Templat data pemrosesan faktur utang usaha

Oracle Fusion Financials
Templat data pemrosesan faktur utang usaha

Templat data pemrosesan faktur utang usaha

Templat ini memandu Anda mengumpulkan data yang tepat untuk menganalisis pemrosesan faktur utang usaha. Di dalamnya tercantum atribut dan aktivitas penting untuk menyusun log peristiwa yang akurat, serta panduan praktis untuk mengekstrak data. Gunakan templat ini agar semua informasi penting tersedia untuk process mining yang efektif.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi untuk Oracle Fusion Financials
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pemrosesan faktur utang usaha

Berikut kolom data yang disarankan untuk log peristiwa agar Anda dapat menganalisis pemrosesan faktur utang usaha secara menyeluruh.
3 Wajib 8 Disarankan 11 Opsional
Nama Deskripsi
Faktur
InvoiceId
Pengenal unik untuk setiap faktur yang diproses.
Deskripsi

'Faktur' menjadi pengenal kasus utama yang menghubungkan semua aktivitas sejak faktur diterima hingga pembayaran akhir. Setiap InvoiceId unik mewakili satu rangkaian proses lengkap, sehingga perjalanan setiap faktur dalam proses utang usaha dapat dianalisis secara menyeluruh. Pengenal ini menjadi dasar analisis proses karena menghubungkan semua peristiwa dan atribut terkait.

Mengapa ini penting

Pengenal ini penting untuk melacak siklus hidup setiap faktur dari awal hingga akhir, serta menganalisis variasi proses, hambatan, dan volume proses secara keseluruhan.

Sumber data

Biasanya berupa INVOICE_ID atau INVOICE_NUM dari tabel AP_INVOICES_ALL di Oracle Fusion Financials.

Contoh
INV-987657334001APO-INV-2023-005
Nama aktivitas
ActivityName
Nama langkah proses atau peristiwa tertentu yang terjadi.
Deskripsi

Atribut ini menjelaskan satu langkah dalam siklus pemrosesan faktur, seperti 'Faktur dibuat', 'Persetujuan dimulai', atau 'Pembayaran dilakukan'. Dengan mengurutkan aktivitas berdasarkan waktu, alat process mining dapat merekonstruksi alur proses lengkap setiap faktur. Analisis aktivitas membantu menemukan jalur yang paling sering terjadi, penyimpangan, dan siklus pengerjaan ulang dalam proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi inti peta proses. Anda dapat menggunakannya untuk memvisualisasikan dan menganalisis alur proses, menemukan penyimpangan, serta mengukur kinerja tiap langkah.

Sumber data

Biasanya diperoleh dari perubahan status, tabel peristiwa, atau log audit di Oracle Fusion Financials. Data mungkin perlu dipetakan dari berbagai tabel dan kolom sumber.

Contoh
Faktur divalidasiPenangguhan diberlakukanFaktur disetujuiPembayaran dilakukan
Waktu peristiwa
EventTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas terjadi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu yang tepat untuk setiap aktivitas dalam proses. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah. Data tersebut mendukung analisis kinerja, seperti menemukan hambatan dengan mengukur waktu tunggu, menghitung waktu siklus tahap tertentu seperti persetujuan, dan memantau kepatuhan terhadap SLA.

Mengapa ini penting

Data ini penting untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, termasuk waktu siklus dan waktu tunggu. Metrik tersebut diperlukan untuk menemukan hambatan dan mengukur efisiensi proses.

Sumber data

Data ini sesuai dengan tanggal pembuatan, tanggal pembaruan terakhir, atau stempel waktu peristiwa tertentu di berbagai tabel Oracle Fusion, misalnya LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, dan APPROVAL_DATE.

Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
Jumlah faktur
InvoiceAmount
Nilai total faktur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan jumlah total yang harus dibayar untuk faktur. Nilai ini menjadi metrik dasar untuk analisis keuangan dan penentuan prioritas faktur. Analisis jumlah faktur dapat menunjukkan apakah faktur bernilai tinggi diproses secara berbeda atau lebih sering terlambat dibandingkan faktur bernilai rendah. Data ini juga penting untuk dasbor perkiraan arus kas dan analisis pembayaran ganda.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis dampak keuangan, seperti menentukan prioritas faktur bernilai tinggi, menganalisis waktu pemrosesan berdasarkan nilai, dan menghitung dampak finansial keterlambatan.

Sumber data

Diambil dari kolom INVOICE_AMOUNT di tabel AP_INVOICES_ALL.

Contoh
5400.50125000.00750.25
Nama pemasok
VendorName
Nama pemasok yang mengirimkan faktur.
Deskripsi

Menunjukkan pemasok yang terkait dengan faktur. Atribut ini penting untuk menganalisis kinerja proses berdasarkan pemasok. Misalnya, Anda dapat melihat pemasok mana yang paling sering mengalami penangguhan faktur, waktu pemrosesan terlama, atau selisih pencocokan. Informasi ini membantu mengelola hubungan dengan pemasok dan menemukan masalah berulang yang terkait dengan pemasok tertentu.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja berdasarkan pemasok dan membantu menemukan masalah tertentu, seperti keterlambatan, selisih, atau penangguhan yang sering terjadi.

Sumber data

Biasanya diambil dari kolom VENDOR_NAME di tabel POZ_SUPPLIERS atau tabel pemasok terkait, lalu digabungkan melalui VENDOR_ID di AP_INVOICES_ALL.

Contoh
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
Nomor pesanan pembelian
PurchaseOrderNumber
Pengenal pesanan pembelian yang terkait dengan faktur.
Deskripsi

Nomor unik pesanan pembelian (PO) yang mengizinkan pengadaan barang atau jasa. Atribut ini penting untuk menganalisis pencocokan tiga arah antara PO, penerimaan barang, dan faktur. Tingginya jumlah selisih pada faktur yang terkait dengan PO dapat menunjukkan masalah di bagian pengadaan atau penerimaan barang. Analisis faktur dengan dan tanpa PO juga dapat mengungkap perbedaan dalam prosesnya.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis pencocokan 3 arah, menemukan selisih pencocokan, dan memahami perbedaan antara faktur yang didukung PO dan yang tidak.

Sumber data

Informasi ini biasanya tersedia dengan menggabungkan tabel baris faktur, seperti AP_INVOICE_LINES_ALL, dengan tabel PO, seperti PO_HEADERS_ALL.

Contoh
PO-10056982347null
Pengguna
User
ID atau nama pengguna yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Menunjukkan karyawan atau pengguna sistem yang bertanggung jawab menjalankan langkah proses tertentu. Misalnya, petugas utang usaha yang memasukkan faktur, manajer yang menyetujuinya, atau spesialis pembayaran yang melakukan pembayaran. Analisis berdasarkan pengguna membantu menemukan kebutuhan pelatihan, memahami pembagian beban kerja, dan melihat perbedaan kinerja antaranggota tim. Data ini juga penting untuk kepatuhan dan jejak audit.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis beban kerja dan kinerja tim, serta membantu menemukan hambatan pada pekerjaan individu atau kebutuhan pelatihan. Data ini juga penting untuk keperluan audit.

Sumber data

Diambil dari kolom terkait pengguna, seperti CREATED_BY atau LAST_UPDATED_BY di berbagai tabel, atau dari tabel riwayat alur kerja maupun persetujuan tertentu.

Contoh
john.doejane.smithap.clerk1
Status Faktur
InvoiceStatus
Status faktur saat ini atau status akhirnya.
Deskripsi

Menunjukkan kondisi faktur saat ini dalam proses, misalnya 'Tervalidasi', 'Menunggu Persetujuan', 'Dibayar', atau 'Dibatalkan'. Atribut ini memberi gambaran posisi faktur dalam siklusnya dan berguna untuk dasbor operasional. Dengan menganalisis status akhir, Anda dapat memahami hasil proses, seperti tingkat faktur yang dibatalkan atau ditolak.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran singkat tentang hasil dan kondisi faktur saat ini. Informasi ini membantu menganalisis tingkat pengecualian, seperti pembatalan, dan efisiensi proses.

