Templat Data Pengelolaan Pengeluaran Anda

ID Laporan Pengeluaran menjadi dasar proses pengelolaan pengeluaran. ID ini mengelompokkan semua aktivitas terkait, mulai dari pembuatan dan pengiriman hingga persetujuan dan penggantian biaya, dalam satu kasus.

Dalam process mining, ID ini memungkinkan analisis menyeluruh atas perjalanan setiap laporan pengeluaran. ID ini digunakan untuk menyusun kembali jalur yang dilalui laporan, mengukur total waktu siklus, menemukan siklus pekerjaan ulang saat laporan dikembalikan untuk diperbaiki, dan menganalisis variasi proses untuk memahami alur yang umum maupun yang tidak biasa.

ID ini penting untuk melacak seluruh siklus laporan pengeluaran dan menganalisis waktu siklus, hambatan, serta penyimpangan proses.

ID ini merupakan pengenal utama dalam modul pengelolaan pengeluaran Brex. Biasanya, ID ini tersedia di semua ekspor data dan endpoint API terkait laporan pengeluaran.

Nama Aktivitas menjelaskan suatu tahap dalam proses, seperti 'Laporan Pengeluaran Dikirim', 'Disetujui Manajer', atau 'Penggantian Biaya Dibayarkan'. Peristiwa-peristiwa ini membentuk urutan tindakan dalam alur proses.

Dengan menganalisis aktivitas ini, Anda dapat melihat peta proses, menemukan hambatan di antara tahap, dan menghitung frekuensi berbagai hasil, seperti persetujuan atau penolakan. Data ini menjadi dasar untuk memahami apa yang terjadi selama proses pengelolaan pengeluaran.

Atribut ini penting untuk menyusun peta proses dan memahami urutan peristiwa yang dilalui setiap laporan pengeluaran.

Informasi ini berasal dari log peristiwa atau status transaksi di sistem Brex. Anda mungkin perlu memetakan kode status atau jenis peristiwa ke nama yang mudah dipahami pengguna.

Waktu Peristiwa mencatat tanggal dan waktu setiap aktivitas dalam proses secara tepat. Informasi waktu ini menjadi dasar process mining karena menunjukkan urutan kronologis peristiwa.

Stempel waktu ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, menemukan waktu tunggu dan keterlambatan, serta menganalisis kinerja proses dalam berbagai periode. Data ini mendukung metrik utama seperti 'Rata-rata Waktu Peninjauan Manajer' dan 'Jeda Pelaksanaan Penggantian Biaya', serta membantu analisis hambatan dan pemantauan kinerja.

Stempel waktu diperlukan untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan waktu tunggu, yang penting untuk menemukan keterlambatan.

Setiap peristiwa atau data transaksi di Brex seharusnya memiliki stempel waktu. Informasi ini dapat ditemukan dalam respons API atau ekspor data laporan pengeluaran.

Atribut ini menunjukkan departemen bisnis tempat karyawan pengirim bekerja, seperti Penjualan, Teknik, atau Pemasaran. Atribut ini menjadi dimensi organisasi yang penting untuk analisis.

Analisis berdasarkan departemen membantu menemukan variasi proses, hambatan, atau masalah kepatuhan di bagian tertentu organisasi. Misalnya, analisis dapat menunjukkan jika tingkat penolakan di suatu departemen jauh lebih tinggi atau waktu persetujuannya lebih lama daripada departemen lain. Temuan ini dapat menunjukkan perlunya pelatihan khusus atau penyesuaian proses. Atribut ini juga penting untuk melacak anggaran departemen dan mengalokasikan biaya.

Memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan kinerja proses di berbagai unit bisnis untuk menemukan masalah atau tren khusus di tiap departemen.

Informasi ini biasanya diambil dari profil karyawan di Brex, yang sering disinkronkan dari sistem informasi SDM.

Atribut ini menunjukkan jumlah total yang diklaim dalam laporan pengeluaran. Metrik keuangan ini penting untuk memahami pola belanja dan dampak keuangan dari proses pengeluaran.

