Templat data pengelolaan insiden

Freshservice
Templat data pengelolaan insiden

Templat data pengelolaan insiden

Templat ini membantu Anda menyiapkan data untuk menganalisis pengelolaan insiden. Di dalamnya tercantum atribut penting yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta panduan praktis untuk mengambil informasi dari sistem sumber. Gunakan panduan ini agar persiapan data lebih mudah.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi data
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pengelolaan insiden

Berikut kolom data yang disarankan untuk dicantumkan dalam log peristiwa agar proses pengelolaan insiden dapat dianalisis secara menyeluruh.
5 Wajib 7 Disarankan 7 Opsional
Nama Deskripsi
ID Insiden
IncidentId
Pengenal unik untuk setiap catatan insiden, yang berfungsi sebagai kunci utama untuk melacak seluruh siklus hidup insiden.
Deskripsi

ID Insiden menjadi dasar analisis manajemen insiden. ID ini berfungsi sebagai ID Kasus yang menghubungkan semua aktivitas, waktu, dan perubahan atribut terkait menjadi satu rangkaian.

Dalam process mining, setiap entri log peristiwa dikaitkan dengan ID Insiden. Dengan begitu, alur proses dari awal hingga akhir dapat direkonstruksi untuk setiap insiden. ID ini diperlukan untuk menghitung waktu siklus, menganalisis variasi proses, dan menemukan hambatan pada kasus tertentu. Tanpa pengenal unik, insiden yang berbeda tidak dapat dibedakan dan alurnya dari pelaporan hingga penyelesaian tidak dapat dianalisis.

Mengapa ini penting

ID ini membedakan setiap insiden dan memungkinkan pelacakan serta analisis siklus hidupnya dari pembuatan hingga penutupan.

Sumber data

Ini adalah pengenal utama tiket. Di Freshservice Tickets API, nilainya tersedia pada kolom 'id' dalam objek tiket.

Contoh
INC-10234INC-10235INC-10236
Nama Aktivitas
ActivityName
Nama aktivitas bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam siklus hidup insiden.
Deskripsi

Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah atau peristiwa dalam proses manajemen insiden, seperti 'Insiden Ditugaskan ke Grup', 'Status Diubah menjadi Pending', atau 'Insiden Diselesaikan'. Aktivitas ini diturunkan dari perubahan data insiden dari waktu ke waktu.

Atribut ini menjadi dasar process mining karena menentukan simpul dalam peta proses yang ditemukan. Dengan menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas, organisasi dapat melihat proses penyelesaian insiden yang sebenarnya, mengenali alur yang umum, menemukan penyimpangan dari prosedur standar, dan mengidentifikasi pengerjaan ulang seperti penugasan ulang yang berulang.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses sehingga alur penyelesaian insiden, hambatan, dan penyimpangannya dapat dilihat dan dianalisis.

Sumber data

Atribut ini bukan kolom langsung di Freshservice. Nilainya diturunkan dari perubahan properti tiket, seperti status, prioritas, penugasan agen atau grup, dan penambahan catatan.

Contoh
Insiden dilaporkanInsiden ditugaskan ke kelompokCatatan penyelesaian ditambahkanInsiden diselesaikan
Pembaruan Data Terakhir
LastDataUpdate
Waktu yang menunjukkan kapan data untuk proses ini terakhir kali diperbarui atau diekstrak.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu terakhir seluruh kumpulan data diperbarui dari sistem sumber. Ini adalah kolom metadata yang berlaku untuk seluruh kumpulan data, bukan untuk setiap peristiwa. Namun, demi konsistensi, atribut ini sering disertakan pada tingkat peristiwa.

Dalam analisis, informasi ini penting untuk mengetahui kebaruan data dan rentang waktu yang dicakup dashboard dan KPI. Pengguna dapat melihat seberapa baru wawasan yang tersedia dan mengetahui apakah insiden terbaru sudah tercakup dalam analisis.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan dan rentang waktu yang dicakup analisis.

Sumber data

Ini adalah waktu metadata yang dibuat saat proses ekstraksi data (ETL).

Contoh
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Sistem Sumber
SourceSystem
Sistem tempat data diekstrak, biasanya 'Freshservice'.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data. Dalam konteks ini, nilainya selalu 'Freshservice'. Namun, atribut ini penting saat data dari beberapa sistem digabungkan untuk memberikan gambaran proses secara menyeluruh.