Sumber data

Status ini dapat diambil dari kolom status pada tabel AP_INVOICES_ALL atau dari status pembayaran pada AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Contoh
TervalidasiDibayarDibatalkanPerlu Validasi Ulang
Tanggal jatuh tempo
DueDate
Tanggal batas pembayaran faktur.
Deskripsi

Tanggal pembayaran faktur yang dihitung berdasarkan tanggal faktur dan ketentuan pembayaran. Pembayaran pada atau sebelum tanggal ini membantu menghindari denda keterlambatan dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. Atribut ini penting untuk memantau kinerja pembayaran tepat waktu dan mengelola arus kas. KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dihitung dengan membandingkan 'Tanggal pembayaran' dengan 'Tanggal jatuh tempo'.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur tingkat pembayaran tepat waktu, mengelola arus kas, dan menghindari denda keterlambatan. Kolom ini juga menjadi acuan utama untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembayaran.

Sumber data

Nilai ini mungkin tersedia langsung di tabel jadwal pembayaran, seperti AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, atau dihitung berdasarkan INVOICE_DATE dan ketentuan pembayaran.

Contoh
2023-11-142023-12-012024-01-19
Tanggal pembayaran
PaymentDate
Tanggal pembayaran faktur dilakukan.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal pembayaran benar-benar dilakukan. Data ini digunakan untuk memastikan proses utang usaha bagi suatu faktur telah selesai. Membandingkan tanggal pembayaran dengan tanggal jatuh tempo penting untuk menghitung tingkat pembayaran tepat waktu dan menganalisis pemanfaatan diskon pembayaran lebih awal. Data ini juga penting untuk pengelolaan kas dan arus kas.

Mengapa ini penting

Mendukung penghitungan KPI pembayaran tepat waktu dan analisis pemanfaatan diskon pembayaran lebih awal, yang berdampak langsung pada pengelolaan arus kas.

Sumber data

Diambil dari tabel pembayaran seperti AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, khususnya kolom seperti ACCOUNTING_DATE atau CHECK_DATE.

Contoh
2023-11-132023-12-052024-01-19
Waktu Selesai
EndTime
Stempel waktu aktivitas terakhir untuk faktur.
Deskripsi

Menunjukkan stempel waktu peristiwa terakhir dalam siklus faktur, seperti 'Pembayaran Lunas' atau 'Faktur Dibatalkan'. Atribut ini biasanya diperoleh dengan mencari 'EventTime' terbaru untuk setiap 'InvoiceId'. Data ini diperlukan untuk menghitung total waktu pemrosesan faktur dari awal hingga akhir.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan total waktu siklus setiap faktur dari awal hingga akhir. KPI ini menjadi ukuran dasar efisiensi proses secara keseluruhan.

Sumber data

Atribut ini dihitung dengan mencari EventTime maksimum untuk setiap kasus (InvoiceId) dalam kumpulan data.

Contoh
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
Alasan Penangguhan
HoldReason
Alasan faktur ditangguhkan.
Deskripsi

Faktur ditangguhkan jika tidak dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran. Atribut ini mencatat alasan spesifik penangguhan, seperti 'Harga Tidak Sesuai', 'Jumlah Tidak Sesuai', atau 'Menunggu Penerimaan Barang'. Analisis alasan penangguhan membantu menemukan penyebab utama gangguan dan keterlambatan proses. Data ini juga mendukung dasbor untuk memantau pengecualian dan pengerjaan ulang.

Mengapa ini penting

Menunjukkan penyebab utama keterlambatan pembayaran dan pengecualian faktur. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki proses dan berkomunikasi dengan pemasok.

Sumber data

Data diambil dari tabel seperti AP_HOLDS_ALL, yang terhubung ke faktur dan memuat alasan atau kode penangguhan.

