Templat Data Pemrosesan Faktur Utang Usaha
Templat Data Pemrosesan Faktur Utang Usaha
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dilacak
- Panduan ekstraksi
Atribut Pemrosesan Faktur Utang Usaha
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivitas
Activity
|
Nama langkah bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi selama siklus pemrosesan faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menjelaskan satu tugas atau perubahan status dalam proses Utang Usaha, seperti 'Faktur diparkir', 'Faktur diteruskan untuk persetujuan', atau 'Faktur dilunasi melalui pembayaran'. Aktivitas ini menjadi unsur penyusun peta proses dan biasanya diambil dari log perubahan, kolom status, atau log workflow di SAP. Menganalisis urutan dan durasi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan hambatan antar tahap, mengukur frekuensi pengerjaan ulang, dan membandingkan pelaksanaan proses aktual dengan prosedur operasi standar. Tingkat perincian aktivitas yang ditetapkan akan memengaruhi kedalaman wawasan yang bisa diperoleh.
Mengapa ini penting
Aktivitas menjadi dasar peta proses. Aktivitas membantu memvisualisasikan alur proses, menemukan hambatan, dan menganalisis penyimpangan.
Sumber data
Diambil dari kode transaksi (BKPF-TCODE), log workflow (SWW_WI2OBJ), atau log perubahan (tabel CDHDR/CDPOS) berdasarkan perubahan pada dokumen faktur.
Contoh
Dokumen faktur dibuatFaktur disetujuiFaktur dilunasi melalui pembayaranBlokir pembayaran ditetapkan
|
|||
|
Faktur
InvoiceNumber
|
Pengenal unik untuk setiap dokumen faktur, yang menjadi ID kasus utama untuk melacak perjalanan faktur dari penerimaan hingga pembayaran. | ||
|
Deskripsi
Nomor Faktur adalah kunci gabungan yang biasanya terdiri dari Kode Perusahaan (BUKRS), Nomor Dokumen (BELNR), dan Tahun Fiskal (GJAHR) di SAP. Kombinasi unik ini memastikan setiap faktur dapat dikenali secara terpisah di seluruh sistem. Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menghubungkan semua peristiwa dan aktivitas terkait, seperti pembuatan, pembukuan, persetujuan, dan pembayaran, ke dalam satu instans proses. Analisis berdasarkan faktur memberikan gambaran menyeluruh tentang siklus hidup faktur. Informasi ini penting untuk menghitung waktu siklus, menemukan variasi proses, dan memahami alur pengerjaan ulang.
Mengapa ini penting
Ini adalah ID Kasus utama yang menghubungkan semua aktivitas terkait faktur, sehingga Anda dapat menganalisis proses Utang Usaha secara menyeluruh untuk setiap faktur.
Sumber data
Dibentuk dari kolom BUKRS, BELNR, dan GJAHR pada tabel SAP BKPF (Accounting Document Header).
Contoh
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
|
|||
|
Waktu peristiwa
EventTime
|
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi. | ||
|
Deskripsi
Waktu peristiwa adalah stempel waktu yang terkait dengan setiap aktivitas dalam proses. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan melakukan semua analisis berbasis waktu. Di SAP, informasi ini sering disimpan di kolom pembuatan (misalnya, BKPF-CPUDT) atau tabel log perubahan (CDHDR-UDATE dan CDHDR-UTIME). Atribut ini penting untuk menghitung indikator kinerja utama, seperti waktu siklus, waktu pemrosesan, dan waktu tunggu antaraktivitas. Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses dari waktu ke waktu, membantu menemukan kapan hambatan terjadi, dan digunakan untuk memeriksa kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan (SLA) atau ketentuan pembayaran.
Mengapa ini penting
Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik durasi, termasuk waktu siklus dan hambatan, serta menjadi dasar analisis kinerja.
Sumber data
Dari tabel SAP seperti BKPF (CPUDT/CPUTM untuk pembuatan) atau CDHDR (UDATE/UTIME untuk perubahan).
Contoh
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
|
|||
|
Alasan blokir pembayaran
PaymentBlockReason
|
Kode yang menunjukkan alasan faktur diblokir agar tidak dibayar. | ||
|
Deskripsi
Jika terdapat selisih pada faktur atau faktur sedang ditinjau, blokir pembayaran dapat diterapkan agar faktur tidak dimasukkan ke proses pembayaran. Atribut ini mencatat alasan pemblokiran, seperti ketidaksesuaian jumlah atau perbedaan harga. Informasi ini penting untuk menganalisis pengecualian. Informasi ini membantu mengelompokkan akar penyebab keterlambatan pembayaran dan pengerjaan ulang, serta mendukung dashboard 'Analisis Pengecualian dan Selisih'. Dengan memahami alasan pemblokiran yang paling sering terjadi, Anda dapat melakukan perbaikan proses yang tepat sasaran untuk mengurangi pengecualian.
