Seu Template de dados para gestão de contratos

O Contract ID funciona como o identificador definitivo do caso, vinculando exclusivamente todos os eventos e as atividades relacionados a um contrato específico. Isso permite uma análise abrangente, de ponta a ponta, da jornada de cada contrato, desde sua criação até sua resolução.

No Process Mining, esse Atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida de cada contrato. Ele garante que todas as atividades relacionadas, como elaboração, revisões, aprovações e execução, sejam associadas corretamente ao contrato correspondente, permitindo medir os tempos de ciclo com precisão e identificar variações no processo.

Esta é a chave primária da análise de processos, permitindo acompanhar a jornada completa de um contrato e garantindo a integridade dos dados.

Este é um Atributo principal do objeto Contract Agreement no Icertis.

Este Atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade foi iniciada ou concluída. Ele é a base temporal do Process Mining, fornecendo a ordem cronológica dos eventos para cada caso de contrato.

O Horário do evento é essencial para todas as análises baseadas em tempo. Ele é usado para calcular os tempos de ciclo entre atividades, identificar períodos de espera, medir a duração de fases específicas, como negociação ou aprovação, e apontar gargalos em que os contratos ficam parados por longos períodos.

Este Timestamp é essencial para calcular todas as métricas de performance, como tempos de ciclo e durações, e para entender a sequência dos eventos.

Este é um campo padrão nos logs de trilha de auditoria ou de histórico de Workflows do Icertis, associado a cada evento registrado.

O Nome da atividade descreve uma etapa ou um marco específico do processo de gestão de contratos. Esses eventos são ordenados pelos seus Timestamps para construir o fluxo do processo de cada contrato.

A análise desse Atributo revela a sequência das operações, a frequência de diferentes atividades e a estrutura geral do processo. Ele é usado para identificar caminhos comuns do processo, desvios do procedimento padrão e atividades que causam retrabalho ou atrasos, como vários ciclos de revisão.

Ele define as etapas do processo, o que é essencial para visualizar o mapa do processo, analisar o fluxo do processo e identificar gargalos.

Essas informações normalmente são geradas a partir de Event Logs ou tabelas de histórico de Workflows no Icertis, que registram as mudanças de status e as tarefas realizadas em um contrato.

Este atributo especifica o departamento de negócios, como Jurídico, Vendas ou Compras, associado ao usuário que executou a atividade. Ele oferece uma visão agregada do envolvimento dos recursos no processo.

Analisar os dados por departamento é fundamental para entender a colaboração e as transferências entre departamentos. Isso ajuda a identificar atrasos sistêmicos entre áreas, como longas esperas pela análise jurídica após o envio de uma solicitação de vendas, que é o foco do Dashboard 'Departmental Handoff Delays'.

Facilita a análise da performance dos departamentos e da eficiência das transferências, destacando gargalos entre áreas.

Talvez seja necessário enriquecer esses dados fazendo uma junção com um sistema de RH ou diretório de usuários, usando o responsável pela atividade como chave. Eles também podem estar armazenados diretamente nos perfis de usuário do Icertis.

Este atributo registra o horário de conclusão de uma atividade. Enquanto StartTime marca o início, EndTime marca a conclusão, definindo o intervalo de tempo da atividade.

Ter um horário de início e de término é essencial para calcular com precisão o tempo de processamento ou a duração de cada atividade. Isso permite analisar quais etapas consomem mais tempo, diferenciando o tempo de processamento ativo do tempo de espera entre as etapas. Esse dado é fundamental para Dashboards como 'Approval Process Bottlenecks' e 'Drafting And Revision Efficiency'.

Permite calcular com precisão a duração das atividades, ajudando a diferenciar o tempo de processamento do tempo de espera.

Assim como StartTime, esse dado é encontrado na trilha de auditoria ou nos registros do histórico do Workflow do Icertis. Alguns eventos podem ser instantâneos, quando StartTime é igual a EndTime.

Este atributo identifica a pessoa, a equipe ou o usuário automatizado que executou determinada atividade. Pode ser um nome de usuário específico, um ID de funcionário ou uma conta do sistema.

Analisar o responsável pela atividade é essencial para entender a alocação de recursos, a distribuição da carga de trabalho e a performance. Isso ajuda a responder perguntas como quais usuários ou equipes são gargalos, quem são os revisores mais eficientes e como o trabalho está sendo distribuído. Esse dado dá suporte direto ao Dashboard 'Reviewer Workload Distribution'.

Permite analisar a performance por usuário ou equipe, ajudando a identificar desequilíbrios na carga de trabalho e oportunidades de treinamento.

Essas informações geralmente estão disponíveis no histórico do Workflow ou nos dados da trilha de auditoria do Icertis, vinculadas a cada evento.

Este atributo indica o status geral do caso do contrato, por exemplo, 'Rascunho', 'Em análise', 'Aguardando assinatura' ou 'Executado'. Normalmente, é um atributo no nível do caso que reflete o último marco importante alcançado.

