Seu Data Template Purchase to Pay - Requisition

SAP S/4HANA
Seu Data Template Purchase to Pay - Requisition

Seu Data Template Purchase to Pay - Requisition

Este Template oferece um guia completo para coletar os dados necessários à análise do seu processo Purchase to Pay - Requisition. Ele apresenta os atributos e as atividades essenciais que você deve acompanhar, além de orientações práticas de extração adaptadas ao SAP S/4HANA. Use este recurso para criar um Event Log robusto e obter insights valiosos com Process Mining.
  • Atributos recomendados para coletar em uma análise detalhada
  • Atividades principais para acompanhar na descoberta do processo
  • Orientações para extrair dados do SAP S/4HANA
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Procure to Pay - Atributos da requisição

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no seu Event Log e realizar uma análise completa de Procure to Pay - requisição.
3 Obrigatório 6 Recomendado 11 Opcional
Nome Descrição
Hora do evento
EventTime
A data e a hora exatas em que uma atividade específica ocorreu.
Descrição

A Hora do evento é o carimbo de data e hora que registra quando uma atividade ocorreu. Esses dados são essenciais para ordenar cronologicamente os eventos dentro de um caso e servem de base para todos os cálculos de duração e performance no Process Mining. Por exemplo, a diferença entre os eventos "Requisição enviada" e "Requisição aprovada" determina o tempo de ciclo da aprovação.

Carimbos de data e hora precisos são essenciais para analisar a performance do processo, identificar atrasos e monitorar o cumprimento dos acordos de nível de serviço. Esse atributo permite criar Dashboards que visualizam tempos de ciclo, acompanham requisições paradas e comparam a performance em diferentes períodos.

Por que isso importa

Esse carimbo de data e hora é essencial para ordenar eventos, calcular tempos de ciclo e analisar a performance e os gargalos do processo.

Onde obter

Os carimbos de data e hora normalmente vêm dos cabeçalhos dos documentos de alteração (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) ou dos registros de eventos do Workflow.

Exemplos
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID da requisição de compra
PurchaseRequisitionId
O identificador exclusivo de um documento de requisição de compra.
Descrição

O ID da requisição de compra é a chave primária que identifica exclusivamente cada solicitação de bens ou serviços no SAP S/4HANA. Ele funciona como o identificador central do caso, vinculando todas as atividades e alterações relacionadas a uma requisição específica, desde sua criação até seu estado final, como aprovação, rejeição ou conversão em um pedido de compra.

No Process Mining, esse atributo é fundamental para reconstruir o ciclo de vida completo de cada requisição. Ao agrupar todos os eventos relacionados sob um único ID da requisição de compra, os analistas conseguem medir com precisão os tempos de ciclo, acompanhar mudanças de status e analisar os diferentes caminhos que uma requisição pode seguir no processo de aprovação.

Por que isso importa

Esse é o identificador essencial do caso que conecta todas as etapas relacionadas do processo, permitindo uma visão completa e coerente do ciclo de vida da requisição.

Onde obter

Esse atributo é o número da requisição de compra, encontrado na tabela EBAN, campo BANFN.

Exemplos
100178901001789110017892
Nome da atividade
ActivityName
O nome da atividade de negócio que ocorreu em um ponto específico do processo de requisição.
Descrição

O Nome da atividade descreve um evento ou tarefa específica que ocorreu durante o ciclo de vida de uma requisição de compra. Essas atividades são derivadas de registros do sistema, como documentos de alteração e históricos de Workflow, e representam marcos importantes do processo, como "Requisição criada", "Etapa de aprovação iniciada" ou "Pedido de compra criado".

Analisar essas atividades permite visualizar o fluxo do processo, identificar gargalos e medir o tempo gasto em diferentes etapas. Entender a sequência e a frequência de atividades como "Requisição alterada" ou "Requisição rejeitada" é essencial para identificar ineficiências e oportunidades de melhoria no processo.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, formando a base do mapa de processos e permitindo analisar o fluxo, as variações e os gargalos do processo.

Onde obter

Esse é um atributo derivado, normalmente construído pela interpretação de dados das tabelas de documentos de alteração (CDHDR, CDPOS) e dos registros de Workflow, como SWWLOGHIST.

