Seu Template de dados de Record to Report: fechamento de período e reconciliação

O horário do evento registra a data e a hora exatas em que uma atividade começou. Esse registro é essencial para ordenar os eventos cronologicamente e reconstruir o fluxo do processo de cada período financeiro. Ele serve como ponto de partida para todas as análises de mineração de processos baseadas em tempo.

A precisão do horário do evento é fundamental para calcular indicadores-chave de performance, como tempos de ciclo e de espera entre atividades. Ao analisar as diferenças de horário entre eventos consecutivos, as empresas podem localizar atrasos e entender a dinâmica temporal do processo de fechamento. Essas informações são essenciais para identificar oportunidades de acelerar o fechamento e aumentar a eficiência.

Esse registro obrigatório é necessário para ordenar os eventos corretamente, calcular os tempos de ciclo entre atividades e medir a duração total do processo de fechamento.

Geralmente aparece como 'Data de criação', 'Data de lançamento' ou 'Data de início' em registros de transações, cabeçalhos de documentos ou tabelas de eventos do sistema de fluxo de trabalho.

O nome da atividade descreve uma etapa específica do processo de fechamento e conciliação do período, como 'Lançamento contábil registrado', 'Conciliação aprovada' ou 'Período fechado'. Essas atividades formam a sequência de eventos que compõe o processo de ponta a ponta de um determinado período financeiro.

Analisar a sequência e a duração dessas atividades é a base da mineração de processos. Isso ajuda a revelar o fluxo real do processo, identificar gargalos em que as atividades demoram demais e descobrir desvios do procedimento padrão. Os diferentes nomes de atividade permitem segmentar o processo e concentrar a análise em subprocessos específicos, como conciliação ou consolidação.

Esse atributo é fundamental para visualizar o mapa do processo, identificar gargalos e entender a sequência de eventos no ciclo de fechamento.

Derivado de códigos de transação, registros de eventos, descrições de tarefas em uma ferramenta de fluxo de trabalho ou mudanças de status de documentos no sistema financeiro.

O período financeiro representa o período contábil específico, como '2023-12' ou 'Q4-2023', ao qual todas as atividades de fechamento estão vinculadas. Ele funciona como o caso central que reúne eventos distintos, do fechamento dos sub-razões à geração das demonstrações finais, em uma única instância de processo de ponta a ponta.

Na mineração de processos, analisar as atividades agrupadas por período financeiro permite medir o tempo total do ciclo de fechamento. Também possibilita comparar diferentes períodos para identificar tendências, melhorias ou quedas de performance. Ao usar esse campo como ID do caso, todos os lançamentos contábeis, conciliações e aprovações relacionados ficam contextualizados no mesmo esforço de fechamento.

É o identificador essencial do caso, que agrupa todas as atividades relacionadas e permite analisar de ponta a ponta o tempo de ciclo e a eficiência do processo de fechamento do período.

Geralmente aparece no cabeçalho ou nas seções de dados gerais de documentos financeiros e sistemas de gestão de tarefas relacionados ao fechamento do período.

O atributo Sistema de origem indica o aplicativo ou módulo em que uma atividade foi registrada. Em ambientes de TI complexos, o processo de fechamento do período costuma envolver vários sistemas, como um ERP para lançamentos contábeis, uma ferramenta de conciliação para validação de contas e um sistema de consolidação para relatórios.

Acompanhar o sistema de origem de cada evento ajuda a entender a estrutura tecnológica do processo. Isso pode destacar dependências entre sistemas e identificar problemas de integração de dados ou de performance específicos de cada sistema. Essa visão é útil para líderes de TI e finanças que querem simplificar o conjunto de aplicativos ou diagnosticar atrasos no processo causados por um sistema específico.

Identifica onde cada etapa do processo acontece, ajudando a entender as transferências entre sistemas e a diagnosticar gargalos relacionados à tecnologia.

Essa informação costuma fazer parte da estrutura de extração de dados ou pode ser encontrada nos campos de metadados técnicos das tabelas de origem.

Esse atributo registra a data e a hora da última atualização do conjunto de dados. Ele fornece um contexto essencial para qualquer análise, indicando o quão recentes são os dados e até que momento os eventos foram incluídos. Em um processo dinâmico como o fechamento do período, isso é fundamental para os Dashboards de monitoramento em tempo real.

