Seu Template de dados para o processo de requisição de compra a pagamento

SAP S/4HANA
Seu Template de dados para o processo de requisição de compra a pagamento

Seu Template de dados para o processo de requisição de compra a pagamento

Este Template orienta você na coleta dos dados necessários para analisar o processo de requisição de compra a pagamento. Ele apresenta os atributos e as atividades essenciais que você deve acompanhar, além de orientações práticas de extração para o SAP S/4HANA. Use este material para criar um Event Log robusto e obter insights com Process Mining.
  • Atributos recomendados para uma análise detalhada
  • Atividades principais para acompanhar na descoberta do processo
  • Orientações para extrair dados do SAP S/4HANA
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do processo de requisição de compra a pagamento

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e fazer uma análise completa do processo de requisição de compra a pagamento.
3 Obrigatório 6 Recomendado 11 Opcional
Nome Descrição
Data e hora do evento
EventTime
A data e a hora exatas em que uma atividade específica ocorreu.
Descrição

A data e a hora do evento registram quando uma atividade ocorreu. Esses dados são essenciais para ordenar cronologicamente os eventos de um caso e servem de base para todos os cálculos de duração e performance em Process Mining. Por exemplo, a diferença entre os eventos 'Requisição enviada' e 'Requisição aprovada' determina o tempo de ciclo da aprovação.

Registrar a data e a hora com precisão é essencial para analisar a performance do processo, identificar atrasos e monitorar o cumprimento dos acordos de nível de serviço. Esse atributo permite criar Dashboards que mostram os tempos de ciclo, acompanham requisições paradas e comparam a performance em diferentes períodos.

Por que isso importa

Esses dados de data e hora são essenciais para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar a performance do processo e os gargalos.

Onde encontrar

As datas e horas geralmente vêm dos cabeçalhos dos documentos de alteração (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou dos registros de eventos do fluxo de trabalho.

Exemplos
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID da requisição de compra
PurchaseRequisitionId
Identificador exclusivo de um documento de requisição de compra.
Descrição

O ID da requisição de compra é a chave primária que identifica exclusivamente cada solicitação de bens ou serviços no SAP S/4HANA. Ele funciona como o identificador central do caso, conectando todas as atividades e alterações relacionadas a uma requisição específica, desde a criação até o estado final, como aprovação, rejeição ou conversão em pedido de compra.

Em Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida completo de cada requisição. Ao agrupar todos os eventos relacionados sob um único ID da requisição de compra, analistas podem medir com precisão os tempos de ciclo, acompanhar mudanças de status e analisar os diferentes caminhos que uma requisição pode percorrer durante a aprovação.

Por que isso importa

Este é o identificador essencial do caso, que conecta todas as etapas relacionadas do processo e permite ter uma visão completa e coerente do ciclo de vida da requisição.

Onde encontrar

Este atributo corresponde ao número da requisição de compra, encontrado na tabela EBAN, campo BANFN.

Exemplos
100178901001789110017892
Nome da atividade
ActivityName
Nome da atividade de negócio que ocorreu em um ponto específico do processo de requisição.
Descrição

O nome da atividade descreve um evento ou uma tarefa específica que ocorreu durante o ciclo de vida de uma requisição de compra. Essas atividades são derivadas de registros do sistema, como documentos de alteração e históricos do fluxo de trabalho, e representam marcos importantes do processo, como 'Requisição criada', 'Etapa de aprovação iniciada' ou 'Pedido de compra criado'.

Analisar essas atividades permite visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos e medir o tempo gasto em diferentes etapas. Entender a sequência e a frequência de atividades como 'Requisição alterada' ou 'Requisição rejeitada' é essencial para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria.

Por que isso importa

Define as etapas do processo, forma a base do mapa de processos e permite analisar o fluxo, as variações e os gargalos.

Onde encontrar

Este é um atributo derivado, geralmente construído pela interpretação de dados das tabelas de documentos de alteração (CDHDR, CDPOS) e dos registros do fluxo de trabalho (por exemplo, SWWLOGHIST).

