Templat data pemrosesan pesanan penjualan Order to Cash

ID pesanan penjualan menjadi dasar process mining dalam proses Order to Cash. ID ini membedakan setiap proses, dari pembuatan hingga penutupan, serta menghubungkan semua aktivitas, peristiwa, dan titik data terkait. Dengan begitu, perjalanan satu pesanan dapat ditelusuri dari awal hingga akhir.

Dalam analisis, atribut ini membantu merekonstruksi siklus hidup setiap pesanan penjualan. Anda dapat menelusuri urutan peristiwa, mengukur durasi antaraktivitas, dan menghitung metrik pada tingkat pesanan. Contohnya, untuk menghitung KPI 'Waktu Siklus Pemenuhan Pesanan', kelompokkan semua aktivitas berdasarkan ID pesanan penjualan, lalu hitung selisih waktu antara peristiwa pertama dan terakhir.

ID ini penting untuk melacak setiap pesanan selama proses berlangsung dan menganalisis waktu siklus, hambatan, serta penyimpangan pada tingkat kasus.

Biasanya terdapat di tabel header dokumen pesanan penjualan pada sistem ERP atau CRM sumber.

Nama aktivitas menjelaskan langkah atau tonggak dalam siklus hidup pesanan penjualan, seperti 'Pesanan penjualan dibuat', 'Pemeriksaan kredit dilakukan', atau 'Barang dikirim'. Setiap aktivitas mencatat tindakan tertentu pada pesanan penjualan dan menjadi bagian dari peta proses.

Analisis sangat bergantung pada atribut ini untuk menampilkan alur proses, menemukan jalur yang umum, dan mengidentifikasi penyimpangan dari prosedur standar. Dengan menganalisis urutan aktivitas, analis dapat menemukan hambatan, pengulangan pekerjaan, seperti aktivitas 'Pesanan penjualan diubah' yang berulang, serta variasi proses yang tidak sesuai kepatuhan. Atribut ini juga menjadi dasar dashboard seperti 'Kepatuhan dan penyimpangan proses' serta KPI seperti 'Tingkat pengerjaan ulang pesanan penjualan'.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses. Dengan begitu, Anda dapat melihat peta proses, menganalisis alur proses, serta menemukan pengerjaan ulang atau penyimpangan.

Sering kali diperoleh dari perubahan status dokumen, log peristiwa, atau kode transaksi di modul penjualan, pengiriman, dan penagihan pada sistem sumber.

Waktu peristiwa adalah stempel waktu yang mencatat saat aktivitas berlangsung. Atribut ini memberi konteks waktu pada proses dan memungkinkan semua peristiwa terkait pesanan penjualan diurutkan secara kronologis.

Stempel waktu ini penting untuk semua analisis berbasis waktu. Gunakan untuk menghitung waktu siklus antara dua aktivitas, mengukur durasi langkah tertentu, serta menemukan keterlambatan atau hambatan. Contohnya, KPI 'Waktu Siklus Pemenuhan Pesanan' dihitung dari selisih waktu peristiwa aktivitas pengiriman terakhir dan aktivitas pembuatan pesanan pertama. Dashboard seperti 'Ringkasan Waktu Siklus Pesanan Penjualan' sepenuhnya bergantung pada atribut ini.

Stempel waktu ini penting untuk menghitung metrik kinerja, seperti waktu siklus dan durasi, yang diperlukan untuk menemukan hambatan.

Biasanya tercatat bersama setiap transaksi atau pembaruan status, dengan label seperti tanggal pembuatan, tanggal perubahan, atau tanggal pembukuan.

Atribut ini mencatat waktu terakhir data dimuat ke lingkungan process mining. Informasi ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis dan berbeda dari waktu peristiwa, yang mencatat kapan aktivitas bisnis benar-benar terjadi.

Informasi ini biasanya tidak digunakan untuk menganalisis alur proses secara langsung. Namun, informasi ini penting untuk tata kelola data dan memastikan hasil analisis dapat diandalkan. Analis dan pengguna bisnis dapat mengetahui seberapa mutakhir wawasan yang dihasilkan. Misalnya, jika pembaruan data terakhir dilakukan seminggu lalu, kesimpulan tentang kinerja saat ini perlu mempertimbangkan hal tersebut.

Informasi ini menunjukkan kemutakhiran data, sehingga analisis menggunakan data terbaru dan kesimpulannya tetap relevan.

Biasanya, alat ekstraksi data (ETL) atau platform process mining membuat dan menyimpan informasi ini saat data dimuat.

Atribut sistem sumber menunjukkan sistem pencatatan tempat data peristiwa dibuat. Di perusahaan modern, proses menyeluruh seperti Order to Cash sering melibatkan beberapa aplikasi, misalnya CRM untuk membuat pesanan dan ERP untuk pemenuhan serta penagihan.

