Templat data pengelolaan insiden
Templat data pengelolaan insiden
- Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
- Aktivitas utama yang perlu dilacak
- Panduan ekstraksi data
Atribut pengelolaan insiden
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
ID Insiden
IncidentId
|
Pengenal unik untuk setiap catatan insiden, yang berfungsi sebagai kunci utama untuk melacak seluruh siklus hidup insiden. | ||
|
Deskripsi
ID Insiden menjadi dasar analisis manajemen insiden. ID ini berfungsi sebagai ID Kasus yang menghubungkan semua aktivitas, waktu, dan perubahan atribut terkait menjadi satu rangkaian. Dalam process mining, setiap entri log peristiwa dikaitkan dengan ID Insiden. Dengan begitu, alur proses dari awal hingga akhir dapat direkonstruksi untuk setiap insiden. ID ini diperlukan untuk menghitung waktu siklus, menganalisis variasi proses, dan menemukan hambatan pada kasus tertentu. Tanpa pengenal unik, insiden yang berbeda tidak dapat dibedakan dan alurnya dari pelaporan hingga penyelesaian tidak dapat dianalisis.
Mengapa ini penting
ID ini membedakan setiap insiden dan memungkinkan pelacakan serta analisis siklus hidupnya dari pembuatan hingga penutupan.
Sumber data
Ini adalah pengenal utama tiket. Di Freshservice Tickets API, nilainya tersedia pada kolom 'id' dalam objek tiket.
Contoh
INC-10234INC-10235INC-10236
|
|||
|
Nama Aktivitas
ActivityName
|
Nama aktivitas bisnis atau peristiwa tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam siklus hidup insiden. | ||
|
Deskripsi
Nama Aktivitas menjelaskan satu langkah atau peristiwa dalam proses manajemen insiden, seperti 'Insiden Ditugaskan ke Grup', 'Status Diubah menjadi Pending', atau 'Insiden Diselesaikan'. Aktivitas ini diturunkan dari perubahan data insiden dari waktu ke waktu. Atribut ini menjadi dasar process mining karena menentukan simpul dalam peta proses yang ditemukan. Dengan menganalisis urutan dan frekuensi aktivitas, organisasi dapat melihat proses penyelesaian insiden yang sebenarnya, mengenali alur yang umum, menemukan penyimpangan dari prosedur standar, dan mengidentifikasi pengerjaan ulang seperti penugasan ulang yang berulang.
Mengapa ini penting
Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses sehingga alur penyelesaian insiden, hambatan, dan penyimpangannya dapat dilihat dan dianalisis.
Sumber data
Atribut ini bukan kolom langsung di Freshservice. Nilainya diturunkan dari perubahan properti tiket, seperti status, prioritas, penugasan agen atau grup, dan penambahan catatan.
Contoh
Insiden dilaporkanInsiden ditugaskan ke kelompokCatatan penyelesaian ditambahkanInsiden diselesaikan
|
|||
|
Pembaruan Data Terakhir
LastDataUpdate
|
Waktu yang menunjukkan kapan data untuk proses ini terakhir kali diperbarui atau diekstrak. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat waktu terakhir seluruh kumpulan data diperbarui dari sistem sumber. Ini adalah kolom metadata yang berlaku untuk seluruh kumpulan data, bukan untuk setiap peristiwa. Namun, demi konsistensi, atribut ini sering disertakan pada tingkat peristiwa. Dalam analisis, informasi ini penting untuk mengetahui kebaruan data dan rentang waktu yang dicakup dashboard dan KPI. Pengguna dapat melihat seberapa baru wawasan yang tersedia dan mengetahui apakah insiden terbaru sudah tercakup dalam analisis.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberi tahu pengguna seberapa baru data yang digunakan dan rentang waktu yang dicakup analisis.
Sumber data
Ini adalah waktu metadata yang dibuat saat proses ekstraksi data (ETL).
Contoh
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
|
|||
|
Sistem Sumber
SourceSystem
|
Sistem tempat data diekstrak, biasanya 'Freshservice'. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan asal data. Dalam konteks ini, nilainya selalu 'Freshservice'. Namun, atribut ini penting saat data dari beberapa sistem digabungkan untuk memberikan gambaran proses secara menyeluruh. Mencantumkan atribut Sistem Sumber merupakan praktik yang baik untuk tata kelola dan keterlacakan data. Atribut ini memperjelas asal data, sehingga memudahkan validasi dan penelusuran masalah. Atribut ini juga mendukung pengembangan proyek process mining dengan menyertakan sistem manajemen layanan atau sistem operasional lainnya.
