Templat data piutang usaha Anda
Templat data piutang usaha Anda
Ini template data umum kami untuk process mining Piutang Usaha. Gunakan template khusus sistem untuk mendapatkan panduan yang lebih terarah.
Pilih sistem tertentu- Kolom data penting untuk melacak siklus faktur
- Definisi aktivitas standar untuk pemetaan proses yang konsisten
- Struktur yang dapat dikembangkan dan kompatibel dengan berbagai perangkat pengelolaan keuangan
Atribut piutang usaha
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Nama aktivitas ActivityName | Deskripsi peristiwa atau tindakan yang dilakukan pada faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan langkah atau perubahan status tertentu dalam siklus hidup faktur. Contohnya, Faktur Dibuat, Pembayaran Dibukukan, Sengketa Dibuka, atau Nota Kredit Diterbitkan. Dengan menganalisis urutan aktivitas ini, alat process mining merekonstruksi peta proses. Organisasi dapat mengidentifikasi hambatan, pengulangan pekerjaan (seperti pembaruan sengketa berulang), dan penyimpangan dari prosedur penagihan standar. Mengapa ini penting Kolom Aktivitas wajib ini diperlukan untuk menentukan langkah-langkah proses. Sumber data Terdapat di log transaksi, dokumen perubahan, atau tabel riwayat status. Contoh Faktur dibuatPembayaran diterimaSengketa diajukanSurat penagihan dikirim | |||
| Nomor faktur InvoiceId | Pengenal unik untuk faktur atau dokumen penagihan tertentu. | ||
| Deskripsi Atribut ini menjadi pengenal kasus utama dalam proses piutang usaha. Atribut ini membedakan satu transaksi penagihan dari transaksi lainnya dan berfungsi sebagai kunci utama untuk melacak siklus hidup piutang, dari pembuatan hingga pelunasan. Dalam analisis process mining, atribut ini digunakan untuk mengelompokkan semua peristiwa terkait, seperti pembuatan faktur, pembaruan, sengketa, dan pembayaran, ke dalam satu kasus. Dengan begitu, analis dapat melihat perjalanan satu tagihan dari awal hingga akhir dan menghitung metrik kinerja pada tingkat transaksi. Mengapa ini penting ID Kasus wajib ini diperlukan untuk merekonstruksi alur proses. Sumber data Biasanya terdapat di tabel header transaksi atau tabel subbuku besar piutang usaha. Contoh INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Pembaruan data terakhir LastDataUpdate | Stempel waktu yang menunjukkan kapan data diekstrak atau diperbarui. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat kapan dataset terakhir diperbarui di aplikasi process mining. Kolom metadata ini memberi tahu pengguna seberapa baru data analisis yang digunakan. Analis dapat mengetahui apakah data yang dilihat bersifat real-time atau merupakan rekam dari periode sebelumnya. Informasi ini penting untuk pelaporan yang akurat dan memastikan keputusan didasarkan pada informasi terbaru yang tersedia. Mengapa ini penting Memberi konteks tentang jeda pembaruan dan keandalan data. Sumber data Dihasilkan oleh pipeline data atau alat ETL saat dijalankan. Contoh 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Sistem sumber SourceSystem | Nama atau pengenal sistem asal data. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan aplikasi perangkat lunak atau lingkungan (seperti SAP, Oracle, atau HighRadius) tempat data diambil. Dalam lanskap yang menggunakan beberapa ERP, atribut ini membantu membedakan sumber data. Atribut ini berguna untuk membandingkan kinerja proses di berbagai wilayah atau unit bisnis yang mungkin menggunakan teknologi berbeda. Atribut ini juga memastikan data dapat ditelusuri kembali ke sumbernya. Mengapa ini penting Penting untuk memfilter dan memvalidasi data di lingkungan dengan beberapa sistem. Sumber data Biasanya ditambahkan sebagai teks tetap selama proses ETL. Contoh SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Stempel waktu peristiwa EventTime | Tanggal dan waktu terjadinya aktivitas. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat waktu tepat suatu tindakan terjadi di sistem sumber. Data ini penting untuk menentukan urutan kronologis peristiwa dalam suatu kasus. Analis menggunakan data ini untuk menghitung waktu penyelesaian antar langkah proses, misalnya waktu dari Faktur Dikirim hingga Pembayaran Dibukukan. Data ini juga menjadi dasar untuk menghitung durasi aktivitas tertentu dan mengidentifikasi keterlambatan dalam siklus penagihan. Mengapa ini penting Stempel Waktu Mulai wajib ini diperlukan untuk mengurutkan peristiwa dan menghitung durasi. Sumber data Terdapat di log sistem, stempel waktu entri transaksi, atau tabel riwayat perubahan. Contoh 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Alasan sengketa DisputeReason | Kategori atau kode yang menjelaskan alasan faktur disengketakan. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat alasan pelanggan menolak membayar sebagian atau seluruh faktur. Alasan umum meliputi kesalahan harga, barang rusak, atau dokumen yang tidak lengkap. Data ini penting untuk analisis akar masalah. Dengan mengelompokkan alasan sengketa, organisasi dapat menemukan masalah sistemik dalam proses sebelumnya, seperti pemenuhan pesanan atau penetapan harga, yang menyebabkan keterlambatan pembayaran dan pekerjaan administrasi berulang. Mengapa ini penting Penting untuk menemukan akar penyebab keterlambatan pembayaran dan pekerjaan berulang. Sumber data Terdapat di modul manajemen sengketa atau tabel kasus sengketa khusus. Contoh Perbedaan hargaBarang rusakPO tidak adaFaktur duplikat | |||
| Nama pelanggan CustomerName | Nama entitas atau organisasi yang bertanggung jawab atas faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan pihak yang berutang atas faktur. Data dapat dikelompokkan pada tingkat akun. Atribut ini penting untuk menganalisis perilaku pembayaran pelanggan tertentu. Organisasi dapat mengidentifikasi pelanggan strategis yang sering terlambat membayar atau menyengketakan faktur, lalu mengelola hubungan dan pendekatan penagihan secara lebih terarah. Mengapa ini penting Memungkinkan analisis pada tingkat akun dan identifikasi pelanggan yang bermasalah dalam pembayaran. Sumber data Terdapat di tabel data induk pelanggan yang digabungkan dengan header faktur. Contoh Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Nilai faktur InvoiceAmount | Nilai total faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan nilai finansial tagihan kepada pelanggan. Biasanya, nilainya mencakup jumlah bruto, termasuk pajak dan biaya tambahan. Dalam analisis, kolom ini penting untuk menghitung KPI finansial, seperti Days Sales Outstanding (DSO) berbobot nilai, mengidentifikasi akun bernilai tinggi yang berisiko, dan menentukan prioritas penagihan. Kolom ini juga memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan dampak finansial. Mengapa ini penting Penting untuk menganalisis dampak finansial dan memprioritaskan penagihan bernilai tinggi. Sumber data Terdapat di header faktur atau header dokumen akuntansi. Contoh 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Otomatis IsAutomated | Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan tanpa campur tangan manusia. | ||
| Deskripsi Atribut boolean ini membedakan tindakan manual pengguna dari peristiwa yang dijalankan sistem. Biasanya, atribut ini ditentukan dengan mencocokkan ID Pengguna dengan daftar akun layanan yang diketahui. Atribut ini menjadi dasar untuk menghitung tingkat otomatisasi. Organisasi dapat menggunakannya untuk memahami hasil investasi dalam robotic process automation (RPA) dan menemukan peluang untuk mengotomatiskan tugas manual berulang, seperti pencatatan pembayaran atau penagihan. Mengapa ini penting Penting untuk mengukur transformasi digital dan tingkat otomatisasi proses. Sumber data Ditentukan dari ID Pengguna atau penanda transaksi tertentu. Contoh truefalse | |||
| Syarat pembayaran PaymentTerms | Ketentuan yang disepakati untuk menentukan kapan pembayaran jatuh tempo. | ||
| Deskripsi Atribut ini berisi kode atau deskripsi jadwal pembayaran, seperti Net 30, Net 60, atau Segera. Atribut ini menetapkan ekspektasi kontraktual atas arus kas. Analisis atribut ini membantu mengidentifikasi apakah syarat standar dipatuhi atau tim penjualan memberikan syarat yang kurang menguntungkan demi menutup transaksi. Atribut ini juga digunakan untuk membandingkan syarat pembayaran dengan perilaku pembayaran aktual dan memeriksa kepatuhannya. Mengapa ini penting Memberi konteks untuk Tanggal jatuh tempo dan membantu menganalisis kepatuhan terhadap syarat pembayaran. Sumber data Terdapat di header faktur atau data induk pelanggan. Contoh NT30Net 60 hariDiskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, jatuh tempo bersih 30 hariSegera | |||
