Seu Template de dados de Purchase to Pay - Processamento de faturas

NetSuite
Seu Template de dados de Purchase to Pay - Processamento de faturas

Seu Template de dados de Purchase to Pay - Processamento de faturas

Este Template oferece um guia completo para coletar os dados certos e analisar o processamento de faturas no NetSuite. Ele apresenta os campos de dados essenciais, as principais etapas do processo e orientações para extrair essas informações com eficiência. Seguindo este Template, você garante que seu Event Log esteja completo e pronto para uma análise avançada de Process Mining.
  • Atributos recomendados para coletar
  • Principais atividades para acompanhar
  • Orientações para extração no NetSuite
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Purchase to Pay - Atributos do processamento de faturas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no seu Event Log e realizar uma análise completa do processamento de faturas de Purchase to Pay, garantindo o registro de todo o contexto necessário.
5 Obrigatório 7 Recomendado 7 Opcional
Nome Descrição
Número da fatura
InvoiceNumber
O identificador exclusivo de uma fatura de fornecedor no sistema.
Descrição

O Número da Fatura serve como o principal identificador do caso, vinculando todas as atividades e eventos relacionados a uma única conta de fornecedor, desde sua criação até o pagamento final. Esse atributo é essencial para rastrear a jornada completa de cada fatura.

Na análise de processos, esse número permite que o sistema reconstrua todo o ciclo de vida de uma fatura. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob esse identificador comum, os analistas conseguem visualizar o fluxo do processo, medir tempos de ciclo e identificar variações ou gargalos que afetam faturas individuais.

Por que isso importa

É a chave essencial para acompanhar a jornada de cada fatura pelo processo de pagamento, permitindo uma análise completa no nível do caso.

Onde obter

Normalmente, corresponde ao campo 'Transaction ID' ou 'Invoice #' no registro da conta de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Atividade
ActivityName
O nome da etapa do processo de negócio que foi executada.
Descrição

Este atributo descreve uma ação ou evento específico ocorrido no ciclo de vida do processamento da fatura, como 'Vendor Bill Created', 'Bill Approved' ou 'Bill Paid In Full'. Cada atividade representa um ponto distinto do processo.

As atividades são os blocos de construção do mapa do processo. Analisar a sequência e a frequência dessas atividades ajuda a entender o fluxo real do processo, identificar desvios do procedimento padrão e localizar ciclos comuns de retrabalho ou etapas ineficientes.

Por que isso importa

Ele forma a base do mapa do processo, permitindo visualizar e analisar a sequência de eventos no ciclo de vida da fatura.

Onde obter

Derivado dos logs do sistema, das alterações de status no registro da conta de fornecedor ou de ações específicas de usuários registradas no histórico do sistema.

Exemplos
Conta de fornecedor criadaConta aprovadaPagamento agendado em lote
Hora de início
EventTime
A data e hora que indicam quando uma atividade ocorreu.
Descrição

Este atributo captura a data e a hora exatas em que uma atividade ou evento específico foi registrado no sistema. Ele fornece o contexto cronológico de todo o processo.

As datas e horas são fundamentais para qualquer análise de processos baseada em tempo. Elas são usadas para calcular durações entre atividades, medir os tempos de ciclo gerais dos casos e analisar a performance em relação aos acordos de nível de serviço. Datas e horas precisas são essenciais para identificar gargalos e entender atrasos no processo.

Por que isso importa

Ele fornece os dados cronológicos necessários para calcular todas as durações, tempos de ciclo e métricas de performance, formando a base da análise temporal de processos.

Onde obter

Obtido de campos de data ou logs do sistema no registro da conta de fornecedor e em registros de transações relacionadas, como 'Date Created', 'Last Modified Date' ou campos de data de aprovação.

Exemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Sistema de origem
SourceSystem
Identifica o sistema de origem dos dados.
Descrição

Este atributo especifica o aplicativo de origem em que os dados do evento foram gerados. Para este processo, normalmente será 'NetSuite'.

Em ambientes com vários sistemas integrados, esse campo é essencial para entender a linhagem dos dados e avaliar sua qualidade. Ele ajuda a diferenciar atividades que ocorrem em sistemas distintos e é importante para criar uma visão completa do processo de ponta a ponta.

Por que isso importa

Ele fornece contexto sobre a origem dos dados, algo essencial em ambientes com vários sistemas para solucionar problemas e validar dados.