Mengapa ini penting
Menunjukkan akar penyebab keterlambatan pembayaran, sehingga Anda dapat melakukan analisis terarah untuk mengurangi pengecualian, pengerjaan ulang, dan waktu pemrosesan faktur.
Sumber data
Dari kolom ZLSPR pada tabel SAP BSEG (Accounting Document Segment).
Contoh
RIA
|
|||
|
Jumlah bruto faktur
InvoiceGrossAmount
|
Nilai bruto total faktur, termasuk pajak dan biaya lainnya, dalam mata uang asli dokumen. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan nilai keuangan total sebuah faktur. Data ini penting untuk memahami dampak dan karakteristik keuangan faktur yang diproses. Di SAP, jumlah ini dapat ditemukan di berbagai tabel, bergantung pada jenis dokumen, misalnya BSEG untuk dokumen keuangan. Dalam analisis, jumlah faktur digunakan untuk memprioritaskan faktur bernilai tinggi, memahami nilai transaksi dalam proses Utang Usaha, dan mengelompokkan analisis. Misalnya, Anda dapat menganalisis apakah faktur bernilai tinggi memiliki waktu siklus lebih lama atau mengikuti jalur persetujuan yang berbeda. Data ini juga menjadi dasar KPI keuangan.
Mengapa ini penting
Memberi konteks keuangan pada proses, sehingga Anda dapat menganalisis berdasarkan nilai, memprioritaskan faktur bernilai tinggi, dan menghitung KPI keuangan.
Sumber data
Dari tabel item baris SAP seperti kolom WRBTR pada BSEG (Jumlah dalam mata uang dokumen). Perhitungan mungkin diperlukan untuk menggabungkan item baris ke tingkat header.
Contoh
1500.0012550.75980.50
|
|||
|
Ketentuan pembayaran
PaymentTerms
|
Kode yang menetapkan ketentuan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan kemungkinan diskon. | ||
|
Deskripsi
Ketentuan pembayaran adalah aturan yang telah ditetapkan di SAP untuk menentukan perhitungan tanggal jatuh tempo faktur dan diskon tunai. Ketentuan ini ditetapkan pada data induk pemasok dan dapat dicantumkan pada faktur tertentu. Atribut ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan Pembayaran & Diskon' dan KPI 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Lebih Awal'. Dengan menganalisis ketentuan pembayaran, perusahaan dapat menemukan peluang untuk memanfaatkan diskon, memahami dampak keuangan dari jadwal pembayaran, dan memastikan kepatuhan.
Mengapa ini penting
Menetapkan aturan tanggal jatuh tempo dan diskon pembayaran, yang penting untuk optimalisasi keuangan dan pemantauan kepatuhan.
Sumber data
Dari kolom ZTERM pada tabel SAP BSEG (Accounting Document Segment).
Contoh
Z0010001NT30
|
|||
|
Kode perusahaan
CompanyCode
|
Kunci unik yang mewakili badan hukum atau perusahaan dalam organisasi SAP. | ||
|
Deskripsi
Kode Perusahaan adalah unit organisasi mendasar di SAP Financials yang mewakili unit akuntansi independen. Semua transaksi keuangan, termasuk faktur, dibukukan ke kode perusahaan tertentu. Atribut ini penting untuk mengelompokkan analisis proses berdasarkan badan hukum. Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja proses, tingkat kepatuhan, dan efisiensi di berbagai bagian bisnis. Hal ini sangat penting bagi perusahaan multinasional besar dengan beberapa anak perusahaan.
Mengapa ini penting
Memungkinkan analisis proses dikelompokkan berdasarkan badan hukum, sehingga kinerja dapat dibandingkan antarunit bisnis.
Sumber data
Dari kolom BUKRS pada tabel SAP BKPF (Accounting Document Header).
Contoh
10002100US01
|
|||
|
Nama pemasok
VendorName
|
Nama pemasok yang mengirimkan faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini berisi nama resmi pemasok. Di SAP, data induk pemasok (tabel LFA1) ditautkan ke dokumen faktur melalui nomor pemasok (LIFNR) yang tersimpan di header dokumen atau item baris. Analisis berdasarkan pemasok penting untuk dashboard 'Kinerja Pembayaran Pemasok'. Analisis ini memungkinkan Anda melacak waktu pemrosesan faktur, ketepatan waktu pembayaran, dan tingkat pengecualian untuk pemasok tertentu. Wawasan ini membantu mengelola hubungan dengan pemasok, menemukan pemasok yang berulang kali mengirim faktur bermasalah, dan menegosiasikan ketentuan yang lebih baik.