Mengapa ini penting
Atribut ini mendukung keterlacakan dan tata kelola data dengan menunjukkan secara jelas asal data manajemen insiden.
Sumber data
Biasanya, nilai statis ini ditambahkan saat transformasi data (ETL) untuk memberi label pada kumpulan data.
Contoh
FreshserviceFreshservice-EUFreshservice-PROD
|
|||
|
Waktu Peristiwa
EventTimestamp
|
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas atau peristiwa terjadi. | ||
|
Deskripsi
Waktu Peristiwa, atau Waktu Mulai, menunjukkan saat persis suatu aktivitas berlangsung. Setiap aktivitas dalam siklus hidup insiden, dari pembuatan hingga penutupan, memiliki waktu terkait. Atribut ini penting untuk semua analisis process mining berbasis waktu. Gunakan atribut ini untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis, menghitung durasi antaraktivitas, mengukur waktu siklus total kasus, dan menganalisis waktu tunggu. Atribut ini juga menjadi dasar pembuatan dashboard untuk memantau kinerja SLA, keterlambatan serah terima, dan waktu penyelesaian secara keseluruhan.
Mengapa ini penting
Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa, yang diperlukan untuk menghitung durasi, menganalisis waktu siklus, dan memahami kinerja proses.
Sumber data
Nilainya diturunkan dari berbagai kolom waktu di Freshservice, seperti 'created_at', 'updated_at', serta waktu dalam percakapan atau log audit tiket.
Contoh
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:05:14Z2023-10-27T14:30:00Z
|
|||
|
Agen yang Ditugaskan
AssignedAgent
|
Nama atau ID agen dukungan yang saat ini ditugaskan untuk menyelesaikan insiden. | ||
|
Deskripsi
Agen yang Ditugaskan menunjukkan karyawan service desk yang bertanggung jawab atas insiden pada waktu tertentu. Perubahan atribut ini menandakan pengalihan tanggung jawab antaragen. Atribut ini penting untuk analisis kinerja. Gunakan atribut ini untuk membuat dashboard yang memantau beban kerja agen, rata-rata waktu penyelesaian per agen, dan tingkat penyelesaian pada kontak pertama. Atribut ini juga membantu menganalisis serah terima antaragen, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan inefisiensi. Dengan melacak penugasan agen, manajer dapat mengetahui kebutuhan pelatihan dan mengapresiasi anggota tim berkinerja tinggi.
Mengapa ini penting
Atribut ini memungkinkan analisis kinerja agen, distribusi beban kerja, dan dampak serah terima antaragen terhadap waktu penyelesaian.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'responder_id'. Gabungkan ID ini dengan Agents API untuk mendapatkan nama agen.
Contoh
John DoeJane SmithSupportBot
|
|||
|
Grup yang Ditugaskan
AssignedGroup
|
Grup atau tim dukungan yang saat ini ditugaskan untuk menangani insiden. | ||
|
Deskripsi
Grup yang Ditugaskan menunjukkan tim yang bertanggung jawab atas insiden, seperti 'Dukungan Tingkat 1', 'Tim Jaringan', atau 'Admin Basis Data'. Perubahan atribut ini menandakan eskalasi atau pengalihan antar tim dengan fungsi berbeda. Analisis Grup yang Ditugaskan penting untuk memahami keterlambatan serah terima dan pengalihan. Process mining dapat menampilkan alur insiden antargrup, menunjukkan jalur eskalasi yang umum, dan mengukur waktu tunggu sebelum setiap grup bertindak. Informasi ini membantu menemukan hambatan organisasi dan peluang untuk memperlancar kerja sama antartim.
Mengapa ini penting
Atribut ini melacak tim yang bertanggung jawab, sehingga penting untuk menganalisis serah terima, eskalasi, dan keterlambatan antartim.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'group_id'. Gabungkan ID ini dengan Groups API untuk mendapatkan nama grup.
