Seu Template de dados para gestão do ciclo de receita

A data e hora do evento indica quando uma atividade ocorreu ou foi registrada. Ela fornece o contexto cronológico de todos os eventos de um caso e forma uma linha do tempo do início ao fim do ciclo de receita.

As datas e horas são a base da análise de performance no Process Mining. Elas são usadas para calcular KPIs importantes, como o tempo total de ciclo, a duração entre atividades específicas e os tempos de espera. Ao analisar esses registros, as organizações podem identificar gargalos em que os casos passam mais tempo, medir a adesão aos acordos de nível de serviço e entender a dinâmica temporal do processo.

Fornece os dados cronológicos necessários para calcular tempos de ciclo, identificar gargalos e analisar a performance e a eficiência do processo.

Essas informações geralmente estão disponíveis em logs de transações, trilhas de auditoria ou campos como 'data de criação' e 'data de alteração de status' nas tabelas de eventos.

O ID do evento de faturamento é uma chave única atribuída a cada ocorrência de um serviço faturável, desde o registro inicial da cobrança até o pagamento final ou a baixa. Ele conecta todas as atividades relacionadas a um atendimento específico, como a criação e o envio da solicitação de pagamento, a glosa e a contabilização do pagamento.

No Process Mining, esse atributo é essencial para reconstruir a jornada completa de cada evento de faturamento. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob um único ID do evento de faturamento, os analistas podem visualizar os fluxos do processo, identificar gargalos, medir os tempos de ciclo e entender as variações no tratamento de diferentes casos. Esse identificador é a base de todas as análises centradas em casos no ciclo de receita.

Este é o identificador essencial do caso, que conecta todas as atividades relacionadas e permite reconstruir e analisar todo o ciclo de receita de cada serviço faturável.

Normalmente, é uma chave primária nas tabelas de transações de faturamento ou de eventos financeiros.

O nome da atividade descreve uma ação ou marco específico no ciclo de receita. Alguns exemplos são 'Serviço prestado', 'Reivindicação enviada', 'Aviso de pagamento recebido', 'Pagamento registrado' e 'Conta baixada'. Cada atividade representa uma etapa do processo que consome tempo e recursos.

Esse atributo é fundamental para o Process Mining, pois define os nós do mapa do processo. Analisar a sequência, a frequência e a duração dessas atividades permite visualizar o fluxo real do processo, compará-lo com o modelo planejado e identificar desvios, ciclos de retrabalho, como reivindicações negadas, e ineficiências.

Esse atributo define as etapas do processo. Por isso, é essencial para descobrir e visualizar o mapa do processo, identificar retrabalho e analisar a conformidade do processo.

Geralmente, está disponível em Event Logs, tabelas de transações ou registros de alterações de status no módulo de faturamento ou de reivindicações.

O atributo Sistema de origem identifica a origem dos dados de um evento específico. Em um ambiente de TI complexo, o processo do ciclo de receita costuma envolver vários sistemas, como um prontuário eletrônico (EHR) para registrar os serviços prestados, um sistema de faturamento dedicado ao envio de reivindicações e uma plataforma separada para cobranças.

Conhecer o sistema de origem é útil para validar dados, solucionar problemas e entender a fragmentação do processo. Isso pode ajudar a identificar inconsistências entre sistemas ou revelar etapas gerenciadas em aplicativos diferentes, o que pode causar atrasos ou erros na transferência de dados. Essa análise ajuda a avaliar a integração e a eficiência da arquitetura de TI que dá suporte ao processo.

Ajuda a entender a fragmentação do processo entre diferentes sistemas de TI e é essencial para validar dados e identificar gargalos específicos de cada sistema.

Essa informação costuma estar disponível como um campo padrão nas extrações de dados ou pode ser identificada pela tabela ou pelo arquivo de origem dos dados.

Esse atributo registra quando os dados foram extraídos pela última vez do sistema de origem. É um campo de metadados essencial para entender se os dados analisados estão atualizados e dentro do prazo esperado. Ele reflete a latência do fluxo de dados e indica o quanto a análise de Process Mining representa o estado atual do processo.

Nos Dashboards e nas análises de Process Mining, a data e hora da última atualização dos dados informa ao usuário o quão recentes são os dados. Esse contexto é essencial para o monitoramento operacional: é importante saber se a visualização representa o estado do processo de cinco minutos atrás ou da noite anterior. Assim, você pode alinhar as expectativas dos usuários e garantir que as decisões sejam tomadas com base em dados cuja idade é conhecida.