Exemplos
Requisição criadaEtapa de aprovação concluídaRequisição aprovadaPedido de compra criado
Departamento
Department
O departamento ou centro de custo ao qual os custos da requisição são atribuídos.
Descrição

O atributo Departamento, geralmente representado pelo Centro de custo no SAP, identifica a unidade de negócio responsável pela compra solicitada. Ele é uma informação financeira e organizacional importante, atribuída no nível do item da requisição.

No Process Mining, esse atributo é essencial para analisar a performance por departamento. Ele permite criar Dashboards que comparam métricas importantes, como tempo de ciclo, taxas de alteração e taxas de rejeição entre diferentes departamentos. Isso ajuda a identificar departamentos de alto desempenho, cujas práticas podem ser adotadas em outras áreas, além de departamentos que podem precisar de treinamento adicional ou suporte ao processo.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre unidades de negócio, destacando variações nos tempos de ciclo ou nas taxas de rejeição para identificar boas práticas e oportunidades de melhoria.

Onde obter

Esse é o Centro de custo, normalmente encontrado na tabela de atribuição contábil EBKN, campo KOSTL.

Exemplos
FIN-1001IT-2005MKT-3010
ID do aprovador
ApproverId
O identificador do usuário que realizou uma etapa de aprovação ou rejeição.
Descrição

O ID do aprovador identifica especificamente o usuário que concluiu uma atividade de aprovação ou rejeição. Ele é diferente do ID do usuário geral, pois se concentra exclusivamente nos responsáveis pelas decisões dentro do Workflow de aprovação. Capturar essas informações é essencial para analisar o processo de aprovação em detalhes.

Esse atributo permite analisar o comportamento nas aprovações, como identificar gerentes com tempos de aprovação longos ou que rejeitam requisições com frequência. Ele é fundamental para Dashboards focados nos tempos de ciclo das etapas de aprovação e na análise de gargalos do Workflow, ajudando a identificar pessoas ou funções específicas que podem estar causando atrasos.

Por que isso importa

Identifica o responsável específico pela decisão em uma etapa de aprovação, permitindo analisar detalhadamente os tempos de ciclo e os gargalos da aprovação por pessoa ou função.

Onde obter

Essas informações normalmente são extraídas de tabelas do SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ e SWWLOGHIST, que vinculam itens de trabalho ao usuário que os concluiu.

Exemplos
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID do usuário
UserId
O identificador do usuário que criou a requisição ou realizou uma atividade específica.
Descrição

O ID do usuário identifica o funcionário ou usuário do sistema responsável por um evento específico no ciclo de vida da requisição. Pode ser a pessoa que criou a requisição, o gerente que a aprovou ou o agente que a alterou. Em etapas automatizadas, pode ser o ID de um usuário do sistema ou de processamento em lote.

Analisar por ID do usuário ajuda a entender comportamentos específicos, a distribuição da carga de trabalho e a performance. Esse atributo é importante para identificar necessidades de treinamento, reconhecer profissionais de alto desempenho e garantir a responsabilização no processo. Ele também apoia a análise da performance por departamento quando combinado com os dados mestres dos usuários.

Por que isso importa

Permite analisar a performance dos usuários, a distribuição da carga de trabalho e a conformidade do processo. É essencial para identificar oportunidades de treinamento e gargalos de recursos.

Onde obter

Encontrado em EBAN-ERNAM para o criador. Para alterações posteriores, está em CDHDR-USERNAME. Para aprovações, está nos registros do Workflow.

Exemplos
JSMITHRROEWF-BATCH
Status da requisição
RequisitionStatus
O status atual de processamento ou aprovação da requisição de compra.
Descrição

O Status da requisição indica o estado atual da requisição em seu ciclo de vida. No SAP, ele costuma ser representado pelo Indicador de liberação, que mostra se uma requisição está bloqueada, em aprovação, parcialmente aprovada ou totalmente aprovada. Esse status muda conforme a requisição avança pelo Workflow.

