Seu Template de dados de Record to Report - Fechamento do Período e Reconciliação

O Horário do Evento registra a data e o horário exatos em que uma atividade começou. Esse timestamp é essencial para ordenar cronologicamente os eventos e reconstruir o fluxo do processo de cada período financeiro. Ele funciona como o ponto de partida para todas as análises de Process Mining baseadas em tempo.

A precisão do Horário do Evento é crítica para calcular KPIs como tempos de ciclo e tempos de espera entre atividades. Ao analisar as diferenças de tempo entre eventos consecutivos, as empresas conseguem localizar atrasos e entender a dinâmica temporal do processo de fechamento. Essas informações são essenciais para identificar oportunidades de acelerar o fechamento e melhorar a eficiência.

Esse timestamp obrigatório é necessário para ordenar os eventos corretamente, calcular os tempos de ciclo entre as atividades e medir a duração total do processo de fechamento.

Geralmente encontrado como 'Data de criação', 'Data de lançamento' ou 'Data de início' em logs de transações, cabeçalhos de documentos ou tabelas de eventos do sistema de Workflow.

O Nome da Atividade descreve uma etapa distinta do processo de fechamento e reconciliação do período, como 'Lançamento contábil registrado', 'Reconciliação aprovada' ou 'Período fechado'. Essas atividades formam a sequência de eventos que constitui o processo de ponta a ponta de um determinado período financeiro.

Analisar a sequência e a duração dessas atividades é o núcleo do Process Mining. Isso ajuda a revelar o fluxo real do processo, identificar gargalos em que as atividades demoram demais e descobrir desvios do procedimento padrão. Diferentes nomes de atividade permitem segmentar o processo e focar subprocessos específicos, como reconciliação ou consolidação.

Este atributo é fundamental para visualizar o mapa do processo, identificar gargalos e entender a sequência de eventos no ciclo de fechamento.

Derivado de códigos de transação, logs de eventos, descrições de tarefas em uma ferramenta de Workflow ou mudanças de status de documentos no sistema financeiro.

O Período Financeiro representa o período contábil específico, como '2023-12' ou 'T4-2023', em que todas as atividades de fechamento são realizadas. Ele funciona como o caso central que conecta eventos distintos, do fechamento dos livros auxiliares à geração das demonstrações finais, em uma única instância de processo de ponta a ponta.

No Process Mining, analisar as atividades agrupadas por Período Financeiro permite medir o tempo total do ciclo de fim de período. Isso possibilita comparar diferentes períodos para identificar tendências, melhorias ou quedas de performance. Ao usar esse campo como ID do caso, todos os lançamentos contábeis, reconciliações e aprovações relacionados são contextualizados dentro do mesmo esforço de fechamento.

É o identificador de caso essencial que agrupa todas as atividades relacionadas, permitindo analisar de ponta a ponta o tempo do ciclo e a eficiência do processo de fechamento do período.

Normalmente encontrado no cabeçalho ou nas seções de dados gerais de documentos financeiros e sistemas de gerenciamento de tarefas relacionados ao fechamento do período.

O atributo Sistema de Origem indica a aplicação ou o módulo de origem em que uma atividade foi registrada. Em um ambiente de TI complexo, o processo de fechamento do período geralmente envolve vários sistemas, como um ERP para lançamentos contábeis, uma ferramenta de reconciliação para validação de contas e um sistema de consolidação para reportes.

Acompanhar o sistema de origem de cada evento ajuda a entender a presença tecnológica do processo. Isso pode destacar dependências entre sistemas e identificar problemas relacionados à integração de dados ou à performance específica de um sistema. Essa visão é valiosa para líderes de TI e finanças que buscam simplificar o ambiente de aplicações ou diagnosticar atrasos causados por um sistema específico.

Identifica onde cada etapa do processo ocorre, ajudando a entender as transferências entre sistemas e diagnosticar gargalos relacionados à tecnologia.

Essas informações geralmente fazem parte da estrutura de extração de dados ou podem ser encontradas em campos de metadados técnicos nas tabelas de origem.

Este atributo registra a data e o horário em que o conjunto de dados foi atualizado pela última vez. Ele fornece um contexto essencial para qualquer análise, indicando a atualidade dos dados e o ponto de corte dos eventos incluídos. Para um processo dinâmico como o fechamento do período, isso é fundamental para os Dashboards de monitoramento em tempo real.

