Templat data Hire to Retire - Manajemen Posisi

Workday HCM
Templat data Hire to Retire - Manajemen Posisi

Templat data Hire to Retire - Manajemen Posisi

Templat ini membantu Anda mengumpulkan data penting untuk menganalisis proses Hire to Retire - Manajemen Posisi. Templat ini merinci atribut yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta panduan praktis untuk mengambil data dari Workday HCM. Gunakan panduan ini untuk memastikan log peristiwa Anda lengkap dan siap dianalisis dengan process mining.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut Hire to Retire - Manajemen Posisi

Berikut kolom data yang disarankan untuk dimasukkan ke log peristiwa agar analisis Hire to Retire - Manajemen Posisi berjalan menyeluruh.
3 Wajib 7 Disarankan 11 Opsional
Nama Deskripsi
ID posisi
PositionId
Pengenal unik untuk posisi tertentu dalam organisasi. ID ini menjadi pengenal kasus utama dalam proses pengelolaan posisi.
Deskripsi

Position ID menjadi kunci utama dalam analisis proses pengelolaan posisi. Setiap ID mewakili siklus hidup satu posisi, mulai dari permintaan dan pembuatannya hingga perubahan, reklasifikasi, lalu penonaktifan atau penutupan.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk menghubungkan semua aktivitas terkait, seperti persetujuan, perubahan data, dan pembaruan status, dengan kasus tertentu. Dengan begitu, Anda dapat melihat perjalanan posisi secara menyeluruh, menganalisis waktu siklus, menemukan variasi proses, dan memantau kepatuhan untuk setiap posisi.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk melacak seluruh siklus hidup posisi, menganalisis proses dari awal hingga akhir, serta menemukan hambatan atau penyimpangan pada kasus tertentu.

Sumber data

Ini adalah pengenal utama di Workday HCM yang biasanya tersedia dalam laporan dan data proses bisnis terkait Staffing dan Position Management.

Contoh
POS-0012345POS-0067890POS-0112233
Nama aktivitas
ActivityName
Nama langkah atau peristiwa tertentu dalam proses bisnis, seperti 'Posisi dibuat' atau 'Anggaran disetujui'.
Deskripsi

Nama aktivitas menjelaskan satu langkah dalam siklus hidup pengelolaan posisi. Peristiwa ini menjadi bagian penyusun peta proses dan menunjukkan urutan tindakan untuk setiap posisi.

Dengan menganalisis aktivitas, Anda dapat melihat alur proses, menemukan jalur yang umum maupun jarang terjadi, serta mengukur waktu di antara pencapaian penting. Contohnya mencakup 'Permintaan posisi dimulai', 'Atribut posisi diubah', dan 'Posisi ditutup'. Rangkaian aktivitas ini menggambarkan alur operasional.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dasar untuk menyusun peta proses, melihat alur proses, dan menemukan peristiwa tertentu yang menyebabkan keterlambatan atau pengerjaan ulang.

Sumber data

Diambil dari log transaksi kerangka kerja proses bisnis Workday. Setiap langkah dalam definisi proses bisnis menghasilkan catatan peristiwa.

Contoh
Permintaan posisi dimulaiPersetujuan manajer diajukanPosisi dibuatPosisi dinonaktifkan
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.
Deskripsi

Waktu peristiwa mencatat tanggal dan waktu setiap aktivitas dalam proses secara akurat. Data ini penting untuk analisis berbasis waktu, termasuk menghitung waktu siklus, waktu tunggu, dan durasi.

Dalam process mining, stempel waktu digunakan untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis sehingga membentuk rangkaian aktivitas dalam alur proses. Data ini menjadi dasar untuk mendiagnosis kinerja, menemukan hambatan, menganalisis throughput, dan memantau SLA.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung metrik berbasis waktu seperti waktu siklus dan durasi, serta mendiagnosis hambatan proses.

Sumber data

Workday HCM mencatat stempel waktu ini secara otomatis untuk setiap transaksi proses bisnis.

Contoh
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
Alasan perubahan
ReasonForChange
Alasan yang diberikan untuk suatu perubahan, seperti reklasifikasi, perubahan, atau penutupan posisi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat alasan bisnis di balik perubahan pada posisi. Di Workday, alasan biasanya dipilih dari daftar yang telah ditentukan agar konsisten, seperti 'Reorganisasi', 'Proyek baru', atau 'Penyesuaian anggaran'.

