> Perbaikan proses berkelanjutan > Manajemen perubahan > BMC Helix ITSM

Tingkatkan pengelolaan perubahan

Sederhanakan pengelolaan perubahan di BMC Helix ITSM dengan panduan 6 langkah.
Tingkatkan pengelolaan perubahan
Manajemen perubahan
BMC Helix ITSM

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(12)Target(12)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Tingkatkan manajemen perubahan di BMC Helix ITSM agar rilis lebih cepat dan tetap patuh

ProcessMind membantu Anda menemukan inefisiensi tersembunyi dalam proses pengelolaan perubahan. Temukan hambatan, pahami keterlambatan persetujuan, dan identifikasi konflik sumber daya yang memperlambat operasional. Pantau penyimpangan dari kebijakan yang berlaku untuk menjaga kepatuhan dan mengurangi risiko. Terapkan perbaikan praktis agar penerapan lebih cepat dan operasional berjalan lebih lancar.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan Change Management di BMC Helix ITSM?

Change Management menjadi fondasi operasional TI yang stabil. Proses ini memastikan perubahan pada layanan dan infrastruktur diterapkan dengan lancar dan gangguan seminimal mungkin. Di lingkungan kompleks yang didukung BMC Helix ITSM, Change Management yang efektif penting untuk menjaga keandalan layanan, meningkatkan keamanan, dan mempercepat peluncuran fitur baru atau pembaruan penting. Namun, pengelolaan perubahan sering menimbulkan kendala, seperti penumpukan permintaan persetujuan, gangguan layanan yang tak terduga, dan pelanggaran kepatuhan. Proses yang tidak efisien di lingkungan BMC Helix ITSM dapat mengurangi kelincahan organisasi, meningkatkan biaya operasional, bahkan merusak reputasi. Memahami alur perubahan yang sebenarnya, dari "Change Request Created" hingga "Change Closed", adalah langkah pertama untuk meningkatkan penyampaian layanan TI.

Cara process mining meningkatkan efisiensi Change Management

Process mining memberi Anda gambaran berbasis data tentang proses Change Management di BMC Helix ITSM. Anda dapat melihat perjalanan nyata setiap permintaan perubahan, bukan hanya mengandalkan laporan subjektif. Dengan menganalisis log peristiwa dari sistem BMC Helix ITSM, khususnya data dari formulir seperti CHG:Change, CHG:Task, dan CHG:Activity, process mining menyusun kembali alur proses dari awal hingga akhir. Anda bisa melihat secara visual di mana permintaan perubahan tertahan, tahap persetujuan mana yang paling lama, atau tim mana yang berulang kali mengalami kendala saat menerapkan perubahan. Temukan hambatan dalam alur kerja persetujuan, misalnya terlalu banyak serah terima atau kelompok pemberi persetujuan tertentu yang memperlambat proses. Process mining juga membantu menemukan penyimpangan dari kebijakan perubahan, seperti penilaian risiko yang dilewati atau tahap pengujian yang tidak dilakukan. Analisis ini penting bagi organisasi yang ingin mempersingkat waktu siklus Change Management dan meningkatkan kepatuhan proses secara keseluruhan.

Area utama untuk perbaikan melalui process mining

Dengan menerapkan process mining pada data Change Management BMC Helix ITSM, Anda dapat menemukan beberapa area penting untuk diperbaiki:

