Templat data piutang usaha

HighRadius
Templat data piutang usaha

Templat data piutang usaha

Templat ini merangkum komponen penting untuk menganalisis alur kerja penagihan faktur di HighRadius. Di dalamnya terdapat data yang diperlukan, tonggak proses, dan langkah teknis untuk menyusun log peristiwa. Ikuti panduan ini untuk memetakan siklus penagihan dan menemukan peluang memperbaiki arus kas.
  • Atribut data khusus untuk proses Anda
  • Tonggak aktivitas yang distandardisasi
  • Petunjuk ekstraksi data HighRadius
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut piutang usaha

Tabel ini mencantumkan kolom data yang disarankan untuk menyusun log peristiwa terperinci dan menganalisis pengelolaan faktur serta kinerja penagihan.
3 Wajib 6 Disarankan 10 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Nama peristiwa atau tindakan yang dilakukan pada faktur.
Deskripsi

Atribut ini mencatat langkah atau tindakan tertentu dalam siklus kredit hingga kas. Catatannya mencakup peristiwa seperti pembuatan faktur, korespondensi otomatis, panggilan petugas penagihan, pencatatan sengketa, dan penerapan pembayaran.

Analis menggunakan kolom ini untuk menyusun kembali alur proses dan melihat urutan langkahnya. Perbedaan urutan aktivitas dapat membantu menemukan penyimpangan proses, pengerjaan ulang, dan perilaku yang tidak patuh.

Mengapa ini penting

Menentukan langkah-langkah proses dan penting untuk penemuan proses serta analisis varian.

Sumber data

Tabel HighRadius Activity Log, Notes History, atau Transaction History

Contoh
Faktur dibuatPengingat pembayaran dikirimKasus sengketa dibukaPembayaran penuh diterima
Nomor faktur
InvoiceNumber
Pengenal unik dokumen faktur yang berfungsi sebagai ID kasus.
Deskripsi

Nomor faktur menjadi pengenal utama untuk melacak kewajiban keuangan sejak dibuat hingga dilunasi. Nomor ini menghubungkan semua aktivitas terkait, termasuk sengketa, janji pembayaran, dan pembayaran, dalam satu riwayat kasus.

Dalam analisis, atribut ini digunakan untuk mengelompokkan log peristiwa ke dalam setiap instans proses. Dengan atribut ini, waktu siklus dapat dihitung untuk tiap faktur. Nomor faktur juga menjadi kunci utama untuk menggabungkan data proses dengan tabel data induk lain di lingkungan HighRadius atau ERP sumber.

Mengapa ini penting

Menandai kasus secara unik dan memastikan semua peristiwa dikaitkan dengan transaksi keuangan yang tepat.

Sumber data

Data Faktur HighRadius / Tabel Header atau ERP sumber (misalnya SAP VBAK, Oracle Headers)

Contoh
INV-2023-001900123456US-102938550002931
Stempel waktu aktivitas
EventDateTime
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu persis terjadinya peristiwa di sistem HighRadius. Informasi waktu ini diperlukan untuk mengurutkan aktivitas dan menghitung durasi antarlangkah proses.

Dalam analisis, stempel waktu digunakan untuk menghitung waktu siklus, seperti Days Sales Outstanding (DSO) atau waktu penyelesaian sengketa. Data ini juga memungkinkan analisis throughput dan pemanfaatan sumber daya dalam periode tertentu.

Mengapa ini penting

Waktu yang akurat diperlukan untuk menghitung semua KPI berbasis durasi dan mengurutkan peristiwa dengan benar.

Sumber data

Kolom stempel waktu HighRadius Transaction Logs

Contoh
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-05T09:15:00Z
Nama pelanggan
CustomerName
Nama akun pelanggan yang terkait dengan faktur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan pihak yang bertanggung jawab membayar faktur. Di HighRadius, atribut ini terhubung ke data induk debitur.