| Tanggal jatuh tempo DueDate | Tanggal batas pembayaran yang diharapkan dari pelanggan. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan batas waktu pembayaran sesuai kesepakatan dalam syarat penjualan. Tanggal ini menjadi acuan untuk menentukan apakah faktur masih dalam masa pembayaran, telah jatuh tempo, atau menunggak. Analis menggunakan tanggal ini untuk menghitung metrik pembayaran lebih awal atau terlambat. Dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dengan tanggal jatuh tempo, organisasi dapat melihat kepatuhan pelanggan terhadap syarat pembayaran dan efektivitas strategi penagihan. Mengapa ini penting Menjadi acuan untuk menghitung umur piutang, tunggakan, dan kepatuhan pembayaran. Sumber data Terdapat di header faktur atau dihitung dari tanggal dasar ditambah syarat pembayaran. Contoh 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Tanggal pelunasan ClearingDate | Tanggal faktur dilunasi atau diimbangi sepenuhnya. | ||
| Deskripsi Atribut ini mencatat kapan pos terbuka ditutup di sistem, biasanya setelah pembayaran atau nota kredit dibukukan. Tanggal ini menandai akhir siklus penagihan untuk faktur tersebut. Tanggal ini penting untuk menghitung waktu siklus aktual dan Days Sales Outstanding (DSO). Tanggal ini membantu membedakan faktur terbuka dan tertutup, serta mengukur efisiensi proses pencatatan pembayaran. Mengapa ini penting Penting untuk menghitung waktu siklus dan Days Sales Outstanding aktual. Sumber data Terdapat di item baris dokumen akuntansi atau riwayat status. Contoh 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Unit bisnis BusinessUnit | Divisi internal, anak perusahaan, atau kode perusahaan yang menerbitkan faktur. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan entitas organisasi yang memiliki piutang di perusahaan. Di sistem seperti SAP, atribut ini merujuk pada Company Code; di NetSuite, atribut ini merujuk pada Subsidiary. Atribut ini memungkinkan perbandingan antar cabang atau divisi. Manajemen dapat menggunakannya untuk membandingkan kinerja penagihan, kepatuhan terhadap proses standar, dan metrik DSO di berbagai bagian organisasi. Mengapa ini penting Memungkinkan perbandingan kinerja antar divisi organisasi. Sumber data Terdapat di header faktur atau header dokumen akuntansi keuangan. Contoh US01Operasional EMEAAnak Perusahaan A1000 | |||
| Nama petugas penagihan CollectorName | Nama agen atau pengguna yang bertanggung jawab menagih pembayaran. | ||
| Deskripsi Atribut ini menunjukkan karyawan atau tim yang ditugaskan mengelola akun pelanggan dan memastikan pembayaran diterima. Atribut ini menghubungkan sumber daya manusia dengan hasil proses. Atribut ini memungkinkan analisis produktivitas dan efektivitas petugas penagihan. Manajer dapat membandingkan tingkat penagihan, pemenuhan janji pembayaran, dan beban kerja antarpetugas untuk mengetahui kebutuhan pelatihan atau menyeimbangkan kembali portofolio. Mengapa ini penting Memungkinkan analisis produktivitas tenaga kerja dan perbandingan kinerja. Sumber data Terdapat di data induk pelanggan atau tabel manajemen penagihan khusus. Contoh John DoeTim Penagihan AAgen sistem | |||
| Segmen pelanggan CustomerSegment | Klasifikasi pelanggan berdasarkan nilai strategis atau tingkat risiko. | ||
| Deskripsi Atribut ini mengelompokkan pelanggan ke dalam kategori seperti Akun Utama, UKM, Risiko Tinggi, atau Pemerintah. Biasanya, kategori ini ditentukan dalam data induk. Dengan mengelompokkan analisis proses berdasarkan atribut ini, organisasi dapat melihat bagaimana berbagai jenis pelanggan ditangani. Organisasi dapat memeriksa apakah pelanggan bernilai tinggi mendapat layanan prioritas dan apakah pelanggan berisiko tinggi dipantau dengan cukup ketat. Mengapa ini penting Memungkinkan analisis strategi untuk berbagai segmen pelanggan. Sumber data Terdapat di data induk pelanggan atau tabel mitra bisnis. Contoh StrategisRitelGrosirTingkat 1 | |||
Aktivitas piutang usaha
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