  • Persetujuan lebih lancar: Temukan tahap persetujuan atau kelompok yang paling lama menunda proses. Anda dapat meninjau kembali matriks persetujuan, mengotomatiskan perubahan berisiko rendah tertentu, atau memberikan pelatihan yang sesuai untuk mempersingkat waktu persetujuan.
  • Mengurangi pengerjaan ulang dan kegagalan: Telusuri alur perubahan yang gagal atau dibuka kembali untuk menemukan penyebab umum, seperti analisis dampak yang kurang memadai, perencanaan penerapan yang buruk, atau pengujian yang tidak cukup. Temuan ini membantu Anda menerapkan langkah pencegahan dan meningkatkan tingkat keberhasilan perubahan.
  • Alokasi sumber daya yang lebih baik: Pahami pembagian beban kerja di antara tim penerapan dan jenis sumber daya yang berbeda. Dengan begitu, Anda dapat menemukan sumber daya yang kelebihan atau kekurangan beban, lalu merencanakan kapasitas dan membagi tugas dengan lebih efisien.
  • Meningkatkan kepatuhan dan mengurangi risiko: Deteksi secara otomatis perubahan yang menyimpang dari kebijakan, misalnya perubahan yang diterapkan tanpa penilaian risiko yang semestinya atau modifikasi tanpa izin. Temuan ini membantu Anda menegakkan kepatuhan secara proaktif dan mengurangi risiko terkait perubahan.
  • Mempercepat waktu siklus: Temukan aktivitas dan perpindahan yang paling memperpanjang waktu siklus permintaan perubahan. Dengan begitu, Anda dapat memusatkan upaya perbaikan pada bagian yang paling berdampak.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi Change Management

Penerapan process mining pada Change Management BMC Helix ITSM dapat memberikan manfaat yang terukur bagi organisasi Anda. Anda dapat mengurangi waktu siklus Change Management secara signifikan, sehingga pembaruan penting dan layanan baru dapat diluncurkan lebih cepat. Dampaknya, stabilitas layanan dan kepuasan pelanggan meningkat. Kepatuhan yang lebih konsisten terhadap kebijakan perubahan juga memperkuat kepatuhan terhadap peraturan dan mengurangi risiko gangguan layanan serta insiden keamanan. Pemanfaatan sumber daya yang lebih baik dapat menekan biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Pada akhirnya, pendekatan ini membantu membangun budaya perbaikan berkelanjutan, sehingga setiap perubahan memberi dampak positif bagi lingkungan TI Anda.

Siap meningkatkan Change Management?

Temukan inefisiensi tersembunyi dan potensi yang belum dimanfaatkan dalam proses Change Management BMC Helix ITSM Anda. Pendekatan khusus kami memberi Anda wawasan untuk mengambil keputusan berbasis data, mengurangi risiko terkait perubahan, dan mempercepat peralihan menuju operasional TI yang lebih lincah dan patuh. Mulailah mengoptimalkan proses Change Management Anda hari ini.

Manajemen perubahan Perubahan ITSM Manajemen rilis Operasional TI Audit kepatuhan Pengurangan risiko Efisiensi proses Penyampaian layanan Sistem tiket Manajemen tiket Dewan Penasihat Perubahan CAB Perencanaan Rilis Permintaan Perubahan Infrastruktur TI

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Siklus persetujuan yang panjang kerap menunda penerapan perubahan penting. Akibatnya, penyampaian layanan dan waktu peluncuran fitur baru ikut terdampak. Penundaan ini dapat menyebabkan tenggat terlewat dan biaya operasional meningkat, sehingga tim TI maupun pemangku kepentingan bisnis merasa frustrasi.
ProcessMind menganalisis log peristiwa dari BMC Helix ITSM untuk menemukan tahap atau kelompok persetujuan yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Dengan memetakan alur persetujuan dan menemukan pola pengerjaan ulang, ProcessMind membantu Anda menyempurnakan matriks persetujuan dan mempercepat penerapan perubahan.

Perubahan sering menyimpang dari alur kerja yang telah ditetapkan dan disetujui. Hal ini menimbulkan ketidakkonsistenan dan meningkatkan risiko. Penyimpangan dapat menyebabkan kesalahan dan celah keamanan, serta menyulitkan audit sehingga integritas proses manajemen perubahan terganggu.
ProcessMind memetakan alur perubahan yang sebenarnya di BMC Helix ITSM dan menunjukkan semua penyimpangan, baik langsung maupun tidak langsung, dari model proses yang ditetapkan. Anda dapat menemukan jalan pintas tanpa izin atau cara kerja alternatif yang sering digunakan, lalu menegakkan prosedur operasi standar dan mengurangi risiko operasional.