Analisis atribut ini memberikan konteks penting tentang alur proses. Atribut ini membantu menjawab alasan di balik suatu tindakan. Misalnya, Anda dapat menghubungkan peristiwa reklasifikasi dengan alasan tertentu untuk menemukan tren restrukturisasi organisasi atau perubahan peran.

Mengapa ini penting

Menjelaskan konteks bisnis di balik aktivitas proses seperti perubahan dan reklasifikasi, sehingga Anda dapat menganalisis penyebab utama variasi proses.

Sumber data

Kolom ini wajib diisi untuk banyak transaksi proses bisnis di Workday, seperti 'Edit Position Restrictions' atau 'Close Position'.

Contoh
Pembentukan departemen baruReorganisasiKoreksi dataProyek selesai
Departemen
Department
Departemen atau organisasi pengawas tempat posisi berada.
Deskripsi

Atribut departemen, yang dalam istilah Workday sering disebut 'Supervisory Organization', memberikan konteks organisasi utama untuk suatu posisi. Atribut ini menunjukkan tim atau area bisnis tempat posisi tersebut berada.

Dimensi ini penting untuk membandingkan kinerja di berbagai bagian bisnis. Misalnya, Anda dapat membandingkan waktu siklus persetujuan posisi baru di departemen Engineering dan Marketing untuk menemukan praktik yang baik atau hambatan di bagian tertentu.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan kinerja proses di berbagai unit organisasi, serta menemukan hambatan atau efisiensi khusus departemen.

Sumber data

Terhubung ke posisi melalui penetapan posisi tersebut ke Supervisory Organization di Workday HCM.

Contoh
Penjualan, Amerika UtaraEngineering, Pengembangan PlatformKeuangan, FP&A Korporat
Kelompok pekerjaan
JobFamily
Kelompok pekerjaan dengan karakteristik, keterampilan, dan tugas serupa, seperti 'Engineering' atau 'Sumber Daya Manusia'.
Deskripsi

Kelompok pekerjaan mengelompokkan Job Profile yang saling terkait. Misalnya, Job Profile 'Software Engineer' dan 'Senior Software Engineer' dapat termasuk dalam kelompok pekerjaan 'Engineering'. Pengelompokan ini membantu mengategorikan dan menganalisis peran pada tingkat yang lebih luas.

Atribut ini mendukung analisis reklasifikasi dan penyeragaman atribut posisi. Dengan menganalisis perubahan dalam atau antar kelompok pekerjaan, organisasi dapat memahami jalur karier, konsistensi definisi peran, dan tren tenaga kerja.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis peran pada tingkat yang lebih luas, upaya penyeragaman, dan analisis reklasifikasi antar kategori pekerjaan terkait.

Sumber data

Bagian dari struktur katalog pekerjaan di Workday HCM dan terkait dengan Job Profile suatu posisi.

Contoh
Teknologi InformasiKeuangan dan AkuntansiTenaga Profesional Penjualan
Pengguna
User
ID atau nama pengguna yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas tertentu dalam proses, seperti mengajukan persetujuan atau mengubah atribut posisi. Pengguna tersebut dapat berupa manajer, mitra HR, atau analis keuangan.

Analisis berdasarkan pengguna membantu menemukan kebutuhan pelatihan, ketimpangan pembagian beban kerja, dan perbedaan kinerja individu. Misalnya, Anda dapat mengetahui pengguna yang paling sering terlibat dalam pengerjaan ulang. Hal ini bisa menunjukkan perlunya petunjuk yang lebih jelas atau perbaikan sistem.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis pembagian beban kerja dan perilaku tiap pengguna, serta membantu menemukan kebutuhan pelatihan atau individu berkinerja tinggi.

Sumber data

Tersedia dalam log transaksi proses bisnis Workday, yang mencatat pemrakarsa atau pelaku setiap langkah.

Contoh
jsmithdavis_janehr_admin_svc
Pusat biaya
CostCenter
Pusat biaya keuangan yang terkait dengan posisi dan digunakan untuk penganggaran serta pelaporan keuangan.
Deskripsi

Pusat biaya adalah dimensi keuangan yang menghubungkan posisi dengan anggaran tertentu. Atribut ini penting untuk melacak biaya dan memastikan kebutuhan staf sesuai dengan rencana keuangan.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk analisis persetujuan anggaran dan dampak keuangan. Anda dapat melihat perbedaan waktu persetujuan anggaran antar pusat biaya dan menghubungkan aktivitas pengelolaan posisi dengan hasil keuangan. Atribut ini juga membantu menyeragamkan atribut peran di unit keuangan yang serupa.

