Templat data pemrosesan faktur Purchase to Pay

SAP S/4HANA
Templat data pemrosesan faktur Purchase to Pay

Templat data pemrosesan faktur Purchase to Pay

Templat data ini memandu Anda menyiapkan analisis pemrosesan faktur Purchase to Pay. Templat ini menjelaskan atribut data penting yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta panduan ekstraksi. Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dengan lancar dan efektif bagi inisiatif process mining Anda.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi untuk SAP S/4HANA
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pemrosesan faktur Purchase to Pay

Berikut kolom data yang disarankan untuk disertakan dalam log peristiwa agar analisis pemrosesan faktur Purchase to Pay berjalan menyeluruh.
3 Wajib 8 Disarankan 10 Opsional
Nama Deskripsi
Nomor faktur
InvoiceNumber
Pengenal unik untuk dokumen faktur vendor yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses.
Deskripsi

Nomor Faktur adalah pengenal unik yang diberikan kepada setiap faktur vendor di SAP S/4HANA. Nomor ini menghubungkan semua aktivitas terkait, seperti pembuatan, pemarkiran, persetujuan, dan pembayaran, dalam satu rangkaian proses.

Dalam process mining, atribut ini menjadi dasar untuk melacak perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir. Atribut ini memungkinkan seluruh alur proses direkonstruksi, dari penerimaan hingga pembayaran, sehingga waktu siklus, hambatan, dan variasi proses dapat dianalisis untuk setiap faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi kunci untuk menghubungkan semua peristiwa terkait dan melacak seluruh siklus faktur di dalam sistem.

Sumber data

Ini adalah Nomor Dokumen Akuntansi yang terdapat pada tabel BKPF, kolom BELNR.

Contoh
190000000119000000451900000132
Nama aktivitas
ActivityName
Nama aktivitas bisnis atau peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu dalam proses faktur.
Deskripsi

Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau perubahan status tertentu dalam siklus pemrosesan faktur. Contohnya, 'Dokumen Faktur Dibuat', 'Faktur Dikirim untuk Persetujuan', 'Blokir Pembayaran Ditetapkan', dan 'Pembayaran Dilaksanakan'.

Atribut ini penting untuk menyusun peta proses yang menggambarkan alur aktivitas secara visual. Analisis urutan, frekuensi, dan durasi antaraktivitas membantu menemukan hambatan, proses ulang, dan variasi proses yang tidak patuh. Atribut ini menjadi dasar analisis process mining.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, sehingga peta proses dapat ditampilkan dan alur serta variasinya dapat dianalisis.

Sumber data

Diperoleh dari gabungan kode transaksi SAP (SY-TCODE), status objek dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS), dan nilai kolom tertentu yang menunjukkan perubahan status.

Contoh
Faktur diparkirFaktur disetujuiPembayaran dilaksanakan
Waktu peristiwa
EventTime
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Waktu Peristiwa adalah stempel waktu yang mencatat kapan aktivitas tertentu terjadi. Data ini penting untuk menghitung durasi, waktu siklus, dan waktu tunggu antar langkah dalam proses.

Dalam analisis process mining, stempel waktu yang akurat digunakan untuk mengukur KPI kinerja, seperti 'Rata-rata Waktu Siklus Faktur' dan 'Waktu Siklus Persetujuan Faktur'. Dengan menganalisis jeda antaraktivitas, organisasi dapat menemukan hambatan yang menunda faktur dan peluang untuk mempercepat proses.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini menjadi dasar semua analisis berbasis waktu, termasuk pemantauan kinerja, identifikasi hambatan, dan pelacakan SLA.

Sumber data

Biasanya diambil dari tabel dokumen perubahan CDHDR (Header) dan CDPOS (Item), menggunakan kolom UDATE dan UTIME. Untuk beberapa peristiwa, datanya dapat berasal dari tanggal pembuatan atau entri pada tabel seperti BKPF (CPUDT, CPUTM).

Contoh
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Alasan blokir pembayaran
PaymentBlockReason
Kode yang menunjukkan alasan faktur diblokir agar tidak dibayar.
Deskripsi

Saat faktur diblokir untuk pembayaran, atribut ini menunjukkan alasan spesifiknya, seperti 'Selisih Kuantitas' atau 'Ketidaksesuaian Harga'. Alasan ini dikonfigurasi di SAP untuk menyeragamkan penanganan pengecualian.