Entender a recência dos dados é essencial para as partes interessadas que dependem da análise de Process Mining para tomar decisões. Isso garante que elas saibam se estão analisando uma visão histórica completa ou um retrato quase em tempo real de um processo de fechamento em andamento. Esse timestamp é um metadado importante para manter a integridade dos dados e a confiança dos usuários.

Fornece contexto sobre a atualidade dos dados, garantindo que os usuários entendam quão atual é a análise do processo.

Normalmente, são metadados gerados durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados.

O Código da Empresa representa a entidade legal ou subsidiária específica de um grupo corporativo para a qual o fechamento do período está sendo executado. A consolidação financeira geralmente exige o fechamento dos livros de várias entidades antes da criação de relatórios no nível do grupo.

Esse atributo é fundamental para filtros organizacionais e benchmarking. Ele permite que os analistas comparem a eficiência e a pontualidade do processo de fechamento entre diferentes empresas da organização. Isso ajuda a identificar boas práticas em entidades de alta performance que podem ser replicadas em outros locais, além de entidades que podem precisar de suporte adicional ou melhorias no processo.

Permite comparar e fazer benchmarking do processo de fechamento entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar boas práticas e áreas de melhoria.

Um campo organizacional padrão encontrado no cabeçalho de quase todas as tabelas de transações financeiras de um sistema ERP.

O Horário de Término marca a data e o horário exatos em que uma atividade específica foi concluída. Enquanto o Horário de Início informa quando uma atividade começou, o Horário de Término é necessário para entender quanto tempo ela levou para ser concluída. Isso é especialmente relevante para tarefas com duração mensurável, como gerar um relatório complexo ou realizar uma reconciliação manual.

No Process Mining, a combinação do Horário de Início e do Horário de Término permite calcular os tempos de processamento das atividades. Essa é uma métrica fundamental para identificar ineficiências e etapas que consomem muitos recursos. Analisar os tempos de processamento ajuda a diferenciar o tempo gasto trabalhando ativamente em uma tarefa do tempo de espera pelo início da próxima etapa, oferecendo uma visão mais detalhada da performance do processo.

Permite calcular o tempo de processamento das atividades, essencial para identificar tarefas ineficientes e gargalos de recursos.

Pode ser encontrado como 'Data de conclusão', 'Data da última alteração' ou timestamp de mudança de status nas tabelas de transações ou logs do sistema de origem.

O ID do Lançamento Contábil é um número ou código exclusivo que identifica um único documento contábil. Esses documentos são o principal mecanismo para registrar transações financeiras, incluindo lançamentos padrão, apropriações e ajustes feitos durante o fechamento do período.

Esse atributo permite uma análise detalhada do processamento de lançamentos contábeis. Ao vincular as atividades a um ID de Lançamento Contábil específico, é possível acompanhar o ciclo de vida de um lançamento, desde a criação até o registro, incluindo eventuais etapas de revisão e aprovação. Ele é essencial para Dashboards focados em ajustes manuais, pois ajuda a quantificar seu volume, valor e impacto no processo de fechamento.

Identifica exclusivamente os documentos contábeis, permitindo uma análise detalhada do volume de lançamentos, do retrabalho e dos tempos do ciclo de aprovação.

Um campo de chave primária nas tabelas de cabeçalho de documentos contábeis, geralmente identificado como 'Número do documento' ou 'ID do lançamento'.

O Status da Reconciliação indica o estado de uma reconciliação de conta em determinado momento. Os status comuns incluem 'Não iniciada', 'Em andamento', 'Enviada para revisão', 'Rejeitada' e 'Aprovada'. Esses status geralmente correspondem às atividades do processo.

Analisar as mudanças de status é uma das principais formas de reconstruir o fluxo do processo de reconciliação. O status é essencial para medir indicadores de performance, como a Taxa de Reconciliação na Primeira Tentativa, que acompanha o percentual de reconciliações aprovadas sem nenhuma rejeição. Ele também ajuda a identificar quais contas ou departamentos têm uma taxa alta de rejeições, sinalizando possíveis problemas de qualidade ou treinamento.

Acompanha o progresso das reconciliações, permitindo medir as taxas de retrabalho, os tempos de aprovação e a eficiência geral do subprocesso de reconciliação.