Mengapa ini penting

Memberikan dimensi keuangan untuk analisis, sehingga Anda dapat melihat proses berdasarkan unit anggaran dan menganalisis hambatan terkait anggaran.

Sumber data

Informasi ini termasuk dalam data keuangan atau 'Worktags' yang ditetapkan ke posisi di Workday HCM.

Contoh
CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
Status posisi
PositionStatus
Status posisi saat ini atau sebelumnya, seperti 'Terbuka', 'Terisi', 'Dibekukan', atau 'Ditutup'.
Deskripsi

Status posisi menunjukkan keadaan posisi pada waktu tertentu. Atribut ini penting untuk memahami ketersediaan posisi dan tahap siklus hidupnya.

Anda dapat memfilter analisis berdasarkan status untuk berfokus pada bagian proses tertentu. Misalnya, analisis posisi berstatus 'Dibekukan' dapat membantu membuat laporan usia posisi dan mengetahui berapa lama sumber daya tertahan. Melacak perubahan status juga penting untuk memahami alur proses.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting tentang keadaan posisi, sehingga Anda dapat menganalisis lamanya posisi dibekukan dan melacak perkembangannya dalam siklus hidup.

Sumber data

Tersedia sebagai kolom standar pada objek posisi di Workday HCM.

Contoh
Terbuka, disetujuiTerisiDibekukanDitutup
Waktu selesai
EndTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas selesai. Digunakan untuk menghitung durasi setiap aktivitas.
Deskripsi

Waktu selesai menandai berakhirnya aktivitas tertentu. Waktu mulai menunjukkan kapan peristiwa dimulai. Dengan menggabungkan waktu mulai dan waktu selesai, Anda dapat menghitung waktu pemrosesan peristiwa tersebut.

Informasi ini sangat berguna untuk aktivitas yang tidak berlangsung seketika, seperti tahap peninjauan kepatuhan. Dengan membandingkan waktu selesai suatu aktivitas dengan waktu mulai aktivitas berikutnya, Anda dapat mengukur waktu pemrosesan dan waktu tunggu secara akurat, lalu memahami efisiensi proses dengan lebih baik.

Mengapa ini penting

Atribut ini diperlukan untuk menghitung durasi aktivitas secara akurat dan membedakan waktu pemrosesan aktif dari waktu tunggu.

Sumber data

Beberapa langkah proses bisnis Workday mencatat waktu mulai dan selesai secara eksplisit. Jika tidak, waktu selesai dapat ditentukan dari waktu mulai peristiwa berikutnya dalam kasus yang sama.

Contoh
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
Jabatan posisi
PositionTitle
Jabatan khusus untuk suatu posisi, seperti 'Analis Keuangan Senior' atau 'Lead Software Engineer'.
Deskripsi

Jabatan posisi adalah nama resmi peran yang ditampilkan kepada pengguna. Jabatan ini lebih spesifik daripada kelompok pekerjaan atau Job Profile dan biasanya tercantum di iklan lowongan atau bagan organisasi.

Analisis atribut ini penting untuk memahami perubahan posisi secara terperinci. Misalnya, dalam analisis reklasifikasi, Anda dapat melihat apakah jabatan berubah secara signifikan. Atribut ini juga digunakan dalam dashboard penyeragaman untuk memeriksa konsistensi penamaan jabatan serupa di berbagai departemen.

Mengapa ini penting

Memberikan detail peran secara spesifik, yang penting untuk menganalisis reklasifikasi dan penyeragaman peran.

Sumber data

Kolom standar pada objek posisi di Workday HCM.

Contoh
Manajer Produk SeniorMitra Bisnis HR IIAkuntan Madya
Jenis posisi
PositionType
Mengelompokkan posisi berdasarkan ketentuan kerja, seperti penuh waktu, paruh waktu, atau kontraktor.
Deskripsi

Jenis posisi, yang di Workday sering disebut 'Worker Type' atau 'Time Type', mengelompokkan jenis hubungan kerja yang terkait dengan posisi. Atribut ini menjadi dasar perencanaan dan pengelolaan tenaga kerja.