Atribut ini penting untuk dasbor 'Frekuensi dan Durasi Blokir Pembayaran'. Analisis frekuensi tiap alasan blokir membantu menemukan akar penyebab keterlambatan pembayaran, seperti masalah dengan vendor, material, atau proses internal tertentu. Dengan begitu, tindakan perbaikan dapat diarahkan dengan tepat.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan akar penyebab spesifik blokir pembayaran, sehingga analisis dapat diarahkan untuk mengurangi keterlambatan dan meningkatkan ketepatan sejak awal.

Sumber data

Terdapat pada item baris vendor di tabel BSEG, kolom ZLSPR (Kunci Blokir Pembayaran).

Contoh
RIA
Jenis dokumen
DocumentType
Kode untuk mengelompokkan jenis dokumen akuntansi, seperti faktur vendor atau nota kredit.
Deskripsi

Jenis Dokumen digunakan di SAP untuk membedakan berbagai transaksi bisnis. Misalnya, 'KR' biasanya menunjukkan faktur vendor standar, sedangkan 'KG' dapat menunjukkan nota kredit vendor.

Analisis berdasarkan jenis dokumen membantu memisahkan proses agar penanganan tiap jenis transaksi dapat dipahami. Contohnya, proses untuk nota kredit mungkin sangat berbeda dari proses untuk faktur standar. Pemisahan ini menghasilkan insight proses yang lebih akurat dan relevan.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu membedakan berbagai transaksi keuangan, seperti faktur standar dan nota kredit, yang sering mengikuti alur proses berbeda.

Sumber data

Terdapat pada tabel header dokumen BKPF, kolom BLART.

Contoh
KRREKG
Jumlah faktur
AmountInCompanyCodeCurrency
Jumlah bruto total faktur dalam mata uang lokal kode perusahaan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan nilai total faktur. Nilai ini menjadi ukuran utama untuk memahami dampak keuangan dan skala operasional pemrosesan faktur.

Analisis jumlah faktur membantu memprioritaskan faktur bernilai tinggi agar diproses lebih cepat, menemukan tren pengeluaran, dan mengaitkan masalah proses dengan nilai keuangan. Misalnya, Anda dapat memeriksa apakah faktur bernilai tinggi lebih sering diblokir atau membutuhkan waktu persetujuan lebih lama.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks keuangan pada proses dan memungkinkan analisis berdasarkan nilai uang, misalnya untuk mengetahui apakah faktur bernilai tinggi diproses secara berbeda.

Sumber data

Nilai ini biasanya dihitung dari jumlah item baris terkait pada tabel BSEG, kolom WRBTR (Jumlah dalam mata uang lokal).

Contoh
1500.75125000.00850.20
Kode perusahaan
CompanyCode
Unit organisasi yang mewakili perusahaan independen secara hukum dan menyusun laporan keuangan.
Deskripsi

Kode Perusahaan adalah unit organisasi utama dalam SAP Finance. Setiap faktur dikaitkan dengan kode perusahaan tertentu yang menentukan badan hukum yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.

Dalam process mining, memfilter atau membandingkan data berdasarkan Kode Perusahaan penting untuk menganalisis kinerja proses di berbagai unit bisnis, badan hukum, atau negara. Analisis ini membantu menemukan perbedaan regional dalam efisiensi, kepatuhan, dan tingkat otomatisasi, sehingga upaya perbaikan dapat diarahkan dengan tepat.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja pemrosesan faktur antar badan hukum atau lokasi geografis dalam organisasi.

Sumber data

Kolom standar ini terdapat pada tabel header dokumen BKPF, kolom BUKRS.

Contoh
1000US01DE01
Nama pengguna
UserName
ID pengguna SAP milik orang atau sistem yang melakukan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan pengguna yang menjalankan transaksi tertentu atau membuat dokumen. Nilainya dapat berupa ID pengguna individu atau ID sistem untuk pekerjaan batch otomatis.

Analisis berdasarkan pengguna membantu memahami pembagian beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, dan mendeteksi perilaku pengguna yang tidak biasa. Misalnya, analisis ini dapat menunjukkan pengguna yang sering menangani pengecualian atau faktur yang diproses otomatis, seperti oleh pengguna 'BATCHUSER'. Informasi ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Otomatisasi Faktur'.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengaitkan aktivitas proses dengan pengguna atau akun sistem tertentu, sehingga beban kerja dan kinerja dapat dianalisis serta otomatisasi dapat dideteksi.