Analisis kinerja proses berdasarkan nama pelanggan dapat menyoroti akun tertentu yang memerlukan strategi penagihan khusus atau sering terlambat membayar. Atribut ini mendukung dashboard Matriks Risiko dan Umur Piutang Pelanggan.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengelompokkan analisis berdasarkan akun dan menemukan pelanggan bermasalah.

Sumber data

Data Induk Pelanggan atau Invoice Header

Contoh
Acme CorpGlobal IndustriesTechStart IncRetail Giant Ltd
Nama petugas penagihan
CollectorName
Nama petugas atau pengguna yang bertanggung jawab atas aktivitas penagihan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan pengguna atau petugas HighRadius yang melakukan aktivitas manual, seperti mencatat panggilan, mengirim email khusus, atau meninjau sengketa.

Atribut ini digunakan dalam dashboard Tolok Ukur Produktivitas Petugas Penagihan untuk menilai kinerja individu dan pembagian beban kerja. Informasi ini membantu manajer menentukan kebutuhan pelatihan atau membagi ulang portofolio di antara tim penagihan.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja pada tingkat sumber daya.

Sumber data

Activity Log / Tabel User

Contoh
John DoeJane SmithAdmin SistemCollectionAgent_01
Nilai faktur
InvoiceAmount
Total nilai uang pada faktur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan total nilai awal yang ditagihkan kepada pelanggan. Nilai ini menjadi dasar untuk menghitung saldo terutang dan menilai dampak keuangan dari sengketa atau keterlambatan.

Analisis process mining menggunakan kolom ini untuk memberi bobot pada kasus berdasarkan nilainya. Misalnya, kolom ini membantu membedakan penagihan prioritas bernilai tinggi dari pekerjaan administratif bernilai rendah dalam KPI Volume Sengketa Bernilai Rendah.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berbobot berdasarkan dampak keuangan, bukan hanya jumlah kasus.

Sumber data

Tabel Invoice Header (kolom Amount)

Contoh
1500.00250.5010000.00
Otomatis
IsAutomated
Penanda yang menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh sistem tanpa campur tangan manusia.
Deskripsi

Atribut boolean ini membedakan langkah yang dijalankan mesin otomatisasi HighRadius, seperti korespondensi otomatis atau pencocokan pembayaran, dari langkah manual yang dilakukan pengguna.

Atribut ini penting untuk Pelacak Otomatisasi Cash Application dan KPI Tingkat Faktur Tanpa Campur Tangan. Analis dapat mengukur ROI otomatisasi dan menemukan langkah proses yang masih banyak memerlukan penanganan manual.

Mengapa ini penting

Mengukur efisiensi penerapan HighRadius.

Sumber data

Activity Log (pemeriksaan System User atau Human User)

Contoh
truefalse
Selisih jangka waktu pembayaran
PaymentTermVariance
Jumlah hari antara tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran.
Deskripsi

Atribut hasil perhitungan ini mengukur selisih dari jangka waktu pembayaran yang disepakati. Angka positif menunjukkan pembayaran terlambat, sedangkan angka negatif menunjukkan pembayaran lebih awal.

Metrik ini digunakan langsung dalam Audit Kepatuhan Jangka Waktu Pembayaran. Dengan menggabungkan data selisih, bisnis dapat menemukan pelanggan yang kerap terlambat membayar, lalu menyesuaikan persyaratan kredit atau strategi penagihan.

Mengapa ini penting

Mengukur secara langsung kepatuhan pelanggan terhadap ketentuan kontrak.

Sumber data

Dihitung dari tanggal jatuh tempo dan tanggal pembayaran

Contoh
5 hari-2 hari0 hari
Tanggal jatuh tempo
DueDate
Tanggal batas pembayaran yang wajib dipenuhi pelanggan sesuai kontrak.
Deskripsi

Tanggal jatuh tempo ditentukan berdasarkan ketentuan pembayaran yang diterapkan pada tanggal pembuatan faktur. Tanggal ini menjadi batas waktu sasaran dalam proses penagihan.

