Templat data siklus hidup karyawan dari perekrutan hingga pensiun

ID karyawan menjadi dasar analisis proses Hire to Retire. ID ini menghubungkan setiap peristiwa, mulai dari lamaran kerja hingga proses keluar, dengan individu tertentu. Dengan begitu, Anda dapat melihat perjalanan karyawan secara menyeluruh dari awal hingga akhir di dalam organisasi.

Dalam process mining, atribut ini digunakan untuk mengelompokkan semua aktivitas terkait ke dalam satu kasus. Analisis berdasarkan ID karyawan membantu Anda memahami total masa kerja seseorang, urutan jabatan yang pernah dipegang, serta frekuensi peristiwa seperti tinjauan kinerja atau promosi.

ID ini merupakan pengenal kasus penting yang menghubungkan semua peristiwa terkait karyawan, sehingga Anda dapat menelusuri perjalanan dan siklus hidup seseorang secara lengkap.

Biasanya, ini adalah kolom 'Personnel number' yang terkait dengan rekaman Worker di Dynamics 365 Human Resources.

Nama aktivitas menjelaskan satu langkah atau tonggak dalam proses Hire to Retire. Setiap peristiwa yang tercatat mewakili satu aktivitas dan membentuk urutan perjalanan karyawan.

Atribut ini menjadi dasar pembuatan peta proses. Dengan menganalisis urutan dan frekuensi berbagai aktivitas, organisasi dapat menemukan jalur proses yang umum, penyimpangan, dan hambatan. Misalnya, atribut ini membantu memvisualisasikan jalur dari 'Permintaan tenaga kerja dibuat' hingga 'Tawaran kerja diterima' untuk mengukur efisiensi perekrutan.

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga siklus hidup karyawan dapat divisualisasikan dan dianalisis, mulai dari perekrutan hingga proses keluar.

Atribut ini biasanya diperoleh dari perubahan status, tugas yang selesai, atau peristiwa yang tercatat di berbagai modul Dynamics 365 HR, seperti Recruiting, Onboarding, dan Core HR.

Waktu peristiwa mencatat tanggal dan waktu yang tepat untuk setiap aktivitas dalam siklus hidup karyawan. Data waktu ini penting untuk menganalisis durasi proses, menemukan keterlambatan, dan memahami urutan peristiwa.

Dalam process mining, stempel waktu digunakan untuk mengurutkan peristiwa dengan benar serta menghitung waktu antara aktivitas (waktu siklus) dan total durasi proses (durasi kasus). Hampir semua KPI berbasis waktu mengandalkan data ini, seperti 'Rata-rata waktu perekrutan' dan 'Waktu siklus orientasi'.

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung semua metrik berbasis waktu, serta menemukan hambatan dan keterlambatan dalam proses.

Data ini sesuai dengan stempel waktu pembuatan atau pembaruan status pada rekaman di Dynamics 365 HR, seperti tanggal lamaran, tanggal perekrutan, atau tanggal penyelesaian tinjauan kinerja.

Atribut ini mencatat kapan kumpulan data terakhir diperbarui. Informasi ini memberi konteks penting tentang kebaruan analisis dan membantu pengguna memahami seberapa mutakhir wawasan proses yang tersedia.

Pada dashboard dan laporan, stempel waktu ini sering ditampilkan untuk memberi tahu pengguna kapan data terakhir diperbarui. Dengan begitu, keputusan dapat dibuat dengan mempertimbangkan usia data dan menghindari salah tafsir akibat informasi yang sudah usang.

Atribut ini memberi tahu pengguna kapan data terakhir diperbarui, sehingga mereka memahami rentang waktu analisis dan dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi terkini.

Nilai ini biasanya dibuat dan disimpan selama proses ETL (Extract, Transform, Load), saat data diambil dari Dynamics 365 HR.

Atribut ini menunjukkan sumber data peristiwa. Dalam konteks ini, sumbernya adalah 'Microsoft Dynamics 365 HR'. Informasi ini penting untuk tata kelola dan pelacakan data, terutama jika data berasal dari beberapa sistem HR, seperti sistem pelacakan pelamar atau penyedia penggajian yang terpisah.

