Templat data pengelolaan masalah Anda

Jira Service Management
Templat data pengelolaan masalah Anda

Templat data pengelolaan masalah Anda

Templat ini membantu Anda menganalisis alur kerja manajemen layanan TI dengan menunjukkan data penting dan tahapan proses di Jira Service Management. Templat ini merangkum atribut dan aktivitas yang diperlukan agar Anda dapat memahami cara tim menangani masalah mendasar dan menganalisis akar penyebabnya. Gunakan panduan ini untuk menyederhanakan pengumpulan data dan mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari inisiatif process mining Anda.
  • Atribut yang disarankan untuk analisis mendalam
  • Tahapan proses yang perlu dicatat dalam event log
  • Panduan teknis untuk ekstraksi data
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pengelolaan masalah

Berikut kolom data yang disarankan untuk event log agar siklus pengelolaan masalah dapat dianalisis secara menyeluruh.
5 Wajib 5 Disarankan 10 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Tindakan atau perubahan status tertentu yang terjadi pada catatan masalah.
Deskripsi

Atribut ini mencatat nama peristiwa atau transisi status dalam siklus manajemen masalah. Contohnya, 'Masalah Dicatat', 'Status Berubah menjadi Dalam Investigasi', atau 'Akar Penyebab Ditemukan'.

Atribut ini penting untuk memetakan alur proses dan mengenali urutan langkah penyelesaian masalah. Dalam process mining, aktivitas ini menjadi simpul pada peta proses.

Mengapa ini penting

Menentukan langkah-langkah dalam peta proses dan memungkinkan analisis variasi proses.

Sumber data

Jira Changelog (History) atau transisi Status Issue

Contoh
Catatan masalah dibuatInvestigasi dimulaiAkar penyebab ditemukanSolusi sementara diperbaruiCatatan masalah ditutup
Catatan masalah
ProblemKey
Pengenal unik yang diberikan kepada catatan masalah di Jira Service Management.
Deskripsi

Atribut ini menjadi ID kasus utama untuk analisis process mining. Nilainya adalah kunci unik, misalnya PM-1001, yang dibuat Jira Service Management saat catatan masalah baru dibuat.

Atribut ini digunakan untuk mengelompokkan semua aktivitas, perubahan status, dan pembaruan terkait ke dalam satu proses dari awal hingga akhir. Dengan menganalisisnya, Anda dapat melihat seluruh siklus hidup masalah, mulai dari deteksi awal, investigasi, hingga penutupan.

Mengapa ini penting

Kunci utama ini diperlukan untuk merekonstruksi alur proses dan melacak catatan masalah tertentu.

Sumber data

Tabel Issue, kolom 'Key' atau 'Issue Key'

Contoh
PM-1023PM-4099PRB-3321PM-5001
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Waktu data diekstrak atau terakhir diperbarui.
Deskripsi

Menunjukkan kapan dataset terakhir disinkronkan dengan lingkungan Jira Service Management yang aktif. Dengan begitu, analis dapat mengetahui seberapa baru data tersebut.

Informasi ini digunakan untuk memastikan analisis mencerminkan kondisi proses terkini dan mengidentifikasi kemungkinan keterlambatan data.

Mengapa ini penting

Memastikan data tetap baru dan membantu Anda memercayai hasil analisis.

Sumber data

Waktu ETL

Contoh
2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T00:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Nama sistem asal data.
Deskripsi

Menunjukkan sistem perangkat lunak tempat data proses diambil. Dalam konteks ini, nilainya selalu 'Jira Service Management'.

Atribut ini berguna terutama di lingkungan dengan banyak sistem untuk membedakan sumber data. Namun, pada tampilan ini, fungsinya terutama sebagai penanda tetap asal-usul data.

Mengapa ini penting

Memberi konteks tentang asal data, terutama saat digabungkan dengan data IT Service Management lainnya.