Entender a atualidade dos dados é essencial para as partes interessadas que usam a análise de mineração de processos para tomar decisões. Isso permite saber se a análise mostra uma visão histórica completa ou um retrato quase em tempo real de um processo de fechamento em andamento. Esse registro é um metadado importante para manter a integridade dos dados e a confiança de quem usa a análise.

Dá contexto sobre a atualidade dos dados e ajuda quem usa a análise a entender até que ponto ela está atualizada.

Normalmente, esses metadados são gerados durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

O código da empresa representa a entidade legal ou subsidiária específica de um grupo empresarial cujo fechamento do período está sendo realizado. A consolidação financeira muitas vezes exige fechar os livros de várias entidades antes de gerar relatórios consolidados do grupo.

Esse atributo é essencial para filtrar e comparar dados por organização. Ele permite que analistas comparem a eficiência e a pontualidade do processo de fechamento entre diferentes empresas da organização. Assim, é possível identificar boas práticas em entidades com melhor performance que podem ser replicadas em outras, além de apontar entidades que talvez precisem de mais apoio ou de melhorias no processo.

Permite comparar e avaliar o processo de fechamento entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar boas práticas e oportunidades de melhoria.

Campo organizacional padrão, encontrado no cabeçalho de quase todas as tabelas de transações financeiras de um sistema ERP.

O horário de término marca a data e a hora exatas em que uma atividade específica foi concluída. Enquanto a hora de início indica quando a atividade começou, o horário de término permite saber quanto tempo ela levou. Isso é especialmente relevante para tarefas com duração mensurável, como gerar um relatório complexo ou fazer uma conciliação manual.

Na mineração de processos, combinar a hora de início com o horário de término permite calcular os tempos de processamento das atividades. Essa é uma métrica fundamental para identificar ineficiências e etapas que consomem muitos recursos. Analisar os tempos de processamento ajuda a diferenciar o tempo dedicado à execução de uma tarefa do tempo de espera até o início da próxima etapa, oferecendo uma visão mais detalhada da performance do processo.

Permite calcular o tempo de processamento das atividades, essencial para identificar tarefas ineficientes e gargalos de recursos.

Pode aparecer como 'Data de conclusão', 'Data da última alteração' ou como o registro de data e hora de uma mudança de status nas tabelas de transações ou registros do sistema de origem.

O ID do lançamento contábil é um número ou código exclusivo que identifica um único documento contábil. Esses documentos são o principal meio de registrar transações financeiras, incluindo lançamentos padrão, apropriações e ajustes feitos durante o fechamento do período.

Esse atributo permite analisar em detalhes o processamento dos lançamentos contábeis. Ao vincular atividades a um ID de lançamento contábil específico, é possível acompanhar o ciclo de vida do lançamento, da criação ao registro, incluindo etapas de revisão e aprovação. Ele é essencial para Dashboards focados em ajustes manuais, pois ajuda a quantificar o volume, o valor e o impacto desses ajustes no processo de fechamento.

Identifica documentos contábeis de forma exclusiva e permite analisar em detalhes o volume de lançamentos, o retrabalho e os tempos de ciclo de aprovação.

Campo de chave primária nas tabelas de cabeçalho de documentos contábeis, geralmente identificado como 'Número do documento' ou 'ID do lançamento'.

O status da conciliação indica a situação de uma conciliação de contas em determinado momento. Entre os status mais comuns estão 'Não iniciada', 'Em andamento', 'Enviada para revisão', 'Rejeitada' e 'Aprovada'. Esses status geralmente correspondem às atividades do processo.

Analisar as mudanças de status é uma das principais formas de reconstruir o fluxo do processo de conciliação. O status é essencial para medir indicadores de performance, como a taxa de conciliações aprovadas na primeira tentativa, que acompanha o percentual de conciliações aprovadas sem rejeições. Também ajuda a identificar contas ou departamentos com muitas rejeições, o que pode indicar problemas de qualidade ou necessidade de treinamento.

Acompanha o andamento das conciliações e permite medir taxas de retrabalho, tempos de aprovação e a eficiência geral do subprocesso de conciliação.

