Templat data pengelolaan perubahan Anda

ID Permintaan Perubahan adalah kode alfanumerik unik yang diberikan kepada setiap permintaan perubahan saat dibuat. ID ini berfungsi sebagai kunci utama untuk satu kasus perubahan, menghubungkan semua tugas, persetujuan, dan log terkait dari awal hingga penutupan.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk merekonstruksi perjalanan setiap perubahan dari awal hingga akhir. Dengan mengelompokkan semua peristiwa berdasarkan ID Permintaan Perubahan yang sama, analis dapat memvisualisasikan alur proses, menghitung durasi kasus, dan membandingkan variasi dalam siklus perubahan. ID ini menjadi dasar analisis di tingkat kasus dan membantu memperjelas perkembangan setiap perubahan di dalam sistem.

ID ini penting untuk melacak dan menghubungkan semua peristiwa yang terkait dengan satu perubahan. ID ini menjadi dasar untuk menemukan proses dan memeriksa kesesuaiannya.

Biasanya terdapat di bagian header atau catatan utama transaksi permintaan perubahan.

Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau tonggak tertentu dalam siklus permintaan perubahan, seperti 'Penilaian Risiko Selesai' atau 'Perubahan Disetujui'. Setiap aktivitas menandai waktu ketika suatu tindakan dilakukan, keputusan dibuat, atau proses beralih ke tahap baru.

Atribut ini menjadi dasar pembuatan peta proses. Nama Aktivitas menentukan simpul dalam grafik proses sehingga analis dapat melihat urutan peristiwa, mengenali jalur yang umum, dan menemukan penyimpangan dari prosedur standar. Analisis aktivitas membantu menemukan hambatan, pengulangan pekerjaan, dan serah terima yang tidak efisien di antara berbagai tahap proses perubahan.

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses sehingga alur proses dapat divisualisasikan dan hambatan, pengerjaan ulang, serta penyimpangan dapat dianalisis.

Biasanya terdapat di log aktivitas, riwayat peristiwa, atau tabel jejak audit yang terkait dengan permintaan perubahan.

Waktu Mulai Peristiwa menandai awal suatu aktivitas dalam siklus permintaan perubahan. Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis serta menghitung durasi aktivitas dan keseluruhan kasus.

Dalam analisis proses, atribut ini digunakan untuk mengurutkan aktivitas dengan benar dan menjadi dasar log peristiwa. Atribut ini diperlukan untuk menghitung semua metrik waktu, seperti waktu siklus antaraktivitas, waktu tunggu, dan durasi total kasus. Dengan menganalisis stempel waktu ini, organisasi dapat mengetahui langkah mana yang paling lama dan menemukan peluang untuk mempercepat proses.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menemukan alur proses, dan menghitung metrik kinerja seperti waktu siklus dan waktu tunggu.

Terdapat di log peristiwa atau jejak audit permintaan perubahan. Nama kolomnya mungkin 'Tanggal Dibuat', 'Tanggal Mulai', atau cukup 'Stempel Waktu'.

Stempel waktu Pembaruan Data Terakhir menunjukkan kapan catatan tertentu terakhir kali diambil dari sistem sumber. Atribut metadata ini penting untuk mengelola alur data dan memastikan analisis menggunakan data terbaru.

Atribut ini membantu teknisi data dan analis mengetahui seberapa mutakhir data yang mereka gunakan. Atribut ini digunakan untuk memantau kondisi proses ekstraksi data dan memastikan analisis process mining didasarkan pada informasi yang relevan dan terbaru. Umumnya atribut ini tidak digunakan untuk analisis proses itu sendiri, tetapi penting untuk tata kelola dan keandalan data.

Memastikan data tetap mutakhir dan membantu memantau kondisi alur data, yang penting bagi keandalan analisis proses.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut Sistem Sumber menunjukkan asal data peristiwa. Di lingkungan yang menggunakan beberapa alat ITSM atau sistem terintegrasi, kolom ini membantu membedakan data dari tiap sumber, menjaga integritas data, dan memberikan konteks yang tepat.

Atribut ini tidak selalu digunakan untuk analisis alur proses utama, tetapi sangat berguna untuk validasi dan tata kelola data. Atribut ini membantu menelusuri masalah pemasukan data dan membandingkan kinerja proses antar sistem atau unit bisnis yang menggunakan platform berbeda. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan satu sistem untuk perubahan infrastruktur dan sistem lain untuk perubahan aplikasi.

Menunjukkan asal data, yang penting untuk validasi data, penelusuran masalah, dan analisis proses yang melibatkan beberapa sistem.

Informasi ini mungkin tersimpan sebagai kolom dalam data sumber atau ditambahkan selama proses ekstraksi dan transformasi data (ETL).