Membandingkan tanggal Pembayaran Penuh Diterima dengan atribut ini memungkinkan penghitungan Tingkat Kepatuhan Ketentuan Pembayaran. Perbandingan ini penting untuk menentukan apakah pembayaran dilakukan tepat waktu, terlambat, atau lebih awal.

Mengapa ini penting

Acuan untuk menentukan keterlambatan dan menghitung Days Sales Outstanding (DSO).

Sumber data

Tabel Invoice Header (kolom Due Date)

Contoh
2023-11-302023-12-15
Jumlah terutang
OpenAmount
Sisa saldo faktur yang belum dibayar.
Deskripsi

Atribut ini mencatat jumlah yang masih harus dibayar pelanggan. Nilainya diperbarui saat pembayaran sebagian dicatat.

Data ini penting untuk Analisis Kompleksitas Pembayaran Sebagian. Analis dapat memfilter faktur yang belum dibayar sama sekali atau yang sudah dibayar sebagian, lalu memprioritaskan penagihan atas saldo terutang bernilai tinggi.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengetahui eksposur saat ini dan keberhasilan penagihan sebagian.

Sumber data

Header Faktur / Tabel Item Terbuka

Contoh
0.00500.0012000.00
Kode alasan sengketa
DisputeReasonCode
Kode kategori yang diberikan pada kasus sengketa.
Deskripsi

Atribut ini mengelompokkan alasan pelanggan menolak membayar, seperti 'Kesalahan Harga', 'Barang Rusak', atau 'Dokumen Tidak Lengkap'. Di HighRadius Deductions Cloud, kategori ini menggunakan kode standar.

Analisis kode ini membantu menemukan akar penyebab pembayaran tertunda. Dengan menggabungkan data tersebut, perusahaan dapat memperbaiki masalah di bagian penjualan atau logistik yang menyebabkan keterlambatan penagihan.

Mengapa ini penting

Penting untuk analisis akar penyebab keterlambatan pembayaran.

Sumber data

Modul Pengelolaan Sengketa/Potongan

Contoh
P01 (Harga)Q02 (Kualitas)S03 (Kekurangan)Kesalahan administrasi
Kode mata uang
CurrencyCode
Kode mata uang ISO untuk jumlah faktur.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menerbitkan faktur, misalnya USD, EUR, atau GBP.

Saat menganalisis proses global, data ini diperlukan agar kolom Jumlah Faktur dan Jumlah Terutang dapat ditafsirkan dengan benar. Data ini juga memastikan penjumlahan dilakukan dengan tepat, biasanya setelah dikonversi ke mata uang pelaporan.

Mengapa ini penting

Diperlukan untuk menjumlahkan data keuangan secara akurat dalam lingkungan dengan banyak mata uang.

Sumber data

Header Faktur

Contoh
USDEURGBPJPY
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu saat data terakhir diperbarui di model mining.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu data diekstrak atau terakhir diperbarui dalam himpunan data process mining. Dengan begitu, analis mengetahui seberapa mutakhir data dan kemungkinan jeda dalam pelaporan.

Atribut ini sangat penting untuk dashboard pemantauan berkelanjutan. Pengguna perlu mengetahui apakah data yang dilihat merupakan data waktu nyata atau rekam data dari hari sebelumnya.

Mengapa ini penting

Memastikan data yang digunakan untuk KPI terlihat jelas tingkat kemutakhirannya.

Sumber data

Stempel waktu ETL

Contoh
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T06:00:00Z
Peringkat kredit
CreditRating
Skor atau peringkat kelayakan kredit yang diberikan kepada pelanggan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tingkat risiko pelanggan. Datanya biasanya berasal dari biro kredit atau penilaian internal di HighRadius Credit Cloud.