Contoh
Service DeskOperasional JaringanDukungan Infrastruktur
|
|||
|
Kategori Insiden
IncidentCategory
|
Kategori untuk mengelompokkan insiden, seperti Perangkat Keras, Perangkat Lunak, atau Jaringan. | ||
|
Deskripsi
Kategori Insiden digunakan untuk mengelompokkan insiden berdasarkan jenis masalah yang dilaporkan. Pengelompokan bertingkat ini membantu meneruskan insiden ke tim yang tepat dan penting untuk analisis tren. Atribut ini digunakan di dashboard 'Akurasi Kategorisasi Insiden' untuk menganalisis apakah kesalahan kategori awal memperpanjang waktu penyelesaian karena penugasan ulang. Dengan mengelompokkan insiden berdasarkan kategori, organisasi dapat menemukan masalah yang berulang, memahami ke mana sebagian besar upaya dukungan dialokasikan, dan menyusun inisiatif perbaikan yang sesuai.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu menganalisis tren insiden dan mengetahui apakah kesalahan kategorisasi menyebabkan keterlambatan penyelesaian.
Sumber data
Ini adalah kolom bawaan Freshservice yang dapat disesuaikan. Kolom ini tersedia di Tickets API sebagai 'category', dengan kolom terkait 'sub_category' dan 'item_category'.
Contoh
Perangkat KerasPerangkat LunakMasalah JaringanAkses Akun
|
|||
|
Prioritas Insiden
IncidentPriority
|
Tingkat prioritas insiden yang menentukan urgensi respons dan penyelesaiannya. | ||
|
Deskripsi
Prioritas Insiden menentukan kecepatan dan fokus yang diperlukan dalam menangani insiden. Biasanya, prioritas menggunakan skala seperti Rendah, Sedang, Tinggi, dan Mendesak, serta menjadi dasar penetapan target SLA. Dalam process mining, prioritas menjadi dimensi penting untuk penyaringan dan analisis. Anda dapat membandingkan proses penyelesaian insiden berprioritas tinggi dan rendah, serta memastikan masalah kritis ditangani dengan efisien. Dashboard sering mengelompokkan metrik seperti waktu siklus dan kepatuhan SLA berdasarkan prioritas untuk memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti kepada manajer dukungan.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu memusatkan analisis pada insiden paling kritis dan penting untuk mengevaluasi kinerja SLA serta alokasi sumber daya.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'priority'. Nilainya berupa angka, misalnya 1 untuk Rendah dan 4 untuk Mendesak.
Contoh
RendahSedangTinggiMendesak
|
|||
|
Status Insiden
IncidentStatus
|
Status insiden saat ini dalam siklus hidupnya, seperti Open, Pending, Resolved, atau Closed. | ||
|
Deskripsi
Status Insiden menunjukkan keadaan insiden saat ini. Perubahan status menjadi peristiwa penting yang membentuk peta proses, misalnya perubahan dari 'In Progress' menjadi 'Pending' atau dari 'Resolved' menjadi 'Closed'. Atribut ini menjadi dasar untuk memahami perjalanan insiden. Analisis waktu yang dihabiskan pada setiap status membantu menemukan hambatan, misalnya insiden terlalu lama berstatus 'Pending' karena menunggu respons pengguna. Atribut ini juga penting untuk menentukan titik awal dan akhir penghitungan waktu siklus.
Mengapa ini penting
Atribut ini melacak kemajuan insiden sepanjang siklus hidupnya dan membantu menemukan tahap yang sering mengalami keterlambatan.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'status'. Nilainya berupa angka.
Contoh
TerbukaSedang DitanganiMenungguSelesaiDitutup
|
|||
|
Tingkat Keparahan Insiden
IncidentSeverity
|
Tingkat keparahan insiden yang menunjukkan dampaknya terhadap bisnis. | ||
|
Deskripsi
Tingkat Keparahan Insiden mengukur dampak insiden terhadap bisnis. Tingkatnya sering dikelompokkan menjadi Rendah, Sedang, Tinggi, atau Kritis. Meski berkaitan dengan prioritas, tingkat keparahan berfokus pada dampak, sedangkan prioritas berfokus pada urgensi. Tingkat keparahan dan dampak biasanya menentukan prioritas akhir. Analisis berdasarkan tingkat keparahan membantu Anda memahami cara organisasi menangani insiden yang berdampak besar pada bisnis. Gunakan atribut ini di dashboard untuk mengelompokkan waktu penyelesaian dan kinerja SLA, serta memastikan masalah dengan dampak terbesar mendapat perhatian dan sumber daya yang sesuai sepanjang siklus hidupnya.
Mengapa ini penting
Atribut ini mengukur dampak insiden terhadap bisnis sehingga analisis dapat berfokus pada penanganan masalah yang paling merugikan.
Sumber data
Ini adalah kolom bawaan Freshservice yang tersedia melalui Tickets API sebagai 'impact'. Nilainya berupa angka.