Onde obter

Normalmente, é um valor estático ('NetSuite') adicionado durante o processo de extração de dados.

Exemplos
NetSuite
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
A data e hora em que os dados foram atualizados ou extraídos pela última vez do sistema de origem.
Descrição

Este atributo indica a data e a hora da extração mais recente dos dados do sistema de origem. Ele fornece contexto sobre o nível de atualização dos dados analisados.

Saber quando os dados foram atualizados pela última vez é essencial para que os usuários entendam se estão visualizando as informações mais recentes. Isso ajuda a gerenciar expectativas sobre a latência dos dados e garante que as decisões sejam baseadas em dados com uma idade conhecida.

Por que isso importa

Ele informa aos analistas o nível de atualização dos dados, garantindo que conheçam sua atualidade ao tomar decisões.

Onde obter

Essa data e hora são geradas e adicionadas durante o processo de extração e carregamento de dados (ETL).

Exemplos
2024-05-21T02:00:00Z
Aprovador
Approver
O usuário responsável por aprovar ou rejeitar a fatura.
Descrição

Este atributo identifica o funcionário ou gerente que executou a etapa de aprovação de uma fatura. Em Workflows com vários níveis de aprovação, pode registrar o aprovador mais recente ou final.

Acompanhar o aprovador é essencial para analisar o ciclo de aprovação. Isso ajuda a identificar gargalos no processo de aprovação, mostrando quais pessoas ou departamentos têm os maiores tempos médios de aprovação. Essas informações podem ser usadas para equilibrar cargas de trabalho ou oferecer treinamento adicional.

Por que isso importa

Ajuda a identificar gargalos no processo de aprovação e analisar a performance por pessoa ou departamento, permitindo melhorias direcionadas.

Onde obter

Obtido dos logs do Workflow ou do histórico de aprovação associado à transação da conta de fornecedor. Pode estar nas 'System Notes' ou em um log de aprovação personalizado.

Exemplos
John SmithJane DoeResponsável pelo departamento financeiro
Correspondência automática realizada
IsAutoMatched
Um indicador que mostra se a fatura foi associada automaticamente a uma ordem de compra, sem intervenção manual.
Descrição

Este atributo booleano indica se o sistema conseguiu associar automaticamente a fatura a uma ordem de compra e ao recebimento de mercadorias, em um cenário de correspondência de três vias, com base em regras e tolerâncias predefinidas. O valor "true" indica um processo de correspondência sem intervenção manual.

Este atributo é a base do KPI "Taxa de correspondência automática de faturas". Uma alta taxa de correspondência automática é um indicador importante de um sistema de processamento de faturas altamente eficiente e automatizado. Analisar os casos em que o valor é "false" ajuda a identificar os motivos das falhas de correspondência e as oportunidades de melhorar a automação.

Por que isso importa

Mede diretamente o nível de automação e eficiência no processo de correspondência de faturas, destacando oportunidades para reduzir o trabalho manual.

Onde obter

Normalmente, este é um atributo derivado. Ele pode ser inferido pela ausência da atividade "Matching Discrepancy Identified" ou pela verificação de que o bill foi criado e aprovado por um usuário do sistema em um intervalo muito curto.

Exemplos
truefalse
Data de vencimento do pagamento
PaymentDueDate
A data até a qual a fatura deve ser paga para cumprir as condições de pagamento acordadas.
Descrição

A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento negociadas com o fornecedor, como Net 30 ou Net 60. Ela serve como o principal prazo para a execução do pagamento.

Essa data é essencial para medir a performance dos pagamentos no prazo, um KPI importante para o relacionamento com fornecedores e a saúde financeira. Ao comparar a data real do pagamento com a data de vencimento, as organizações conseguem acompanhar a pontualidade dos pagamentos, identificar fornecedores que recebem pagamentos atrasados com frequência e gerenciar o fluxo de caixa com mais eficiência.

Por que isso importa

É a referência para medir a performance dos pagamentos no prazo, que impacta diretamente o relacionamento com fornecedores e pode ajudar a evitar multas por atraso.

Onde obter

É o campo 'Due Date' no registro da conta de fornecedor, geralmente calculado automaticamente com base no campo 'Terms'.

Exemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
Nome do fornecedor
VendorName
O nome do fornecedor que enviou a fatura.
Descrição

Este atributo identifica o nome legal do fornecedor associado à fatura. O fornecedor é uma entidade essencial no processo de Purchase-to-Pay.

Analisar o processo por fornecedor é fundamental para identificar problemas específicos relacionados a fornecedores. Isso ajuda a responder perguntas como quais fornecedores têm os maiores tempos de aprovação, quais enviam mais faturas que exigem retrabalho e quais são pagos com mais frequência em atraso. Essa segmentação é essencial para a gestão do relacionamento com fornecedores e a análise de performance.

Por que isso importa

Permite segmentar os dados do processo para identificar gargalos específicos de fornecedores, a performance dos pagamentos e problemas de conformidade.

Onde obter

Obtido do campo 'Vendor' ou 'Supplier' no registro da conta de fornecedor, vinculado aos dados mestres de fornecedores.

Exemplos
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
Pago no prazo
IsPaidOnTime
Um indicador que mostra se a fatura foi paga na data de vencimento ou antes dela.
Descrição

Este atributo booleano calculado compara o timestamp da atividade "Bill Paid In Full" com a "Payment Due Date". O valor é "true" quando o pagamento foi feito no prazo e "false" nos demais casos.

Este atributo dá suporte direto ao KPI "Taxa de pagamentos no prazo", uma medida essencial da disciplina financeira e da gestão do relacionamento com fornecedores. Ele permite filtrar e analisar facilmente os pagamentos atrasados para identificar as causas-raiz, como atrasos nas aprovações ou problemas no agendamento da execução de pagamentos.

Por que isso importa

Mede diretamente o cumprimento das condições de pagamento, algo essencial para o relacionamento com fornecedores, a prevenção de multas e o planejamento financeiro.

Onde obter

Campo calculado: TRUE quando o timestamp da atividade de pagamento final é menor ou igual a "PaymentDueDate".

Exemplos
truefalse
Status da fatura
InvoiceStatus
O status atual de processamento da fatura.
Descrição

Este atributo reflete o estado atual da conta de fornecedor em seu ciclo de vida, como 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full' ou 'Rejected'.

O status oferece uma visão instantânea da etapa em que a fatura se encontra no processo. Ele é usado em Dashboards operacionais para monitorar a carga de trabalho e o throughput atuais. Analisar as transições de status também é uma parte importante do Process Mining, pois elas frequentemente formam a base para definir atividades.

Por que isso importa

Oferece uma visão em tempo real do progresso das faturas, permitindo gerenciar a carga de trabalho e analisar o throughput.

Onde obter

É o campo 'Status' no registro da conta de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
Em abertoAguardando aprovaçãoAprovadoPago integralmente
Valor da fatura
InvoiceAmount
O valor monetário total da fatura do fornecedor.
Descrição

Este atributo representa o valor total devido conforme indicado na fatura, incluindo impostos e outras cobranças. É uma métrica financeira essencial para cada caso.

O valor da fatura é usado para várias finalidades analíticas, incluindo a segmentação das faturas por faixas de valor, como alto e baixo valor, para verificar se os tempos de processamento ou os caminhos de aprovação diferem. Ele também é essencial para relatórios financeiros, para calcular o valor das faturas em diferentes etapas e analisar o impacto financeiro dos atrasos nos pagamentos.

Por que isso importa

Permite análises financeiras e segmentação por valor, ajudando a priorizar faturas de alto valor e entender os fatores que geram custos.

Onde obter

Corresponde ao campo 'Total' ou 'Amount' no cabeçalho do registro da conta de fornecedor no NetSuite.

Exemplos
1500.75250.0012500.50
Data de desconto
DiscountDate
O prazo para pagar uma fatura e ter direito ao desconto por pagamento antecipado.
Descrição

Este atributo especifica a data até a qual uma fatura deve ser paga para aproveitar os descontos por pagamento antecipado oferecidos pelo fornecedor, conforme definido nas condições de pagamento (por exemplo, "2% 10, Net 30").

Essa data é essencial para calcular o KPI "Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado". Acompanhar a performance em relação a essa data permite que a organização identifique oportunidades de economia perdidas e otimize sua estratégia de pagamentos para maximizar os descontos capturados, o que pode ter um impacto positivo significativo na lucratividade.

Por que isso importa

É a data principal para identificar e capturar descontos por pagamento antecipado, impactando diretamente a economia de custos e a lucratividade.