Fornece um contexto importante sobre a atualidade dos dados, garantindo que as análises e decisões considerem um período conhecido.

Esse campo costuma ser adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) e armazenado como uma coluna de metadados no Event Log.

A categoria do serviço classifica o tipo de atendimento ou serviço prestado ao paciente. Pode ser uma classificação ampla, como 'Internação' ou 'Atendimento ambulatorial', ou uma categoria departamental mais específica, como 'Cirurgia', 'Emergência' ou 'Laboratório'. Cada categoria de serviço costuma ter regras de faturamento, requisitos das operadoras e fluxos de processo próprios.

Segmentar o processo do ciclo de receita por categoria do serviço é essencial para uma análise significativa. Isso permite comparar a performance de diferentes linhas de serviço, por exemplo, para verificar se o índice de negativas de procedimentos cirúrgicos é maior que o de consultas. Esse nível de detalhe ajuda a isolar problemas e adaptar iniciativas de melhoria ao contexto operacional específico de cada área de serviço.

Permite comparar a performance entre diferentes linhas de serviço e identificar variações de eficiência, índices de negativas e ciclos de pagamento específicos de determinados tipos de atendimento.

Essa informação geralmente está disponível nos registros detalhados de cobranças ou pode ser obtida da categoria do paciente, do departamento ou dos códigos de procedimento.

Quando uma operadora rejeita uma reivindicação enviada, ela informa um código do motivo da negativa para explicar por que o pagamento não foi feito. Esses códigos costumam seguir padrões do setor, como os Claim Adjustment Reason Codes (CARCs), e apontam problemas específicos, como 'Serviço não coberto', 'Reivindicação duplicada' ou 'Informações adicionais necessárias'.

Esse atributo é um dos mais úteis para a análise de causa raiz no ciclo de receita. Ao analisar a frequência e o impacto financeiro de diferentes motivos de negativa, as organizações podem identificar falhas nas etapas anteriores do processo que levam às negativas. Por exemplo, muitas negativas por 'Informações incorretas do paciente' apontam para problemas no processo de cadastro. Isso permite fazer melhorias com base em dados, evitar negativas futuras e aumentar o índice de pagamentos na primeira tentativa.

É essencial para a análise de causa raiz das negativas de reivindicações e permite direcionar melhorias nos processos iniciais e intermediários para evitar perdas futuras de receita.

Essa informação vem dos arquivos de aviso eletrônico de remessa (ERA) ou de explicação de benefícios (EOB) recebidos das operadoras.

Esse atributo identifica a unidade organizacional associada a uma etapa específica do processo, como 'Acesso do paciente', 'Codificação', 'Faturamento' ou 'Cobranças'. Ele ajuda a entender como o trabalho é distribuído e transferido entre as equipes.

Analisar o processo pela perspectiva dos departamentos é essencial para entender a colaboração entre áreas e identificar gargalos nos pontos de transferência entre equipes. Isso permite que os gestores vejam quais departamentos participam de determinadas variantes do processo, meçam a eficiência de cada área e aloquem recursos com mais eficácia. A análise também pode revelar problemas sistêmicos em um departamento que estejam afetando todo o ciclo de receita.

Ajuda a identificar gargalos entre departamentos e a analisar a performance por área funcional, revelando oportunidades para melhorar a colaboração entre equipes.

Essa informação pode fazer parte dos dados da transação ou ser obtida dos dados mestres associados ao usuário responsável.

O nome da operadora identifica a entidade principal para a qual uma reivindicação é enviada para reembolso. As operadoras podem ser seguradoras comerciais, como Aetna ou UnitedHealthcare, programas governamentais, como Medicare ou Medicaid, ou outras entidades. Cada operadora tem regras, requisitos de envio e padrões de pagamento próprios.

Esse atributo é essencial para analisar a performance do ciclo de receita. Ao segmentar o processo por operadora, as organizações podem identificar quais têm os maiores índices de negativas, os ciclos de pagamento mais longos ou mais solicitações de informações adicionais. Essa análise permite adotar medidas direcionadas, como renegociar contratos, adaptar o processo de envio para operadoras específicas e concentrar os esforços de gestão de negativas onde são mais necessários.