Exemplos
Requisição criadaEtapa de aprovação concluídaRequisição aprovadaPedido de compra criado
Departamento
Department
Departamento ou centro de custo ao qual os custos da requisição são atribuídos.
Descrição

O atributo Departamento, muitas vezes representado pelo centro de custo no SAP, identifica a unidade de negócio responsável pela compra solicitada. É uma informação financeira e organizacional importante, atribuída no nível do item da requisição.

Em Process Mining, esse atributo é essencial para analisar a performance por departamento. Ele permite criar Dashboards que comparam métricas importantes, como tempo de ciclo, taxa de alterações e taxa de rejeição entre departamentos. Assim, é possível identificar departamentos com boas práticas que podem ser adotadas em outras áreas, além daqueles que talvez precisem de mais treinamento ou suporte ao processo.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre unidades de negócio e identificar diferenças nos tempos de ciclo ou nas taxas de rejeição, destacando boas práticas e oportunidades de melhoria.

Onde encontrar

Este é o centro de custo, geralmente encontrado na tabela de atribuição de contas EBKN, campo KOSTL.

Exemplos
FIN-1001IT-2005MKT-3010
ID da pessoa aprovadora
ApproverId
Identificador da pessoa que realizou uma etapa de aprovação ou rejeição.
Descrição

O ID da pessoa aprovadora identifica especificamente quem concluiu uma atividade de aprovação ou rejeição. Diferentemente do ID geral do usuário, ele se concentra nas pessoas responsáveis pelas decisões no fluxo de trabalho de aprovação. Registrar essa informação é essencial para analisar o processo de aprovação em detalhes.

Este atributo permite analisar o comportamento nas aprovações, como identificar lideranças que demoram para aprovar ou rejeitam requisições com frequência. É fundamental para Dashboards que acompanham os tempos de ciclo das etapas de aprovação e analisam gargalos no fluxo de trabalho, ajudando a localizar pessoas ou funções específicas que podem estar causando atrasos.

Por que isso importa

Identifica quem tomou a decisão em uma etapa de aprovação e permite analisar detalhadamente os tempos de ciclo e os gargalos por pessoa ou função.

Onde encontrar

Em geral, essas informações são extraídas de tabelas do SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ e SWWLOGHIST, que associam itens de trabalho à pessoa que os concluiu.

Exemplos
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID do usuário
UserId
Identificador da pessoa que criou a requisição ou realizou uma atividade específica.
Descrição

O ID do usuário identifica a pessoa colaboradora ou o usuário do sistema responsável por um evento específico no ciclo de vida da requisição. Pode ser a pessoa que criou a requisição, a liderança que a aprovou ou quem fez uma alteração. Em etapas automatizadas, pode ser o ID de um usuário do sistema ou de processamento em lote.

Analisar os dados por ID do usuário ajuda a entender comportamentos individuais, a distribuição da carga de trabalho e a performance. Isso é importante para identificar necessidades de treinamento, reconhecer pessoas com alto desempenho e garantir a responsabilização no processo. Quando combinado com os dados mestres de usuários, também permite analisar a performance por departamento.

Por que isso importa

Permite analisar a performance dos usuários, a distribuição da carga de trabalho e a conformidade do processo. É essencial para identificar oportunidades de treinamento e gargalos de recursos.

Onde encontrar

O criador consta em EBAN-ERNAM. Para alterações posteriores, consulte CDHDR-USERNAME. Para aprovações, consulte os registros do fluxo de trabalho.

Exemplos
JSMITHRROEWF-BATCH
Status da requisição
RequisitionStatus
Status atual de processamento ou aprovação da requisição de compra.
Descrição

O status da requisição indica o estado atual dela em seu ciclo de vida. No SAP, esse status costuma ser representado pelo indicador de liberação, que mostra se a requisição está bloqueada, em aprovação, parcialmente aprovada ou totalmente aprovada. O status muda conforme a requisição avança no fluxo de trabalho.