Dalam process mining, dimensi ini memungkinkan Anda membandingkan proses pengelolaan posisi untuk berbagai jenis pekerja. Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah proses persetujuan kontraktor lebih cepat atau lebih sederhana daripada proses untuk karyawan penuh waktu. Hasilnya dapat menunjukkan peluang perbaikan proses.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan proses pengelolaan posisi untuk berbagai kategori pekerja, seperti penuh waktu dan kontraktor, guna menemukan peluang perbaikan.

Sumber data

Tersedia dalam definisi posisi, sering kali dengan nama 'Worker Type' atau 'Time Type'.

Contoh
Penuh waktu regulerParuh waktu regulerKontraktor berjangka tetap
Job Profile
JobProfile
Templat standar untuk suatu pekerjaan yang menetapkan karakteristik utama, seperti tanggung jawab dan kualifikasi.
Deskripsi

Job Profile adalah elemen dasar dalam arsitektur pekerjaan Workday. Job Profile berfungsi sebagai templat yang mendefinisikan pekerjaan, termasuk jabatan, kualifikasi, dan tingkat kompensasi standar. Posisi merupakan penerapan Job Profile di departemen tertentu.

Atribut ini penting untuk memahami penyeragaman proses. Analisis proses berdasarkan Job Profile dapat menunjukkan apakah jenis peran tertentu memiliki siklus persetujuan lebih lama atau lebih sering memerlukan pengerjaan ulang. Atribut ini juga penting untuk melacak reklasifikasi saat posisi berpindah dari satu Job Profile ke Job Profile lain.

Mengapa ini penting

Menghubungkan posisi dengan templat pekerjaan standar, sehingga variasi proses dapat dianalisis berdasarkan karakteristik peran yang telah distandardisasi.

Sumber data

Kolom wajib untuk setiap posisi di Workday HCM dan bagian utama dari model data Staffing.

Contoh
JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
Lokasi
Location
Lokasi kerja fisik atau logis yang terkait dengan posisi.
Deskripsi

Atribut lokasi menunjukkan tempat atau kantor geografis posisi tersebut. Nilainya dapat berupa alamat gedung tertentu, negara atau wilayah, maupun 'Jarak jauh'.

Analisis berdasarkan lokasi dapat mengungkap perbedaan kinerja proses antarwilayah, seperti variasi waktu persetujuan atau tingkat kepatuhan. Analisis ini membantu mengetahui apakah proses sudah seragam secara global atau praktik lokal menimbulkan penyimpangan.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis geografis untuk menemukan perbedaan proses, variasi kepatuhan, atau hambatan khusus lokasi.

Sumber data

Atribut standar yang dapat ditetapkan ke posisi di Workday HCM.

Contoh
New York, Amerika SerikatLondon, Britania RayaJarak jauh (Jerman)
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data terakhir diekstrak dari sistem sumber dan diperbarui di alat process mining.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu pembaruan data terbaru. Atribut ini bukan bagian dari data proses, melainkan metadata yang menunjukkan seberapa baru dataset tersebut.

Informasi ini penting bagi semua pengguna analisis karena menunjukkan kemutakhiran data. Pengguna dapat mengetahui apakah insight mencerminkan kondisi operasional terbaru atau masih berdasarkan data yang sedikit lebih lama, sehingga ekspektasi terhadap kebaruan temuan tetap terkelola.

Mengapa ini penting

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan, sehingga mereka memahami kemutakhiran analisis proses dan insight.

Sumber data

Stempel waktu ini dibuat oleh pipeline data atau alat ETL setelah proses pemuatan data selesai.

Contoh
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem asal data, dalam hal ini Workday HCM.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan aplikasi sumber tempat data proses pengelolaan posisi dibuat. Untuk analisis ini, sumbernya selalu Workday HCM. Namun, atribut ini penting di lingkungan perusahaan yang menggabungkan data dari beberapa sistem.

Dengan mencantumkan atribut ini, asal-usul data tetap jelas dan proses dari berbagai platform dapat dibedakan. Atribut ini juga memberikan konteks dan mendukung tata kelola data yang baik.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks penting tentang asal data, memperjelas informasi di lingkungan dengan banyak sistem, dan mendukung standar tata kelola data.

Sumber data

Biasanya berupa nilai tetap ('Workday HCM') yang ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data.

