Templat Data Pengelolaan Kredit dan Penagihan

Atribut ini menjelaskan satu langkah dalam siklus hidup faktur, seperti 'Faktur dibuat', 'Prosedur penagihan dimulai', atau 'Pembayaran diterima'. Setiap aktivitas mewakili peristiwa tersendiri yang membawa kasus ke tahap berikutnya.

Menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu menemukan alur proses yang sebenarnya, mengidentifikasi hambatan saat kasus tersendat, mendeteksi pengulangan aktivitas, serta membandingkan proses aktual dengan proses yang dirancang atau diharapkan. Nama Aktivitas menjadi dasar untuk membuat peta proses dan menghitung waktu perpindahan antar langkah.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga siklus hidup faktur dapat ditampilkan dan dianalisis dari awal hingga akhir.

Ini adalah kolom konseptual yang disusun dari berbagai peristiwa bisnis di Oracle Fusion Financials. Biasanya, kolom ini dibuat dengan memetakan status transaksi, tanggal peristiwa, atau tindakan tertentu dari modul seperti Receivables (AR) dan Advanced Collections.

Nomor Faktur menjadi kunci utama yang menghubungkan semua peristiwa dan aktivitas terkait satu piutang, mulai dari pembuatan hingga pelunasan atau penghapusan. Dengan kunci ini, Anda dapat melihat seluruh siklus hidup faktur dari awal hingga akhir.

Dalam analisis process mining, atribut ini digunakan untuk merekonstruksi perjalanan setiap faktur. Dengan mengelompokkan semua aktivitas terkait berdasarkan satu Nomor Faktur, analis dapat melihat alur proses, menemukan jalur yang umum maupun menyimpang, serta mengukur waktu siklus seluruh proses atau tahap tertentu, seperti penyelesaian sengketa atau pencatatan pembayaran.

Ini adalah ID Kasus utama yang menghubungkan semua langkah proses terkait. Dengan demikian, perjalanan setiap faktur dari penerbitan hingga penutupan dapat direkonstruksi dan dianalisis.

Pengenal ini biasanya terdapat di tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL sebagai TRX_NUMBER di Oracle Fusion Financials.

Waktu Peristiwa, atau cap waktu, mencatat saat tepat suatu aktivitas berlangsung. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menyusun alur proses yang akurat. Tanpa cap waktu yang akurat, urutan peristiwa tidak dapat ditentukan dengan benar.

Dalam analisis, atribut ini digunakan untuk menghitung durasi dan waktu siklus antaraktivitas, yang penting untuk mengukur kinerja. Contohnya, atribut ini digunakan untuk menghitung KPI seperti Waktu Siklus Penyelesaian Sengketa atau Waktu Siklus Pembayaran Faktur. Atribut ini juga memungkinkan analisis tren kinerja proses dari waktu ke waktu.

Cap waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung waktu siklus dan durasi, serta menganalisis kinerja proses dari waktu ke waktu.

Diambil dari berbagai kolom tanggal di tabel Oracle Fusion Financials, seperti TRX_DATE di RA_CUSTOMER_TRX_ALL untuk pembuatan faktur atau tanggal pembuatan tindakan penagihan.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi data terbaru. Ini adalah kolom metadata, bukan bagian dari proses bisnis, tetapi penting untuk mengetahui seberapa baru data yang dianalisis.

Analis menggunakan cap waktu ini untuk memastikan data yang digunakan sudah diperbarui dan mengetahui batas akhir data yang tersedia. Informasi ini penting untuk tata kelola data dan membantu pengguna memahami kebaruan data di dasbor dan laporan.

Menunjukkan kebaruan data agar analis dan pemangku kepentingan mengetahui seberapa mutakhir dan relevan data tersebut.

Nilai ini dibuat dan dicatat pada setiap baris selama proses ekstraksi dan pemuatan data (ETL).

Atribut ini menunjukkan aplikasi sumber tempat data peristiwa dicatat. Dalam lingkungan TI yang kompleks, satu proses dari awal hingga akhir dapat melibatkan beberapa sistem.

Mencantumkan sistem sumber penting untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan memahami konteks data. Jika data dari berbagai sistem digabungkan dalam satu tampilan proses, atribut ini membantu membedakan asal setiap peristiwa dan memperjelas jejak datanya.

Menjelaskan asal data, yang penting untuk validasi dan tata kelola data serta pemahaman konteks teknologi proses.