Sumber data

Diambil dari kolom seperti BKPF-USNAM (Dimasukkan oleh) atau CDHDR-USERNAME (Diubah oleh).

Contoh
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Nomor vendor
VendorNumber
Pengenal unik vendor yang mengirimkan faktur.
Deskripsi

Nomor Vendor mengidentifikasi pemasok atau kreditur yang terkait dengan faktur. Nomor ini menghubungkan transaksi faktur dengan data induk vendor.

Atribut ini penting untuk analisis berdasarkan vendor, seperti menilai 'Kinerja Pembayaran Vendor' atau menemukan vendor yang sering mengirimkan faktur bermasalah hingga memicu pengecualian atau blokir pembayaran. Informasi ini membantu mengelola hubungan dengan vendor dan menilai keandalan pemasok.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses berdasarkan vendor, sehingga pola dapat ditemukan, hubungan dapat dikelola, dan masalah terkait pemasok dapat dinilai.

Sumber data

Biasanya terdapat pada tabel segmen dokumen akuntansi BSEG, kolom LIFNR.

Contoh
100345700012V9832
Pesanan pembelian
PurchasingDocument
Nomor pesanan pembelian yang terkait dengan faktur.
Deskripsi

Nomor Dokumen Pembelian menghubungkan faktur vendor dengan pesanan pembelian (PO) asal. Hubungan ini menjadi dasar proses pencocokan tiga arah, yang memeriksa kesesuaian faktur dengan PO dan penerimaan barang.

Analisis berdasarkan atribut ini membantu memahami masalah pada faktur yang terkait atau tidak terkait PO. Atribut ini penting untuk menyelidiki selisih pencocokan dan memahami efisiensi proses pengadaan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menghubungkan faktur dengan proses pengadaan, yang penting untuk menganalisis selisih pencocokan dan kepatuhan terhadap PO.

Sumber data

Informasi ini biasanya terdapat pada tabel segmen dokumen BSEG, kolom EBELN (Nomor Dokumen Pembelian).

Contoh
450000123445000056784500009012
Tanggal jatuh tempo pembayaran
PaymentDueDate
Tanggal batas pembayaran faktur agar tidak terlambat.
Deskripsi

Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran adalah tanggal pembayaran kepada vendor harus dilakukan, berdasarkan tanggal faktur dan syarat pembayaran yang disepakati. Tanggal ini menjadi tenggat penting dalam proses.

Atribut ini penting untuk KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu' dan dasbor 'Kinerja Pembayaran Vendor'. Dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual dengan tanggal jatuh tempo, perusahaan dapat mengukur kemampuannya memenuhi kewajiban pembayaran. Hal ini berdampak pada hubungan dengan vendor dan reputasi keuangan.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi patokan utama untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran, yang penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan menghindari biaya keterlambatan.

Sumber data

Tanggal ini sering tersedia langsung pada item baris vendor di tabel BSEG, kolom ZFBDT (Tanggal dasar untuk menghitung tanggal jatuh tempo). Tanggal jatuh tempo bersih dihitung dari tanggal dasar ini dan syarat pembayaran.

Contoh
2023-05-302023-06-152023-07-01
Alasan pembatalan
ReversalReason
Kode yang menunjukkan alasan dokumen faktur dibatalkan.
Deskripsi

Jika faktur diposting secara keliru, faktur tersebut biasanya dibatalkan. Kode Alasan Pembatalan menjelaskan penyebabnya, misalnya 'Tanggal posting salah' atau 'Kesalahan entri data'.

Analisis alasan pembatalan membantu menemukan pola kesalahan dalam proses posting faktur. Insight ini dapat digunakan untuk meningkatkan pelatihan, memperkuat kontrol sistem, atau menangani masalah berulang yang menambah pekerjaan ulang dan beban administrasi.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjelaskan alasan faktur dibatalkan dan memberi gambaran langsung tentang sumber kesalahan serta pekerjaan ulang dalam proses posting.

Sumber data

Terdapat pada header dokumen asli di tabel BKPF, kolom STGRD (Alasan pembatalan).