Contoh
Workday HCMWorkdayHCM_Prod
Status kepatuhan
ComplianceStatus
Menunjukkan hasil tahap peninjauan kepatuhan, seperti 'Patuh' atau 'Tidak patuh'.
Deskripsi

Atribut ini mencatat hasil aktivitas formal 'Position Compliance Reviewed'. Hasilnya menunjukkan apakah atribut posisi, riwayat persetujuan, atau alasannya memenuhi kebijakan internal maupun peraturan eksternal.

Atribut ini penting untuk dashboard 'Ikhtisar Kepatuhan Tindakan Posisi'. Atribut ini memungkinkan pemantauan tingkat kepatuhan secara langsung dan membantu auditor atau tim HR menemukan serta menyelidiki posisi yang ditandai tidak patuh, agar tindakan korektif dan mitigasi risiko dapat dilakukan.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung hasil pemeriksaan kepatuhan, sehingga Anda dapat memantau kepatuhan terhadap kebijakan dan menandai kasus berisiko tinggi untuk ditinjau.

Sumber data

Nilai ini kemungkinan dihasilkan oleh langkah tertentu yang dikonfigurasi dalam proses bisnis Workday. Nilainya dapat disimpan sebagai komentar atau kolom khusus.

Contoh
PatuhTidak patuhPerlu ditindaklanjuti
Sudah ditinjau kepatuhannya
IsComplianceReviewed
Penanda boolean yang bernilai true jika aktivitas 'Position Compliance Reviewed' terjadi dalam suatu kasus.
Deskripsi

Penanda ini menunjukkan apakah posisi pernah menjalani peninjauan kepatuhan formal selama siklus hidupnya. Nilainya ditentukan dengan memeriksa apakah aktivitas 'Position Compliance Reviewed' tercatat untuk Position ID tertentu.

Atribut ini menyederhanakan pemantauan kepatuhan dan penghitungan KPI. Anda dapat dengan mudah memfilter kasus yang sudah atau belum ditinjau. Atribut ini juga mendukung penghitungan KPI 'Tingkat Kepatuhan Tindakan Posisi' dengan memudahkan penghitungan jumlah posisi yang patuh.

Mengapa ini penting

Memudahkan pengukuran tingkat kepatuhan dan pemfilteran posisi yang melewati peninjauan wajib untuk dianalisis.

Sumber data

Penanda ini diturunkan dan dihitung pada tingkat kasus. Nilainya menjadi true jika aktivitas 'Position Compliance Reviewed' tercatat dalam log kasus.

Contoh
truefalse
Termasuk pengerjaan ulang
IsRework
Penanda boolean yang bernilai true jika suatu aktivitas dianggap sebagai pengerjaan ulang, misalnya atribut posisi diubah beberapa kali.
Deskripsi

Penanda pengerjaan ulang menunjukkan aktivitas yang berupa koreksi atau pekerjaan berulang. Aktivitas seperti ini sering menandakan proses yang tidak efisien atau masalah kualitas. Biasanya, penanda bernilai true untuk peristiwa seperti 'Atribut posisi diubah' yang terjadi tidak lama setelah posisi dibuat atau muncul beberapa kali secara berurutan.

Atribut hasil perhitungan ini penting untuk dashboard 'Analisis Pengerjaan Ulang Data Posisi'. Atribut ini memudahkan penghitungan tingkat pengerjaan ulang, membantu menemukan penyebab utama dengan menganalisis konteks peristiwa yang ditandai, dan mendukung KPI seperti 'Tingkat Pengerjaan Ulang Data Posisi'.

Mengapa ini penting

Menandai aktivitas pengerjaan ulang yang tidak efisien secara langsung, sehingga Anda dapat mengukur dan menganalisisnya serta menentukan sasaran perbaikan proses untuk mengurangi pemborosan.

Sumber data

Penanda ini diturunkan dari urutan dan frekuensi aktivitas. Misalnya, nilainya menjadi true jika 'Atribut posisi diubah' terjadi lebih dari sekali untuk kasus yang sama.

Contoh
truefalse
Unit bisnis
BusinessUnit
Divisi atau unit bisnis tingkat atas tempat posisi berada, seperti 'Produk Konsumen' atau 'Solusi Perusahaan'.
Deskripsi

Unit bisnis mewakili bagian utama perusahaan dan berada di tingkat yang lebih tinggi daripada departemen dalam hierarki organisasi. Unit ini digunakan untuk pelaporan strategis dan keuangan tingkat atas.