Contoh
RendahSedangTinggi
|
|||
|
Waktu Target SLA Penyelesaian
ResolutionSlaTargetTime
|
Waktu batas penyelesaian insiden sesuai kebijakan SLA. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menyimpan tanggal dan waktu batas penyelesaian insiden. Target ini ditentukan oleh kebijakan Service Level Agreement (SLA) yang berlaku untuk tiket, biasanya berdasarkan faktor seperti prioritas. Waktu target ini diperlukan untuk menghitung KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA' dan mengisi 'Dashboard Kinerja SLA'. Dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual dengan target, kita dapat mengetahui apakah insiden diselesaikan tepat waktu atau melanggar SLA. Perbandingan ini menjadi dasar untuk mengukur kepatuhan terhadap tingkat layanan.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberikan batas waktu penyelesaian yang diperlukan untuk menghitung kepatuhan SLA dan menemukan insiden yang berisiko terlambat.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'fr_due_by' (respons pertama) dan 'due_by' (penyelesaian).
Contoh
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-05T17:00:00Z
|
|||
|
Akar Masalah
RootCause
|
Penyebab mendasar atau akar masalah yang ditemukan setelah insiden diselidiki. | ||
|
Deskripsi
Atribut Akar Masalah mencatat masalah mendasar yang menyebabkan insiden. Biasanya, agen dukungan mengisi informasi ini selama atau setelah penyelesaian sebagai bagian dari analisis akar masalah (RCA). Atribut ini penting untuk dashboard 'Insiden Berulang dan Akar Masalah' serta KPI 'Tingkat Penyelesaian Analisis Akar Masalah'. Dengan menganalisis akar masalah yang umum, organisasi dapat beralih dari perbaikan insiden secara reaktif ke manajemen masalah yang proaktif. Solusi permanen dapat diterapkan untuk mencegah insiden di masa mendatang dan mengurangi masalah berulang.
Mengapa ini penting
Atribut ini mendukung manajemen masalah proaktif dengan membantu menemukan dan menghilangkan penyebab mendasar insiden berulang.
Sumber data
Kolom ini sering kali dibuat khusus di Freshservice karena fungsi bawaannya mungkin terbatas. Periksa konfigurasi 'Ticket Fields' untuk mencari kolom bernama 'Root Cause' atau yang serupa.
Contoh
Bug Perangkat LunakKesalahan Konfigurasi JaringanMasalah Pelatihan PenggunaKerusakan Perangkat Keras
|
|||
|
Apakah Dibuka Kembali
IsReopened
|
Penanda hasil perhitungan yang bernilai benar jika insiden dibuka kembali setelah diselesaikan atau ditutup. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini menandai insiden yang dibuka kembali. Nilainya menjadi benar jika status insiden yang sebelumnya 'Resolved' atau 'Closed' berubah kembali menjadi status terbuka atau sedang ditangani. Penanda ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Pembukaan Kembali Insiden' dan mengisi dashboard 'Insiden Berulang'. Tingkat pembukaan kembali yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada kualitas penyelesaian awal, analisis akar masalah yang belum tuntas, atau penutupan yang terlalu dini. Analisis kasus ini membantu meningkatkan kualitas dan ketahanan perbaikan.
Mengapa ini penting
Atribut ini menunjukkan kegagalan dalam proses penyelesaian, dengan menyoroti insiden yang perbaikan awalnya tidak efektif dan perlu dikerjakan ulang.
Sumber data
Kolom ini dihitung berdasarkan urutan aktivitas dalam log peristiwa. Nilainya benar jika terjadi aktivitas seperti 'Insiden Dibuka Kembali' atau jika aktivitas berstatus terbuka muncul setelah aktivitas berstatus tertutup untuk ID Insiden yang sama.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Apakah SLA Dilanggar
IsSlaBreached
|
Penanda hasil perhitungan yang bernilai benar jika insiden tidak diselesaikan dalam batas waktu target SLA. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini merupakan metrik hasil perhitungan yang menunjukkan apakah waktu penyelesaian insiden melewati target SLA. Nilainya diperoleh dengan membandingkan waktu penyelesaian aktual dengan 'ResolutionSlaTargetTime'. Penanda ini menjadi masukan langsung untuk KPI 'Tingkat Kepatuhan SLA' dan 'Dashboard Kinerja SLA'. Penanda ini menyederhanakan analisis dengan memberikan hasil yang jelas, ya atau tidak, untuk kinerja SLA setiap insiden. Anda dapat menggabungkan hasil dan menganalisis trennya dengan mudah, serta mengetahui jumlah dan persentase insiden yang tidak memenuhi komitmen layanan.