Um campo de status na tarefa ou no objeto de reconciliação dentro de um sistema de gerenciamento de reconciliações.

Este atributo identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por executar uma tarefa específica no processo de fechamento do período. Pode ser o contador que registrou um lançamento contábil, o gerente que aprovou uma reconciliação ou o analista que gerou as demonstrações financeiras.

Analisar o processo por Usuário Responsável é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, a performance da equipe e as necessidades de treinamento. Isso pode revelar se determinadas pessoas são gargalos ou se o trabalho está distribuído de forma desigual na equipe. Essa análise centrada nas pessoas ajuda a gerenciar recursos e otimizar a produtividade da equipe durante o período de fechamento, que costuma ser intenso.

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho e a produtividade da equipe, além de identificar oportunidades individuais de treinamento ou restrições de recursos.

Encontrado em campos como 'Nome do usuário', 'Criado por', 'ID do funcionário' ou 'Responsável' nos cabeçalhos de documentos financeiros e logs de tarefas do Workflow.

Transaction Amount representa o valor financeiro de um evento, normalmente associado a lançamentos contábeis ou ajustes. Pode ser o valor total do documento, o valor de um item de linha ou o valor de um ajuste em uma reconciliação.

Esse atributo adiciona uma camada essencial de contexto de negócio à análise do processo. Ele permite priorizar problemas com base no impacto financeiro. Por exemplo, analisar o valor dos lançamentos contábeis manuais pode ajudar a concentrar os esforços de automação nos ajustes mais relevantes. Também ajuda na avaliação de riscos ao identificar transações de alto valor que podem exigir controles ou aprovações mais rigorosos.

Fornece contexto financeiro aos eventos do processo, permitindo analisar o impacto monetário dos ajustes e priorizar melhorias com base no valor.

Encontrado em tabelas de itens de linha ou cabeçalhos de documentos financeiros, geralmente nos campos de moeda local e moeda do grupo.

A Conta do Razão Geral é um elemento fundamental da contabilidade financeira, representando um tipo específico de ativo, passivo, patrimônio líquido, receita ou despesa. No contexto do fechamento do período, atividades como lançamentos contábeis e reconciliações estão sempre vinculadas a uma ou mais contas do razão geral.

Analisar o processo por Conta do Razão Geral permite uma visão mais detalhada do esforço de fechamento. Isso pode ajudar a identificar quais contas são mais difíceis ou demoradas de reconciliar ou quais exigem mais lançamentos de ajuste. Esse insight pode orientar esforços para simplificar o plano de contas ou melhorar as práticas contábeis de contas específicas de alto risco ou alto volume.

Permite uma análise detalhada para identificar quais contas são mais complexas ou demoradas de reconciliar, orientando melhorias direcionadas no processo.

Encontrado nos detalhes dos itens de linha das tabelas de lançamentos contábeis e como um atributo-chave nos sistemas de reconciliação de contas.

A Planned Completion Date, ou data-alvo, é o prazo definido para concluir todo o fechamento do período ou marcos importantes específicos dentro dele. Esse é um componente essencial do calendário de fechamento usado pelas equipes financeiras para gerenciar suas atividades.

Ao comparar a data real de conclusão do processo com essa data planejada, as organizações podem medir sua Taxa de Fechamento no Prazo, um KPI essencial para a área financeira. Analisar os desvios em relação ao plano ajuda as equipes a entender as causas-raiz dos atrasos e melhorar o planejamento e a execução em períodos futuros. Assim, a análise do processo deixa de ser apenas descritiva e passa a orientar ações para cumprir os prazos.

Permite medir a performance no prazo em relação ao calendário de fechamento, ajudando a identificar atrasos recorrentes e melhorar o planejamento futuro.

Mantido em aplicativos de gerenciamento de fechamento ou tarefas, ou possivelmente armazenado em um calendário central ou planilha.

O atributo Departamento especifica a unidade de negócio, como Finanças, Controladoria ou Contas a Pagar, responsável por uma atividade específica. Ele fornece uma visão funcional do processo, complementando a visão da entidade legal oferecida pelo Código da Empresa.