Atribut ini menjadi dimensi dalam Matriks Risiko dan Umur Piutang Pelanggan. Dengan membandingkan umur piutang dan peringkat kredit, Anda dapat menemukan risiko eksposur tinggi, misalnya pelanggan dengan peringkat buruk yang memiliki saldo terutang besar.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengelola risiko dan menentukan prioritas penagihan.

Sumber data

Modul Credit Management / Data Induk Pelanggan

Contoh
AAAB+Risiko tinggiRisiko rendah
Segmen pelanggan
CustomerSegment
Pengelompokan pelanggan berdasarkan ukuran, industri, atau nilai strategis.
Deskripsi

Atribut ini mengelompokkan pelanggan ke dalam kategori seperti 'Strategis', 'Pasar menengah', 'UKM', atau 'Risiko tinggi'.

Atribut ini digunakan di dasbor Kinerja Penyelesaian Sengketa untuk melihat apakah tingkat layanan berbeda antarsegmen. Data ini membantu memastikan pelanggan bernilai tinggi mendapat perhatian yang sesuai selama proses penagihan.

Mengapa ini penting

Analisis segmen untuk menyelaraskan layanan dengan strategi bisnis dan perjanjian tingkat layanan.

Sumber data

Data induk pelanggan

Contoh
Pelanggan utama strategisGrosirRitelPemerintah
Sistem sumber
SourceSystem
Nama sistem asal data.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan apakah data berasal langsung dari modul platform HighRadius, seperti Collections Cloud atau Cash Application Cloud, atau diimpor dari sistem ERP eksternal seperti SAP atau Oracle.

Informasi ini berguna untuk menelusuri asal data dan melakukan validasi. Saat menganalisis kendala proses, sistem sumber dapat membantu menentukan apakah keterlambatan disebabkan oleh jeda integrasi atau waktu pemrosesan sistem.

Mengapa ini penting

Memberi konteks tentang asal data, terutama jika beberapa ERP mengirimkan data ke HighRadius.

Sumber data

Konfigurasi sistem atau ditetapkan berdasarkan logika ekstraksi

Contoh
HighRadiusSAP ECCOracle NetSuiteMicrosoft Dynamics
Tanggal janji pembayaran
PromiseToPayDate
Tanggal yang dijanjikan pelanggan untuk melakukan pembayaran.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal pembayaran yang dijanjikan pelanggan saat berinteraksi dengan tim penagihan. Atribut ini menjadi salah satu fitur utama HighRadius Collections Cloud.

Tanggal ini digunakan dalam Promise to Pay Reliability Index dan dibandingkan dengan tanggal pembayaran sebenarnya untuk mengetahui apakah pelanggan menepati janjinya. Data ini membantu menilai kualitas komitmen pelanggan dan efektivitas negosiasi petugas penagihan.

Mengapa ini penting

Penting untuk memperkirakan arus kas dan mengukur keandalan pelanggan.

Sumber data

Modul Collections / Tabel Transaksi P2P

Contoh
2023-12-102023-12-20
Unit bisnis
BusinessUnit
Divisi internal atau anak perusahaan yang menerbitkan faktur.
Deskripsi

Atribut ini mengelompokkan data berdasarkan struktur organisasi, seperti 'Penjualan Amerika Utara', 'Layanan EMEA', atau divisi produk tertentu.

Atribut ini memungkinkan Audit Kepatuhan Ketentuan Pembayaran membandingkan kinerja antarbagian organisasi. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui apakah masalah penagihan terjadi secara menyeluruh atau hanya di bagian tertentu.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis perbandingan antarbidang organisasi.

Sumber data

Pemetaan Invoice Header / ERP

Contoh
Elektronik konsumenSuku cadang industriLayanan perangkat lunakAmerika Utara-Barat
Wilayah
Region
Wilayah geografis yang terkait dengan faktur atau pelanggan.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan wilayah geografis yang terkait dengan transaksi, seperti 'Amerika Utara', 'EMEA', atau 'APAC'.

