Templat Data Pesanan Pembelian Purchase to Pay

SAP ECC
Templat Data Pesanan Pembelian Purchase to Pay

Templat Data Pesanan Pembelian Purchase to Pay

Templat ini memandu Anda menyiapkan data penting untuk menganalisis proses Purchase to Pay, Pesanan Pembelian di SAP ECC. Templat ini menjelaskan atribut penting yang perlu dikumpulkan, aktivitas utama yang perlu dilacak, serta cara praktis mengekstrak informasi dari sistem. Gunakan panduan ini untuk menyusun log peristiwa bagi inisiatif process mining Anda.
  • Atribut yang disarankan untuk dikumpulkan
  • Aktivitas utama yang perlu dilacak
  • Panduan ekstraksi untuk SAP ECC
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut Purchase to Pay, Pesanan Pembelian

Berikut kolom data penting yang disarankan untuk dimasukkan ke log peristiwa agar Anda dapat menganalisis proses Purchase to Pay, Pesanan Pembelian.
3 Wajib 6 Disarankan 12 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
Activity
Nama peristiwa atau langkah bisnis tertentu yang terjadi dalam siklus hidup pesanan pembelian.
Deskripsi

Atribut ini menjelaskan satu langkah dalam proses, seperti 'Pesanan pembelian dibuat', 'Pesanan pembelian disetujui', atau 'Penerimaan barang dibukukan'. Urutan aktivitas ini membentuk alur proses untuk setiap pesanan pembelian.

Menganalisis urutan, frekuensi, dan durasi antaraktivitas merupakan inti process mining. Analisis ini membantu menemukan hambatan, siklus pengerjaan ulang, dan penyimpangan dari proses standar, sehingga perbaikan dan standardisasi dapat dilakukan secara terarah.

Mengapa ini penting

Aktivitas menentukan langkah-langkah proses. Analisis urutan dan waktunya menunjukkan alur proses yang sebenarnya, hambatan, dan penyimpangan.

Sumber data

Diambil dari berbagai tabel dan log transaksi SAP, seperti CDHDR/CDPOS untuk perubahan, EKBE untuk GR/IR, dan EBAN untuk permintaan. Biasanya diperlukan logika khusus atau program ekstraksi untuk membuat data ini.

Contoh
Pesanan pembelian dibuatPesanan pembelian disetujuiPenerimaan barang dibukukan
Pesanan pembelian
PurchaseOrder
Pengenal unik dokumen Pesanan Pembelian (PO), yang menjadi kasus utama untuk melacak proses pengadaan.
Deskripsi

Nomor Pesanan Pembelian adalah pengenal utama yang menghubungkan semua aktivitas, mulai dari pembuatan hingga penerimaan barang dan penyelesaian akhir. Setiap nomor PO unik mewakili satu proses pengadaan.

Dalam process mining, atribut ini penting untuk merekonstruksi perjalanan setiap pembelian dari awal hingga akhir. Atribut ini memungkinkan analisis terperinci atas waktu siklus, variasi proses, dan pemeriksaan kepatuhan untuk setiap pesanan. Inilah dasar seluruh model proses.

Mengapa ini penting

Ini adalah pengenal utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait, sehingga seluruh siklus hidup setiap pesanan pembelian dapat dianalisis.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: EBELN

Contoh
450001762345000176244500017625
Waktu peristiwa
EventTime
Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Stempel waktu ini menunjukkan saat tepat suatu peristiwa terjadi, misalnya saat PO disetujui atau penerimaan barang dibukukan. Data ini menentukan urutan kronologis semua aktivitas dalam satu kasus.

Stempel waktu menjadi dasar process mining karena memungkinkan analisis berbasis waktu. Analisis ini mencakup penghitungan waktu siklus antaraktivitas, pencarian keterlambatan, analisis throughput proses, dan pengukuran kinerja terhadap perjanjian tingkat layanan (SLA).

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk menghitung semua metrik durasi, seperti waktu siklus dan hambatan, serta mengurutkan peristiwa secara kronologis.