Contoh
010205
Apakah ada pekerjaan ulang
IsRework
Penanda yang menunjukkan apakah faktur mengalami aktivitas pekerjaan ulang, seperti persetujuan yang ditolak atau blokir pembayaran yang dihapus.
Deskripsi

Atribut ini menandai faktur yang mengalami satu atau beberapa rangkaian pekerjaan ulang. Pekerjaan ulang dikenali dari urutan aktivitas tertentu, misalnya 'Faktur Disetujui' setelah 'Faktur Ditolak', atau 'Blokir Pembayaran Dihapus' setelah 'Blokir Pembayaran Ditetapkan'.

Atribut ini memudahkan penghitungan KPI 'Tingkat Pekerjaan Ulang Faktur'. Analis dapat dengan mudah memisahkan dan memeriksa kasus yang mengalami pekerjaan ulang untuk memahami akar penyebab inefisiensi dan pekerjaan manual berulang.

Mengapa ini penting

Atribut ini menemukan alur proses yang tidak efisien dan mengharuskan pekerjaan diulang, sehingga pemborosan dapat diukur dan akar penyebab pengecualian proses dapat diketahui.

Sumber data

Dihitung berdasarkan urutan aktivitas dalam log peristiwa. Misalnya, jika 'Faktur Ditolak' muncul dalam jejak suatu faktur, penanda ini akan bernilai true.

Contoh
truefalse
Apakah dibayar tepat waktu
IsPaidOnTime
Penanda bernilai true jika faktur dibayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo.
Deskripsi

Atribut boolean ini dihasilkan dengan membandingkan tanggal pembayaran aktual, yaitu stempel waktu aktivitas 'Pembayaran Dilaksanakan', dengan 'Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran'. Hasilnya menunjukkan status pembayaran setiap faktur secara jelas dalam dua kemungkinan.

Perhitungan ini menjadi dasar KPI 'Tingkat Pembayaran Tepat Waktu'. Atribut ini memudahkan penyaringan dan analisis untuk memahami ciri pembayaran terlambat, misalnya vendor, kode perusahaan, atau jumlah faktur yang sering terkait dengan keterlambatan.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur kepatuhan terhadap syarat pembayaran secara langsung. Ini merupakan KPI penting untuk mengelola hubungan dengan vendor dan operasional keuangan.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan EventTime aktivitas 'Pembayaran Dilaksanakan' dengan atribut PaymentDueDate. (Tanggal Pembayaran <= PaymentDueDate).

Contoh
truefalse
Apakah otomatis
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh pengguna sistem otomatis.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika pengguna yang terkait dengan aktivitas merupakan akun sistem atau batch yang dikenal, seperti 'WF-BATCH' atau 'SAP_SYSTEM'. Atribut ini membantu membedakan langkah proses manual dan otomatis.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Otomatisasi Faktur'. Dengan menganalisis bagian proses yang sudah otomatis, organisasi dapat mengukur hasil inisiatif otomatisasi dan menemukan peluang lain untuk mengurangi pekerjaan manual serta meningkatkan efisiensi.

Mengapa ini penting

Atribut ini membedakan aktivitas manual dan aktivitas yang dijalankan sistem. Pembedaan ini menjadi dasar untuk mengukur tingkat otomatisasi dan menemukan peluang otomatisasi lebih lanjut.

Sumber data

Diperoleh dari atribut UserName. Pemetaan atau aturan dibuat untuk mengelompokkan ID pengguna tertentu sebagai 'otomatis'.

Contoh
truefalse
ID sistem sumber
SourceSystemId
Pengenal sistem SAP S/4HANA sumber tempat data diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan sistem asal, misalnya 'S4H_PROD' atau 'ERP_EU'. Atribut ini sangat penting jika lingkungan Anda menggunakan beberapa sistem ERP atau gabungan sistem lama dan modern.

Dalam analisis, atribut ini memungkinkan perbandingan kinerja proses antar sistem atau wilayah. Atribut ini juga memastikan asal-usul data tercatat dan membantu tata kelola data serta pemecahan masalah saat data dari berbagai sumber digabungkan dalam platform process mining terpusat.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks tentang asal data, yang penting untuk tata kelola data dan perbandingan proses antar sistem atau lokasi perusahaan.

Sumber data

Nilai ini biasanya diperoleh dari ID sistem SAP (sy-sysid) saat ekstraksi data atau ditetapkan sebagai nilai statis dalam alur ETL.

