Templat data pengelolaan kontrak Anda

ID kontrak berfungsi sebagai pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa dan aktivitas terkait dengan kontrak tertentu. Dengan ID ini, Anda dapat menganalisis perjalanan setiap kontrak dari awal hingga selesai.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk menyusun kembali siklus setiap kontrak. Atribut ini memastikan semua aktivitas terkait, seperti penyusunan draf, peninjauan, persetujuan, dan penandatanganan, dikaitkan dengan kontrak yang tepat. Dengan begitu, waktu siklus dapat diukur secara akurat dan variasi proses dapat ditemukan.

Ini adalah kunci utama untuk analisis proses. Atribut ini memungkinkan Anda melacak seluruh perjalanan kontrak dan menjaga integritas data.

Ini adalah atribut inti dari objek Perjanjian Kontrak di Icertis.

Nama aktivitas menjelaskan langkah atau tahap tertentu dalam proses pengelolaan kontrak. Peristiwa ini diurutkan berdasarkan stempel waktunya untuk menyusun alur proses setiap kontrak.

Analisis atribut ini menunjukkan urutan operasional, frekuensi setiap aktivitas, dan struktur proses secara keseluruhan. Atribut ini digunakan untuk menemukan jalur proses yang umum, penyimpangan dari prosedur standar, serta aktivitas yang menyebabkan pengerjaan ulang atau keterlambatan, seperti revisi berulang.

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses. Langkah tersebut diperlukan untuk memvisualisasikan peta proses, menganalisis alur proses, dan menemukan hambatan.

Informasi ini biasanya berasal dari log peristiwa atau tabel riwayat workflow di Icertis, yang mencatat perubahan status dan tugas yang dilakukan pada kontrak.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu yang tepat saat aktivitas dimulai atau selesai. Inilah dasar kronologis process mining, yang menunjukkan urutan peristiwa untuk setiap kasus kontrak.

Waktu peristiwa penting untuk semua analisis berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung waktu siklus antaraktivitas, menemukan waktu tunggu, mengukur durasi tahap tertentu seperti negosiasi atau persetujuan, serta menemukan hambatan yang membuat kontrak tertahan dalam waktu lama.

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik kinerja, seperti waktu siklus dan durasi, serta memahami urutan peristiwa.

Ini adalah kolom standar dalam jejak audit atau log riwayat workflow Icertis yang terkait dengan setiap peristiwa tercatat.

Atribut ini menunjukkan departemen bisnis, seperti Legal, Sales, atau Procurement, tempat pengguna yang menjalankan aktivitas bekerja. Atribut ini memberikan gambaran gabungan tentang keterlibatan sumber daya dalam proses.

Analisis berdasarkan departemen penting untuk memahami kolaborasi dan serah terima antar departemen. Analisis ini membantu menemukan keterlambatan yang terjadi secara sistematis, misalnya waktu tunggu yang lama untuk tinjauan hukum setelah pengajuan dari tim penjualan. Hal ini menjadi fokus dashboard 'Keterlambatan serah terima antar departemen'.

Mendukung analisis kinerja departemen dan efisiensi serah terima, serta menyoroti hambatan lintas fungsi.

Data ini mungkin perlu dilengkapi dengan menggabungkannya dengan sistem SDM atau direktori pengguna, menggunakan penanggung jawab aktivitas sebagai kunci. Data tersebut juga mungkin tersimpan langsung di profil pengguna Icertis.

Jenis kontrak mengelompokkan perjanjian berdasarkan tujuan hukum atau bisnisnya. Atribut ini menjadi dasar untuk membagi dan membandingkan siklus hidup kontrak.

Jenis kontrak yang berbeda biasanya memiliki alur proses, tingkat kerumitan, dan SLA yang berbeda. Analisis proses berdasarkan jenis kontrak membantu menentukan perbaikan yang tepat sasaran, misalnya membuat alur kerja yang lebih efisien untuk perjanjian berisiko rendah dengan volume tinggi seperti NDA, dibandingkan MSA yang rumit dan bernilai tinggi. Atribut ini penting untuk KPI 'Analisis variasi kontrak' dan 'Skor kepatuhan kebijakan'.

Memungkinkan proses dikelompokkan untuk membandingkan siklus hidup dan kepatuhan berbagai jenis perjanjian.

Atribut standar ini dikonfigurasi pada objek Contract Agreement di Icertis.