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat ekstraksi data untuk menunjukkan asal catatan.

Nilai Faktur menunjukkan total nilai barang atau jasa yang ditagihkan kepada pelanggan. Atribut keuangan ini penting untuk memahami dampak finansial proses.

Dalam analisis, Nilai Faktur digunakan untuk menentukan prioritas penagihan, terutama untuk faktur bernilai tinggi yang telah jatuh tempo. Atribut ini juga digunakan untuk menganalisis perilaku pembayaran berdasarkan nilai transaksi dan menghitung dampak finansial penghapusan piutang. Dasbor seperti Analisis Tingkat Penghapusan Faktur menggunakan nilai ini untuk menilai besarnya kerugian finansial.

Memberikan konteks keuangan pada proses, sehingga Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan menganalisis dampak finansial dari inefisiensi proses.

Informasi ini dapat diambil dari tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, yang menyimpan jumlah tagihan untuk suatu faktur.

Nomor Pelanggan menghubungkan faktur dengan akun pelanggan tertentu. Dengan atribut ini, Anda dapat mengelompokkan dan menganalisis proses kredit dan penagihan berdasarkan karakteristik pelanggan.

Dengan menyertakan Nomor Pelanggan, analis dapat menyelidiki apakah pelanggan tertentu sering terlambat membayar, lebih sering mengajukan sengketa, atau memerlukan lebih banyak upaya penagihan. Informasi ini penting untuk menyusun strategi penagihan khusus pelanggan, menyesuaikan persyaratan kredit, dan menemukan segmen pelanggan berisiko tinggi. Atribut ini mendukung analisis seperti Analisis Tingkat Penghapusan Faktur berdasarkan Segmen Pelanggan.

Memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan pelanggan untuk menemukan pola, risiko, dan peluang dalam menyusun strategi penagihan yang sesuai.

Biasanya terdapat di tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL sebagai BILL_TO_CUSTOMER_ID, yang ditautkan ke HZ_CUST_ACCOUNTS.

Atribut ini menunjukkan karyawan atau pengguna sistem tertentu yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas, seperti menyetujui batas kredit, mencatat pembayaran, atau menyelesaikan sengketa.

Analisis aktivitas berdasarkan pengguna penting untuk memahami pembagian beban kerja, kinerja individu, dan kepatuhan. Untuk aktivitas otomatis, atribut ini membantu melacak keterlibatan proses sistem. Atribut ini juga dapat digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan atau mendeteksi potensi kecurangan dengan memantau perilaku pengguna.

Mengaitkan aktivitas proses dengan individu atau sistem otomatis tertentu, sehingga kinerja dan beban kerja dapat dianalisis serta aktivitas dapat diaudit.

Bersumber dari kolom 'CREATED_BY' atau 'LAST_UPDATED_BY' di berbagai tabel transaksi dan riwayat dalam Oracle Fusion Financials.

Petugas Penagihan adalah individu atau tim yang bertanggung jawab menangani penagihan faktur yang telah jatuh tempo. Penugasan ini merupakan langkah penting dalam alur kerja penagihan.

Atribut ini penting untuk mengelola kinerja dan alokasi sumber daya di bagian penagihan. Dengan menganalisis hasil tiap petugas, manajer dapat menilai efektivitas, mengetahui kebutuhan pelatihan, dan menyeimbangkan beban kerja. Dasbor Efektivitas Penugasan Petugas Penagihan menggunakan atribut ini untuk membandingkan tingkat keberhasilan dan waktu siklus antarpetugas.

Memungkinkan analisis kinerja petugas atau tim, sehingga alokasi sumber daya dapat dioptimalkan dan efisiensi penagihan secara keseluruhan meningkat.

Informasi ini biasanya disimpan dalam modul Oracle Advanced Collections, sering kali di tabel seperti IEX_CASES_ALL_B atau tabel penugasan terkait.

Segmen Pelanggan adalah atribut kategori yang mengelompokkan pelanggan berdasarkan karakteristik yang sama. Segmen dapat ditentukan berdasarkan faktor seperti 'Strategis', 'UKM', 'Perusahaan besar', atau industri seperti 'Manufaktur' dan 'Ritel'.