Contoh
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Jumlah siklus persetujuan
ApprovalCycleCount
Jumlah berapa kali faktur diajukan untuk persetujuan.
Deskripsi

Metrik ini menghitung berapa kali aktivitas 'Faktur Dikirim untuk Persetujuan' terjadi untuk satu faktur. Jumlah lebih dari satu menunjukkan bahwa faktur pernah ditolak atau dikembalikan, sehingga perlu melalui siklus persetujuan baru.

Atribut ini mendukung KPI 'Tingkat Persetujuan pada Pengajuan Pertama'. Dengan menganalisis faktur yang memiliki banyak siklus persetujuan, organisasi dapat menemukan penyebab kegagalan persetujuan, seperti informasi yang kurang atau kode yang salah, lalu mengambil langkah untuk memperbaiki proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur pekerjaan ulang dalam subproses persetujuan, sehingga tingkat ketepatan sejak awal dapat dinilai dan alasan penolakan persetujuan dapat ditemukan.

Sumber data

Dihitung dengan menghitung kemunculan aktivitas 'Faktur Dikirim untuk Persetujuan' untuk setiap InvoiceNumber unik.

Contoh
123
Nomor dokumen pelunasan.
ClearingDocumentNumber
Nomor dokumen yang melunasi faktur, biasanya berupa dokumen pembayaran.
Deskripsi

Nomor Dokumen Pelunasan menghubungkan item faktur terbuka dengan transaksi yang melunasinya, yang hampir selalu berupa dokumen pembayaran. Nomor ini memastikan bahwa faktur telah dibayar.

Atribut ini menjadi penghubung pasti antara faktur dan pembayarannya. Atribut ini digunakan untuk mengenali aktivitas 'Pembayaran Dilaksanakan' beserta stempel waktunya, yang penting untuk menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir dan tingkat pembayaran tepat waktu.

Mengapa ini penting

Atribut ini memastikan bahwa faktur telah dibayar dan menghubungkannya dengan transaksi pembayaran tertentu. Informasi ini penting untuk analisis waktu siklus dan kinerja pembayaran.

Sumber data

Terdapat pada tabel segmen dokumen BSEG, kolom AUGBL (Nomor Dokumen Pelunasan).

Contoh
150000000115000000231500000088
Stempel waktu ekstraksi
ExtractionTimestamp
Tanggal dan waktu saat data diekstrak dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat stempel waktu ekstraksi data. Nilai ini menunjukkan seberapa baru data yang dianalisis di alat process mining.

Dalam analisis, atribut ini membantu mengetahui kebaruan insight yang dihasilkan. Atribut ini penting untuk dasbor pemantauan operasional agar keputusan didasarkan pada informasi terbaru dan siklus pembaruan data dapat dikelola dengan baik.

Mengapa ini penting

Menunjukkan kebaruan data, sehingga analisis dan pelaporan menggunakan informasi terbaru yang tersedia.

Sumber data

Ini bukan kolom SAP. Alat ekstraksi data atau proses ETL membuat dan menambahkannya saat data diambil.

Contoh
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Syarat pembayaran
PaymentTerms
Kode yang menentukan ketentuan pembayaran yang disepakati dengan vendor, seperti tanggal jatuh tempo dan periode diskon.
Deskripsi

Syarat Pembayaran menetapkan aturan pembayaran faktur, termasuk diskon yang tersedia untuk pembayaran lebih awal. Misalnya, 'Z030' dapat berarti 'Harus dibayar dalam 30 hari tanpa potongan'.

Atribut ini penting untuk perencanaan keuangan dan optimalisasi modal kerja. Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk menghitung 'Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran' dan menentukan kelayakan diskon pembayaran awal. Atribut ini juga mendukung KPI 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal'.

Mengapa ini penting

Atribut ini menetapkan aturan tanggal jatuh tempo dan diskon pembayaran, yang berdampak langsung pada KPI ketepatan waktu pembayaran dan pengelolaan modal kerja.

Sumber data

Terdapat pada item baris vendor di tabel BSEG, kolom ZTERM (Kunci Syarat Pembayaran).