Mengapa ini penting
Memungkinkan analisis kinerja per pemasok, membantu mengelola hubungan dengan pemasok dan menemukan masalah yang terkait dengan pemasok tertentu.
Sumber data
Dari kolom NAME1 pada tabel SAP LFA1, yang ditautkan melalui nomor pemasok (LIFNR) di BKPF atau BSEG.
Contoh
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
|
|||
|
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
|
Pengenal pesanan pembelian yang menjadi dasar penagihan faktur. | ||
|
Deskripsi
Nomor Pesanan Pembelian (PO) menghubungkan faktur dengan proses pengadaan. Untuk faktur yang menggunakan PO, hubungan ini penting untuk pencocokan tiga arah antara PO, penerimaan barang, dan faktur. Atribut ini penting untuk dashboard 'Kinerja Pencocokan PO/GR'. Dengan menganalisis keberadaan dan pencocokan PO, Anda dapat membedakan jenis faktur (dengan PO atau tanpa PO) dan mengukur efisiensi proses pencocokan. Keterlambatan pada tahap ini sering menjadi sumber hambatan proses.
Mengapa ini penting
Menghubungkan faktur dengan proses pengadaan, sehingga Anda dapat menganalisis faktur dengan PO dan tanpa PO serta efisiensi pencocokan tiga arah.
Sumber data
Dari kolom EBELN pada tabel SAP BSEG (untuk faktur FI) atau RSEG (untuk faktur MM).
Contoh
450001712345000175894500018330
|
|||
|
Pemberi persetujuan
Approver
|
Pengguna atau peran yang bertanggung jawab menyetujui faktur untuk dibayar. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan orang yang melakukan aktivitas 'Faktur disetujui'. Di SAP, persetujuan sering dikelola melalui sistem workflow, dan ID pemberi persetujuan dicatat dalam riwayat workflow. Analisis berdasarkan Pemberi persetujuan menjadi inti dashboard 'Analisis Hambatan Persetujuan Faktur'. Analisis ini membantu mengukur waktu persetujuan per orang atau kelompok, menemukan pemberi persetujuan yang konsisten lambat, dan memahami pembagian beban kerja dalam hierarki persetujuan. Data ini penting untuk mengoptimalkan workflow persetujuan, yang sering menjadi hambatan utama.
Mengapa ini penting
Menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas persetujuan, sehingga waktu siklus dan hambatan persetujuan dapat dianalisis per orang atau tim.
Sumber data
Biasanya ditemukan di tabel SAP Business Workflow (misalnya, SWW_WI2OBJ, SWWLOG) dengan menautkan item workflow ke objek faktur dan mengidentifikasi pengguna pada tahap persetujuan.
Contoh
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
|
|||
|
Pengguna pemroses
ProcessorUser
|
Nama pengguna SAP karyawan yang melakukan aktivitas, seperti membukukan atau mengubah faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan pengguna yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses tertentu. Di SAP, pengguna tersebut bisa jadi orang yang membuat dokumen (misalnya, BKPF-USNAM) atau yang melakukan perubahan tertentu (misalnya, CDHDR-USERNAME). Analisis berdasarkan Pengguna pemroses penting untuk memahami kinerja tim dan pembagian beban kerja. Data ini membantu menyusun dashboard 'Distribusi Beban Kerja Pemroses Utang Usaha' dengan melacak jumlah faktur dan rata-rata waktu aktivitas per pengguna. Hasilnya dapat menunjukkan kebutuhan pelatihan, mengenali kinerja terbaik, dan mendukung pembagian tugas yang adil.
Mengapa ini penting
Memungkinkan analisis beban kerja, perbandingan kinerja antar pengguna, serta identifikasi kebutuhan pelatihan atau ketimpangan sumber daya.
Sumber data
Dari kolom USERNAME pada tabel SAP CDHDR (untuk perubahan) atau kolom USNAM pada BKPF (untuk entri dokumen).
Contoh
AJONESSMITHBCWILLIAMS
|
|||
|
Tanggal jatuh tempo faktur
InvoiceDueDate
|
Tanggal batas pembayaran faktur yang dihitung berdasarkan ketentuan pembayaran. | ||
|
Deskripsi
Tanggal Jatuh Tempo Faktur menunjukkan batas waktu pembayaran kepada pemasok agar ketentuan yang disepakati tetap dipenuhi. Di SAP, tanggal ini sering kali tidak disimpan dalam satu kolom, tetapi dihitung berdasarkan tanggal dasar dokumen (BSEG-ZFBDT) dan ketentuan pembayaran (BSEG-ZTERM) yang terkait dengan faktur. Tanggal ini penting untuk dashboard 'Kepatuhan Pembayaran & Diskon'. Tanggal ini digunakan untuk menghitung KPI seperti Tingkat Pembayaran Terlambat dan menemukan faktur yang berisiko terlambat dibayar. Analisis berdasarkan tanggal ini membantu memprioritaskan pekerjaan dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.