Ele é essencial para Dashboards operacionais como 'Contract Status And Throughput', que oferecem uma visão em tempo real do pipeline de contratos. Ajuda os gestores a entender o volume de contratos em cada etapa e identificar onde o trabalho está se acumulando, permitindo uma gestão proativa do portfólio de contratos.

Oferece uma visão geral do pipeline de contratos, essencial para o monitoramento operacional e a gestão do throughput.

Esse é um campo de status principal no objeto Contract Agreement do Icertis.

O tipo de contrato categoriza os acordos com base em sua finalidade jurídica ou de negócios. Esse é um atributo fundamental para segmentar e comparar os ciclos de vida dos contratos.

Diferentes tipos de contrato geralmente seguem caminhos distintos no processo e têm níveis de complexidade e SLAs diferentes. Analisar o processo por tipo de contrato permite fazer melhorias direcionadas, como criar Workflows otimizados para acordos de alto volume e baixo risco, como NDAs, em comparação com MSAs complexos e de alto valor. Esse dado é essencial para os KPIs 'Contract Variant Analysis' e 'Policy Compliance Score'.

Permite segmentar o processo para comparar ciclos de vida e conformidade entre diferentes tipos de acordo.

Esse é um atributo padrão configurado no objeto Contract Agreement do Icertis.

Este atributo representa o valor financeiro do contrato, como o valor total ou o valor anualizado. É uma métrica de negócios essencial para priorizar contratos e entender o impacto financeiro.

No Process Mining, o valor do contrato é usado para segmentar a análise e concentrar o foco em acordos de alto valor. Por exemplo, você pode analisar se contratos de alto valor levam mais tempo para serem aprovados ou negociados. Esse dado também ajuda na avaliação de riscos, já que atrasos em contratos de alto valor podem ter impactos significativos na receita.

Permite priorizar e analisar os dados com base no valor, ajudando a concentrar os esforços de melhoria nos contratos mais relevantes financeiramente.

Normalmente, esse é um campo de moeda padrão no objeto Contract Agreement do Icertis.

Essa métrica calculada contabiliza as atividades relacionadas a revisões, como 'Contract Redlined Or Revised', para cada caso de contrato. Ela funciona como um indicador simples e poderoso de atrito no processo.

Uma contagem elevada de revisões sinaliza possíveis problemas nas etapas de elaboração ou negociação, como requisitos pouco claros, rascunhos iniciais de baixa qualidade ou negociações difíceis. Essa métrica é o dado de entrada direto do KPI 'Contract Revision Rate' e é usada em Dashboards para identificar contratos e variantes de processo com retrabalho excessivo.

Quantifica o retrabalho no ciclo de vida do contrato, medindo diretamente a eficiência das etapas de elaboração e negociação.

É calculada contando as ocorrências de atividades específicas de revisão para cada 'ContractId' no Event Log.

Este atributo armazena a data de término da vigência do contrato. É uma data essencial para gerenciar o ciclo de vida do contrato após a execução, acionando atividades de renovação ou encerramento.

Essa data é fundamental para monitorar a eficácia da gestão do fim do ciclo de vida. Ela serve como base para o KPI 'On-Time Renewal/Termination Rate', que mede se os processos de renovação ou encerramento são iniciados e concluídos no prazo, evitando renovações automáticas indesejadas ou interrupções no serviço.

É fundamental para gerenciar renovações e encerramentos de contratos, garantindo que os processos de fim do ciclo de vida sejam conduzidos de forma proativa.

Esse é um campo de data padrão no objeto Contract Agreement do Icertis.

Este atributo acompanha as datas de vencimento das principais obrigações, dos compromissos e das entregas definidos no contrato após sua execução. Um único contrato pode ter várias obrigações, cada uma com sua própria data de vencimento.

Acompanhar essas datas é fundamental para a conformidade após a execução e para a gestão de riscos. Este atributo é a base do KPI 'Obligation Adherence Rate', permitindo que a organização monitore se está cumprindo seus compromissos no prazo e trate proativamente possíveis violações.

Permite monitorar a conformidade após a execução, algo essencial para evitar penalidades e manter bons relacionamentos comerciais.

O Icertis tem módulos para gestão de obrigações. Esses dados viriam das obrigações associadas a um contrato.

Este atributo booleano indica se o contrato foi criado a partir de um Template padrão pré-aprovado ou se foi elaborado como um acordo personalizado e fora do padrão. É um fator importante para avaliar riscos e conformidade.

Contratos baseados em Templates padrão normalmente têm ciclos mais rápidos e menor risco. Esse atributo é a base do KPI 'Contract Template Adherence Rate' e ajuda a analisar o impacto do uso de documentos fora do padrão no processo. Ele pode destacar departamentos ou tipos de contrato que se desviam dos padrões com frequência, orientando esforços para melhorar o uso de Templates.

Mede a adesão aos padrões da empresa, que está diretamente relacionada à eficiência do processo e à redução de riscos.

Pode ser um campo de caixa de seleção no contrato ou ser derivado com base na origem ou nos metadados do documento no Icertis.