Ketidakpatuhan terhadap peraturan atau kebijakan internal saat menerapkan perubahan dapat menimbulkan risiko audit dan sanksi bagi organisasi. Tanpa gambaran kepatuhan untuk semua perubahan, Anda akan kesulitan membuktikan bahwa kewajiban telah dipenuhi.
ProcessMind menyediakan jejak audit untuk setiap aktivitas perubahan di BMC Helix ITSM. Sistem ini membandingkan pelaksanaan aktual dengan aturan dan kebijakan kepatuhan yang telah ditetapkan. Anda dapat melihat kasus ketika pemeriksaan kepatuhan dilewati atau tidak diselesaikan, sehingga tata kelola manajemen perubahan tetap terjaga.

Banyaknya perubahan darurat dapat menandakan masalah mendasar dalam perencanaan, manajemen insiden, atau proses rilis. Kondisi ini meningkatkan risiko dan membebani sumber daya. Perubahan darurat sering melewati proses peninjauan standar sehingga kemungkinan gangguan layanan yang tidak diinginkan menjadi lebih besar.
ProcessMind mengukur frekuensi dan dampak perubahan darurat dengan menganalisis alur prosesnya di BMC Helix ITSM. Anda dapat menemukan penyebab utama, seperti insiden berulang atau pengujian yang tidak memadai pada tahap sebelumnya, lalu mengambil langkah proaktif untuk mengurangi kejadian serupa dan menstabilkan operasional.

Perubahan yang diterapkan dengan buruk atau tidak diuji secara memadai kerap menyebabkan insiden, gangguan layanan, dan dampak negatif pada layanan bisnis penting. Hal ini langsung memengaruhi kepuasan pengguna dan dapat menimbulkan kerugian finansial serta merusak reputasi.
ProcessMind menelusuri seluruh siklus perubahan di BMC Helix ITSM dan menghubungkan perubahan tertentu dengan insiden atau penurunan kinerja yang terjadi setelahnya. Dengan menemukan pola dan titik kegagalan yang umum dalam proses manajemen perubahan, Anda dapat mencegah gangguan layanan berikutnya dan meningkatkan stabilitas layanan secara keseluruhan.

Sumber daya yang tidak sesuai kebutuhan atau kelebihan beban saat menerapkan perubahan dapat menyebabkan keterlambatan, kelelahan kerja, dan pemanfaatan tenaga ahli yang kurang optimal. Inefisiensi ini dapat meningkatkan biaya dan menghambat kemampuan organisasi untuk menerapkan perubahan dengan cepat dan efektif.
ProcessMind memvisualisasikan pemanfaatan sumber daya di berbagai aktivitas perubahan dan tim dalam BMC Helix ITSM. Anda dapat melihat sumber daya yang kelebihan beban atau waktu menganggur. Wawasan ini membantu Anda merencanakan dan menyeimbangkan beban kerja dengan lebih baik, serta memastikan sumber daya yang tepat tersedia pada waktu yang dibutuhkan untuk manajemen perubahan.

Waktu dari pengajuan permintaan perubahan hingga perubahan berhasil diterapkan terlalu lama. Akibatnya, penyampaian manfaat tertunda dan kelincahan bisnis terganggu. Siklus yang panjang juga menyita sumber daya dan menghambat perbaikan serta iterasi yang lebih cepat.
ProcessMind memberikan gambaran menyeluruh tentang waktu siklus perubahan dari awal hingga akhir di BMC Helix ITSM, termasuk durasi setiap aktivitas dan serah terima. Anda dapat menemukan tahap atau perpindahan yang paling banyak menyebabkan keterlambatan, lalu melakukan perbaikan terarah untuk mempercepat proses manajemen perubahan.

Pemangku kepentingan sering tidak mendapat informasi terkini tentang status dan kemajuan perubahan yang sedang berlangsung. Akibatnya, mereka merasa frustrasi dan tidak yakin, serta kerap meminta pembaruan status secara manual. Kurangnya transparansi ini menghambat pengambilan keputusan dan koordinasi yang efektif.
ProcessMind memvisualisasikan perjalanan setiap permintaan perubahan di BMC Helix ITSM secara real time, termasuk status terkini, riwayat aktivitas, dan langkah berikutnya. Semua pemangku kepentingan mendapat gambaran yang jelas, tanpa perlu menebak-nebak, sehingga komunikasi selama siklus manajemen perubahan menjadi lebih baik.