Sumber data

Diisi secara tetap atau melalui konfigurasi sistem

Contoh
Jira Service ManagementJira CloudJSM-Prod
Stempel waktu
EventTimestamp
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu persis terjadinya aktivitas. Data ini digunakan untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah.

Stempel waktu yang akurat penting untuk menghitung waktu siklus, misalnya waktu dari 'Masalah Dicatat' hingga 'Akar Penyebab Ditemukan', serta menganalisis jumlah kasus yang ditangani dari waktu ke waktu.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan semua KPI berbasis waktu dan pengurutan peristiwa dengan benar.

Sumber data

Tanggal pembuatan Jira Changelog atau tanggal pembuatan Issue

Contoh
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:00Z
Grup dukungan yang ditugaskan
SupportGroup
Tim atau grup teknis yang saat ini ditugaskan untuk menyelidiki masalah.
Deskripsi

Menunjukkan tim yang bertanggung jawab atas catatan masalah saat suatu peristiwa terjadi. Di Jira Service Management, atribut ini biasanya dipetakan ke 'Component' atau kolom khusus seperti 'Support Group'.

Atribut ini penting untuk dashboard 'Hambatan serah terima grup dukungan'. Analis dapat melihat perpindahan masalah antar tim dan mengetahui di tim mana masalah paling lama tertahan.

Mengapa ini penting

Penting untuk analisis proses lintas tim dan menemukan kendala antar tim.

Sumber data

Kolom issue 'Component' atau kolom khusus 'Support Group'

Contoh
Administrasi basis dataOperasional jaringanDukungan aplikasi tingkat 2
Kategori akar penyebab
RootCauseCategory
Klasifikasi penyebab utama masalah.
Deskripsi

Mengelompokkan kegagalan teknis atau proses yang menyebabkan masalah, seperti 'Bug perangkat lunak', 'Kesalahan manusia', atau 'Kerusakan perangkat keras'. Atribut ini biasanya berupa kolom khusus di Jira Service Management.

Atribut ini mendukung dashboard 'Distribusi kategori akar penyebab' dan membantu menentukan investasi infrastruktur atau pelatihan yang dapat mencegah masalah berulang.

Mengapa ini penting

Penting untuk menemukan masalah sistemik dan menentukan langkah pencegahan.

Sumber data

Kolom khusus 'Root Cause' atau 'Root Cause Category'

Contoh
Bug perangkat lunakKesalahan konfigurasiMasalah kapasitasMasalah pemasok
Pengguna
UserKey
ID unik atau nama pengguna yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Mencatat identitas orang atau akun sistem yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas tertentu. Misalnya, 'Assignee' yang memperbarui catatan atau 'Author' yang mengubah status.

Data ini digunakan untuk menganalisis pemanfaatan sumber daya, menemukan hambatan saat pekerjaan berpindah antar pengguna, dan memastikan akuntabilitas dalam proses manajemen masalah.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis serah terima, pemisahan tugas, dan beban kerja sumber daya.

Sumber data

Kolom Jira 'author' di changelog atau kolom 'assignee' pada issue

Contoh
j.smithsystem_automationm.doe
Prioritas
Priority
Tingkat kekritisan yang ditetapkan pada catatan masalah.
Deskripsi

Menunjukkan tingkat urgensi dan dampak masalah, biasanya dari 'Rendah' hingga 'Kritis'. Kolom ini digunakan untuk mengelompokkan analisis dan memastikan masalah berprioritas tinggi diselesaikan sesuai target SLA.

Analisis atribut ini membantu dashboard 'Kepatuhan SLA dan tren target' memastikan risiko bisnis kritis mendapat prioritas yang tepat.

Mengapa ini penting

Memungkinkan kinerja proses dikelompokkan berdasarkan tingkat kekritisan bisnis.