Mengapa ini penting
Tanggal ini penting untuk memantau kepatuhan pembayaran, menghitung KPI keterlambatan, dan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.
Sumber data
Dihitung berdasarkan Baseline Date for Due Date Calculation (BSEG-ZFBDT) dan Terms of Payment Key (BSEG-ZTERM).
Contoh
2023-10-312023-11-152024-01-10
|
|||
|
Dibalik
IsReversed
|
Penanda boolean yang menunjukkan apakah dokumen faktur telah dibalik. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menandai faktur yang telah dibatalkan atau dibalik. Peristiwa ini menunjukkan kesalahan serius atau kegagalan proses. Di SAP, dokumen yang dibalik ditautkan ke dokumen pembalik. Menemukan faktur yang dibalik penting untuk memahami kualitas proses dan tingkat kegagalan. Atribut ini membantu memisahkan pengecualian akhir tersebut dari alur proses utama dan memungkinkan analisis akar penyebab khusus untuk memahami alasan pembalikan serta cara mencegahnya.
Mengapa ini penting
Menandai faktur yang dibatalkan. Ini merupakan indikator penting kegagalan proses dan membantu menganalisis akar penyebab kesalahan besar.
Sumber data
Periksa apakah nomor dokumen (BKPF-BELNR) tercantum di kolom BKPF-STBLG (dokumen pembalik) pada dokumen lain.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Diskon yang Hilang
DiscountLost
|
Penanda hasil perhitungan bernilai true jika diskon pembayaran awal yang tersedia tidak dimanfaatkan. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menandai faktur yang menawarkan diskon untuk pembayaran awal, tetapi dibayar setelah masa diskon berakhir. Nilainya dihitung dengan membandingkan tanggal pembayaran dengan tanggal jatuh tempo diskon yang ditentukan dari 'Ketentuan Pembayaran'. Ini KPI keuangan penting untuk 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal'. Atribut ini menunjukkan peluang penghematan biaya yang terlewat. Dengan menganalisis penyebab diskon tidak dimanfaatkan, seperti siklus persetujuan yang panjang atau pembayaran yang diblokir, Anda dapat menentukan proyek perbaikan proses dengan hasil investasi yang jelas.
Mengapa ini penting
Menunjukkan peluang keuangan yang terlewat, mendukung KPI 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal' secara langsung, dan memberi alasan finansial yang jelas untuk melakukan perbaikan proses.
Sumber data
Kolom hasil perhitungan: TRUE jika (Ketentuan Pembayaran menawarkan diskon) DAN (Tanggal Pembayaran > Tanggal Jatuh Tempo Diskon), selain itu FALSE.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Jenis dokumen
DocumentType
|
Kode di SAP yang mengelompokkan dokumen akuntansi dan mengatur cara pemrosesannya. | ||
|
Deskripsi
Jenis Dokumen membedakan berbagai transaksi bisnis, seperti faktur pemasok (KR), nota kredit (KG), atau faktur MM (RE). Klasifikasi ini mengatur hal-hal seperti rentang nomor dan jenis akun yang dapat digunakan untuk pembukuan. Dalam process mining, pemfilteran berdasarkan Jenis Dokumen menghasilkan analisis yang lebih seragam. Misalnya, proses untuk faktur pemasok standar (KR) mungkin sangat berbeda dari proses untuk nota kredit (KG). Menganalisisnya secara terpisah mencegah penggabungan data yang menyesatkan dan memberikan wawasan yang lebih akurat tentang subproses tertentu.
Mengapa ini penting
Memungkinkan analisis dikelompokkan berdasarkan jenis transaksi (misalnya, faktur atau nota kredit), sehingga wawasan proses lebih akurat dan relevan.
Sumber data
Dari kolom BLART pada tabel SAP BKPF (Accounting Document Header).
Contoh
KRREKG
|
|||
|
Mata uang dokumen
DocumentCurrency
|
Kode mata uang (misalnya, USD, EUR) yang digunakan untuk menerbitkan faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menentukan mata uang untuk jumlah faktur. Di SAP, mata uang disimpan pada tingkat header dokumen. Mata uang dokumen penting untuk memastikan jumlah keuangan ditafsirkan dengan benar. Atribut ini memungkinkan analisis proses difilter berdasarkan mata uang dan menjadi prasyarat untuk mengonversi jumlah ke mata uang lokal yang sama demi pelaporan dan agregasi yang terstandar.
Mengapa ini penting
Memberi konteks yang diperlukan untuk menafsirkan jumlah keuangan dan memungkinkan analisis berdasarkan mata uang atau konversi ke mata uang standar.