Contoh
0001Z030NT60
Tanggal faktur
InvoiceDate
Tanggal vendor menerbitkan dokumen faktur.
Deskripsi

Tanggal Faktur, yang juga dikenal sebagai tanggal dokumen, adalah tanggal yang dicantumkan vendor pada faktur. Tanggal ini menjadi titik awal untuk menghitung tanggal jatuh tempo berdasarkan syarat pembayaran yang disepakati.

Dalam analisis, tanggal ini menjadi dasar perhitungan keuangan, seperti menentukan umur faktur dan kelayakan untuk mendapat diskon pembayaran awal. Tanggal ini menjadi masukan utama bagi KPI 'Tingkat Pemanfaatan Diskon Pembayaran Awal'.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi dasar untuk menghitung syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo, yang penting untuk mengelola modal kerja dan memanfaatkan diskon.

Sumber data

Terdapat pada tabel header dokumen BKPF, kolom BLDAT (Tanggal Dokumen).

Contoh
2023-04-122023-05-152023-06-20
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pemrosesan faktur Purchase to Pay

Berikut langkah proses dan pencapaian utama yang perlu dicatat dalam log peristiwa agar proses dapat ditemukan dengan akurat.
5 Disarankan 8 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Dokumen faktur dibuat
Ini adalah peristiwa pertama, yang menandai pembuatan dokumen faktur di SAP. Peristiwa ini dapat dicatat saat pengguna menyimpan dokumen faktur baru, baik dalam status parkir maupun sebelum dibukukan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya siklus pemrosesan faktur. Menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga peristiwa lainnya penting untuk mengukur keseluruhan waktu pemrosesan.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat dari tanggal dan waktu pembuatan (CPUDT, CPUTM) di tabel header dokumen, biasanya BKPF atau RBKP untuk faktur logistik. Kode transaksi (BKPF-TCODE), seperti FB60, MIRO, atau MIR7, menunjukkan cara dokumen dibuat.

Pengumpulan data

Gunakan cap waktu pembuatan dari BKPF-CPUDT dan BKPF-CPUTM untuk dokumen faktur.

Jenis peristiwa explicit
Faktur dibatalkan
Aktivitas ini menandakan pembatalan dokumen faktur yang sebelumnya sudah diposting. Ini menjadi peristiwa akhir untuk faktur yang keliru, yang biasanya kemudian dimasukkan kembali dengan benar.
Mengapa ini penting

Pembatalan menunjukkan adanya kesalahan serius yang tidak terdeteksi pada tahap sebelumnya. Melacak frekuensi dan akar penyebabnya penting untuk memperbaiki proses dan mengurangi kesalahan keuangan.

Sumber data

Pembatalan dikenali saat dokumen pembalik dibuat. Header dokumen asli (BKPF) memuat nomor dokumen pembalik (BKPF-STBLG), dan sebaliknya. Tanggal posting dokumen pembalik menjadi waktu peristiwa.

Pengumpulan data

Cari dokumen yang memiliki nilai pada kolom BKPF-STBLG, lalu gunakan tanggal posting dokumen pembalik.

Jenis peristiwa explicit
Faktur dibukukan
Ini adalah peristiwa keuangan penting saat faktur yang diparkir atau disetujui resmi dibukukan ke Buku Besar. Tindakan ini mencatat kewajiban kepada vendor.
Mengapa ini penting

Posting menjadi tonggak penting yang memisahkan tahap entri data dan persetujuan dari tahap penyelesaian keuangan. Waktu dari pembuatan faktur hingga posting menjadi ukuran utama efisiensi pemrosesan internal.

Sumber data

Peristiwa ini dikenali dari Posting Date (BKPF-BUDAT) pada header dokumen. Untuk dokumen yang diparkir terlebih dahulu, perubahan status menjadi posted memberikan stempel waktu peristiwa.

Pengumpulan data

Gunakan tanggal posting (BKPF-BUDAT) sebagai stempel waktu peristiwa.

Jenis peristiwa explicit
Faktur disetujui
Aktivitas ini menandakan bahwa faktur telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Peristiwa ini dicatat saat alur kerja persetujuan berhasil diselesaikan atau indikator pelepasan ditetapkan.
Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting yang membuat faktur dapat dibayar. Persetujuan yang tertunda sering menjadi hambatan. Dengan memantau aktivitas ini, organisasi dapat menemukan pemberi persetujuan atau tahapan proses yang lambat.