Mengapa ini penting
Atribut ini mengukur kepatuhan SLA untuk setiap insiden secara langsung, sehingga tingkat kepatuhan keseluruhan mudah dihitung dan area bermasalah mudah ditemukan.
Sumber data
Kolom ini dihitung saat transformasi data dengan membandingkan waktu peristiwa 'Insiden Diselesaikan' dengan kolom 'ResolutionSlaTargetTime'.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Departemen Pemohon
RequestersDepartment
|
Departemen tempat pengguna yang melaporkan insiden bekerja. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan departemen bisnis pemohon, seperti 'Penjualan', 'Keuangan', atau 'TI'. Informasi ini biasanya diambil dari profil pengguna di Freshservice. Analisis insiden berdasarkan departemen pemohon dapat menunjukkan apakah unit bisnis tertentu lebih sering terdampak masalah atau memiliki masalah khusus. Informasi ini memberi konteks penting untuk memahami dampak insiden terhadap bisnis dan membantu memprioritaskan perbaikan yang memengaruhi departemen penting.
Mengapa ini penting
Atribut ini memberi konteks bisnis untuk menganalisis tren insiden dan dampaknya pada departemen tertentu.
Sumber data
Informasi ini terkait dengan pemohon tiket. Ambil data dari endpoint 'Requesters' API menggunakan 'requester_id' pada tiket, lalu akses 'department_id' dan nama departemennya.
Contoh
PenjualanPemasaranKeuanganSumber Daya Manusia
|
|||
|
Jumlah Serah Terima
HandoffCount
|
Berapa kali insiden dialihkan antaragen atau antarkelompok. | ||
|
Deskripsi
Jumlah Serah Terima adalah metrik hasil perhitungan yang menunjukkan berapa kali insiden ditugaskan ulang selama siklus hidupnya. Setiap perubahan pada atribut 'AssignedAgent' atau 'AssignedGroup' menambah hitungan ini. Jumlah serah terima yang tinggi sering menandakan proses yang tidak efisien, penyaluran awal yang keliru, atau kurangnya keahlian agen. Metrik ini mendukung KPI 'Jumlah Serah Terima Insiden' dan dashboard 'Analisis Keterlambatan Serah Terima dan Pengalihan'. Metrik ini membantu menemukan insiden atau alur proses dengan terlalu banyak pengalihan yang menyebabkan keterlambatan.
Mengapa ini penting
Atribut ini mengukur pengerjaan ulang dan penugasan ulang, sehingga membantu menemukan inefisiensi akibat penyaluran yang keliru atau kesenjangan pengetahuan.
Sumber data
Metrik ini dihitung dengan menghitung jumlah nilai berbeda atau perubahan pada kolom 'AssignedAgent' atau 'AssignedGroup' selama siklus hidup satu insiden.
Contoh
0125
|
|||
|
Saluran Pelaporan
ReportingChannel
|
Metode atau saluran yang digunakan untuk melaporkan insiden, seperti Email, Portal, atau Telepon. | ||
|
Deskripsi
Saluran Pelaporan, yang juga dikenal sebagai sumber, menunjukkan cara insiden masuk ke sistem dukungan. Saluran yang umum mencakup email, portal layanan mandiri, telepon, dan chat. Analisis atribut ini membantu mengevaluasi efisiensi setiap saluran pelaporan. Dashboard 'Efisiensi Saluran Pelaporan' membandingkan jumlah insiden dan rata-rata waktu penyelesaian berdasarkan saluran. Hasilnya menunjukkan metode yang paling efektif dan saluran yang mungkin perlu diperbaiki. Misalnya, insiden yang dilaporkan melalui portal dapat diselesaikan lebih cepat jika sejak awal dilengkapi informasi yang lebih terstruktur.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu menemukan saluran pelaporan yang paling efisien dan peluang untuk memperbaiki proses penerimaan insiden.
Sumber data
Tersedia di Freshservice Tickets API sebagai kolom 'source'. Nilainya berupa angka.