Mencantumkan atribut Sistem Sumber merupakan praktik yang baik untuk tata kelola dan keterlacakan data. Atribut ini memperjelas asal data, sehingga memudahkan validasi dan penelusuran masalah. Atribut ini juga mendukung pengembangan proyek process mining dengan menyertakan sistem manajemen layanan atau sistem operasional lainnya.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung keterlacakan dan tata kelola data dengan menunjukkan secara jelas asal data manajemen insiden.

Sumber data

Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat transformasi data (ETL) untuk memberi label pada kumpulan data.

Contoh
FreshserviceFreshservice-EUFreshservice-PROD
Waktu Peristiwa
EventTimestamp
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas atau peristiwa terjadi.
Deskripsi

Waktu Peristiwa, atau Waktu Mulai, menunjukkan saat persis suatu aktivitas berlangsung. Setiap aktivitas dalam siklus hidup insiden, dari pembuatan hingga penutupan, memiliki waktu terkait.

Atribut ini penting untuk semua analisis process mining berbasis waktu. Gunakan atribut ini untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis, menghitung durasi antaraktivitas, mengukur waktu siklus total kasus, dan menganalisis waktu tunggu. Atribut ini juga menjadi dasar pembuatan dashboard untuk memantau kinerja SLA, keterlambatan serah terima, dan waktu penyelesaian secara keseluruhan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa, yang diperlukan untuk menghitung durasi, menganalisis waktu siklus, dan memahami kinerja proses.

Sumber data

Nilainya diturunkan dari berbagai kolom waktu di Freshservice, seperti 'created_at', 'updated_at', serta waktu dalam percakapan atau log audit tiket.

Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:05:14Z2023-10-27T14:30:00Z
Agen yang Ditugaskan
AssignedAgent
Nama atau ID agen dukungan yang saat ini ditugaskan untuk menyelesaikan insiden.
Deskripsi

Agen yang Ditugaskan menunjukkan karyawan service desk yang bertanggung jawab atas insiden pada waktu tertentu. Perubahan atribut ini menandakan pengalihan tanggung jawab antaragen.

Atribut ini penting untuk analisis kinerja. Gunakan atribut ini untuk membuat dashboard yang memantau beban kerja agen, rata-rata waktu penyelesaian per agen, dan tingkat penyelesaian pada kontak pertama. Atribut ini juga membantu menganalisis serah terima antaragen, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan inefisiensi. Dengan melacak penugasan agen, manajer dapat mengetahui kebutuhan pelatihan dan mengapresiasi anggota tim berkinerja tinggi.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja agen, distribusi beban kerja, dan dampak serah terima antaragen terhadap waktu penyelesaian.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'responder_id'. Gabungkan ID ini dengan Agents API untuk mendapatkan nama agen.

Contoh
John DoeJane SmithSupportBot
Grup yang Ditugaskan
AssignedGroup
Grup atau tim dukungan yang saat ini ditugaskan untuk menangani insiden.
Deskripsi

Grup yang Ditugaskan menunjukkan tim yang bertanggung jawab atas insiden, seperti 'Dukungan Tingkat 1', 'Tim Jaringan', atau 'Admin Basis Data'. Perubahan atribut ini menandakan eskalasi atau pengalihan antar tim dengan fungsi berbeda.

Analisis Grup yang Ditugaskan penting untuk memahami keterlambatan serah terima dan pengalihan. Process mining dapat menampilkan alur insiden antargrup, menunjukkan jalur eskalasi yang umum, dan mengukur waktu tunggu sebelum setiap grup bertindak. Informasi ini membantu menemukan hambatan organisasi dan peluang untuk memperlancar kerja sama antartim.

Mengapa ini penting

Atribut ini melacak tim yang bertanggung jawab, sehingga penting untuk menganalisis serah terima, eskalasi, dan keterlambatan antartim.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'group_id'. Gabungkan ID ini dengan Groups API untuk mendapatkan nama grup.

Contoh
Service DeskOperasional JaringanDukungan Infrastruktur
Kategori Insiden
IncidentCategory
Kategori untuk mengelompokkan insiden, seperti Perangkat Keras, Perangkat Lunak, atau Jaringan.
Deskripsi

Kategori Insiden digunakan untuk mengelompokkan insiden berdasarkan jenis masalah yang dilaporkan. Pengelompokan bertingkat ini membantu meneruskan insiden ke tim yang tepat dan penting untuk analisis tren.