Dalam analisis, jumlah total dapat digunakan untuk mengelompokkan laporan berdasarkan rentang nilai, misalnya laporan bernilai tinggi dan rendah. Masing-masing kelompok mungkin memiliki jalur persetujuan atau tingkat pemeriksaan yang berbeda. Data ini juga penting untuk pelaporan keuangan, analisis anggaran, dan menemukan tren belanja berdasarkan departemen atau kategori.

Atribut ini mendukung analisis keuangan, misalnya untuk menemukan laporan pengeluaran bernilai tinggi yang mungkin perlu diperiksa lebih teliti atau memerlukan waktu persetujuan lebih lama.

Kolom ini tersedia pada setiap laporan pengeluaran di Brex. Anda dapat menemukannya di objek utama laporan pengeluaran dalam respons API atau ekspor data.

Atribut Pengguna Peristiwa menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas suatu aktivitas. Orang tersebut dapat berupa karyawan yang mengirim laporan, manajer yang meninjaunya, atau anggota tim keuangan yang memproses penggantian biaya.

Atribut ini penting untuk menganalisis beban kerja dan melacak kinerja, seperti yang ditampilkan di dashboard 'Kinerja dan Beban Kerja Pemberi Persetujuan'. Atribut ini membantu mengetahui pemberi persetujuan yang menangani laporan terbanyak, siapa yang menyetujui laporan paling cepat, dan apakah ada orang yang menjadi hambatan dalam proses. Informasi ini membantu membagi pekerjaan secara lebih merata dan menentukan siapa yang memerlukan dukungan.

Menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas suatu tindakan, sehingga beban kerja dan kinerja dapat dianalisis serta hambatan dapat ditemukan hingga tingkat individu.

Data ini biasanya tercatat dalam jejak audit atau riwayat peristiwa laporan pengeluaran di Brex.

Status Laporan menunjukkan posisi laporan pengeluaran saat ini dalam proses, misalnya 'Menunggu Persetujuan Manajer', 'Disetujui', 'Dibayar', atau 'Ditolak'.

Atribut ini penting untuk memantau operasional, terutama melalui dashboard 'Pemantau Status Laporan Pengeluaran Terbuka'. Manajer dan tim keuangan dapat melihat beban kerja saat ini, menemukan laporan yang tertahan pada status tertentu, dan menentukan prioritas tindakan. Dengan menganalisis waktu yang dihabiskan pada setiap status, Anda dapat menemukan keterlambatan dan inefisiensi proses.

Menunjukkan posisi terkini laporan pengeluaran dalam alur kerja, yang penting untuk dashboard operasional dan pemantauan status.

Kolom status utama ini terdapat pada objek laporan pengeluaran di Brex.

Atribut ini berisi nilai true atau false. Brex menetapkannya saat mesin kebijakan otomatis mendeteksi kemungkinan pelanggaran, misalnya pengeluaran melebihi batas kategori atau bukti pembayaran tidak dilampirkan.

Tanda ini menjadi dasar analisis kepatuhan dan KPI 'Tingkat Pelanggaran Kebijakan'. Anda dapat memfilter laporan yang tidak sesuai kebijakan dengan cepat untuk memahami dampaknya terhadap waktu pemrosesan dan tingkat penolakan. Analisis laporan yang ditandai juga membantu menyempurnakan kebijakan perusahaan dan menemukan bagian yang memerlukan panduan lebih lanjut bagi karyawan.

Mendukung pemantauan kepatuhan dan membantu mengukur dampak pelanggaran kebijakan terhadap efisiensi proses dan pekerjaan ulang.

Kemungkinan berupa kolom boolean atau penanda status dalam data laporan pengeluaran di Brex, yang biasanya dikelola oleh mesin kebijakannya.

Atribut ini mencatat alasan bebas atau alasan yang sudah ditentukan saat laporan pengeluaran ditolak. Berbeda dari penanda kebijakan otomatis, alasan ini mencerminkan keputusan manual dari pemberi persetujuan.

Analisis alasan penolakan penting untuk memahami penyebab kegagalan proses dan pekerjaan ulang. Analisis ini membantu menemukan kesalahan umum saat pengajuan, kebijakan yang kurang jelas, atau kesalahpahaman karyawan maupun manajer. Informasi tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki materi pelatihan dan FAQ, sehingga tingkat penolakan dan pekerjaan ulang bisa ditekan.