Jenis Perubahan menentukan alur kerja, tahapan persetujuan, dan tingkat urgensi yang diperlukan untuk suatu permintaan perubahan. Perubahan Standar biasanya berisiko rendah dan telah disetujui sebelumnya. Perubahan Normal mengikuti proses penilaian dan persetujuan lengkap. Perubahan Darurat perlu ditangani lebih cepat karena kebutuhan bisnis yang mendesak.

Menganalisis proses berdasarkan Jenis Perubahan merupakan bagian penting dari analisis manajemen perubahan. Cara ini membantu membandingkan kinerja dan kepatuhan berbagai alur kerja perubahan. Misalnya, analis dapat memeriksa apakah perubahan Darurat benar-benar diproses lebih cepat atau perubahan Standar mengikuti alur yang lebih sederhana dan telah disetujui sebelumnya. Pengelompokan ini membantu memahami variasi proses dan memastikan tingkat tata kelola yang sesuai diterapkan.

Atribut ini penting untuk mengelompokkan analisis karena tiap jenis perubahan memiliki alur proses, persyaratan persetujuan, dan ekspektasi kinerja yang berbeda.

Terdapat di catatan utama atau data header permintaan perubahan.

Layanan Bisnis Terdampak menunjukkan kemampuan bisnis utama, seperti 'Layanan Email' atau 'Perbankan Online', yang akan diubah. Atribut ini juga dapat merujuk pada Item Konfigurasi (CI) teknis tertentu, seperti server atau aplikasi yang mendukung layanan bisnis.

Atribut ini memberikan konteks bisnis penting bagi proses manajemen perubahan. Analisis dapat berfokus pada dampak bisnis, bukan hanya aktivitas TI. Misalnya, analis dapat mengetahui layanan mana yang paling sering mengalami perubahan, yang mungkin menunjukkan ketidakstabilan atau tingginya tingkat pembaruan. Atribut ini juga membantu menentukan prioritas perubahan dan menilai risiko dengan menghubungkan perubahan teknis ke fungsi bisnis yang didukungnya.

Menghubungkan perubahan TI dengan konteks bisnis sehingga dapat dianalisis layanan bisnis mana yang paling terdampak oleh aktivitas perubahan dan risiko terkait.

Terdapat di catatan utama permintaan perubahan dan sering ditautkan ke Basis Data Manajemen Konfigurasi (CMDB).

Pengguna Penanggung Jawab adalah orang yang ditugaskan untuk menangani permintaan perubahan atau aktivitas tertentu. Atribut ini memberikan gambaran beban kerja dan tanggung jawab yang lebih terperinci daripada penugasan di tingkat tim.

Analisis data di tingkat pengguna dapat membantu pengelolaan kinerja dan menemukan kebutuhan pelatihan. Analisis ini dapat menunjukkan orang yang ahli dalam proses atau yang mungkin mengalami kesulitan dengan tugas tertentu. Atribut ini juga digunakan untuk menganalisis pengerjaan ulang, misalnya untuk mengetahui apakah perubahan yang ditangani orang tertentu lebih sering ditolak atau memerlukan perbaikan. Namun, gunakan informasi ini secara konstruktif, bukan untuk menghukum.

Memberikan gambaran terperinci untuk menganalisis beban kerja dan kinerja individu, serta membantu menemukan tenaga ahli dan kebutuhan pelatihan dalam tim.

Biasanya terdapat di catatan permintaan perubahan atau detail tingkat tugas, dengan label seperti 'Penerima Tugas' atau 'Ditugaskan Kepada'.

Prioritas Perubahan digunakan untuk menentukan tingkat kepentingan suatu permintaan perubahan. Prioritas membantu tim menjadwalkan pekerjaan dan mengalokasikan sumber daya secara efektif agar perubahan yang paling penting ditangani lebih dahulu. Prioritas sering dihitung berdasarkan potensi dampak perubahan terhadap bisnis dan urgensi penerapannya.

Dalam process mining, prioritas menjadi dimensi penting untuk memfilter dan membandingkan data. Analis dapat memeriksa apakah perubahan berprioritas tinggi benar-benar diproses lebih cepat daripada perubahan berprioritas rendah. Perbedaan yang ditemukan dapat menunjukkan masalah alokasi sumber daya, hambatan persetujuan untuk perubahan penting, atau penerapan aturan prioritas yang tidak konsisten.

Membantu menganalisis apakah perubahan berprioritas tinggi diproses lebih cepat daripada perubahan berprioritas rendah, sekaligus memeriksa efektivitas kebijakan prioritas.

Terdapat di catatan utama atau data header permintaan perubahan.

Status Perubahan menunjukkan tahap permintaan perubahan pada waktu tertentu atau hasil akhirnya. Status biasanya menandai tonggak utama dalam proses dan memberikan gambaran umum tentang kemajuannya.