Atribut ini digunakan di dashboard 'Akurasi Kategorisasi Insiden' untuk menganalisis apakah kesalahan kategori awal memperpanjang waktu penyelesaian karena penugasan ulang. Dengan mengelompokkan insiden berdasarkan kategori, organisasi dapat menemukan masalah yang berulang, memahami ke mana sebagian besar upaya dukungan dialokasikan, dan menyusun inisiatif perbaikan yang sesuai.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis tren insiden dan mengetahui apakah kesalahan kategorisasi menyebabkan keterlambatan penyelesaian.

Sumber data

Ini adalah kolom bawaan Freshservice yang dapat disesuaikan. Kolom ini tersedia di Tickets API sebagai 'category', dengan kolom terkait 'sub_category' dan 'item_category'.

Contoh
Perangkat KerasPerangkat LunakMasalah JaringanAkses Akun
Prioritas Insiden
IncidentPriority
Tingkat prioritas insiden yang menentukan urgensi respons dan penyelesaiannya.
Deskripsi

Prioritas Insiden menentukan kecepatan dan fokus yang diperlukan dalam menangani insiden. Biasanya, prioritas menggunakan skala seperti Rendah, Sedang, Tinggi, dan Mendesak, serta menjadi dasar penetapan target SLA.

Dalam process mining, prioritas menjadi dimensi penting untuk penyaringan dan analisis. Anda dapat membandingkan proses penyelesaian insiden berprioritas tinggi dan rendah, serta memastikan masalah kritis ditangani dengan efisien. Dashboard sering mengelompokkan metrik seperti waktu siklus dan kepatuhan SLA berdasarkan prioritas untuk memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti kepada manajer dukungan.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu memusatkan analisis pada insiden paling kritis dan penting untuk mengevaluasi kinerja SLA serta alokasi sumber daya.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'priority'. Nilainya berupa angka, misalnya 1 untuk Rendah dan 4 untuk Mendesak.

Contoh
RendahSedangTinggiMendesak
Status Insiden
IncidentStatus
Status insiden saat ini dalam siklus hidupnya, seperti Open, Pending, Resolved, atau Closed.
Deskripsi

Status Insiden menunjukkan keadaan insiden saat ini. Perubahan status menjadi peristiwa penting yang membentuk peta proses, misalnya perubahan dari 'In Progress' menjadi 'Pending' atau dari 'Resolved' menjadi 'Closed'.

Atribut ini menjadi dasar untuk memahami perjalanan insiden. Analisis waktu yang dihabiskan pada setiap status membantu menemukan hambatan, misalnya insiden terlalu lama berstatus 'Pending' karena menunggu respons pengguna. Atribut ini juga penting untuk menentukan titik awal dan akhir penghitungan waktu siklus.

Mengapa ini penting

Atribut ini melacak kemajuan insiden sepanjang siklus hidupnya dan membantu menemukan tahap yang sering mengalami keterlambatan.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'status'. Nilainya berupa angka.

Contoh
TerbukaSedang DitanganiMenungguSelesaiDitutup
Tingkat Keparahan Insiden
IncidentSeverity
Tingkat keparahan insiden yang menunjukkan dampaknya terhadap bisnis.
Deskripsi

Tingkat Keparahan Insiden mengukur dampak insiden terhadap bisnis. Tingkatnya sering dikelompokkan menjadi Rendah, Sedang, Tinggi, atau Kritis. Meski berkaitan dengan prioritas, tingkat keparahan berfokus pada dampak, sedangkan prioritas berfokus pada urgensi. Tingkat keparahan dan dampak biasanya menentukan prioritas akhir.

Analisis berdasarkan tingkat keparahan membantu Anda memahami cara organisasi menangani insiden yang berdampak besar pada bisnis. Gunakan atribut ini di dashboard untuk mengelompokkan waktu penyelesaian dan kinerja SLA, serta memastikan masalah dengan dampak terbesar mendapat perhatian dan sumber daya yang sesuai sepanjang siklus hidupnya.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur dampak insiden terhadap bisnis sehingga analisis dapat berfokus pada penanganan masalah yang paling merugikan.

Sumber data

Ini adalah kolom bawaan Freshservice yang tersedia melalui Tickets API sebagai 'impact'. Nilainya berupa angka.