Sumber data

Kolom issue 'Priority'

Contoh
TertinggiTinggiSedangRendah
Ringkasan masalah
ProblemSummary
Deskripsi singkat atau judul catatan masalah.
Deskripsi

Berisi ringkasan utama catatan masalah. Meski berupa teks, informasi ini memberi konteks bagi analis yang meninjau kasus tertentu di alat process mining.

Ringkasan ini juga memungkinkan pencarian kata kunci dan analisis kualitatif atas jenis masalah yang dicatat.

Mengapa ini penting

Memberi konteks yang mudah dipahami untuk ID kasus.

Sumber data

Kolom issue 'Summary'

Contoh
Waktu koneksi basis data habis di wilayah EULonjakan latensi layanan emailAntrean pemrosesan pesanan macet
Dibuka kembali
IsReopened
Penanda yang menunjukkan apakah masalah dibuka kembali setelah ditutup.
Deskripsi

Penanda boolean bernilai true jika status catatan masalah berubah dari tertutup menjadi terbuka. Informasi ini mendukung 'Analisis tingkat masalah yang dibuka kembali'.

Tingkat pembukaan kembali yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada kualitas perbaikan permanen atau prosedur verifikasi yang belum memadai.

Mengapa ini penting

Indikator kualitas untuk menilai efektivitas perbaikan.

Sumber data

Ditentukan dari perubahan status

Contoh
truefalse
Jumlah insiden tertaut
LinkedIncidentCount
Jumlah insiden yang ditautkan ke catatan masalah ini.
Deskripsi

Jumlah tiket insiden yang terkait dengan catatan masalah. Atribut ini mengukur dampak masalah terhadap pengguna.

Atribut ini digunakan dalam KPI 'Kedalaman tautan insiden ke masalah' untuk memprioritaskan masalah yang menghasilkan tiket dukungan terbanyak.

Mengapa ini penting

Mengukur dampak bisnis berdasarkan jumlah insiden.

Sumber data

Jumlah tautan di tabel 'issuelinks' dengan jenis 'Problem/Incident'

Contoh
011550
Kode penyelesaian
ResolutionCode
Kode yang menunjukkan cara masalah diselesaikan.
Deskripsi

Menentukan hasil akhir catatan masalah, seperti 'Diperbaiki', 'Tidak akan diperbaiki', 'Duplikat', atau 'Tidak dapat direproduksi'.

Kode ini digunakan untuk memisahkan masalah yang berhasil diselesaikan dari kasus yang ditutup karena alasan administratif. Dengan begitu, perhitungan KPI seperti 'Rata-rata waktu menemukan akar penyebab' tetap akurat.

Mengapa ini penting

Membedakan perbaikan yang efektif dari penutupan administratif.

Sumber data

Kolom issue 'Resolution'

Contoh
SelesaiTidak akan ditindaklanjutiDuplikatTidak dapat direproduksi
Pelapor
ReporterName
Pengguna yang pertama kali mencatat masalah.
Deskripsi

Menunjukkan orang yang membuat catatan masalah. Berbeda dari pengguna yang ditugaskan menangani masalah. Analisis pelapor membantu mengetahui dari mana masalah terdeteksi, misalnya oleh agen service desk atau administrator sistem.

Informasi ini memberi konteks tambahan untuk analisis 'Proaktif vs. reaktif'.

Mengapa ini penting

Menunjukkan sumber masuknya laporan masalah.

Sumber data

Kolom issue 'Reporter'

Contoh
layanan_pemantauanketua_helpdeskadmin_jaringan
Permintaan perubahan tertaut
LinkedChangeRequest
ID permintaan perubahan yang ditautkan ke masalah ini.
Deskripsi

Menyimpan ID Change Request (RFC) yang dibuat untuk menerapkan perbaikan permanen. Tautan ini penting untuk dashboard 'Jeda inisiasi permintaan perubahan'.

Tautan ini menghubungkan proses Problem Management dengan Change Management, sehingga analisis lintas proses dapat dilakukan.