Sumber data
Dari kolom WAERS pada tabel SAP BKPF (Accounting Document Header).
Contoh
USDEURGBP
|
|||
|
Nomor penerimaan barang
GoodsReceiptNumber
|
Pengenal dokumen penerimaan barang yang terkait dengan faktur berbasis PO. | ||
|
Deskripsi
Untuk faktur yang terkait dengan barang fisik, dokumen Penerimaan Barang (GR) mengonfirmasi bahwa barang telah dikirim oleh pemasok. Nomor ini menghubungkan faktur dengan peristiwa pengiriman tertentu. Atribut ini digunakan dalam dashboard 'Kinerja Pencocokan PO/GR'. Waktu antara pembukuan GR dan pembukuan faktur menjadi metrik penting. Menganalisis hubungan ini membantu memahami proses pencocokan tiga arah secara menyeluruh dan menemukan keterlambatan antara pengiriman barang dan penyelesaian keuangan.
Mengapa ini penting
Melengkapi gambaran pencocokan tiga arah (PO-GR-Faktur), sehingga Anda dapat menganalisis keterlambatan antara pengiriman barang dan pemrosesan faktur.
Sumber data
Dari kolom LFBNR (Document No. of a Reference Document) pada tabel SAP RSEG (Document Item, Incoming Invoice).
Contoh
500000123450000015675000002100
|
|||
|
Otomatis
IsAutomated
|
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh sistem atau pengguna batch, bukan oleh pengguna manusia. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini membedakan aktivitas yang dilakukan secara otomatis (misalnya, oleh pekerjaan batch, EDI, atau sistem OCR) dari aktivitas yang dilakukan secara manual oleh pengguna. Penentuan biasanya dilakukan dengan menganalisis nama pengguna yang terkait dengan aktivitas. Atribut ini menjadi dasar dashboard 'Pemrosesan Manual vs. Otomatis'. Atribut ini membantu mengukur keberhasilan inisiatif otomatisasi, menghitung KPI Tingkat Intervensi Manual, dan menemukan peluang lain untuk mengurangi pekerjaan manual. Memahami titik keterlibatan manusia dan sistem penting untuk meningkatkan efisiensi.
Mengapa ini penting
Membantu mengukur tingkat otomatisasi proses, menemukan hambatan manual, dan melacak dampak inisiatif otomatisasi.
Sumber data
Ditentukan dengan memeriksa apakah ID pengguna (misalnya, CDHDR-USERNAME) termasuk dalam daftar akun sistem, batch, atau layanan yang telah ditetapkan.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
|
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data untuk rekaman ini terakhir kali diperbarui dari sistem sumber. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terbaru dari SAP ECC. Atribut ini bukan bagian dari data transaksi, melainkan metadata yang ditambahkan saat data dimasukkan. Fungsi utamanya dalam analisis adalah memberi konteks tentang kebaruan data yang sedang dilihat. Ini penting untuk dashboard dan laporan karena memberi tahu pengguna seberapa mutakhir analisis yang ditampilkan dan membantu mengatur ekspektasi tentang transaksi terbaru yang sudah tercakup.
Mengapa ini penting
Menunjukkan kebaruan kumpulan data, yang penting untuk memahami seberapa mutakhir wawasan proses dan dashboard.
Sumber data
Metadata ini dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).
Contoh
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
|
|||
|
Sistem sumber
SourceSystem
|
Menunjukkan sistem SAP ECC sumber tempat data diambil. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menentukan sistem pencatatan, seperti SAP System ID (SID), tempat data pemrosesan faktur berasal. Atribut ini sangat penting bagi organisasi yang menggunakan beberapa instans ERP atau gabungan beberapa sistem. Dalam analisis process mining, atribut ini membantu membedakan data dari berbagai sistem yang mungkin memiliki konfigurasi atau variasi proses berbeda. Dengan begitu, Anda dapat membandingkan sistem dan memastikan asal-usul data tercatat dengan jelas, yang penting untuk tata kelola dan validasi data.
Mengapa ini penting
Memastikan data dapat ditelusuri dan memungkinkan analisis proses di lingkungan dengan beberapa instans SAP atau sistem sumber lainnya.
Sumber data
Biasanya berupa nilai tetap yang menunjukkan SAP System ID (SID) dari instans ECC sumber, ditambahkan saat proses ekstraksi data.
Contoh
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
|
|||
|
Terlambat
IsOverdue
|
Penanda terhitung yang bernilai benar jika faktur dibayar setelah tanggal jatuh tempo yang dijadwalkan. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan tanggal aktivitas 'Faktur dilunasi melalui pembayaran' dengan 'Tanggal jatuh tempo faktur'. Jika tanggal pembayaran melewati tanggal jatuh tempo, penanda ini bernilai benar. Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Pembayaran Terlambat' dan dashboard 'Kepatuhan Pembayaran & Diskon'. Atribut ini memudahkan Anda memfilter dan menghitung pembayaran terlambat untuk mengetahui skala masalahnya. Analisis karakteristik faktur yang terlambat (misalnya, berdasarkan pemasok atau kode perusahaan) dapat mengungkap akar penyebabnya.