Contoh
RendahSedangTinggi
Waktu Target SLA Penyelesaian
ResolutionSlaTargetTime
Waktu batas penyelesaian insiden sesuai kebijakan SLA.
Deskripsi

Atribut ini menyimpan tanggal dan waktu batas penyelesaian insiden. Target ini ditentukan oleh kebijakan Service Level Agreement (SLA) yang berlaku untuk tiket, biasanya berdasarkan faktor seperti prioritas.

Waktu target ini diperlukan untuk menghitung KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA' dan mengisi 'Dashboard Kinerja SLA'. Dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual dengan target, kita dapat mengetahui apakah insiden diselesaikan tepat waktu atau melanggar SLA. Perbandingan ini menjadi dasar untuk mengukur kepatuhan terhadap tingkat layanan.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberikan batas waktu penyelesaian yang diperlukan untuk menghitung kepatuhan SLA dan menemukan insiden yang berisiko terlambat.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'fr_due_by' (respons pertama) dan 'due_by' (penyelesaian).

Contoh
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-05T17:00:00Z
Akar Masalah
RootCause
Penyebab mendasar atau akar masalah yang ditemukan setelah insiden diselidiki.
Deskripsi

Atribut Akar Masalah mencatat masalah mendasar yang menyebabkan insiden. Biasanya, agen dukungan mengisi informasi ini selama atau setelah penyelesaian sebagai bagian dari analisis akar masalah (RCA).

Atribut ini penting untuk dashboard 'Insiden Berulang dan Akar Masalah' serta KPI 'Tingkat Penyelesaian Analisis Akar Masalah'. Dengan menganalisis akar masalah yang umum, organisasi dapat beralih dari perbaikan insiden secara reaktif ke manajemen masalah yang proaktif. Solusi permanen dapat diterapkan untuk mencegah insiden di masa mendatang dan mengurangi masalah berulang.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung manajemen masalah proaktif dengan membantu menemukan dan menghilangkan penyebab mendasar insiden berulang.

Sumber data

Kolom ini sering kali dibuat khusus di Freshservice karena fungsi bawaannya mungkin terbatas. Periksa konfigurasi 'Ticket Fields' untuk mencari kolom bernama 'Root Cause' atau yang serupa.

Contoh
Bug Perangkat LunakKesalahan Konfigurasi JaringanMasalah Pelatihan PenggunaKerusakan Perangkat Keras
Apakah Dibuka Kembali
IsReopened
Penanda hasil perhitungan yang bernilai benar jika insiden dibuka kembali setelah diselesaikan atau ditutup.
Deskripsi

Atribut boolean ini menandai insiden yang dibuka kembali. Nilainya menjadi benar jika status insiden yang sebelumnya 'Resolved' atau 'Closed' berubah kembali menjadi status terbuka atau sedang ditangani.

Penanda ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Pembukaan Kembali Insiden' dan mengisi dashboard 'Insiden Berulang'. Tingkat pembukaan kembali yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada kualitas penyelesaian awal, analisis akar masalah yang belum tuntas, atau penutupan yang terlalu dini. Analisis kasus ini membantu meningkatkan kualitas dan ketahanan perbaikan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan kegagalan dalam proses penyelesaian, dengan menyoroti insiden yang perbaikan awalnya tidak efektif dan perlu dikerjakan ulang.

Sumber data

Kolom ini dihitung berdasarkan urutan aktivitas dalam log peristiwa. Nilainya benar jika terjadi aktivitas seperti 'Insiden Dibuka Kembali' atau jika aktivitas berstatus terbuka muncul setelah aktivitas berstatus tertutup untuk ID Insiden yang sama.

Contoh
truefalse
Apakah SLA Dilanggar
IsSlaBreached
Penanda hasil perhitungan yang bernilai benar jika insiden tidak diselesaikan dalam batas waktu target SLA.
Deskripsi

Atribut boolean ini merupakan metrik hasil perhitungan yang menunjukkan apakah waktu penyelesaian insiden melewati target SLA. Nilainya diperoleh dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual dengan 'ResolutionSlaTargetTime'.

