Templat data pengelolaan pengeluaran Anda

ID laporan pengeluaran adalah kunci unik yang diberikan kepada setiap laporan pengeluaran yang diajukan karyawan. ID ini menghubungkan semua tahap proses, mulai dari pembuatan dan pengajuan hingga persetujuan, kemungkinan penolakan, dan penggantian biaya.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk merekonstruksi kasus. Setiap ID laporan pengeluaran yang unik mewakili satu kejadian proses pengelolaan pengeluaran. Dengan menganalisis perjalanan setiap ID, Anda dapat melihat alur proses, menghitung waktu siklus tiap laporan, dan menemukan perbedaan dalam penanganan laporan.

Ini adalah pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa dalam siklus laporan pengeluaran sehingga seluruh proses dapat ditelusuri dari awal hingga akhir.

Biasanya terdapat di data tingkat header laporan pengeluaran atau di tabel transaksi utama proses pengeluaran.

Nama aktivitas menjelaskan satu tahap atau perubahan status dalam proses pengelolaan pengeluaran. Contohnya, 'Laporan Pengeluaran Dibuat', 'Disetujui Manajer', 'Pelanggaran Kebijakan Ditandai', dan 'Penggantian Biaya Dibayarkan'. Rangkaian aktivitas ini membentuk alur proses untuk setiap laporan pengeluaran.

Dalam analisis process mining, atribut ini penting untuk menemukan model proses yang sebenarnya. Analis dapat menggunakannya untuk melihat peta proses, menemukan hambatan saat aktivitas memakan waktu terlalu lama, mengidentifikasi siklus pengerjaan ulang seperti 'Laporan Dikirim untuk Direvisi', dan menemukan variasi proses yang tidak standar. Kejelasan dan tingkat perincian nama aktivitas berpengaruh langsung pada kualitas wawasan proses.

Atribut ini menentukan tahapan proses sehingga peta proses dapat divisualisasikan dan pola serta penyimpangan alur kerja dapat dianalisis.

Diambil dari log peristiwa, tabel perubahan status, atau catatan transaksi yang terkait dengan laporan pengeluaran.

Waktu peristiwa, atau stempel waktu, mencatat kapan suatu aktivitas terjadi. Data ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa untuk setiap laporan pengeluaran, yang penting untuk merekonstruksi linimasa proses secara akurat.

Dalam process mining, stempel waktu menjadi dasar semua analisis berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung indikator kinerja utama, seperti waktu siklus antaraktivitas, total waktu pemrosesan dari awal hingga akhir, dan waktu tunggu. Dengan menganalisis stempel waktu, organisasi dapat menemukan keterlambatan dalam proses persetujuan, mengukur efisiensi pembayaran penggantian biaya, dan memantau kinerja berdasarkan perjanjian tingkat layanan.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung semua metrik durasi, seperti waktu siklus dan hambatan.

Terdapat dalam log peristiwa atau data transaksi, biasanya dengan label 'Tanggal Pembuatan', 'Stempel Waktu', atau 'Tanggal Peristiwa'.

Stempel waktu pembaruan data terakhir menunjukkan kapan data terakhir kali diekstrak atau disinkronkan dari sistem sumber. Informasi ini menetapkan batas waktu yang jelas untuk data dalam analisis, sehingga semua pihak mengetahui seberapa baru data tersebut.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk menjaga integritas data dan pelaporan. Atribut ini membantu pengguna mengetahui apakah informasi yang dilihat bersifat waktu nyata atau merupakan rekam historis. Hal ini sangat penting untuk dashboard pemantauan yang terus diperbarui dan membutuhkan data terkini. Atribut ini juga membantu menelusuri masalah pada alur data dengan memastikan pembaruan berjalan sesuai jadwal.

Memastikan keterkinian data terlihat jelas, yang penting untuk menjaga akurasi dan relevansi analisis proses atau dashboard pemantauan.

Biasanya dibuat dan disimpan oleh alat integrasi data atau ETL (Extract, Transform, Load) saat proses pemuatan data.

Atribut sistem sumber menunjukkan asal data proses. Di perusahaan modern, pengelolaan pengeluaran dapat melibatkan beberapa sistem terintegrasi, misalnya sistem SDM untuk data karyawan, aplikasi khusus untuk pengajuan pengeluaran, dan ERP untuk pembukuan keuangan. Kolom ini membantu membedakan data dari berbagai sumber tersebut.

Informasi ini berguna untuk memvalidasi data dan memahami lingkungan teknologi yang mendukung proses. Jika masalah proses banyak ditemukan pada data dari sistem tertentu, hal itu dapat menunjukkan masalah integrasi atau masalah pada aplikasi tersebut. Informasi ini juga memberi konteks agar analis memahami sumber data utama untuk setiap tahap proses.

