Templat data manajemen masalah Anda

ServiceNow Problem Management
Templat data manajemen masalah Anda

Templat data manajemen masalah Anda

Templat ini menjadi panduan untuk menganalisis siklus manajemen masalah ITIL di ServiceNow. Di dalamnya, Anda akan menemukan atribut yang perlu dikumpulkan, aktivitas penting yang perlu dilacak, serta panduan langkah demi langkah untuk mengekstrak data. Struktur ini membantu Anda melihat cara mengurangi rata-rata waktu penyelesaian dan mencegah insiden berulang.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis akar masalah
  • Tonggak dan aktivitas utama proses
  • Panduan langkah demi langkah untuk mengekstrak data dari ServiceNow
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut manajemen masalah

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam event log agar proses manajemen masalah ITIL dapat dianalisis dengan baik.
5 Wajib 7 Disarankan 9 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
Activity
Peristiwa atau tindakan tertentu yang dilakukan pada catatan masalah.
Deskripsi

Menunjukkan langkah atau perubahan status yang terjadi selama siklus hidup catatan masalah. Contohnya, 'Catatan masalah dibuat', 'Akar masalah ditemukan', atau 'Ditugaskan ke grup dukungan'. Atribut ini penting untuk menyusun peta proses dan menampilkan urutan peristiwa.

Mengapa ini penting

Menentukan simpul dalam peta proses agar alur kerja dan variasi proses dapat divisualisasikan.

Sumber data

Diambil dari tabel 'sys_audit', 'sys_history_line', atau perubahan status pada tabel 'problem'

Contoh
Catatan masalah dibuatAnalisis selesaiStatus diubah menjadi ditutup
Catatan masalah
ProblemNumber
Pengenal unik untuk catatan masalah.
Deskripsi

Kunci alfanumerik unik yang diberikan kepada satu catatan masalah di ServiceNow, misalnya PRB000123. ID ini menghubungkan seluruh aktivitas proses, mulai dari pencatatan awal, analisis akar masalah, hingga penutupan. Dalam analisis process mining, atribut ini berfungsi sebagai ID kasus untuk merekonstruksi perjalanan penyelesaian masalah dari awal hingga akhir.

Mengapa ini penting

Kunci utama untuk membedakan setiap kasus dan mengelompokkan peristiwa terkait dalam grafik proses.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'number'

Contoh
PRB004512PRB009823PRB001122
Waktu peristiwa
EventTime
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Mencatat waktu tepat saat perubahan atau tindakan direkam di sistem. Data ini menjadi dasar untuk mengurutkan aktivitas secara kronologis dan menghitung durasi, seperti waktu siklus dan waktu penyelesaian antar langkah proses.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengurutkan peristiwa dan menghitung semua KPI berbasis waktu.

Sumber data

Kolom 'sys_created_on' ServiceNow pada tabel audit/riwayat

Contoh
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Waktu saat data diekstrak atau terakhir diperbarui.
Deskripsi

Menunjukkan seberapa mutakhir kumpulan data yang digunakan untuk analisis. Analis dapat mengetahui apakah data yang dilihat adalah data terkini atau rekam historis. Informasi ini penting untuk menafsirkan status kasus yang masih terbuka dengan tepat.

Mengapa ini penting

Membantu pengguna mengetahui kemutakhiran data untuk membuat laporan operasional yang akurat.

Sumber data

Waktu sistem saat ETL dijalankan

Contoh
2023-11-01T12:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Nama sistem asal data.
Deskripsi

Menunjukkan instans atau lingkungan ServiceNow tempat data manajemen masalah diambil. Atribut ini berguna terutama di lingkungan dengan beberapa sistem untuk melacak asal-usul data dan menangani perbedaan khusus tiap sistem dalam analisis.

Mengapa ini penting

Memberi konteks tentang asal data, terutama saat menggabungkan data dari beberapa alat ITSM.

Sumber data

Diisi secara tetap saat ekstraksi, misalnya 'ServiceNow Production'

Contoh
ServiceNow ProduksiServiceNow EMEA
Grup dukungan
AssignmentGroup
Tim teknis yang bertanggung jawab menyelesaikan masalah.
Deskripsi

Menunjukkan grup atau tim dukungan yang saat ini menangani masalah. Atribut ini penting untuk dashboard 'Analisis pengalihan antar grup dukungan', yang melacak perpindahan tugas antar tim dan membantu menemukan sekat antarbagian.

