> platform > Perangkat lunak dokumentasi proses

Perangkat lunak dokumentasi proses

Dokumentasikan proses pertama Anda secara gratis

Termasuk dalam Process Architecture · Tidak perlu kartu kredit · Bisa digunakan di browser · Bukti terlacak untuk persiapan audit

Perangkat lunak dokumentasi proses

Fitur secara mendalam

Hubungkan dan kelola dokumentasi proses

Dokumentasi proses berguna jika orang dapat menemukan versi yang disetujui dan melihat kaitannya dengan model proses. ProcessMind menyatukan model, penanggung jawab, peninjauan, dan riwayat versi di satu tempat.

Simpan dokumentasi di satu tempat

Satukan informasi proses dalam ruang kerja terstruktur.

  • Simpan diagram BPMN, catatan proses, dan file pendukung untuk setiap proses.
  • Ambil tangkapan layar langkah kerja, samarkan detail pribadi, lalu lampirkan sebagai instruksi kerja pada tingkat aktivitas.
  • Cari di katalog proses dan lihat penanggung jawab setiap proses.
  • Berikan akses hanya-baca kepada pemangku kepentingan.
  • Dengan paket Enterprise, sematkan dokumentasi yang diterbitkan di intranet atau portal proses Anda.
  • Perbarui dokumentasi saat pekerjaan berubah.
Ruang kerja dokumentasi proses terpusat
Ruang kerja dokumentasi proses terpusat

Ajukan perubahan untuk ditinjau dan disetujui

Lihat status dan riwayat setiap perubahan.

  • Kelola dokumentasi melalui tahap draf, peninjauan, persetujuan, dan penerbitan.
  • Lacak pembaruan dan keputusan dalam riwayat versi.
  • Catat penetapan peran dan alur persetujuan.
  • Pastikan perubahan dapat ditelusuri saat menyiapkan bukti audit.
Tata kelola dan persetujuan proses
Tata kelola dan persetujuan proses

Siapkan bukti audit dari catatan terkini

Simpan dokumentasi proses dan riwayatnya agar siap digunakan saat Anda perlu menunjukkan tata kelola suatu prosedur.

  • Lihat persetujuan, penanggung jawab, dan alasan perubahan dalam satu linimasa.
  • Ekspor paket proses terstruktur untuk audit dan penilaian.
  • Buat paket siap cetak yang dilengkapi halaman judul, bagian bernomor, diagram, dan RACI pada tingkat aktivitas.
  • Hubungkan langkah proses dengan kebijakan, kontrol, dan instruksi kerja.
  • Gunakan catatan yang dapat ditelusuri untuk mengurangi pengumpulan bukti di saat terakhir.
Dokumentasi proses siap audit
Dokumentasi proses siap audit

Gunakan dokumentasi yang konsisten di seluruh tim

Bantu tim mendokumentasikan proses secara konsisten di berbagai departemen dan wilayah.

  • Gunakan AI untuk membuat draf awal dan penamaan yang konsisten di seluruh tim.
  • Atur akses berbasis peran bagi penulis, peninjau, dan pembaca.
  • Gunakan bahasa proses yang sama di tim operasional, kualitas, dan transformasi.
Ekspor dokumentasi PDF
Ekspor dokumentasi PDF
Ekspor dokumentasi Word yang dapat diedit
Ekspor dokumentasi Word yang dapat diedit
Akses berbasis peran untuk seluruh tim
Akses berbasis peran untuk seluruh tim
Dokumentasikan proses dan kirim untuk disetujui
Mulai sekarang
BARU MENGENAL DOKUMENTASI PROSES?

Mulai dengan BPMN, lalu kelola proses Anda

Gunakan BPMN untuk memperjelas langkah dan keputusan dalam proses. Tambahkan penanggung jawab, peninjauan, dan persetujuan seiring berkembangnya dokumentasi. ProcessMind menghubungkan setiap model dengan catatan tata kelolanya.

Pelajari dasar-dasar BPMN
Pengantar praktis bagi tim bisnis dan teknis.

Sudah membuat model? Hubungkan proses di seluruh organisasi.

