Templat data proses retur dan pengembalian dana

Return Case ID menjadi pengenal utama untuk melacak seluruh proses pengembalian dari awal hingga akhir. Setiap ID unik mewakili satu otorisasi pengembalian dan memungkinkan analisis semua peristiwa terkait, seperti penerimaan barang, pemeriksaan, dan pemrosesan pengembalian dana. Dalam process mining, ID ini penting untuk menyusun kembali alur proses lengkap setiap pengembalian, menghitung waktu siklus, dan menemukan penyimpangan pada tingkat kasus.

Atribut ini menjadi dasar process mining karena menghubungkan setiap peristiwa menjadi satu rangkaian proses dari awal hingga akhir. Dengan begitu, alur dan kinerja proses dapat dianalisis.

Biasanya berupa Internal ID atau Transaction ID dari rekaman Return Authorization di NetSuite.

Nama Aktivitas menjelaskan langkah atau tonggak tertentu dalam siklus pengembalian barang dan dana. Aktivitas diurutkan berdasarkan waktu untuk menyusun alur proses. Analisis urutan dan frekuensi aktivitas membantu menemukan jalur proses yang paling umum, hambatan antar langkah, serta pengerjaan ulang atau aktivitas berulang. Contohnya adalah 'Otorisasi Pengembalian Dibuat', 'Barang Diterima', dan 'Credit Memo Disetujui'.

Atribut ini menentukan langkah-langkah proses. Atribut ini penting untuk memvisualisasikan peta proses, menganalisis variasi alur, serta menemukan hambatan atau pengerjaan ulang.

Atribut ini biasanya diperoleh dari perubahan status pada rekaman transaksi seperti Return Authorization dan Credit Memo, atau dari tindakan pengguna tertentu yang tercatat dalam catatan sistem atau log peristiwa khusus.

Waktu peristiwa mencatat saat tepat suatu aktivitas berlangsung. Data ini penting untuk mengurutkan peristiwa dengan benar dan melakukan semua analisis berbasis waktu. Data ini digunakan untuk menghitung durasi antaraktivitas, total waktu siklus kasus, dan waktu tunggu. Semua itu menjadi dasar pemantauan kinerja, analisis hambatan, dan pemeriksaan kepatuhan terhadap SLA. Agar hasil process mining dapat diandalkan, waktu harus tercatat dengan akurat.

Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa. Urutan tersebut diperlukan untuk menemukan alur proses dan menghitung semua metrik kinerja, seperti waktu siklus dan waktu tunggu.

Informasi ini biasanya diambil dari kolom 'Date Created' atau 'Last Modified Date' pada rekaman NetSuite, atau dari waktu yang tercatat dalam daftar System Notes terkait transaksi.

Atribut ini mencatat kapan dataset terakhir diperbarui dari sistem sumber. Metadata ini penting untuk memberi tahu pengguna seberapa baru data analisis yang digunakan. Menampilkan informasi ini di dasbor membantu mengatur ekspektasi dan memastikan keputusan dibuat dengan mempertimbangkan kebaruan data.

Menunjukkan seberapa baru data yang digunakan. Informasi ini penting agar pengguna dapat memercayai analisis dan memahami relevansinya dengan kondisi operasional saat ini.

Waktu ini dibuat dan ditambahkan selama proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut ini menunjukkan asal data proses. Dalam konteks ini, nilainya biasanya 'NetSuite'. Menentukan sistem sumber penting jika data digabungkan dari beberapa sistem, agar asal-usul dan jejak data tetap jelas.

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk tata kelola data, pemecahan masalah, dan penggabungan data dari beberapa sistem agar proses dapat dilihat secara menyeluruh.

Nilai statis ini ('NetSuite') biasanya ditambahkan selama proses ekstraksi dan transformasi data.

Atribut ini mengaitkan aktivitas proses dengan departemen tertentu, seperti 'Layanan Pelanggan', 'Gudang', atau 'Keuangan'. Atribut ini penting untuk memahami perpindahan pekerjaan antar tim dan menemukan hambatan di tiap departemen. Dengan menganalisis waktu yang dihabiskan atau waktu tunggu kasus di departemen tertentu, organisasi dapat menemukan sumber keterlambatan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Atribut ini menjadi dimensi utama dalam dasbor 'Kinerja Proses Pengembalian per Departemen'.