Mengapa ini penting

Menghubungkan penyelidikan masalah dengan perbaikannya dalam proses Change Management.

Sumber data

Tautan issue dengan jenis 'is fixed by' atau yang serupa

Contoh
CR-404CHG-1099CR-5512
Solusi sementara tersedia
WorkaroundDetails
Menunjukkan apakah solusi sementara untuk masalah telah didokumentasikan.
Deskripsi

Mencatat apakah teks solusi sementara tersedia atau telah dipublikasikan. Informasi ini membantu organisasi memantau 'Kecepatan publikasi solusi sementara'.

Analisis kolom ini menunjukkan seberapa cepat tim dapat memulihkan kestabilan layanan sebelum menemukan perbaikan permanen.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur kecepatan pemberian solusi sementara bagi bisnis.

Sumber data

Kolom khusus 'Workaround'

Contoh
Mulai ulang layananHapus cache browserTidak ada solusi yang diberikan
Status pelanggaran SLA
SlaBreachStatus
Menunjukkan apakah catatan masalah telah melampaui batas waktu perjanjian tingkat layanan.
Deskripsi

Kolom boolean atau status yang menunjukkan apakah waktu penyelesaian melampaui target yang disepakati. Informasi ini membantu dashboard 'Kepatuhan SLA dan tren target'.

Kolom ini menandai kasus yang dapat menimbulkan risiko kepatuhan atau denda bagi organisasi.

Mengapa ini penting

Penting untuk memantau kepatuhan dan kinerja.

Sumber data

Logika kolom SLA Jira Service Management

Contoh
TerpenuhiTerlampauiDijeda
Sumber deteksi
DetectionSource
Cara masalah teridentifikasi, misalnya proaktif atau reaktif.
Deskripsi

Menunjukkan sumber identifikasi masalah. Nilai yang umum antara lain 'Pemantauan proaktif', 'Insiden service desk', atau 'Pemberitahuan pemasok'.

Atribut ini digunakan di dashboard 'Identifikasi proaktif vs. reaktif' untuk mengukur kematangan proses manajemen masalah.

Mengapa ini penting

Mengukur kematangan proses dan efektivitas sistem pemantauan.

Sumber data

Kolom khusus 'Source' atau 'Detection Source'

Contoh
Pemantauan proaktifEskalasi insidenPemberitahuan pemasok
Tanggal pembuatan
CreatedDate
Tanggal catatan masalah dibuat.
Deskripsi

Waktu masalah pertama kali dicatat di sistem. Stempel waktu peristiwa mencatat waktu aktivitas, sedangkan atribut ini biasanya digunakan untuk memfilter data secara umum, misalnya 'Tampilkan semua masalah yang dibuat pada kuartal pertama'.

Tanggal ini menjadi acuan untuk analisis usia masalah.

Mengapa ini penting

Tanggal acuan untuk menganalisis usia masalah dan volume laporan masuk.

Sumber data

Kolom issue 'Created'

Contoh
2023-01-012023-06-15
Tinjauan pascapenerapan dilakukan
ReviewStatus
Menunjukkan apakah Tinjauan Pascaimplementasi (PIR) telah dilakukan.
Deskripsi

Mencatat apakah aktivitas atau penanda 'Tinjauan Pascaimplementasi' ada pada kasus. Informasi ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan tinjauan pascaimplementasi'.

Informasi ini membantu memastikan organisasi memenuhi persyaratan tata kelola untuk perbaikan berkelanjutan.

Mengapa ini penting

Metrik kepatuhan untuk pembelajaran organisasi.