Mengapa ini penting

Penting untuk menemukan hambatan antarbagian dan menganalisis efisiensi serah terima.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'assignment_group'

Contoh
Operasional jaringanAdministrator basis dataMeja layanan
Jumlah insiden terkait
RelatedIncidentCount
Jumlah insiden yang terkait dengan catatan masalah ini.
Deskripsi

Mengukur dampak masalah dengan menghitung jumlah insiden yang terkait. Jumlah yang tinggi, terutama untuk kesalahan yang diketahui, menjadi masukan bagi dashboard 'Kesalahan yang diketahui dan kejadian insiden berulang'.

Mengapa ini penting

Mengukur besarnya dampak masalah terhadap pengguna.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'related_incidents' (nama kolom dapat berbeda) atau jumlah catatan yang tertaut

Contoh
1501200
Jumlah pengalihan
ReassignmentCount
Berapa kali masalah dialihkan antargrup.
Deskripsi

Penghitung yang mencatat seberapa sering grup penugasan berubah. Data ini menjadi sumber langsung KPI 'Jumlah pengalihan catatan masalah' dan membantu menemukan kasus yang bolak-balik berpindah antar tim.

Mengapa ini penting

Indikator langsung adanya hambatan proses dan ketidakjelasan tanggung jawab.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'reassignment_count'

Contoh
0312
Kategori akar masalah
RootCauseCategory
Klasifikasi akar masalah yang ditemukan.
Deskripsi

Mengelompokkan penyebab utama masalah, seperti Bug perangkat lunak, Kesalahan manusia, atau Kerusakan perangkat keras. Atribut ini mendukung dashboard 'Akurasi kategorisasi akar masalah' dan membantu menemukan pola kegagalan sistemik.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis pola kegagalan untuk mendorong perbaikan strategis.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'rca_category' atau 'u_root_cause_category'

Contoh
Cacat perangkat lunakKesalahan konfigurasiMasalah vendor
Pengguna yang ditugaskan
AssignedTo
Orang yang ditugaskan untuk menangani masalah.
Deskripsi

Menunjukkan pengguna yang saat ini bertanggung jawab atas catatan masalah. Analisis atribut ini membantu memahami pembagian beban kerja, kinerja individu, dan potensi hambatan pada tingkat sumber daya.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis efisiensi sumber daya dan beban kerja tiap orang.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'assigned_to'

Contoh
Alice SmithBob JonesAdministrator sistem
Prioritas
Priority
Tingkat prioritas yang diberikan kepada catatan masalah.
Deskripsi

Menunjukkan tingkat kepentingan dan urgensi masalah, yang biasanya dihitung berdasarkan dampak dan urgensi. Atribut ini memungkinkan analisis dikelompokkan menurut tingkat kritisnya dan mendukung dashboard 'Pemantauan pelanggaran SLA dan prioritas'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan kinerja proses dianalisis berdasarkan tingkat kepentingannya bagi bisnis.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'priority'

Contoh
1 - Kritis2 - Tinggi3 - Sedang
Status masalah
ProblemState
Status siklus hidup catatan masalah.
Deskripsi

Menunjukkan tahap catatan masalah saat ini, seperti Terbuka, Analisis akar masalah, Perbaikan sedang berlangsung, atau Ditutup. Atribut ini menjadi dasar untuk memfilter dan memahami komposisi tunggakan dalam 'Analisis usia catatan masalah lama'.

Mengapa ini penting

Indikator status utama untuk memfilter kasus yang terbuka dan yang sudah ditutup.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'state'

Contoh
BaruPenilaianAnalisis akar penyebabTerselesaikan
Batas waktu SLA
SlaDueDate
Tanggal/waktu target penyelesaian masalah sesuai SLA.
Deskripsi

Waktu batas penyelesaian masalah agar memenuhi perjanjian tingkat layanan. Data ini menjadi acuan bagi dashboard 'Pemantauan pelanggaran SLA dan prioritas' serta penghitungan tingkat kepatuhan.

