Templat data pengelolaan kredit dan penagihan Anda

Nama aktivitas menjelaskan langkah atau tonggak tertentu dalam proses pengelolaan kredit dan penagihan. Aktivitas ini membentuk peta proses dan mencakup tindakan seperti 'Faktur dikirim ke pelanggan', 'Pengingat dikirim', atau 'Pembayaran dialokasikan ke faktur'.

Analisis urutan dan frekuensi aktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu mengungkap alur proses yang sebenarnya, membandingkannya dengan model yang dirancang, serta menemukan penyimpangan, pekerjaan ulang, dan jalur yang tidak efisien. Misalnya, frekuensi tinggi aktivitas 'Sengketa dicatat' dapat menunjukkan masalah pada keakuratan faktur atau kualitas produk.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses. Langkah tersebut menjadi dasar peta proses dan memungkinkan analisis alur serta variasi proses.

Dihasilkan dari berbagai perubahan status, kode transaksi, atau log peristiwa di modul keuangan, penjualan, atau penagihan pada sistem sumber.

Nomor faktur adalah kode alfanumerik unik untuk setiap dokumen faktur. Nomor ini menjadi acuan utama bagi semua aktivitas dan transaksi terkait penagihan tersebut, mulai dari pembuatan hingga pelunasan atau penghapusbukuan.

Dalam process mining, nomor faktur digunakan untuk menghubungkan semua peristiwa terkait, seperti 'Faktur dibuat', 'Pembayaran diterima', dan 'Sengketa dicatat', ke dalam satu kasus. Dengan begitu, seluruh siklus faktur dapat divisualisasikan dan dianalisis dari awal hingga akhir. Pengelompokan proses berdasarkan nomor faktur membantu organisasi menemukan hambatan, melacak waktu siklus, dan memahami perbedaan penanganan tiap faktur.

Ini adalah ID kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait, sehingga seluruh siklus faktur dapat direkonstruksi dan dianalisis dari awal hingga akhir.

Biasanya terdapat di tabel header faktur atau dokumen piutang usaha pada sistem keuangan sumber.

Waktu peristiwa, atau stempel waktu, menunjukkan saat tepat suatu aktivitas berlangsung dalam proses. Data ini memberikan urutan kronologis untuk merekonstruksi rangkaian peristiwa pada setiap kasus faktur. Data ini menjadi dasar analisis berbasis waktu.

Dalam process mining, waktu peristiwa digunakan untuk menghitung metrik kinerja penting, seperti waktu siklus antaraktivitas, durasi total kasus, dan kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan. Contohnya, jeda antara 'Faktur dikirim' dan 'Pembayaran diterima' berdampak langsung pada Days Sales Outstanding (DSO). Analisis stempel waktu membantu menemukan keterlambatan, mengukur efisiensi langkah proses, dan mengidentifikasi hambatan.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung waktu siklus dan durasi, serta melakukan analisis kinerja berbasis waktu.

Biasanya dicatat sebagai tanggal pembuatan dokumen, tanggal pembukuan, atau stempel waktu log sistem yang terkait dengan transaksi atau perubahan status.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu terakhir kali data diambil dari sistem sumber ke lingkungan process mining. Atribut ini menjadi kolom metadata yang menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis.

Mengetahui waktu pembaruan data terakhir penting agar analisis atau dasbor mencerminkan kondisi proses terkini. Informasi ini membantu pengguna memahami data dengan mengetahui batas waktu cakupannya. Hal ini terutama penting saat memantau proses yang sedang berjalan atau KPI yang mendekati waktu nyata, karena menunjukkan seberapa mutakhir wawasan yang tersedia.

Menunjukkan kemutakhiran data, memberi konteks tentang waktu analisis, dan memastikan pengguna mengetahui batas waktu cakupan data.

Biasanya berupa metadata yang dibuat dan disimpan oleh alat ETL atau pipeline data saat data dimasukkan.

Atribut sistem sumber menunjukkan aplikasi atau platform tempat data peristiwa pertama kali dicatat. Dalam lingkungan TI yang kompleks, satu proses seperti kredit hingga kas dapat melibatkan beberapa sistem, misalnya ERP untuk pembuatan faktur dan platform penagihan terpisah untuk proses pengingat pembayaran.