Menjelaskan alasan penolakan manual dan memberikan masukan langsung untuk memperbaiki pelatihan pengguna serta mengurangi kesalahan berikutnya.

Biasanya berupa kolom komentar yang dapat diisi pemberi persetujuan saat memilih tindakan 'Tolak' di antarmuka Brex.

Atribut boolean hasil perhitungan ini mengukur kepatuhan terhadap praktik proses yang umum: melampirkan semua bukti transaksi yang diperlukan sebelum mengajukan laporan pengeluaran untuk ditinjau. Nilainya menjadi 'true' jika aktivitas 'Bukti transaksi dilampirkan' terjadi sebelum aktivitas 'Laporan pengeluaran diajukan' dalam suatu kasus.

Penanda ini mendukung dashboard 'Kepatuhan dan dampak pelampiran bukti transaksi' serta KPI 'Kepatuhan pelampiran bukti transaksi'. Analisis atribut ini membantu mengukur seberapa sering bukti transaksi terlambat atau tidak ada, serta kaitannya dengan hasil proses seperti keterlambatan, penolakan, dan pekerjaan ulang.

Mengukur kepatuhan terhadap kebijakan pengajuan bukti transaksi dan membantu menemukan penyebab umum keterlambatan serta penolakan proses.

Nilai ini dihitung di alat process mining dengan membandingkan stempel waktu aktivitas 'Bukti transaksi dilampirkan' dan 'Laporan pengeluaran diajukan' dalam setiap kasus.

Penanda pelanggaran kebijakan menunjukkan bahwa pelanggaran terjadi, sedangkan atribut ini menjelaskan alasannya. Isinya merinci aturan yang dilanggar, seperti 'Melebihi batas biaya makan sebesar $50' atau 'Bukti transaksi wajib untuk pengeluaran di atas $25'.

Detail ini sangat berguna untuk dashboard 'Analisis pelanggaran kebijakan dan pekerjaan ulang'. Anda dapat mencari akar masalah dengan mengetahui jenis pelanggaran yang paling sering terjadi. Temuan ini bisa menjadi dasar tindakan yang lebih terarah, seperti memperjelas kebijakan tertentu, mengirim pengingat kepada karyawan, atau menyesuaikan aturan otomatis di sistem.

Menunjukkan akar masalah pelanggaran kebijakan sehingga Anda dapat memperbaiki kebijakan, pelatihan pengguna, dan konfigurasi sistem secara terarah.

Informasi ini tersedia di bagian catatan kepatuhan atau peninjauan yang terkait dengan pengeluaran yang ditandai di Brex.

Kategori pengeluaran adalah klasifikasi yang dipilih karyawan untuk menjelaskan jenis pengeluaran. Kategori ini digunakan untuk akuntansi, penganggaran, dan penerapan kebijakan.

Dalam process mining, pengelompokan pengeluaran berdasarkan kategori memberikan gambaran proses yang lebih terperinci. Anda dapat mengetahui apakah kategori tertentu, seperti perjalanan internasional, memiliki siklus persetujuan lebih lama atau tingkat penolakan lebih tinggi. Analisis ini membantu menyempurnakan kebijakan dan proses untuk jenis pengeluaran tertentu.

Memungkinkan analisis proses berdasarkan jenis pengeluaran, sehingga perbedaan perilaku atau hambatan pada tiap jenis pengeluaran dapat terlihat.

Ini adalah kolom standar pada setiap baris pengeluaran. Jika satu laporan mencakup beberapa kategori, datanya perlu digabungkan ke tingkat laporan.

Atribut Mata Uang menunjukkan satuan untuk Jumlah Total, seperti USD, EUR, atau GBP. Atribut ini penting untuk analisis keuangan yang akurat, terutama bagi organisasi multinasional yang menggunakan beberapa mata uang.

Atribut ini memastikan data keuangan ditafsirkan dengan benar. Atribut ini memungkinkan penggabungan dan perbandingan jumlah pengeluaran secara tepat, yang sering kali memerlukan konversi ke mata uang pelaporan yang sama. Dengan begitu, nilai dalam mata uang berbeda tidak keliru dijumlahkan.