Data ini membantu membandingkan kinerja antarwilayah dan memahami pengaruh perbedaan budaya atau peraturan terhadap kebiasaan pembayaran dan kecepatan penagihan. Data ini juga berguna untuk laporan tingkat eksekutif.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja berdasarkan wilayah geografis.

Sumber data

Data Induk Pelanggan atau Invoice Header

Contoh
NAEMEALATAMAPAC
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas piutang usaha

Entri ini mencakup langkah proses penting dan tonggak transaksi yang perlu Anda catat untuk melihat seluruh perjalanan faktur dari awal hingga akhir.
8 Disarankan 5 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Faktur dibuat
Faktur pertama kali dibuat atau dimasukkan ke platform HighRadius dari sistem ERP. Tahap ini menandai awal siklus penagihan.
Mengapa ini penting

Menetapkan stempel waktu dasar untuk menghitung umur piutang dan metrik Days Sales Outstanding (DSO).

Sumber data

Tabel Open Invoices atau log Data Integration, tempat nomor faktur pertama kali muncul.

Pengumpulan data

Dicatat saat data dimasukkan ke tabel header faktur

Jenis peristiwa explicit
Faktur dilunasi
Perubahan status akhir saat saldo faktur menjadi nol dan faktur ditutup di sistem.
Mengapa ini penting

Stempel waktu akhir untuk 'Rata-rata Days Sales Outstanding'. Menandai selesainya proses.

Sumber data

Tabel Invoice Header; Status = 'Closed' atau 'Cleared'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Janji pembayaran dibuat
Komitmen resmi yang dicatat di sistem, saat pelanggan berjanji membayar jumlah tertentu pada tanggal tertentu.
Mengapa ini penting

Penting untuk 'Indeks Keandalan Janji Pembayaran' dalam memprediksi arus kas dan mengukur keandalan pelanggan.

Sumber data

Modul/tab P2P (Promise to Pay) yang terhubung ke faktur.

Pengumpulan data

Dicatat saat data P2P dibuat

Jenis peristiwa explicit
Kasus sengketa dibuka
Pembuatan kasus potongan atau sengketa yang terhubung ke faktur. Ini menunjukkan pelanggan menolak membayar sebagian atau seluruh saldo.
Mengapa ini penting

Memulai analisis 'Kinerja Penyelesaian Sengketa' dan menghentikan sementara penagihan standar untuk jumlah yang disengketakan.

Sumber data

Modul Deductions/Disputes; stempel waktu pembuatan ID kasus yang terhubung ke faktur.

Pengumpulan data

Dicatat saat kasus sengketa dibuat

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran penuh diterima
Dana diterima hingga seluruh utang lunas. Tanggal ini menjadi tanggal efektif pembayaran untuk menghitung umur piutang.
Mengapa ini penting

Digunakan untuk menghitung 'Tingkat Pemenuhan Janji Pembayaran' dan membandingkan arus kas aktual dengan perkiraan.

Sumber data

Tanggal transaksi pembayaran yang terkait dengan dokumen pelunasan akhir.

Pengumpulan data

Tanggal transaksi pelunasan yang dicatat

Jenis peristiwa explicit
Pengingat pembayaran dikirim
Korespondensi otomatis (email/surat) yang dikirim kepada pelanggan melalui modul Collections. Aktivitas ini melacak pelaksanaan strategi penagihan.
Mengapa ini penting

Penting untuk dashboard 'Efektivitas Pengingat Penagihan' guna mengukur apakah korespondensi benar-benar mendorong pembayaran.

Sumber data

Tab Correspondence History atau log Communication yang terhubung ke Invoice ID.

Pengumpulan data

Dicatat saat strategi penagihan menjalankan suatu tindakan

Jenis peristiwa explicit
Rekening koran berhasil dicocokkan
Mesin Cash Application atau pengguna berhasil menghubungkan baris pada rekening koran dengan faktur tertentu.
Mengapa ini penting

Metrik utama untuk 'Tingkat Penerapan Pembayaran Otomatis'. Membedakan penerimaan dana dari penerapan dana ke faktur.

