analisar a performance entre diferentes entidades jurídicas ou unidades de negócio da organização.

Onde encontrar

Este é o campo padrão “Subsidiary” em todos os registros de transação de uma conta NetSuite OneWorld.

Exemplos
Oeste dos USSede da região EMEAServiços da região APAC
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processo de compras ao pagamento: processamento de faturas

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no Event Log para descobrir o processo com precisão e identificar gargalos no fluxo de trabalho de processamento de faturas.
5 Recomendado 9 Opcional
Atividade Descrição
Fatura aprovada
Marca a aprovação final da fatura de fornecedor e autoriza o pagamento. Este é um marco importante, geralmente identificado por uma mudança explícita de status para 'Aprovado' no fluxo de aprovação do sistema.
Por que isso importa

Este é um marco crítico que libera o processo de pagamento. Atrasos nessa etapa são um gargalo comum, e acompanhar esta atividade é essencial para controlar a pontualidade dos pagamentos e o fluxo de caixa.

Onde encontrar

Obtido das notas do sistema ou do histórico de auditoria da fatura de fornecedor, especificamente da data e hora em que o campo 'Approval Status' recebe o valor 'Aprovado'.

Coleta

Data e hora da mudança de status para 'Aprovado' no histórico de auditoria da fatura de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Fatura de fornecedor criada
Esta atividade marca a criação de um registro de fatura de fornecedor no NetSuite e dá início ao processamento da fatura. Ela é identificada pela data de criação do registro da transação da fatura de fornecedor.
Por que isso importa

Este é o principal evento de início do ciclo de vida da fatura. Analisar o tempo entre esta atividade e as seguintes revela o tempo total de processamento e destaca atrasos na entrada inicial dos dados.

Onde encontrar

Obtido do campo 'Date Created' ou da data da transação no registro da fatura de fornecedor. Cada fatura de fornecedor tem um ID interno e um número de transação exclusivos.

Coleta

Data e hora da criação da transação da fatura de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Fatura lançada no razão geral
Esta atividade representa o momento em que a fatura de fornecedor aprovada afeta o razão geral. Nas configurações padrão do NetSuite, isso ocorre automaticamente após a aprovação final da fatura.
Por que isso importa

Este é um ponto de controle financeiro importante, que garante o reconhecimento correto dos passivos. Monitorar desvios, como pagamentos feitos antes do lançamento, é essencial para a análise de conformidade.

Onde encontrar

O indicador 'Posting' da fatura de fornecedor recebe o valor true. A data e a hora podem ser obtidas da data do evento de aprovação, já que o lançamento costuma ocorrer ao mesmo tempo.

Coleta

Data e hora da aprovação final que aciona o lançamento no razão geral.

Tipo de evento explicit
Fatura totalmente paga
Esta atividade indica que a fatura de fornecedor foi totalmente paga e teve seu status atualizado. É a conclusão bem-sucedida do processo, inferida por uma mudança de status na própria fatura.
Por que isso importa

Este é o evento final do caminho ideal no ciclo de vida da fatura. Medir o tempo total até este estado mostra o tempo de ciclo do processo de ponta a ponta.

Onde encontrar

Inferido pelas notas do sistema ou pelo histórico de auditoria do registro da fatura de fornecedor, especificamente pela data e hora em que o status muda para 'Paid in Full'.

Coleta

Data e hora da mudança de status para 'Paid in Full' na fatura de fornecedor.

Tipo de evento inferred
Pagamento a fornecedor criado
Esta atividade marca a criação da transação de pagamento que quita a fatura de fornecedor. É um evento explícito, identificado pela criação de um registro de pagamento a fornecedor vinculado à fatura.
Por que isso importa

Representa a execução do pagamento, uma etapa essencial para analisar a pontualidade dos pagamentos e prever o fluxo de caixa. É um marco importante antes do fim do processo.

Onde encontrar

Obtido da data de criação do registro da transação de pagamento a fornecedor. A lista 'Apply' do registro de pagamento contém uma referência à fatura de fornecedor que está sendo paga.

Coleta

Data e hora da criação da transação de pagamento a fornecedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueio de pagamento aplicado
Um bloqueio é aplicado a uma fatura aprovada, impedindo o pagamento. Em geral, isso é inferido pela marcação de uma caixa de seleção específica ou pela aplicação de um status personalizado de 'Hold'.
Por que isso importa

Esta atividade é essencial para o Dashboard de análise da resolução de bloqueios de pagamento. Ela identifica atrasos entre a aprovação e a liberação para pagamento, que podem prejudicar o relacionamento com fornecedores.

Onde encontrar

Inferido pelo histórico de auditoria de uma caixa de seleção 'Payment Hold' ou de um campo de status personalizado na transação da fatura de fornecedor.

Coleta

Data e hora da alteração no campo 'Payment Hold' ou em um campo semelhante.

Tipo de evento inferred
Bloqueio de pagamento removido
O bloqueio de pagamento da fatura é removido, permitindo que ela volte a ser paga. Isso é inferido quando a caixa de seleção 'Payment Hold' é desmarcada ou quando o status deixa de ser 'Hold'.
Por que isso importa

Medir o tempo entre 'Payment Block Set' e esta atividade revela a eficiência do processo de resolução. Isso ajuda a identificar motivos comuns para os bloqueios e a simplificar sua remoção.

Onde encontrar

Inferido pelo histórico de auditoria, quando a caixa de seleção 'Payment Hold' é desmarcada ou um campo de status personalizado é atualizado na fatura de fornecedor.

Coleta

Data e hora da remoção do valor do campo 'Payment Hold' ou de um campo semelhante.

