Templat data pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran
Templat data pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dipantau
- Panduan ekstraksi data dari NetSuite
Atribut pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Nomor faktur
InvoiceNumber
|
ID unik untuk faktur vendor di dalam sistem. | ||
|
Deskripsi
Invoice Number berfungsi sebagai ID kasus utama yang menghubungkan semua aktivitas dan peristiwa terkait satu tagihan vendor, dari pembuatan hingga pembayaran akhir. Atribut ini penting untuk menelusuri perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir. Dalam analisis proses, nomor ini memungkinkan sistem merekonstruksi seluruh siklus faktur. Dengan mengelompokkan semua aktivitas terkait menggunakan ID yang sama, analis dapat melihat alur proses, mengukur waktu siklus, serta menemukan variasi atau hambatan yang memengaruhi faktur tertentu.
Mengapa ini penting
Nomor ini menjadi kunci utama untuk melacak perjalanan setiap faktur dalam proses pembayaran dan memungkinkan analisis lengkap pada tingkat kasus.
Sumber data
Biasanya, data ini berasal dari kolom 'Transaction ID' atau 'Invoice #' pada catatan Vendor Bill di NetSuite.
Contoh
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Aktivitas
ActivityName
|
Nama langkah proses bisnis yang dilakukan. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menjelaskan tindakan atau peristiwa tertentu dalam siklus pemrosesan faktur, seperti 'Vendor Bill Created', 'Bill Approved', atau 'Bill Paid In Full'. Setiap aktivitas menandai satu tahap dalam proses. Aktivitas menjadi unsur dasar peta proses. Dengan menganalisis urutan dan frekuensinya, Anda dapat memahami alur proses yang sebenarnya, menemukan penyimpangan dari prosedur standar, serta mengidentifikasi siklus pekerjaan ulang atau langkah yang tidak efisien.
Mengapa ini penting
Atribut ini menjadi dasar peta proses untuk menampilkan dan menganalisis urutan peristiwa dalam siklus faktur.
Sumber data
Diambil dari log sistem, perubahan status pada catatan Vendor Bill, atau tindakan pengguna tertentu yang tercatat dalam riwayat sistem.
Contoh
Tagihan vendor dibuatTagihan disetujuiPembayaran dijadwalkan dalam batch
|
|||
|
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
|
Stempel waktu saat data terakhir kali diperbarui atau diekstrak dari sistem sumber. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan tanggal dan waktu ekstraksi data terbaru dari sistem sumber. Informasi ini memberi konteks tentang seberapa baru data yang dianalisis. Dengan mengetahui waktu pembaruan data terakhir, pengguna dapat memastikan apakah informasi yang dilihat sudah terbaru. Informasi ini membantu memperkirakan jeda pembaruan data dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan data dengan usia yang diketahui.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberi tahu analis seberapa baru data yang digunakan, sehingga mereka dapat mempertimbangkan ketepatan waktunya saat mengambil keputusan.
Sumber data
Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi dan pemuatan data (ETL).
Contoh
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Sistem sumber
SourceSystem
|
Menunjukkan sistem asal data. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan aplikasi sumber tempat data peristiwa dibuat. Untuk proses ini, biasanya nilainya adalah 'NetSuite'. Jika beberapa sistem saling terhubung, kolom ini penting untuk memahami asal-usul data dan menilai kualitasnya. Kolom ini membantu membedakan aktivitas yang terjadi di sistem berbeda dan menyusun gambaran menyeluruh tentang proses dari awal hingga akhir.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberi konteks tentang asal data. Informasi ini penting untuk pemecahan masalah dan validasi data di lingkungan dengan banyak sistem.
Sumber data
Biasanya, nilai statis ('NetSuite') ditambahkan saat proses ekstraksi data.