Mengapa ini penting

Acuan untuk menghitung status pelanggaran SLA.

Sumber data

Tabel 'task_sla' ServiceNow yang tertaut ke masalah

Contoh
2023-12-31T17:00:00Z
Durasi menunggu
PendingDuration
Total waktu masalah berada dalam status ditangguhkan atau menunggu.
Deskripsi

Menjumlahkan waktu dalam status seperti 'Menunggu vendor' atau 'Ditahan'. Metrik ini digunakan dalam 'Analisis status menunggu dan waktu tunggu' untuk memisahkan waktu pemrosesan internal dari keterlambatan eksternal.

Mengapa ini penting

Membedakan inefisiensi tim dari ketergantungan pada pihak luar.

Sumber data

Dihitung dengan menjumlahkan durasi interval saat Status = Menunggu/Ditahan

Contoh
5 hari0 menit
Hasil PIR
PostImplementationReviewResult
Hasil atau status penyelesaian Tinjauan Pascaimplementasi.
Deskripsi

Menyimpan hasil atau status PIR, misalnya Selesai, Tidak diperlukan, atau Menunggu. Atribut ini diperlukan oleh dashboard 'Kepatuhan tinjauan pascaimplementasi' untuk memastikan masalah besar ditinjau.

Mengapa ini penting

Metrik kendali mutu untuk memastikan organisasi belajar dari insiden besar.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'pir_state' atau kolom khusus serupa

Contoh
SelesaiDikecualikanMenunggu
Item konfigurasi
ConfigurationItem
Aset atau layanan tertentu yang terdampak masalah.
Deskripsi

Menunjukkan Item Konfigurasi (CI) yang terkait dengan catatan masalah. Analisis ini membantu menghubungkan masalah dengan perangkat keras, perangkat lunak, atau layanan tertentu, serta mendukung dashboard 'Akurasi kategorisasi akar masalah'.

Mengapa ini penting

Menghubungkan masalah proses dengan aset fisik atau logis tertentu.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'cmdb_ci'

Contoh
Server SAP ERP 01Layanan email ExchangeOracle DB Produksi
Layanan bisnis
BusinessService
Layanan bisnis tingkat tinggi yang terdampak masalah.
Deskripsi

Menunjukkan layanan yang digunakan bisnis, misalnya 'Layanan penggajian' atau 'Portal pelanggan', bukan komponen teknis. Dengan begitu, laporan dapat disajikan dari sudut pandang bisnis kepada pemangku kepentingan.

Mengapa ini penting

Menghubungkan masalah teknis dengan aliran nilai bisnis.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'business_service'

Contoh
Perbankan onlineEmail internal
Nomor permintaan perubahan
ChangeRequestNumber
ID permintaan perubahan yang dibuat untuk memperbaiki masalah.
Deskripsi

Menghubungkan catatan masalah dengan catatan Manajemen Perubahan (RFC). Hubungan ini penting bagi dashboard 'Efisiensi peralihan permintaan perubahan' untuk mengukur kecepatan serah terima dari diagnosis masalah ke pelaksanaan perubahan infrastruktur.

Mengapa ini penting

Melacak peralihan dari manajemen masalah ke manajemen perubahan.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'rfc'

Contoh
CHG003001CHG004552
Solusi sementara dipublikasikan
WorkaroundPublished
Menunjukkan apakah solusi sementara sudah didokumentasikan dan dibagikan.
Deskripsi

Penanda boolean atau status yang menunjukkan apakah solusi sementara sudah ditemukan dan diterbitkan di Basis Pengetahuan atau Basis Data Kesalahan yang Diketahui. Data ini mendukung dashboard 'Kinerja publikasi solusi sementara'.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur seberapa cepat dampak terhadap bisnis dikurangi sebelum perbaikan akhir tersedia.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'work_around' (jika berisi teks) atau status tertentu

Contoh
truefalse
Termasuk kesalahan yang diketahui
IsKnownError
Penanda yang menunjukkan apakah masalah diklasifikasikan sebagai kesalahan yang diketahui.
Deskripsi

Menunjukkan apakah catatan masalah telah diubah menjadi atau ditandai sebagai kesalahan yang diketahui. Informasi ini penting dalam analisis 'Kesalahan yang diketahui dan kejadian insiden berulang' untuk menilai efektivitas proses manajemen pengetahuan.