Menunjukkan asal data, yang penting untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan memahami variasi proses di berbagai platform.

Informasi ini sering menjadi bagian dari proses ekstraksi data atau metadata, dan dapat ditambahkan saat persiapan data.

Alasan penolakan adalah kolom teks atau kode yang telah ditentukan untuk menjelaskan mengapa laporan pengeluaran tidak lolos tahap persetujuan. Alasan yang umum antara lain 'Bukti pembayaran tidak ada', 'Kategori tidak tepat', atau 'Pengeluaran melanggar kebijakan'.

Atribut ini sangat berguna untuk menganalisis akar penyebab pengerjaan ulang. Dengan menganalisis alasan penolakan yang paling sering muncul, perusahaan dapat menemukan masalah yang terjadi secara berulang. Misalnya, jika alasan terbanyak adalah 'Bukti pembayaran tidak ada', perusahaan mungkin perlu memperjelas persyaratan dokumentasi atau mempermudah proses melampirkan bukti pembayaran. Wawasan ini membantu menentukan perbaikan proses yang tepat sasaran, meningkatkan tingkat persetujuan pada pengajuan pertama, mengurangi pengerjaan ulang, dan mempersingkat waktu siklus keseluruhan.

Menjelaskan penyebab pengerjaan ulang sehingga perbaikan yang tepat sasaran dapat mengurangi penolakan dan meningkatkan tingkat keberhasilan pada pengajuan pertama.

Dicatat dalam kolom komentar atau daftar pilihan saat pemberi persetujuan memilih tindakan 'Tolak' atau 'Kirim Kembali'.

Atribut ini menunjukkan unit organisasi tempat karyawan pengaju bekerja, seperti 'Penjualan', 'Teknik', atau 'Pemasaran'. Unit ini sering dikaitkan dengan pusat biaya yang menanggung pengeluaran.

Departemen karyawan menjadi dimensi utama untuk analisis perbandingan. Anda dapat memfilter proses berdasarkan departemen untuk menemukan perbedaan perilaku yang signifikan. Misalnya, satu departemen mungkin memiliki tingkat pelanggaran kebijakan atau waktu siklus persetujuan yang jauh lebih tinggi daripada departemen lain. Wawasan ini dapat membantu manajemen menentukan kebutuhan pelatihan khusus, penyesuaian proses, atau penjelasan kebijakan untuk tim tertentu.

Memungkinkan perbandingan antarunit bisnis untuk menemukan perilaku khusus departemen, hambatan, atau masalah kepatuhan.

Biasanya diambil dari catatan data induk karyawan yang ditautkan ke laporan pengeluaran.

Atribut mata uang menunjukkan satuan uang untuk total jumlah. Di organisasi global, karyawan mengajukan pengeluaran dalam berbagai mata uang. Kolom ini memberi konteks yang diperlukan untuk memahami semua nilai uang.

Atribut ini penting untuk analisis keuangan yang akurat, terutama di organisasi multinasional. Dengan atribut ini, nilai uang dapat ditafsirkan dengan benar dan dikonversi ke mata uang yang sama untuk pelaporan gabungan. Tanpanya, membandingkan total jumlah laporan dalam JPY dengan laporan dalam USD tidak akan bermakna. Atribut ini menjadi dasar bagi dashboard yang menampilkan total pengeluaran, biaya rata-rata, dan KPI keuangan di berbagai wilayah.

Memberi konteks penting untuk semua nilai uang sehingga pelaporan keuangan dan perbandingan antarwilayah atau negara dapat dilakukan dengan akurat.

Biasanya disimpan bersama kolom jumlah pada data header laporan pengeluaran.

Penanda pelanggaran kebijakan adalah nilai benar atau salah yang menunjukkan apakah laporan pengeluaran teridentifikasi, secara otomatis atau manual, tidak mematuhi kebijakan pengeluaran perusahaan. Pelanggaran dapat berupa pengeluaran yang melebihi batas, penggunaan vendor yang tidak disetujui, atau dokumen pendukung yang tidak lengkap.

Penanda ini menjadi dasar analisis kepatuhan. Organisasi dapat menggunakannya untuk menghitung tingkat pelanggaran kebijakan secara keseluruhan, lalu menelusuri satu tingkat lebih dalam untuk melihat departemen, kategori pengeluaran, atau karyawan dengan pelanggaran terbanyak. Memahami frekuensi dan jenis pelanggaran membantu menyempurnakan kebijakan, meningkatkan pemeriksaan otomatis, dan memberikan pelatihan yang tepat sasaran untuk mengurangi pengeluaran yang tidak patuh serta pengecualian proses.