Penanda ini menjadi masukan langsung untuk KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA' dan 'Dashboard Kinerja SLA'. Penanda ini menyederhanakan analisis dengan memberikan hasil yang jelas, ya atau tidak, untuk kinerja SLA setiap insiden. Anda dapat menggabungkan hasil dan menganalisis trennya dengan mudah, serta mengetahui jumlah dan persentase insiden yang tidak memenuhi komitmen layanan.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur kepatuhan SLA untuk setiap insiden secara langsung, sehingga tingkat kepatuhan keseluruhan mudah dihitung dan area bermasalah mudah ditemukan.

Sumber data

Kolom ini dihitung saat transformasi data dengan membandingkan waktu peristiwa 'Insiden Diselesaikan' dengan kolom 'ResolutionSlaTargetTime'.

Contoh
truefalse
Departemen Pemohon
RequestersDepartment
Departemen tempat pengguna yang melaporkan insiden bekerja.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan departemen bisnis pemohon, seperti 'Penjualan', 'Keuangan', atau 'TI'. Informasi ini biasanya diambil dari profil pengguna di Freshservice.

Analisis insiden berdasarkan departemen pemohon dapat menunjukkan apakah unit bisnis tertentu lebih sering terdampak masalah atau memiliki masalah khusus. Informasi ini memberi konteks penting untuk memahami dampak insiden terhadap bisnis dan membantu memprioritaskan perbaikan yang memengaruhi departemen penting.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks bisnis untuk menganalisis tren insiden dan dampaknya pada departemen tertentu.

Sumber data

Informasi ini terkait dengan pemohon tiket. Ambil data dari endpoint 'Requesters' API menggunakan 'requester_id' pada tiket, lalu akses 'department_id' dan nama departemennya.

Contoh
PenjualanPemasaranKeuanganSumber Daya Manusia
Jumlah Serah Terima
HandoffCount
Berapa kali insiden dialihkan antaragen atau antarkelompok.
Deskripsi

Jumlah Serah Terima adalah metrik hasil perhitungan yang menunjukkan berapa kali insiden ditugaskan ulang selama siklus hidupnya. Setiap perubahan pada atribut 'AssignedAgent' atau 'AssignedGroup' menambah hitungan ini.

Jumlah serah terima yang tinggi sering menandakan proses yang tidak efisien, penyaluran awal yang keliru, atau kurangnya keahlian agen. Metrik ini mendukung KPI 'Jumlah Serah Terima Insiden' dan dashboard 'Analisis Keterlambatan Serah Terima dan Pengalihan'. Metrik ini membantu menemukan insiden atau alur proses dengan terlalu banyak pengalihan yang menyebabkan keterlambatan.

Mengapa ini penting

Atribut ini mengukur pengerjaan ulang dan penugasan ulang, sehingga membantu menemukan inefisiensi akibat penyaluran yang keliru atau kesenjangan pengetahuan.

Sumber data

Metrik ini dihitung dengan menghitung jumlah nilai berbeda atau perubahan pada kolom 'AssignedAgent' atau 'AssignedGroup' selama siklus hidup satu insiden.

Contoh
0125
Saluran Pelaporan
ReportingChannel
Metode atau saluran yang digunakan untuk melaporkan insiden, seperti Email, Portal, atau Telepon.
Deskripsi

Saluran Pelaporan, yang juga dikenal sebagai sumber, menunjukkan cara insiden masuk ke sistem dukungan. Saluran yang umum mencakup email, portal layanan mandiri, telepon, dan chat.

Analisis atribut ini membantu mengevaluasi efisiensi setiap saluran pelaporan. Dashboard 'Efisiensi Saluran Pelaporan' membandingkan jumlah insiden dan rata-rata waktu penyelesaian berdasarkan saluran. Hasilnya menunjukkan metode yang paling efektif dan saluran yang mungkin perlu diperbaiki. Misalnya, insiden yang dilaporkan melalui portal dapat diselesaikan lebih cepat jika sejak awal dilengkapi informasi yang lebih terstruktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan saluran pelaporan yang paling efisien dan peluang untuk memperbaiki proses penerimaan insiden.

Sumber data

Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'source'. Nilainya berupa angka.

Contoh
EmailPortalTeleponChat
Solusi sementara diberikan
WorkaroundProvided
Penanda yang menunjukkan apakah solusi sementara diberikan kepada pengguna sebelum penyelesaian akhir.
Deskripsi

Atribut boolean ini menunjukkan apakah perbaikan sementara atau solusi alternatif diterapkan untuk mengurangi dampak insiden saat solusi permanen sedang dikembangkan. Informasi ini sering dicatat melalui kotak centang atau status tertentu.