Analisis proses pengelolaan posisi berdasarkan unit bisnis memberikan gambaran strategis tentang dinamika tenaga kerja. Analisis ini dapat menunjukkan perbedaan kecepatan perekrutan, tingkat reklasifikasi, atau efisiensi proses antar divisi utama, sehingga pimpinan dapat memahami kesenjangan operasional secara luas.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis strategis kinerja proses di berbagai divisi utama perusahaan dan membantu pengambilan keputusan di tingkat eksekutif.

Sumber data

Biasanya diterapkan di Workday sebagai 'Worktag' yang dapat ditetapkan ke posisi atau pusat biaya terkait.

Contoh
Produk KonsumenSolusi PerusahaanLayanan Korporat
Waktu persetujuan posisi baru
NewPositionApprovalCycleTime
Total waktu sejak permintaan posisi diajukan hingga posisi dibuat di sistem.
Deskripsi

Atribut ini mengukur waktu siklus dari awal hingga akhir proses persetujuan posisi baru. Nilainya dihitung dari selisih waktu antara peristiwa 'Permintaan posisi dimulai' dan 'Posisi dibuat' untuk Position ID tertentu.

Atribut ini mendukung KPI 'Rata-rata waktu siklus persetujuan posisi baru' dan dashboard terkait. Dengan menghitungnya pada tingkat kasus, Anda dapat menganalisis sebaran waktu siklus, menemukan nilai yang menyimpang, dan menyelidiki faktor yang berkaitan dengan durasi persetujuan yang lebih lama atau lebih singkat, seperti departemen atau jenis posisi.

Mengapa ini penting

Mengukur KPI utama secara langsung, sehingga Anda dapat menganalisis efisiensi persetujuan dan menemukan faktor penyebab keterlambatan.

Sumber data

Dihitung pada tingkat kasus di alat process mining dengan mencari selisih waktu antara aktivitas awal dan akhir tertentu.

Contoh
P5DT6HP12DP2DT12H30M
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas Hire to Retire - Manajemen Posisi

Berikut langkah proses dan pencapaian penting yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar proses Hire to Retire - Manajemen Posisi dapat ditemukan dengan akurat.
6 Disarankan 7 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Anggaran disetujui
Ini adalah pencapaian penting saat departemen keuangan atau manajer anggaran memastikan tersedianya dana untuk posisi baru. Peristiwa ini tercatat saat pemberi persetujuan yang ditunjuk menyelesaikan langkah persetujuan anggaran dalam alur proses bisnis.
Mengapa ini penting

Persetujuan anggaran sering menjadi hambatan utama. Dengan mengukur waktu siklus aktivitas ini, organisasi dapat menyederhanakan peninjauan keuangan dan mempercepat perekrutan.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat dalam riwayat audit proses bisnis 'Create Position' di Workday. Peristiwa ini menandai selesainya langkah persetujuan anggaran.

Pengumpulan data

Stempel waktu penyelesaian langkah persetujuan keuangan atau anggaran dalam log proses bisnis.

Jenis peristiwa explicit
Atribut posisi diubah
Menandakan bahwa satu atau beberapa atribut posisi yang sudah ada, seperti jabatan atau departemen, telah diubah. Peristiwa ini tercatat saat pengguna berhasil menyelesaikan proses bisnis 'Edit Position Restrictions'.
Mengapa ini penting

Perubahan yang sering terjadi dapat menandakan kesalahan entri data, perubahan peran kerja, atau proses yang tidak efisien. Analisis aktivitas ini penting untuk dashboard 'Position Data Rework Analysis' dan peningkatan kualitas data.

Sumber data

Data ini diambil dari log penyelesaian proses bisnis 'Edit Position Restrictions' atau proses serupa di Workday. Jejak audit menunjukkan kolom yang diubah.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Edit Position Restrictions' berhasil diselesaikan.

Jenis peristiwa explicit
Permintaan posisi dimulai
Ini menandai awal siklus hidup pengelolaan posisi, saat permintaan untuk membuat posisi baru diajukan secara resmi. Peristiwa ini tercatat saat pengguna memulai proses bisnis 'Create Position' di Workday.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi peristiwa awal utama dalam proses. Mengukur waktu dari peristiwa ini hingga persetujuan berikutnya penting untuk mengetahui efisiensi seluruh siklus pembuatan posisi.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat dalam log peristiwa proses bisnis Workday. Cari stempel waktu dimulainya transaksi proses bisnis 'Create Position' untuk Position ID terkait.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat proses bisnis 'Create Position' dimulai.