Mengapa ini penting

Membedakan investigasi yang masih berlangsung dari cacat yang sudah diterima dan memiliki solusi sementara.

Sumber data

Tabel 'problem' ServiceNow, kolom 'known_error'

Contoh
truefalse
Waktu penyusunan solusi
SolutionDraftingTime
Waktu antara ditemukannya akar masalah dan diajukannya solusi.
Deskripsi

Melacak durasi tahap perancangan, saat perbaikan disusun setelah penyebab masalah diketahui. Data ini mendukung dashboard 'Penyusunan solusi dan penerapan perbaikan'.

Mengapa ini penting

Mengukur kinerja tahap perancangan perbaikan secara terpisah.

Sumber data

Dihitung dari waktu 'Usulan solusi disusun' dikurangi waktu 'Akar masalah ditemukan'

Contoh
2 hari4 jam
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas manajemen masalah

Berikut langkah proses dan tonggak siklus yang perlu dicatat dalam event log agar alur kerja penanganan masalah dapat ditemukan secara akurat.
8 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Akar masalah ditemukan
Tahap saat kode 'Root Cause' diisi atau status berubah menjadi 'Fix in Progress'. Ini menandakan masalah berhasil didiagnosis.
Mengapa ini penting

Menghitung rata-rata waktu hingga akar masalah ditemukan dan mendukung dashboard waktu siklus penyelidikan akar masalah. Ini merupakan tonggak penting dalam proses.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' yang melacak perubahan pada kolom kategori 'root_cause' atau perubahan status menjadi 'Fix in Progress'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Catatan masalah dibuat
Catatan masalah pertama kali dibuat di sistem ServiceNow. Ini menandai awal siklus manajemen masalah dan menjadi acuan waktu untuk metrik usia catatan.
Mengapa ini penting

Menetapkan waktu mulai untuk semua penghitungan waktu siklus dan pengukuran SLA. Ini menjadi acuan utama untuk mengetahui jumlah penyelidikan masalah yang masuk.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'problem', kolom 'sys_created_on'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi New Record dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Catatan masalah ditutup
Peristiwa terakhir dalam siklus proses, saat catatan menjadi tidak aktif. Tidak ada pekerjaan lanjutan yang diharapkan.
Mengapa ini penting

Titik akhir pasti untuk satu instans proses. Diperlukan untuk menghitung total waktu siklus.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'problem', kolom 'closed_at' atau perubahan status menjadi 'Closed'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi Close Problem dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Ditugaskan ke kelompok dukungan
Catatan masalah diarahkan ke tim teknis tertentu untuk diselidiki. Aktivitas ini melacak perpindahan kepemilikan dan penting untuk menganalisis pengalihan.
Mengapa ini penting

Penting untuk dashboard analisis pengalihan kelompok dukungan agar perpindahan bolak-balik dan hambatan antar tim dapat diketahui.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' atau 'sys_history_line' yang melacak perubahan pada kolom 'assignment_group'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Penyelidikan dimulai
Perubahan status catatan masalah dari 'New' menjadi 'Assess' atau 'Root Cause Analysis'. Ini menandakan analis mulai menangani masalah secara aktif.
Mengapa ini penting

Menandai berakhirnya waktu tunggu di antrean awal dan dimulainya tahap penyelidikan aktif, serta mendukung analisis status tertunda.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' yang melacak perubahan pada kolom 'state' (misalnya, nilainya berubah menjadi 102 atau 103, tergantung konfigurasi).

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Perbaikan permanen diterapkan
Saat masalah ditandai sebagai Resolved, biasanya setelah Change Request terkait ditutup. Ini menandakan pekerjaan teknis telah selesai.
Mengapa ini penting

Menentukan akhir siklus perbaikan aktif. Digunakan untuk menghitung total waktu penyelesaian dibandingkan dengan SLA.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit', perubahan kolom 'state' menjadi 'Resolved' (biasanya bernilai 106).