Atribut ini membantu memahami konteks teknologi proses. Atribut ini juga dapat digunakan untuk memvalidasi data, menemukan variasi proses yang spesifik pada sistem tertentu, dan mendiagnosis masalah integrasi antarplatform. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa keterlambatan kerap terjadi saat proses berpindah antara ERP dan perangkat penagihan.

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk memahami variasi proses di berbagai sistem dan memvalidasi data.

Informasi ini sering ditambahkan saat ekstraksi data (ETL) atau tersedia di kolom metadata teknis dalam tabel sumber.

Alasan sengketa mencatat penyebab pelanggan menolak membayar faktur. Alasan umum mencakup harga yang keliru, barang rusak, jumlah barang tidak sesuai, atau dokumen yang tidak lengkap. Informasi ini biasanya dicatat saat kasus sengketa resmi dibuka.

Alasan sengketa merupakan atribut penting untuk analisis akar masalah. Dengan menganalisis frekuensi tiap alasan, perusahaan dapat menemukan masalah sistemik di luar bagian penagihan, seperti masalah pengiriman, keakuratan penagihan, atau pencatatan pesanan penjualan. Process mining juga dapat menunjukkan dampak tiap alasan sengketa terhadap waktu penyelesaian dan alur proses, sehingga proses pengelolaan sengketa dapat disederhanakan.

Membantu menganalisis akar masalah keterlambatan pembayaran dan sengketa, serta menemukan dan memperbaiki masalah di tahap sebelumnya, seperti penagihan, pengiriman, atau penjualan.

Disimpan di modul pengelolaan sengketa, sistem CRM, atau sebagai kode alasan pada faktur atau dokumen piutang usaha.

ID pelanggan adalah kode unik yang mewakili akun pelanggan tertentu di sistem. ID ini menghubungkan faktur dengan pihak yang secara hukum bertanggung jawab atas pembayaran.

Dalam analisis process mining, ID pelanggan menjadi dimensi penting untuk segmentasi. Analis dapat memeriksa kinerja proses untuk pelanggan atau kelompok pelanggan tertentu. Analisis ini dapat mengungkap pola, seperti pelanggan yang kerap terlambat membayar, pelanggan yang paling sering mengajukan sengketa, atau inefisiensi proses yang hanya berdampak pada sebagian pelanggan. Wawasan ini penting untuk menyesuaikan strategi penagihan dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

Memudahkan segmentasi data proses untuk menganalisis perilaku pelanggan, mengidentifikasi akun bermasalah, dan menyesuaikan strategi penagihan.

Tersedia di bagian header dokumen faktur atau melalui tabel data induk pelanggan yang terhubung di sistem keuangan atau penjualan.

Nama penagih menunjukkan individu atau kelompok yang ditugaskan menangani faktur lewat jatuh tempo dan melakukan aktivitas penagihan. Penagih dapat berupa staf akuntansi, agen penagihan khusus, atau tim penagihan.

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja per individu atau tim. Dengan memfilter atau membandingkan proses berdasarkan nama penagih, organisasi dapat menemukan praktik baik dari staf berkinerja tinggi, mengetahui kebutuhan pelatihan, dan menganalisis pembagian beban kerja. Informasi ini penting untuk memahami peran manusia dalam proses penagihan dan dampaknya terhadap hasil, seperti waktu pembayaran dan penghapusbukuan.

Memungkinkan analisis kinerja tim dan individu, pembagian beban kerja, serta efektivitas agen atau strategi penagihan.

Tersedia dalam data transaksi piutang usaha, catatan induk pelanggan, atau modul pengelolaan penagihan tertentu. Atribut ini dapat menggunakan kolom seperti 'Staf akuntansi' atau 'ID pengguna'.

Nilai faktur menunjukkan total tagihan kepada pelanggan yang diharapkan dibayar. Angka ini menjadi informasi keuangan dasar untuk setiap kasus faktur.