Contoh
EmailPortalTeleponChat
|
|||
|
Solusi sementara diberikan
WorkaroundProvided
|
Penanda yang menunjukkan apakah solusi sementara diberikan kepada pengguna sebelum penyelesaian akhir. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini menunjukkan apakah perbaikan sementara atau solusi alternatif diterapkan untuk mengurangi dampak insiden saat solusi permanen sedang dikembangkan. Informasi ini sering dicatat melalui kotak centang atau status tertentu. Dalam process mining, atribut ini mendukung dashboard 'Metrik Efektivitas Solusi Sementara'. Atribut ini memungkinkan perbandingan waktu penyelesaian insiden yang menggunakan dan tidak menggunakan solusi sementara. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah solusi sementara efektif mengurangi gangguan bisnis dan mempercepat penyelesaian dari sudut pandang pengguna.
Mengapa ini penting
Atribut ini membantu mengukur efektivitas solusi sementara dalam mengurangi dampak insiden dan membuat pengguna merasa masalah lebih cepat teratasi.
Sumber data
Biasanya, ini adalah kolom boolean khusus berupa kotak centang. Pastikan kolom tersebut tersedia di konfigurasi 'Ticket Fields' Freshservice.
Contoh
truefalse
|
|||
Aktivitas pengelolaan insiden
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Catatan penyelesaian ditambahkan
|
Terjadi saat agen mendokumentasikan solusi insiden dengan menambahkan catatan penyelesaian. Ini merupakan tindakan tersendiri di Freshservice sebelum status diubah menjadi 'Resolved'. Tindakan dan isinya dicatat secara eksplisit. | ||
|
Mengapa ini penting
Tahap ini menandai ditemukannya solusi. Jeda antara tahap ini dan perubahan status menjadi 'Incident Resolved' dapat menunjukkan adanya waktu tambahan untuk tinjauan internal atau dokumentasi.
Sumber data
Diambil dari stempel waktu saat catatan penyelesaian ditambahkan ke insiden. Waktu ini tercatat dalam riwayat percakapan.
Pengumpulan data
Temukan stempel waktu entri 'Resolution Note' di log percakapan insiden.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Insiden dilaporkan
|
Menandai pembuatan catatan insiden baru di Freshservice. Ini adalah titik awal siklus insiden, biasanya saat pengguna akhir melaporkan masalah melalui portal atau email, atau agen service desk membuat tiket atas nama pengguna. Peristiwa ini dicatat secara eksplisit dengan stempel waktu pembuatan. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menjadi peristiwa awal utama untuk seluruh proses. Menganalisis waktu dari tahap ini hingga penyelesaian penting untuk mengukur durasi siklus secara keseluruhan dan kepatuhan SLA.
Sumber data
Diambil dari stempel waktu pembuatan pada tabel insiden. Freshservice mencatatnya secara eksplisit untuk setiap tiket baru.
Pengumpulan data
Gunakan stempel waktu 'Created at' dari catatan insiden utama.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Insiden diselesaikan
|
Menandai saat agen menerapkan perbaikan dan menganggap insiden telah selesai. Peristiwa ini tercatat saat status insiden diubah menjadi 'Resolved'. Di Freshservice, tahap penting ini menghentikan penghitungan waktu SLA. | ||
|
Mengapa ini penting
Tahap ini penting untuk mengukur waktu penyelesaian (TTR). Jeda antara status 'Resolved' dan 'Closed' berguna untuk menganalisis keterlambatan konfirmasi pengguna dan kebijakan penutupan otomatis.
Sumber data
Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan menemukan saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Resolved'.
Pengumpulan data
Gunakan stempel waktu pada entri log aktivitas saat status berubah menjadi 'Resolved'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Insiden ditugaskan ke kelompok
|
Menandai penugasan awal insiden ke kelompok dukungan. Penugasan dapat dilakukan otomatis melalui aturan perutean atau secara manual oleh petugas pengarah. Aktivitas ini dicatat dengan melacak pengisian awal kolom 'Group' di log audit insiden. | ||
|
Mengapa ini penting
Melacak penugasan penting untuk mengukur waktu respons pertama dan menemukan hambatan dalam proses pengiriman tiket. Analisis ini membantu menilai seberapa efisien insiden diteruskan ke tim yang tepat.
Sumber data
Disimpulkan dari entri pertama di log aktivitas insiden yang mengisi atau mengubah kolom 'Group'.