Acompanhar o status ao longo do tempo é fundamental para entender o fluxo do processo. Isso ajuda a identificar onde as requisições ficam paradas e por quanto tempo. Analisar as transições entre status permite entender em detalhes o processo de aprovação e suas variações.

Por que isso importa

Indica o estado atual de uma requisição, informação essencial para acompanhar o andamento, identificar gargalos e analisar o fluxo do processo.

Onde encontrar

O status de liberação costuma ser determinado pelo indicador de liberação, encontrado na tabela EBAN, campo FRGZU.

Exemplos
B1S
Tipo de requisição
RequisitionType
Código que classifica a requisição de compra, por exemplo, para itens padrão, serviços ou despesas de capital.
Descrição

O tipo de requisição, também chamado de tipo de documento no SAP, é um campo de configuração importante que categoriza as requisições de compra. Tipos diferentes podem acionar fluxos de trabalho de aprovação distintos, ter configurações de campos diferentes e atender a finalidades de negócio específicas, como itens de estoque padrão, serviços externos ou compra de ativos.

Ao analisar o processo por tipo de requisição, as organizações podem entender como diferentes solicitações são tratadas. Isso permite comparar a performance, os tempos de ciclo e os caminhos de aprovação entre categorias, revelando se determinados tipos de requisição são mais ou menos eficientes e ajudando a direcionar melhorias no processo.

Por que isso importa

Categoriza as requisições para permitir análises comparativas e entender se diferentes tipos de solicitação têm fluxos, gargalos ou tempos de ciclo distintos.

Onde encontrar

Este é o campo Tipo de documento, encontrado na tabela EBAN, campo BSART.

Exemplos
NBFORV
Valor da requisição
RequisitionAmount
Valor monetário total da requisição de compra.
Descrição

O valor da requisição representa o custo total estimado dos bens ou serviços solicitados. Esse valor costuma ser um fator importante para determinar a complexidade e a duração do fluxo de trabalho de aprovação, já que requisições de maior valor geralmente exigem mais níveis de aprovação.

Analisar esse atributo permite segmentar o processo por valor. Isso ajuda a responder perguntas como: 'Requisições de alto valor demoram mais para ser aprovadas?' ou 'Qual é o valor das requisições rejeitadas com frequência?'. É uma dimensão essencial para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo.

Por que isso importa

Ajuda a segmentar o processo pelo impacto financeiro, que muitas vezes está relacionado à complexidade da aprovação e ao tempo de ciclo. É essencial para analisar o processo com base no valor.

Onde encontrar

O valor total pode ser encontrado na tabela EBAN, campo GFWERT. O valor por item está em EBAN-PREIS.

Exemplos
1500.0075000.50250.75
Automatizada
IsAutomated
Indicador que informa se uma atividade foi realizada por um usuário do sistema, e não por uma pessoa.
Descrição

O atributo Is Automated é um indicador booleano que recebe o valor verdadeiro quando uma atividade é executada por um usuário de sistema ou de processamento em lote, como 'WF-BATCH' em ações de Workflow. Isso ajuda a diferenciar as etapas manuais das automatizadas no processo.

Esse atributo é essencial para medir o nível de automação do processo de requisição e calcular o KPI 'Taxa de aprovações automatizadas'. Ao filtrar as etapas manuais ou automatizadas, os analistas podem comparar a eficiência e identificar oportunidades para ampliar a automação, reduzindo o tempo de processamento e o trabalho manual.

Por que isso importa

Diferencia as atividades realizadas por pessoas daquelas executadas por sistemas, o que é essencial para medir os níveis de automação e identificar oportunidades de automatizar tarefas manuais.

Onde encontrar

É um atributo derivado, geralmente calculado por uma regra que verifica se o User ID de um evento pertence a uma lista de usuários de sistema ou de processamento em lote.

Exemplos
truefalse
Data necessária
RequiredByDate
Data em que a pessoa solicitante precisa receber os bens ou serviços solicitados.
Descrição

A data necessária, chamada de data de entrega no SAP, especifica quando os bens ou serviços do item da requisição serão necessários. Essa data é definida pela pessoa solicitante e serve como meta para todo o processo de compras.