Jelajahi Process Architecture

Dokumentasi proses

Fitur utama

Dokumentasi proses yang terus diperbarui

Simpan diagram BPMN, instruksi, file, dan penanggung jawab dalam satu ruang kerja terstruktur. Hubungkan dokumentasi dengan model proses, bukan mengelola file secara terpisah.

Satu sumber informasi bersama bagi pemilik proses, tim, dan auditor.

Riwayat versi dan keterlacakan

Lihat siapa yang mengubah proses, kapan, dan alasannya. Bandingkan versi dan pulihkan versi sebelumnya bila perlu.

Catatan yang jelas tentang perubahan dan keputusan proses.

Peninjauan dan persetujuan

Kelola dokumentasi melalui tahap draf, peninjauan, persetujuan, dan penerbitan, dengan penanggung jawab dan status yang jelas di setiap tahap.

Simpan persetujuan dan riwayatnya bersama proses.

Peran dan tanggung jawab

Tetapkan pemilik proses dan tentukan tanggung jawab dengan peran yang mengikuti RACI.

Perjelas penanggung jawab setiap langkah dan keputusan.

Ekspor untuk persiapan audit

Ekspor dokumentasi proses dan model BPMN untuk auditor serta pemangku kepentingan.

Siapkan bukti dari proses yang terdokumentasi beserta riwayat persetujuannya.

Penyuntingan kolaboratif

Kerjakan dokumentasi proses bersama dengan komentar dan konteks untuk kolaborasi.

Pastikan masukan tetap terhubung dengan proses yang sedang ditinjau.
Dokumentasikan proses dan kirim untuk disetujui
Mulai sekarang

Fitur dokumentasi proses

Dokumentasi proses yang terus diperbarui
Dokumentasi berbasis BPMN
Riwayat versi
Perbandingan versi berdampingan
Alur kerja peninjauan dan persetujuan
Konteks kepemilikan RACI
Tautan kebijakan dan kontrol
Instruksi kerja dengan tangkapan layar
Ekspor untuk persiapan audit
Paket ekspor siap cetak
Kolaborasi real-time
Akses berbasis peran
Repositori proses terpusat
Penggunaan ulang templat proses
See Full Feature Comparison

Hubungkan dokumentasi

Hubungkan catatan proses dengan arsitektur dan operasional

Dokumentasi proses lebih berguna saat Anda bisa melihat kaitannya dengan proses lain dan membandingkannya dengan data operasional. Hubungkan dokumentasi dengan arsitektur proses dan process mining untuk mendukung peninjauan berkala.

Hubungkan dokumentasi dengan arsitektur proses

Kembangkan catatan proses satu per satu hingga menjadi gambaran organisasi yang saling terhubung.

  • Hubungkan proses antar tim dan aliran nilai.
  • Tampilkan pemilik proses dan konteks persetujuan di setiap tingkat.
  • Gunakan penamaan, struktur, dan tata kelola yang konsisten.
  • Bantu pemangku kepentingan memahami hubungan antara strategi dan pelaksanaan.
Jelajahi arsitektur proses perusahaan
Dokumentasi yang terhubung dengan arsitektur proses
Dokumentasi yang terhubung dengan arsitektur proses

Bandingkan dokumentasi dengan data proses

Lihat perbandingan antara proses yang terdokumentasi dan operasional sebenarnya.

  • Gunakan process mining untuk membandingkan rancangan yang terdokumentasi dengan data pelaksanaan.
  • Temukan penyimpangan dan tentukan apakah dokumentasi perlu diperbarui.
  • Gunakan wawasan KPI dan hambatan untuk menentukan prioritas perbaikan.
  • Masukkan perubahan yang disetujui ke dalam siklus dokumentasi.
Jelajahi wawasan proses
Dokumentasi proses dibandingkan dengan data pelaksanaan
Dokumentasi proses dibandingkan dengan data pelaksanaan

Hubungkan model, catatan persetujuan, dan bukti pendukung

Dokumentasi proses: file terpisah atau ruang kerja bersama?