Sumber data

Peristiwa ini dapat diketahui dari tahap pelepasan terakhir dalam alur kerja SAP atau dengan memantau perubahan kolom status pelepasan di tabel yang terkait dengan faktur atau dokumen pembeliannya.

Pengumpulan data

Simpulkan peristiwa ini dari selesainya alur kerja atau perubahan kolom status pelepasan dokumen.

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran dilaksanakan
Ini adalah aktivitas terakhir dalam proses standar, saat pembayaran dilakukan dan faktur dilunasi. Artinya, dana telah dibayarkan kepada vendor.
Mengapa ini penting

Peristiwa ini menandai akhir siklus faktur P2P. Informasi ini penting untuk menghitung total waktu siklus dari awal hingga akhir dan mengukur ketepatan waktu pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat dari informasi dokumen pelunasan pada item baris vendor. Clearing Date (BSEG-AUGDT) dan Clearing Document (BSEG-AUGBL) menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan.

Pengumpulan data

Gunakan tanggal pelunasan (BSEG-AUGDT) dari item baris vendor yang telah dilunasi.

Jenis peristiwa explicit
Blokir pembayaran dihapus
Menunjukkan bahwa masalah telah diselesaikan dan blokir pembayaran yang sebelumnya ditetapkan telah dihapus. Setelah itu, faktur dapat dibayar kembali.
Mengapa ini penting

Waktu antara penetapan dan penghapusan blokir menunjukkan durasi penyelesaian pengecualian proses. Memperpendek durasi ini penting untuk meningkatkan efisiensi dan memperbaiki hubungan dengan vendor.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat saat kolom Kunci Blokir Pembayaran (BSEG-ZLSPR) dikosongkan. Perubahan tersebut dicatat di tabel CDHDR dan CDPOS, termasuk waktu penghapusan.

Pengumpulan data

Temukan waktu kolom BSEG-ZLSPR dikosongkan melalui dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS).

Jenis peristiwa explicit
Blokir pembayaran ditetapkan
Aktivitas ini terjadi saat blokir sengaja diterapkan pada faktur agar tidak dibayar. Penyebabnya sering berupa ketidaksesuaian harga atau jumlah, atau nota kredit yang masih menunggu penyelesaian.
Mengapa ini penting

Blokir pembayaran merupakan penyebab utama keterlambatan pembayaran dan perselisihan dengan vendor. Menganalisis frekuensi, durasi, dan penyebab blokir penting untuk meningkatkan ketepatan waktu pembayaran.

Sumber data

Peristiwa ini dicatat dengan memantau perubahan kolom Kunci Blokir Pembayaran (BSEG-ZLSPR) pada item baris faktur. Log perubahan di CDHDR dan CDPOS mencatat waktu serta pengguna yang menetapkan blokir.

Pengumpulan data

Temukan waktu kolom BSEG-ZLSPR diisi melalui dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS).

Jenis peristiwa explicit
Data faktur diperbarui
Aktivitas ini mencatat perubahan pada dokumen faktur setelah pertama kali dibuat. Perubahan seperti ini umum terjadi saat faktur perlu dikerjakan ulang setelah ditolak atau saat kesalahan perlu diperbaiki.
Mengapa ini penting

Pembaruan yang sering menandakan adanya pengulangan kerja dan kemungkinan masalah kualitas data saat entri. Dengan memantau perubahan ini, organisasi dapat mengukur upaya yang digunakan untuk melakukan koreksi dan menemukan kesalahan yang umum terjadi.

Sumber data

Perubahan pada kolom penting dicatat di tabel dokumen perubahan SAP, CDHDR (header) dan CDPOS (item). Peristiwa dapat dibuat dengan memfilter perubahan pada objek faktur yang relevan.

Pengumpulan data

Ekstrak peristiwa perubahan untuk objek faktur dari tabel CDHDR dan CDPOS.

Jenis peristiwa explicit
Faktur dikirim untuk disetujui
Aktivitas ini menandai dimulainya alur kerja persetujuan resmi untuk faktur. Biasanya, aktivitas ini diketahui saat status faktur berubah menjadi 'menunggu persetujuan' atau saat item alur kerja dibuat.
Mengapa ini penting

Ini adalah titik awal untuk mengukur waktu siklus persetujuan. Mengetahui kapan proses persetujuan dimulai penting untuk menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan.