Este atributo é essencial para calcular o KPI 'Taxa de conclusão de requisições no prazo'. Ao comparar a data necessária com a data da aprovação final ou da criação do pedido de compra, a organização pode medir sua capacidade de atender aos níveis de serviço internos e às necessidades do negócio. Analisar as requisições que não cumprem essa data pode revelar atrasos sistêmicos no processo de compras.

Por que isso importa

Define a data prevista para concluir uma solicitação e permite medir as entregas no prazo e o cumprimento dos níveis de serviço internos.

Onde encontrar

Esta é a data de entrega, encontrada no nível do item na tabela EBAN, campo LFDAT.

Exemplos
2023-11-152023-12-012024-01-20
É retrabalho
IsRework
Indicador que mostra se uma atividade representa retrabalho, como uma alteração feita após o envio.
Descrição

Is Rework é um indicador booleano calculado que identifica atividades que representam trabalho repetitivo ou sem valor agregado. Um exemplo comum nesse processo é a atividade 'Requisition Amended' após o envio da requisição para aprovação, o que faz o processo de aprovação recomeçar.

Esse atributo é fundamental para quantificar o retrabalho no processo e seu impacto no tempo de ciclo geral. O Dashboard de alterações e taxa de retrabalho de requisições usa esse indicador para destacar ineficiências. Reduzir o retrabalho costuma ser um dos principais objetivos das iniciativas de melhoria de processos, pois isso economiza tempo e esforço.

Por que isso importa

Sinaliza atividades que representam esforço desperdiçado ou repetido, permitindo medir diretamente o retrabalho e seu impacto na eficiência do processo.

Onde encontrar

Este é um atributo calculado. Em geral, a regra sinaliza como retrabalho qualquer atividade 'Requisition Amended' que ocorra depois da primeira atividade 'Requisition Submitted For Approval'.

Exemplos
truefalse
Horário de término
EndTime
Data e hora exatas em que uma atividade específica foi concluída.
Descrição

EndTime registra a data e a hora em que uma atividade foi concluída. Muitos eventos gerados pelo sistema são instantâneos, ou seja, StartTime e EndTime são iguais. Já tarefas humanas, como aprovações, podem ter horários distintos de início e término. EndTime marca a conclusão do trabalho.

O registro separado de EndTime permite medir com mais precisão o tempo de processamento ativo e o tempo de espera. Em conjunto com StartTime, ele é usado para calcular a métrica ProcessingTime. Esse nível de detalhe melhora a análise da utilização de recursos e da eficiência das tarefas manuais.

Por que isso importa

Marca a conclusão de uma atividade, permitindo calcular o tempo de processamento ativo e analisar a duração das tarefas com mais detalhes.

Onde encontrar

Esse dado vem de logs do fluxo de trabalho que podem registrar quando um item de trabalho foi criado (StartTime) e concluído (EndTime).

Exemplos
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Moeda
Currency
Código da moeda do valor da requisição.
Descrição

Este atributo especifica a moeda em que o valor da requisição é expresso, por exemplo, USD, EUR ou JPY. Ele dá o contexto necessário ao atributo Valor da requisição, especialmente em organizações multinacionais que operam com várias moedas.

Para fazer análises e relatórios financeiros precisos, é essencial considerar a moeda. Ao agregar ou comparar valores de requisições, todos os valores devem ser convertidos para uma moeda comum, garantindo resultados relevantes. Este atributo é necessário para realizar essas conversões.

Por que isso importa

Fornece o contexto necessário para o valor da requisição e permite análises e comparações financeiras precisas em ambientes com várias moedas.

Onde encontrar

Este campo está na tabela EBAN, campo WAERS.

Exemplos
USDEURGBP
Motivo da rejeição
RejectionReason
Motivo informado para a rejeição de uma requisição de compra.
Descrição

O motivo da rejeição explica por que uma pessoa aprovadora decidiu rejeitar uma requisição de compra. Entre os motivos possíveis estão estouro do orçamento, informações incorretas, descumprimento de políticas ou duplicidade de outra solicitação. Essa informação é essencial para entender o contexto das falhas no processo.