Contoh
NetSuite
|
|||
|
Waktu mulai
EventTime
|
Stempel waktu yang menunjukkan kapan suatu aktivitas terjadi. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat tanggal dan waktu persis saat aktivitas atau peristiwa tertentu tercatat di sistem. Data ini memberikan konteks kronologis untuk seluruh proses. Stempel waktu menjadi dasar analisis proses berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung durasi antaraktivitas, mengukur waktu siklus kasus secara keseluruhan, dan menilai kinerja berdasarkan perjanjian tingkat layanan. Stempel waktu yang akurat penting untuk menemukan hambatan dan memahami penyebab keterlambatan proses.
Mengapa ini penting
Atribut ini menyediakan data kronologis untuk menghitung durasi, waktu siklus, dan metrik kinerja. Data ini menjadi dasar analisis proses berdasarkan waktu.
Sumber data
Diambil dari kolom tanggal atau log sistem pada catatan Vendor Bill dan catatan transaksi terkait, seperti 'Date Created', 'Last Modified Date', atau kolom tanggal persetujuan.
Contoh
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Dibayar tepat waktu
IsPaidOnTime
|
Penanda yang menunjukkan apakah faktur dibayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean hasil perhitungan ini membandingkan waktu aktivitas 'Bill Paid In Full' dengan 'Payment Due Date'. Nilainya 'true' jika pembayaran dilakukan tepat waktu dan 'false' jika terlambat. Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu', yang menjadi ukuran penting untuk disiplin keuangan dan pengelolaan hubungan dengan vendor. Anda dapat memfilter dan menganalisis pembayaran terlambat dengan mudah untuk menemukan akar penyebabnya, seperti keterlambatan persetujuan atau jadwal pembayaran.
Mengapa ini penting
Mengukur kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran, yang penting untuk menjaga hubungan dengan vendor, menghindari denda, dan merencanakan keuangan.
Sumber data
Kolom hasil perhitungan: TRUE jika waktu aktivitas pembayaran terakhir lebih awal atau sama dengan 'PaymentDueDate'.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Dicocokkan otomatis
IsAutoMatched
|
Penanda yang menunjukkan apakah faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian secara otomatis tanpa campur tangan manual. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini menunjukkan apakah sistem berhasil mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang secara otomatis, berdasarkan aturan dan batas toleransi yang telah ditentukan. Nilai 'true' menandakan pencocokan tanpa campur tangan manual. Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat Pencocokan Faktur Otomatis'. Tingkat pencocokan otomatis yang tinggi menunjukkan sistem pemrosesan faktur yang efisien dan terotomatisasi. Dengan menganalisis kasus bernilai 'false', Anda dapat menemukan penyebab kegagalan pencocokan dan peluang untuk meningkatkan otomatisasi.
Mengapa ini penting
Mengukur langsung tingkat otomatisasi dan efisiensi pencocokan faktur, serta menunjukkan peluang untuk mengurangi pekerjaan manual.
Sumber data
Atribut ini biasanya diturunkan dari data lain. Anda dapat menyimpulkannya dari tidak adanya aktivitas 'Matching Discrepancy Identified', atau memeriksa apakah tagihan dibuat dan disetujui oleh pengguna sistem dalam waktu sangat singkat.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Jumlah faktur
InvoiceAmount
|
Nilai total faktur vendor. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan jumlah total yang harus dibayar sesuai faktur, termasuk pajak atau biaya lainnya. Ini adalah metrik keuangan penting untuk setiap kasus. Jumlah faktur dapat digunakan untuk berbagai analisis, termasuk mengelompokkan faktur berdasarkan nilai, misalnya nilai tinggi dan rendah, untuk melihat perbedaan waktu pemrosesan atau jalur persetujuannya. Data ini juga penting untuk pelaporan keuangan, menghitung nilai faktur pada berbagai tahap, dan menganalisis dampak keuangan dari keterlambatan pembayaran.
Mengapa ini penting
Atribut ini mendukung analisis keuangan dan segmentasi berdasarkan nilai, sehingga Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan memahami faktor penyebab biaya.
Sumber data
Sesuai dengan kolom 'Total' atau 'Amount' di bagian atas catatan Vendor Bill di NetSuite.