Dalam analisis, atribut ini membantu memastikan integritas data dan dapat digunakan untuk menyaring peristiwa yang hanya berasal dari sistem pencatatan tertentu. Ini berguna untuk memvalidasi cakupan proyek process mining.

Atribut ini memberikan konteks penting tentang asal dan tata kelola data, memastikan data dapat dilacak dan membantu membatasi analisis pada sistem pencatatan tertentu.

Nilai statis ini perlu ditambahkan saat ekstraksi dan transformasi data untuk menandai asal rekaman.

Atribut ini mengelompokkan alasan berakhirnya masa kerja karyawan. Alasan tersebut biasanya ditetapkan dalam kebijakan HR dan penting untuk memahami penyebab pergantian karyawan.

Dalam analisis, alasan berhenti menjadi atribut utama untuk dasbor 'Tren pergantian karyawan'. Atribut ini membantu organisasi membedakan karyawan yang keluar dan disayangkan dari yang tidak, serta menemukan pola. Contohnya, banyaknya pengunduran diri sukarela di departemen tertentu dapat menunjukkan masalah dalam manajemen atau kompensasi.

Atribut ini penting untuk memahami penyebab pergantian karyawan, menyusun strategi retensi yang tepat sasaran, dan menangani akar masalah karyawan keluar.

Informasi ini biasanya dicatat sebagai bagian dari proses keluar karyawan atau pemutusan hubungan kerja di modul Core HR Dynamics 365 HR.

Atribut ini menunjukkan departemen tempat karyawan ditugaskan. Atribut ini menjadi dimensi penting untuk mengelompokkan dan membandingkan kinerja proses di berbagai bagian bisnis.

Dalam analisis, departemen digunakan untuk menyaring peta proses dan KPI guna menjawab pertanyaan seperti, 'Departemen mana yang memiliki tingkat pergantian karyawan tertinggi?' atau 'Apakah waktu perekrutan di departemen Teknik lebih lama dibandingkan dengan departemen Pemasaran?'. Atribut ini penting untuk dashboard 'Tren pergantian karyawan' dan 'Analisis variasi alur kerja HR'.

Data ini memungkinkan proses disegmentasikan secara terperinci untuk melihat perbedaan kinerja, hambatan, dan tren pergantian karyawan di setiap departemen.

Informasi ini terhubung dengan detail posisi karyawan di modul Core HR Dynamics 365 HR.

Jabatan menunjukkan posisi karyawan dalam organisasi, misalnya 'Software Engineer' atau 'Account Manager'. Informasi ini memberikan detail yang lebih spesifik daripada departemen untuk analisis proses.

Data ini digunakan untuk menganalisis proses perekrutan pada jabatan tertentu, melacak jalur perkembangan karier, dan menemukan tren pergantian karyawan pada posisi tertentu. Misalnya, data ini membantu menjawab apakah 'Waktu perekrutan' untuk posisi teknis jauh lebih lama atau apakah jabatan tertentu memiliki tingkat pergantian karyawan yang tinggi pada masa awal kerja.

Data ini memungkinkan analisis proses HR secara terperinci berdasarkan fungsi jabatan, sehingga Anda dapat menyesuaikan perbaikan dan menemukan masalah yang terkait dengan jabatan tertentu.

Informasi ini tersimpan sebagai bagian dari data posisi atau jabatan karyawan di Dynamics 365 HR.

Lokasi menunjukkan tempat kerja fisik atau wilayah kerja karyawan. Lokasi dapat berupa negara, provinsi, kota, atau gedung kantor tertentu.

Analisis proses HR berdasarkan lokasi penting bagi organisasi besar yang memiliki banyak kantor. Analisis ini membantu menemukan perbedaan antarwilayah dalam durasi perekrutan, tingkat pergantian karyawan, dan kepatuhan proses. Atribut ini dapat digunakan sebagai filter geografis untuk menelusuri data lebih lanjut di hampir semua dasbor.

Atribut ini menambahkan dimensi geografis pada analisis, sehingga Anda dapat menemukan perbedaan kinerja proses dan tren karyawan antarwilayah.

Informasi ini biasanya tercatat dalam data posisi atau pekerja, dan sering kali terhubung dengan alamat kantor atau badan hukum tertentu di Dynamics 365 HR.