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Permintaan perubahan dimulai
Change Request (RFC) dikaitkan dengan catatan masalah. Ini menandai pengalihan dari Problem Management ke Change Management untuk penerapan.
Mengapa ini penting

Penting untuk dashboard efisiensi transisi Change Request. Menunjukkan keterlambatan antara penemuan solusi dan dimulainya proses perubahan.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' yang melacak pengisian kolom referensi 'rfc' pada tabel 'problem'.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi Create Normal Change dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Solusi sementara ditemukan
Teks dimasukkan ke kolom 'Workaround' pada catatan masalah. Ini mencatat saat analis mendokumentasikan solusi sementara.
Mengapa ini penting

Mendukung dashboard kinerja publikasi solusi sementara dengan mencatat kapan solusi teknis pertama kali diketahui.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' dengan 'fieldname' bernilai 'workaround'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Draf solusi diusulkan
Data dimasukkan ke kolom 'Fix Notes' atau 'Resolution Code'. Ini menandakan analis beralih dari memahami penyebab ke merancang perbaikan permanen.
Mengapa ini penting

Mendukung dashboard penyusunan solusi dan penerapan perbaikan dengan menunjukkan durasi tahap perancangan.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit' yang melacak pembaruan pada kolom 'fix_notes'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Penilaian ditolak
Catatan masalah dikembalikan ke status sebelumnya atau dibatalkan saat tahap penilaian karena masalah tersebut dinilai tidak valid.
Mengapa ini penting

Menemukan pemborosan proses saat insiden yang bukan masalah dinaikkan menjadi masalah.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit', perubahan kolom 'state' dari 'Assess' menjadi 'Closed/Cancelled' atau 'New'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Penyelesaian diverifikasi
Tahap validasi untuk memastikan penyelesaian masalah efektif. Bergantung pada kematangan proses, tahap ini dapat berupa status tertentu atau kotak centang.
Mengapa ini penting

Memastikan pemeriksaan kualitas dilakukan sebelum penutupan. Jika tahap ini dilewati, penyimpangan proses dapat dianalisis.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit'. Dapat berupa perubahan status (Resolved -> Closed) atau kolom khusus 'u_resolution_verified' jika dikonfigurasi.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Solusi sementara dipublikasikan
Tindakan 'Communicate Workaround' dijalankan untuk mengirimkan solusi sementara ke insiden terkait atau membuat artikel Known Error. Ini berbeda dari sekadar mengetikkan solusi sementara.
Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur kecepatan berbagi pengetahuan. Keterlambatan pada tahap ini berdampak langsung pada jumlah insiden berulang.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_journal_field' atau log UI Action tertentu. Peristiwa ini juga dapat disimpulkan jika catatan 'kb_knowledge' bertipe 'Known Error' dibuat.

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi Communicate Workaround dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Status berubah menjadi Fix in Progress
Status catatan berubah untuk menunjukkan bahwa perbaikan sedang dibuat atau diterapkan, sering kali sambil menunggu Change Management.
Mengapa ini penting

Membedakan waktu penyelidikan aktif dari waktu 'menunggu perubahan' agar analisis hambatan lebih akurat.

Sumber data

Tabel ServiceNow 'sys_audit', perubahan kolom 'state' menjadi 'Fix in Progress' (biasanya bernilai 104).

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Tinjauan pascapenerapan selesai
Tugas PIR diselesaikan atau tanda PIR diaktifkan. Ini memastikan analisis retrospektif dilakukan untuk masalah besar.
Mengapa ini penting

Mendukung langsung dashboard kepatuhan tinjauan pascapenerapan. Jika aktivitas ini tidak ada pada masalah berprioritas tinggi, berarti kepatuhan tidak terpenuhi.

Sumber data

Penutupan pada tabel ServiceNow 'problem_task' (type=PIR), atau perubahan kolom 'pir_state' pada tabel 'problem'.

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan kolom X dan Y

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari manajemen masalah ServiceNow

Siap memulai?

Unduh templat lengkap dan mulai ubah data manajemen masalah Anda menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Tim kami siap membantu Anda di setiap tahap penerapan process mining.

Optimalkan manajemen masalah agar penyelesaian lebih cepat

Kurangi waktu siklus investigasi hingga 30% dengan process mining

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.