Onde obter

Essa data é derivada da data da fatura e do campo "Terms" no registro Vendor Bill. O NetSuite calcula esse valor como "Discount Date".

Exemplos
2023-04-252023-05-10
Desconto aproveitado
DiscountTaken
Um indicador que mostra se um desconto disponível por pagamento antecipado foi aproveitado com sucesso.
Descrição

Este atributo booleano calculado verifica se uma fatura com desconto disponível foi paga na data "Discount Date" ou antes dela. O valor é "true" quando o desconto foi capturado e "false" quando a oportunidade foi perdida.

Este atributo é essencial para o KPI "Taxa de captura de descontos por pagamento antecipado". Ele ajuda os departamentos financeiros a quantificar as economias perdidas e identificar gargalos no processo, como aprovações lentas, que impedem o aproveitamento de condições de pagamento favoráveis.

Por que isso importa

Mede a eficácia do processo na captura de oportunidades de redução de custos, impactando diretamente o resultado financeiro da empresa.

Onde obter

Campo calculado: TRUE quando a fatura tem um "DiscountDate" e a atividade de pagamento final ocorreu nessa data ou antes dela.

Exemplos
truefalse
Moeda
Currency
A moeda do valor da fatura.
Descrição

Este atributo especifica a moeda em que a fatura é denominada, como USD, EUR ou GBP. Isso é especialmente importante para empresas que operam em vários países.

A moeda fornece o contexto necessário para todos os valores monetários. Na análise, ela garante que os dados financeiros sejam interpretados corretamente e permite fazer a conversão adequada ao consolidar métricas financeiras de diferentes regiões.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para todos os valores financeiros, garantindo uma análise financeira precisa em ambientes com várias moedas.

Onde obter

Este é o campo "Currency" no registro Vendor Bill, normalmente preenchido por padrão a partir do registro mestre do Vendor.

Exemplos
USDEURGBP
Motivo da rejeição
RejectionReason
O motivo informado quando uma fatura é rejeitada durante o processo de aprovação.
Descrição

Quando um aprovador rejeita uma fatura, normalmente informa um motivo, como 'Incorrect Amount', 'Duplicate Invoice' ou 'Missing PO'. Este atributo captura esse motivo.

Essas informações são essenciais para a análise das causas-raiz das ineficiências do processo. Ao categorizar e acompanhar as tendências dos motivos de rejeição, as organizações conseguem identificar problemas comuns, como questões relacionadas a fornecedores específicos ou erros na entrada de dados, e implementar ações corretivas para reduzir retrabalho e atrasos.

Por que isso importa

Oferece um insight direto sobre as causas-raiz do retrabalho e das falhas do processo, ajudando a melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa.

Onde obter

Esses dados normalmente são capturados em um campo de observação ou comentário durante a etapa de rejeição de um Workflow de aprovação. Podem ser armazenados nas 'System Notes' ou em um campo personalizado.

Exemplos
Quantidade incorretaNota fiscal duplicadaDivergência de preço com o pedido de compra
Motivo do bloqueio de pagamento
PaymentBlockReason
O motivo pelo qual o pagamento de uma fatura aprovada foi bloqueado.
Descrição

Uma fatura aprovada para pagamento ainda pode ser bloqueada por vários motivos, como uma contestação do fornecedor, um problema de qualidade nos produtos recebidos ou uma decisão de gestão de caixa. Este atributo captura o motivo específico do bloqueio.

Analisar os motivos dos bloqueios de pagamento e seus tempos de resolução é importante para otimizar o fluxo de caixa e manter bons relacionamentos com fornecedores. Isso ajuda a identificar problemas recorrentes que causam atrasos nos pagamentos mesmo depois que uma fatura foi processada e aprovada com sucesso.

Por que isso importa

Explica por que faturas aprovadas não estão sendo pagas, destacando problemas operacionais ou financeiros que atrasam os pagamentos.

Onde obter

Isso geralmente é gerenciado por meio de uma caixa de seleção personalizada 'Payment Hold' ou 'Payment Block' e de uma lista de motivos ou campo de texto correspondente na conta de fornecedor.