Perubahan kerap perlu dinilai ulang atau melalui tahap yang sama berulang kali karena analisis risiko atau dampak awal tidak lengkap atau tidak akurat. Pengerjaan ulang ini menyita waktu dan sumber daya, serta memperpanjang siklus perubahan tanpa perlu.
ProcessMind menemukan perubahan yang kembali ke tahap penilaian atau peninjauan di BMC Helix ITSM. Hal ini dapat menunjukkan masalah pada kualitas penilaian awal. Dengan menganalisis aktivitas dan atribut sebelumnya, ProcessMind membantu menemukan penyebab umum penilaian yang tidak lengkap agar persiapan manajemen perubahan dapat diperkuat sejak awal.

Tinjauan setelah penerapan sering dilakukan sekadarnya, dilewati, atau tidak menghasilkan pelajaran yang berguna. Akibatnya, masalah yang sama terus berulang dan peluang perbaikan terlewat. Hal ini menghambat perbaikan berkelanjutan pada proses manajemen perubahan.
ProcessMind melacak pelaksanaan dan kelengkapan aktivitas tinjauan setelah penerapan di BMC Helix ITSM. Anda dapat menemukan pola ketika tinjauan terus-menerus terlambat, dilakukan secara singkat, atau tidak dilakukan. Dengan begitu, proses tinjauan dapat diperkuat dan budaya belajar serta perbaikan berkelanjutan dalam manajemen perubahan dapat dibangun.

Alur kerja yang kurang optimal, terlalu banyak intervensi manual, dan siklus perubahan yang panjang langsung meningkatkan biaya operasional manajemen perubahan. Biaya tersembunyi ini menguras anggaran dan memengaruhi kondisi keuangan operasional TI secara keseluruhan.
ProcessMind mengukur dampak finansial dari inefisiensi proses dengan menganalisis waktu siklus, pengerjaan ulang, dan data pemanfaatan sumber daya dari BMC Helix ITSM. Anda dapat melihat bagian yang menimbulkan biaya yang tidak perlu dan menentukan langkah untuk menurunkan total biaya pengelolaan proses manajemen perubahan.

Tahap pengujian atau validasi kerap menjadi hambatan yang memperpanjang waktu penerapan perubahan secara keseluruhan. Keterlambatan dapat terjadi karena sumber daya tidak tersedia, persyaratan kurang jelas, atau serah terima yang tidak efisien, sehingga kesiapan layanan ikut terdampak.
ProcessMind menunjukkan secara tepat bagian yang menyebabkan keterlambatan dalam aktivitas pengujian dan validasi pada proses manajemen perubahan BMC Helix ITSM. Anda dapat melihat antrean tertentu, keterbatasan sumber daya, atau aktivitas sebelumnya yang memicu penundaan, lalu melakukan perbaikan terarah untuk mempercepat penerapan.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Siklus persetujuan yang panjang kerap menunda pembaruan dan rilis penting, sehingga kelincahan dan waktu peluncuran ikut terdampak. Dengan mengurangi keterlambatan, Anda dapat menerapkan manfaat lebih cepat. ProcessMind menganalisis data manajemen perubahan BMC Helix ITSM untuk menemukan hambatan dalam alur persetujuan, termasuk peran atau kelompok yang menyebabkan keterlambatan dan jalur persetujuan yang mungkin tidak patuh. Anda dapat mengukur dan mempersingkat waktu persetujuan rata-rata dengan menemukan langkah yang tidak efisien.

Penyimpangan dari proses perubahan standar dapat menyebabkan kesalahan, masalah kepatuhan, dan hasil yang sulit diprediksi. Alur kerja yang konsisten mengurangi risiko dan membuat operasional lebih mudah diperkirakan. ProcessMind menemukan secara otomatis jalur proses yang benar-benar dilalui perubahan di BMC Helix ITSM. Sistem ini menampilkan semua penyimpangan dari prosedur operasi standar yang telah ditetapkan, sehingga Anda dapat menegakkan alur kerja yang konsisten dan patuh serta menghilangkan praktik ad hoc.

