Seu Template de dados para gestão de contratos

O ID do contrato é o identificador definitivo do caso, vinculando de forma exclusiva todos os eventos e atividades relacionados a um contrato específico. Isso permite uma análise completa da jornada de cada contrato, do início à conclusão.

Na mineração de processos, este Atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida de cada contrato. Ele garante que todas as atividades relacionadas, como elaboração, revisões, aprovações e formalização, sejam associadas ao contrato correto, permitindo medir os tempos de ciclo com precisão e identificar variações no processo.

Esta é a chave primária para a análise do processo. Ela permite acompanhar toda a jornada de um contrato e garante a integridade dos dados.

Este é um Atributo essencial do objeto Contrato no Icertis.

Este Atributo registra a data e a hora exatas em que uma atividade começou ou foi concluída. É a base temporal da mineração de processos, pois fornece a ordem cronológica dos eventos de cada caso de contrato.

A data e hora do evento são essenciais para todas as análises baseadas em tempo. Elas são usadas para calcular os tempos de ciclo entre atividades, identificar períodos de espera, medir a duração de etapas específicas, como negociação ou aprovação, e localizar gargalos em que os contratos ficam parados por muito tempo.

Esta data e hora são essenciais para calcular todas as métricas de performance, como tempos de ciclo e durações, e entender a sequência dos eventos.

Este é um campo padrão nos registros de auditoria ou no histórico do fluxo de trabalho do Icertis, associado a cada evento registrado.

O nome da atividade descreve uma etapa ou um marco específico do processo de gestão de contratos. Os eventos são ordenados por data e hora para compor o fluxo do processo de cada contrato.

A análise deste Atributo revela a sequência das operações, a frequência das diferentes atividades e a estrutura geral do processo. Ele ajuda a identificar os caminhos mais comuns, os desvios do procedimento padrão e as atividades que causam retrabalho ou atrasos, como vários ciclos de revisão.

Este Atributo define as etapas do processo, essenciais para visualizar o mapa do processo, analisar seu fluxo e identificar gargalos.

Essas informações geralmente vêm dos registros de eventos ou das tabelas de histórico do fluxo de trabalho no Icertis, que acompanham mudanças de status e tarefas realizadas em um contrato.

Este atributo especifica o departamento da empresa, como Jurídico, Vendas ou Compras, associado ao usuário que realizou a atividade. Ele oferece uma visão consolidada do envolvimento dos recursos no processo.

Analisar os dados por departamento é essencial para entender a colaboração e as transferências de trabalho entre áreas. Isso ajuda a identificar atrasos recorrentes entre departamentos, como longas esperas pela revisão jurídica após o envio de uma solicitação por Vendas, tema do dashboard 'Atrasos nas transferências entre departamentos'.

Facilita a análise da performance dos departamentos e da eficiência das transferências de trabalho, destacando gargalos entre áreas.

Talvez seja necessário enriquecer esses dados cruzando-os com um sistema de RH ou diretório de usuários, usando o responsável pela atividade como chave. A informação também pode estar armazenada diretamente nos perfis de usuário do Icertis.

Este atributo registra o horário de conclusão de uma atividade. Enquanto StartTime marca o início, EndTime indica o término e define o intervalo de duração da atividade.

Ter os horários de início e término é essencial para calcular com precisão o tempo de processamento ou a duração de cada atividade. Assim, você pode analisar quais etapas consomem mais tempo e distinguir o tempo de processamento ativo do tempo de espera entre etapas. Esse dado é fundamental para dashboards como 'Gargalos no processo de aprovação' e 'Eficiência na elaboração e revisão'.

Permite calcular com precisão a duração das atividades e ajuda a diferenciar o tempo de processamento do tempo de espera.

Assim como StartTime, esse dado aparece nos registros de auditoria ou no histórico do Workflow do Icertis. Alguns eventos podem ser instantâneos, com StartTime igual a EndTime.

Este atributo identifica a pessoa, a equipe ou o usuário automatizado que realizou determinada atividade. Pode ser o nome de um usuário, o ID de um funcionário ou uma conta do sistema.

Analisar o responsável pela atividade é essencial para entender a alocação de recursos, a distribuição da carga de trabalho e a performance. Isso ajuda a responder perguntas como quais usuários ou equipes são gargalos, quem são os revisores mais eficientes e como o trabalho está distribuído. Esse dado dá suporte direto ao dashboard 'Distribuição da carga de trabalho dos revisores'.

Permite analisar a performance por usuário ou equipe, ajudando a identificar desequilíbrios na carga de trabalho e oportunidades de treinamento.

Essa informação costuma estar disponível no histórico do Workflow ou nos dados do registro de auditoria do Icertis, vinculada a cada evento.

Este atributo indica o status geral do caso do contrato, por exemplo, 'Rascunho', 'Em revisão', 'Aguardando assinatura' ou 'Formalizado'. Normalmente, é um atributo no nível do caso que reflete o último marco importante alcançado.