Atribut ini menunjukkan nilai finansial kontrak, seperti nilai total atau nilai tahunan. Nilai ini menjadi metrik bisnis penting untuk menentukan prioritas kontrak dan memahami dampak finansialnya.

Dalam process mining, nilai kontrak digunakan untuk mengelompokkan analisis dan berfokus pada perjanjian bernilai tinggi. Misalnya, Anda dapat menganalisis apakah kontrak bernilai tinggi membutuhkan waktu lebih lama untuk disetujui atau dinegosiasikan. Nilai ini juga membantu penilaian risiko, karena keterlambatan kontrak bernilai tinggi dapat berdampak besar pada pendapatan.

Mendukung penentuan prioritas dan analisis berdasarkan nilai, sehingga upaya perbaikan dapat difokuskan pada kontrak dengan dampak finansial terbesar.

Biasanya, ini adalah kolom mata uang standar pada objek Contract Agreement di Icertis.

Atribut ini menunjukkan individu, tim, atau pengguna otomatis yang menjalankan suatu aktivitas. Nilainya dapat berupa nama pengguna, ID karyawan, atau akun sistem.

Analisis penanggung jawab aktivitas penting untuk memahami alokasi sumber daya, pembagian beban kerja, dan kinerja. Analisis ini membantu menjawab pertanyaan seperti pengguna atau tim mana yang menjadi hambatan, siapa peninjau yang paling efisien, dan bagaimana pekerjaan dibagi. Informasi ini mendukung dashboard 'Distribusi beban kerja peninjau'.

Memungkinkan analisis kinerja berdasarkan pengguna atau tim, serta membantu menemukan ketimpangan beban kerja dan kebutuhan pelatihan.

Informasi ini biasanya tersedia di data riwayat workflow atau jejak audit Icertis dan terhubung ke setiap peristiwa.

Atribut ini menunjukkan status keseluruhan kasus kontrak, misalnya 'Draf', 'Sedang ditinjau', 'Menunggu tanda tangan', atau 'Telah ditandatangani'. Biasanya, atribut ini berada di tingkat kasus dan mencerminkan pencapaian penting terakhir.

Status ini penting untuk dashboard operasional seperti 'Status dan volume kontrak', yang memberikan gambaran terkini tentang alur kontrak. Manajer dapat melihat jumlah kontrak di setiap tahap dan mengetahui di mana pekerjaan menumpuk, sehingga portofolio kontrak dapat dikelola secara proaktif.

Memberikan gambaran umum tentang alur kontrak, yang penting untuk pemantauan operasional dan pengelolaan volume pekerjaan.

Ini adalah kolom status utama pada objek Contract Agreement di Icertis.

Atribut ini mencatat waktu selesainya suatu aktivitas. StartTime menandai waktu mulai, sedangkan EndTime menandai waktu selesai, sehingga rentang waktu aktivitas dapat diketahui.

Waktu mulai dan selesai diperlukan untuk menghitung waktu pemrosesan atau durasi setiap aktivitas dengan akurat. Dengan begitu, Anda dapat melihat langkah mana yang paling banyak menyita waktu dan membedakan waktu pemrosesan aktif dari waktu tunggu antar langkah. Informasi ini penting untuk dashboard seperti 'Hambatan proses persetujuan' dan 'Efisiensi penyusunan dan revisi'.

Memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat dan membantu membedakan waktu pemrosesan dari waktu tunggu.

Seperti StartTime, informasi ini dapat ditemukan di jejak audit atau log riwayat workflow Icertis. Beberapa peristiwa berlangsung seketika, sehingga StartTime sama dengan EndTime.

Metrik hasil perhitungan ini menghitung aktivitas terkait revisi, seperti 'Kontrak diberi usulan perubahan atau direvisi', untuk setiap kasus kontrak. Metrik ini menjadi indikator sederhana namun berguna untuk melihat hambatan dalam proses.

Jumlah revisi yang tinggi dapat menandakan masalah dalam penyusunan atau negosiasi, seperti persyaratan yang kurang jelas, draf awal yang kurang baik, atau negosiasi yang sulit. Metrik ini menjadi masukan langsung untuk KPI 'Tingkat revisi kontrak' dan digunakan di dashboard untuk menemukan kontrak serta variasi proses dengan pengerjaan ulang berlebihan.