Jenis peristiwa explicit
Posisi dibuat
Aktivitas ini menandai keberhasilan pembuatan posisi dan status resminya di sistem Workday. Peristiwa ini tercatat setelah proses bisnis 'Create Position' berhasil diselesaikan.
Mengapa ini penting

Ini adalah pencapaian penting yang menandai berakhirnya tahap persetujuan dan kesiapan posisi untuk diisi. Data ini diperlukan untuk mengukur KPI waktu siklus persetujuan secara keseluruhan.

Sumber data

Peristiwa ini diambil dari stempel waktu penyelesaian proses bisnis 'Create Position' dalam log peristiwa atau jejak audit Workday.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Create Position' berhasil diselesaikan.

Jenis peristiwa explicit
Posisi dinonaktifkan
Menandakan bahwa posisi tidak lagi aktif dan tidak dapat diisi, biasanya sebagai langkah awal sebelum penutupan resmi. Peristiwa ini tercatat saat proses bisnis 'Inactivate Position' selesai.
Mengapa ini penting

Penonaktifan adalah pencapaian penting dalam siklus hidup posisi dan berbeda dari penutupan akhir. Waktu antara penonaktifan dan penutupan menunjukkan efisiensi administrasi dalam merapikan struktur organisasi.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat dalam log audit Workday setelah proses bisnis 'Inactivate Position' berhasil diselesaikan.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Inactivate Position' berhasil diselesaikan.

Jenis peristiwa explicit
Posisi ditutup
Ini adalah aktivitas terakhir dalam siklus hidup posisi, yang menandai penghapusan posisi secara permanen dari organisasi. Workday mencatat peristiwa ini setelah proses bisnis 'Close Position' berhasil diselesaikan.
Mengapa ini penting

Sebagai peristiwa akhir untuk sebagian besar kasus, aktivitas ini menandai berakhirnya siklus hidup posisi. Data ini penting untuk memahami durasi proses secara keseluruhan dan menjaga akurasi jumlah karyawan.

Sumber data

Data ini diambil dari stempel waktu penyelesaian proses bisnis 'Close Position' dalam jejak audit atau log proses bisnis Workday.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Close Position' selesai.

Jenis peristiwa explicit
Kepatuhan posisi ditinjau
Menandakan bahwa posisi telah menjalani pemeriksaan kepatuhan resmi, misalnya terhadap kebijakan internal atau peraturan eksternal. Peristiwa ini kemungkinan tercatat sebagai langkah 'To Do' atau 'Checklist' tertentu dalam proses bisnis induk.
Mengapa ini penting

Melacak peninjauan kepatuhan penting untuk mengurangi risiko dan memastikan standar organisasi dipatuhi. Aktivitas ini mendukung KPI 'Position Action Compliance Rate' secara langsung.

Sumber data

Peristiwa ini kemungkinan tercatat saat langkah 'To Do' selesai atau saat langkah persetujuan tertentu dalam proses bisnis seperti 'Create Position' atau 'Edit Position' selesai. Analisis sistem diperlukan untuk memastikan mekanisme yang tepat.

Pengumpulan data

Stempel waktu penyelesaian langkah persetujuan atau 'To Do' terkait kepatuhan dalam log proses bisnis.

Jenis peristiwa explicit
Permintaan posisi ditolak
Aktivitas ini menandai berakhirnya permintaan pembuatan posisi tanpa persetujuan. Workday mencatatnya sebagai status akhir 'Denied' pada proses bisnis 'Create Position'.
Mengapa ini penting

Dengan menganalisis permintaan yang ditolak, organisasi dapat menemukan alasan umum penolakan, seperti keterbatasan anggaran atau ketidaksesuaian dengan kebijakan. Temuan ini membantu memperbaiki proses dan memberikan panduan yang lebih baik kepada pemohon.

Sumber data

Data ini diambil dari status akhir instans proses bisnis 'Create Position'. Stempel waktu peristiwa menunjukkan kapan penolakan dilakukan.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat saat pemberi persetujuan memilih tindakan 'Deny' pada langkah proses bisnis.