Ele é essencial para dashboards operacionais como 'Status e volume de contratos', que oferecem uma visão em tempo real do pipeline de contratos. Ajuda os gestores a entender o volume de contratos em cada etapa e identificar onde o trabalho está se acumulando, permitindo uma gestão proativa do portfólio de contratos.

Oferece uma visão geral do pipeline de contratos, essencial para o monitoramento das operações e a gestão do volume de trabalho.

Este é um campo de status principal no objeto Contract Agreement do Icertis.

O tipo de contrato classifica os acordos de acordo com sua finalidade jurídica ou comercial. Esse atributo é fundamental para segmentar e comparar os ciclos de vida dos contratos.

Tipos diferentes de contrato costumam seguir caminhos distintos, ter níveis de complexidade diferentes e estar sujeitos a SLAs próprios. Analisar o processo por tipo de contrato permite direcionar melhorias, como criar Workflows otimizados para acordos de alto volume e baixo risco, como NDAs, em vez de acordos complexos e de alto valor, como MSAs. Esse atributo é essencial para os KPIs 'Análise de variantes de contrato' e 'Pontuação de conformidade com políticas'.

Permite segmentar o processo e comparar os ciclos de vida e a Conformidade de diferentes tipos de acordo.

Este é um atributo padrão configurado no objeto Contract Agreement do Icertis.

Este atributo representa o valor financeiro do contrato, como o valor total ou anualizado. É uma métrica de negócio importante para priorizar contratos e entender o impacto financeiro.

Na mineração de processos, o valor do contrato é usado para segmentar a análise e dar foco aos acordos de alto valor. Por exemplo, você pode analisar se contratos de alto valor levam mais tempo para serem aprovados ou negociados. Esse dado também ajuda na avaliação de riscos, pois atrasos em contratos de alto valor podem ter um impacto significativo na receita.

Permite priorizar contratos e fazer análises com base no valor, direcionando os esforços de melhoria aos contratos de maior impacto financeiro.

Normalmente, este é um campo de moeda padrão no objeto Contract Agreement do Icertis.

Este atributo armazena a data de término da vigência do contrato. É uma data importante para gerenciar o ciclo de vida após a formalização e iniciar atividades de renovação ou encerramento.

Essa data é essencial para monitorar a eficácia da gestão do fim da vigência. Ela serve de base para o KPI 'Taxa de renovação/encerramento no prazo', que mede se os processos de renovação ou encerramento são iniciados e concluídos no momento certo, evitando renovações automáticas indesejadas ou interrupções no serviço.

É essencial para gerenciar renovações e encerramentos de contratos e garantir que as atividades de fim de vigência sejam tratadas de forma proativa.

Este é um campo de data padrão no objeto Contract Agreement do Icertis.

Este atributo acompanha os prazos de obrigações, compromissos e entregas importantes definidos no contrato após sua formalização. Um contrato pode ter várias obrigações, cada uma com seu próprio prazo.

Acompanhar essas datas é essencial para a Conformidade após a formalização e para a gestão de riscos. Este atributo é a base do KPI 'Taxa de cumprimento de obrigações', que permite à organização monitorar se está cumprindo seus compromissos no prazo e agir preventivamente diante de possíveis descumprimentos.

Permite monitorar a Conformidade após a formalização, essencial para evitar penalidades e manter bons relacionamentos comerciais.

O Icertis tem módulos de gestão de obrigações. Esses dados viriam das obrigações associadas a um contrato.

Este atributo booleano indica se o contrato foi criado a partir de um Template padrão pré-aprovado ou se é um acordo personalizado fora do padrão. Esse é um fator importante para avaliar riscos e Conformidade.

Contratos baseados em Templates padrão costumam ter ciclos mais curtos e menor risco. Este atributo serve de base para o KPI 'Taxa de adesão aos Templates de contrato' e ajuda a analisar o impacto do uso de documentos fora do padrão no processo. Ele pode destacar departamentos ou tipos de contrato que se desviam dos padrões com frequência e orientar iniciativas para ampliar o uso dos Templates.

Mede a adesão aos padrões da empresa, diretamente relacionada à eficiência do processo e à redução de riscos.

Pode ser um campo de caixa de seleção no contrato ou ser determinado com base na origem ou nos metadados do documento no Icertis.

Este atributo identifica a outra parte envolvida no acordo. Ele oferece contexto essencial para analisar interações e negociações.

Analisar o processo por contraparte pode revelar padrões nos ciclos de negociação. Por exemplo, você pode identificar se os contratos com determinados fornecedores levam consistentemente mais tempo para serem negociados ou exigem mais revisões. Esse insight é valioso para a gestão estratégica de relacionamentos e para adaptar as estratégias de negociação, além de dar suporte direto ao dashboard 'Tempo de negociação e retrabalho'.

Permite analisar padrões de negociação e a performance dos relacionamentos com partes externas específicas.

Essa informação é armazenada nos metadados do contrato, geralmente vinculada a um objeto de dados mestre de contraparte ou fornecedor no Icertis.