Acompanhar o status ao longo do tempo é fundamental para entender o fluxo do processo. Isso ajuda a identificar onde as requisições estão parando e por quanto tempo. Analisar as transições entre status permite obter uma visão detalhada do processo de aprovação e de suas variações.

Por que isso importa

Indica o estado atual de uma requisição, essencial para acompanhar o progresso, identificar gargalos e analisar o fluxo do processo.

Onde obter

O status de liberação geralmente é determinado pelo Indicador de liberação, encontrado na tabela EBAN, campo FRGZU.

Exemplos
B1S
Tipo de requisição
RequisitionType
Um código que classifica a requisição de compra, por exemplo, para itens padrão, serviços ou despesas de capital.
Descrição

O Tipo de requisição, também conhecido como Tipo de documento no SAP, é um campo de configuração importante que categoriza as requisições de compra. Tipos diferentes podem acionar Workflows de aprovação distintos, ter configurações de campos diferentes e ser usados para finalidades de negócio diferentes, como itens padrão de estoque, serviços externos ou compras de ativos.

Ao analisar o processo por Tipo de requisição, as organizações conseguem entender como diferentes tipos de solicitação são tratados. Isso permite comparar performance, tempos de ciclo e caminhos de aprovação entre categorias, revelando se determinados tipos de requisição são mais ou menos eficientes e ajudando a direcionar melhorias no processo.

Por que isso importa

Categoriza as requisições para permitir análises comparativas, ajudando a entender se diferentes tipos de solicitação têm fluxos, gargalos ou tempos de ciclo distintos.

Onde obter

Esse é o campo Tipo de documento, encontrado na tabela EBAN, campo BSART.

Exemplos
NBFORV
Valor da requisição
RequisitionAmount
O valor monetário total da requisição de compra.
Descrição

O Valor da requisição representa o custo total estimado dos bens ou serviços solicitados. Esse valor costuma ser um fator importante para determinar a complexidade e a duração do Workflow de aprovação, já que requisições de maior valor normalmente exigem mais níveis de aprovação.

Analisar esse atributo permite segmentar o processo por valor. Ele ajuda a responder perguntas como: "Requisições de alto valor demoram mais para ser aprovadas?" ou "Qual é o valor das requisições que são rejeitadas com frequência?". Essa é uma dimensão essencial para entender o impacto financeiro das ineficiências do processo.

Por que isso importa

Ajuda a segmentar o processo pelo impacto financeiro, geralmente correlacionado à complexidade da aprovação e ao tempo de ciclo. É essencial para a análise do processo com base em valor.

Onde obter

O valor total pode ser encontrado na tabela EBAN, campo GFWERT. O valor no nível do item está em EBAN-PREIS.

Exemplos
1500.0075000.50250.75
Data necessária
RequiredByDate
A data até a qual o solicitante precisa dos bens ou serviços solicitados.
Descrição

A Data necessária, ou Data de entrega no SAP, especifica quando os bens ou serviços do item da requisição são necessários. Essa data é definida pelo solicitante e serve como meta para todo o processo de compras.

Esse atributo é essencial para calcular o KPI de Taxa de conclusão da requisição no prazo. Ao comparar a Data necessária com a data da aprovação final ou da criação do pedido de compra, a organização consegue medir sua capacidade de cumprir os níveis de serviço internos e as necessidades do negócio. Analisar as requisições que não cumprem essa data pode revelar atrasos sistêmicos no processo de compras.

Por que isso importa

Define a data-alvo de conclusão de uma solicitação, permitindo medir as entregas no prazo e o cumprimento dos níveis de serviço internos.

Onde obter

Essa é a Data de entrega, encontrada no nível do item na tabela EBAN, campo LFDAT.

Exemplos
2023-11-152023-12-012024-01-20
É automatizado
IsAutomated
Um indicador que mostra se uma atividade foi realizada por um usuário do sistema, e não por uma pessoa.
Descrição

O atributo Is Automated é um indicador booleano que assume o valor verdadeiro quando uma atividade é executada por um sistema ou usuário de lote, como 'WF-BATCH' para ações de Workflow. Isso ajuda a distinguir as etapas manuais das automatizadas no processo.