Mengapa ini penting
Mengukur kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran secara langsung dan menjadi dasar KPI Tingkat Pembayaran Terlambat. Informasi ini membantu memperbaiki hubungan dengan pemasok dan menghindari denda.
Sumber data
Kolom hasil perhitungan: TRUE jika (Tanggal Pembayaran > Tanggal Jatuh Tempo Faktur), selain itu FALSE.
Contoh
truefalse
|
|||
Aktivitas Pemrosesan Faktur Utang Usaha
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Dokumen faktur dibuat
|
Menandai saat dokumen faktur pertama kali dibuat di SAP, baik sebagai dokumen parkir maupun dokumen yang sudah dibukukan sepenuhnya. Ini biasanya menjadi peristiwa pertama yang memiliki stempel waktu untuk suatu faktur dan menjadi titik awal analisis proses. Waktu ini diambil dari tanggal dan waktu entri dokumen di tabel BKPF. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menjadi peristiwa awal utama dalam perjalanan pemrosesan faktur. Dengan menganalisis waktu sejak titik ini, Anda dapat mengukur total waktu pemrosesan dari awal hingga akhir dan menemukan keterlambatan awal dalam entri data.
Sumber data
Peristiwa ini disimpulkan dari stempel waktu pembuatan catatan header dokumen akuntansi. Secara khusus, gabungan Tanggal Entri (BKPF-CPUDT) dan Waktu Entri (BKPF-CPUTM) memberikan stempel waktunya.
Pengumpulan data
Gunakan stempel waktu pembuatan dari tabel header dokumen BKPF (CPUDT, CPUTM).
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Faktur dibalik
|
Dokumen faktur yang telah dibukukan dibatalkan dengan membuat dokumen pembalik. Tindakan ini meniadakan dampak keuangan dari faktur asli. Ini merupakan akhir proses alternatif yang sering kali menunjukkan hasil negatif. | ||
|
Mengapa ini penting
Pembalikan dapat menandakan kesalahan, seperti entri data yang keliru atau faktur duplikat. Melacak frekuensi dan alasan pembalikan membantu menemukan peluang untuk meningkatkan kualitas data dan memastikan pekerjaan benar sejak awal.
Sumber data
Peristiwa ini diidentifikasi dari tabel header dokumen (BKPF). Kolom Reversal Document (BKPF-STBLG) pada dokumen asli akan terisi. Waktu peristiwa menggunakan tanggal pembukuan dokumen pembalik.
Pengumpulan data
Cari dokumen pembalik di BKPF.STBLG, lalu ambil waktu dari tanggal pembukuan dokumen tersebut.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Faktur dibukukan
|
Faktur dicatat secara resmi di Buku Besar, sehingga menimbulkan kewajiban keuangan. Dokumen parkir diubah menjadi dokumen yang dibukukan, atau sejak awal dibuat sebagai dokumen yang dibukukan. Ini adalah tahap mendasar dalam akuntansi keuangan. | ||
|
Mengapa ini penting
Pembukuan merupakan tonggak penting yang menetapkan faktur sebagai kewajiban resmi. Tahap ini memisahkan fase entri data dari fase pengelolaan pembayaran aktif.
Sumber data
Diidentifikasi dari tabel header dokumen BKPF. Dokumen yang telah dibukukan memiliki Document Status (BKPF-BSTAT) kosong dan Posting Date (BKPF-BUDAT) yang valid. Waktu peristiwa menggunakan tanggal pembukuan.
Pengumpulan data
Gunakan BKPF.BUDAT untuk dokumen dengan BKPF.BSTAT bukan 'V' (Parked), atau jika status 'V' telah diubah.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Faktur dilunasi melalui pembayaran
|
Faktur telah dibayar lunas dan item terbuka dilunasi dengan dokumen pembayaran. Ini menandai selesainya proses Utang Usaha untuk faktur tersebut. Peristiwa ini dicatat melalui informasi dokumen pelunasan. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah peristiwa akhir utama pada jalur proses yang berhasil. Waktu yang dibutuhkan untuk mencapai aktivitas ini menjadi ukuran penting efisiensi proses secara keseluruhan. Waktu ini juga penting untuk menghitung ketepatan waktu pembayaran dan pemanfaatan diskon.
Sumber data
Peristiwa ini diidentifikasi saat Clearing Document Number (BSEG-AUGBL) dan Clearing Date (BSEG-AUGDT) terisi untuk item baris pemasok. Tanggal pelunasan menjadi waktu peristiwa.