Mendukung pemantauan kepatuhan dengan menandai laporan yang tidak patuh, sehingga pelanggaran kebijakan dapat diukur dan dikurangi.

Penanda atau kolom dalam header laporan pengeluaran atau data rincian, yang sering diisi oleh mesin aturan sistem.

Pengaju adalah karyawan yang mengeluarkan biaya dan memulai proses penggantian biaya dengan membuat laporan pengeluaran. Atribut ini biasanya sama untuk semua peristiwa dalam satu kasus laporan pengeluaran.

Atribut 'Pengguna' menunjukkan pelaksana setiap tahap, sedangkan 'Pengaju' tetap menjadi atribut yang sama di tingkat kasus untuk menganalisis perilaku pemilik laporan. Atribut ini memungkinkan analisis yang berfokus pada pengalaman karyawan, misalnya untuk menemukan karyawan yang laporannya sering ditolak atau yang berulang kali melanggar kebijakan. Hasilnya dapat menjadi dasar komunikasi atau pelatihan yang lebih terarah untuk meningkatkan efisiensi proses dan kepatuhan sejak awal.

Menunjukkan pemilik laporan pengeluaran sehingga perilaku karyawan dapat dianalisis, misalnya untuk menemukan pelanggar kebijakan yang berulang atau sumber pengerjaan ulang.

Terdapat dalam data header laporan pengeluaran dan ditautkan ke karyawan yang membuat catatan tersebut.

Atribut pengguna menunjukkan orang atau agen otomatis yang bertanggung jawab menjalankan tahap proses tertentu. Misalnya, karyawan yang mengajukan laporan, manajer yang menyetujuinya, atau anggota tim keuangan yang memproses penggantian biaya.

Analisis proses berdasarkan pengguna penting untuk memahami pembagian beban kerja dan kinerja individu, serta menemukan pihak tertentu yang mungkin menyebabkan keterlambatan. Misalnya, analisis dapat menunjukkan apakah seorang manajer menjadi hambatan dalam alur persetujuan. Analisis ini juga mendukung peninjauan alokasi sumber daya dan membantu memastikan akuntabilitas serta kemudahan audit di seluruh proses.

Menunjukkan pelaksana setiap tahap sehingga beban kerja dan kinerja dapat dianalisis, serta hambatan yang terkait dengan individu atau tim tertentu dapat ditemukan.

Tersedia dalam log peristiwa atau riwayat transaksi, biasanya ditautkan ke ID pengguna atau ID karyawan.

Status laporan menunjukkan posisi laporan pengeluaran dalam proses pada waktu tertentu atau hasil akhirnya. Status biasanya berubah saat laporan melewati tahap pengajuan, persetujuan, pemrosesan, dan pembayaran.

Atribut ini berguna untuk memfilter kasus dan menganalisis kelompok tertentu. Misalnya, Anda dapat berfokus pada laporan 'Ditolak' untuk memahami alasan penolakan, atau laporan 'Menunggu Persetujuan' untuk menyelidiki hambatan yang sedang terjadi. Dalam dashboard, atribut ini memberikan gambaran umum tentang beban kerja saat ini dan status semua laporan pengeluaran yang masih diproses. Atribut ini juga dapat digunakan untuk memvalidasi urutan aktivitas yang dihasilkan untuk process mining.

Memberikan ringkasan status laporan yang berguna untuk memfilter kasus dan membuat dashboard operasional tentang beban kerja saat ini.

Kolom dalam tabel header utama laporan pengeluaran yang diperbarui seiring laporan berjalan melalui alur kerjanya.

Total jumlah adalah penjumlahan semua rincian pengeluaran dalam satu laporan. Nilai inilah yang harus disetujui dan diganti.

Atribut ini penting untuk analisis keuangan dalam process mining. Anda dapat mengelompokkan laporan berdasarkan nilai, misalnya laporan bernilai tinggi dan rendah, yang sering mengikuti jalur persetujuan berbeda. Analis dapat menggunakan atribut ini untuk menghitung biaya rata-rata per laporan, mengukur dampak keuangan dari pengerjaan ulang dan penolakan, serta menemukan tren pengeluaran. Dengan membandingkan total jumlah dan waktu siklus, Anda dapat mengetahui apakah laporan bernilai lebih tinggi membutuhkan waktu persetujuan lebih lama.

Mendukung analisis dampak keuangan, membantu menemukan pola pengeluaran, dan memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan nilai laporan.