Esse atributo é essencial para medir o nível de automação do processo de requisição e calcular o KPI 'Automated Approval Rate'. Ao filtrar etapas automatizadas ou manuais, os analistas podem comparar a eficiência e identificar oportunidades de ampliar a automação, reduzindo o tempo de processamento e o esforço manual.

Por que isso importa

Distingue atividades executadas por pessoas daquelas conduzidas por sistemas, algo essencial para medir as taxas de automação e identificar oportunidades de automatizar tarefas manuais.

Onde obter

Este é um atributo derivado, normalmente baseado em uma regra que verifica se o User ID de um evento pertence a uma lista de usuários de sistema ou de lote conhecidos.

Exemplos
truefalse
É retrabalho
IsRework
Um indicador que mostra se uma atividade representa retrabalho, como uma alteração feita após o envio.
Descrição

Is Rework é um indicador booleano calculado que identifica atividades que representam trabalho sem valor agregado ou repetitivo. Um exemplo comum nesse processo é a atividade 'Requisition Amended' ocorrer depois que a requisição já foi enviada para aprovação, fazendo com que o processo de aprovação seja reiniciado.

Esse atributo é essencial para quantificar o retrabalho no processo e seu impacto no tempo de ciclo geral. O Dashboard Requisition Amendment and Rework Rate usa esse indicador para destacar ineficiências do processo. Reduzir o retrabalho costuma ser um dos principais objetivos das iniciativas de melhoria de processos, pois isso se traduz diretamente em economia de tempo e esforço.

Por que isso importa

Sinaliza atividades que representam esforço desperdiçado ou repetição, permitindo medir diretamente o retrabalho e seu impacto na eficiência do processo.

Onde obter

Este é um atributo calculado. Normalmente, a lógica sinaliza qualquer atividade 'Requisition Amended' que ocorra depois da primeira atividade 'Requisition Submitted For Approval' como retrabalho.

Exemplos
truefalse
Hora de término
EndTime
A data e a hora exatas em que uma atividade específica foi concluída.
Descrição

EndTime é o timestamp que registra quando uma atividade foi concluída. Embora muitos eventos gerados pelo sistema sejam instantâneos, o que significa que StartTime é igual a EndTime, tarefas humanas, como aprovações, podem ter início e fim distintos. Esse timestamp marca a conclusão do trabalho.

Ter um EndTime separado permite medir com mais precisão o tempo de processamento ativo em comparação com o tempo de espera ocioso. Ele é usado em conjunto com StartTime para calcular a métrica ProcessingTime. Esse nível de detalhe aprimora a análise da utilização de recursos e da eficiência das tarefas manuais.

Por que isso importa

Marca a conclusão de uma atividade, permitindo calcular o tempo de processamento ativo e oferecendo uma visão mais detalhada da duração da tarefa.

Onde obter

É derivado de logs do Workflow que podem registrar tanto quando um item de trabalho foi criado (StartTime) quanto quando foi concluído (EndTime).

Exemplos
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Moeda
Currency
O código da moeda do valor da requisição.
Descrição

Esse atributo especifica a moeda em que o valor da requisição é denominado, por exemplo, USD, EUR ou JPY. Ele fornece o contexto necessário para o atributo Valor da requisição, especialmente em organizações multinacionais que operam com várias moedas.

Para realizar análises e relatórios financeiros precisos, é essencial considerar a moeda. Ao agregar ou comparar valores de requisições, todos os valores devem ser convertidos para uma moeda comum para garantir resultados relevantes. Esse atributo é pré-requisito para essas conversões.

Por que isso importa

Fornece o contexto essencial para o Valor da requisição, permitindo análises e comparações financeiras precisas em ambientes com várias moedas.

Onde obter

Esse dado é encontrado na tabela EBAN, campo WAERS.

Exemplos
USDEURGBP
Motivo da rejeição
RejectionReason
O motivo informado quando uma requisição de compra é rejeitada.
Descrição

O Motivo da rejeição explica por que um aprovador decidiu rejeitar uma requisição de compra. Os motivos podem incluir estouro do orçamento, informações incorretas, não conformidade com a política ou duplicidade de outra solicitação. Essas informações fornecem um contexto essencial para entender as falhas do processo.