Exemplos
Conta do fornecedor bloqueadaInspeção de qualidade pendenteAguardando nota de crédito
Número da ordem de compra
PurchaseOrderNumber
O identificador da ordem de compra relacionada à fatura.
Descrição

Este atributo vincula uma fatura de fornecedor à ordem de compra correspondente, ou PO, que autorizou a aquisição dos produtos ou serviços. As faturas podem estar vinculadas a uma PO ou não.

Analisar por PO fornece um contexto essencial para a eficiência da conciliação de faturas. Isso ajuda a determinar a taxa de conciliação automática em comparação com a intervenção manual e a identificar divergências entre a fatura, a PO e o recebimento dos produtos. Uma taxa alta de divergências pode indicar problemas no processo de compras.

Por que isso importa

Vincula a fatura ao processo de compras, algo essencial para analisar a eficiência da conciliação de faturas e a conformidade da conciliação de três vias.

Onde obter

Disponível no registro da conta de fornecedor, normalmente nos itens de linha ou em um campo de cabeçalho que a vincula a uma PO.

Exemplos
PO-005678PO-005891N/A
Subsidiária
Subsidiary
A empresa ou entidade jurídica da organização responsável pela fatura.
Descrição

Em uma organização com várias entidades, o atributo Subsidiary identifica a entidade jurídica à qual o Vendor Bill pertence. Esse é um dado organizacional fundamental nas contas do NetSuite OneWorld.

Analisar o processo por subsidiária permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio ou localidades geográficas. Isso ajuda a identificar quais partes da organização são mais eficientes e onde as melhores práticas podem ser compartilhadas, além de revelar onde existem problemas específicos no processo.

Por que isso importa

Permite comparar a performance e analisar diferentes entidades jurídicas ou unidades de negócio dentro da organização.

Onde obter

Este é o campo padrão "Subsidiary" em todos os registros de transação de uma conta NetSuite OneWorld.

Exemplos
Oeste dos EUASede da EMEAServiços da APAC
Obrigatório Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Atividades de processamento de faturas

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no seu Event Log para descobrir o processo com precisão e identificar gargalos no seu Workflow de faturas.
5 Recomendado 9 Opcional
Atividade Descrição
Conta aprovada
Marca a aprovação final da conta de fornecedor, autorizando seu pagamento. Este é um marco importante, normalmente capturado como uma alteração explícita de status para 'Approved' no Workflow de aprovação do sistema.
Por que isso importa

Este é um marco crítico que libera o processo de pagamento. Atrasos nessa etapa são um gargalo comum, e acompanhar essa atividade é essencial para gerenciar a pontualidade dos pagamentos e o fluxo de caixa.

Onde obter

Capturado nas notas do sistema ou na trilha de auditoria da conta de fornecedor, especificamente na data e hora em que o campo 'Approval Status' é definido como 'Approved'.

Captura

Data e hora da alteração de status para 'Approved' na trilha de auditoria da conta de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Conta de fornecedor criada
Esta atividade marca a criação de um registro de conta de fornecedor no NetSuite, que serve como ponto de partida para o processamento da fatura. Ela é capturada a partir da data de criação do registro de transação da conta de fornecedor.
Por que isso importa

Este é o principal evento de início do ciclo de vida da fatura. Analisar o tempo entre esta atividade e as demais revela o tempo total de processamento e destaca atrasos na entrada inicial de dados.

Onde obter

Do campo 'Date Created' ou da data da transação no registro da conta de fornecedor. Cada conta de fornecedor tem um ID interno e um número de transação exclusivos.

Captura

Data e hora da criação da transação da conta de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Conta lançada no razão geral
Esta atividade representa o momento em que a conta de fornecedor aprovada impacta o razão geral. Nas configurações padrão do NetSuite, isso ocorre automaticamente após a aprovação final da conta.
Por que isso importa

Este é um ponto de controle financeiro importante, garantindo que os passivos sejam reconhecidos corretamente. Monitorar desvios, como pagamentos realizados antes do lançamento, é essencial para a análise de conformidade.

Onde obter

O indicador 'Posting' na conta de fornecedor é definido como true. A data e hora podem ser obtidas do evento de aprovação, pois o lançamento normalmente ocorre de forma síncrona com a aprovação.

Captura

Data e hora da ação de aprovação final que dispara o lançamento no razão geral.