Pengumpulan data
Gunakan Clearing Date (BSEG.AUGDT) saat Clearing Document (BSEG.AUGBL) terisi.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Faktur disetujui
|
Pemberi persetujuan yang ditunjuk telah mengonfirmasi bahwa faktur valid dan siap dibayar. Peristiwa ini dapat dicatat secara eksplisit oleh sistem workflow atau disimpulkan dari penghapusan blokir pembayaran. Ini adalah tonggak penting sebelum pembayaran. | ||
|
Mengapa ini penting
Tonggak ini membuka blokir faktur agar dapat dibayar. Keterlambatan sebelum atau sesudah tahap ini menunjukkan jenis masalah yang berbeda, seperti ketersediaan pemberi persetujuan atau penjadwalan proses pembayaran.
Sumber data
Dalam sistem workflow, peristiwa ini dicatat secara eksplisit. Jika tidak, biasanya peristiwa ini disimpulkan dari penghapusan blokir pembayaran, yang tercatat di log perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk kolom BSEG-ZLSPR.
Pengumpulan data
Peristiwa dari sistem workflow atau log perubahan yang mencatat penghapusan blokir pembayaran.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Usulan pembayaran dibuat
|
Faktur telah dimasukkan ke daftar usulan pembayaran sebagai bagian dari proses pembayaran (T-Code F110). Meski belum menjadi pembayaran final, ini menunjukkan niat untuk membayar. Faktur dipilih berdasarkan tanggal jatuh tempo dan ketentuan pembayaran. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah tahap pertama dalam proses pembayaran otomatis. Keterlambatan antara pembuatan usulan dan pelaksanaan pembayaran dapat menunjukkan masalah pada persetujuan atau penjadwalan proses pembayaran.
Sumber data
Peristiwa ini diidentifikasi dengan mencari dokumen faktur di tabel usulan pembayaran, seperti REGUP (Processed Items from Payment Program). Tanggal proses (REGUP-LAUFD) dapat digunakan sebagai waktu peristiwa.
Pengumpulan data
Cari faktur di tabel REGUP dan gunakan tanggal proses pembayaran (LAUFD).
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Blokir pembayaran dihapus
|
Blokir pembayaran yang sebelumnya ditetapkan telah dihapus dari faktur sehingga faktur dapat dibayar. Ini sering menandakan bahwa selisih telah diselesaikan atau persetujuan telah diberikan. Peristiwa ini dicatat dari tabel dokumen perubahan. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandakan bahwa pengecualian telah diselesaikan atau persetujuan telah diberikan. Waktu selama blokir aktif menunjukkan waktu pengerjaan ulang atau waktu tunggu, area penting untuk perbaikan proses.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat dengan melacak perubahan pada kolom Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Log perubahan di tabel CDHDR dan CDPOS mencatat kapan kolom ini dikosongkan.
Pengumpulan data
Lacak entri pembaruan di CDHDR/CDPOS saat kolom BSEG-ZLSPR diubah menjadi kosong.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Blokir pembayaran ditetapkan
|
Faktur diblokir agar tidak dibayar, biasanya karena ada selisih, persetujuan yang belum diberikan, atau masalah lain. Status ini ditetapkan secara eksplisit pada item baris faktur. Peristiwa ini dapat diambil dari tabel dokumen perubahan. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai awal pengecualian atau masa persetujuan. Menganalisis frekuensi dan durasi blokir pembayaran penting untuk menemukan dan mengatasi hambatan proses serta sengketa.
Sumber data
Peristiwa ini dicatat dengan melacak perubahan pada kolom Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Log perubahan di tabel CDHDR dan CDPOS mencatat kapan kolom ini diisi.
Pengumpulan data
Lacak pembuatan entri di CDHDR/CDPOS untuk kolom BSEG-ZLSPR.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Faktur diparkir
|
Menunjukkan faktur yang sudah dimasukkan ke SAP, tetapi belum dibukukan ke buku besar. Tindakan ini secara sengaja menunda pembukuan agar faktur dapat dilengkapi atau disetujui kemudian. Kolom status dokumen di tabel header menunjukkan apakah faktur diparkir. | ||
|
Mengapa ini penting
Faktur yang diparkir menandakan proses sengaja ditunda, biasanya untuk ditinjau atau menunggu informasi yang belum tersedia. Dengan melacak aktivitas ini, Anda dapat menemukan penyebab keterlambatan sebelum faktur resmi dibukukan.