File terpisah

File statis di dalam folder

Dokumen dapat kedaluwarsa dan sulit ditemukan

ProcessMind

Dokumentasi BPMN dalam ruang kerja bersama

Simpan catatan proses dalam katalog yang mudah dicari

File terpisah

Penamaan versi secara manual

Sulit menemukan versi yang disetujui

ProcessMind

Riwayat dan perbandingan versi

Tinjau perubahan dan ketahui apa yang berubah serta alasannya

File terpisah

Persetujuan melalui email

Bukti persetujuan tersebar di berbagai pesan

ProcessMind

Alur peninjauan dan persetujuan terstruktur

Simpan jejak persetujuan bersama setiap proses

File terpisah

Persiapan audit sebagai proyek terpisah

Tim mengumpulkan bukti saat penilaian sudah dekat

ProcessMind

Catatan dan ekspor proses yang dapat ditelusuri

Ekspor dokumentasi dan riwayatnya saat diperlukan

File terpisah

Kolaborasi terbatas

Masukan bisa lambat dan tidak terhubung

ProcessMind

Kolaborasi dengan kontrol peran

Hubungkan masukan dari tim operasional, kualitas, dan TI

Tahap kematangan

Apa peran dokumentasi proses?

Dokumentasi proses mencatat rancangan kerja dengan tata kelola yang jelas. Seiring berkembangnya praktik dokumentasi, hubungkan dokumentasi dengan arsitektur proses dan data operasional.
Step 2 of 3
TINGKAT KEMATANGAN 1

Fondasi proses

Modelkan dan dokumentasikan proses agar tim memiliki kejelasan dan pemahaman yang sama.

Analis bisnis Membuat dan memelihara dokumentasi proses serta model BPMN.
Pemilik proses Menentukan cara kerja yang seharusnya dan memastikan proses berjalan secara konsisten.
Baca selengkapnya
Langkah berikutnya
TINGKAT KEMATANGAN 2

Arsitektur proses

Tetapkan dan kelola lanskap proses agar operasional selaras dengan strategi dan kepatuhan.

Arsitek proses Merancang lanskap proses perusahaan, struktur tata kelola, dan model kepemilikan.
Manajer transformasi Menyelaraskan proses dengan strategi, persyaratan kepatuhan, dan inisiatif perubahan bisnis.
Baca selengkapnya
TINGKAT KEMATANGAN 3

Intelijen proses

Gunakan data dan AI untuk memahami kinerja, memperkirakan hasil, dan terus melakukan perbaikan.

Manajer keunggulan operasional Menggunakan data untuk menemukan hambatan, memantau KPI, dan mendorong perbaikan berkelanjutan.
Analis process mining Menganalisis pelaksanaan proses yang sebenarnya, menemukan inefisiensi, dan memvalidasi perbaikan.
Baca selengkapnya

Pertanyaan umum

Dokumentasi proses menjelaskan cara kerja suatu proses dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagiannya. Isinya dapat mencakup diagram BPMN, petunjuk langkah demi langkah, peran, kebijakan, kontrol, dan berkas pendukung.

Catatan yang berguna menjawab pertanyaan praktis:

Langkah dan keputusan apa saja yang membentuk proses ini? Siapa pemilik proses dan setiap aktivitasnya? Versi mana yang berlaku saat ini? Siapa yang meninjau dan menyetujui perubahan terbaru? Bukti apa yang dapat Anda berikan untuk menjelaskan proses tersebut?

Prosedur yang disimpan terpisah dari diagramnya bisa tidak lagi selaras. Diagram mungkin menunjukkan urutan langkah yang berbeda dari petunjuk tertulis. ProcessMind menyimpan model bersama dokumentasi terkait, sehingga Anda memiliki satu sumber informasi bersama untuk ditinjau dan dipelihara.

Anda juga dapat membandingkan rancangan terdokumentasi dengan data process mining. Dengan begitu, Anda dapat menemukan perbedaan antara pelaksanaan sebenarnya dan proses terdokumentasi, lalu menentukan apakah proses atau dokumentasinya perlu ditinjau. Process mining menyediakan bukti untuk peninjauan, tetapi tidak mengubah atau menyetujui prosedur secara otomatis.