Dalam manajemen perubahan, kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal sangat penting. Celah dalam pelaksanaan dapat menimbulkan temuan audit yang serius dan mengganggu stabilitas layanan. ProcessMind menyediakan jejak audit untuk setiap perubahan dan menemukan aktivitas atau langkah yang melanggar aturan kepatuhan dalam data BMC Helix ITSM Anda. Anda dapat memantau kepatuhan terhadap peraturan dan tata kelola internal.

Banyaknya perubahan darurat kerap menandakan masalah mendasar dalam perencanaan atau pengelolaan masalah secara proaktif. Mengurangi perubahan darurat membantu menciptakan lingkungan perubahan yang lebih terkendali dan terencana. ProcessMind membantu menganalisis penyebab utama perubahan darurat di BMC Helix ITSM dan menghubungkannya dengan insiden sebelumnya atau tahap perencanaan yang kurang memadai. Temuan ini membantu Anda menerapkan strategi proaktif untuk mengurangi kejadian serupa.

Waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan perubahan berdampak langsung pada penyampaian fitur dan perbaikan baru. Dengan mempersingkat durasi ini, manfaat dapat dirasakan pengguna lebih cepat. ProcessMind memberikan wawasan terperinci tentang waktu yang dihabiskan pada setiap tahap penerapan dalam manajemen perubahan. Anda dapat menemukan aktivitas atau serah terima yang menyebabkan keterlambatan di BMC Helix ITSM dan menyederhanakan proses penerapan.

Gangguan layanan yang tidak diinginkan setelah perubahan dapat berdampak serius pada operasional bisnis dan kepuasan pelanggan. Mengurangi dampak ini penting untuk menjaga stabilitas layanan. ProcessMind menganalisis hubungan antara perubahan yang diterapkan di BMC Helix ITSM dengan insiden atau penurunan kualitas layanan yang terjadi setelahnya. Anda dapat menyempurnakan penilaian risiko dan perencanaan sebelum perubahan untuk mencegah dampak buruk.

Alokasi staf dan sumber daya lain yang tidak efisien dalam manajemen perubahan dapat menunda proyek atau membuat kapasitas tidak terpakai, sehingga biaya operasional meningkat. ProcessMind menunjukkan hambatan pemanfaatan sumber daya dan waktu menganggur di berbagai tim dan peran yang terlibat dalam perubahan BMC Helix ITSM. Wawasan ini membantu Anda mengalokasikan ulang sumber daya secara efektif, menyesuaikan jumlah staf, dan mencegah beban kerja berlebih.

Informasi tentang kemajuan perubahan yang tidak jelas atau tidak terkini menghambat pengambilan keputusan dan komunikasi dengan pemangku kepentingan, sehingga menimbulkan ketidakpastian dan keterlambatan. ProcessMind menyusun kembali perjalanan setiap permintaan perubahan di BMC Helix ITSM dari awal hingga akhir, menunjukkan status terkini dan potensi keterlambatan berikutnya. Dengan begitu, proses manajemen perubahan menjadi lebih transparan.

Pengerjaan ulang akibat penilaian awal atau perencanaan yang kurang memadai membuang waktu, meningkatkan biaya, dan dapat menunda seluruh penerapan perubahan. Menguranginya akan meningkatkan efisiensi. ProcessMind menemukan pola perubahan di BMC Helix ITSM yang kerap kembali ke tahap penilaian atau perencanaan sebelumnya. Anda dapat melihat kekurangan dalam analisis awal, memperkuat penilaian, dan mengurangi pengulangan yang mahal.

Tinjauan setelah penerapan yang efektif penting untuk perbaikan berkelanjutan dan pembelajaran dari perubahan sebelumnya. Tinjauan yang kurang efektif membuat peluang untuk mencegah masalah berikutnya terlewat. ProcessMind menganalisis pelaksanaan dan ketepatan waktu aktivitas tinjauan setelah penerapan dalam manajemen perubahan BMC Helix ITSM. Anda dapat mengetahui apakah tinjauan dilakukan secara menyeluruh dan apakah pelajaran yang diperoleh digunakan dalam perencanaan perubahan berikutnya.