Sumber data
Diidentifikasi dari tabel header dokumen BKPF saat Status Dokumen (BKPF-BSTAT) bernilai 'V' (Diparkir). Waktu peristiwa adalah waktu pembuatan dokumen (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Pengumpulan data
Filter dokumen dengan BKPF.BSTAT = 'V'.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Faktur diteruskan untuk persetujuan
|
Faktur telah diajukan secara resmi melalui workflow persetujuan. Aktivitas ini biasanya bergantung pada sistem workflow eksternal atau perubahan status tertentu di SAP. Tahap ini sering menjadi awal subproses persetujuan. | ||
|
Mengapa ini penting
Tahap ini menandai dimulainya siklus persetujuan. Mengukur waktu dari peristiwa ini hingga 'Faktur disetujui' penting untuk KPI Waktu Siklus Persetujuan Faktur dan untuk menemukan hambatan yang terkait dengan pemberi persetujuan.
Sumber data
Jika SAP Business Workflow digunakan, peristiwa ini dapat diambil dari log workflow (misalnya, SWWLOG). Jika tidak, tahap ini bersifat konseptual dan biasanya disimpulkan dari penetapan blokir pembayaran dengan alasan persetujuan.
Pengumpulan data
Ambil dari log workflow atau simpulkan dari penetapan blokir pembayaran tertentu.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Penerimaan barang cocok
|
Menunjukkan validasi bahwa barang atau jasa yang tercantum pada faktur telah diterima, dengan menautkan faktur ke dokumen penerimaan barang. Ini merupakan komponen ketiga dalam pencocokan tiga arah. Aktivitas ini disimpulkan dari referensi pada item baris faktur. | ||
|
Mengapa ini penting
Pencocokan dengan penerimaan barang memastikan perusahaan telah menerima barang atau jasa yang dibayar. Dengan melacak aktivitas ini, Anda dapat menganalisis KPI waktu pencocokan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur serta menyederhanakan validasi.
Sumber data
Disimpulkan dari item baris pemasok di tabel BSEG dengan memeriksa apakah nomor dokumen penerimaan barang (BSEG-LFBNR) terisi atau menelusuri riwayat pesanan pembelian yang tertaut (Tabel EKBE).
Pengumpulan data
Periksa referensi penerimaan barang di BSEG.LFBNR atau riwayat pesanan pembelian di EKBE.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Pesanan pembelian cocok
|
Aktivitas ini menandakan bahwa item baris faktur berhasil ditautkan ke pesanan pembelian. Ini merupakan tahap validasi penting dalam proses pencocokan tiga arah. Aktivitas ini disimpulkan dari adanya nomor pesanan pembelian pada detail item baris faktur. | ||
|
Mengapa ini penting
Keterlambatan pencocokan pesanan pembelian dapat menjadi hambatan besar. Dengan menganalisis aktivitas ini, Anda dapat mengukur efisiensi pencocokan dan menemukan faktur yang menyimpang dari alur standar berbasis pesanan pembelian.
Sumber data
Disimpulkan dari item baris pemasok di tabel BSEG. Jika kolom Nomor Pesanan Pembelian (BSEG-EBELN) terisi, pencocokan dianggap terjadi saat dokumen dibuat.
Pengumpulan data
Periksa apakah BSEG.EBELN untuk faktur memiliki nilai.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tanggal jatuh tempo lewat, pembayaran belum dilakukan
|
Peristiwa terhitung ini terjadi ketika tanggal saat ini melewati tanggal jatuh tempo bersih faktur, tetapi faktur belum dilunasi. Peristiwa ini menyoroti faktur yang berisiko terlambat atau sudah lewat jatuh tempo. Ini bukan peristiwa yang dicatat langsung oleh sistem. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini penting untuk memantau KPI Tingkat Pembayaran Terlambat. Aktivitas ini menandai lebih awal faktur yang perlu segera ditangani agar terhindar dari denda keterlambatan dan hubungan dengan pemasok yang memburuk.
Sumber data
Ini adalah peristiwa terhitung. Peristiwa ini diperoleh dengan membandingkan tanggal saat ini dengan Net Due Date (BSEG-ZFBDT) untuk semua item faktur yang masih terbuka (belum dilunasi). Waktu peristiwa menggunakan tanggal jatuh tempo itu sendiri.
Pengumpulan data
Tentukan dengan membandingkan tanggal saat ini dengan BSEG.ZFBDT untuk item yang masih terbuka.
Jenis peristiwa
calculated
|
|||
Panduan Ekstraksi
Siap Memulai?
Gunakan templat ini untuk memulai perjalanan process mining Anda. Mulai perbaiki pemrosesan faktur utang usaha dengan wawasan berbasis data hari ini.
Hentikan Denda Keterlambatan: Optimalkan Utang Usaha Sekarang dan Hemat 60%
Hindari pembayaran ganda, otomatisasi pemrosesan, dan tekan biaya hingga 60% dengan platform kami.
Tidak perlu kartu kredit, penyiapan hanya beberapa menit