Mengukur pengerjaan ulang dalam siklus hidup kontrak dan efisiensi tahap penyusunan serta negosiasi secara langsung.

Nilai ini dihitung dengan menghitung kemunculan aktivitas revisi tertentu untuk setiap 'ContractId' di log peristiwa.

Atribut boolean ini menunjukkan apakah kontrak dibuat menggunakan templat standar yang telah disetujui atau disusun sebagai perjanjian khusus di luar standar. Atribut ini menjadi faktor penting dalam menilai risiko dan kepatuhan.

Kontrak yang menggunakan templat standar biasanya memiliki waktu siklus lebih singkat dan risiko lebih rendah. Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat kepatuhan terhadap templat kontrak' dan membantu menganalisis dampak penggunaan dokumen nonstandar terhadap proses. Atribut ini dapat menunjukkan departemen atau jenis kontrak yang sering menyimpang dari standar, sehingga upaya untuk meningkatkan penggunaan templat dapat diarahkan dengan tepat.

Mengukur kepatuhan terhadap standar perusahaan, yang berkaitan langsung dengan efisiensi proses dan pengurangan risiko.

Informasi ini dapat berasal dari kolom kotak centang pada kontrak atau ditentukan berdasarkan asal dokumen maupun metadatanya di Icertis.

Atribut ini menunjukkan pihak lain yang terlibat dalam perjanjian. Informasi ini memberikan konteks penting untuk menganalisis interaksi dan negosiasi.

Analisis proses berdasarkan pihak lawan dapat mengungkap pola dalam siklus negosiasi. Misalnya, analisis dapat menunjukkan apakah kontrak dengan vendor tertentu selalu membutuhkan waktu negosiasi lebih lama atau lebih banyak revisi. Wawasan ini berguna untuk mengelola hubungan strategis dan menyesuaikan strategi negosiasi, serta mendukung dashboard 'Waktu siklus negosiasi dan pengerjaan ulang'.

Memungkinkan analisis pola negosiasi dan kinerja hubungan dengan pihak eksternal tertentu.

Informasi ini tersimpan sebagai metadata kontrak dan biasanya terhubung ke data induk pihak lawan atau vendor di Icertis.

Atribut ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis. Isinya mencatat tanggal dan waktu terakhir data diekstrak dari sistem sumber.

Informasi ini membantu pengguna memahami seberapa mutakhir wawasan yang ditampilkan di dashboard. Pengguna dapat mengetahui apakah data yang dilihat berasal dari waktu nyata atau sudah berusia beberapa jam atau hari, sehingga memiliki konteks yang tepat saat mengambil keputusan.

Memberi konteks tentang kemutakhiran data agar pengguna memahami seberapa baru analisis proses yang ditampilkan.

Stempel waktu ini dibuat oleh pipeline data atau alat ETL setelah setiap siklus pembaruan data berhasil.

Atribut ini menunjukkan asal data. Untuk proses ini, nilainya adalah 'Icertis'. Informasi ini membantu tata kelola dan pelacakan data, terutama jika data dihimpun dari beberapa sistem.

Dalam analisis, atribut ini dapat digunakan untuk memfilter data berdasarkan sistem sumber tertentu atau membandingkan proses dari sistem yang berbeda, jika relevan. Pada tampilan ini, atribut tersebut menjadi penanda tetap untuk semua peristiwa.

Memastikan asal-usul dan keterlacakan data, yang penting untuk validasi serta pengelolaan data dari berbagai sumber.

Biasanya, nilai tetap ini ditambahkan saat proses ekstraksi dan transformasi data untuk menandai asal data.

Atribut ini diperoleh dengan membandingkan durasi tahap proses tertentu dengan target SLA yang telah ditetapkan. Misalnya, tinjauan hukum dapat ditandai 'Terlambat' jika durasinya melebihi batas standar 48 jam.

Status SLA penting untuk memantau kepatuhan dan mengelola kinerja. Status ini dapat digunakan untuk membuat peringatan dan dashboard, seperti 'Ikhtisar kepatuhan kontrak', yang langsung menyoroti pelanggaran. Dengan begitu, tim dapat memprioritaskan tugas yang terlambat dan manajer dapat memantau kinerja terhadap target utama.

Memberikan gambaran langsung tentang kepatuhan terhadap target tingkat layanan, sehingga tim dapat memprioritaskan pekerjaan dan mengelola kinerja.