Atribut ini dapat digunakan dengan dua cara. Sebagai atribut rekam kondisi, atribut ini menunjukkan status terkini semua perubahan yang masih terbuka. Informasi ini berguna untuk dasbor operasional yang memantau jumlah penyelesaian dan pekerjaan tertunda. Sebagai atribut peristiwa, perubahan status dapat dianggap sebagai aktivitas tersendiri dan memperkaya log peristiwa jika data aktivitas terperinci terbatas. Analisis perpindahan status membantu memahami siklus perubahan dan menemukan bagian tempat perubahan tertahan.

Memberikan gambaran kemajuan perubahan sehingga hambatan, jumlah penyelesaian, dan status terkini pekerjaan perubahan yang tertunda dapat dianalisis.

Terdapat di catatan header permintaan perubahan. Riwayat perubahan status mungkin tersedia di log audit.

Tim Penanggung Jawab menunjukkan kelompok orang yang ditugaskan menangani perubahan pada tahap tertentu. Tim ini dapat berupa tim penilai, dewan persetujuan seperti CAB, atau tim teknis yang menerapkan perubahan.

Atribut ini penting untuk menganalisis alokasi sumber daya, pembagian beban kerja, dan serah terima antar tim. Analisis jaringan sosial dapat menunjukkan pola komunikasi dan hambatan di antara berbagai kelompok. Dengan mengukur waktu yang dihabiskan bersama tiap tim, organisasi dapat mengetahui kelompok mana yang kelebihan beban atau bagian mana yang sering mengalami keterlambatan saat tanggung jawab dialihkan.

Atribut ini penting untuk menganalisis serah terima antar tim, menemukan hambatan terkait sumber daya, dan memahami pembagian beban kerja di seluruh organisasi.

Terdapat di catatan permintaan perubahan atau detail tingkat aktivitas. Nama kolomnya mungkin 'Grup Penugasan' atau 'Tim'.

Tingkat Risiko menunjukkan kemungkinan terjadinya kegagalan perubahan dan potensi dampak negatifnya. Penilaian ini menentukan tingkat pengujian, pemeriksaan, dan persetujuan yang diperlukan. Perubahan berisiko tinggi biasanya memerlukan tinjauan yang lebih ketat daripada perubahan berisiko rendah.

Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan risiko. Atribut ini dapat digunakan untuk memeriksa apakah perubahan berisiko tinggi mendapat tinjauan yang sesuai, misalnya oleh Change Advisory Board (CAB). Atribut ini juga membantu menghubungkan tingkat risiko dengan hasil, seperti memeriksa apakah perubahan berisiko tinggi lebih sering gagal. Jika demikian, penilaian risiko atau proses mitigasi mungkin perlu diperbaiki.

Membantu menganalisis apakah kontrol proses dan alur kerja persetujuan sudah sesuai dengan tingkat risiko perubahan yang dinilai.

Terdapat di data header atau detail penilaian risiko permintaan perubahan.

Waktu Akhir Peristiwa menandai selesainya suatu aktivitas. Jika dipasangkan dengan Waktu Mulai Peristiwa, durasi pengerjaan setiap langkah dalam siklus perubahan dapat dihitung dengan tepat.

Atribut ini menjadi dasar analisis kinerja. Selisih waktu mulai dan waktu akhir menunjukkan waktu pengerjaan suatu aktivitas, sedangkan selang antara waktu akhir satu aktivitas dan waktu mulai aktivitas berikutnya menunjukkan waktu tunggu. Pembedaan ini membantu mengetahui apakah keterlambatan disebabkan oleh tugas yang lama atau waktu menganggur di antara tugas, sehingga perbaikan dapat diarahkan dengan tepat.

Atribut ini memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara tepat dan membantu membedakan waktu pengerjaan yang memberi nilai tambah dari waktu tunggu yang tidak memberi nilai tambah.

Sering ditemukan di log aktivitas atau tabel jejak audit. Jika tidak tersedia, nilainya terkadang dapat diturunkan dari waktu mulai peristiwa berikutnya.

Alasan Hasil Perubahan menjelaskan mengapa permintaan perubahan berakhir dengan hasil tertentu. Untuk perubahan yang berhasil, alasannya mungkin 'Berhasil'. Untuk perubahan yang gagal, alasannya dapat berupa 'Tidak berhasil, pemulihan dimulai'. Untuk perubahan yang ditolak atau dibatalkan, alasan dapat menjelaskan keputusan tersebut, seperti 'Justifikasi tidak memadai' atau 'Dibatalkan oleh pemohon'.

Atribut ini penting untuk menganalisis akar penyebab perubahan yang gagal atau ditolak. Dengan mengelompokkan dan menganalisis alasan, organisasi dapat menemukan pola kegagalan yang umum. Misalnya, jika banyak perubahan ditolak karena 'Informasi tidak lengkap', proses pengajuan perubahan mungkin perlu diperbaiki. Data ini membantu menghitung dan memahami KPI seperti Tingkat Kegagalan Perubahan dan Tingkat Persetujuan pada Pengajuan Pertama.