Analisar os motivos de rejeição ajuda a identificar as causas raiz das ineficiências e do retrabalho. Por exemplo, se 'Centro de custo incorreto' for um motivo frequente, isso pode indicar a necessidade de oferecer mais treinamento às pessoas usuárias ou validar melhor os dados no sistema. Este atributo é essencial para o Dashboard de análise de rejeições de requisições e para direcionar melhorias no processo.

Por que isso importa

Revela as causas raiz das falhas no processo e permite direcionar melhorias para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de requisições corretas na primeira tentativa.

Onde encontrar

Muitas vezes, não há um campo padrão para essa informação. Ela pode estar registrada em elementos do contêiner do fluxo de trabalho, em textos longos associados à requisição ou em campos personalizados.

Exemplos
Orçamento excedidoFornecedor incorretoSolicitação duplicada
Nível de urgência
UrgencyLevel
Classificação da urgência da requisição, que pode influenciar sua prioridade de processamento.
Descrição

O nível de urgência indica a prioridade da solicitação de compra. Embora não exista um campo padrão específico para isso, algumas organizações usam campos como Requirement Tracking Number para registrar essa informação. Assim, quem solicita pode sinalizar necessidades críticas que talvez exijam um processamento mais rápido.

Analisar o impacto da urgência é importante para avaliar se o processo prioriza as solicitações críticas de forma eficaz. O Dashboard de análise do impacto do nível de urgência usa esse atributo para comparar o tempo de ciclo e as taxas de aprovação de requisições urgentes e padrão. Com isso, você pode verificar se o tratamento prioritário está funcionando como esperado.

Por que isso importa

Permite analisar como a performance do processo varia para solicitações prioritárias e ajuda a confirmar se os itens urgentes estão sendo processados mais rapidamente.

Onde encontrar

Não há um campo padrão para urgência. Algumas empresas usam o Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) para esse fim. Também pode ser um campo personalizado.

Exemplos
AltaMédiaBaixa
Nome da etapa de aprovação
ApprovalStepName
Nome ou descrição específica de uma etapa de aprovação no fluxo de trabalho.
Descrição

O nome da etapa de aprovação oferece uma descrição clara de uma fase específica do fluxo de trabalho de aprovação, como 'Aprovação do gerente' ou 'Aprovação do vice-presidente de Finanças'. É mais informativo do que uma atividade genérica como 'Etapa de aprovação concluída'.

Esse atributo é essencial para os Dashboards de tempo de ciclo das etapas de aprovação e de análise de gargalos do fluxo de trabalho. Ele permite examinar o processo de aprovação em detalhes e identificar exatamente quais etapas causam os maiores atrasos e onde o trabalho se acumula. Esse nível de detalhe é necessário para direcionar ações e simplificar a cadeia de aprovação.

Por que isso importa

Detalha as etapas de aprovação e permite identificar com precisão os gargalos no fluxo de trabalho de aprovação com vários níveis.

Onde encontrar

Essa informação vem da descrição da tarefa do fluxo de trabalho, que pode ser consultada vinculando o log do fluxo de trabalho a tabelas de definição de tarefas, como T528T.

Exemplos
Aprovação do gerenteAprovação do diretorAprovação do vice-presidente de Finanças
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
Número do pedido de compra criado a partir da requisição.
Descrição

O número do pedido de compra identifica o documento oficial de compras criado a partir de uma requisição aprovada. A criação do pedido costuma ser o resultado final bem-sucedido da requisição, indicando que a solicitação foi convertida em um pedido formal com um fornecedor.

Este atributo é essencial para medir o KPI de tempo entre a requisição e o pedido de compra, além da taxa geral de conversão. Ele conecta o processo de requisição ao processo de compras subsequente, permitindo uma visão mais ampla, de ponta a ponta, de todo o ciclo de Purchase to Pay.