Dalam process mining, atribut ini mendukung dashboard 'Metrik Efektivitas Solusi Sementara'. Atribut ini memungkinkan perbandingan waktu penyelesaian insiden yang menggunakan dan tidak menggunakan solusi sementara. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah solusi sementara efektif mengurangi gangguan bisnis dan mempercepat penyelesaian dari sudut pandang pengguna.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu mengukur efektivitas solusi sementara dalam mengurangi dampak insiden dan membuat pengguna merasa masalah lebih cepat teratasi.

Sumber data

Biasanya, ini adalah kolom boolean khusus berupa kotak centang. Pastikan kolom tersebut tersedia di konfigurasi 'Ticket Fields' Freshservice.

Contoh
truefalse
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pengelolaan insiden

Catat langkah dan tonggak utama proses ini dalam log peristiwa agar pemetaan proses dan identifikasi hambatan lebih akurat.
7 Disarankan 7 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Catatan penyelesaian ditambahkan
Terjadi saat agen mendokumentasikan solusi insiden dengan menambahkan catatan penyelesaian. Ini merupakan tindakan tersendiri di Freshservice sebelum status diubah menjadi 'Resolved'. Tindakan dan isinya dicatat secara eksplisit.
Mengapa ini penting

Tahap ini menandai ditemukannya solusi. Jeda antara tahap ini dan perubahan status menjadi 'Incident Resolved' dapat menunjukkan adanya waktu tambahan untuk tinjauan internal atau dokumentasi.

Sumber data

Diambil dari stempel waktu saat catatan penyelesaian ditambahkan ke insiden. Waktu ini tercatat dalam riwayat percakapan.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu entri 'Resolution Note' di log percakapan insiden.

Jenis peristiwa explicit
Insiden dilaporkan
Menandai pembuatan catatan insiden baru di Freshservice. Ini adalah titik awal siklus insiden, biasanya saat pengguna akhir melaporkan masalah melalui portal atau email, atau agen service desk membuat tiket atas nama pengguna. Peristiwa ini dicatat secara eksplisit dengan stempel waktu pembuatan.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi peristiwa awal utama untuk seluruh proses. Menganalisis waktu dari tahap ini hingga penyelesaian penting untuk mengukur durasi siklus secara keseluruhan dan kepatuhan SLA.

Sumber data

Diambil dari stempel waktu pembuatan pada tabel insiden. Freshservice mencatatnya secara eksplisit untuk setiap tiket baru.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu 'Created at' dari catatan insiden utama.

Jenis peristiwa explicit
Insiden diselesaikan
Menandai saat agen menerapkan perbaikan dan menganggap insiden telah selesai. Peristiwa ini tercatat saat status insiden diubah menjadi 'Resolved'. Di Freshservice, tahap penting ini menghentikan penghitungan waktu SLA.
Mengapa ini penting

Tahap ini penting untuk mengukur waktu penyelesaian (TTR). Jeda antara status 'Resolved' dan 'Closed' berguna untuk menganalisis keterlambatan konfirmasi pengguna dan kebijakan penutupan otomatis.

Sumber data

Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan menemukan saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Resolved'.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pada entri log aktivitas saat status berubah menjadi 'Resolved'.

Jenis peristiwa inferred
Insiden ditugaskan ke kelompok
Menandai penugasan awal insiden ke kelompok dukungan. Penugasan dapat dilakukan otomatis melalui aturan perutean atau secara manual oleh petugas pengarah. Aktivitas ini dicatat dengan melacak pengisian awal kolom 'Group' di log audit insiden.
Mengapa ini penting

Melacak penugasan penting untuk mengukur waktu respons pertama dan menemukan hambatan dalam proses pengiriman tiket. Analisis ini membantu menilai seberapa efisien insiden diteruskan ke tim yang tepat.

Sumber data

Disimpulkan dari entri pertama di log aktivitas insiden yang mengisi atau mengubah kolom 'Group'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu pertama saat kolom 'Group' diisi untuk suatu insiden.