| Faktur dibuat | Pencatatan awal faktur di sistem keuangan yang membentuk entri piutang usaha. Peristiwa ini menandai dimulainya siklus penagihan dan menjadi acuan untuk menghitung umur piutang. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa ini menjadi titik acuan seluruh proses, termasuk waktu mulai untuk semua metrik waktu siklus dan perhitungan DSO. Sumber data Biasanya ditemukan di tabel header transaksi atau log pembuatan pada sistem ERP. Pengumpulan data Ambil stempel waktu pembuatan dokumen faktur dengan nomor unik. Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dikirim | Dokumen tagihan dikirim kepada pelanggan melalui email, cetak, EDI, atau portal. Pada tahap ini, kewajiban pembayaran disampaikan kepada pelanggan. | ||
| Mengapa ini penting Menghitung jeda antara pembuatan dan pengiriman faktur membantu menemukan keterlambatan pemrosesan internal yang menghambat arus kas. Sumber data Data ini berasal dari log pengelolaan keluaran, catatan pengiriman email, atau pembaruan status EDI. Pengumpulan data Temukan stempel waktu saat status keluaran faktur berubah menjadi terkirim atau selesai. Jenis peristiwa explicit | |||
| Faktur dilunasi | Perubahan status akhir saat saldo faktur yang belum dibayar menjadi nol. Ini dapat terjadi karena pembayaran penuh, penerapan kredit, atau penghapusan. | ||
| Mengapa ini penting Menandai akhir kasus di sistem dan digunakan untuk menghitung total waktu siklus proses. Sumber data Diperoleh dari perubahan kolom status faktur menjadi Closed, Cleared, atau Paid. Pengumpulan data Temukan stempel waktu saat penanda status item terbuka berubah menjadi lunas. Jenis peristiwa inferred | |||
| Nota kredit dibukukan | Penerbitan nota kredit untuk mengurangi saldo faktur. Biasanya, nota ini diterbitkan sebagai hasil sengketa yang sah, pengembalian barang, atau diskon susulan. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk menganalisis kebocoran pendapatan, kualitas penagihan, dan penyebab utama pembayaran tidak dilakukan. Sumber data Data ini terdapat di tabel transaksi piutang usaha sebagai jenis dokumen khusus untuk kredit. Pengumpulan data Tautkan dokumen nota kredit ke faktur asal melalui kolom referensi. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran dibukukan | Pencatatan pembayaran kas masuk yang diterapkan pada faktur. Inilah tujuan utama proses piutang usaha. | ||
| Mengapa ini penting Peristiwa terpenting untuk menghitung days sales outstanding (DSO) dan menilai kondisi arus kas. Sumber data Data ini terdapat di tabel penerapan pembayaran atau penerimaan kas. Pengumpulan data Ambil stempel waktu dari dokumen penerimaan pembayaran yang ditautkan ke nomor faktur. Jenis peristiwa explicit | |||
| Sengketa dibuka | Pembuatan kasus resmi atau kode alasan yang menunjukkan pelanggan tidak menyetujui keabsahan atau jumlah faktur. Biasanya, upaya penagihan standar dihentikan sementara. | ||
| Mengapa ini penting Membantu menemukan hambatan proses dan mengukur pendapatan yang berisiko akibat kesalahan penagihan atau masalah kualitas. Sumber data Ditandai dengan pembuatan kasus di modul manajemen sengketa atau perubahan status menjadi 'In Dispute'. Pengumpulan data Catat stempel waktu saat ID kasus sengketa ditautkan ke faktur atau penanda sengketa diatur menjadi true. Jenis peristiwa explicit | |||
| Tanggal jatuh tempo terlewati | Tonggak yang dihitung saat tanggal saat ini melewati tanggal jatuh tempo sesuai ketentuan pembayaran, sementara faktur masih terbuka. Peristiwa ini menandai perubahan status dari belum jatuh tempo menjadi terlambat. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk menganalisis ketepatan waktu pembayaran dan memulai strategi penagihan. Sumber data Dihitung dengan membandingkan tanggal jatuh tempo faktur dengan tanggal sistem jika belum ada peristiwa penutupan. Pengumpulan data Buat peristiwa saat tanggal sistem melewati kolom Due Date dan Status umum masih Open. Jenis peristiwa calculated | |||
| Janji pembayaran dicatat | Pencatatan komitmen resmi pelanggan untuk membayar jumlah tertentu pada tanggal tertentu. Biasanya, petugas penagihan mencatatnya setelah berhasil menghubungi pelanggan. | ||