Sumber data

Diambil dari berbagai kolom tanggal dan waktu di tabel SAP, seperti EKKO-AEDAT (Tanggal Perubahan), CDHDR-UDATE/UTIME (Stempel Waktu Log Perubahan), atau EKBE-BUDAT (Tanggal Pembukuan).

Contoh
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Jenis dokumen
DocumentType
Kode untuk mengklasifikasikan berbagai jenis pesanan pembelian.
Deskripsi

Jenis Dokumen adalah pengaturan di SAP yang mengendalikan rentang nomor, pemilihan kolom, dan alur proses keseluruhan untuk pesanan pembelian. Misalnya, tersedia jenis berbeda untuk PO standar, PO jasa, atau pesanan pemindahan stok.

Atribut ini berguna untuk analisis karena jenis dokumen yang berbeda sering mengikuti proses yang memang berbeda. Memfilter berdasarkan jenis dokumen memungkinkan perbandingan waktu siklus dan alur proses yang lebih setara.

Mengapa ini penting

Membedakan berbagai jenis proses pembelian, seperti standar, jasa, dan pengembalian, yang sering memiliki jalur dan target kinerja berbeda.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: BSART

Contoh
NBFOUB
Kelompok material
MaterialGroup
Klasifikasi untuk mengelompokkan material atau jasa dengan karakteristik serupa.
Deskripsi

Kelompok Material, atau kategori pembelian, digunakan untuk mengklasifikasikan jenis barang atau jasa yang dibeli. Contohnya 'Perangkat keras TI', 'Perlengkapan kantor', atau 'Jasa profesional'.

Atribut ini penting untuk analisis belanja dan memahami pola pengadaan. Anda dapat memfilter proses untuk menganalisis cara penanganan setiap kategori, pihak yang menyetujuinya, dan vendor yang memasoknya. Atribut ini menjadi dimensi utama dalam dashboard 'Analisis Nilai Pesanan Pembelian'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan proses dikelompokkan berdasarkan kategori produk atau jasa, sehingga perbedaan perilaku, waktu siklus, atau vendor untuk tiap jenis belanja dapat terlihat.

Sumber data

Tabel: EKPO, Kolom: MATKL

Contoh
00101IT_HWCONSULT
Kode perusahaan
CompanyCode
Pengenal badan hukum atau perusahaan yang melakukan pembelian.
Deskripsi

Kode Perusahaan mewakili badan hukum independen di SAP. Semua transaksi dibukukan pada tingkat kode perusahaan, sehingga unit ini menjadi bagian dasar struktur organisasi.

Analisis proses berdasarkan Kode Perusahaan memungkinkan perbandingan efisiensi pengadaan dan kepatuhan antarunit bisnis atau negara. Analisis ini membantu menemukan praktik baik yang dapat diterapkan di unit lain atau menunjukkan unit yang mengalami kendala dalam proses.

Mengapa ini penting

Menunjukkan badan hukum, sehingga kinerja proses dan kepatuhan dapat dibandingkan di berbagai bagian organisasi.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: BUKRS

Contoh
10002100US01
Nama pengguna
UserName
ID pengguna yang menjalankan aktivitas.
Deskripsi

Atribut ini mencatat nama pengguna SAP karyawan yang membuat, mengubah, atau menyetujui dokumen. Untuk langkah otomatis, atribut ini dapat menampilkan ID pengguna sistem atau batch.

Analisis berdasarkan pengguna membantu menemukan kebutuhan pelatihan, karyawan berkinerja tinggi, atau potensi masalah kepatuhan. Atribut ini penting untuk membuat dashboard terkait distribusi beban kerja, kepatuhan terhadap matriks persetujuan, serta kinerja tim atau individu.

Mengapa ini penting

Mengaitkan tindakan pengguna dengan individu tertentu, sehingga kinerja, beban kerja, dan kepatuhan terhadap prosedur dapat dianalisis.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: ERNAM (Dibuat oleh); Tabel: CDHDR, Kolom: USERNAME (Diubah oleh).