Jenis peristiwa inferred
Insiden Ditutup
Menandai penutupan resmi catatan insiden. Biasanya, penutupan terjadi secara otomatis setelah jangka waktu tertentu dalam status 'Resolved', tetapi agen juga dapat menutupnya secara manual. Peristiwa ini mengakhiri siklus hidup insiden.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik akhir proses. Waktu hingga peristiwa ini menunjukkan durasi seluruh siklus hidup insiden, termasuk masa tunggu konfirmasi pengguna.

Sumber data

Diketahui dari log aktivitas insiden dengan melihat kapan kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Closed'.

Pengumpulan data

Gunakan waktu pada entri log aktivitas saat status berubah menjadi 'Closed'.

Jenis peristiwa inferred
Prioritas insiden ditetapkan
Terjadi saat prioritas insiden ditetapkan atau diperbarui. Tingkat prioritas menentukan urgensi dan target SLA penyelesaian. Perubahan ini dicatat dengan memantau kolom 'Priority' dalam riwayat insiden.
Mengapa ini penting

Penetapan prioritas yang keliru atau terlambat dapat menyebabkan pelanggaran SLA dan alokasi sumber daya yang tidak efisien. Analisis aktivitas ini membantu memastikan insiden kritis segera ditangani.

Sumber data

Disimpulkan dari log aktivitas insiden yang mencatat semua pembaruan kolom 'Priority'.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu dari log audit saat nilai kolom 'Priority' ditetapkan atau diubah.

Jenis peristiwa inferred
Status berubah menjadi In Progress
Aktivitas ini menandai dimulainya penyelidikan dan penanganan insiden secara aktif. Aktivitas tercatat saat agen mengubah status insiden menjadi 'In Progress'. Perubahan status ini dicatat dalam riwayat aktivitas tiket.
Mengapa ini penting

Tahap ini membantu membedakan waktu tunggu dari waktu kerja aktif. Menganalisis durasi insiden berada dalam status 'In Progress' penting untuk memahami upaya penyelesaian.

Sumber data

Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan menemukan saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'In Progress'.

Pengumpulan data

Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan status menjadi 'In Progress', lalu gunakan stempel waktunya.

Jenis peristiwa inferred
Agen ditugaskan ke insiden
Aktivitas ini menandai saat agen tertentu ditugaskan untuk menangani insiden. Ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas tiket. Riwayat aktivitas tiket mencatat agen yang ditugaskan dan waktunya.
Mengapa ini penting

Data ini membantu menganalisis beban kerja dan kinerja agen, serta waktu yang diperlukan hingga seorang agen mulai menangani insiden setelah penugasan ke kelompok. Data ini penting untuk dashboard kinerja agen.

Sumber data

Dilacak melalui perubahan kolom 'Agent' di log aktivitas atau jejak audit insiden.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu yang terkait dengan perubahan kolom 'Agent'.

Jenis peristiwa inferred
Insiden Dibuka Kembali
Terjadi saat insiden yang sebelumnya berstatus 'Resolved' kembali ke status terbuka, biasanya karena pengguna tidak menyetujui penyelesaiannya. Peristiwa ini dapat diketahui dari perubahan status 'Resolved' kembali ke status seperti 'Open' atau 'In Progress'.
Mengapa ini penting

Tingkat pembukaan kembali yang tinggi menunjukkan masalah pada kualitas penyelesaian atau perbaikan yang belum tuntas. Metrik ini penting untuk menganalisis pengerjaan ulang dan kinerja agen.

Sumber data

Diketahui dari log aktivitas insiden dengan mendeteksi perubahan status dari 'Resolved' ke status aktif.

Pengumpulan data

Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan 'Status' dari 'Resolved' menjadi 'Open' atau 'In Progress'.

Jenis peristiwa inferred
Insiden ditugaskan ulang
Menandakan bahwa insiden dipindahkan dari satu agen atau kelompok ke agen atau kelompok lain. Ini menunjukkan adanya serah terima dalam proses penyelesaian. Peristiwa ini disimpulkan dengan mendeteksi perubahan lanjutan pada kolom 'Agent' atau 'Group' setelah penugasan awal.
Mengapa ini penting

Penugasan ulang atau serah terima yang sering biasanya menunjukkan proses yang tidak efisien, kesenjangan pengetahuan, atau perutean awal yang keliru. Analisis peristiwa ini membantu menemukan dan mengurangi keterlambatan.

Sumber data

Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan melacak perubahan pada kolom 'Agent' atau 'Group' setelah penugasan pertama.