Proses yang tidak efisien, pengerjaan ulang, dan siklus yang panjang meningkatkan biaya pengelolaan perubahan secara keseluruhan dan membebani anggaran TI. ProcessMind menemukan aktivitas yang tidak perlu, serah terima berlebihan, dan waktu tunggu yang panjang dalam proses manajemen perubahan BMC Helix ITSM Anda. Perbaikan pada area ini dapat menghemat biaya secara signifikan.

Keterlambatan dalam tahap pengujian dan validasi dapat memperpanjang waktu penyampaian perubahan secara keseluruhan, sehingga jadwal rilis dan waktu untuk memperoleh manfaat ikut terdampak. ProcessMind menganalisis durasi dan aktivitas dalam tahap pengujian dan validasi perubahan BMC Helix ITSM Anda. Temukan hambatan, siklus pengujian berulang, atau waktu tunggu berlebih yang dapat diperbaiki untuk mempercepat penerapan.

6 langkah perbaikan manajemen perubahan

1
Unduh templat
2
Ekspor data perubahan Anda
3
Unggah dataset Anda
4
Analisis proses perubahan Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Gunakan templat Excel yang dirancang khusus untuk data proses manajemen perubahan. Templat ini membantu memastikan data tersusun dengan benar untuk dianalisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat standar mempermudah persiapan data, mengurangi kesalahan, dan memastikan semua informasi yang diperlukan tersedia untuk analisis proses.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap isi untuk data proses manajemen perubahan.

WAWASAN PROSES ANDA

Temukan keterlambatan tersembunyi dalam proses perubahan

ProcessMind menampilkan alur nyata pengelolaan perubahan Anda, termasuk setiap keterlambatan dan penyimpangan. Lihat operasional yang sebenarnya untuk menemukan area yang perlu diperbaiki dan memperlancar penerapan.
  • Lihat alur proses perubahan yang sebenarnya
  • Temukan titik hambatan persetujuan secara tepat
  • Pantau penyimpangan kebijakan dan risiko kepatuhan
  • Temukan peluang untuk mempercepat penerapan
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Meningkatkan keunggulan operasional dalam manajemen perubahan

Hasil ini menunjukkan perbaikan nyata yang dapat dicapai organisasi dengan menerapkan process mining pada data manajemen perubahan di BMC Helix ITSM. Dengan menganalisis ID Change Request yang tercatat dalam operasional, perusahaan dapat menemukan cara untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.

0 % faster
Persetujuan perubahan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Sederhanakan pengambilan keputusan dengan menemukan dan menghilangkan hambatan dalam alur persetujuan perubahan, agar perubahan penting lebih cepat diterapkan ke lingkungan produksi.
0 % higher
Kepatuhan terhadap proses meningkat

Peningkatan kepatuhan terhadap proses standar

Pastikan perubahan mengikuti kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan begitu, aktivitas yang tidak patuh berkurang dan tata kelola semua permintaan perubahan menjadi lebih kuat.
0 % fewer
Perubahan darurat berkurang

Penurunan jumlah perubahan reaktif

Temukan penyebab utama perubahan darurat agar Anda dapat merencanakan dan menjadwalkan perubahan secara proaktif, mengurangi gangguan, dan meningkatkan stabilitas layanan.
0 % less
Pengerjaan ulang perubahan berkurang

Penurunan jumlah perubahan yang dibuka kembali

Temukan bagian yang penilaian awalnya belum lengkap atau perencanaannya kurang memadai. Dengan begitu, perubahan lebih jarang perlu kembali ke tahap sebelumnya.
0 % faster
Penerapan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu penerapan

Optimalkan seluruh siklus penerapan perubahan, mulai dari penjadwalan hingga verifikasi, agar perubahan dapat diterapkan lebih cepat dan biaya operasional terkait berkurang.
0 % lower
Lebih sedikit insiden layanan

Penurunan gangguan akibat perubahan

Temukan pola perubahan yang berisiko dan tingkatkan validasi sebelum penerapan untuk mengurangi secara signifikan jumlah insiden layanan yang disebabkan langsung oleh perubahan.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan kondisi organisasi. Angka ini mencerminkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik yang dibuat sistem untuk change request dan digunakan sebagai ID kasus utama.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan semua peristiwa terkait ke satu instans proses, sehingga analisis proses manajemen perubahan dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Nama peristiwa atau tugas tertentu yang dilakukan dalam proses manajemen perubahan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses agar alur proses dapat divisualisasikan dan dianalisis, yang merupakan inti process mining.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu dimulai.