| Mengapa ini penting Memberikan gambaran tentang arus kas yang diharapkan dan membantu mengukur keandalan komitmen pelanggan. Sumber data Data ini terdapat di modul manajemen penagihan atau kolom catatan yang terkait dengan faktur. Pengumpulan data Ambil catatan yang memuat tanggal dan jumlah PTP yang dicatat untuk ID faktur. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pelanggan dihubungi untuk penagihan | Interaksi dengan pelanggan mengenai faktur yang belum dibayar, seperti mengirim surat penagihan otomatis atau mencatat panggilan telepon. Peristiwa ini melacak upaya proaktif tim penagihan. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk mengukur produktivitas petugas penagihan dan efektivitas strategi penagihan dalam mempercepat pembayaran. Sumber data Data ini berasal dari log korespondensi, riwayat aktivitas CRM, atau jurnal penagihan. Pengumpulan data Petakan entri dari log interaksi pelanggan atau tabel penagihan otomatis yang terhubung ke faktur. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran direkonsiliasi | Pencocokan catatan pembayaran internal dengan baris transaksi pada rekening koran eksternal. Ini memastikan kas benar-benar telah masuk ke rekening bank. | ||
| Mengapa ini penting Membedakan kas yang tercatat di buku dengan kas di bank, sekaligus menunjukkan keterlambatan dalam proses penerapan pembayaran. Sumber data Data ini berasal dari modul rekonsiliasi bank atau log manajemen kas. Pengumpulan data Temukan saat dokumen pembayaran ditandai lunas atau cocok di buku besar bank. Jenis peristiwa explicit | |||
| Pembayaran sebagian dibukukan | Pembayaran diterapkan untuk mengurangi saldo faktur, tetapi masih menyisakan jumlah yang harus dibayar. Hal ini sering menandakan sengketa, ketidakmampuan membayar, atau kekurangan pembayaran. | ||
| Mengapa ini penting Informasi pembayaran sebagian membantu menganalisis perilaku pembayaran pelanggan dan kerumitan proses. Sumber data Dicatat saat transaksi pembayaran ditautkan ke faktur, tetapi jumlah pembayaran lebih kecil daripada saldo yang belum dibayar. Pengumpulan data Temukan penerapan pembayaran dengan jumlah yang lebih kecil daripada jumlah faktur yang belum dibayar. Jenis peristiwa explicit | |||
| Piutang tak tertagih dihapuskan | Saldo faktur yang tersisa dinyatakan tidak dapat ditagih dan dihapus dari buku besar piutang usaha. Peristiwa ini menunjukkan kegagalan proses dan kerugian keuangan. | ||
| Mengapa ini penting Penting untuk menganalisis total biaya proses kredit dan menemukan segmen pelanggan berisiko tinggi. Sumber data Dicatat dari entri jurnal atau transaksi penyesuaian dengan kode alasan penghapusan tertentu. Pengumpulan data Saring dokumen penyesuaian yang diklasifikasikan sebagai penghapusan dan ditautkan ke faktur. Jenis peristiwa explicit | |||
| Sengketa diselesaikan | Penyelidikan sengketa selesai dan menghasilkan keputusan untuk memberikan kredit kepada pelanggan, menghapus saldo sebagai kerugian, atau menagih pembayaran. Setelah itu, faktur dapat dilunasi. | ||
| Mengapa ini penting Menandai akhir penanganan pengecualian dan memungkinkan siklus kas berlanjut. Sumber data Dicatat saat status kasus sengketa berubah menjadi Closed atau Resolved. Pengumpulan data Temukan stempel waktu perubahan status terakhir di sistem manajemen sengketa. Jenis peristiwa explicit | |||
| Status sengketa diperbarui | Perubahan tahap dalam kasus sengketa, misalnya dari peninjauan awal ke penyelidikan aktif. Peristiwa ini melacak alur kerja tim penyelesaian. | ||
| Mengapa ini penting Memungkinkan analisis waktu penyelesaian sengketa dan membantu menemukan kasus yang terhenti selama penyelidikan. Sumber data Data ini berasal dari log riwayat objek kasus sengketa yang ditautkan ke faktur. Pengumpulan data Lacak perubahan pada kolom status entitas kasus sengketa yang ditautkan. Jenis peristiwa inferred | |||
Panduan ekstraksi
Metode ekstraksi berbeda-beda untuk setiap sistem. Untuk petunjuk lengkap,
baca panduan ETL kami atau pilih proses dan sistem tertentu.
Siap memulai?
Mulailah dengan menerapkan templat umum ini pada data Anda atau pilih salah satu panduan khusus untuk platform yang Anda gunakan.
Perkuat modal kerja dengan pengelolaan piutang yang lebih baik
Turunkan DSO dan sederhanakan penagihan dengan analitik real-time
Tidak perlu kartu kredit. Dapat digunakan dengan ERP apa pun.