Sumber data

Modul Cash Application; pembuatan data pencocokan.

Pengumpulan data

Dicatat saat aturan pencocokan dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Sengketa diselesaikan
Investigasi sengketa selesai dan menghasilkan keputusan, misalnya potongan yang sah atau klaim yang tidak valid.
Mengapa ini penting

Peristiwa penghenti waktu untuk 'Waktu Siklus Penyelesaian Sengketa'. Keterlambatan pada tahap ini langsung memengaruhi umur piutang.

Sumber data

Modul Deductions; perubahan status menjadi 'Closed', 'Resolved', atau 'Approved'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Nota kredit diterbitkan
Nota kredit dibuat untuk mengurangi saldo faktur, biasanya setelah sengketa dinyatakan sah atau barang dikembalikan.
Mengapa ini penting

Melacak 'Efisiensi Pemrosesan Nota Kredit' dan jeda antara penyelesaian sengketa dengan pembukuan keuangan.

Sumber data

Log sinkronisasi ERP atau tabel Credit Memo yang terhubung ke Invoice ID asli.

Pengumpulan data

Dicatat saat dokumen CM dihubungkan ke faktur

Jenis peristiwa explicit
Panggilan penagihan dicatat
Catatan manual atau interaksi yang dicatat petugas penagihan terkait faktur ini. Menunjukkan adanya campur tangan manusia dalam proses.
Mengapa ini penting

Mendukung 'Tolok Ukur Produktivitas Petugas Penagihan' dan membedakan upaya penagihan otomatis dari yang dilakukan secara manual.

Sumber data

Tab Notes/History di modul Collections.

Pengumpulan data

Dicatat saat pengguna menyimpan catatan panggilan

Jenis peristiwa explicit
Pembayaran sebagian dibukukan
Pembayaran diterapkan untuk sebagian dari total nilai faktur, sehingga masih ada sisa saldo.
Mengapa ini penting

Menjadi masukan untuk 'Analisis Kompleksitas Pembayaran Sebagian' dan menunjukkan kemungkinan kendala dalam penerapan pembayaran.

Sumber data

Modul Cash Application; transaksi pembayaran yang terhubung ke faktur dengan Payment Amount < Open Amount.

Pengumpulan data

Dicatat saat pembayaran diterapkan, tetapi status faktur masih terbuka

Jenis peristiwa explicit
Sengketa sedang ditinjau
Status kasus sengketa berubah dari 'New' menjadi investigasi aktif. Ini menandai dimulainya pekerjaan analis.
Mengapa ini penting

Digunakan dalam 'Pencari Hambatan Alur Kerja Sengketa' untuk mengukur jeda antara pembuatan kasus dan dimulainya penanganan aktif.

Sumber data

Log audit modul Deductions; perubahan status menjadi 'In Progress' atau 'Researching'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah

Jenis peristiwa inferred
Tanggal jatuh tempo terlewati
Peristiwa hasil perhitungan yang menunjukkan faktur masih terbuka setelah tanggal pembayaran sesuai ketentuan yang disepakati.
Mengapa ini penting

Penting untuk 'Audit Kepatuhan Ketentuan Pembayaran'. Menandai perubahan status dari belum jatuh tempo menjadi terlambat.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan tanggal jatuh tempo faktur dengan tanggal saat ini jika faktur masih terbuka, atau dengan tanggal pembayaran jika sudah ditutup.

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan kolom Due Date dengan Activity Date

Jenis peristiwa calculated
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari HighRadius

Siap memulai?

Mulai petakan siklus faktur Anda hari ini untuk meningkatkan likuiditas dan mengurangi jumlah hari piutang tertagih (DSO). Tim kami siap membantu Anda selama penerapan teknis.

Optimalkan piutang usaha dan pulihkan arus kas sekarang

Kurangi DSO 15 hingga 20 hari dengan wawasan proses otomatis

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit... Siap digunakan dalam hitungan menit