Dalam analisis, atribut ini membantu memahami sistem teknologi yang digunakan dalam proses. Atribut ini juga membantu menemukan titik integrasi dan potensi masalah konsistensi data antar sistem. Analisis aktivitas berdasarkan sistem sumber dapat menunjukkan apakah langkah tertentu ditangani dengan cara berbeda atau lebih sering terlambat, bergantung pada sistem yang digunakan.

Atribut ini memberi konteks tentang asal data. Informasi tersebut penting saat beberapa sistem digunakan, karena membantu menelusuri asal-usul data dan menemukan variasi proses yang terkait dengan sistem tertentu.

Informasi ini sering ditambahkan saat ekstraksi data (ETL) atau tersedia sebagai kolom standar di gudang data.

Atribut nama pengguna menunjukkan orang atau agen otomatis yang bertanggung jawab atas suatu aktivitas. Misalnya, staf penjualan yang membuat pesanan, manajer kredit yang menyetujuinya, atau pengguna sistem yang membukukan pembayaran secara otomatis.

Atribut ini memungkinkan analisis proses dari sisi orang yang menjalankannya. Gunakan untuk menganalisis pembagian beban kerja, membandingkan kinerja antar tim atau individu, dan menemukan kebutuhan pelatihan. Atribut ini juga penting untuk kepatuhan dan jejak audit. Analisis aktivitas berdasarkan pengguna membantu mengungkap siapa yang terlibat dalam pengerjaan ulang atau tindakan yang tidak sesuai kepatuhan. Atribut ini juga menjadi dasar perhitungan KPI 'Tingkat intervensi manual'.

Menunjukkan orang atau sistem yang menjalankan aktivitas, sehingga Anda dapat menganalisis beban kerja, kinerja tim, tingkat otomatisasi, dan kepatuhan.

Biasanya terdapat di log transaksi atau riwayat perubahan dokumen, dengan label seperti 'Dibuat oleh' atau 'Diubah oleh'.

Nilai pesanan menunjukkan nilai keuangan total pesanan penjualan. Metrik keuangan penting ini mengukur besarnya setiap kasus.

Atribut ini sangat berguna untuk analisis proses berdasarkan nilai. Anda dapat memprioritaskan masalah dengan berfokus pada pesanan bernilai tinggi. Misalnya, analis dapat memeriksa apakah pesanan bernilai tinggi memiliki waktu siklus lebih lama atau lebih sering mengalami pengerjaan ulang dibandingkan pesanan bernilai rendah. Atribut ini juga membantu menghitung dampak keuangan dari proses yang tidak efisien, seperti total nilai pesanan yang tertunda akibat hambatan tertentu. Hasilnya dapat menjadi dasar yang kuat untuk mengusulkan perbaikan proses.

Mendukung analisis berdasarkan nilai, sehingga Anda dapat memprioritaskan perbaikan proses pada pesanan bernilai tinggi dan menghitung dampak keuangan dari keterlambatan.

Tersedia di data header pesanan penjualan dan sering dihitung dengan menjumlahkan nilai bersih semua item baris.

Atribut ini menunjukkan pihak eksternal yang menjadi tujuan pemrosesan pesanan penjualan. Nilainya dapat berupa nomor pelanggan unik, nama perusahaan, atau kunci lain yang membedakan satu pelanggan dari pelanggan lainnya.

Dalam process mining, pengenal pelanggan berguna untuk mengelompokkan data. Analis dapat memfilter peta proses untuk melihat proses bagi pelanggan tertentu atau membandingkan alur proses antar kelompok pelanggan, seperti pelanggan strategis dan pembeli sesekali. Analisis ini dapat mengungkap proses khusus atau pelanggan yang sering menyebabkan penyimpangan dan keterlambatan. Hasilnya membantu pengelolaan hubungan pelanggan.

Memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan proses antar pelanggan atau kelompok pelanggan untuk menemukan proses khusus atau akun yang bermasalah.

Terdapat di data header pesanan penjualan dan ditautkan ke data induk pelanggan pada sistem ERP atau CRM sumber.

Pengenal produk, seperti nomor material atau SKU, menunjukkan barang yang dijual. Pesanan penjualan dapat mencakup beberapa produk. Atribut ini biasanya menunjukkan produk utama atau dapat dikelompokkan ke dalam kategori produk untuk analisis tingkat tinggi.