Tipo de evento inferred
Desconto por pagamento antecipado não aproveitado
Evento calculado que indica que o pagamento de uma fatura com condições para pagamento antecipado não foi realizado dentro do prazo para obter o desconto. O evento é calculado comparando a data do pagamento com a data limite para o desconto.
Por que isso importa

Contribui diretamente para o KPI de taxa de aproveitamento de descontos por pagamento antecipado, quantificando a economia perdida. Ajuda as organizações a identificar problemas no processo ou no fluxo de caixa que impedem o aproveitamento dos descontos.

Onde encontrar

Este evento é calculado comparando a 'Date' da transação de pagamento de fornecedor aplicada com o campo 'Discount Date' do registro original da fatura de fornecedor.

Coleta

Compare a data do pagamento ao fornecedor com a data do desconto da fatura de fornecedor. Se a data do pagamento for posterior à data do desconto, o evento ocorre.

Tipo de evento calculated
Divergência na conciliação identificada
Esta atividade ocorre quando uma fatura que deveria corresponder a um pedido de compra não atende às regras de conciliação automática e precisa de análise manual. Em geral, ela é inferida quando a fatura passa para um status específico, como 'Matching Hold' ou 'Discrepancy'.
Por que isso importa

Destaca ineficiências nos processos de compras e recebimento que levam ao retrabalho manual. Isso contribui diretamente para o Dashboard de eficiência na conciliação de faturas e para o KPI de taxa de retrabalho por divergência na conciliação.

Onde encontrar

Inferido por uma mudança de status da fatura de fornecedor que indique um bloqueio ou uma exceção, ou pela identificação de faturas vinculadas a um pedido de compra que exigiram muitas edições manuais antes da aprovação.

Coleta

Data e hora da mudança de status para 'hold' ou 'mismatch'. Pode ser necessário analisar campos personalizados ou fluxos de trabalho.

Tipo de evento inferred
Fatura enviada para aprovação
Indica o momento em que a fatura de fornecedor criada é enviada formalmente para um fluxo de aprovação. Em geral, isso é inferido pela mudança do status da fatura de 'Open' ou 'Pending Submission' para 'Pending Approval'.
Por que isso importa

Dá início ao ciclo de aprovação. Medir o tempo entre este evento e 'Bill Approved' ou 'Bill Rejected' é essencial para o Dashboard de análise do tempo de ciclo de aprovação de faturas.

Onde encontrar

Inferido pelas notas do sistema ou pelo histórico de auditoria do registro da fatura de fornecedor, acompanhando especificamente as alterações no campo 'Approval Status'.

Coleta

Data e hora da mudança de status para 'Pending Approval' no histórico de auditoria da fatura de fornecedor.

Tipo de evento inferred
Fatura enviada para retrabalho
Ocorre quando um aprovador ou revisor devolve a fatura ao responsável pela criação para correção. Isso é inferido por uma mudança de status que faz a fatura voltar no fluxo de trabalho, por exemplo, de 'Pending Approval' para 'Pending Submission'.
Por que isso importa

Identifica ciclos de retrabalho que aumentam significativamente o tempo de processamento e o esforço manual. Acompanhar esses ciclos ajuda a encontrar causas comuns de erros, como codificação incorreta ou falhas na entrada de dados.

Onde encontrar

Inferido pelas notas do sistema ou pelo histórico de auditoria da fatura de fornecedor, procurando uma regressão de status ou um status específico de 'Rework'.

Coleta

Data e hora da mudança de status que indica uma etapa de retorno no fluxo de aprovação.

Tipo de evento inferred
Fatura rejeitada
Um aprovador rejeita a fatura de fornecedor, que sai da fila de processamento ativa. Isso é identificado por uma mudança explícita de status para 'Rejected' e, em geral, representa um estado final, a menos que a fatura seja enviada novamente.
Por que isso importa

Destaca falhas no processo, como faturas duplicadas ou informações incorretas do fornecedor. Acompanhar a frequência e os motivos das rejeições ajuda a melhorar a precisão na primeira tentativa e reduzir o esforço desperdiçado.

Onde encontrar

Obtido das notas do sistema ou do histórico de auditoria da fatura de fornecedor, que registra a data e a hora em que o campo 'Approval Status' recebe o valor 'Rejected'.

Coleta

Data e hora da mudança de status para 'Rejected' no histórico de auditoria da fatura de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Nota de crédito aplicada
Representa a aplicação de uma nota de crédito de fornecedor a uma fatura, reduzindo o valor devido. É um evento explícito, identificado pelo registro de aplicação da transação de crédito de fornecedor.
Por que isso importa

Mostra um caminho alternativo para quitar uma fatura sem pagamento direto em dinheiro. Notas de crédito frequentes podem indicar problemas na precisão do pedido inicial ou no desempenho do fornecedor.

Onde encontrar

Obtido do registro de aplicação que vincula um crédito de fornecedor a uma fatura de fornecedor. A data da aplicação é usada como data e hora do evento.

Coleta

Data e hora da aplicação de uma transação de crédito de fornecedor à fatura de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Pagamento programado em lote
A fatura aprovada é selecionada e incluída em um lote de pagamentos para execução futura. Esta é uma ação explícita, em que as faturas são adicionadas a um lote de pagamentos de fornecedores ou processadas pela página 'Pay Bills'.
Por que isso importa

Mostra a passagem de um passivo aprovado para uma saída de caixa planejada. Analisar os atrasos entre a aprovação e o agendamento pode revelar estratégias de gestão de caixa ou ineficiências no processo de execução dos pagamentos.

Onde encontrar

Pode ser difícil capturar esta etapa como um evento separado. Muitas vezes, ela faz parte do próprio processo de criação do pagamento. Uma forma de inferi-la é usar a data de criação de um registro de lote de pagamentos que inclua a fatura.

Coleta

Data e hora de criação do registro do lote de pagamentos que faz referência à fatura.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guias de extração

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