Este atributo identifica a outra parte envolvida no acordo. Ele fornece um contexto essencial para analisar interações e negociações.

Analisar o processo por contraparte pode revelar padrões nos ciclos de negociação. Por exemplo, pode mostrar se contratos com determinados fornecedores levam consistentemente mais tempo para serem negociados ou exigem mais revisões. Esse insight é valioso para a gestão estratégica de relacionamentos e para adaptar as estratégias de negociação, dando suporte direto ao Dashboard 'Negotiation Cycle Time And Rework'.

Permite analisar padrões de negociação e a performance do relacionamento com partes externas específicas.

Essas informações são armazenadas como parte dos metadados do contrato, normalmente vinculadas a um objeto de dados mestre de contraparte ou fornecedor no Icertis.

Este atributo especifica a área geográfica, como EMEA, APAC ou América do Norte, à qual o contrato se aplica. Isso é importante para organizações globais com variações regionais em seus processos.

Analisar os dados por região pode revelar diferenças na performance do processo, nos requisitos de conformidade ou nas táticas de negociação, influenciadas pelas leis locais e pelas culturas de negócios. Isso permite fazer benchmarking específico por região e identificar boas práticas que podem ser compartilhadas globalmente.

Ajuda a identificar variações regionais na performance e na conformidade do processo, algo fundamental para organizações globais.

Normalmente, esse é um campo de metadados no objeto de contrato do Icertis, geralmente parte da configuração padrão.

Este Atributo identifica a origem dos dados, que é 'Icertis' neste processo. Ele ajuda na governança e na rastreabilidade dos dados, especialmente em ambientes nos quais os dados podem ser agregados de vários sistemas.

Na análise, ele pode ser usado para filtrar os dados de um sistema de origem específico ou para comparar processos entre diferentes sistemas, quando aplicável. Nesta visualização, ele funciona como um identificador constante para todos os eventos.

Garante a linhagem e a rastreabilidade dos dados, o que é importante para validar os dados e gerenciar informações de várias fontes.

Normalmente, este é um valor estático adicionado durante o processo de extração e transformação dos dados para identificar sua origem.

Este atributo é derivado da comparação entre a duração de determinadas fases do processo e as metas de SLA predefinidas. Por exemplo, uma análise jurídica pode ser sinalizada como 'Atrasada' se ultrapassar o prazo padrão de 48 horas.

O status do SLA é essencial para monitorar a conformidade e gerenciar a performance. Ele permite criar alertas e Dashboards, como o 'Contract Compliance Overview', que destacam imediatamente as violações. Isso ajuda as equipes a priorizar tarefas atrasadas e permite que os gestores acompanhem a performance em relação às principais metas.

Oferece visibilidade imediata sobre a conformidade com as metas de nível de serviço, ajudando a priorizar o trabalho e gerenciar a performance.

É calculado definindo regras de negócios na ferramenta de Process Mining que comparam timestamps com limites de SLA predefinidos, por exemplo, duração da análise jurídica > 2 dias.

Este Atributo indica o nível de atualização dos dados analisados. Ele registra a data e a hora da última extração de dados do sistema de origem.

Essas informações são essenciais para que os usuários entendam o quanto os insights apresentados nos Dashboards estão atualizados. Elas ajudam a saber se você está consultando informações em tempo real ou dados de algumas horas ou dias atrás, estabelecendo o contexto adequado para a tomada de decisões.

Fornece contexto sobre o nível de atualização dos dados, garantindo que os usuários entendam o quanto a análise do processo está atualizada.

Este timestamp é gerado pelo pipeline de dados ou pela ferramenta de ETL ao final de cada ciclo bem-sucedido de atualização dos dados.

Este atributo identifica a divisão interna ou a unidade de negócios que é responsável pelo contrato ou o solicitou, como 'Enterprise Sales North America' ou 'Global Procurement'.

Assim como o departamento, esse atributo permite agregar os dados do processo em um nível mais alto. Ele ajuda a comparar a eficiência e a conformidade do processo entre diferentes partes da organização, oferecendo insights valiosos para a alta gestão e apoiando decisões estratégicas de alocação de recursos.

Permite comparar a performance do processo em alto nível entre diferentes unidades organizacionais.

Esse costuma ser um campo de metadados importante no acordo do contrato, vinculando-o à estrutura organizacional.

Este atributo acompanha a iteração do documento do contrato durante a elaboração, a marcação de alterações e as revisões. Normalmente, é um número inteiro ou segue o formato de versão principal.secundária.

A versão do documento é um indicador direto de retrabalho. Um número elevado de versões de um contrato sugere várias rodadas de alterações, que podem ser investigadas para entender as causas-raiz. É um dado essencial para calcular o KPI 'Contract Revision Rate' e para o Dashboard 'Drafting And Revision Efficiency'.

Mede diretamente o volume de retrabalho e revisão pelo qual um contrato passa, destacando ineficiências na elaboração e na negociação.

O Icertis mantém o histórico de versões de todos os documentos de contrato. Esse atributo pode ser extraído dos metadados do documento ou do Event Log.