Pengumpulan data
Temukan stempel waktu pertama saat kolom 'Group' diisi untuk suatu insiden.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Insiden Ditutup
|
Menandai penutupan resmi catatan insiden. Biasanya, penutupan terjadi secara otomatis setelah jangka waktu tertentu dalam status 'Resolved', tetapi agen juga dapat menutupnya secara manual. Peristiwa ini mengakhiri siklus hidup insiden. | ||
|
Mengapa ini penting
Aktivitas ini menjadi titik akhir proses. Waktu hingga peristiwa ini menunjukkan durasi seluruh siklus hidup insiden, termasuk masa tunggu konfirmasi pengguna.
Sumber data
Diketahui dari log aktivitas insiden dengan melihat kapan kolom 'Status' diperbarui menjadi 'Closed'.
Pengumpulan data
Gunakan waktu pada entri log aktivitas saat status berubah menjadi 'Closed'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Prioritas insiden ditetapkan
|
Terjadi saat prioritas insiden ditetapkan atau diperbarui. Tingkat prioritas menentukan urgensi dan target SLA penyelesaian. Perubahan ini dicatat dengan memantau kolom 'Priority' dalam riwayat insiden. | ||
|
Mengapa ini penting
Penetapan prioritas yang keliru atau terlambat dapat menyebabkan pelanggaran SLA dan alokasi sumber daya yang tidak efisien. Analisis aktivitas ini membantu memastikan insiden kritis segera ditangani.
Sumber data
Disimpulkan dari log aktivitas insiden yang mencatat semua pembaruan kolom 'Priority'.
Pengumpulan data
Gunakan stempel waktu dari log audit saat nilai kolom 'Priority' ditetapkan atau diubah.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Status berubah menjadi In Progress
|
Aktivitas ini menandai dimulainya penyelidikan dan penanganan insiden secara aktif. Aktivitas tercatat saat agen mengubah status insiden menjadi 'In Progress'. Perubahan status ini dicatat dalam riwayat aktivitas tiket. | ||
|
Mengapa ini penting
Tahap ini membantu membedakan waktu tunggu dari waktu kerja aktif. Menganalisis durasi insiden berada dalam status 'In Progress' penting untuk memahami upaya penyelesaian.
Sumber data
Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan menemukan saat kolom 'Status' diperbarui menjadi 'In Progress'.
Pengumpulan data
Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan status menjadi 'In Progress', lalu gunakan stempel waktunya.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Agen ditugaskan ke insiden
|
Aktivitas ini menandai saat agen tertentu ditugaskan untuk menangani insiden. Ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas tiket. Riwayat aktivitas tiket mencatat agen yang ditugaskan dan waktunya. | ||
|
Mengapa ini penting
Data ini membantu menganalisis beban kerja dan kinerja agen, serta waktu yang diperlukan hingga seorang agen mulai menangani insiden setelah penugasan ke kelompok. Data ini penting untuk dashboard kinerja agen.
Sumber data
Dilacak melalui perubahan kolom 'Agent' di log aktivitas atau jejak audit insiden.
Pengumpulan data
Temukan stempel waktu yang terkait dengan perubahan kolom 'Agent'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Insiden Dibuka Kembali
|
Terjadi saat insiden yang sebelumnya berstatus 'Resolved' kembali ke status terbuka, biasanya karena pengguna tidak menyetujui penyelesaiannya. Peristiwa ini dapat diketahui dari perubahan status 'Resolved' kembali ke status seperti 'Open' atau 'In Progress'. | ||
|
Mengapa ini penting
Tingkat pembukaan kembali yang tinggi menunjukkan masalah pada kualitas penyelesaian atau perbaikan yang belum tuntas. Metrik ini penting untuk menganalisis pengerjaan ulang dan kinerja agen.
Sumber data
Diketahui dari log aktivitas insiden dengan mendeteksi perubahan status dari 'Resolved' ke status aktif.
Pengumpulan data
Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan 'Status' dari 'Resolved' menjadi 'Open' atau 'In Progress'.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Insiden ditugaskan ulang
|
Menandakan bahwa insiden dipindahkan dari satu agen atau kelompok ke agen atau kelompok lain. Ini menunjukkan adanya serah terima dalam proses penyelesaian. Peristiwa ini disimpulkan dengan mendeteksi perubahan lanjutan pada kolom 'Agent' atau 'Group' setelah penugasan awal. | ||
|
Mengapa ini penting
Penugasan ulang atau serah terima yang sering biasanya menunjukkan proses yang tidak efisien, kesenjangan pengetahuan, atau perutean awal yang keliru. Analisis peristiwa ini membantu menemukan dan mengurangi keterlambatan.