Esta métrica calculada conta as atividades relacionadas a revisões, como 'Contrato com alterações ou revisado', em cada caso de contrato. É um indicador simples e direto de atritos no processo.

Uma quantidade elevada de revisões pode indicar problemas nas etapas de elaboração ou negociação, como requisitos pouco claros, rascunhos iniciais de baixa qualidade ou negociações difíceis. Essa métrica é a entrada direta para o KPI 'Taxa de revisão de contratos' e é usada nos dashboards para identificar contratos e variantes do processo com retrabalho excessivo.

Quantifica o retrabalho no ciclo de vida do contrato e mede diretamente a eficiência das etapas de elaboração e negociação.

O cálculo é feito contando as ocorrências de atividades específicas de revisão para cada 'ContractId' no Event Log.

Este atributo especifica a área geográfica abrangida pelo contrato, como EMEA, APAC ou América do Norte. Ele é importante para organizações globais cujos processos variam de uma região para outra.

Analisar os dados por região pode revelar diferenças na performance do processo, nos requisitos de Conformidade ou nas estratégias de negociação, influenciadas pelas leis e culturas de negócios locais. Isso permite comparar resultados entre regiões e identificar boas práticas que podem ser compartilhadas globalmente.

Ajuda a identificar diferenças regionais na performance e na Conformidade dos processos, algo essencial para organizações globais.

Normalmente, este é um campo de metadados no objeto de contrato do Icertis, muitas vezes incluído na configuração padrão.

Este atributo identifica a origem dos dados, que neste processo é 'Icertis'. Ele ajuda na governança e na rastreabilidade dos dados, especialmente em ambientes onde eles podem ser agregados de vários sistemas.

Na análise, você pode usá-lo para filtrar os dados por sistema de origem ou, quando aplicável, comparar processos entre diferentes sistemas. Nesta visualização, ele funciona como um identificador constante para todos os eventos.

Garante a linhagem e a rastreabilidade dos dados, aspectos importantes para validar dados e gerenciar informações de várias fontes.

Normalmente, é um valor estático adicionado durante a extração e a transformação dos dados para identificar sua origem.

Este atributo é calculado comparando a duração de determinadas fases do processo com as metas de SLA predefinidas. Por exemplo, uma revisão jurídica pode ser sinalizada como 'Atrasada' se ultrapassar o prazo padrão de 48 horas.

O status do SLA é essencial para monitorar a Conformidade e gerenciar a performance. Ele permite criar alertas e dashboards, como 'Visão geral da Conformidade dos contratos', que destacam imediatamente os descumprimentos. Isso ajuda as equipes a priorizar tarefas atrasadas e permite que os gestores acompanhem a performance em relação às principais metas.

Dá visibilidade imediata à Conformidade com as metas de nível de serviço, ajudando a priorizar o trabalho e gerenciar a performance.

Esse cálculo é feito definindo regras de negócio na ferramenta de mineração de processos para comparar os registros de data e hora com os limites de SLA predefinidos (por exemplo, duração da revisão jurídica > 2 dias).

Este atributo indica o grau de atualização dos dados analisados. Ele registra a data e a hora da última extração de dados do sistema de origem.

Essa informação é essencial para você entender o quanto os insights apresentados nos dashboards estão atualizados. Ela ajuda a identificar se você está consultando informações em tempo real ou dados de algumas horas ou dias atrás, dando o contexto necessário para tomar decisões.

Dá contexto sobre a atualização dos dados e ajuda você a entender o quanto a análise do processo está atualizada.

Esse registro de data e hora é gerado pelo pipeline de dados ou pela ferramenta de ETL ao final de cada ciclo de atualização concluído com sucesso.

Este atributo identifica a divisão interna ou a unidade de negócio responsável pelo contrato ou que o solicitou, como 'Vendas Enterprise da América do Norte' ou 'Compras globais'.

Assim como o departamento, esse atributo permite consolidar os dados do processo em um nível mais amplo. Ele ajuda a comparar a eficiência do processo e a Conformidade entre diferentes áreas da organização, oferecendo insights valiosos à alta gestão e apoiando decisões estratégicas de alocação de recursos.

Permite comparar a performance do processo em nível geral entre diferentes unidades da organização.

Esse costuma ser um campo importante nos metadados do contrato, que o vincula à estrutura organizacional.

Este atributo acompanha as versões do documento do contrato durante a elaboração, a revisão com alterações e as revisões. Normalmente, é um número inteiro ou uma versão no formato principal.secundária.

A versão do documento é um indicador direto de retrabalho. Um número elevado de versões sugere várias rodadas de alterações, que podem ser investigadas para identificar as causas raiz. Esse dado é essencial para calcular o KPI 'Taxa de revisão de contratos' e para o dashboard 'Eficiência na elaboração e revisão'.

Mede diretamente o retrabalho e as revisões pelos quais um contrato passa, destacando ineficiências na elaboração e na negociação.

O Icertis mantém o histórico de versões de todos os documentos de contrato. Este atributo pode ser extraído dos metadados do documento ou do Event Log.