Contoh
Harga Tidak SesuaiJumlah yang Ditagihkan Melebihi Jumlah yang DiterimaFaktur Duplikat
Mata uang faktur
InvoiceCurrency
Mata uang yang digunakan untuk jumlah faktur.
Deskripsi

Menunjukkan mata uang yang digunakan dalam faktur, misalnya USD, EUR, atau GBP. Informasi ini penting untuk analisis yang mencakup beberapa negara atau mata uang. Atribut ini memberi konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur dan memastikan metrik keuangan ditafsirkan dengan tepat. Bagi organisasi global, atribut ini juga penting untuk memfilter dan mengelompokkan data keuangan.

Mengapa ini penting

Memberi konteks penting untuk 'Jumlah faktur' agar analisis dan pelaporan keuangan akurat, terutama dalam operasional lintas negara.

Sumber data

Diambil dari kolom INVOICE_CURRENCY_CODE di tabel AP_INVOICES_ALL.

Contoh
USDEURGBPJPY
Mengalami Pengerjaan Ulang
IsRework
Penanda yang menunjukkan apakah faktur mengalami pengerjaan ulang.
Deskripsi

Penanda boolean (True/False) untuk mengidentifikasi faktur yang mengalami pengulangan proses, seperti validasi berulang atau perpindahan dari tahap yang lebih lanjut kembali ke tahap sebelumnya, misalnya dari 'Menunggu Persetujuan' ke 'Perlu Validasi Ulang'. Nilainya biasanya diperoleh dengan menganalisis urutan aktivitas. Atribut ini diperlukan untuk menghitung 'Tingkat Pengerjaan Ulang Faktur' dan memahami inefisiensi proses.

Mengapa ini penting

Mengukur frekuensi pengulangan proses yang tidak efisien dan membantu menemukan penyebab utama pengecualian proses serta upaya yang terbuang.

Sumber data

Atribut ini dihitung dengan menganalisis urutan aktivitas untuk setiap kasus guna mendeteksi langkah yang berulang atau alur proses yang kembali ke tahap sebelumnya.

Contoh
truefalse
Pembaruan data terakhir
LastUpdateDate
Stempel waktu penyegaran data terakhir.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan kapan data proses terakhir kali diekstrak dari sistem sumber. Kolom metadata ini diterapkan ke seluruh kumpulan data setiap kali data diperbarui. Informasi ini membantu pengguna memahami seberapa baru data dan rentang waktu yang dicakup analisis. Dengan begitu, temuan dapat ditafsirkan dengan tepat.

Mengapa ini penting

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan, rentang waktu yang dicakup analisis, dan kapan pembaruan terakhir dilakukan.

Sumber data

Nilai ini dibuat dan dicatat pada kumpulan data saat data diekstrak.

Contoh
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
Pembayaran Tepat Waktu
IsOnTimePayment
Penanda yang menunjukkan apakah faktur dibayar sebelum atau pada tanggal jatuh tempo.
Deskripsi

Penanda boolean (True/False) yang diperoleh dengan membandingkan 'Tanggal Pembayaran' dengan 'Tanggal Jatuh Tempo'. Nilainya True jika pembayaran dilakukan pada atau sebelum tanggal jatuh tempo. Atribut ini mendukung penghitungan KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan penting untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan pembayaran serta mengelola hubungan dengan pemasok.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap syarat pembayaran secara langsung. Hal ini penting untuk menjaga hubungan dengan pemasok, merencanakan keuangan, dan menghindari denda keterlambatan.

Sumber data

Atribut ini dihitung dari kolom lain dengan logika: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.

Contoh
truefalse
Pemberi Persetujuan
Approver
Orang yang menyetujui pembayaran faktur.
Deskripsi

Menunjukkan pengguna atau manajer yang memberikan persetujuan akhir atau persetujuan penting atas faktur. Atribut ini diperlukan untuk dasbor 'Waktu Siklus Persetujuan Faktur', yang membagi waktu persetujuan berdasarkan pemberi persetujuan. Analisis data ini dapat mengungkap hambatan dalam hierarki persetujuan, menunjukkan siapa yang memiliki beban kerja tinggi, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pelimpahan wewenang.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis alur kerja persetujuan, menemukan hambatan yang disebabkan oleh pemberi persetujuan tertentu, dan mengaudit kepatuhan terhadap kebijakan persetujuan.