Jenis peristiwa explicit
Persetujuan HR diajukan
Menandakan bahwa mitra atau perwakilan HR telah meninjau dan menyetujui permintaan posisi. Peristiwa ini tercatat saat pemberi persetujuan dari HR menyelesaikan langkah yang ditugaskan dalam proses bisnis Workday.
Mengapa ini penting

Persetujuan ini menjadi titik pemeriksaan penting untuk memastikan posisi sesuai dengan kebijakan perusahaan dan struktur jabatan. Keterlambatan pada tahap ini dapat memperpanjang waktu siklus secara keseluruhan.

Sumber data

Data ini diambil dari jejak audit Workday untuk proses bisnis terkait. Peristiwa ini menandai selesainya langkah 'HR Approval'.

Pengumpulan data

Stempel waktu penyelesaian langkah persetujuan HR dalam log proses bisnis.

Jenis peristiwa explicit
Persetujuan manajer diajukan
Menandai selesainya peninjauan dan persetujuan oleh manajer perekrutan atau manajer organisasi pengawas. Workday mencatatnya sebagai peristiwa penyelesaian tersendiri untuk langkah persetujuan dalam proses bisnis 'Create Position'.
Mengapa ini penting

Ini adalah salah satu pencapaian awal yang umum dan berpotensi menjadi hambatan. Dengan melacak waktu persetujuan ini, Anda dapat menemukan keterlambatan pada tahap awal alur kerja pembuatan posisi.

Sumber data

Data ini diambil dari jejak audit proses bisnis 'Create Position'. Peristiwa ini menandai selesainya langkah 'Manager Approval'.

Pengumpulan data

Stempel waktu penyelesaian langkah persetujuan manajer dalam log proses bisnis.

Jenis peristiwa explicit
Posisi dibekukan
Menandai tindakan untuk menangguhkan posisi sementara agar tidak dapat diisi. Peristiwa ini tercatat saat pengguna berhasil menyelesaikan proses bisnis 'Freeze Position' di Workday.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk mengelola jumlah karyawan dan anggaran. Dengan menganalisis berapa lama posisi tetap dibekukan, organisasi dapat menemukan keputusan yang tertunda dan mengoptimalkan perencanaan sumber daya.

Sumber data

Data ini diambil setelah proses bisnis 'Freeze Position' selesai. Kolom status posisi biasanya diperbarui sebagai akibat dari peristiwa ini.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Freeze Position' selesai.

Jenis peristiwa explicit
Posisi direklasifikasi
Menandai perubahan resmi pada profil atau klasifikasi jabatan yang terkait dengan posisi. Peristiwa ini tercatat saat proses bisnis 'Change Job' berhasil diselesaikan untuk posisi tertentu.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini membantu memahami restrukturisasi organisasi atau perubahan besar dalam tanggung jawab pekerjaan. Pelacakan reklasifikasi mendukung analisis perubahan tenaga kerja dan kestabilan struktur jabatan.

Sumber data

Data ini diambil dari log penyelesaian proses bisnis 'Change Job' yang diterapkan pada posisi, bukan pada pekerja.

Pengumpulan data

Peristiwa tercatat setelah proses bisnis 'Change Job' berhasil diselesaikan pada suatu posisi.

Jenis peristiwa explicit
Posisi tidak lagi dibekukan
Ini adalah kebalikan dari pembekuan posisi. Posisi yang ditangguhkan kembali aktif dan dapat diisi. Peristiwa ini biasanya diketahui dari perubahan kolom status posisi dari 'Frozen' menjadi 'Active'.
Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai penyelesaian status posisi yang dibekukan. Mengukur waktu dari 'Position Frozen' hingga peristiwa ini penting untuk KPI 'Frozen Position Resolution Time'.

Sumber data

Peristiwa ini dapat diketahui dari perubahan status posisi yang memiliki tanggal berlaku dalam riwayat atau log audit posisi. Dalam konfigurasi tertentu, peristiwa ini juga tercatat secara eksplisit sebagai proses bisnis 'Unfreeze'.

Pengumpulan data

Deteksi perubahan status posisi dari 'Frozen' menjadi 'Active' berdasarkan riwayat bertanggal berlaku.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Workday HCM

Siap memulai?

Dengan templat data ini, Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk mulai meningkatkan proses manajemen posisi. Manfaatkan data Workday HCM untuk mendapatkan wawasan yang lebih jelas dan meningkatkan efisiensi mulai hari ini.

Optimalkan Hire to Retire - Manajemen Posisi di Workday HCM sekarang

Temukan inefisiensi dan kurangi waktu siklus manajemen posisi hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai uji coba gratis selama 14 hari.