Analisar os motivos das rejeições ajuda a identificar as causas-raiz das ineficiências e do retrabalho. Por exemplo, se "Centro de custo incorreto" for um motivo frequente, isso indica a necessidade de melhorar o treinamento dos usuários ou a validação do sistema. Esse atributo é fundamental para o Dashboard de Análise de rejeições de requisições e para direcionar melhorias no processo.

Por que isso importa

Fornece a causa-raiz das falhas do processo, permitindo melhorias direcionadas para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de requisições corretas na primeira tentativa.

Onde obter

Esse geralmente não é um campo padrão. Ele pode ser capturado em elementos do contêiner do Workflow, textos longos associados à requisição ou campos personalizados.

Exemplos
Excede o orçamentoFornecedor incorretoSolicitação duplicada
Nível de urgência
UrgencyLevel
Uma classificação da urgência da requisição, que pode influenciar sua prioridade de processamento.
Descrição

O Nível de urgência indica a prioridade da solicitação de compra. Embora não exista um campo padrão específico para isso, algumas organizações usam campos como o Requirement Tracking Number para registrar essa informação. Assim, os solicitantes podem sinalizar necessidades críticas que exigem processamento acelerado.

Analisar o impacto da urgência é importante para avaliar se o processo prioriza as solicitações críticas de forma eficaz. O Dashboard Urgency Level Impact Analysis usa esse atributo para comparar tempos de ciclo e taxas de aprovação entre requisições urgentes e padrão, ajudando a determinar se o tratamento prioritário está funcionando como esperado.

Por que isso importa

Permite analisar como a performance do processo varia em solicitações de alta prioridade, ajudando a validar se os itens urgentes estão realmente sendo acelerados.

Onde obter

Não existe um campo padrão de urgência. Algumas empresas usam o Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) para essa finalidade. Também pode ser um campo personalizado.

Exemplos
AltaMédiaBaixa
Nome da etapa de aprovação
ApprovalStepName
O nome ou a descrição específica de uma etapa de aprovação no Workflow.
Descrição

O Nome da etapa de aprovação fornece uma descrição compreensível de uma etapa específica do Workflow de aprovação, como 'Manager Approval' ou 'VP Finance Approval'. Ele é mais descritivo do que uma atividade genérica 'Approval Step Completed'.

Esse atributo é essencial para os Dashboards Approval Step Cycle Time e Workflow Bottleneck Analysis. Ele permite uma visão detalhada do processo de aprovação, tornando possível identificar exatamente quais etapas estão causando os maiores atrasos e onde o trabalho está se acumulando. Esse nível de detalhe é necessário para direcionar intervenções e simplificar a cadeia de aprovação.

Por que isso importa

Fornece detalhes granulares sobre as etapas de aprovação, permitindo identificar com precisão os gargalos no Workflow de aprovação multinível.

Onde obter

Essa informação é derivada da descrição da tarefa do Workflow, que pode ser encontrada vinculando o log do Workflow a tabelas de definição de tarefas, como T528T.

Exemplos
Aprovação do gerenteAprovação do diretorAprovação do VP de Finanças
Número do pedido de compra
PurchaseOrderNumber
O número do pedido de compra criado a partir da requisição.
Descrição

O Número do pedido de compra é o identificador do documento oficial de compras criado a partir de uma requisição aprovada. A criação de um pedido de compra costuma ser o resultado final e bem-sucedido de uma requisição, indicando que a solicitação foi convertida em um pedido formal com um fornecedor.

Esse atributo é essencial para medir o KPI de tempo de ciclo entre requisição e pedido de compra e a taxa geral de conversão. Ele conecta o processo de requisição ao processo de compras subsequente, permitindo uma visão mais ampla e de ponta a ponta de todo o ciclo Purchase-to-Pay.

Por que isso importa

Vincula a requisição ao documento de compras subsequente, permitindo medir a taxa de conversão de requisição em pedido de compra e o tempo de ciclo.

Onde obter

Encontrado na tabela EBAN, campo EBELN, depois que um pedido de compra é criado a partir do item da requisição.