Sumber data

Peristiwa ini biasanya diketahui dari dimulainya SAP Business Workflow (tabel SWW_WI2OBJ) yang terkait dengan objek faktur, seperti BUS2081, atau dari perubahan kolom status khusus pada header dokumen.

Pengumpulan data

Simpulkan peristiwa ini dari pembuatan item alur kerja yang terkait dengan dokumen faktur.

Jenis peristiwa inferred
Faktur diparkir
Menunjukkan faktur yang telah dimasukkan ke sistem, tetapi belum dibukukan ke buku besar. Faktur diparkir untuk menyimpan data yang belum lengkap atau menunggu peninjauan sebelum dibukukan.
Mengapa ini penting

Faktur yang diparkir menandakan adanya jeda yang disengaja dalam proses. Dengan memantau durasi dan frekuensinya, organisasi dapat menemukan penyebab keterlambatan sebelum proses pembukuan dan persetujuan resmi dimulai.

Sumber data

Peristiwa ini dapat dikenali dari dokumen yang dibuat melalui transaksi parkir, seperti MIR7 atau FV60, atau dengan memeriksa kolom status tertentu di tabel BKPF maupun tabel khusus dokumen parkir seperti VBKPF.

Pengumpulan data

Temukan dokumen yang dibuat melalui transaksi parkir atau periksa status dokumen yang diparkir.

Jenis peristiwa explicit
Faktur ditolak
Menunjukkan bahwa faktur ditolak selama proses persetujuan. Peristiwa ini memicu pengulangan kerja, karena faktur perlu diperbaiki dan diajukan kembali.
Mengapa ini penting

Penolakan faktur merupakan indikator penting adanya inefisiensi proses dan masalah kualitas data. Analisis frekuensi dan alasan penolakan membantu menemukan peluang perbaikan dan kebutuhan pelatihan.

Sumber data

Peristiwa ini diketahui dari pembaruan status tertentu dalam alur kerja SAP, seperti status 'ditolak', atau dari peristiwa yang membatalkan alur kerja persetujuan saat ini dan mengembalikannya kepada petugas pemroses.

Pengumpulan data

Simpulkan peristiwa ini dari perubahan status alur kerja yang menunjukkan penolakan.

Jenis peristiwa inferred
Pembayaran terlambat dilaksanakan
Ini adalah peristiwa hasil perhitungan yang terjadi saat pembayaran faktur dilaksanakan setelah tanggal jatuh tempo yang dihitung. Peristiwa ini ditentukan dengan membandingkan dua kolom tanggal.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini mendukung KPI ketepatan waktu pembayaran dan membantu menemukan vendor atau unit bisnis yang sering terlambat membayar. Keterlambatan dapat merusak hubungan dengan vendor dan menimbulkan denda.

Sumber data

Peristiwa ini dihitung dengan membandingkan Clearing Date (BSEG-AUGDT) dengan Net Due Date. Tanggal jatuh tempo dihitung dari Baseline Date (BSEG-ZFBDT) dan syarat pembayaran (BSEG-ZTERM).

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + jumlah hari sesuai syarat pembayaran).

Jenis peristiwa calculated
Usulan pembayaran dibuat
Faktur dipilih dan dimasukkan ke dalam usulan pembayaran sebagai bagian dari proses pembayaran. Ini adalah langkah pertama dalam proses pembayaran otomatis.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandakan rencana untuk membayar. Jeda antara langkah ini dan pelaksanaan pembayaran dapat menunjukkan masalah pada proses pembayaran, persetujuan, atau komunikasi dengan bank.

Sumber data

Informasi ini tersedia di tabel proses pembayaran, khususnya REGUP, yang memuat item dalam usulan pembayaran. Tanggal proses pada tabel REGUH terkait memberikan stempel waktunya.

Pengumpulan data

Tentukan kapan faktur muncul di tabel REGUP dari proses usulan pembayaran.

Jenis peristiwa explicit
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP S/4HANA

Siap memulai?

Mulai optimalkan pemrosesan faktur Anda hari ini. Templat ini menjadi langkah awal untuk meningkatkan kinerja operasional dan efisiensi secara signifikan.

Optimalkan pemrosesan faktur P2P di SAP S/4HANA sekarang

Temukan hambatan dan kurangi waktu siklus faktur hingga 30% atau lebih.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.