Memungkinkan analisis kinerja proses berdasarkan fungsi, serta menunjukkan keterlambatan perpindahan pekerjaan antar departemen dan hambatan di tiap departemen.

Data ini dapat diperoleh dari rekaman pengguna atau karyawan yang terkait dengan aktivitas, atau dari kolom 'Department' pada transaksi. Informasi ini sering diatur dalam rekaman karyawan di NetSuite.

Jenis pengembalian mengelompokkan pengembalian berdasarkan alasan, seperti 'Produk Cacat', 'Ukuran Salah', 'Berubah Pikiran', atau 'Tidak Sesuai Deskripsi'. Pengelompokan ini penting untuk analisis akar masalah. Dengan menganalisis metrik proses untuk tiap jenis pengembalian, bisnis dapat menemukan masalah kualitas produk, deskripsi yang tidak akurat, atau kesalahan pemenuhan pesanan. Atribut ini menjadi dasar dasbor 'Kinerja Pengembalian berdasarkan Jenis dan Kanal'.

Membantu menemukan akar masalah pengembalian, sehingga perbaikan dapat diarahkan pada produk, deskripsi pemasaran, atau proses pemenuhan pesanan untuk mengurangi jumlah pengembalian.

Biasanya berupa kolom khusus atau kolom daftar/rekaman standar pada formulir Return Authorization untuk mencatat alasan pengembalian.

Atribut ini menunjukkan nilai aktual yang dikreditkan atau dikembalikan kepada pelanggan, sebagaimana tercatat pada transaksi Credit Memo atau pengembalian dana. Nilainya dapat berbeda dari jumlah yang diminta karena penyesuaian, seperti biaya penanganan stok kembali, biaya pengiriman, atau pengembalian dana sebagian untuk barang rusak. Atribut ini penting untuk pelaporan keuangan dan penghitungan KPI 'Tingkat selisih jumlah pengembalian dana'.

Menunjukkan dampak keuangan sebenarnya dari retur. Data ini penting untuk rekonsiliasi keuangan dan analisis akurasi pengembalian dana.

Nilai ini diambil dari kolom 'Total' pada transaksi Credit Memo yang dibuat dari Return Authorization.

Petugas pemroses menunjukkan orang yang bertanggung jawab menjalankan tugas tertentu, seperti menyetujui pengembalian atau memeriksa barang. Atribut ini penting untuk menganalisis kinerja tiap pengguna. Atribut ini membantu menemukan karyawan berkinerja tinggi, kebutuhan pelatihan tambahan, dan ketimpangan pembagian beban kerja dalam tim. Analisis aktivitas berdasarkan petugas menjadi dasar dasbor 'Kinerja Proses Pengembalian per Departemen'.

Memungkinkan analisis kinerja individu dan tim, pemerataan beban kerja, serta identifikasi kebutuhan pelatihan. Hal ini berdampak langsung pada efisiensi operasional.

Data ini dapat diambil dari kolom seperti 'Created By', 'Approved By', atau kolom pengguna dalam daftar System Notes pada transaksi NetSuite.

Atribut ini menunjukkan posisi kasus pengembalian dalam siklus prosesnya. Atribut ini penting untuk memahami perkembangan pengembalian dan mengelompokkan kasus. Misalnya, waktu yang lama dalam status 'Menunggu Barang Diterima' dapat menunjukkan keterlambatan pengiriman, sedangkan waktu yang lama dalam status 'Menunggu Persetujuan' mungkin menandakan hambatan internal. Atribut ini juga digunakan untuk menentukan hasil akhir pengembalian, seperti 'Ditutup' atau 'Ditolak'.

Menunjukkan posisi setiap pengembalian dalam proses, sehingga Anda dapat menganalisis sebaran kasus, durasi setiap status, dan hasil proses.

Sesuai dengan kolom 'Status' atau kolom serupa pada rekaman Return Authorization di NetSuite.