Exemplos
450001789045000178914500017892
Sistema de origem
SourceSystem
Identifica a instância específica do SAP S/4HANA da qual os dados foram extraídos.
Descrição

O atributo Sistema de origem indica o sistema de origem em que os dados do processo foram gerados. Em organizações com várias instâncias SAP, como sistemas diferentes para desenvolvimento, garantia de qualidade e produção, ou sistemas separados por região, esse campo é essencial para a governança e o contexto dos dados.

Ele garante que os dados de diferentes fontes possam ser distinguidos, evitando agregações incorretas e permitindo análises específicas por sistema. É um atributo obrigatório para manter a linhagem dos dados e garantir a rastreabilidade dos dados do processo.

Por que isso importa

Fornece contexto essencial sobre a origem e a governança dos dados, especialmente em ambientes com vários sistemas, garantindo a rastreabilidade dos dados.

Onde obter

Normalmente, esse é o ID do sistema SAP (SID), que pode ser obtido de variáveis do sistema ou tabelas de configuração.

Exemplos
S4PECCS4H_PROD_01
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
O carimbo de data e hora que indica quando os dados deste registro foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Esse atributo registra a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados a partir do sistema de origem. Ele é um metadado essencial para entender o nível de atualização dos dados analisados. Analistas e usuários de negócio dependem desse carimbo de data e hora para saber se os dados do processo refletem o estado mais atual das operações.

Em qualquer análise de processo, saber quão atuais são os dados é fundamental para tomar decisões informadas. Esse atributo ajuda a alinhar as expectativas dos usuários e garante que as conclusões sejam baseadas em dados tão atualizados quanto a análise exige.

Por que isso importa

Indica o nível de atualização dos dados, essencial para confiar na análise e tomar decisões de negócio no momento certo.

Onde obter

Esse carimbo de data e hora é gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento (ETL) dos dados.

Exemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obrigatório Recomendado Opcional

Procure to Pay - Atividades da requisição

Estas são as principais etapas e marcos do processo que você deve registrar no seu Event Log para uma descoberta precisa do processo.
6 Recomendado 6 Opcional
Atividade Descrição
Etapa de aprovação concluída
Ocorre quando um aprovador toma uma decisão favorável sobre uma requisição, concluindo uma etapa do Workflow de aprovação em vários níveis. Isso é inferido a partir de uma mudança no status de liberação da requisição.
Por que isso importa

Essa atividade permite uma análise detalhada do Workflow de aprovação, medindo o tempo gasto em cada etapa individual. Ela ajuda a identificar aprovadores eficientes e gargalos no processo.

Onde obter

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN. Uma mudança no status do código de liberação, como no campo FRGZU, de não liberado para liberado para um código específico indica esse evento.

Captura

Acompanhe as alterações nos campos de status de liberação da EBAN para cada código de liberação definido na estratégia.

Tipo de evento inferred
Pedido de compra criado
Indica que um pedido de compra foi gerado com referência ao item da requisição. Esse é um evento explícito do sistema que vincula a requisição a um documento de compras subsequente.
Por que isso importa

Esse é um marco importante e um resultado bem-sucedido do processo de requisição. O tempo entre a aprovação da requisição e a criação do pedido de compra é um KPI crítico para medir a eficiência de compras.

Onde obter

Registrado explicitamente quando um item de pedido de compra é criado. O vínculo é armazenado na tabela EKPO (item do pedido de compra), que contém o número da requisição de origem (BANFN) e o número do item (BNFPO).

Captura

Relacione a tabela EKPO novamente à EBAN pelo número e pelo item da requisição. A data de criação do item do pedido de compra marca o evento.

Tipo de evento explicit
Requisição aprovada
Marca a aprovação final e completa da requisição de compra, tornando-a elegível para conversão em um pedido de compra. Esse marco é inferido quando o status geral de liberação alcança seu estado final de aprovação.
Por que isso importa

Esse é um marco crítico de sucesso e um ponto final comum para a análise do tempo de ciclo. Ele indica que a requisição passou por todas as verificações e está pronta para ser processada pela área de compras.

