Templat data siklus hidup karyawan dari perekrutan hingga pensiun

ID karyawan adalah kunci unik yang mengikuti seseorang sejak proses perekrutan hingga hubungan kerjanya berakhir. ID ini menghubungkan semua peristiwa dalam siklus kerja, seperti orientasi, evaluasi kinerja, promosi, dan offboarding, menjadi satu rangkaian.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menghubungkan kasus. Mesin analisis menggunakannya untuk menyusun kembali alur proses dari awal hingga akhir bagi setiap karyawan. Dengan ID karyawan sebagai ID kasus, analis dapat melacak waktu siklus, menemukan hambatan dalam perjalanan karyawan tertentu, dan membandingkan pelaksanaan proses siklus kerja antarindividu atau kelompok.

ID kasus utama ini menghubungkan semua peristiwa dalam siklus kerja karyawan, sehingga seluruh perjalanan dari perekrutan hingga pensiun dapat dianalisis.

Biasanya tersedia di tabel atau catatan data induk karyawan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS).

Nama aktivitas menjelaskan langkah tertentu dalam proses perekrutan hingga karyawan pensiun. Aktivitas ini menjadi bagian penyusun peta proses dan mencakup semua tahap, mulai dari permintaan lowongan hingga konfirmasi pemutusan hubungan kerja.

Dalam analisis, atribut ini digunakan untuk memvisualisasikan alur proses, melihat urutan peristiwa, serta mengukur frekuensi dan durasi setiap langkah. Atribut ini membantu Anda memahami tindakan yang berlangsung, menemukan penyimpangan dari proses standar, dan mengidentifikasi tahap yang menyebabkan keterlambatan atau perlu diperbaiki, seperti pemeriksaan latar belakang yang lama atau tugas orientasi yang tertunda.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, yang menjadi dasar analisis dan visualisasi process mining.

Dihasilkan dari log peristiwa, catatan perubahan status, atau data transaksi tertentu dalam sistem HR.

Stempel waktu peristiwa menunjukkan kapan suatu aktivitas terjadi. Data waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menyusun kembali perjalanan karyawan dengan akurat. Data ini menjadi acuan waktu utama untuk analisis kinerja.

Atribut ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, mengukur durasi keseluruhan proses seperti perekrutan atau offboarding, serta menemukan hambatan terkait waktu. Atribut ini juga mendukung analisis tren dan menjadi dasar KPI berbasis waktu, seperti 'Rata-rata waktu perekrutan' atau 'Waktu siklus orientasi'.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan menghitung semua metrik kinerja berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi.

Biasanya tercatat bersama aktivitas atau transaksi dalam log sistem atau tabel data, sering kali dengan label tanggal pembuatan atau stempel waktu sistem.

Atribut ini mencatat kapan data terakhir diperbarui atau diekstrak ke dalam kumpulan data process mining. Waktu ini bukan waktu terjadinya peristiwa bisnis, melainkan menunjukkan seberapa baru data tersebut.

Atribut ini terutama digunakan untuk tata kelola dan validasi data. Analis dapat memastikan informasi yang digunakan sudah diperbarui dan memahami kemungkinan jeda antara terjadinya peristiwa di sistem sumber dan kemunculannya dalam analisis. Informasi ini penting untuk mengelola siklus pembaruan data dan memastikan hasil analisis dapat diandalkan.

Menunjukkan kebaruan data dan mendukung tata kelola dengan memperlihatkan seberapa mutakhir informasi yang dianalisis. Hal ini penting untuk membangun kepercayaan terhadap hasil analisis.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut sistem sumber menunjukkan asal data setiap peristiwa. Dalam lingkungan HR yang kompleks, bagian berbeda dari proses perekrutan hingga pensiun mungkin dikelola di sistem terpisah, seperti Applicant Tracking System (ATS) untuk perekrutan, HRIS utama untuk pengelolaan karyawan, dan sistem penggajian untuk perubahan kompensasi.

Analisis berdasarkan sistem sumber membantu Anda memahami tantangan integrasi data dan proses yang terpisah-pisah. Analis dapat mengetahui apakah keterlambatan atau masalah terpusat pada sistem tertentu, lalu menggunakan temuan itu untuk perbaikan teknis atau perancangan ulang proses. Atribut ini juga penting untuk memvalidasi data dan memastikan gambaran proses dari awal hingga akhir tercatat secara menyeluruh.