Sumber data

Informasi ini biasanya disimpan di tabel workflow Oracle, misalnya tabel yang terkait dengan mesin pengelolaan persetujuan AME, atau di tabel riwayat audit.

Contoh
s.jonesm.riverad.chen
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem tempat data diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data. Untuk proses ini, biasanya nilainya 'Oracle Fusion Financials'. Jika lingkungan menggunakan beberapa sistem, misalnya sistem pemindaian OCR terpisah, kolom ini membantu membedakan sumber berbagai peristiwa. Atribut ini memastikan asal-usul data dapat dilacak dan memberi konteks, terutama saat data dari berbagai platform digabungkan.

Mengapa ini penting

Memberi konteks penting tentang asal data, memastikan data dapat ditelusuri, dan membantu mengelola integrasi dari beberapa sistem.

Sumber data

Biasanya berupa nilai tetap yang ditentukan saat penyiapan ekstraksi data.

Contoh
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Utang usaha Fusion Cloud
Status Pencocokan
MatchingStatus
Menunjukkan hasil proses pencocokan faktur.
Deskripsi

Menunjukkan hasil validasi saat faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang untuk pencocokan 3 arah. Status yang mungkin mencakup 'Cocok', 'Cocok Sebagian', atau 'Gagal'. Atribut ini menjadi dasar KPI 'Tingkat Kegagalan Pencocokan 3 Arah' dan dasbor analisis selisih terkait. Data ini membantu mendiagnosis masalah dalam siklus pengadaan hingga pembayaran.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung keberhasilan proses pencocokan otomatis dan menyoroti selisih yang menyebabkan pengerjaan ulang secara manual serta keterlambatan pembayaran.

Sumber data

Status ini biasanya tersedia di tingkat header atau baris faktur dalam tabel seperti AP_INVOICES_ALL atau AP_INVOICE_LINES_ALL.

Contoh
BerhasilGagal, harga tidak sesuaiGagal, jumlah tidak sesuaiTidak Diperlukan
Syarat Pembayaran
PaymentTerms
Syarat pembayaran faktur yang disepakati dengan pemasok.
Deskripsi

Menentukan ketentuan pembayaran kepada pemasok, seperti 'Net 30' atau '2% 10, Net 30'. Atribut ini menjadi dasar untuk menghitung tanggal jatuh tempo faktur dan menemukan peluang diskon pembayaran lebih awal. Analisis syarat pembayaran membantu perencanaan arus kas. Data ini juga penting bagi dasbor 'Realisasi Diskon Pembayaran Lebih Awal' untuk mengukur seberapa efektif perusahaan memanfaatkan diskon yang tersedia.

Mengapa ini penting

Memengaruhi arus kas dan profitabilitas secara langsung karena menentukan jadwal pembayaran dan kelayakan untuk mendapatkan diskon pembayaran lebih awal.

Sumber data

Tersedia di tabel AP_TERMS_TL atau AP_TERMS_B, yang terhubung ke tabel AP_INVOICES_ALL.

Contoh
Net 30Net 602% 10, Net 30
Tanggal faktur
InvoiceDate
Tanggal yang tercantum pada faktur pemasok.
Deskripsi

Tanggal saat pemasok menerbitkan faktur. Tanggal ini menjadi acuan untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan ketentuan yang disepakati. Dengan membandingkan tanggal faktur dengan tanggal faktur dimasukkan ke sistem melalui aktivitas 'Faktur dibuat', Anda dapat menemukan keterlambatan pengiriman faktur atau pemrosesan penerimaan. Analisis ini membantu menemukan hambatan di tahap awal yang dapat mengganggu pembayaran tepat waktu dan pemanfaatan diskon.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk menghitung tanggal jatuh tempo pembayaran dan menemukan keterlambatan antara penerbitan faktur dan masuknya faktur ke proses utang usaha.