Contoh
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Nama vendor
VendorName
|
Nama vendor atau pemasok yang mengirimkan faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan nama resmi vendor yang terkait dengan faktur. Vendor adalah pihak penting dalam proses Purchase-to-Pay. Analisis proses berdasarkan vendor penting untuk menemukan masalah yang terkait dengan pemasok tertentu. Anda dapat mengetahui vendor mana yang memiliki waktu persetujuan paling lama, paling sering mengirimkan faktur yang perlu diperbaiki, atau paling sering menerima pembayaran terlambat. Segmentasi ini menjadi dasar pengelolaan hubungan dengan vendor dan analisis kinerja.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan segmentasi data proses untuk menemukan hambatan khusus vendor, menilai kinerja pembayaran, dan mengidentifikasi masalah kepatuhan.
Sumber data
Diambil dari kolom 'Vendor' atau 'Supplier' pada catatan Vendor Bill, yang terhubung dengan data induk Vendor.
Contoh
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
|
|||
|
Pemberi persetujuan
Approver
|
Pengguna yang bertanggung jawab menyetujui atau menolak faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan karyawan atau manajer yang menyetujui faktur. Dalam workflow dengan beberapa tingkat persetujuan, data ini mungkin menunjukkan pemberi persetujuan terbaru atau terakhir. Melacak pemberi persetujuan penting untuk menganalisis siklus persetujuan. Data ini membantu menemukan hambatan dengan menunjukkan individu atau departemen yang memiliki rata-rata waktu persetujuan paling lama. Informasi ini dapat digunakan untuk menyeimbangkan beban kerja atau memberikan pelatihan tambahan.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu menemukan hambatan dalam proses persetujuan dan menganalisis kinerja individu atau departemen, sehingga perbaikan dapat dilakukan secara terarah.
Sumber data
Diambil dari log workflow atau riwayat persetujuan yang terkait dengan transaksi Vendor Bill. Data ini mungkin tersimpan di 'System Notes' atau log persetujuan khusus.
Contoh
John SmithJane DoeKepala departemen keuangan
|
|||
|
Status faktur
InvoiceStatus
|
Status pemrosesan faktur saat ini. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan status tagihan vendor dalam siklusnya, seperti 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full', atau 'Rejected'. Status menunjukkan posisi faktur dalam proses pada waktu tertentu. Status digunakan di dashboard operasional untuk memantau beban kerja dan jumlah yang diproses. Analisis perubahan status juga menjadi bagian penting dari process mining karena sering digunakan sebagai dasar untuk menentukan aktivitas.
Mengapa ini penting
Atribut ini menampilkan perkembangan faktur terkini untuk membantu mengelola beban kerja dan menganalisis jumlah yang diproses.
Sumber data
Data ini berasal dari kolom 'Status' pada catatan Vendor Bill di NetSuite.
Contoh
TerbukaMenunggu persetujuanDisetujuiLunas
|
|||
|
Tanggal jatuh tempo pembayaran
PaymentDueDate
|
Tanggal batas pembayaran faktur sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati. | ||
|
Deskripsi
Tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung berdasarkan tanggal faktur dan syarat pembayaran yang disepakati dengan vendor, misalnya Net 30 atau Net 60. Tanggal ini menjadi batas utama untuk melakukan pembayaran. Tanggal ini penting untuk mengukur kinerja pembayaran tepat waktu, yang menjadi KPI utama bagi hubungan dengan vendor dan kesehatan keuangan. Dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dengan tanggal jatuh tempo, organisasi dapat melacak ketepatan waktu pembayaran, menemukan vendor yang sering dibayar terlambat, dan mengelola arus kas dengan lebih baik.
Mengapa ini penting
Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur pembayaran tepat waktu, yang berdampak langsung pada hubungan dengan vendor dan membantu menghindari biaya keterlambatan.
Sumber data
Data ini berasal dari kolom 'Due Date' pada catatan Vendor Bill. Nilainya sering dihitung otomatis berdasarkan kolom 'Terms'.