Nilai ini dihitung dengan menetapkan aturan bisnis di alat process mining untuk membandingkan stempel waktu dengan ambang SLA yang telah ditentukan, misalnya durasi tinjauan hukum > 2 hari.

Atribut ini menyimpan tanggal berakhirnya masa kontrak. Tanggal ini penting untuk mengelola siklus hidup kontrak setelah ditandatangani dan memicu proses perpanjangan atau penghentian.

Tanggal ini diperlukan untuk memantau efektivitas pengelolaan akhir masa kontrak. Tanggal tersebut menjadi dasar KPI 'Tingkat perpanjangan/penghentian tepat waktu', yang mengukur apakah proses perpanjangan atau penghentian dimulai dan diselesaikan tepat waktu. Dengan begitu, perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan atau terputusnya layanan dapat dihindari.

Penting untuk mengelola perpanjangan dan penghentian kontrak, serta memastikan proses akhir masa kontrak ditangani secara proaktif.

Ini adalah kolom tanggal standar pada objek Contract Agreement di Icertis.

Atribut ini melacak tenggat kewajiban, komitmen, dan hasil kerja utama yang tercantum dalam kontrak setelah kontrak ditandatangani. Satu kontrak dapat memiliki beberapa kewajiban, masing-masing dengan tenggat sendiri.

Pelacakan tanggal ini penting untuk kepatuhan dan pengelolaan risiko setelah kontrak ditandatangani. Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat pemenuhan kewajiban', sehingga organisasi dapat memantau apakah komitmennya dipenuhi tepat waktu dan menangani potensi pelanggaran secara proaktif.

Memungkinkan pemantauan kepatuhan setelah kontrak ditandatangani, yang penting untuk menghindari penalti dan menjaga hubungan bisnis.

Icertis menyediakan modul untuk mengelola kewajiban. Data ini berasal dari kewajiban yang terkait dengan kontrak.

Atribut ini menunjukkan divisi atau unit bisnis internal yang memiliki atau meminta kontrak, seperti 'Penjualan perusahaan Amerika Utara' atau 'Pengadaan global'.

Seperti departemen, atribut ini memungkinkan data proses dirangkum pada tingkat yang lebih tinggi. Anda dapat membandingkan efisiensi proses dan kepatuhan di berbagai bagian organisasi. Wawasan ini berguna bagi manajemen senior dan mendukung keputusan strategis tentang alokasi sumber daya.

Memungkinkan perbandingan kinerja proses tingkat tinggi antar unit organisasi.

Kolom metadata penting ini sering tersedia pada perjanjian kontrak dan menghubungkannya dengan struktur organisasi.

Atribut ini melacak versi dokumen kontrak selama penyusunan, pemberian usulan perubahan, dan revisi. Nilainya biasanya berupa bilangan bulat atau nomor versi mayor.minor.

Versi dokumen menunjukkan tingkat pengerjaan ulang secara langsung. Banyaknya versi kontrak dapat menandakan beberapa putaran perubahan yang perlu ditelusuri penyebabnya. Atribut ini menjadi masukan utama untuk menghitung KPI 'Tingkat revisi kontrak' dan untuk dashboard 'Efisiensi penyusunan dan revisi'.

Mengukur langsung jumlah pengerjaan ulang dan revisi kontrak, serta menyoroti ketidakefisienan dalam penyusunan dan negosiasi.

Icertis menyimpan riwayat versi semua dokumen kontrak. Atribut ini dapat diekstrak dari metadata dokumen atau log peristiwa.

Atribut ini menunjukkan wilayah geografis yang terkait dengan kontrak, seperti EMEA, APAC, atau Amerika Utara. Informasi ini penting bagi organisasi global yang memiliki variasi proses di setiap wilayah.

Analisis berdasarkan wilayah dapat mengungkap perbedaan kinerja proses, persyaratan kepatuhan, atau strategi negosiasi yang dipengaruhi hukum dan budaya bisnis setempat. Analisis ini memungkinkan pembandingan khusus per wilayah dan membantu menemukan praktik terbaik yang dapat diterapkan secara global.

Membantu menemukan variasi kinerja proses dan kepatuhan antarwilayah, yang penting bagi organisasi global.

Biasanya, ini adalah kolom metadata pada objek kontrak di Icertis dan sering termasuk dalam konfigurasi standar.