Tipo de evento explicit
Conta paga integralmente
Esta atividade indica que a conta de fornecedor foi totalmente paga e que seu status foi atualizado de acordo. É a conclusão bem-sucedida do processo, inferida a partir de uma alteração de status na própria conta.
Por que isso importa

Este é o principal evento de fim do caminho ideal do ciclo de vida da fatura. Medir o tempo total até alcançar esse estado fornece o tempo de ciclo completo do processo.

Onde obter

Inferido a partir das notas do sistema ou da trilha de auditoria do registro da conta de fornecedor, especificamente da data e hora em que o status muda para 'Paid in Full'.

Captura

Data e hora da alteração de status para 'Paid in Full' na conta de fornecedor.

Tipo de evento inferred
Pagamento ao fornecedor criado
Esta atividade marca a criação da transação de pagamento que liquida a conta de fornecedor. É um evento explícito capturado a partir da criação de um registro de pagamento ao fornecedor vinculado à conta.
Por que isso importa

Representa a execução do pagamento, uma etapa crítica para a análise de pagamentos no prazo e a previsão do fluxo de caixa. É um marco importante antes do fim do processo.

Onde obter

A partir da data de criação do registro de transação de pagamento ao fornecedor. O registro de pagamento terá uma referência, na sublista 'Apply', à conta de fornecedor que está sendo paga.

Captura

Data e hora da criação da transação de pagamento ao fornecedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueio de pagamento definido
Um bloqueio de pagamento é aplicado ativamente a uma fatura aprovada, impedindo que ela seja paga. Isso geralmente é inferido quando uma caixa de seleção específica é marcada ou quando um status personalizado de 'Hold' é aplicado.
Por que isso importa

Esta atividade é essencial para o Dashboard de análise da resolução de bloqueios de pagamento. Ela identifica atrasos entre a aprovação e a liberação para pagamento, que podem prejudicar o relacionamento com fornecedores.

Onde obter

Inferido a partir da trilha de auditoria de uma caixa de seleção 'Payment Hold' ou de um campo de status personalizado na transação da conta de fornecedor.

Captura

Data e hora do evento de alteração de um campo 'Payment Hold' ou similar.

Tipo de evento inferred
Bloqueio de pagamento liberado
O bloqueio de pagamento da fatura é removido, tornando-a novamente elegível para pagamento. Isso é inferido quando a caixa de seleção 'Payment Hold' é desmarcada ou quando o status muda de um estado de 'Hold'.
Por que isso importa

Medir o tempo entre 'Payment Block Set' e esta atividade revela a eficiência do processo de resolução. Isso ajuda a identificar motivos recorrentes dos bloqueios e simplificar sua remoção.

Onde obter

Inferido a partir da trilha de auditoria quando a caixa de seleção 'Payment Hold' é desmarcada ou quando um campo de status personalizado é atualizado na conta de fornecedor.

Captura

Data e hora do evento de alteração em que um campo 'Payment Hold' ou similar é removido.

Tipo de evento inferred
Conta enviada para aprovação
Representa o momento em que a conta de fornecedor criada é formalmente enviada para um Workflow de aprovação. Normalmente, isso é inferido pela mudança do status da conta de 'Open' ou 'Pending Submission' para 'Pending Approval'.
Por que isso importa

Inicia o ciclo de aprovação. Medir o tempo entre este evento e 'Bill Approved' ou 'Bill Rejected' é essencial para o Dashboard de análise do tempo do ciclo de aprovação de faturas.

Onde obter

Inferido a partir das notas do sistema ou da trilha de auditoria do registro da conta de fornecedor, acompanhando especificamente as alterações no campo 'Approval Status'.

Captura

Data e hora da alteração de status para 'Pending Approval' na trilha de auditoria da conta de fornecedor.

Tipo de evento inferred
Conta enviada para retrabalho
Ocorre quando um aprovador ou revisor devolve a fatura ao responsável pela origem para correção. Isso é inferido por uma alteração de status que faz a conta retroceder no Workflow, por exemplo, de 'Pending Approval' para 'Pending Submission'.
Por que isso importa

Identifica ciclos de retrabalho que aumentam significativamente o tempo de processamento e o esforço manual. Acompanhar essa atividade ajuda a identificar causas comuns de erros, como codificação incorreta ou falhas na entrada de dados.

Onde obter

Inferido a partir das notas do sistema ou da trilha de auditoria da conta de fornecedor, procurando uma regressão de status ou um status específico de 'Rework'.