Contoh
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Alasan pemblokiran pembayaran
PaymentBlockReason
|
Alasan pembayaran atas faktur yang disetujui diblokir. | ||
|
Deskripsi
Faktur yang disetujui untuk dibayar masih dapat diblokir karena berbagai alasan, seperti sengketa dengan vendor, masalah kualitas barang yang diterima, atau keputusan pengelolaan kas. Atribut ini mencatat alasan spesifik pemblokiran. Menganalisis alasan pemblokiran pembayaran dan waktu penyelesaiannya penting untuk mengoptimalkan arus kas dan menjaga hubungan baik dengan vendor. Analisis ini membantu menemukan masalah berulang yang menyebabkan pembayaran tertunda, meskipun faktur sudah diproses dan disetujui.
Mengapa ini penting
Menjelaskan alasan faktur yang sudah disetujui belum dibayar, sekaligus menunjukkan masalah operasional atau keuangan yang menunda pembayaran.
Sumber data
Biasanya dikelola melalui kotak centang khusus 'Payment Hold' atau 'Payment Block', beserta daftar alasan atau kolom teks terkait pada Vendor Bill.
Contoh
Akun vendor ditangguhkanMenunggu pemeriksaan kualitasMenunggu nota kredit
|
|||
|
Alasan penolakan
RejectionReason
|
Alasan yang diberikan saat faktur ditolak dalam proses persetujuan. | ||
|
Deskripsi
Saat menolak faktur, pemberi persetujuan biasanya menyertakan alasan, seperti 'Jumlah tidak sesuai', 'Faktur duplikat', atau 'PO tidak ada'. Atribut ini mencatat alasan tersebut. Informasi ini penting untuk menemukan akar penyebab ketidakefisienan proses. Dengan mengelompokkan dan memantau tren alasan penolakan, organisasi dapat menemukan masalah yang sering terjadi, seperti kendala dengan vendor tertentu atau kesalahan entri data. Setelah itu, organisasi dapat mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi pengerjaan ulang dan keterlambatan.
Mengapa ini penting
Menunjukkan akar penyebab pengerjaan ulang dan kegagalan proses, sehingga membantu meningkatkan tingkat penyelesaian yang benar sejak awal.
Sumber data
Data ini biasanya dicatat di kolom memo atau komentar saat faktur ditolak dalam alur kerja persetujuan. Data dapat disimpan di 'System Notes' atau kolom khusus.
Contoh
Jumlah tidak sesuaiFaktur duplikatHarga tidak sesuai dengan PO
|
|||
|
Diskon diperoleh
DiscountTaken
|
Penanda yang menunjukkan apakah diskon pembayaran lebih awal berhasil diperoleh. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean hasil perhitungan ini memeriksa apakah faktur yang memiliki diskon dibayar pada atau sebelum 'Discount Date'. Nilainya 'true' jika diskon diperoleh dan 'false' jika kesempatan tersebut terlewat. Atribut ini penting untuk KPI 'Tingkat Perolehan Diskon Pembayaran Lebih Awal'. Tim keuangan dapat mengukur penghematan yang terlewat dan menemukan hambatan proses, seperti persetujuan yang lambat, yang membuat perusahaan tidak dapat memanfaatkan ketentuan pembayaran yang menguntungkan.
Mengapa ini penting
Mengukur seberapa efektif proses memanfaatkan peluang penghematan biaya, yang berdampak langsung pada laba perusahaan.
Sumber data
Kolom hasil perhitungan: TRUE jika faktur memiliki 'DiscountDate' dan aktivitas pembayaran terakhir terjadi pada atau sebelum tanggal tersebut.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Entitas anak
Subsidiary
|
Perusahaan atau badan hukum dalam organisasi yang bertanggung jawab atas faktur. | ||
|
Deskripsi
Dalam organisasi dengan beberapa entitas, atribut Subsidiary menunjukkan badan hukum yang memiliki tagihan vendor tersebut. Ini merupakan data organisasi dasar di akun NetSuite OneWorld. Analisis proses berdasarkan entitas anak memungkinkan Anda membandingkan kinerja antarunit bisnis atau wilayah geografis. Anda dapat mengetahui bagian organisasi yang paling efisien, tempat praktik terbaik dapat diterapkan, dan bagian yang mengalami masalah proses tertentu.