Campo de status da tarefa ou do objeto de conciliação em um sistema de gestão de conciliações.

Esse atributo identifica a pessoa ou o usuário do sistema responsável por executar uma tarefa específica no processo de fechamento do período. Pode ser o contador que registrou um lançamento, o gerente que aprovou uma conciliação ou o analista que gerou as demonstrações financeiras.

Analisar o processo por usuário responsável é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho e a performance da equipe, além de identificar necessidades de treinamento. Isso pode revelar se determinadas pessoas estão se tornando gargalos ou se o trabalho está distribuído de forma desigual na equipe. Essa análise centrada nas pessoas ajuda a gerenciar recursos e aumentar a produtividade da equipe durante o período de fechamento, que costuma ser intenso.

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho e a produtividade da equipe, além de identificar oportunidades de treinamento individual ou limitações de recursos.

Encontrado em campos como 'Nome de usuário', 'Criado por', 'ID do funcionário' ou 'Responsável' nos cabeçalhos de documentos financeiros e nos registros de tarefas do fluxo de trabalho.

O valor da transação representa o valor financeiro de um evento, geralmente associado a lançamentos contábeis ou ajustes. Pode ser o valor total do documento, o valor de um item de linha ou o valor de um ajuste em uma conciliação.

Esse atributo acrescenta um contexto de negócio essencial à análise do processo. Ele permite priorizar problemas de acordo com o impacto financeiro. Por exemplo, analisar o valor dos lançamentos contábeis manuais pode ajudar a concentrar os esforços de automação nos ajustes mais relevantes. Também ajuda na avaliação de riscos, identificando transações de alto valor que podem exigir controles ou aprovações mais rigorosos.

Dá contexto financeiro aos eventos do processo, permite analisar o impacto monetário dos ajustes e ajuda a priorizar melhorias com base no valor.

Encontrado nas tabelas de itens de linha ou de cabeçalho de documentos financeiros, geralmente nos campos de moeda local e do grupo.

A conta do razão geral é um elemento fundamental da contabilidade financeira e representa um tipo específico de ativo, passivo, patrimônio líquido, receita ou despesa. No fechamento do período, atividades como lançamentos contábeis e conciliações estão sempre vinculadas a uma ou mais contas do razão geral.

Analisar o processo por conta do razão geral permite examinar o esforço de fechamento com mais detalhes. Isso pode ajudar a identificar quais contas são mais difíceis ou demoradas de conciliar e quais exigem mais lançamentos de ajuste. Esse insight pode orientar iniciativas para simplificar o plano de contas ou melhorar as práticas contábeis de contas específicas com alto risco ou grande volume.

Permite uma análise detalhada para identificar quais contas são mais complexas ou demoradas de conciliar e orientar melhorias específicas no processo.

Encontrado nos detalhes dos itens de linha das tabelas de lançamentos contábeis e como atributo-chave nos sistemas de conciliação de contas.

A data prevista de conclusão, ou data-alvo, é o prazo definido para concluir todo o fechamento do período ou marcos importantes dentro dele. Ela é um componente essencial do calendário de fechamento usado pelas equipes financeiras para organizar as atividades.

Ao comparar a data real de conclusão do processo com essa data prevista, as organizações podem medir a taxa de fechamentos no prazo, um KPI essencial para a área financeira. Analisar os desvios em relação ao plano ajuda as equipes a entender as causas raiz dos atrasos e melhorar o planejamento e a execução nos períodos seguintes. Assim, a análise do processo deixa de ser apenas descritiva e passa a orientar o cumprimento dos prazos.

Permite medir o cumprimento dos prazos do calendário de fechamento, ajudando a identificar atrasos recorrentes e melhorar o planejamento futuro.

Mantida em aplicativos de gestão de fechamento ou de tarefas, ou possivelmente armazenada em um calendário central ou em uma planilha.

O atributo Departamento especifica a unidade de negócio, como Finanças, Controladoria ou Contas a pagar, responsável por determinada atividade. Ele oferece uma visão funcional do processo, complementando a visão da entidade legal fornecida pelo código da empresa.