Sumber data

Kolom khusus 'PIR Status' atau keberadaan aktivitas 'PIR'

Contoh
SelesaiMenungguTidak diperlukan
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pengelolaan masalah

Berikut langkah dan tahapan utama yang perlu dicatat dalam event log agar alur kerja penyelesaian masalah dapat ditemukan dengan akurat.
8 Disarankan 6 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Akar penyebab ditemukan
Saat penyebab mendasar dicatat secara resmi. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Root Cause Identified' atau pengisian kolom 'Root Cause'.
Mengapa ini penting

Tonggak penting yang mengakhiri tahap investigasi. Diperlukan untuk menghitung 'Rata-rata Waktu hingga Akar Penyebab Ditemukan'.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'Root Cause Identified' ATAU kolom 'Root Cause' diisi

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status atau periksa apakah kolom telah diisi

Jenis peristiwa inferred
Catatan masalah dibuat
Peristiwa awal saat tiket masalah dibuat di sistem. Waktu pembuatannya tercatat secara eksplisit dalam riwayat tiket.
Mengapa ini penting

Menandai awal siklus manajemen masalah dan memungkinkan analisis jumlah kasus. Penting untuk menghitung laju penyelesaian dan jumlah kasus masuk.

Sumber data

Tabel Jira Issue: stempel waktu Created Date atau tab History: peristiwa Issue Created

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi pembuatan tiket disimpan

Jenis peristiwa explicit
Catatan masalah ditutup
Akhir siklus hidup masalah. Tercatat secara eksplisit saat status berubah menjadi 'Closed'.
Mengapa ini penting

Menandai akhir proses. Diperlukan untuk menghitung total waktu siklus dan tingkat penutupan.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'Closed'

Pengumpulan data

Dicatat saat status berubah menjadi Closed

Jenis peristiwa explicit
Ditugaskan ke grup dukungan
Penugasan catatan masalah kepada tim teknis atau grup dukungan tertentu. Perubahan ini dilacak melalui kolom khusus 'Support Group' atau kolom 'Assignee' jika grup tidak digunakan.
Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis serah terima dan hambatan antar tim. Tingginya frekuensi perpindahan dapat menunjukkan ketidakefisienan dalam perutean.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: kolom 'Support Group' atau 'Assignee' berubah

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom penugasan berubah

Jenis peristiwa explicit
Insiden ditautkan ke masalah
Tindakan menautkan tiket insiden terkait ke catatan masalah. Tautan ini tercatat di tabel tautan tiket atau riwayat.
Mengapa ini penting

Menentukan dampak dan cakupan masalah. Penting untuk KPI 'Kedalaman Tautan Insiden ke Masalah' dan penentuan prioritas berdasarkan dampak bisnis.

Sumber data

Tautan Jira Issue: tautan dibuat dengan jenis 'causes' atau 'relates to'

Pengumpulan data

Dicatat saat tautan tiket dibuat

Jenis peristiwa explicit
Investigasi dimulai
Status masalah berubah ke tahap investigasi aktif, misalnya 'Under Investigation' atau 'In Progress'. Ini menandai dimulainya pekerjaan aktif.
Mengapa ini penting

Memulai penghitungan waktu siklus investigasi. Membantu membedakan waktu tunggu dalam antrean dari waktu analisis aktif.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'Under Investigation' atau 'In Progress'

Pengumpulan data

Bandingkan pembaruan kolom status

Jenis peristiwa inferred
Penyelesaian diverifikasi
Konfirmasi bahwa perbaikan berhasil menyelesaikan masalah. Disimpulkan dari transisi status menjadi 'Resolved' atau status khusus 'Verified'.
Mengapa ini penting

Tahap pemeriksaan kualitas untuk memastikan perbaikan berhasil. Keterlambatan di sini menunjukkan hambatan dalam pengujian atau penerimaan pengguna.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'Resolved' atau 'Verified'

Pengumpulan data

Bandingkan pembaruan kolom status

Jenis peristiwa inferred
Solusi sementara diperbarui
Kolom teks 'Workaround' diisi atau diperbarui. Peristiwa ini menunjukkan bahwa perbaikan sementara telah didokumentasikan.
Mengapa ini penting

Mengukur kecepatan pemberian solusi sementara kepada bisnis. Penting untuk KPI 'Waktu hingga Solusi Sementara Tersedia'.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: kolom 'Workaround' berubah (tidak kosong)