Sumber data

Diambil dari kolom INVOICE_DATE di tabel AP_INVOICES_ALL.

Contoh
2023-10-152023-11-012023-12-20
Unit Bisnis
BusinessUnit
Unit bisnis atau unit operasional yang bertanggung jawab atas faktur.
Deskripsi

Menunjukkan unit bisnis, departemen, atau pusat biaya yang menanggung pengeluaran. Dimensi ini penting untuk analisis organisasi karena memungkinkan Anda membandingkan kinerja proses di berbagai bagian perusahaan. Anda dapat mengetahui apakah masalah proses, seperti waktu persetujuan yang lama atau tingkat pengecualian yang tinggi, terkonsentrasi di unit bisnis tertentu. Hasilnya dapat menjadi dasar untuk menentukan perbaikan yang tepat sasaran.

Mengapa ini penting

Memungkinkan perbandingan kinerja antarunit organisasi dan membantu menemukan hambatan atau masalah kepatuhan di departemen tertentu.

Sumber data

Informasi ini biasanya tersedia di tabel AP_INVOICES_ALL sebagai ORG_ID. Kolom tersebut dapat digabungkan dengan tabel organisasi HR untuk mendapatkan nama unit bisnis.

Contoh
Penjualan Amerika UtaraOperasional EropaKeuangan kantor pusat
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pemrosesan faktur utang usaha

Catat langkah dan tonggak utama proses ini dalam log peristiwa agar proses dapat ditemukan secara akurat dan hambatan teridentifikasi.
6 Disarankan 7 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Faktur dibuat
Menandai pembuatan awal catatan faktur di sistem, baik melalui entri manual, pemindaian (OCR), maupun pertukaran data elektronik (EDI). Peristiwa ini tercatat saat catatan baru dimasukkan ke tabel faktur utama.
Mengapa ini penting

Ini menandai awal siklus pemrosesan faktur. Dengan menganalisis waktu dari peristiwa ini ke peristiwa lainnya, Anda dapat menemukan keterlambatan di tahap awal dan menghitung durasi proses secara keseluruhan.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara langsung dari stempel waktu pembuatan catatan faktur di tabel AP_INVOICES_ALL, biasanya menggunakan kolom CREATION_DATE.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan catatan di tabel AP_INVOICES_ALL.

Jenis peristiwa explicit
Faktur disetujui
Menandai persetujuan akhir faktur yang mengizinkan pembayaran. Tonggak penting ini disimpulkan dari perubahan kolom status alur kerja ke status akhir yang menunjukkan persetujuan.
Mengapa ini penting

Tonggak penting yang mengakhiri siklus persetujuan. Data ini diperlukan untuk menghitung 'Waktu Siklus Persetujuan Faktur' dan menemukan hambatan yang terkait dengan pemberi persetujuan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom WFAPPROVAL_STATUS di tabel AP_INVOICES_ALL menjadi 'Manually Approved', 'Workflow Approved', atau status persetujuan akhir serupa.

Pengumpulan data

Perubahan AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS ke status disetujui.

Jenis peristiwa inferred
Faktur divalidasi
Aktivitas ini menandai selesainya pemeriksaan validasi otomatis oleh sistem atas data faktur, seperti kebenaran format dan kecocokan dengan pemasok. Peristiwa ini tercatat dengan melacak perubahan pada kolom status validasi faktur.
Mengapa ini penting

Menunjukkan bahwa faktur siap diproses lebih lanjut, misalnya untuk pencocokan atau persetujuan. Keterlambatan sebelum tahap ini dapat menandakan masalah entri data dan membantu analisis dasbor 'Analisis Kesalahan Entri Data Faktur'.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom VALIDATION_STATUS di tabel AP_INVOICES_ALL menjadi 'Validated'. Jejak audit atau tabel riwayat untuk kolom ini dapat menyediakan stempel waktunya.

Pengumpulan data

Perubahan AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS menjadi 'Validated'.