Permite segmentar métricas de performance, como índices de negativas e prazos de pagamento, por operadora. Isso é essencial para direcionar melhorias e negociações contratuais.

Essa informação geralmente está nos dados de cadastro do paciente, do seguro ou das reivindicações associados ao evento de faturamento.

O atributo Usuário responsável associa uma etapa do processo à pessoa ou ao sistema que a executou. Pode ser alguém que concluiu a codificação médica, um especialista em faturamento que enviou uma reivindicação ou um bot automatizado que registrou um pagamento. Acompanhar o usuário acrescenta uma perspectiva humana ou centrada no sistema à análise do processo.

Analisar a performance do processo por usuário ou equipe pode revelar oportunidades de treinamento, identificar profissionais com alto desempenho e ajudar a distribuir o volume de trabalho de forma adequada. Esse atributo também é essencial para a conformidade e as auditorias, pois permite atribuir claramente a responsabilidade por cada ação. Com ele, é possível analisar em detalhes a performance e a utilização dos recursos.

Permite analisar a performance individual e da equipe, a distribuição do volume de trabalho e os índices de automação, gerando insights sobre a eficiência dos recursos e as necessidades de treinamento.

Geralmente, está disponível em logs de transações ou trilhas de auditoria, em campos como 'ID do usuário', 'ID do funcionário' ou 'Processador'.

O valor do ajuste representa a parte do valor faturado que não se espera receber da operadora ou do paciente por motivos como acordos contratuais, descontos ou baixas. Esses ajustes reduzem o total de contas a receber e são comuns no ciclo de receita.

Analisar os valores e os motivos dos ajustes é essencial para entender a integridade da receita. Ajustes altos ou inesperados podem indicar problemas na captura de cobranças, na codificação ou na gestão de contratos. O Process Mining pode ajudar a identificar quais variantes do processo ou atividades específicas levam a mais ajustes, permitindo uma análise de causa raiz direcionada para maximizar a realização da receita.

Ajuda a analisar perdas de receita acompanhando baixas e descontos contratuais, além de destacar possíveis problemas nos processos de contratação ou faturamento.

Esse valor geralmente é registrado em tabelas de ajustes financeiros ou módulos de registro de pagamentos.

O valor faturado representa o total cobrado pelos serviços prestados, conforme informado em uma reivindicação ou fatura. É o valor financeiro inicial do evento de faturamento e serve de base para medir todas as transações financeiras posteriores, como pagamentos e ajustes.

No Process Mining, analisar o valor faturado é fundamental para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo. Ele pode ser usado para segmentar casos de alto e baixo valor e revelar se determinados problemas afetam de forma desproporcional as reivindicações de maior receita. Relacionar esse valor a métricas como tempo de ciclo ou índice de negativas ajuda a priorizar melhorias nos problemas com maiores consequências financeiras.

Define o valor financeiro inicial de um caso e permite analisar o impacto de ineficiências do processo, como atrasos e negativas.

Esse é um atributo financeiro básico, disponível nas tabelas de captura de cobranças, faturamento ou transações de reivindicações.

O ID da reivindicação é um identificador específico da conta enviada a uma seguradora. Um único evento de faturamento pode gerar várias reivindicações se precisar ser faturado para operadoras primárias, secundárias e terciárias, ou se uma reivindicação for corrigida e enviada novamente.

Acompanhar o ID da reivindicação é importante para entender os detalhes do processo de interação com a operadora. Isso permite analisar ciclos de retrabalho que envolvem o reenvio de reivindicações e acompanhar o status de uma conta específica enviada à operadora. Analisar o processo por ID da reivindicação oferece uma visão mais detalhada do ciclo de envio e resolução do que analisar apenas o evento de faturamento.

Permite acompanhar em detalhes o envio e o reenvio de reivindicações, oferecendo uma análise minuciosa das interações com as operadoras e dos ciclos de retrabalho.

Esse identificador é gerado pelo sistema de faturamento quando a reivindicação é criada e armazenado nas tabelas de gestão de reivindicações.

O ID do paciente é uma chave exclusiva atribuída a cada paciente no índice mestre de pacientes do sistema de saúde. Esse identificador conecta todos os atendimentos clínicos e financeiros do paciente ao longo do tempo.