Atribut ini berguna untuk analisis perbandingan. Analis dapat membandingkan kinerja proses antarsegmen, misalnya untuk mengetahui apakah suatu segmen lebih sering mengajukan sengketa atau memiliki siklus pembayaran yang lebih panjang. Temuan ini membantu menyesuaikan kebijakan kredit dan strategi penagihan dengan kebutuhan serta risiko tiap segmen, sekaligus mendukung dasbor seperti Analisis Tingkat Penghapusan Faktur.

Memungkinkan analisis perbandingan untuk melihat perbedaan kinerja proses dan risiko di berbagai kelompok pelanggan.

Biasanya dikelola dalam data induk pelanggan (HZ_CUST_ACCOUNTS atau tabel terkait) atau ditentukan dari atribut pelanggan seperti pendapatan atau industri.

Tanggal Jatuh Tempo adalah tanggal penting yang disepakati dalam kontrak sebagai batas pembayaran. Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran.

Atribut ini penting untuk mengidentifikasi faktur yang lewat jatuh tempo dan menghitung jumlah hari keterlambatannya. Atribut ini menjadi acuan utama untuk menentukan kapan prosedur penagihan perlu dimulai dan digunakan dalam perhitungan KPI seperti Days Sales Outstanding (DSO). Tanggal ini juga diperlukan untuk membuat laporan umur piutang yang mengelompokkan utang yang belum dibayar.

Menjadi acuan untuk menentukan apakah faktur telah lewat jatuh tempo, memulai aktivitas penagihan, dan menganalisis umur piutang.

Tersedia di tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL sebagai DUE_DATE.

Tingkat Penagihan menunjukkan seberapa intensif pengingat pembayaran dikirim, biasanya meningkat seiring waktu. Misalnya, Tingkat 1 bisa berupa pengingat ringan melalui email, sedangkan Tingkat 3 bisa berupa surat resmi atau panggilan telepon.

Analisis proses berdasarkan Tingkat Penagihan membantu menilai efektivitas strategi penagihan. Dasbor Efektivitas Penagihan menggunakan atribut ini untuk menampilkan tingkat konversi dari setiap tahap penagihan hingga pembayaran. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui tindakan penagihan yang paling efektif, lalu menyesuaikan waktu dan isi pengingat untuk memaksimalkan penerimaan pembayaran.

Mencatat tahap eskalasi upaya penagihan, yang penting untuk menilai efektivitas strategi penagihan.

Data ini dikelola di modul Oracle Advanced Collections. Data dapat ditemukan di tabel riwayat penagihan, seperti IEX_DUNNINGS.

Saat menyengketakan faktur, pelanggan biasanya menyampaikan alasan, seperti 'Harga Tidak Sesuai', 'Barang Rusak', atau 'Faktur Duplikat'. Atribut ini mencatat alasan tersebut.

Analisis alasan sengketa penting untuk menemukan akar masalah. Analisis ini membantu mengidentifikasi masalah berulang dalam proses sebelumnya, seperti pengelolaan pesanan atau penagihan, yang menyebabkan keterlambatan pembayaran. Dengan mengelompokkan alasan sengketa dan memantau frekuensinya, perusahaan dapat mengambil tindakan terarah untuk mengatasi akar masalah. Hal ini membantu mempersingkat Waktu Penyelesaian Sengketa.

Membantu menemukan akar masalah sengketa faktur, sehingga perbaikan dapat dilakukan pada proses sebelumnya untuk mencegah sengketa serupa.

Informasi ini biasanya dicatat di modul Oracle Advanced Collections atau Oracle Channel Revenue Management jika pengelolaan sengketa sudah diformalkan. Data mungkin tersimpan di tabel seperti AR_DISPUTE_HISTORY.

Jumlah Batas Kredit adalah total eksposur kredit yang bersedia diberikan perusahaan kepada pelanggan tertentu. Jumlah ini ditetapkan saat peninjauan kredit.

Atribut ini penting untuk dasbor Dampak Keputusan Batas Kredit. Dengan menghubungkan batas kredit yang disetujui dengan perilaku pembayaran dan penghapusbukuan setelahnya, perusahaan dapat menilai efektivitas kebijakan risiko kredit. Analisis dapat menunjukkan apakah batas kredit yang terlalu tinggi meningkatkan utang macet, sehingga proses persetujuan kredit dapat disempurnakan.

Penting untuk menilai efektivitas kebijakan risiko kredit dengan menghubungkan batas kredit yang disetujui dengan hasil pembayaran dan penghapusbukuan.