Atribut ini menunjukkan apakah aktivitas dilakukan oleh pengguna atau oleh sistem, skrip, atau workflow otomatis. Misalnya, peristiwa awal 'Return Authorization dibuat' dapat berjalan otomatis melalui portal pelanggan, sedangkan 'Barang diperiksa' dilakukan secara manual. Dengan melacak otomatisasi, Anda dapat menemukan peluang untuk mengotomatiskan langkah manual dan mengukur peningkatan efisiensi dari otomatisasi yang sudah diterapkan.

Membantu membedakan tugas manual dan otomatis. Ini penting untuk menemukan peluang otomatisasi dan mengukur dampak upaya transformasi digital.

Informasi ini dapat disimpulkan dari pengguna yang terkait dengan suatu peristiwa. Di NetSuite, peristiwa yang dibuat sistem biasanya terkait dengan pengguna sistem tertentu atau ID skrip.

Customer ID menghubungkan transaksi retur dengan pelanggan tertentu. Data ini memungkinkan analisis berdasarkan pelanggan, misalnya untuk menemukan pelanggan yang sering mengajukan retur, yang bisa menjadi tanda ketidakpuasan atau penipuan. Anda juga dapat membandingkan kinerja proses menurut jenis atau nilai pelanggan, lalu memprioritaskan layanan untuk pelanggan utama.

Mendukung analisis perilaku retur per pelanggan dan segmentasi proses berdasarkan atribut pelanggan, seperti segmen atau nilai pelanggan sepanjang masa.

Ini adalah kolom 'Customer' atau 'Entity' di bagian header catatan Return Authorization pada NetSuite.

Atribut ini menyimpan nilai pengembalian dana yang diperkirakan pada awal proses. Biasanya, nilainya didasarkan pada harga pembelian awal barang yang diretur. Nilai ini menjadi acuan untuk dibandingkan dengan jumlah pengembalian dana akhir. KPI 'Tingkat selisih jumlah pengembalian dana' membandingkan nilai ini dengan Jumlah pengembalian dana aktual untuk menemukan perbedaan akibat biaya penanganan stok kembali, pengembalian dana sebagian, atau penyesuaian lainnya.

Menjadi acuan untuk analisis keuangan. Anda dapat melacak selisih antara nilai pengembalian dana yang diperkirakan dan aktual, serta mencari penyebab penyesuaian.

Nilai ini berasal dari kolom 'Amount' atau 'Rate' pada baris item transaksi Return Authorization.

Kanal pengembalian menunjukkan asal pengembalian, misalnya 'Online', 'Toko', atau 'Marketplace'. Tiap kanal mungkin memiliki proses pengembalian, biaya, dan ekspektasi pelanggan yang berbeda. Analisis kinerja berdasarkan kanal membantu bisnis mengoptimalkan setiap proses, mengalokasikan sumber daya dengan tepat, dan memahami masalah khusus pada tiap kanal. Atribut ini menjadi dasar dasbor 'Kinerja Pengembalian berdasarkan Jenis dan Kanal'.

Memungkinkan perbandingan kinerja antar kanal bisnis, sehingga inefisiensi atau praktik terbaik dalam memulai dan menangani pengembalian dapat diketahui.

Informasi ini sering diambil dari rekaman Sales Order awal yang terkait dengan pengembalian. Data mungkin tersimpan di kolom 'Channel' atau 'Location'.

Atribut boolean atau kategori ini menandai apakah retur memenuhi semua kriteria yang ditetapkan, seperti batas waktu retur, kondisi barang, dan bukti pembelian. Atribut ini digunakan untuk memantau kepatuhan dan menangani pengecualian. Dashboard 'Pengecualian kepatuhan kebijakan retur' menggunakan atribut ini untuk menyoroti kasus yang perlu ditangani atau ditinjau secara khusus. Dengan begitu, risiko dapat ditekan dan aturan diterapkan secara konsisten.

Membantu memantau dan menegakkan kebijakan retur, mengurangi risiko finansial akibat retur yang tidak patuh, serta memastikan kebijakan diterapkan secara adil dan konsisten.

Hampir pasti ini adalah kolom khusus, mungkin berupa kotak centang atau daftar, pada catatan Return Authorization yang dikelola melalui workflow.