Enquanto o ID do evento de faturamento identifica um caso referente a um único serviço, o ID do paciente permite uma análise mais ampla de vários atendimentos da mesma pessoa. Isso pode revelar problemas recorrentes, como erros repetidos no cadastro ou padrões de utilização dos serviços. Também pode ser usado para analisar toda a trajetória financeira do paciente, o que ajuda a entender a responsabilidade financeira e a fidelidade do paciente.

Permite analisar vários eventos de faturamento do mesmo paciente, ajudando a identificar problemas recorrentes e entender sua trajetória financeira geral.

Esse identificador principal está presente em praticamente todos os sistemas clínicos e financeiros e tem origem no sistema de cadastro de pacientes ou no EHR.

Assim como o motivo de uma negativa, o motivo do ajuste explica por que uma parte do valor faturado foi baixada ou ajustada. Ele esclarece se o ajuste ocorreu por uma obrigação contratual com uma operadora, uma política de atendimento beneficente, a baixa de um saldo pequeno ou a correção de um erro de faturamento.

Analisar os motivos dos ajustes fornece insights sobre a integridade da receita e a performance financeira. Isso ajuda a diferenciar ajustes contratuais esperados de baixas evitáveis causadas por erros internos. Ao filtrar o mapa do processo por motivos específicos de ajuste, os analistas podem identificar fragilidades que levam a perdas evitáveis de receita e direcionar os esforços de melhoria.

Fornece contexto para os ajustes financeiros e ajuda a diferenciar obrigações contratuais de perdas de receita evitáveis causadas por erros no processo.

Disponível nas tabelas de transações financeiras do sistema de faturamento ou de gestão financeira de pacientes, geralmente associado a transações de ajuste ou baixa.

O saldo em aberto representa o valor que ainda precisa ser recebido por um evento de faturamento. Normalmente, é calculado subtraindo os valores pagos e os ajustes do valor faturado. Esse valor muda ao longo do ciclo de vida do caso, conforme pagamentos e ajustes são registrados.

Esse atributo é um indicador importante da situação das contas a receber. No Process Mining, analisar o saldo em aberto em diferentes etapas do processo ajuda a acompanhar o envelhecimento das contas a receber e a priorizar os esforços de cobrança. Ele pode ser usado para identificar tipos de caso ou caminhos do processo que tendem a deixar saldos residuais altos, sinalizando problemas no pagamento ou na resolução de negativas.

É uma medida importante das contas a receber e da eficácia das cobranças, que ajuda a priorizar atividades de acompanhamento e analisar o envelhecimento dos valores a receber.

Geralmente, é calculado com base nos valores faturados, pagos e ajustados. Também pode estar armazenado em um campo do sistema de contas a receber ou de gestão financeira de pacientes.

O status da conta mostra em que ponto do ciclo de vida está um evento de faturamento em determinado momento. Ele reflete o resultado da atividade mais recente e indica se a conta está aberta, aguardando pagamento, encerrada, enviada para cobrança ou em outra situação.

Embora o Process Mining reconstrua o fluxo das atividades, o atributo Status da conta é útil para filtrar e segmentar casos conforme a situação atual. Ele é especialmente útil em Dashboards de monitoramento operacional que precisam mostrar o volume e o valor das contas em diferentes etapas, como o total de contas a receber que aguardam uma resposta da operadora ou o número de contas enviadas recentemente para uma agência de cobrança.

Apresenta uma visão atual dos casos, útil para Dashboards operacionais e para segmentar a análise conforme a etapa do ciclo de vida das contas.

Geralmente, é um campo de status no registro principal da conta do paciente ou do evento de faturamento no sistema de gestão financeira de pacientes.

O valor pago é a soma acumulada de todos os pagamentos registrados para um evento de faturamento específico. Inclui pagamentos de operadoras de seguro primárias e secundárias, além dos pagamentos feitos pelo paciente. Representa o valor efetivamente recebido pelos serviços prestados.

Analisar o valor pago é essencial para medir o sucesso financeiro e a eficiência do ciclo de receita. Compará-lo ao valor faturado fornece insights sobre a receita líquida e os índices de recebimento. No Process Mining, esse atributo ajuda a quantificar o resultado financeiro de diferentes caminhos do processo e a identificar características de reivindicações pagas integralmente e no prazo, em comparação com as demais.

Mede o valor efetivamente recebido por um caso, essencial para avaliar a eficácia das cobranças e a performance financeira geral do processo.

Essa informação está nas tabelas de transações de registro de pagamentos ou aplicação de recebimentos.