Dikelola di Oracle Credit Management dan biasanya disimpan dalam tabel terkait profil kredit pelanggan, seperti HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Metrik hasil perhitungan ini menunjukkan berapa lama faktur yang belum dibayar mengalami keterlambatan. Nilainya dihitung dari selisih antara tanggal saat ini (untuk faktur terbuka) atau tanggal pembayaran (untuk faktur tertutup) dan tanggal jatuh tempo.

Jumlah Hari Lewat Jatuh Tempo penting untuk analisis umur piutang dan menentukan prioritas penagihan. Metrik ini menjadi ukuran utama dalam dasbor Umur dan Status Faktur Lewat Jatuh Tempo. Di sana, faktur dikelompokkan berdasarkan lama keterlambatannya, misalnya 1-30 hari atau 31-60 hari. Dengan begitu, tim penagihan dapat berfokus pada utang yang paling lama tertunggak dan berisiko tinggi.

Mengukur lamanya keterlambatan pembayaran dan menjadi metrik utama untuk menentukan prioritas penagihan serta menganalisis umur piutang.

Ini adalah kolom hasil perhitungan. Logikanya: CurrentDate - DueDate untuk faktur terbuka, atau PaymentDate - DueDate untuk faktur tertutup.

Atribut ini menunjukkan mata uang faktur, seperti USD, EUR, atau GBP. Perusahaan multinasional sering menerbitkan faktur dalam berbagai mata uang.

Analisis data dengan beberapa mata uang memerlukan penanganan yang cermat. Atribut ini memungkinkan Anda memfilter tampilan proses berdasarkan mata uang atau menerapkan nilai tukar yang tepat untuk laporan keuangan konsolidasi. Dengan begitu, nilai uang dapat ditafsirkan dengan benar dan jumlah dapat dibandingkan secara setara.

Penting untuk menafsirkan data keuangan dengan benar dalam lingkungan yang menggunakan berbagai mata uang dan memastikan analisis keuangan akurat.

Biasanya terdapat di tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL sebagai INVOICE_CURRENCY_CODE.

Status Faktur menunjukkan posisi faktur saat ini dalam proses. Status yang umum antara lain 'Terbuka', 'Lunas', 'Disengketakan', 'Lewat Jatuh Tempo', atau 'Dihapuskan'. Atribut ini memberikan gambaran umum tentang kondisi piutang.

Dalam process mining, atribut ini berguna untuk memfilter kasus dan berfokus pada kelompok tertentu, misalnya semua faktur terbuka yang telah lewat jatuh tempo. Atribut ini menjadi dimensi utama dalam dasbor Umur dan Status Faktur Lewat Jatuh Tempo. Dasbor tersebut menampilkan kondisi terkini seluruh faktur dan membantu menentukan prioritas penagihan.

Memberikan gambaran singkat tentang kondisi faktur saat ini, sehingga faktur mudah difilter dan upaya penagihan dapat diprioritaskan.

Biasanya tersedia di tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, pada kolom bernama STATUS.

Penanda turunan ini mengidentifikasi faktur yang dinilai perusahaan tidak dapat ditagih dan telah dikeluarkan dari piutang aktif. Ini biasanya menjadi hasil akhir yang tidak diinginkan untuk sebuah faktur.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI Tingkat Penghapusbukuan Faktur dan mendukung analisis di dasbor terkait. Analis dapat memisahkan kasus penagihan yang gagal untuk menemukan karakteristik umum, seperti segmen pelanggan atau nilai faktur, yang mungkin berkaitan dengan risiko penghapusbukuan lebih tinggi. Temuan ini digunakan untuk menyempurnakan kebijakan kredit dan strategi penagihan.

Menandai kasus kegagalan penagihan dengan jelas, sehingga akar masalah utang macet dapat dianalisis dan tingkat penghapusbukuan dapat dihitung.

Ini adalah kolom hasil perhitungan. Nilainya ditentukan dengan memeriksa apakah terdapat aktivitas 'Invoice Written Off' pada kasus atau apakah status faktur adalah 'Written Off'.

Atribut turunan ini menunjukkan secara sederhana apakah faktur sudah lewat jatuh tempo. Nilainya biasanya dihitung dengan membandingkan tanggal saat ini (atau tanggal pembayaran) dengan tanggal jatuh tempo faktur.