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Workaround diubah

Jenis peristiwa explicit
Masalah dibuka kembali
Masalah beralih dari status 'Resolved' atau 'Closed' kembali ke status aktif. Ini menunjukkan perbaikan gagal atau penyelesaian ditolak.
Mengapa ini penting

Metrik kualitas utama. Tingginya tingkat pembukaan kembali menunjukkan analisis akar penyebab atau pengujian yang kurang efektif.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah dari 'Closed'/'Resolved' menjadi 'Open'/'In Progress'

Pengumpulan data

Bandingkan urutan kolom status

Jenis peristiwa inferred
Perbaikan permanen diterapkan
Transisi yang menunjukkan bahwa solusi telah diterapkan. Biasanya disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Implementing' atau 'Fixed'.
Mengapa ini penting

Menandai berakhirnya pekerjaan perbaikan teknis. Digunakan untuk mengukur waktu siklus penerapan.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'Implemented', 'Pending Verification', atau 'Fixed'

Pengumpulan data

Bandingkan pembaruan kolom status

Jenis peristiwa inferred
Permintaan perubahan ditautkan
Permintaan Perubahan (RFC) ditautkan ke catatan masalah. Ini menandai dimulainya proses perbaikan permanen.
Mengapa ini penting

Mengukur jeda antara penemuan penyebab dan dimulainya perbaikan. Mendukung KPI 'Keterlambatan Transisi ke Manajemen Perubahan'.

Sumber data

Tautan Jira Issue: tautan dibuat dengan jenis 'is fixed by' atau ditautkan ke jenis tiket 'Change'

Pengumpulan data

Dicatat saat tautan ke tiket jenis Change dibuat

Jenis peristiwa explicit
Prioritas masalah diubah
Pembaruan kolom Priority pada catatan masalah. Perubahan ini diketahui dengan memantau riwayat untuk melihat perubahan pada kolom 'Priority'.
Mengapa ini penting

Menunjukkan eskalasi atau penurunan tingkat penanganan masalah. Analisis ini membantu menilai ketepatan triase awal dan lamanya masalah berprioritas tinggi tertahan.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: kolom 'Priority' berubah dari nilai lama ke nilai baru

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Priority diperbarui

Jenis peristiwa explicit
SLA terlampaui
Peristiwa yang menunjukkan bahwa waktu penyelesaian masalah melewati batas Service Level Agreement yang ditetapkan. Dihitung dengan membandingkan tanggal target SLA dengan tanggal penyelesaian.
Mengapa ini penting

Penting untuk pelaporan kepatuhan. Membantu menemukan prioritas atau kategori yang paling sering tidak memenuhi target.

Sumber data

Log SLA Jira Service Management: 'Time to Resolution' > Target, atau dihitung

Pengumpulan data

Ambil dari data kolom SLA atau bandingkan Due Date dengan Resolution Date

Jenis peristiwa calculated
Tinjauan pascapenerapan
Tinjauan yang dilakukan setelah perbaikan diterapkan. Tercatat melalui perubahan status menjadi 'In Review' atau pembaruan kolom khusus PIR.
Mengapa ini penting

Aktivitas kepatuhan untuk memastikan pelajaran yang diperoleh dicatat. Mendukung analisis 'Kepatuhan Tinjauan Pascapenerapan'.

Sumber data

Riwayat Jira Issue: status berubah menjadi 'In Review' ATAU kolom 'PIR Notes' diperbarui

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status atau pembaruan kolom PIR

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Jira Service Management

Siap memulai?

Ubah data pengelolaan masalah Anda menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Unduh panduan atau hubungi tim dukungan kami untuk memulai process mining.

Optimalkan alur pengelolaan masalah Anda sekarang

Kurangi waktu siklus hingga 30% dan jaga stabilitas lingkungan TI Anda.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.