Atribut ini penting untuk menganalisis dampak keuangan. Dengan menghubungkan metrik proses dengan nilai faktur, organisasi dapat menentukan prioritas penagihan. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa faktur bernilai tinggi mengalami keterlambatan pembayaran lebih lama atau lebih sering disengketakan. Atribut ini juga membantu menghitung KPI keuangan utama seperti Days Sales Outstanding (DSO) dan mengukur nilai uang yang tertahan akibat hambatan proses atau penghapusbukuan.

Penting untuk analisis keuangan, menentukan prioritas penagihan faktur bernilai tinggi, dan mengukur dampak finansial dari inefisiensi proses.

Kolom standar di data header faktur pada modul piutang usaha atau penagihan di sistem sumber.

Status faktur menunjukkan kondisi faktur saat ini dalam siklusnya. Status berubah seiring terjadinya peristiwa, dari 'Open' saat faktur dibuat menjadi 'Overdue' jika belum dibayar setelah tanggal jatuh tempo, lalu menjadi 'Paid' atau 'Written Off'.

Atribut ini memberikan gambaran kondisi piutang usaha saat ini. Dalam analisis process mining, atribut ini membantu mengelompokkan kasus dan memahami hasil dari berbagai variasi proses. Misalnya, membandingkan alur proses yang berujung pada status 'Disputed' dengan yang berujung pada 'Paid' dapat mengungkap akar masalah yang menghambat pembayaran. Atribut ini juga dapat digunakan untuk memfilter kasus aktif, seperti semua faktur yang saat ini berstatus 'Overdue', lalu menganalisis upaya penagihan yang sedang berlangsung.

Memberikan gambaran jelas tentang kondisi faktur saat ini, sehingga hasil proses dapat dianalisis dan kasus pada tahap tertentu, seperti 'Overdue' atau 'Disputed', dapat difilter.

Biasanya tersedia sebagai kolom status di header faktur atau dokumen piutang usaha.

Tanggal jatuh tempo adalah tanggal pembayaran faktur harus diterima agar dianggap tepat waktu. Tanggal ini biasanya dihitung berdasarkan tanggal pembuatan faktur dan ketentuan pembayaran yang disepakati.

Tanggal ini menjadi tolok ukur penting untuk mengukur kinerja proses penagihan. Tanggal ini digunakan untuk menentukan apakah pembayaran terlambat, memicu prosedur penagihan, dan menghitung laporan umur piutang. Dalam process mining, tanggal jatuh tempo digunakan untuk menghitung KPI seperti tingkat pembayaran tepat waktu dan Days Sales Outstanding (DSO), serta menganalisis efektivitas aktivitas penagihan terhadap tenggat pembayaran.

Menjadi tolok ukur utama untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan penting untuk menghitung KPI seperti DSO serta ketepatan waktu pembayaran.

Tersedia di data header faktur. Tanggal ini dapat berupa kolom langsung atau dihitung dari tanggal faktur dan ketentuan pembayaran.

Tingkat penagihan menunjukkan sejauh mana faktur lewat jatuh tempo telah melewati tahapan komunikasi penagihan resmi. Tingkat ini biasanya ditunjukkan dengan angka atau kode. Misalnya, 'Level 1' dapat berupa pengingat ringan, sedangkan 'Level 4' dapat berupa pemberitahuan terakhir sebelum tindakan hukum.

Analisis tingkat penagihan penting untuk mengevaluasi efektivitas strategi penagihan. Process mining dapat menunjukkan jalur proses yang berujung pada tingkat penagihan lebih tinggi dan apakah tiap tingkat efektif mendorong pembayaran. Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa sebagian besar pembayaran diterima setelah Level 2, sehingga Level 3 dan 4 kurang efektif dan menambah biaya. Temuan ini membantu mengoptimalkan waktu dan isi surat penagihan.

Mengukur intensitas upaya penagihan dan penting untuk menganalisis efektivitas strategi penagihan di setiap tahap.

Tersedia di modul pengelolaan penagihan atau data piutang usaha, biasanya terkait dengan akun pelanggan atau dokumen tertentu yang lewat jatuh tempo.