Captura

Data e hora da alteração de status que indica um retrocesso no Workflow de aprovação.

Tipo de evento inferred
Conta rejeitada
A conta de fornecedor é rejeitada por um aprovador e removida da fila de processamento ativa. Isso é capturado por uma alteração explícita de status para 'Rejected' e geralmente representa um estado terminal, a menos que a conta seja reenviada.
Por que isso importa

Destaca falhas no processo, como faturas duplicadas ou informações incorretas do fornecedor. Acompanhar a frequência e os motivos das rejeições ajuda a melhorar a precisão na primeira tentativa e reduzir esforços desperdiçados.

Onde obter

Capturado nas notas do sistema ou na trilha de auditoria da conta de fornecedor, registrando a data e hora em que o campo 'Approval Status' é definido como 'Rejected'.

Captura

Data e hora da alteração de status para 'Rejected' na trilha de auditoria da conta de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Desconto por pagamento antecipado perdido
Um evento calculado que indica que o pagamento de uma fatura com condições de pagamento antecipado disponíveis não foi executado dentro do período do desconto. Esse evento é derivado da comparação entre a data do pagamento e a data-limite do desconto.
Por que isso importa

Dá suporte direto ao KPI de taxa de captura de descontos por pagamento antecipado ao quantificar a economia perdida. Ajuda as organizações a identificar problemas de processo ou de fluxo de caixa que impedem o aproveitamento dos descontos.

Onde obter

Este é um evento calculado. É necessário comparar a 'Date' da transação de pagamento ao fornecedor aplicada com o campo 'Discount Date' do registro de origem da conta de fornecedor.

Captura

Compare a data do pagamento ao fornecedor com a data do desconto da conta de fornecedor. Se a data do pagamento > data do desconto, o evento ocorre.

Tipo de evento calculated
Divergência de conciliação identificada
Esta atividade ocorre quando uma conta que deveria corresponder a uma ordem de compra não atende às regras de conciliação automática e exige análise manual. Geralmente, isso é inferido quando a conta entra em um status específico de 'Matching Hold' ou 'Discrepancy'.
Por que isso importa

Destaca ineficiências nos processos de compras e recebimento que levam ao retrabalho manual. Isso dá suporte direto ao Dashboard de eficiência da conciliação de faturas e ao KPI de taxa de retrabalho por divergência de conciliação.

Onde obter

Inferido a partir de uma alteração de status na conta de fornecedor que indique um bloqueio ou exceção, ou pela identificação de contas vinculadas a uma PO que exigiram edições manuais significativas antes da aprovação.

Captura

Data e hora da alteração para um status de 'hold' ou 'mismatch'. Pode exigir a análise de campos personalizados ou Workflows.

Tipo de evento inferred
Nota de crédito aplicada
Representa a aplicação de uma nota de crédito de fornecedor a uma conta, reduzindo o valor devido. É um evento explícito capturado a partir do registro de aplicação da transação de crédito do fornecedor.
Por que isso importa

Mostra um caminho alternativo para liquidar uma fatura sem envolver um pagamento direto em dinheiro. A frequência de notas de crédito pode indicar problemas na precisão do pedido inicial ou no desempenho do fornecedor.

Onde obter

A partir do registro de aplicação que vincula um crédito de fornecedor a uma conta de fornecedor. A data da aplicação serviria como data e hora do evento.

Captura

Data e hora da aplicação de uma transação de crédito do fornecedor à conta de fornecedor.

Tipo de evento explicit
Pagamento agendado em lote
A fatura aprovada é selecionada e incluída em um lote de pagamentos para execução futura. Esta é uma ação explícita em que as contas são adicionadas a um lote de pagamentos de fornecedores ou processadas pela página 'Pay Bills'.
Por que isso importa

Mostra a transição de um passivo aprovado para uma saída de caixa planejada. Analisar os atrasos entre a aprovação e o agendamento pode revelar estratégias de gestão de caixa ou ineficiências no processo de execução dos pagamentos.

Onde obter

Pode ser difícil capturar isso como um evento distinto. Muitas vezes, essa etapa faz parte do próprio processo de criação do pagamento. Ela pode ser inferida a partir da data de criação de um registro de lote de pagamentos que inclua a conta.

Captura

Data e hora de criação do registro de lote de pagamentos que referencia a fatura.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guias de extração

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