Tersedia pada tingkat header data laporan pengeluaran, biasanya dihitung dengan menjumlahkan semua nilai rincian.

Hasil audit mencatat temuan dari langkah audit dalam proses. Audit dapat dilakukan otomatis oleh sistem untuk memeriksa kepatuhan terhadap aturan, atau secara manual oleh tim keuangan maupun audit. Hasilnya biasanya berupa "Lulus", "Gagal", atau "Lulus dengan pengecualian".

Atribut ini mengukur efektivitas pengendalian internal secara langsung. Dengan menganalisis hasil audit, perusahaan dapat menilai tingkat risiko dan kualitas pengajuan. Atribut ini juga membantu menemukan bagian yang pengendaliannya tidak berjalan atau kebijakannya sering disalahartikan. process mining dapat menghubungkan hasil audit dengan atribut lain untuk mengetahui, misalnya, apakah kategori pengeluaran atau departemen tertentu lebih sering gagal dalam audit.

Mengukur kepatuhan dan pemeriksaan pengendalian internal secara langsung, sehingga membantu menilai risiko dan efektivitas aturan audit.

Kolom yang diperbarui oleh mesin aturan otomatis atau pengguna dari tim audit atau keuangan setelah pemeriksaan selesai.

Kategori Pengeluaran adalah dimensi untuk mengelompokkan jenis pengeluaran dalam laporan biaya. Satu laporan dapat memuat beberapa kategori jika terdiri dari sejumlah item.

Analisis proses berdasarkan Kategori Pengeluaran membantu organisasi memahami pola belanja dan melihat perbedaan proses untuk tiap kategori. Misalnya, pengeluaran untuk "Perjalanan Internasional" mungkin memerlukan persetujuan yang lebih rumit dan lama dibandingkan "Perlengkapan Kantor". Atribut ini memungkinkan analisis kepatuhan yang lebih terperinci, termasuk melihat kategori yang lebih sering melanggar kebijakan. Kategori Pengeluaran juga menjadi data penting untuk perencanaan keuangan dan anggaran.

Membantu menganalisis pola belanja dan melihat apakah jenis pengeluaran yang berbeda mengikuti jalur proses atau memiliki tingkat kepatuhan yang berbeda.

Biasanya tercatat pada tingkat item dalam laporan biaya. Untuk analisis tingkat kasus, kategori dapat digabungkan atau kategori yang paling dominan dapat digunakan.

Metode Pembayaran menunjukkan cara karyawan membayar pengeluaran tersebut. Pembayaran biasanya menggunakan kartu perusahaan atau dana pribadi, yang perlu diganti langsung kepada karyawan.

Atribut ini membantu membedakan dua variasi utama proses. Transaksi dengan kartu perusahaan biasanya lebih mudah diverifikasi karena datanya langsung berasal dari penyedia kartu. Pengeluaran dengan dana pribadi memerlukan pemeriksaan lebih teliti dan pembayaran langsung kepada karyawan. Analisis berdasarkan metode pembayaran dapat menunjukkan perbedaan waktu penyelesaian, tingkat kepatuhan, dan biaya pemrosesan di antara kedua jalur ini. Hasilnya dapat membantu melihat peluang untuk mendorong penggunaan kartu perusahaan agar proses lebih efisien.

Membedakan variasi utama proses, yaitu pembayaran dengan kartu perusahaan atau dana pribadi, yang sering kali memiliki tingkat risiko, efisiensi, dan pengendalian berbeda.

Biasanya dicatat pada tingkat item pengeluaran dan menunjukkan sumber dana untuk transaksi tersebut.

Atribut Pemberi persetujuan menunjukkan orang yang menyetujui atau menolak suatu langkah dalam alur kerja. Banyak proses memiliki beberapa tingkat persetujuan, misalnya dari manajer langsung, lalu kepala departemen atau staf keuangan.

Seperti atribut "Pengguna", atribut "Pemberi persetujuan" berguna untuk menganalisis tahap persetujuan, yang sering menjadi sumber keterlambatan. Anda dapat mengukur waktu persetujuan tiap orang untuk menemukan hambatan. Buat dasbor untuk melihat beban kerja dan kinerja para pemberi persetujuan. Informasi ini dapat membantu mengelola sumber daya dan menunjukkan kebutuhan pelatihan tambahan tentang kebijakan pengeluaran.

Menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas persetujuan, sehingga Anda dapat menganalisis keterlambatan, beban kerja, dan konsistensi keputusan.

Tercatat dalam log peristiwa atau riwayat transaksi untuk aktivitas terkait persetujuan.