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran dijadwalkan
Menandai saat faktur yang disetujui dimasukkan ke Payment Process Request (PPR) atau kelompok pembayaran, tetapi belum dibayar. Peristiwa ini tercatat saat catatan jadwal pembayaran difinalisasi.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menghubungkan tahap persetujuan dengan pembayaran sebenarnya. Menganalisis waktu yang dihabiskan pada tahap ini penting untuk memperkirakan dan mengelola arus kas.

Sumber data

Disimpulkan dari terisinya checkrun_id di tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL untuk faktur tersebut. Tanggal pembuatan PPR dapat digunakan sebagai stempel waktu.

Pengumpulan data

Faktur dikaitkan dengan Payment Process Request (PPR).

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran dilakukan
Menandai saat pembayaran dibuat dan diterbitkan kepada pemasok. Peristiwa ini tercatat secara langsung saat catatan pembayaran yang terkait dengan faktur dibuat.
Mengapa ini penting

Tonggak penting untuk mengukur 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan 'Volume Pemrosesan Faktur dari Awal hingga Akhir'. Ini menandakan bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban keuangannya.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara langsung saat catatan penghubung dibuat di tabel AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE atau CREATION_DATE dapat digunakan sebagai stempel waktu.

Pengumpulan data

Catatan dibuat di AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL untuk menghubungkan faktur dengan pembayaran.

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran telah dicairkan
Aktivitas terakhir dalam proses, yang mengonfirmasi bahwa pembayaran telah dicairkan oleh bank. Peristiwa ini biasanya tercatat melalui pembaruan status dari Oracle Cash Management setelah rekonsiliasi bank.
Mengapa ini penting

Ini menandai akhir proses dari awal hingga akhir dan menyediakan data paling akurat untuk 'Rata-rata Waktu Siklus Faktur'. Peristiwa ini menutup seluruh rangkaian transaksi keuangan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan status pembayaran menjadi 'CLEARED' di tabel AP_CHECKS_ALL. Kolom CLEARED_DATE menyediakan stempel waktu peristiwa ini.

Pengumpulan data

CLEARED_DATE terisi di tabel AP_CHECKS_ALL.

Jenis peristiwa inferred
Faktur dibatalkan
Menandai penghentian proses faktur sebelum pembayaran. Tindakan ini tercatat secara langsung saat pengguna membatalkan faktur dan tanggal pembatalan diisi.
Mengapa ini penting

Status akhir faktur yang tidak berhasil. Menganalisis frekuensi dan alasan pembatalan dapat mengungkap masalah di tahap awal pengadaan atau pengelolaan pemasok.

Sumber data

Disimpulkan dari terisinya kolom CANCELLED_DATE di tabel AP_INVOICES_ALL. Tanggal tersebut menjadi stempel waktu peristiwa.

Pengumpulan data

CANCELLED_DATE terisi di tabel AP_INVOICES_ALL.

Jenis peristiwa inferred
Faktur ditolak
Menunjukkan bahwa pemberi persetujuan menolak faktur sehingga proses terhenti dan biasanya perlu diperbaiki lalu diajukan kembali. Peristiwa ini tercatat sebagai perubahan status dalam alur kerja persetujuan.
Mengapa ini penting

Menunjukkan adanya siklus pengerjaan ulang yang signifikan dalam proses. Analisis frekuensi dan alasan penolakan dapat mengungkap kesalahpahaman tentang kebijakan atau masalah data yang berulang.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan kolom WFAPPROVAL_STATUS di tabel AP_INVOICES_ALL menjadi 'Rejected'. Tabel riwayat alur kerja mungkin menyediakan detail tambahan.

Pengumpulan data

Perubahan AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS menjadi 'Rejected'.

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran lebih awal dilakukan
Peristiwa hasil perhitungan yang menunjukkan bahwa pembayaran dilakukan lebih awal untuk mendapatkan diskon. Peristiwa ini ditentukan dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dengan ketentuan diskon yang tersimpan dalam jadwal pembayaran.
Mengapa ini penting

Data ini mendukung dasbor 'Pemanfaatan Diskon Pembayaran Lebih Awal'. Data ini membantu mengukur manfaat finansial dari proses utang usaha yang efisien dan menemukan peluang yang terlewat.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan tanggal pembayaran dari AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL dengan kolom tanggal diskon (DISCOUNT_DATE) di tabel AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Pengumpulan data

Bandingkan tanggal pembayaran dilakukan dengan tanggal terakhir untuk mendapatkan diskon.