Mengapa ini penting
Memungkinkan perbandingan dan analisis kinerja antar badan hukum atau unit bisnis dalam organisasi.
Sumber data
Ini adalah kolom standar 'Subsidiary' pada semua catatan transaksi di akun NetSuite OneWorld.
Contoh
Wilayah Barat ASKantor pusat EMEALayanan APAC
|
|||
|
Mata uang
Currency
|
Mata uang yang digunakan untuk nilai faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan mata uang faktur, seperti USD, EUR, atau GBP. Informasi ini sangat penting bagi perusahaan yang beroperasi di beberapa negara. Mata uang memberi konteks penting untuk semua nilai keuangan. Dalam analisis, informasi ini memastikan data keuangan ditafsirkan dengan benar dan memungkinkan konversi mata uang yang tepat saat menggabungkan metrik keuangan dari berbagai wilayah.
Mengapa ini penting
Memberi konteks yang diperlukan untuk semua nilai keuangan agar analisis tetap akurat di lingkungan dengan beberapa mata uang.
Sumber data
Ini adalah kolom 'Currency' pada catatan Vendor Bill, yang biasanya terisi otomatis dari catatan utama Vendor.
Contoh
USDEURGBP
|
|||
|
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
|
Nomor identifikasi pesanan pembelian yang terkait dengan faktur. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menghubungkan faktur vendor dengan pesanan pembelian (PO) yang menjadi dasar pengadaan barang atau jasa. Faktur dapat menggunakan PO atau tidak. Analisis berdasarkan PO memberi konteks penting untuk menilai efisiensi pencocokan faktur. Anda dapat melihat tingkat pencocokan otomatis dibandingkan dengan pencocokan manual, serta menemukan selisih antara faktur, PO, dan penerimaan barang. Tingginya jumlah ketidakcocokan dapat menandakan masalah dalam proses pengadaan.
Mengapa ini penting
Menghubungkan faktur dengan proses pengadaan. Informasi ini penting untuk menganalisis efisiensi pencocokan faktur dan kepatuhan pencocokan tiga arah.
Sumber data
Tersedia pada catatan Vendor Bill, biasanya di baris item atau kolom header yang menghubungkannya dengan PO.
Contoh
PO-005678PO-005891Tidak berlaku
|
|||
|
Tanggal diskon
DiscountDate
|
Batas waktu pembayaran faktur agar memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon pembayaran lebih awal. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan tanggal batas pembayaran faktur agar diskon pembayaran lebih awal dari vendor dapat diperoleh, sesuai ketentuan pembayaran, misalnya '2% 10, Net 30'. Tanggal ini diperlukan untuk menghitung KPI 'Tingkat Perolehan Diskon Pembayaran Lebih Awal'. Dengan memantau pembayaran terhadap tanggal tersebut, organisasi dapat menemukan peluang penghematan yang terlewat dan mengoptimalkan strategi pembayaran untuk memaksimalkan diskon yang diperoleh. Dampaknya dapat terasa langsung pada profitabilitas.
Mengapa ini penting
Tanggal ini menjadi acuan utama untuk menemukan dan memperoleh diskon pembayaran lebih awal, yang berdampak langsung pada penghematan biaya dan profitabilitas.
Sumber data
Tanggal ini dihitung dari tanggal faktur dan kolom 'Terms' pada catatan Vendor Bill. NetSuite menetapkannya sebagai 'Discount Date'.
Contoh
2023-04-252023-05-10
|
|||
Aktivitas pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Pembayaran vendor dibuat
|
Aktivitas ini menandai pembuatan transaksi pembayaran untuk melunasi tagihan vendor. Peristiwa eksplisit ini tercatat saat catatan Vendor Payment yang terkait dengan tagihan dibuat. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menandai pelaksanaan pembayaran. Ini adalah langkah penting untuk menganalisis pembayaran tepat waktu dan memperkirakan arus kas, serta menjadi pencapaian utama sebelum proses berakhir.