Por que isso importa

Conecta a requisição ao documento de compras subsequente e permite medir a taxa de conversão e o tempo entre a requisição e o pedido de compra.

Onde encontrar

Encontrado na tabela EBAN, campo EBELN, depois que um pedido de compra é criado a partir do item da requisição.

Exemplos
450001789045000178914500017892
Sistema de origem
SourceSystem
Identifica a instância específica do SAP S/4HANA da qual os dados foram extraídos.
Descrição

O atributo Sistema de origem indica o sistema em que os dados do processo foram gerados. Em organizações com várias instâncias do SAP, como sistemas distintos para desenvolvimento, garantia da qualidade e produção, ou sistemas separados por região, esse campo é essencial para a governança e o contexto dos dados.

Ele permite distinguir dados de diferentes origens, evitando agregações incorretas e viabilizando análises específicas por sistema. É um atributo obrigatório para manter a linhagem dos dados e garantir a rastreabilidade das informações do processo.

Por que isso importa

Fornece contexto essencial sobre a origem e a governança dos dados, especialmente em ambientes com vários sistemas, e garante sua rastreabilidade.

Onde encontrar

Geralmente, corresponde ao ID do sistema SAP (SID), que pode ser obtido em variáveis do sistema ou tabelas de configuração.

Exemplos
S4PECCS4H_PROD_01
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
Data e hora que indicam quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Este atributo registra a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados do sistema de origem. É um metadado essencial para entender o quanto os dados analisados estão atualizados. Analistas e profissionais de negócio usam essa informação para saber se os dados do processo refletem o estado mais recente das operações.

Em qualquer análise de processo, saber se os dados estão atualizados é fundamental para tomar decisões fundamentadas. Este atributo ajuda a alinhar as expectativas de quem usa os dados e garante que as conclusões se baseiem em informações tão recentes quanto a análise exige.

Por que isso importa

Indica o quanto os dados estão atualizados, algo essencial para confiar na análise e tomar decisões de negócio no momento certo.

Onde encontrar

Esses dados de data e hora são gerados e adicionados durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL).

Exemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do processo de requisição de compra a pagamento

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no Event Log para descobrir o processo com precisão.
6 Recomendado 6 Opcional
Atividade Descrição
Etapa de aprovação concluída
Ocorre quando uma pessoa aprovadora toma uma decisão favorável sobre uma requisição, concluindo uma etapa do fluxo de trabalho de aprovação em vários níveis. Esse evento é inferido a partir de uma mudança no status de liberação da requisição.
Por que isso importa

Esta atividade permite analisar detalhadamente o fluxo de trabalho de aprovação e medir o tempo gasto em cada etapa. Ela ajuda a identificar pessoas aprovadoras eficientes e gargalos no processo.

Onde encontrar

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN. Uma mudança no status do código de liberação (por exemplo, no campo FRGZU), de não liberado para liberado para um código específico, indica esse evento.

Coleta

Acompanhe as mudanças nos campos de status de liberação da EBAN para cada código de liberação definido na estratégia.

Tipo de evento inferred
Pedido de compra criado
Indica que foi criado um pedido de compra vinculado ao item da requisição. Este é um evento explícito do sistema que conecta a requisição ao documento de compras gerado em seguida.
Por que isso importa

Este é um marco importante e um resultado bem-sucedido do processo de requisição. O tempo entre a aprovação da requisição e a criação do pedido de compra é um KPI essencial para medir a eficiência de compras.

Onde encontrar

Registrado explicitamente quando um item do pedido de compra é criado. O vínculo fica armazenado na tabela EKPO (item do pedido de compra), que contém o número da requisição de origem (BANFN) e o número do item (BNFPO).

Coleta

Associe a tabela EKPO à EBAN pelo número da requisição e do item. A data de criação do item do pedido de compra marca o evento.

Tipo de evento explicit
Requisição aprovada
Marca a aprovação final e completa da requisição de compra, que passa a poder ser convertida em pedido de compra. Esse marco é inferido quando o status geral de liberação chega ao estado final de aprovação.
Por que isso importa

Este é um marco importante de sucesso e um ponto final comum para a análise do tempo de ciclo. Ele indica que a requisição passou por todas as verificações e está pronta para ser processada pela equipe de compras.