Analisar o processo por departamento ajuda a entender as transferências e a colaboração entre diferentes equipes. Isso pode destacar atrasos causados pela espera de outro departamento concluir uma tarefa pré-requisito. Essas informações são valiosas para melhorar a comunicação entre áreas e simplificar Workflows que envolvem várias equipes.

Ajuda a analisar as transferências e a performance do processo entre diferentes equipes funcionais, destacando oportunidades de melhorar a colaboração entre departamentos.

Pode ser derivado dos dados mestres de usuários, de informações do centro de custo vinculadas às transações ou ser especificado diretamente nos sistemas de gerenciamento de Workflow.

O atributo Is Automated é um indicador booleano (true/false) que diferencia tarefas executadas por uma pessoa daquelas realizadas por um processo do sistema, como um job em lote agendado ou um bot de automação robótica de processos (RPA). Isso é essencial para entender o nível de automação no processo de fechamento.

Analisar o processo por essa dimensão ajuda a quantificar o impacto das iniciativas de automação. Permite acompanhar o percentual de atividades automatizadas e manuais, identificar os principais candidatos à automação futura e verificar se as automações existentes estão funcionando conforme esperado. Essa visão é essencial para organizações focadas em transformação digital e no aumento da eficiência da área financeira.

Diferencia tarefas humanas de tarefas do sistema, permitindo medir os níveis de automação e identificar novas oportunidades de automação.

Pode ser derivado do ID do usuário, por exemplo, usuários de sistema ou bots, de códigos de transação associados a jobs em lote ou de indicadores específicos de ferramentas de Workflow.

O ID da Reconciliação identifica exclusivamente um único esforço de reconciliação, como a reconciliação de uma conta bancária específica em um determinado período. Ele funciona como um subcaso dentro do processo geral de fechamento do período, agrupando atividades como preparação, revisão e aprovação daquela reconciliação.

Acompanhar esse ID é fundamental para qualquer análise detalhada do subprocesso de reconciliação. Ele permite medir o tempo do ciclo de ponta a ponta da reconciliação, desde o início até a aprovação final. Também possibilita calcular as taxas de retrabalho ao identificar reconciliações rejeitadas e devolvidas para correção.

Permite uma análise detalhada do subprocesso de reconciliação, incluindo tempos de ciclo, taxas de retrabalho e gargalos no nível de cada reconciliação.

Um identificador principal em sistemas ou módulos especializados de reconciliação de contas.

O Tipo de Lançamento Contábil categoriza os documentos contábeis com base em sua finalidade ou natureza. Os tipos comuns incluem lançamentos padrão provenientes de livros auxiliares, ajustes manuais, apropriações, reclassificações e lançamentos de estorno. Essa classificação fornece um contexto importante sobre o motivo pelo qual um lançamento foi criado.

Analisar o processo por Tipo de Lançamento Contábil ajuda a diferenciar lançamentos rotineiros e automatizados de intervenções manuais fora do padrão. Um volume alto de lançamentos de 'Ajuste' ou 'Manuais' pode indicar problemas nos processos anteriores ou falta de automação. Essa análise é essencial para identificar oportunidades de padronizar o processo e reduzir o esforço manual durante o fechamento.

Categoriza os lançamentos para diferenciar entradas rotineiras e excepcionais, ajudando a quantificar e analisar o impacto dos ajustes manuais.

Normalmente armazenado como 'Tipo de documento' ou em um campo de classificação semelhante no cabeçalho do documento contábil.

Este atributo classifica as reconciliações em grupos lógicos com base em sua natureza. Os tipos comuns incluem reconciliações de Balanço Patrimonial, Bancárias, Intercompany, de Ativos Fixos ou de P&L. Cada tipo pode ter um nível diferente de complexidade, risco e procedimento padrão.

Segmentar a análise por Tipo de Reconciliação permite uma comparação mais relevante da performance. Por exemplo, é esperado que as reconciliações Intercompany sejam mais complexas e demoradas do que reconciliações bancárias simples. Esse atributo ajuda a definir metas de performance realistas e identificar desafios específicos em cada categoria de trabalho de reconciliação.

Permite comparar a performance entre diferentes categorias de reconciliações, oferecendo uma visão mais detalhada dos desafios e da eficiência do processo.

Derivado das propriedades da Conta do Razão ou armazenado como um campo de categoria específico em uma ferramenta de gerenciamento de reconciliações.