Onde obter

Inferido a partir de uma mudança de status na tabela EBAN, especificamente quando o indicador geral de liberação (FRGZU) ou o status de processamento (PROCSTAT) é atualizado para um valor final de "Aprovado".

Captura

Identifique o carimbo de data e hora em que o código de liberação final é aplicado ou o status geral da requisição muda para "Aprovado".

Tipo de evento inferred
Requisição criada
Marca a criação inicial do documento de requisição de compra no sistema. Esse evento é capturado explicitamente quando um usuário salva uma nova requisição pela primeira vez, registrando o carimbo de data e hora da criação.
Por que isso importa

Essa atividade funciona como o principal ponto de início da análise do ciclo de vida da requisição. Ela é essencial para medir o tempo de ciclo de ponta a ponta, desde a identificação da necessidade inicial até a aprovação final ou conversão em um pedido de compra.

Onde obter

Esse é um evento explícito capturado da tabela EBAN, usando os campos de data de criação (ERDAT) e hora de criação (ERZEIT) para o número específico da requisição de compra (BANFN).

Captura

Use os campos de carimbo de data e hora da criação (ERDAT, ERZEIT) da tabela EBAN para cada requisição (BANFN).

Tipo de evento explicit
Requisição encerrada
Indica que o item da requisição foi totalmente processado e que não é possível criar mais pedidos de compra a partir dele. Esse status normalmente é definido automaticamente quando a quantidade total é pedida.
Por que isso importa

Essa atividade representa a conclusão final e bem-sucedida do ciclo de vida do item da requisição. Ela confirma que a necessidade do negócio foi totalmente convertida em um pedido de compras.

Onde obter

Inferido a partir da tabela EBAN. Isso ocorre quando o indicador "Encerrado" (EBAKZ) é definido, normalmente quando a quantidade pedida nos pedidos de compra é igual à quantidade da requisição.

Captura

Identifique o evento em que o indicador "Encerrado" (EBAKZ) é definido na tabela EBAN por meio dos documentos de alteração.

Tipo de evento inferred
Requisição rejeitada
Representa a rejeição final da requisição de compra por um aprovador, interrompendo o processo. Isso é capturado por uma atualização de status específica que indica a rejeição.
Por que isso importa

Essa atividade é um ponto final crítico de falha. Analisar a frequência e os motivos das rejeições, além dos pontos do processo em que elas ocorrem, ajuda a identificar problemas de conformidade com políticas, orçamento ou qualidade da solicitação.

Onde obter

Inferido a partir de uma mudança de status na tabela EBAN. O status de processamento (PROCSTAT) ou um indicador de liberação recebe um valor que significa explicitamente "Rejeitado".

Captura

Identifique o carimbo de data e hora em que o status geral na EBAN é atualizado para o estado "Rejeitado" por meio dos documentos de alteração.

Tipo de evento inferred
Etapa de aprovação iniciada
Indica que uma requisição está aguardando uma ação de um aprovador específico ou de um grupo de aprovação. Isso é inferido quando o status da requisição indica que ela está pendente de um código de liberação específico.
Por que isso importa

Essa atividade é essencial para identificar gargalos na cadeia de aprovação. Analisar a duração desse estado ajuda a identificar requisições paradas e aprovadores sobrecarregados.

Onde obter

Inferido a partir dos campos de status de liberação da tabela EBAN, como FRGZU, e da configuração subjacente da estratégia de liberação. O evento começa quando um código de liberação específico se torna o próximo a ser processado.

Captura

Determine quando uma requisição entra em um estado no qual um código de liberação específico está pendente de aprovação, com base nos registros do Workflow ou nos campos de status.

Tipo de evento inferred
Fonte de suprimento atribuída
Representa a ação de um comprador que atribui um fornecedor, contrato ou registro info específico a um item de requisição aprovado. Essa é uma etapa importante para preparar a requisição para a criação de um pedido de compra.
Por que isso importa

Essa atividade conecta a aprovação ao pedido. Medir o tempo necessário para atribuir uma fonte ajuda a identificar atrasos na carga de trabalho do comprador e na eficiência do sourcing.