Onde encontrar

Inferido a partir de uma mudança de status na tabela EBAN, especificamente quando o indicador geral de liberação (FRGZU) ou o status de processamento (PROCSTAT) é atualizado para o valor final 'Aprovado'.

Coleta

Identifique a data e a hora em que o código de liberação final é aplicado ou o status geral da requisição muda para 'Aprovado'.

Tipo de evento inferred
Requisição criada
Marca a criação inicial do documento de requisição de compra no sistema. Esse evento é registrado explicitamente quando alguém salva uma nova requisição pela primeira vez, incluindo a data e a hora da criação.
Por que isso importa

Esta atividade é o principal ponto de partida para analisar o ciclo de vida da requisição. Ela é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta, desde a identificação da necessidade até a aprovação final ou a conversão em pedido de compra.

Onde encontrar

Este é um evento explícito, registrado na tabela EBAN com os campos de data de criação (ERDAT) e hora de criação (ERZEIT) para o número específico da requisição de compra (BANFN).

Coleta

Use os campos de data e hora de criação (ERDAT, ERZEIT) da tabela EBAN para cada requisição (BANFN).

Tipo de evento explicit
Requisição encerrada
Indica que o item da requisição foi totalmente processado e que não é possível criar outros pedidos de compra a partir dele. Em geral, esse status é definido automaticamente quando a quantidade total é pedida.
Por que isso importa

Esta atividade representa a conclusão final e bem-sucedida do ciclo de vida do item da requisição. Ela confirma que a necessidade do negócio foi totalmente convertida em um pedido de compra.

Onde encontrar

Inferido a partir da tabela EBAN. O evento ocorre quando o indicador 'Encerrado' (EBAKZ) é definido, geralmente quando a quantidade pedida nos pedidos de compra é igual à quantidade da requisição.

Coleta

Identifique, por meio dos documentos de alteração, o evento em que o indicador 'Encerrado' (EBAKZ) é definido na tabela EBAN.

Tipo de evento inferred
Requisição rejeitada
Representa a rejeição final da requisição de compra por uma pessoa aprovadora, interrompendo o processo. O evento é registrado por uma atualização específica de status que indica a rejeição.
Por que isso importa

Esta atividade marca um desfecho crítico de falha. Analisar a frequência e os motivos das rejeições, além das etapas em que ocorrem, ajuda a identificar problemas de conformidade com políticas, orçamento ou qualidade das solicitações.

Onde encontrar

Inferido a partir de uma mudança de status na tabela EBAN. O status de processamento (PROCSTAT) ou um indicador de liberação recebe um valor que significa explicitamente 'Rejeitado'.

Coleta

Identifique, por meio dos documentos de alteração, a data e a hora em que o status geral da EBAN é atualizado para 'Rejeitado'.

Tipo de evento inferred
Aprovação reiniciada
Representa um evento em que todo o fluxo de trabalho de aprovação é reiniciado, muitas vezes devido a uma alteração significativa na requisição. Com isso, o processo de aprovação recomeça no primeiro nível.
Por que isso importa

Esta atividade evidencia um retrabalho significativo, com forte impacto no tempo de ciclo. Identificar as causas dos reinícios da aprovação é essencial para simplificar o processo e reduzir atrasos.

Onde encontrar

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN. O evento é detectado quando os campos de status de liberação, como FRGKZ ou FRGZU, são apagados após terem sido preenchidos parcial ou totalmente.

Coleta

Nos registros de alteração, procure uma mudança no status de liberação, de liberado para não liberado.

Tipo de evento inferred
Etapa de aprovação iniciada
Indica que uma requisição aguarda a ação de uma pessoa aprovadora específica ou de um grupo de aprovação. Esse evento é inferido quando o status da requisição indica que ela está aguardando um código de liberação específico.
Por que isso importa

Esta atividade é essencial para localizar gargalos na cadeia de aprovação. Analisar por quanto tempo a requisição permanece nesse estado ajuda a identificar solicitações paradas e pessoas aprovadoras sobrecarregadas.