Menjaga akurasi keuangan saat menggunakan beberapa mata uang serta mendukung penggabungan dan pelaporan nilai pengeluaran secara tepat.

Kolom ini biasanya tersedia bersama kolom jumlah dalam data laporan pengeluaran Brex.

Atribut ini membedakan pengeluaran yang dibayar dengan kartu Brex perusahaan dan pengeluaran yang dibayar karyawan dengan uang pribadi lalu perlu diganti.

Perbedaan ini penting karena prosesnya dapat sangat berbeda menurut metode pembayaran. Transaksi dengan kartu perusahaan mungkin melalui verifikasi dan rekonsiliasi, sedangkan penggantian biaya melalui proses pengajuan dan pencairan. Analisis berdasarkan metode pembayaran membantu menemukan masalah yang hanya terjadi pada alur tertentu dan memperbaikinya secara terpisah.

Alur proses dan langkah yang diperlukan sering berbeda antara pengeluaran dengan kartu perusahaan dan penggantian biaya pribadi. Karena itu, atribut ini penting untuk analisis variasi proses.

Informasi ini sudah tercakup dalam data transaksi di Brex.

Atribut ini menunjukkan nama karyawan yang mengajukan laporan pengeluaran. Pengguna Peristiwa menunjukkan siapa yang melakukan suatu tindakan, sedangkan Nama Karyawan menunjukkan pemilik laporan pengeluaran tersebut.

Analisis atribut ini membantu melacak pengeluaran setiap karyawan. Anda dapat menemukan karyawan yang sering mengirim laporan dengan pelanggaran kebijakan atau laporannya berulang kali ditolak, yang mungkin menandakan perlunya pelatihan tambahan. Atribut ini juga membantu memahami pola belanja karyawan atau jabatan yang berbeda dalam organisasi.

Menunjukkan pemilik laporan pengeluaran, sehingga kualitas pengajuan dan kepatuhan dapat dianalisis untuk setiap karyawan.

Informasi dasar ini tersedia pada setiap laporan pengeluaran dan terhubung ke profil pengguna pembuatnya di Brex.

Atribut ini menunjukkan negara tempat kantor utama atau pusat biaya karyawan berada. Bagi perusahaan global, ini merupakan dimensi penting untuk analisis perbandingan.

Analisis proses berdasarkan negara dapat menunjukkan perbedaan kinerja proses, tingkat kepatuhan, atau pola pengeluaran di tiap wilayah. Misalnya, waktu persetujuan mungkin lebih lama di suatu negara karena peraturan setempat atau struktur manajemen yang berbeda. Temuan ini berguna untuk menyelaraskan proses secara global sekaligus memenuhi kebutuhan setempat.

Memungkinkan analisis kinerja proses dan kepatuhan di berbagai wilayah geografis, hal yang penting bagi organisasi multinasional.

Bersumber dari profil karyawan di Brex, yang biasanya disinkronkan dari sistem HR pusat.

Atribut ini menunjukkan apakah aktivitas dijalankan otomatis oleh sistem, seperti pemeriksaan kebijakan otomatis, atau oleh pengguna, seperti persetujuan manual.

Membedakan aktivitas otomatis dan manual penting untuk memahami tingkat otomatisasi proses. Informasi ini membantu menilai efektivitas sistem berbasis aturan dan menemukan peluang untuk menambah otomatisasi. Misalnya, Anda dapat melihat jumlah laporan yang disetujui otomatis dibandingkan dengan yang memerlukan campur tangan manual. Hasilnya dapat membantu meningkatkan pemrosesan tanpa intervensi.

Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses dan menunjukkan langkah yang dilakukan manusia atau sistem.

Biasanya ditentukan dengan memeriksa pengguna yang terkait dengan suatu peristiwa. Peristiwa yang dibuat sistem sering dikaitkan dengan pengguna umum bernama 'system' atau 'bot'.

Atribut boolean ini dihitung dari alur proses. Nilainya menjadi 'true' untuk setiap laporan pengeluaran yang memiliki aktivitas 'Laporan dikembalikan untuk diperbaiki' dalam riwayatnya. Dengan begitu, kasus yang mengalami pekerjaan ulang dapat ditandai dan dianalisis dengan mudah.