Onde obter

Inferido a partir da inserção de um valor nos campos relacionados à fonte de suprimento da tabela EBAN, como fornecedor fixo (LIFNR), registro info (INFNR) ou contrato (KONNR).

Captura

Acompanhe o preenchimento de campos como LIFNR, INFNR ou KONNR na tabela EBAN por meio dos documentos de alteração.

Tipo de evento inferred
Redefinição da aprovação
Representa um evento em que todo o Workflow de aprovação é redefinido, geralmente devido a uma alteração significativa na requisição. Isso faz com que o processo de aprovação recomece no primeiro nível.
Por que isso importa

Essa atividade destaca um retrabalho significativo que impacta fortemente o tempo de ciclo. Identificar as causas das redefinições de aprovação é essencial para simplificar o processo e reduzir atrasos.

Onde obter

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN. Esse evento é detectado quando os campos de status de liberação, como FRGKZ ou FRGZU, são limpos depois de terem sido definidos parcial ou totalmente.

Captura

Procure, nos registros de alteração, uma mudança no status de liberação de um estado liberado para um estado não liberado.

Tipo de evento inferred
Requisição alterada
Ocorre quando um usuário modifica um campo importante da requisição após sua criação inicial, como quantidade, preço ou material. Essa ação é registrada explicitamente no sistema de documentos de alteração do SAP.
Por que isso importa

Acompanhar alterações é essencial para identificar ciclos de retrabalho e seu impacto nos tempos de ciclo. Uma alta frequência de alterações sugere problemas na qualidade dos dados ou mudanças nos requisitos, áreas importantes para a melhoria do processo.

Onde obter

Registrado explicitamente nas tabelas de documentos de alteração do SAP (CDHDR e CDPOS) para mudanças feitas na tabela EBAN. Cada alteração em um campo monitorado cria uma entrada.

Captura

Extraia eventos de alteração de CDHDR/CDPOS em que a classe do objeto seja BANF para requisições de compra.

Tipo de evento explicit
Requisição enviada para aprovação
Representa o momento em que o solicitante envia formalmente a requisição, acionando o Workflow de aprovação. Normalmente, isso é inferido quando a estratégia de liberação da requisição é determinada e o status muda para "Em aprovação".
Por que isso importa

Esse é um marco crítico que inicia a contagem dos KPIs de tempo de ciclo da aprovação. Analisar o tempo entre a criação e o envio pode revelar atrasos na fase de preparação da requisição.

Onde obter

Inferido a partir dos documentos de alteração (CDHDR/CDPOS) da tabela EBAN, especificamente quando os campos da estratégia de liberação, como FRGST, são preenchidos ou quando o status geral (PROCSTAT) muda para refletir um estado de aprovação em andamento.

Captura

Identifique a primeira entrada de documento de alteração que indique o início do Workflow de aprovação ou uma mudança de status para "Em aprovação".

Tipo de evento inferred
Requisição retirada
Ocorre quando o solicitante original cancela ou exclui a requisição antes que ela seja totalmente processada. Normalmente, essa é uma ação explícita que define um indicador de exclusão no item da requisição.
Por que isso importa

Acompanhar retiradas ajuda a entender a volatilidade da demanda e os motivos dos cancelamentos. Isso representa um estado terminal da requisição, impedindo o processamento posterior.

Onde obter

Capturado explicitamente quando o campo do indicador de exclusão (LOEKZ) na tabela EBAN é definido para um item de requisição. A alteração é registrada em CDHDR/CDPOS.

Captura

Identifique o evento em que o indicador de exclusão (LOEKZ) da tabela EBAN é definido como "L".

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guias de extração

Como obter seus dados do SAP S/4HANA

Pronto para começar?

Use este Template para preparar seus dados com confiança e aproveitar todo o potencial do Process Mining no seu processo Purchase to Pay - Requisition. Comece a otimizar sua eficiência hoje mesmo!

Acabe com os atrasos nas requisições P2P: otimize seu Workflow agora!

Simplifique os processos, reduza os prazos e diminua o tempo de ciclo em 30%.

Começar o teste grátis

Não é necessário cartão de crédito. A configuração leva 5 minutos.