Onde encontrar

Inferido a partir dos campos de status de liberação da tabela EBAN (por exemplo, FRGZU) e da configuração da estratégia de liberação correspondente. O evento começa quando um código de liberação específico passa a ser o próximo a ser processado.

Coleta

Determine quando uma requisição entra em um estado no qual aguarda a aprovação de um código de liberação específico, com base nos registros do fluxo de trabalho ou nos campos de status.

Tipo de evento inferred
Fonte de suprimento atribuída
Representa a ação de uma pessoa compradora que atribui um fornecedor, contrato ou registro info específico a um item de requisição aprovado. Esta é uma etapa importante para preparar a requisição para a criação do pedido de compra.
Por que isso importa

Esta atividade conecta a aprovação ao pedido. Medir o tempo necessário para atribuir uma fonte ajuda a identificar atrasos na carga de trabalho de compras e na eficiência do processo de seleção de fornecedores.

Onde encontrar

Inferido quando um valor é inserido nos campos relacionados à fonte de suprimento na tabela EBAN, como fornecedor fixo (LIFNR), registro info (INFNR) ou contrato (KONNR).

Coleta

Acompanhe o preenchimento de campos como LIFNR, INFNR ou KONNR na tabela EBAN por meio dos documentos de alteração.

Tipo de evento inferred
Requisição alterada
Ocorre quando alguém altera um campo importante da requisição após sua criação, como quantidade, preço ou material. Essa ação é registrada explicitamente no sistema de documentos de alteração do SAP.
Por que isso importa

Acompanhar as alterações é essencial para identificar ciclos de retrabalho e seu impacto no tempo de ciclo. Alterações frequentes podem indicar problemas na qualidade dos dados ou mudanças nos requisitos, áreas importantes para melhorar o processo.

Onde encontrar

Registrado explicitamente nas tabelas de documentos de alteração do SAP (CDHDR e CDPOS) para mudanças na tabela EBAN. Cada alteração em um campo monitorado gera uma entrada.

Coleta

Extraia os eventos de alteração de CDHDR/CDPOS em que a classe do objeto seja BANF, referente às requisições de compra.

Tipo de evento explicit
Requisição enviada para aprovação
Representa o momento em que a pessoa solicitante envia formalmente a requisição, iniciando o fluxo de trabalho de aprovação. Em geral, esse evento é inferido quando a estratégia de liberação da requisição é definida e o status muda para 'Em aprovação'.
Por que isso importa

Este é um marco importante que inicia a contagem do tempo de ciclo de aprovação nos KPIs. Analisar o intervalo entre a criação e o envio pode revelar atrasos na etapa de preparação da requisição.

Onde encontrar

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN, especificamente quando os campos da estratégia de liberação (por exemplo, FRGST) são preenchidos ou o status geral (PROCSTAT) muda para indicar que a requisição está em aprovação.

Coleta

Identifique a primeira entrada nos documentos de alteração que indique o início do fluxo de trabalho de aprovação ou uma mudança de status para 'Em aprovação'.

Tipo de evento inferred
Requisição retirada
Ocorre quando a pessoa que fez a solicitação cancela ou exclui a requisição antes do processamento completo. Em geral, essa ação explícita define um indicador de exclusão no item da requisição.
Por que isso importa

Acompanhar as retiradas ajuda a entender as variações na demanda e os motivos dos cancelamentos. Esse é um estado final da requisição, que impede o processamento posterior.

Onde encontrar

Registrado explicitamente quando o campo do indicador de exclusão (LOEKZ) na tabela EBAN é definido para um item da requisição. A alteração fica registrada em CDHDR/CDPOS.

Coleta

Identifique o evento em que o indicador de exclusão (LOEKZ) da tabela EBAN é definido como 'L'.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guias de extração

Como extrair seus dados do SAP S/4HANA

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