Manajer perekrutan adalah pihak yang mengajukan permintaan tenaga kerja dan bertanggung jawab mengisi posisi tersebut. Melacak atribut ini penting untuk memahami kinerja manajer dan tim dalam proses perekrutan.

Atribut ini memungkinkan analisis berdasarkan manajer. Hasilnya dapat menunjukkan perbedaan durasi perekrutan, tingkat penerimaan tawaran, dan efektivitas orientasi karyawan baru. Atribut ini juga mendukung dasbor 'Analisis waktu perekrutan' dengan membantu menemukan manajer atau departemen yang paling efisien.

Atribut ini mengaitkan kinerja proses dengan manajer tertentu, sehingga Anda dapat memberikan masukan yang tepat sasaran serta menemukan praktik terbaik dan bagian proses perekrutan yang perlu diperbaiki.

Informasi ini biasanya tersimpan pada catatan permintaan tenaga kerja di modul perekrutan Dynamics 365 HR.

Waktu selesai menandai berakhirnya aktivitas yang memiliki durasi, seperti pemeriksaan latar belakang atau modul pelatihan. Banyak peristiwa HR terjadi seketika dan dicatat dengan StartTime, tetapi beberapa aktivitas memiliki waktu mulai dan selesai.

Atribut ini penting untuk menghitung waktu pemrosesan setiap aktivitas secara akurat. Atribut ini membantu Anda mengetahui langkah mana yang paling lama, misalnya melalui dashboard 'Kinerja proses orientasi' yang mengukur durasi tugas tertentu.

Atribut ini memungkinkan penghitungan durasi setiap aktivitas secara akurat, yang penting untuk menemukan langkah-langkah proses yang paling banyak memakan waktu.

Untuk tugas yang memiliki durasi, data ini mungkin tersedia sebagai kolom terpisah di Dynamics 365 HR. Jika tidak, data ini dapat menggunakan StartTime dari aktivitas berikutnya dalam proses.

Atribut ini memeriksa kelengkapan data penting karyawan, seperti Departemen dan Jabatan, setelah aktivitas 'Karyawan mulai bekerja' berlangsung. Atribut ini berfungsi sebagai pemeriksaan kualitas data saat catatan karyawan pertama kali dibuat.

Penanda ini digunakan untuk menghitung KPI 'Tingkat kekurangan data wajib'. Dengan menemukan kasus yang datanya belum lengkap sejak awal siklus kerja, organisasi dapat memperbaiki kesalahan entri dan meningkatkan keandalan sistem informasi HR.

Atribut ini mengukur kualitas data awal karyawan baru, membantu menemukan dan mengurangi kesalahan entri data HR, serta memastikan laporan dapat diandalkan.

Kolom ini dihitung saat transformasi data. Kolom ini memeriksa apakah kolom seperti 'Department' dan 'JobRole' tidak null untuk suatu kasus setelah proses orientasi selesai.

ID permintaan tenaga kerja adalah kode unik untuk permintaan merekrut karyawan baru. ID ini menghubungkan seluruh aktivitas perekrutan, mulai dari memasang lowongan hingga memberikan tawaran, ke satu proses perekrutan.

Atribut ini berguna untuk menganalisis subproses perekrutan secara terperinci. Anda dapat mengelompokkan semua kandidat yang melamar posisi yang sama dan mengukur 'Waktu perekrutan' untuk setiap permintaan. Kolom ini penting untuk membuat dasbor 'Analisis waktu perekrutan'.

Atribut ini mengelompokkan seluruh aktivitas perekrutan untuk satu lowongan, sehingga Anda dapat mengukur dan menganalisis tahapan perekrutan setiap posisi dengan akurat.

Ini adalah pengenal utama untuk catatan di modul perekrutan atau pelacakan pelamar Dynamics 365 HR.

Atribut ini menjelaskan jenis kontrak kerja. Informasi ini menjadi dasar perencanaan dan analisis tenaga kerja.

Segmentasi siklus kerja karyawan berdasarkan jenis hubungan kerja dapat menunjukkan perbedaan alur proses dan durasinya. Misalnya, proses orientasi pekerja kontrak mungkin jauh lebih singkat dan berbeda dari proses untuk karyawan penuh waktu. Atribut ini memberikan konteks penting untuk menganalisis variasi alur kerja HR.