Atribut ini memungkinkan analisis proses Order to Cash berdasarkan produk. Analisis dapat menunjukkan apakah produk tertentu berkaitan dengan waktu pemenuhan yang lebih lama, masalah pengiriman yang lebih sering, atau tingkat pembatalan yang lebih tinggi. Wawasan ini penting untuk perencanaan rantai pasok, pengelolaan stok, dan strategi portofolio produk. Misalnya, jika lini produk tertentu terus mengalami keterlambatan pada langkah 'Dilepas ke gudang', Anda dapat memeriksa tingkat stok atau penempatannya di gudang.

Memungkinkan analisis kinerja proses untuk berbagai produk atau kelompok produk, sehingga Anda dapat menemukan hambatan atau masalah yang terkait dengan produk tertentu.

Terdapat pada tingkat item baris pesanan penjualan. Untuk analisis tingkat kasus, atribut ini dapat diwakili oleh item baris yang paling signifikan atau kategori produk turunan.

Saluran penjualan menunjukkan asal atau cara pelanggan membuat pesanan. Salurannya dapat berupa portal online, tim penjualan langsung, koneksi EDI dengan mitra, atau toko ritel.

Analisis proses berdasarkan saluran penjualan dapat mengungkap perbedaan besar dalam efisiensi dan kepatuhan. Misalnya, pesanan melalui web mungkin sangat otomatis dan cepat, sedangkan pesanan dari tim penjualan langsung mungkin lebih sering diubah secara manual dan memerlukan siklus persetujuan lebih lama. Analisis ini membantu bisnis mengoptimalkan alur proses tiap saluran dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih tepat. Saluran penjualan juga menjadi dimensi penting untuk dashboard seperti 'Hambatan pemenuhan pesanan'.

Memungkinkan perbandingan kinerja proses antar saluran dan membantu menemukan perbedaan dalam efisiensi, otomatisasi, serta kepatuhan.

Informasi ini biasanya tersimpan di data header pesanan penjualan dan sering wajib diisi saat pesanan dibuat.

Saat pesanan penjualan dibatalkan atau item ditolak, alasan penolakan menjelaskan konteks bisnis di balik hasil tersebut. Alasannya bisa berupa “Permintaan pelanggan”, “Harga tidak sesuai”, atau “Stok habis”.

Atribut ini penting untuk menganalisis akar penyebab kegagalan proses. Dengan melihat frekuensi tiap alasan penolakan, bisnis dapat menemukan masalah yang berulang. Misalnya, banyak pembatalan karena “Harga tidak sesuai” bisa menunjukkan masalah pada proses penawaran harga atau data induk. Analisis ini membantu meningkatkan “Tingkat benar sejak awal” dan mengurangi pemborosan dalam proses.

Menjelaskan alasan pesanan gagal, sehingga Anda dapat menelusuri akar masalah pada penetapan harga, persediaan, atau komunikasi dengan pelanggan.

Biasanya tercatat pada tingkat item pesanan penjualan dan dipilih dari daftar kode yang telah ditentukan saat item dibatalkan.

Atribut boolean ini membedakan tugas yang dilakukan pengguna dari tugas yang dijalankan otomatis oleh sistem, seperti pekerjaan latar belakang, API, atau bot RPA. Misalnya, pemeriksaan kredit dapat berjalan otomatis, sedangkan penyelesaian blokir kredit biasanya dilakukan secara manual.

Menganalisis proses dari sisi otomatisasi penting untuk inisiatif transformasi digital. Penanda ini menjadi data utama untuk menghitung KPI “Tingkat intervensi manual”. Anda dapat melihat bagian proses yang sudah banyak diotomatisasi dan bagian yang masih mengandalkan pekerjaan manual. Hasil analisis dapat menunjukkan peluang otomatisasi lebih lanjut untuk menekan biaya, mengurangi kesalahan, dan mempercepat waktu siklus.

Membedakan tugas manual dan otomatis. Informasi ini penting untuk mengukur tingkat otomatisasi dan menemukan peluang perbaikan proses.

Informasi ini dapat diperoleh dari atribut “Nama pengguna”, misalnya dengan mengenali pengguna sistem seperti “BATCH_USER”, atau dari kolom tertentu dalam log peristiwa yang mencatat konteks eksekusi.

Status pesanan menunjukkan tahap siklus hidup pesanan penjualan pada waktu tertentu. Label kategori ini merangkum kondisi pesanan saat itu.

Urutan aktivitas memberikan peta proses yang terperinci, sedangkan atribut status pesanan berguna untuk membuat gambaran proses yang lebih ringkas. Gunakan atribut ini untuk memfilter semua pesanan dengan status tertentu, misalnya pesanan yang 'Ditahan karena kredit'. Analisis durasi pada tiap status juga dapat mengungkap hambatan, seperti pesanan yang terlalu lama berada dalam status 'Menunggu persetujuan'.