Menunjukkan asal data proses. Informasi ini penting untuk menelusuri masalah kualitas data dan memahami perpindahan pekerjaan antarberbagai sistem HR.

Informasi ini biasanya ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data (ETL), atau tersedia sebagai kolom standar dalam log integrasi sistem.

Alasan pemutusan hubungan kerja menjelaskan mengapa masa kerja karyawan di perusahaan berakhir. Alasan ini biasanya dikelompokkan, misalnya sukarela (mengundurkan diri, pensiun) atau tidak sukarela (kinerja, restrukturisasi).

Atribut ini menjadi dasar analisis pergantian karyawan. Dengan menghubungkan alasan pemutusan hubungan kerja ke data lain, organisasi dapat menemukan wawasan penting. Misalnya, Anda dapat menganalisis apakah suatu departemen memiliki tingkat pengunduran diri sukarela yang tinggi, atau apakah karyawan baru dari sumber rekrutmen tertentu cenderung diberhentikan karena masalah kinerja. Wawasan ini penting untuk menyusun strategi mempertahankan karyawan dan meningkatkan kualitas perekrutan.

Memberikan konteks penting untuk menganalisis pergantian karyawan, membedakan keluarnya karyawan secara sukarela dan tidak sukarela, serta menemukan penyebab utamanya.

Dicatat selama proses offboarding atau pemutusan hubungan kerja, biasanya disimpan dalam catatan akhir hubungan kerja karyawan.

Atribut departemen menunjukkan bagian organisasi tempat karyawan bekerja. Atribut ini menjadi dimensi penting untuk mengelompokkan dan membandingkan kinerja proses di seluruh perusahaan.

Atribut ini memungkinkan perbandingan proses perekrutan hingga pensiun. Misalnya, analis dapat membandingkan 'Waktu perekrutan' di departemen Teknik dan Penjualan untuk menemukan perbedaan tantangan perekrutan. Atribut ini juga dapat digunakan untuk menganalisis tingkat pergantian karyawan per departemen dan menyoroti kemungkinan masalah manajemen atau budaya kerja. Dengan memfilter peta proses berdasarkan departemen, Anda dapat melihat variasi proses atau hambatan yang khas pada fungsi bisnis tertentu.

Memungkinkan pengelompokan dan perbandingan proses HR di berbagai bagian organisasi, sehingga Anda dapat melihat perbedaan kinerjanya.

Tersedia di profil utama atau catatan data induk karyawan dalam sistem HR, dan sering kali terhubung dengan pekerjaan atau posisi.

ID permintaan rekrutmen adalah kunci unik yang menghubungkan semua aktivitas untuk mengisi lowongan tertentu, mulai dari pembuatan dan persetujuan hingga pencarian kandidat dan penyampaian penawaran. ID ini sering menjadi ID kasus awal sebelum ID karyawan dibuat setelah kandidat diterima.

Atribut ini sangat berguna untuk menganalisis tahap sebelum perekrutan dalam siklus kerja karyawan. Atribut ini memungkinkan pengukuran KPI seperti 'Waktu mengisi lowongan' dan membantu memahami efisiensi proses rekrutmen untuk posisi tertentu. Dengan menganalisis proses berdasarkan permintaan rekrutmen, organisasi dapat menemukan hambatan dalam tahap persetujuan, pencarian kandidat, atau wawancara di berbagai lowongan.

Menghubungkan semua aktivitas sebelum perekrutan, sehingga proses rekrutmen dan metrik seperti 'Waktu mengisi lowongan' dapat dianalisis secara terperinci.

Dibuat oleh Applicant Tracking System (ATS) atau modul rekrutmen HRIS saat lowongan baru dibuat.

Atribut jabatan memberikan informasi terperinci tentang peran karyawan dalam organisasi. Jabatan dapat berupa posisi tingkat tinggi seperti 'Direktur' atau posisi khusus seperti 'Insinyur Perangkat Lunak Senior' dan 'Eksekutif Akun'.

Dalam analisis, jabatan digunakan untuk memfilter dan menganalisis proses berdasarkan peran atau tingkat senioritas. Atribut ini membantu menjawab pertanyaan seperti, 'Apakah perekrutan untuk posisi senior membutuhkan waktu lebih lama daripada posisi junior?' atau 'Apakah proses orientasi untuk posisi teknis berbeda dari posisi nonteknis?'. Rincian ini penting untuk menyusun perbaikan proses yang tepat sasaran dan memahami perbedaan siklus kerja karyawan di berbagai kelompok tenaga kerja.