Atribut ini mencatat hasil pemeriksaan fisik barang retur. Kondisinya menentukan langkah berikutnya, seperti pemberian pengembalian dana penuh, penambahan barang ke stok, atau pembuangan barang. Analisis konsistensi penilaian dan waktu pemrosesannya menjadi fokus dashboard 'Kualitas penilaian kondisi barang retur'. Data ini juga penting untuk rekonsiliasi keuangan dan pengelolaan inventaris.

Atribut ini berdampak langsung pada hasil keuangan retur dan tindakan inventaris berikutnya. Penilaian yang tidak konsisten dapat menyebabkan kerugian finansial dan pekerjaan ulang.

Kemungkinan ini adalah kolom khusus pada catatan Item Receipt atau Return Authorization yang diisi staf gudang saat memeriksa barang.

Atribut boolean ini dihitung dengan membandingkan stempel waktu 'Pengembalian dana diproses' dengan 'Tanggal target SLA pengembalian dana'. Jika pengembalian dana diproses pada atau sebelum tanggal target, nilainya true. Jika tidak, nilainya false. Penanda ini memudahkan pembuatan laporan dan dashboard kepatuhan, seperti dashboard 'Pemantauan kepatuhan SLA pengembalian dana', serta digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat pencapaian SLA pengembalian dana'.

Memberikan hasil yang jelas, ya atau tidak, untuk kinerja SLA pada setiap kasus. Dengan begitu, tingkat kepatuhan mudah dilacak, dilaporkan, dan dianalisis dari waktu ke waktu.

Atribut ini dihitung saat transformasi data atau di dalam alat process mining. Logikanya: EventTimestamp untuk 'Pengembalian dana diproses' <= RefundSlaTargetDate.

Atribut ini menunjukkan barang tertentu yang terkait dengan pengembalian. Analisis pengembalian pada tingkat produk penting untuk menemukan barang dengan tingkat pengembalian tinggi, yang mungkin menandakan cacat kualitas, deskripsi yang kurang jelas, atau masalah lain. Data ini memungkinkan analisis mendalam atas kinerja produk dan dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengembangan produk, pengadaan, dan pemasaran.

Menghubungkan data proses pengembalian dengan produk tertentu, sehingga akar masalah terkait produk dapat ditemukan dan jumlah pengembalian secara keseluruhan dapat dikurangi.

Data ini terdapat dalam daftar 'Items' pada rekaman Return Authorization, tepatnya di kolom 'Item'.

Metrik ini dihitung dengan mengurangi 'Jumlah pengembalian dana aktual' dari 'Jumlah pengembalian dana yang diminta'. Nilai selain nol menunjukkan adanya penyesuaian selama proses, misalnya biaya penanganan stok kembali atau barang rusak. Atribut ini digunakan untuk analisis KPI 'Tingkat selisih jumlah pengembalian dana' dan membantu menandai kasus dengan penyesuaian finansial yang signifikan agar dapat ditinjau lebih lanjut.

Menyoroti penyesuaian keuangan selama proses retur. Anda dapat menganalisis penyebab selisih dan menilai apakah penyesuaian dilakukan secara konsisten dan beralasan.

Ini adalah atribut hasil perhitungan. Rumusnya: RequestedRefundAmount - ActualRefundAmount.

Tanggal target SLA pengembalian dana adalah stempel waktu hasil perhitungan yang menunjukkan batas waktu pemrosesan pengembalian dana yang dijanjikan kepada pelanggan. Biasanya, tanggal ini dihitung dengan menambahkan jangka waktu yang ditetapkan, misalnya 5 hari kerja, ke peristiwa penting seperti 'Barang diterima' atau 'Pengembalian dana disetujui'. Atribut ini penting untuk dashboard 'Pemantauan kepatuhan SLA pengembalian dana' dan KPI 'Tingkat pencapaian SLA pengembalian dana'. Dengan data ini, bisnis dapat mengukur kinerja terhadap janji kepada pelanggan.

Memungkinkan pengukuran kinerja terhadap komitmen kepada pelanggan. Hal ini penting untuk menjaga kepuasan dan kepercayaan pelanggan.

Tanggal ini biasanya bukan kolom standar. Tanggal tersebut perlu dihitung dengan menambahkan periode SLA yang ditetapkan, misalnya 5 hari, ke stempel waktu penting seperti tanggal 'Barang diterima'.