Penanda ini sangat berguna untuk memfilter dan mengelompokkan data dalam analisis. Analis dapat dengan cepat memilih faktur yang lewat jatuh tempo untuk mempelajari alur prosesnya, efektivitas aktivitas penagihan, dan karakteristik lainnya. Penanda ini juga memudahkan pembuatan dasbor dan KPI untuk mengelola utang yang lewat jatuh tempo, seperti dasbor Umur dan Status Faktur Lewat Jatuh Tempo.

Memberikan penanda yang jelas untuk mengidentifikasi dan menganalisis semua faktur yang lewat jatuh tempo, fokus utama proses penagihan.

Ini adalah kolom hasil perhitungan. Logikanya: IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

Syarat Pembayaran menetapkan ketentuan pembayaran bagi pelanggan, misalnya 'Net 30' atau 'Net 60'. Ketentuan ini digunakan untuk menghitung tanggal jatuh tempo faktur.

Analisis kinerja pembayaran berdasarkan syarat pembayaran dapat menunjukkan pola tertentu. Misalnya, pelanggan dengan jangka waktu pembayaran lebih singkat mungkin lebih sering terlambat membayar. Informasi ini dapat digunakan untuk meninjau dan menyempurnakan kebijakan kredit, serta mengelompokkan pelanggan untuk menerapkan strategi penagihan yang berbeda. Hasilnya memberi konteks untuk memahami penyebab faktur tertentu terlambat dibayar.

Memberikan konteks tentang jadwal pembayaran yang disepakati, sehingga perilaku pembayaran dapat dianalisis berdasarkan ketentuan kredit yang berbeda.

Data ini disimpan di tabel RA_TERMS dan ditautkan ke transaksi faktur.

Saat proses penagihan berlangsung, pelanggan mungkin berkomitmen untuk membayar pada tanggal tertentu di kemudian hari. 'Tanggal Janji Pembayaran' dicatat untuk memantau komitmen tersebut.

Atribut ini penting untuk mengelola alur kerja penagihan dan menilai keandalan komitmen pelanggan. Dengan membandingkan Tanggal Janji Pembayaran dengan tanggal pembayaran diterima, petugas penagihan dapat menilai seberapa sering janji tersebut dipenuhi. Informasi ini membantu memperkirakan arus kas dengan lebih akurat dan menentukan kapan upaya penagihan perlu ditingkatkan jika janji tidak ditepati.

Mencatat komitmen pembayaran pelanggan, membantu memperkirakan penerimaan kas dan mengelola efektivitas negosiasi penagihan.

Disimpan di modul Oracle Advanced Collections, kemungkinan dalam tabel seperti IEX_PROMISES_T.

Di organisasi besar, kegiatan operasional sering dibagi ke beberapa unit bisnis. Atribut ini menunjukkan unit bisnis yang terkait dengan faktur.

Analisis proses berdasarkan Unit Bisnis memungkinkan perbandingan kinerja antarbagian organisasi. Analisis ini dapat menyoroti perbedaan penerapan kebijakan kredit dan penagihan, serta menunjukkan unit bisnis yang lebih efektif dalam mengelola piutang. Hasilnya membantu organisasi berbagi praktik yang baik dan menyeragamkan proses bila diperlukan.

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit organisasi, sehingga praktik yang baik dan area yang perlu diperbaiki dapat diketahui.

Tersedia di tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL melalui kolom ORG_ID, yang terhubung ke struktur organisasi.

Untuk aktivitas yang memiliki waktu mulai dan selesai, atribut ini mencatat waktu penyelesaiannya. Banyak event dalam process mining terjadi seketika, tetapi beberapa aktivitas, seperti 'Investigasi Sengketa', dapat berlangsung selama jangka waktu tertentu.

Waktu Selesai terpisah memungkinkan durasi pemrosesan aktivitas dihitung dengan tepat. Hasilnya lebih akurat daripada memperkirakan durasi dari waktu mulai aktivitas berikutnya, terutama jika ada waktu jeda. Atribut ini penting untuk menganalisis pemanfaatan sumber daya dan mengetahui langkah tertentu yang paling banyak menyita waktu dalam proses.

Memungkinkan penghitungan durasi aktivitas tertentu secara akurat, sehingga hambatan dan pemanfaatan sumber daya dapat dianalisis lebih mendalam.

Atribut ini sering kali bersifat konseptual. Sumbernya mungkin berupa stempel waktu 'terakhir diperbarui' atau kolom 'tanggal penutupan' tertentu di tabel sumber yang sesuai dengan aktivitas.