Memberikan data penting untuk menganalisis akar penyebab perubahan yang gagal, ditolak, atau dibatalkan, sehingga kualitas permintaan perubahan berikutnya dapat ditingkatkan.

Terdapat di detail penutupan catatan permintaan perubahan. Nama kolomnya mungkin 'Kode Penutupan', 'Resolusi', atau 'Alasan Penolakan'.

Alasan Perubahan adalah keterangan yang menjelaskan pendorong bisnis di balik permintaan perubahan. Atribut ini menjawab pertanyaan 'Mengapa perubahan ini dilakukan?' dan memberikan konteks, seperti 'Pembaruan keamanan untuk kerentanan kritis' atau 'Fitur baru untuk meningkatkan pengalaman pelanggan'.

Meski sering berupa kolom teks bebas, atribut ini dapat memberikan wawasan kualitatif yang berguna jika dikelompokkan atau dianalisis dengan teknik penambangan teks. Atribut ini membantu memahami kebutuhan perubahan dari berbagai bagian bisnis. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa sebagian besar perubahan dilakukan untuk memperbaiki bug, yang mungkin menandakan masalah kualitas perangkat lunak. Pada periode lain, banyak perubahan mungkin berkaitan dengan proyek strategis.

Memberikan konteks bisnis tentang alasan perubahan diajukan dan membantu menganalisis pendorong utama perubahan dalam organisasi.

Biasanya terdapat di formulir pengajuan awal atau detail header permintaan perubahan.

Dampak Perubahan mengukur potensi pengaruh perubahan terhadap operasional bisnis, layanan, atau infrastruktur. Bersama urgensi, dampak menjadi salah satu faktor utama untuk menentukan prioritas perubahan. Contohnya, perubahan yang memengaruhi layanan penting yang digunakan pelanggan memiliki dampak tinggi.

Analisis berdasarkan dampak membantu memastikan perubahan yang memengaruhi layanan penting ditangani dengan cermat. Pemeriksaan kesesuaian dapat digunakan untuk memastikan perubahan berdampak tinggi selalu melalui tahap persetujuan atau pengujian tertentu. Analisis ini juga memungkinkan perbandingan kinerja, misalnya untuk memeriksa apakah perubahan berdampak tinggi membutuhkan waktu penerapan lebih lama karena tinjauan dan pengujian yang lebih menyeluruh.

Membantu memastikan perubahan yang berdampak besar pada bisnis melalui tinjauan dan pengujian yang lebih ketat, sehingga tata kelola tetap terjaga.

Terdapat di catatan utama atau data header permintaan perubahan.

Tanggal Penyelesaian yang Direncanakan adalah tenggat perubahan yang ditetapkan berdasarkan kebutuhan bisnis atau Perjanjian Tingkat Layanan (SLA). Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu dan kinerja proses manajemen perubahan.

Atribut ini penting untuk analisis kinerja SLA. Dengan membandingkan tanggal penyelesaian aktual dengan tanggal yang direncanakan, organisasi dapat menghitung Tingkat Penyelesaian Tepat Waktu, salah satu indikator kinerja utama. Analisis perubahan yang melewati tanggal rencana dapat membantu menemukan penyebab keterlambatan, seperti hambatan persetujuan, keterbatasan sumber daya, atau perencanaan yang tidak realistis.

Atribut ini penting untuk mengukur kepatuhan terhadap SLA dan penyelesaian tepat waktu, serta membantu menemukan penyebab keterlambatan proses.

Biasanya terdapat di data header permintaan perubahan.

Urgensi Perubahan menunjukkan seberapa cepat perubahan perlu diterapkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Urgensi mencerminkan batas waktu perubahan, terpisah dari potensi dampaknya. Perubahan mungkin berdampak kecil tetapi sangat mendesak, misalnya perbaikan masalah kecil sebelum kampanye pemasaran dimulai.

Urgensi menjadi komponen penting dalam penghitungan prioritas dan digunakan untuk menganalisis ketepatan waktu proses manajemen perubahan. Analis dapat memeriksa apakah perubahan yang sangat mendesak memang diproses lebih cepat. Perbandingan waktu siklus pada berbagai tingkat urgensi dapat menunjukkan apakah proses tanggap terhadap kebutuhan bisnis atau semua perubahan ditangani dengan kecepatan yang sama, tanpa mempertimbangkan batas waktunya.

Membantu menganalisis ketanggapan proses terhadap kebutuhan bisnis yang sensitif terhadap waktu dengan membandingkan waktu siklus pada berbagai tingkat urgensi.

Terdapat di catatan utama atau data header permintaan perubahan.