Ketentuan pembayaran menetapkan syarat transaksi penjualan, terutama terkait waktu pembayaran. Ketentuan ini biasanya ditulis sebagai kode atau teks singkat, seperti 'Net 30' (pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari) atau '2/10 Net 30' (diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, jika tidak, jumlah penuh harus dibayar dalam 30 hari).

Atribut ini memberikan konteks penting untuk tanggal jatuh tempo faktur dan perilaku pembayaran pelanggan. Analisis proses berdasarkan ketentuan pembayaran dapat menunjukkan apakah ketentuan tertentu berkaitan dengan tingkat keterlambatan pembayaran atau sengketa yang lebih tinggi. Atribut ini juga dapat digunakan untuk menilai efektivitas diskon pembayaran awal dan menjadi bahan pertimbangan dalam negosiasi ketentuan pembayaran berikutnya dengan pelanggan, sehingga arus kas dapat dikelola lebih baik.

Memberikan konteks untuk tanggal jatuh tempo faktur dan memungkinkan analisis dampak berbagai kesepakatan pembayaran terhadap tingkat pembayaran tepat waktu serta arus kas secara keseluruhan.

Disimpan di data induk pelanggan atau di header pesanan penjualan dan faktur.

Kode perusahaan adalah pengenal unit organisasi yang mewakili perusahaan independen secara hukum atau area bisnis tersendiri yang menyusun laporan keuangan. Dalam organisasi dengan beberapa entitas, setiap transaksi ditetapkan ke kode perusahaan tertentu.

Atribut ini menjadi dasar analisis di tingkat organisasi. Kinerja proses dapat dibandingkan antarentitas hukum, anak perusahaan, atau unit bisnis. Perbandingan ini dapat menunjukkan perbedaan efisiensi proses, kepatuhan terhadap kebijakan, dan kinerja penagih di berbagai bagian organisasi. Hasilnya dapat membantu membagikan praktik baik dan menstandarkan proses jika diperlukan.

Memungkinkan perbandingan proses dan tolok ukur kinerja antarentitas hukum, anak perusahaan, atau unit bisnis dalam organisasi.

Kolom organisasi standar pada semua dokumen keuangan, termasuk faktur, di sistem ERP.

Mata uang faktur menunjukkan satuan uang, seperti USD, EUR, atau JPY, yang digunakan untuk menerbitkan faktur dan menerima pembayaran. Atribut ini sangat relevan bagi perusahaan yang beroperasi secara internasional.

Process mining biasanya berfokus pada alur proses, bukan konversi mata uang. Namun, atribut ini penting untuk menafsirkan nilai faktur dengan benar. Atribut ini memungkinkan analisis difilter berdasarkan mata uang tertentu atau dikelompokkan untuk melihat apakah transaksi dalam mata uang tertentu memiliki pola berbeda, misalnya karena keterlambatan pemrosesan pembayaran internasional atau strategi penagihan yang berbeda di pasar luar negeri.

Memberikan konteks yang diperlukan untuk memahami nilai faktur dan memungkinkan analisis dikelompokkan berdasarkan mata uang, yang relevan bagi bisnis internasional.

Kolom standar di data header faktur.

Segmen pelanggan mengelompokkan pelanggan berdasarkan karakteristik yang sama. Pengelompokan dapat didasarkan pada industri, seperti manufaktur atau ritel; ukuran, seperti perusahaan besar atau UKM; wilayah geografis; atau nilai strategis, seperti emas, perak, dan perunggu.

Atribut ini memungkinkan analisis proses penagihan yang lebih terarah. Dengan membandingkan kinerja proses antarsegmen, bisnis dapat mengetahui kelompok pelanggan yang memiliki pola atau kendala pembayaran tertentu. Misalnya, pelanggan internasional mungkin mengalami siklus pembayaran lebih lama karena proses perbankan lintas negara. Wawasan ini membantu menyusun strategi dan kebijakan penagihan yang sesuai untuk tiap segmen, sehingga efisiensi dan kepuasan pelanggan meningkat.

Memungkinkan perbandingan antarsegmen pelanggan untuk menyusun strategi dan kebijakan penagihan yang lebih terarah.

Biasanya tersedia di data induk pelanggan dalam sistem CRM atau ERP.