Mendukung analisis terperinci tentang perbedaan proses siklus kerja berdasarkan peran, senioritas, dan fungsi karyawan, sehingga perbaikan dapat lebih tepat sasaran.

Tersedia dalam informasi pekerjaan atau data posisi karyawan di catatan data induk HR.

Jenis hubungan kerja mengelompokkan sifat kontrak atau pengaturan kerja seseorang. Atribut demografis ini penting karena dapat memengaruhi pelaksanaan proses HR.

Analisis proses berdasarkan jenis hubungan kerja dapat menunjukkan perbedaan penting. Misalnya, proses orientasi kontraktor mungkin jauh lebih singkat dan tidak sedetail orientasi karyawan penuh waktu. Siklus evaluasi kinerja atau prosedur offboarding juga mungkin berbeda. Pengelompokan ini penting untuk memastikan kepatuhan dan mengetahui apakah proses sudah disesuaikan dengan berbagai kategori pekerja.

Memungkinkan analisis variasi proses berdasarkan pengaturan kerja. Hal ini penting untuk kepatuhan dan penyesuaian proses bagi berbagai kategori pekerja.

Kolom standar dalam profil HR utama atau catatan hubungan kerja karyawan.

Atribut lokasi menunjukkan tempat kerja fisik atau lokasi kerja yang ditetapkan bagi karyawan. Lokasi dapat berupa negara, gedung kantor, atau kampus tertentu.

Analisis geografis penting dalam process mining HR, terutama bagi organisasi global. Analisis ini membantu menemukan perbedaan kinerja proses antarwilayah, seperti perbedaan waktu siklus perekrutan akibat aturan ketenagakerjaan atau kondisi pasar setempat. Anda juga dapat membandingkan tingkat pergantian karyawan di berbagai lokasi untuk mengetahui kemungkinan masalah manajemen atau lingkungan kerja setempat. Data ini penting untuk menyeragamkan proses jika memungkinkan dan menyesuaikannya dengan kebutuhan lokal.

Mendukung analisis geografis untuk menemukan variasi proses antarwilayah, menilai kepatuhan terhadap peraturan setempat, dan membandingkan kinerja berbagai lokasi kerja.

Biasanya tersimpan dalam informasi alamat pribadi atau alamat kerja karyawan di sistem HR.

Atribut pengguna menunjukkan orang atau sistem yang bertanggung jawab menjalankan langkah tertentu dalam proses. Contohnya, manajer perekrutan yang menyetujui penawaran, administrator HR yang memulai orientasi, atau sistem otomatis yang mengirim pengingat.

Atribut ini menambahkan dimensi pelaksana manusia atau sistem ke dalam analisis. Atribut ini digunakan untuk memahami pembagian beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, misalnya jika pengguna tertentu berulang kali menyebabkan keterlambatan atau kesalahan, dan memastikan kepatuhan proses. Contohnya, atribut ini membantu memastikan tindakan sensitif seperti perubahan kompensasi hanya dilakukan oleh personel berwenang, yang penting untuk audit dan keamanan.

Menunjukkan siapa yang melakukan tindakan. Informasi ini penting untuk menganalisis beban kerja, kepatuhan, tingkat otomatisasi, dan kebutuhan pelatihan.

Tersedia dalam log audit sistem atau catatan transaksi, sering kali dengan label 'Diubah oleh', 'Dibuat oleh', atau 'ID pengguna'.

Atribut waktu selesai menunjukkan kapan aktivitas yang berlangsung selama suatu periode berakhir. Banyak peristiwa HR terjadi seketika, misalnya 'Penawaran disampaikan', sementara aktivitas lain memiliki waktu mulai dan selesai yang jelas, seperti 'Pemeriksaan latar belakang' atau 'Orientasi'. Jika dipasangkan dengan stempel waktu peristiwa (StartTime), atribut ini memungkinkan penghitungan durasi secara akurat.

Dalam analisis proses, waktu selesai penting untuk menghitung waktu pemrosesan atau waktu kerja aktif suatu tugas. Dengan begitu, Anda dapat membedakan waktu tunggu, yaitu jeda antara dua aktivitas, dari waktu pemrosesan, yaitu durasi satu aktivitas. Analisis durasi ini membantu menemukan tugas yang tidak efisien dan peluang untuk mengotomatiskan pekerjaan atau mengalokasikan ulang sumber daya.

Memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat dan membantu membedakan waktu kerja aktif dari waktu tunggu dalam proses.