Mengapa ini penting

Atribut ini menyediakan dimensi waktu yang diperlukan untuk menghitung durasi, menganalisis kinerja, dan memahami urutan peristiwa dalam proses.

Klasifikasi perubahan, seperti Standard, Normal, atau Emergency.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan proses dikelompokkan untuk menganalisis dan membandingkan alur kerja perubahan yang berbeda. Hal ini penting untuk analisis kepatuhan dan kinerja.

Kondisi atau tahap terkini change request dalam siklusnya.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan gambaran terkini tentang alur perubahan, sehingga pekerjaan yang sedang berlangsung dan kondisi semua change request dapat dianalisis.

Tingkat prioritas yang diberikan pada change request untuk menunjukkan kepentingannya bagi bisnis.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja berdasarkan tingkat kepentingan bisnis, sehingga perubahan yang paling penting dapat diproses secara efisien dan memenuhi target.

Penilaian terhadap potensi risiko yang terkait dengan penerapan perubahan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dimensi penting untuk menganalisis kepatuhan dan efisiensi proses, serta membantu memastikan perubahan berisiko tinggi mendapat peninjauan yang sesuai.

Tim atau grup yang bertanggung jawab menyetujui permintaan perubahan pada tahap tertentu.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan hambatan dalam proses persetujuan dengan memungkinkan analisis durasi persetujuan untuk setiap tim yang bertanggung jawab.

Tim yang bertanggung jawab melaksanakan penerapan perubahan.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan hambatan terkait sumber daya pada tahap penerapan dengan memungkinkan analisis kinerja setiap tim yang bertanggung jawab.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai pembuatan awal catatan change request di sistem. Peristiwa ini dicatat berdasarkan stempel waktu pembuatan entri change request pada formulir CHG:Change.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik awal setiap change request, yang penting untuk mengukur durasi siklus secara keseluruhan dan menganalisis jumlah perubahan yang masuk.

Aktivitas ini menandai selesainya penilaian risiko untuk perubahan yang diajukan. Biasanya, aktivitas ini dicatat saat status change request diperbarui atau tugas penilaian risiko tertentu ditutup.

Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini penting untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen perubahan. Aktivitas ini membantu menemukan keterlambatan pada tahap penilaian dan menganalisis KPI Tingkat Pengerjaan Ulang Perubahan jika proses kembali ke tahap ini.

Ini adalah tonggak penting saat change request mendapat persetujuan resmi untuk dilanjutkan. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status, biasanya menjadi 'Scheduled' atau 'Planning In Progress' setelah persetujuan akhir.

Mengapa ini penting

Tahap ini menandai berakhirnya proses persetujuan dan penting untuk mengukur hambatan persetujuan serta KPI Rata-rata Waktu Persetujuan Perubahan. Ini juga menjadi titik pengambilan keputusan penting dalam proses.

Aktivitas ini menandai saat perubahan yang telah disetujui resmi dijadwalkan untuk diterapkan. Peristiwa ini dicatat saat status di sistem berubah menjadi 'Scheduled'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandakan perubahan siap diterapkan. Titik ini menjadi awal pengukuran KPI Waktu Siklus Penerapan Perubahan dan Rata-rata Waktu Tunggu Penerapan.

Aktivitas ini menandai selesainya pekerjaan penerapan perubahan dengan sukses. Biasanya, aktivitas ini dicatat saat status diperbarui menjadi 'Completed' dengan alasan yang menunjukkan keberhasilan.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai berakhirnya tahap penerapan. Aktivitas ini diperlukan untuk menghitung Waktu Siklus Penerapan Perubahan dan menganalisis insiden akibat perubahan.

Menandakan bahwa pengujian atau validasi setelah penerapan telah selesai. Aktivitas ini sering dicatat saat tugas pengujian khusus yang terkait dengan change request ditutup.