Pengumpulan data

Deteksi perubahan pada kolom 'Agent' atau 'Group' dalam riwayat audit tiket.

Jenis peristiwa inferred
Respons pertama dikirim
Aktivitas ini menandai komunikasi pertama dari agen kepada pengguna setelah insiden dilaporkan. Bentuknya bisa berupa catatan publik atau balasan langsung. Freshservice mencatat semua komunikasi agen beserta stempel waktunya.
Mengapa ini penting

Memenuhi SLA respons pertama merupakan KPI penting untuk kepuasan pelanggan. Aktivitas ini membantu mengukur dan menganalisis seberapa cepat agen mulai menangani insiden baru.

Sumber data

Ditemukan dengan mencari stempel waktu catatan publik atau balasan pertama yang ditambahkan agen ke log percakapan insiden.

Pengumpulan data

Saring riwayat percakapan insiden untuk menemukan entri paling awal yang dibuat oleh agen.

Jenis peristiwa explicit
Solusi sementara diberikan
Aktivitas ini menandai saat solusi sementara disampaikan kepada pengguna untuk mengurangi dampak insiden. Pencatatannya sering memerlukan konfigurasi sistem khusus, seperti kotak centang khusus, jenis catatan tertentu, atau analisis kata kunci dalam catatan agen.
Mengapa ini penting

Data ini membantu menganalisis efektivitas solusi sementara dalam mengurangi dampak bisnis dan hubungannya dengan waktu penyelesaian akhir. Data ini mendukung dashboard metrik efektivitas solusi sementara.

Sumber data

Peristiwa ini kemungkinan tidak dicatat secara eksplisit. Peristiwa dapat disimpulkan dengan menandai catatan yang memuat kata kunci seperti 'workaround', atau dengan mencatat perubahan pada kotak centang khusus 'Workaround Provided'.

Pengumpulan data

Disimpulkan dari perubahan kolom khusus atau analisis kata kunci dalam catatan agen.

Jenis peristiwa inferred
Status berubah menjadi Pending
Menandai saat proses penyelesaian dijeda, biasanya karena menunggu informasi dari pengguna atau pihak ketiga. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status ke kondisi 'Pending'. Waktu dalam status ini sering tidak dihitung dalam SLA.
Mengapa ini penting

Mengetahui waktu yang dihabiskan dalam status tertunda penting untuk memahami ketergantungan pada pihak luar dan sumber keterlambatan. Analisis ini membantu memisahkan waktu kerja agen dari waktu tunggu.

Sumber data

Disimpulkan dari log aktivitas insiden saat kolom 'Status' diperbarui ke nilai seperti 'Pending' atau 'Awaiting User Response'.

Pengumpulan data

Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan status ke kondisi tertunda, lalu gunakan stempel waktu terkait.

Jenis peristiwa inferred
Target SLA terlewati
Peristiwa ini dihitung saat waktu yang berlalu sejak insiden dimulai melebihi target SLA untuk respons atau penyelesaian. Freshservice melacak status SLA secara internal. Peristiwa ini dapat ditentukan dengan membandingkan stempel waktu dengan kebijakan SLA.
Mengapa ini penting

Mengukur secara langsung kepatuhan terhadap komitmen tingkat layanan. Mengetahui kapan dan mengapa pelanggaran terjadi penting untuk dashboard kinerja SLA dan perbaikan berkelanjutan.

Sumber data

Dihitung dengan membandingkan waktu penyelesaian atau respons dengan batas waktu target SLA. Freshservice sering menandai tiket dengan status 'SLA Violated'.

Pengumpulan data

Tentukan dengan membandingkan waktu 'Resolved at' dengan 'Due by', atau saat kolom 'SLA Status' berubah menjadi 'Violated'.

Jenis peristiwa calculated
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi data

Cara mengambil data dari Freshservice

Siap memulai?

Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dengan benar dan mendapatkan wawasan berguna tentang alur kerja pengelolaan insiden. Mulailah mengupayakan waktu penyelesaian yang lebih singkat hari ini.

Kurangi pelanggaran SLA dengan mengoptimalkan pengelolaan insiden

Bergabunglah dengan perusahaan yang berhasil mengurangi MTTR hingga 35% dan mencegah pelanggaran SLA yang merugikan.

Mulai uji coba gratis

Uji coba gratis selama 14 hari, tanpa perlu kartu kredit.