Sumber data
Disimpulkan dari log aktivitas insiden dengan melacak perubahan pada kolom 'Agent' atau 'Group' setelah penugasan pertama.
Pengumpulan data
Deteksi perubahan pada kolom 'Agent' atau 'Group' dalam riwayat audit tiket.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Respons pertama dikirim
|
Aktivitas ini menandai komunikasi pertama dari agen kepada pengguna setelah insiden dilaporkan. Bentuknya bisa berupa catatan publik atau balasan langsung. Freshservice mencatat semua komunikasi agen beserta stempel waktunya. | ||
|
Mengapa ini penting
Memenuhi SLA respons pertama merupakan KPI penting untuk kepuasan pelanggan. Aktivitas ini membantu mengukur dan menganalisis seberapa cepat agen mulai menangani insiden baru.
Sumber data
Ditemukan dengan mencari stempel waktu catatan publik atau balasan pertama yang ditambahkan agen ke log percakapan insiden.
Pengumpulan data
Saring riwayat percakapan insiden untuk menemukan entri paling awal yang dibuat oleh agen.
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Solusi sementara diberikan
|
Aktivitas ini menandai saat solusi sementara disampaikan kepada pengguna untuk mengurangi dampak insiden. Pencatatannya sering memerlukan konfigurasi sistem khusus, seperti kotak centang khusus, jenis catatan tertentu, atau analisis kata kunci dalam catatan agen. | ||
|
Mengapa ini penting
Data ini membantu menganalisis efektivitas solusi sementara dalam mengurangi dampak bisnis dan hubungannya dengan waktu penyelesaian akhir. Data ini mendukung dashboard metrik efektivitas solusi sementara.
Sumber data
Peristiwa ini kemungkinan tidak dicatat secara eksplisit. Peristiwa dapat disimpulkan dengan menandai catatan yang memuat kata kunci seperti 'workaround', atau dengan mencatat perubahan pada kotak centang khusus 'Workaround Provided'.
Pengumpulan data
Disimpulkan dari perubahan kolom khusus atau analisis kata kunci dalam catatan agen.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Status berubah menjadi Pending
|
Menandai saat proses penyelesaian dijeda, biasanya karena menunggu informasi dari pengguna atau pihak ketiga. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status ke kondisi 'Pending'. Waktu dalam status ini sering tidak dihitung dalam SLA. | ||
|
Mengapa ini penting
Mengetahui waktu yang dihabiskan dalam status tertunda penting untuk memahami ketergantungan pada pihak luar dan sumber keterlambatan. Analisis ini membantu memisahkan waktu kerja agen dari waktu tunggu.
Sumber data
Disimpulkan dari log aktivitas insiden saat kolom 'Status' diperbarui ke nilai seperti 'Pending' atau 'Awaiting User Response'.
Pengumpulan data
Saring log aktivitas untuk menemukan perubahan status ke kondisi tertunda, lalu gunakan stempel waktu terkait.
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Target SLA terlewati
|
Peristiwa ini dihitung saat waktu yang berlalu sejak insiden dimulai melebihi target SLA untuk respons atau penyelesaian. Freshservice melacak status SLA secara internal. Peristiwa ini dapat ditentukan dengan membandingkan stempel waktu dengan kebijakan SLA. | ||
|
Mengapa ini penting
Mengukur secara langsung kepatuhan terhadap komitmen tingkat layanan. Mengetahui kapan dan mengapa pelanggaran terjadi penting untuk dashboard kinerja SLA dan perbaikan berkelanjutan.
Sumber data
Dihitung dengan membandingkan waktu penyelesaian atau respons dengan batas waktu target SLA. Freshservice sering menandai tiket dengan status 'SLA Violated'.
Pengumpulan data
Tentukan dengan membandingkan waktu 'Resolved at' dengan 'Due by', atau saat kolom 'SLA Status' berubah menjadi 'Violated'.
Jenis peristiwa
calculated
|
|||
Panduan ekstraksi data
Siap memulai?
Gunakan templat ini untuk menyiapkan data dengan benar dan mendapatkan wawasan berguna tentang alur kerja pengelolaan insiden. Mulailah mengupayakan waktu penyelesaian yang lebih singkat hari ini.
Kurangi pelanggaran SLA dengan mengoptimalkan pengelolaan insiden
Bergabunglah dengan perusahaan yang berhasil mengurangi MTTR hingga 35% dan mencegah pelanggaran SLA yang merugikan.
Uji coba gratis selama 14 hari, tanpa perlu kartu kredit.