Sumber data
Diambil dari tanggal pembuatan catatan transaksi Vendor Payment. Catatan pembayaran akan merujuk pada Vendor Bill yang dibayar dalam subdaftar 'Apply'.
Pengumpulan data
Stempel waktu pembuatan transaksi Vendor Payment.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Tagihan dibukukan ke GL
|
Aktivitas ini menandai saat tagihan vendor yang disetujui memengaruhi buku besar. Dalam konfigurasi NetSuite standar, pembukuan terjadi otomatis setelah tagihan disetujui. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah titik kontrol keuangan yang penting untuk memastikan kewajiban dicatat dengan benar. Memantau penyimpangan, seperti pembayaran yang dilakukan sebelum pembukuan, penting untuk analisis kepatuhan.
Sumber data
Tanda 'Posting' pada Vendor Bill diatur ke true. Stempel waktunya dapat diambil dari tanggal peristiwa persetujuan karena pembukuan biasanya terjadi bersamaan dengan persetujuan.
Pengumpulan data
Stempel waktu tindakan persetujuan akhir yang memicu pembukuan ke GL.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Tagihan disetujui
|
Menandai persetujuan akhir tagihan vendor sehingga tagihan dapat dibayar. Ini adalah pencapaian penting yang biasanya tercatat sebagai perubahan status eksplisit menjadi 'Approved' dalam alur kerja persetujuan sistem. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah tahap penting yang menentukan apakah proses pembayaran dapat dilanjutkan. Keterlambatan pada tahap ini sering menjadi hambatan. Karena itu, aktivitas ini perlu dilacak untuk mengelola ketepatan waktu pembayaran dan arus kas.
Sumber data
Diambil dari catatan sistem atau jejak audit Vendor Bill, khususnya stempel waktu saat kolom 'Approval Status' diubah menjadi 'Approved'.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status menjadi 'Approved' dalam jejak audit Vendor Bill.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Tagihan lunas
|
Aktivitas ini menandakan tagihan vendor telah dibayar lunas dan statusnya diperbarui. Ini menandai keberhasilan penyelesaian proses, yang disimpulkan dari perubahan status pada tagihan itu sendiri. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah peristiwa akhir utama dalam siklus faktur yang berjalan sesuai rencana. Dengan mengukur waktu hingga status ini tercapai, Anda dapat mengetahui waktu siklus proses dari awal hingga akhir.
Sumber data
Disimpulkan dari catatan sistem atau jejak audit pada catatan Vendor Bill, khususnya stempel waktu saat status berubah menjadi 'Paid in Full'.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status Vendor Bill menjadi 'Paid in Full'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tagihan vendor dibuat
|
Aktivitas ini menandai pembuatan catatan tagihan vendor di NetSuite dan menjadi awal pemrosesan faktur. Data ini diambil dari tanggal pembuatan catatan transaksi Vendor Bill. | ||
|
Mengapa ini penting
Ini adalah peristiwa awal utama dalam siklus faktur. Dengan menganalisis waktu dari aktivitas ini ke aktivitas berikutnya, Anda dapat mengetahui total waktu pemrosesan dan menemukan keterlambatan pada tahap awal entri data.
Sumber data
Diambil dari kolom 'Date Created' atau tanggal transaksi pada catatan Vendor Bill. Setiap Vendor Bill memiliki ID internal dan nomor transaksi yang unik.
Pengumpulan data
Stempel waktu pembuatan transaksi Vendor Bill.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Diskon pembayaran awal terlewat
|
Peristiwa hasil perhitungan yang menunjukkan pembayaran faktur dengan syarat diskon pembayaran awal tidak dilakukan dalam periode diskon. Peristiwa ini ditentukan dengan membandingkan tanggal pembayaran dengan tanggal batas diskon. | ||
|
Mengapa ini penting
Peristiwa ini mendukung KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' dengan menghitung penghematan yang hilang. Data ini membantu organisasi menemukan masalah proses atau arus kas yang menghalangi pemanfaatan diskon.