Tersedia dalam log peristiwa atau tabel transaksi yang mencatat waktu mulai dan selesai suatu tugas. Jika tidak tersedia secara langsung, nilainya mungkin perlu diturunkan dari peristiwa 'selesai' yang terpisah.

Atribut manajer menunjukkan atasan langsung karyawan. Manajer sering berperan penting dalam berbagai proses perekrutan hingga pensiun, termasuk menyetujui permintaan, melakukan evaluasi kinerja, dan memulai perubahan peran.

Analisis proses berdasarkan manajer dapat menunjukkan perbedaan efektivitas manajemen dan kepatuhan terhadap proses. Misalnya, analisis ini dapat menemukan manajer yang cepat menyelesaikan evaluasi kinerja dan yang selalu terlambat. Atribut ini juga dapat digunakan untuk menganalisis tingkat pergantian karyawan per tim, yang mungkin menunjukkan masalah kepemimpinan. Temuan ini dapat menjadi dasar pelatihan dan dukungan yang tepat sasaran bagi manajer.

Membantu menganalisis kinerja dan hasil proses di tingkat tim atau manajer, serta menunjukkan perbedaan praktik manajemen dan kepatuhan.

Tersimpan dalam data pekerjaan atau posisi karyawan di sistem HR, sering kali sebagai tautan ke catatan karyawan lain.

Status hubungan kerja menunjukkan keadaan hubungan karyawan dengan perusahaan pada waktu tertentu. Atribut ini berubah seiring perjalanan karyawan dalam siklus kerjanya.

Dalam process mining, perubahan status dapat menjadi aktivitas penting, misalnya 'Status berubah menjadi sedang cuti'. Atribut ini juga berguna untuk memfilter dan menganalisis data. Anda dapat berfokus pada perjalanan karyawan yang masih aktif atau menganalisis proses yang mengarah pada pemutusan hubungan kerja bagi mantan karyawan. Dengan begitu, Anda dapat memastikan kelompok karyawan yang tepat disertakan dalam setiap jenis analisis siklus kerja.

Menunjukkan keadaan karyawan saat ini dan membantu memfilter analisis untuk kelompok tertentu, seperti karyawan aktif atau yang sudah diberhentikan.

Kolom utama dalam catatan karyawan atau tabel informasi pekerjaan di HRIS.

Sumber rekrutmen menunjukkan asal karyawan yang berhasil direkrut. Sumbernya dapat berasal dari dalam perusahaan, seperti rekomendasi karyawan, atau dari luar, seperti situs jejaring profesional, bursa kerja universitas, atau perekrut pihak ketiga.

Atribut ini penting untuk menilai efektivitas berbagai strategi pencarian kandidat. Dengan menganalisis seluruh siklus kerja berdasarkan sumber rekrutmen, organisasi dapat mengetahui saluran mana yang menghasilkan kandidat berkualitas tinggi. Kualitas dapat dinilai dari faktor seperti skor evaluasi kinerja, tingkat promosi, dan retensi. Pendekatan berbasis data ini membantu tim rekrutmen mengoptimalkan anggaran dan upaya dengan berfokus pada sumber yang paling efektif.

Mendukung analisis efektivitas saluran perekrutan, sehingga strategi dan anggaran rekrutmen dapat dioptimalkan berdasarkan kualitas kandidat dan retensi.

Biasanya dicatat dalam Applicant Tracking System (ATS) selama tahap lamaran atau pencarian kandidat.

Unit bisnis mewakili divisi operasional utama dalam perusahaan, seperti 'Produk Konsumen', 'Perangkat Lunak Perusahaan', atau 'Layanan Global'. Unit bisnis memberikan gambaran organisasi pada tingkat yang lebih tinggi daripada departemen.

Analisis proses perekrutan hingga pensiun di tingkat unit bisnis berguna untuk perbandingan strategis tingkat tinggi. Analisis ini membantu pimpinan memahami perbedaan praktik dan hasil pengelolaan karyawan di berbagai segmen utama bisnis. Misalnya, tingkat perpindahan internal di satu unit bisnis mungkin jauh lebih tinggi, yang menunjukkan praktik baik untuk dibagikan ke seluruh organisasi. Gambaran ini penting untuk menyelaraskan proses HR dengan strategi bisnis yang lebih luas.

Memberikan gambaran organisasi tingkat tinggi untuk analisis strategis dan memungkinkan perbandingan kinerja proses HR di berbagai divisi utama.

Tersedia dalam data penempatan organisasi karyawan di sistem HR utama.