Dokumentasi yang siap diaudit perlu menunjukkan proses dan tata kelolanya dengan jelas. Sesuai kebutuhan, catatan proses dapat mencakup:

Diagram BPMN dan petunjuk pendukung Nama pemilik proses dan RACI di tingkat aktivitas Tautan ke kebijakan, kontrol, dan instruksi kerja Riwayat versi dan alasan perubahan Status peninjauan dan jejak persetujuan Paket proses yang dapat diekspor untuk audit atau penilaian

Bukti yang dibutuhkan bergantung pada prosedur organisasi dan jenis penilaian. ProcessMind membantu Anda mengatur dan mengekspor catatan, tetapi tidak memberikan sertifikasi kepatuhan.

Lihat kebutuhan halaman yang siap diaudit

Saat proses berubah, riwayat versi menunjukkan apa yang berubah dan kapan. Tahap peninjauan dan persetujuan memperjelas status pembaruan, sementara jejak persetujuan mencatat persetujuan bersama proses tersebut.

Dengan begitu, pemilik proses dan pemberi persetujuan kualitas memiliki dasar yang lebih jelas untuk melakukan peninjauan. Sebelum menerbitkan perubahan, Anda dapat meninjau proses terdokumentasi, materi pendukung, dan status persetujuannya sekaligus, tanpa harus mengumpulkan catatan dari berbagai folder dan email.

Contohnya mencakup prosedur utang usaha yang menunjukkan peninjauan dan persetujuan faktur, proses pengelolaan pesanan yang menunjukkan serah terima dan keputusan, atau prosedur kualitas yang menghubungkan langkah proses dengan kontrol dan instruksi kerja.

Pilih format yang sesuai dengan proses dan orang yang akan menggunakannya. Model BPMN dapat menunjukkan alur, sedangkan catatan dan berkas tertaut memberikan detail untuk menjalankan atau meninjau setiap langkah. Konteks RACI memperjelas tanggung jawab dalam catatan proses.

RACI menunjukkan siapa yang Bertanggung Jawab (Responsible), Pemilik Akuntabilitas (Accountable), Dikonsultasikan (Consulted), dan Diberi Informasi (Informed) untuk setiap aktivitas atau keputusan. Dengan menambahkan konteks RACI ke dokumentasi proses, Anda dapat melihat siapa yang menjalankan setiap langkah, bertanggung jawab atas hasilnya, dan perlu dilibatkan.

ProcessMind mendukung peran yang menggunakan RACI serta RACI di tingkat aktivitas dalam paket ekspor. Gunakan informasi ini untuk memperjelas kepemilikan saat peninjauan dan menyertakannya dalam dokumentasi proses.

Pelajari cara menggunakan matriks RACI untuk proses

Tetapkan pemilik yang jelas untuk setiap proses, gunakan struktur yang konsisten, dan kirim perubahan untuk ditinjau serta disetujui. Katalog proses yang dapat ditelusuri membantu tim menemukan catatan yang dibutuhkan, sementara akses berbasis peran membedakan penulis, peninjau, dan pembaca.

Saat lanskap proses berkembang, hubungkan catatan satu per satu melalui arsitektur proses. Anda juga dapat menggunakan process mining untuk membandingkan rancangan terdokumentasi dengan data pelaksanaan dan menemukan proses yang mungkin perlu ditinjau.

Baca panduan tata kelola proses

Mulailah dari proses yang pemilik dan jalur persetujuannya sudah jelas. Modelkan langkah-langkahnya, tambahkan petunjuk dan peran RACI yang relevan, lalu kirim dokumentasi untuk ditinjau. Setelah disetujui, gunakan riwayat versi dan ekspornya untuk melihat bagaimana catatan tersebut mendukung tata kelola berkelanjutan dan persiapan audit.

Dokumentasikan proses dan kirim untuk disetujui: Mulai uji coba gratis.

Siapkan dokumentasi proses untuk ditinjau

Modelkan proses, tetapkan pemiliknya, lalu kirim dokumentasi untuk disetujui. Mulai dari proses nyata dan lihat bagaimana riwayat versi serta persetujuan bekerja bersama.

Mulai uji coba gratis hari ini