Sumber data
Ini adalah peristiwa hasil perhitungan. Peristiwa ini memerlukan perbandingan antara 'Date' pada transaksi Vendor Payment yang digunakan dan kolom 'Discount Date' pada catatan Vendor Bill sumber.
Pengumpulan data
Bandingkan tanggal Vendor Payment dengan tanggal diskon Vendor Bill. Jika tanggal pembayaran lebih dari tanggal diskon, peristiwa ini terjadi.
Jenis peristiwa
calculated
|
|||
|
Ketidaksesuaian pencocokan ditemukan
|
Aktivitas ini terjadi saat tagihan yang seharusnya cocok dengan pesanan pembelian tidak lolos aturan pencocokan otomatis dan perlu ditinjau secara manual. Biasanya, hal ini disimpulkan saat status tagihan berubah menjadi 'Matching Hold' atau 'Discrepancy'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menunjukkan inefisiensi dalam proses pengadaan dan penerimaan barang yang menyebabkan pekerjaan ulang manual. Data ini mendukung dashboard 'Invoice Matching Efficiency' dan KPI 'Matching Discrepancy Rework Rate'.
Sumber data
Disimpulkan dari perubahan status Vendor Bill yang menunjukkan penahanan atau pengecualian, atau dengan menemukan tagihan yang terkait dengan PO dan memerlukan banyak perubahan manual sebelum disetujui.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status menjadi 'hold' atau 'mismatch'. Analisis kolom khusus atau workflow mungkin diperlukan.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Nota kredit diterapkan
|
Menandai penerapan nota kredit vendor pada tagihan untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar. Peristiwa eksplisit ini tercatat dalam catatan penerapan transaksi Vendor Credit. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menunjukkan cara lain untuk menyelesaikan faktur tanpa pembayaran tunai langsung. Nota kredit yang sering digunakan dapat menandakan masalah pada ketepatan pesanan awal atau kinerja vendor.
Sumber data
Diambil dari catatan penerapan yang menghubungkan Vendor Credit dengan Vendor Bill. Tanggal penerapan digunakan sebagai stempel waktu peristiwa.
Pengumpulan data
Stempel waktu penerapan transaksi Vendor Credit pada Vendor Bill.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Pembayaran dijadwalkan dalam batch
|
Faktur yang disetujui dipilih dan dimasukkan ke dalam batch pembayaran untuk diproses nanti. Tindakan ini dilakukan secara eksplisit saat tagihan ditambahkan ke Vendor Payment Batch atau diproses melalui halaman 'Pay Bills'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menunjukkan peralihan dari kewajiban yang sudah disetujui menjadi rencana pengeluaran kas. Analisis keterlambatan antara persetujuan dan penjadwalan dapat mengungkap strategi pengelolaan kas atau inefisiensi dalam proses pembayaran.
Sumber data
Peristiwa ini mungkin sulit dicatat secara terpisah karena sering menjadi bagian dari proses pembuatan pembayaran. Peristiwa ini dapat disimpulkan dari tanggal pembuatan catatan batch pembayaran yang mencakup tagihan tersebut.
Pengumpulan data
Stempel waktu pembuatan catatan batch pembayaran yang merujuk pada faktur.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Pemblokiran pembayaran dilepas
|
Pemblokiran pembayaran pada faktur dihapus sehingga faktur kembali memenuhi syarat untuk dibayar. Hal ini disimpulkan dari penghapusan tanda centang 'Payment Hold' atau perubahan status dari 'Hold'. | ||
|
Mengapa ini penting
Dengan mengukur waktu antara 'Payment Block Set' dan aktivitas ini, Anda dapat mengetahui efisiensi proses penyelesaian. Data ini membantu menemukan penyebab umum pemblokiran dan mempercepat penghapusannya.