Analisar o processo por departamento ajuda a entender as transferências de trabalho e a colaboração entre diferentes equipes. Isso pode destacar atrasos causados pela espera de outra área concluir uma tarefa necessária. Essas informações são úteis para melhorar a comunicação entre áreas e simplificar fluxos de trabalho que envolvem várias equipes.

Ajuda a analisar as transferências de trabalho e a performance entre diferentes equipes funcionais, destacando oportunidades de colaboração entre departamentos.

Pode ser obtido a partir dos dados mestres de usuários, das informações do centro de custo associado às transações ou de dados informados diretamente nos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

O atributo É automatizada é um indicador booleano (verdadeiro/falso) que diferencia tarefas executadas por uma pessoa daquelas realizadas por um processo do sistema, como um processamento em lote agendado ou um bot de automação robótica de processos (RPA). Ele é essencial para entender o nível de automação do processo de fechamento.

Analisar o processo por essa dimensão ajuda a quantificar o impacto das iniciativas de automação. Isso permite acompanhar o percentual de atividades automatizadas em comparação com as manuais, identificar boas candidatas para futuras automações e verificar se as automações existentes estão funcionando como esperado. Essa visão é essencial para organizações focadas em transformação digital e em aumentar a eficiência da área financeira.

Diferencia tarefas humanas das realizadas por sistemas, permitindo medir o nível de automação e identificar novas oportunidades de automatizar atividades.

Pode ser identificado pelo ID do usuário (por exemplo, usuários de sistema ou bots), por códigos de transação associados a processamentos em lote ou por indicadores específicos de ferramentas de fluxo de trabalho.

O ID da conciliação identifica de forma exclusiva um esforço de conciliação, como a conciliação de uma conta bancária específica em determinado período. Ele funciona como um subprocesso dentro do processo geral de fechamento do período, agrupando atividades como preparação, revisão e aprovação daquela conciliação.

Acompanhar esse ID é essencial para analisar o subprocesso de conciliação em detalhes. Ele permite medir o tempo de ciclo de ponta a ponta da conciliação, do início à aprovação final. Também possibilita calcular as taxas de retrabalho, identificando conciliações rejeitadas e devolvidas para correção.

Permite analisar em detalhes o subprocesso de conciliação, incluindo tempos de ciclo, taxas de retrabalho e gargalos em cada conciliação.

Identificador principal em sistemas ou módulos especializados de conciliação de contas.

Esse atributo classifica as conciliações em grupos lógicos de acordo com sua natureza. Entre os tipos mais comuns estão conciliações de balanço patrimonial, bancárias, entre empresas, de ativos imobilizados ou de resultado. Cada tipo pode ter um nível diferente de complexidade, risco e procedimento padrão.

Segmentar a análise por tipo de conciliação permite comparar a performance de forma mais significativa. Por exemplo, é esperado que conciliações entre empresas sejam mais complexas e demoradas do que conciliações bancárias simples. Esse atributo ajuda a definir metas de performance realistas e identificar desafios específicos em cada categoria de trabalho de conciliação.

Permite comparar a performance entre diferentes categorias de conciliação e oferece uma visão mais detalhada dos desafios e da eficiência do processo.

Derivado das propriedades da conta do razão geral ou armazenado como um campo de categoria específico em uma ferramenta de gestão de conciliações.

O tipo de lançamento contábil classifica os documentos contábeis de acordo com sua finalidade ou natureza. Entre os tipos mais comuns estão lançamentos padrão de sub-razões, ajustes manuais, apropriações, reclassificações e lançamentos de estorno. Essa classificação fornece um contexto importante sobre o motivo da criação do lançamento.

Analisar o processo por tipo de lançamento contábil ajuda a diferenciar registros rotineiros e automatizados de intervenções manuais fora do padrão. Um grande volume de lançamentos de 'Ajuste' ou 'Manual' pode indicar problemas em processos anteriores ou falta de automação. Essa análise é essencial para identificar oportunidades de padronizar o processo e reduzir o trabalho manual durante o fechamento.

Classifica os lançamentos para diferenciar os rotineiros dos excepcionais, ajudando a quantificar e analisar o impacto dos ajustes manuais.

Geralmente armazenado como 'Tipo de documento' ou em um campo de classificação semelhante no cabeçalho do documento contábil.