Memberikan ringkasan kondisi pesanan, sehingga memudahkan pemfilteran, analisis status, dan identifikasi pesanan yang tertahan pada tahap tertentu.

Ini adalah kolom standar pada header sebagian besar dokumen pesanan penjualan di sistem ERP dan CRM.

Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal faktur dan syarat pembayaran yang disepakati dengan pelanggan. Tanggal ini menetapkan batas waktu pembayaran dan menjadi bagian penting dari proses piutang usaha.

Atribut ini menjadi dasar analisis bagian keuangan dalam siklus Order to Cash. Gunakan sebagai tolok ukur untuk menentukan apakah pembayaran dilakukan tepat waktu, yang menjadi masukan langsung bagi KPI 'Tingkat pembayaran tepat waktu'. Dashboard 'Siklus faktur ke pembayaran' sangat bergantung pada tanggal ini untuk menganalisis perilaku pembayaran dan mengelola modal kerja secara efektif. Bandingkan keterlambatan antara pembuatan faktur dan pembayaran dengan tanggal ini untuk menemukan pelanggan yang lambat membayar.

Penting untuk analisis keuangan. Tanggal ini menjadi dasar penghitungan Tingkat Pembayaran Tepat Waktu dan pengelolaan piutang usaha.

Biasanya tercantum pada dokumen faktur pelanggan dan dihitung dari tanggal faktur serta syarat pembayaran dalam data induk pelanggan atau pesanan penjualan.

Tanggal pengiriman aktual mencatat waktu barang berhasil diterima pelanggan. Data ini sering didasarkan pada bukti pengiriman dari perusahaan pengiriman.

Atribut ini menjadi ukuran pasti keberhasilan pemenuhan pesanan. Gunakan untuk menghitung 'Tingkat pengiriman tepat waktu' dengan membandingkannya terhadap tanggal pengiriman yang diminta dan dikonfirmasi. Selisih waktu antara aktivitas 'Barang dikirim' dan tanggal pengiriman aktual juga dapat menunjukkan kinerja mitra logistik dan metode pengiriman.

Ini adalah bukti akhir pemenuhan pesanan dan penting untuk menghitung Tingkat Pengiriman Tepat Waktu serta total Waktu Siklus Pemenuhan Pesanan secara akurat.

Data ini sering berasal dari sistem logistik atau pengiriman eksternal, lalu diintegrasikan kembali ke ERP. Tanggalnya juga dapat diambil dari waktu aktivitas 'Barang dikirim'.

Setelah memeriksa stok dan jadwal produksi, perusahaan menetapkan tanggal pengiriman yang dikonfirmasi. Tanggal ini mencerminkan komitmen perusahaan kepada pelanggan dan menjadi tolok ukur internal untuk mengukur kinerja pemenuhan pesanan.

Atribut ini penting untuk menilai efisiensi operasional internal. Gunakan dalam KPI 'Tingkat pengiriman tepat waktu' dengan membandingkannya terhadap tanggal pengiriman aktual untuk mengetahui apakah perusahaan memenuhi komitmennya. Perbedaan besar antara tanggal pengiriman yang diminta dan yang dikonfirmasi pada banyak pesanan dapat menandakan masalah sistemik pada perhitungan available-to-promise (ATP) atau perencanaan kapasitas.

Mencerminkan komitmen perusahaan kepada pelanggan dan menjadi tolok ukur internal untuk mengukur ketepatan waktu pengiriman serta keandalan pemenuhan pesanan.

Terdapat di data jadwal pesanan penjualan, yang sering diperbarui setelah pemeriksaan ketersediaan atau proses perencanaan produksi.

Tanggal ini menunjukkan waktu pengiriman yang diinginkan pelanggan. Informasi penting ini dicatat di awal proses dan menjadi tolok ukur utama kepuasan pelanggan terhadap ketepatan waktu pengiriman.

Dalam analisis proses, tanggal pengiriman yang diminta dibandingkan dengan tanggal penting lainnya, seperti tanggal pengiriman yang dikonfirmasi dan tanggal pengiriman aktual, untuk mengukur tingkat layanan. Tanggal ini menjadi masukan utama bagi dashboard 'Kinerja pengiriman tepat waktu' dan digunakan untuk menentukan apakah pengiriman tiba tepat waktu menurut pelanggan. Selisih antara tanggal yang diminta dan tanggal yang dikonfirmasi juga dapat menunjukkan masalah dalam perencanaan dan penjadwalan.

Mencerminkan harapan pelanggan terkait waktu pengiriman dan menjadi dasar untuk mengukur ketepatan waktu pengiriman serta kepuasan pelanggan.

Biasanya terdapat di header pesanan penjualan atau detail item baris, dan dimasukkan saat pesanan dibuat.