Sumber data
Disimpulkan dari jejak audit yang menunjukkan kotak centang 'Payment Hold' tidak lagi dicentang atau kolom status khusus pada Vendor Bill diperbarui.
Pengumpulan data
Stempel waktu saat kolom 'Payment Hold' atau kolom serupa dikosongkan.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Pemblokiran pembayaran diterapkan
|
Pemblokiran pembayaran diterapkan pada faktur yang sudah disetujui sehingga faktur tidak dapat dibayar. Biasanya, hal ini disimpulkan dari kotak centang tertentu yang diaktifkan atau status khusus 'Hold' yang diterapkan. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini penting untuk dashboard 'Payment Block Resolution Analysis'. Aktivitas ini menunjukkan keterlambatan antara persetujuan dan kesiapan pembayaran, yang dapat merusak hubungan dengan vendor.
Sumber data
Disimpulkan dari jejak audit kotak centang 'Payment Hold' atau kolom status khusus pada transaksi Vendor Bill.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan pada kolom 'Payment Hold' atau kolom serupa.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tagihan diajukan untuk persetujuan
|
Menandai saat tagihan vendor yang sudah dibuat secara resmi diajukan ke alur kerja persetujuan. Biasanya, hal ini disimpulkan dari perubahan status tagihan dari 'Open' atau 'Pending Submission' menjadi 'Pending Approval'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini memulai siklus persetujuan. Mengukur waktu dari peristiwa ini hingga 'Bill Approved' atau 'Bill Rejected' penting untuk dashboard analisis waktu siklus persetujuan faktur.
Sumber data
Disimpulkan dari catatan sistem atau jejak audit pada catatan Vendor Bill, khususnya perubahan pada kolom 'Approval Status'.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status menjadi 'Pending Approval' dalam jejak audit Vendor Bill.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tagihan dikembalikan untuk diperbaiki
|
Terjadi saat pemberi persetujuan atau peninjau mengembalikan faktur kepada pengaju untuk diperbaiki. Hal ini disimpulkan dari perubahan status yang memundurkan tagihan dalam workflow, misalnya dari 'Pending Approval' kembali ke 'Pending Submission'. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menemukan siklus pekerjaan ulang yang memperpanjang waktu pemrosesan dan menambah pekerjaan manual. Dengan melacaknya, Anda dapat menemukan penyebab umum kesalahan, seperti kode yang keliru atau kesalahan entri data.
Sumber data
Disimpulkan dari catatan sistem atau jejak audit Vendor Bill dengan mencari kemunduran status atau status khusus 'Rework'.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status yang menandai langkah mundur dalam alur kerja persetujuan.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tagihan ditolak
|
Pemberi persetujuan menolak tagihan vendor dan mengeluarkannya dari antrean pemrosesan aktif. Peristiwa ini tercatat sebagai perubahan status eksplisit menjadi 'Rejected' dan biasanya mengakhiri proses, kecuali tagihan diajukan kembali. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menunjukkan kegagalan proses, seperti faktur duplikat atau informasi vendor yang keliru. Dengan melacak frekuensi dan alasan penolakan, Anda dapat meningkatkan akurasi sejak awal dan mengurangi pekerjaan yang sia-sia.
Sumber data
Diambil dari catatan sistem atau jejak audit Vendor Bill, yang mencatat stempel waktu saat kolom 'Approval Status' diubah menjadi 'Rejected'.
Pengumpulan data
Stempel waktu perubahan status menjadi 'Rejected' dalam jejak audit Vendor Bill.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
Panduan ekstraksi data
Siap memulai?
Gunakan templat ini untuk menyiapkan data NetSuite dengan efisien dan mulai menemukan hal penting tentang kinerja pemrosesan faktur. Mulai optimalkan siklus pembelian hingga pembayaran Anda hari ini.
Tingkatkan pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran hari ini
Pangkas waktu siklus faktur NetSuite hingga 30%. Tingkatkan arus kas dan kepatuhan.
Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.