Jenis peristiwa calculated
Penangguhan diberlakukan
Menunjukkan bahwa faktur ditangguhkan sehingga tidak dapat dibayar. Peristiwa ini tercatat secara langsung saat catatan penangguhan dibuat dan dikaitkan dengan faktur, biasanya karena selisih atau pelanggaran kebijakan.
Mengapa ini penting

Menunjukkan pengecualian proses dan hambatan secara langsung. Menganalisis alasan dan durasi penangguhan penting untuk memahami serta mengatasi masalah pemrosesan yang sering terjadi.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat secara langsung saat entri baru dibuat di tabel AP_HOLDS_ALL dan dikaitkan dengan INVOICE_ID tertentu.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembuatan catatan di tabel AP_HOLDS_ALL.

Jenis peristiwa explicit
Penangguhan dicabut
Menandai penyelesaian masalah dan pencabutan penangguhan agar faktur dapat melanjutkan proses pembayaran. Peristiwa ini tercatat saat informasi pencabutan ditambahkan ke catatan penangguhan.
Mengapa ini penting

Mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan selisih. Jika dipasangkan dengan 'Penangguhan diberlakukan', data ini membantu mengukur durasi dan dampak pengerjaan ulang serta penanganan pengecualian.

Sumber data

Disimpulkan dari terisinya kolom RELEASE_LOOKUP_CODE dan LAST_UPDATE_DATE di tabel AP_HOLDS_ALL untuk catatan penangguhan yang sudah ada.

Pengumpulan data

Stempel waktu pembaruan catatan AP_HOLDS_ALL yang memuat detail pencabutan.

Jenis peristiwa inferred
Pencocokan dilakukan
Menandai tindakan sistem atau pengguna untuk mencocokkan faktur dengan Pesanan Pembelian (PO) dan/atau Bukti Penerimaan Barang (GRN). Peristiwa ini tercatat saat status pencocokan pada faktur diperbarui.
Mengapa ini penting

Tahap penting untuk faktur berbasis PO yang berdampak langsung pada analisis 'Tren Selisih Pencocokan Tiga Arah'. Kegagalan atau keterlambatan pada tahap ini menjadi sumber utama hambatan proses.

Sumber data

Disimpulkan dari pembaruan WFAPPROVAL_STATUS atau kolom status pencocokan serupa di AP_INVOICES_ALL yang menunjukkan bahwa upaya pencocokan telah dilakukan.

Pengumpulan data

Stempel waktu perubahan status terkait pencocokan PO.

Jenis peristiwa inferred
Persetujuan dimulai
Menandakan bahwa faktur telah masuk ke alur kerja persetujuan dan diteruskan kepada pemberi persetujuan pertama. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status alur kerja faktur.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini memulai penghitungan KPI 'Waktu Siklus Persetujuan Faktur'. Data ini membantu membedakan waktu tunggu karena data belum lengkap dari waktu tunggu pemberi persetujuan.

Sumber data

Disimpulkan dari perubahan WFAPPROVAL_STATUS di tabel AP_INVOICES_ALL, dari status sebelum alur kerja menjadi 'Initiated' atau status tertunda yang serupa.

Pengumpulan data

Perubahan AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS menjadi 'Initiated'.

Jenis peristiwa inferred
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Oracle Fusion Financials

Siap memulai?

Gunakan templat data ini untuk memulai process mining dan menemukan peluang perbaikan dalam operasional utang usaha Anda. Mulai benahi alur kerja keuangan Anda hari ini.

Pangkas biaya pemrosesan faktur AP hingga 60%: mulai sekarang

Otomatiskan pemrosesan faktur AP dan kurangi kesalahan untuk menghemat biaya hingga 60%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit • Siap dalam hitungan menit