Atribut ini memungkinkan Anda membandingkan proses HR untuk berbagai jenis pekerja, memahami konteksnya, dan menemukan perbedaan dalam pengelolaan tiap kategori hubungan kerja.

Kolom ini tersedia secara standar pada catatan pekerja atau posisi di modul Core HR Dynamics 365 HR.

Atribut ini menunjukkan pengguna tertentu, seperti mitra bisnis HR, perekrut, atau manajer, yang melakukan suatu aktivitas. Atribut ini melacak interaksi pengguna dengan sistem selama siklus kerja karyawan.

Analisis aktivitas berdasarkan pengguna membantu memahami beban kerja, menemukan kebutuhan pelatihan, dan mengetahui langkah proses yang ditangani oleh orang berbeda. Misalnya, analisis dapat menunjukkan apakah keterlambatan aktivitas 'Penyiapan penggajian selesai' selalu terkait dengan pengguna tertentu, yang mungkin menandakan perlunya pelatihan atau dukungan tambahan.

Atribut ini mengaitkan aktivitas proses dengan orang tertentu, sehingga Anda dapat menganalisis pembagian beban kerja, kinerja pengguna, dan kebutuhan pelatihan.

Informasi ini biasanya tercatat di log audit sistem atau kolom 'Diubah oleh' pada berbagai catatan di Dynamics 365 HR.

Tanggal target SLA adalah tenggat untuk aktivitas tertentu yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Tanggal ini biasanya digunakan untuk kegiatan berulang, seperti tinjauan kinerja tahunan atau penyelesaian pelatihan wajib.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI terkait kepatuhan. Dasbor 'Kepatuhan tinjauan kinerja' membandingkan tanggal penyelesaian aktual ('EventTime') dengan tanggal target untuk menghitung KPI 'Tingkat ketepatan waktu tinjauan kinerja'.

Atribut ini menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu dan kepatuhan. Hal ini penting bagi KPI yang terkait dengan tinjauan kinerja dan tugas HR lain yang memiliki tenggat.

Tanggal ini mungkin tersimpan pada catatan tinjauan kinerja atau dihitung berdasarkan tanggal mulai kerja karyawan dan kebijakan perusahaan.

Atribut hasil perhitungan ini menunjukkan secara sederhana apakah tenggat tinjauan kinerja dipatuhi. Nilainya diperoleh dengan membandingkan EventTime aktivitas 'Tinjauan kinerja dilakukan' dengan SlaTargetDate yang sesuai.

Penanda ini digunakan di dasbor 'Kepatuhan tinjauan kinerja' dan menghitung KPI 'Tingkat ketepatan waktu tinjauan kinerja' secara langsung. Penanda ini memudahkan analisis karena pengguna dapat memfilter tinjauan yang terlambat atau tepat waktu.

Penanda ini memudahkan pemantauan kepatuhan dengan menunjukkan apakah setiap tinjauan kinerja selesai tepat waktu atau terlambat, sehingga tingkat kepatuhan mudah dihitung.

Kolom ini dihitung saat transformasi data: TRUE jika EventTime <= SlaTargetDate, jika tidak FALSE.

Waktu perekrutan adalah KPI penting pada tingkat kasus yang mengukur efisiensi seluruh siklus perekrutan. Nilainya dihitung dari durasi antara aktivitas 'Permintaan tenaga kerja dibuat' dan 'Tawaran diterima' untuk seorang karyawan atau satu permintaan tenaga kerja.

Metrik ini menjadi fokus utama dasbor 'Analisis waktu perekrutan' dan KPI 'Rata-rata waktu perekrutan'. Dengan menganalisis durasi ini, departemen HR dapat menemukan inefisiensi dalam pencarian kandidat, wawancara, atau pemberian tawaran, lalu menetapkan tolok ukur perbaikan.

Indikator kinerja ini mengukur efisiensi perekrutan secara langsung, yaitu seberapa cepat organisasi dapat mengisi posisi yang kosong.

Metrik tingkat kasus ini dihitung dari selisih waktu antara aktivitas 'Permintaan tenaga kerja dibuat' dan 'Tawaran diterima' dalam kasus yang sama.