Penanda ini digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat pekerjaan ulang laporan pengeluaran' dan mendukung dashboard 'Analisis pelanggaran kebijakan dan pekerjaan ulang'. Anda dapat membandingkan kasus yang berjalan lancar dengan kasus yang dikembalikan, lalu mengukur waktu dan biaya yang timbul akibat pekerjaan ulang.

Menandai laporan pengeluaran yang memerlukan pekerjaan tambahan dan perbaikan, sehingga penyebab serta biaya pekerjaan ulang dapat dianalisis.

Atribut ini tidak tersedia di sistem sumber. Nilainya dihitung dengan memeriksa apakah urutan aktivitas dalam suatu kasus mencakup 'Laporan dikembalikan untuk diperbaiki' atau aktivitas pekerjaan ulang serupa.

Atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis. Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi data terakhir yang berhasil dari Brex.

Waktu pembaruan data terakhir membantu pengguna memahami kebaruan wawasan. Informasi ini menunjukkan apakah dashboard mencerminkan kondisi operasional terkini atau menggunakan data lama, sehingga pengguna dapat memperkirakan seberapa akurat analisis untuk kondisi saat ini.

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan, hal penting untuk mengambil keputusan operasional yang akurat dan sesuai kondisi terkini.

Stempel waktu ini dibuat oleh alat atau proses ekstraksi data setelah data berhasil diambil dari Brex.

Atribut boolean hasil perhitungan ini menandai kasus proses yang paling efisien. Nilainya hanya menjadi 'true' jika laporan pengeluaran melewati seluruh proses, dari pengajuan hingga persetujuan akhir, tanpa pernah ditolak atau dikembalikan untuk diperbaiki.

Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat persetujuan pada pengajuan pertama', ukuran penting untuk kualitas dan efisiensi proses. Tingkat yang tinggi menunjukkan karyawan mengajukan laporan yang lengkap dan sesuai kebijakan, serta proses persetujuan berjalan jelas. Dengan menganalisis laporan yang tidak disetujui pada pengajuan pertama, Anda dapat menemukan sumber kendala dan kesalahan dalam proses.

Mengukur kualitas pengajuan awal dan efisiensi alur kerja utama dengan menandai laporan yang diproses tanpa kendala.

Atribut ini dihitung di platform process mining dengan menganalisis urutan aktivitas setiap kasus untuk memastikan tidak ada aktivitas penolakan atau revisi.

Atribut ini menunjukkan asal data proses. Dalam konteks ini, sumbernya adalah 'Brex'. Informasi ini penting untuk tata kelola dan pelacakan data, terutama jika data dari beberapa sistem digabungkan untuk memberikan gambaran proses secara menyeluruh.

Dalam analisis, atribut ini membantu memfilter dan mengelompokkan data dari beberapa sistem sumber agar metrik dan peta proses ditafsirkan dengan tepat. Jika hanya menggunakan satu sistem, atribut ini berfungsi untuk memastikan asal data.

Memberikan konteks penting tentang asal data, mendukung pelacakan, dan membantu memfilter data dengan tepat saat menggunakan beberapa sistem.

Nilai tetap 'Brex' ini biasanya ditambahkan saat data diekstrak dan ditransformasikan.

StartTime (EventTime) menandai awal aktivitas, sedangkan EndTime menandai akhirnya. Atribut ini paling relevan untuk aktivitas yang memiliki durasi, seperti 'Peninjauan manajer dimulai' dan 'Disetujui manajer'.

Jika aktivitas memiliki waktu mulai dan selesai, waktu pemrosesannya dapat dihitung dengan tepat dan dipisahkan dari waktu tunggu sebelumnya. Dengan begitu, Anda dapat mengukur durasi pekerjaan itu sendiri secara akurat, yang menjadi bagian penting dalam analisis hambatan.

Memungkinkan penghitungan waktu pemrosesan aktivitas secara tepat, terpisah dari waktu tunggu, sehingga analisis hambatan lebih akurat.

EndTime sering kali menggunakan StartTime aktivitas berikutnya dalam urutan proses. Untuk aktivitas dengan durasi yang ditentukan, EndTime juga dapat berasal dari kolom khusus di data sumber.