Mengapa ini penting

Pelacakan aktivitas ini penting untuk mengukur KPI Rata-rata Waktu Siklus Pengujian dan memastikan kualitas. Aktivitas ini membantu menemukan hambatan dalam proses validasi sebelum verifikasi akhir.

Ini adalah aktivitas terakhir yang menandai penutupan resmi change request di sistem. Peristiwa ini dicatat saat status change request diatur menjadi 'Closed'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya siklus perubahan dengan sukses. Aktivitas ini penting untuk mengukur durasi proses dari awal hingga akhir dan jumlah perubahan yang diselesaikan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menganalisis data Change Request ID Anda untuk memvisualisasikan alur perubahan yang sebenarnya. Process mining menemukan hambatan, mengungkap jalur yang tidak standar, dan menunjukkan celah kepatuhan. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat persetujuan dan menstandarkan alur kerja. Hasilnya, alokasi sumber daya menjadi lebih efisien dan siklus penerapan lebih cepat, sekaligus mengurangi pengerjaan ulang dan gangguan layanan.

Untuk memulai, Anda memerlukan log peristiwa Permintaan Perubahan dari BMC Helix ITSM. Data utama yang dibutuhkan mencakup Change Request ID sebagai pengenal kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap aktivitas. Informasi tentang pengguna atau kelompok yang bertanggung jawab juga sangat berguna untuk menganalisis alokasi sumber daya dan kinerja tim.

Anda dapat mempercepat siklus persetujuan perubahan dan mengurangi jumlah perubahan darurat. Process mining juga membantu meningkatkan kepatuhan, mengurangi dampak perubahan terhadap layanan, dan menekan biaya operasional dengan menemukan inefisiensi. Banyak organisasi juga dapat memanfaatkan sumber daya dengan lebih baik dan memantau kemajuan perubahan secara real time, sehingga proses lebih mudah diprediksi dan berjalan lebih efektif.

Anda terutama memerlukan akses ke sistem BMC Helix ITSM untuk mengekstrak data manajemen perubahan yang relevan. Solusi process mining menangani sebagian besar pekerjaan analisis dan biasanya tersedia sebagai layanan berbasis cloud yang dapat diakses melalui browser web standar. Umumnya, Anda tidak perlu memasang perangkat lunak yang rumit di lingkungan lokal untuk menggunakan platform kami.

Data biasanya diekstrak menggunakan fitur pelaporan bawaan BMC Helix ITSM, kueri basis data langsung, atau alat integrasi. Kami membantu Anda menemukan tabel dan kolom yang relevan, seperti CHG:Infrastructure Change, agar semua atribut log peristiwa yang diperlukan tercakup. Tujuan utamanya adalah memperoleh urutan peristiwa yang lengkap dan kronologis untuk setiap permintaan perubahan.

Penyiapan awal, termasuk ekstraksi data dan pembuatan model, biasanya dapat diselesaikan dalam beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Dalam bulan pertama analisis, Anda biasanya sudah dapat melihat wawasan awal dan menemukan peluang perbaikan yang bisa segera ditindaklanjuti. Pemantauan berkelanjutan kemudian memberikan saran perbaikan secara berkala untuk mendukung peningkatan proses.

Process mining menggunakan analitik tingkat lanjut, tetapi alat modern menyederhanakan banyak bagian yang rumit. Pendekatan kami mempermudah penyiapan dengan berfokus pada data manajemen perubahan dari BMC Helix ITSM. Kami memberikan panduan ahli sehingga Anda tidak memerlukan keterampilan teknis internal yang mendalam, selain akses dasar ke data dan pemahaman tentang proses Anda.

Data operasional sering kali tidak konsisten, dan alat process mining dirancang untuk mengatasinya. Alat ini juga dapat mengungkap masalah kualitas data, yang berguna untuk meningkatkan tata kelola data. Kami membantu Anda membersihkan dan mengubah data agar analisis tetap andal meski kondisi awalnya belum sempurna.

Tingkatkan pengelolaan perubahan sekarang dan cegah gangguan

Tingkatkan keberhasilan perubahan hingga 95% dan hindari gangguan layanan yang merugikan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya perlu beberapa menit.