Contoh
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Nilai pesanan
OrderAmount
Nilai total uang untuk item baris pesanan pembelian.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan nilai total item baris tertentu pada pesanan pembelian, yang dihitung dari jumlah dikalikan harga neto. Untuk mengetahui nilai total PO, jumlahkan nilai semua item.

Analisis proses berdasarkan nilai pesanan penting untuk menemukan transaksi bernilai tinggi yang mungkin memerlukan kontrol lebih ketat atau jalur persetujuan berbeda. Atribut ini mendukung dashboard 'Analisis Nilai Pesanan Pembelian' dan membantu memprioritaskan perbaikan proses pada pesanan dengan dampak keuangan terbesar.

Mengapa ini penting

Mengukur dampak keuangan setiap pembelian, sehingga analisis berdasarkan nilai dapat memprioritaskan pesanan bernilai tinggi atau menemukan peluang penghematan biaya.

Sumber data

Tabel: EKPO, Kolom: NETWR (Nilai Neto Pesanan).

Contoh
1500.00250.7512345.50
Nomor vendor
VendorNumber
Pengenal unik untuk vendor atau pemasok.
Deskripsi

Kode ini mengidentifikasi pemasok barang atau jasa secara unik. Kode ini merupakan bagian penting dari data induk dalam proses pengadaan.

Atribut ini penting untuk analisis berdasarkan vendor. Anda dapat menilai kinerja pengiriman vendor, membandingkan waktu tunggu antar pemasok, dan menganalisis pola belanja. Atribut ini menjadi dimensi utama untuk dashboard 'Kinerja Pengiriman Vendor'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja vendor untuk menemukan pemasok yang andal dan pemasok yang menyebabkan keterlambatan atau masalah kualitas.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: LIFNR

Contoh
100345V-20598700112
Alasan Penolakan
RejectionReason
Kode atau keterangan yang menjelaskan alasan permintaan pembelian atau pesanan ditolak.
Deskripsi

Atribut ini mencatat alasan spesifik yang diberikan saat PO ditolak dalam alur persetujuan. Informasi ini penting untuk memahami penyebab utama pengerjaan ulang dan keterlambatan.

Analisis alasan penolakan membantu menemukan masalah yang sering terjadi, seperti harga yang keliru, anggaran terlampaui, atau pemilihan pemasok yang tidak sesuai ketentuan. Dengan informasi ini, perusahaan dapat menangani penyebab utama, meningkatkan kualitas pembuatan PO sejak awal, dan memperlancar proses persetujuan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan secara langsung alasan persetujuan gagal. Dengan begitu, Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran untuk mengurangi pengerjaan ulang dan mempersingkat waktu siklus persetujuan.

Sumber data

Informasi ini mungkin sulit ditemukan. Data dapat tersimpan di kolom teks panjang atau bergantung pada konfigurasi workflow khusus. Biasanya, Anda memerlukan pengetahuan khusus tentang penerapannya.

Contoh
Harga tidak sesuaiAnggaran terlampauiPermintaan duplikat
Apakah Ada Perubahan Setelah Persetujuan
IsPostApprovalChange
Penanda yang menunjukkan apakah PO berubah setelah persetujuan awal.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika aktivitas 'Purchase Order Changed' terdeteksi setelah aktivitas 'Purchase Order Approved' untuk PO yang sama. Atribut ini membantu mengidentifikasi perubahan bermasalah yang terjadi pada tahap akhir proses.

Kolom hasil perhitungan ini mendukung KPI 'Post-Approval PO Change Rate' dan dashboard 'Purchase Order Rework and Changes'. Atribut ini membantu mengukur dan menyoroti perubahan yang mengganggu proses, menyebabkan keterlambatan, dan memerlukan persetujuan ulang. Perubahan tersebut dapat menunjukkan masalah pada spesifikasi awal atau penentuan ruang lingkup.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung pengerjaan ulang setelah persetujuan, salah satu KPI penting untuk menilai stabilitas dan efisiensi proses. Angka yang tinggi menunjukkan masalah pada perumusan kebutuhan di tahap awal.

Sumber data

Atribut ini dihitung dari urutan aktivitas dalam log peristiwa.

Contoh
truefalse
Apakah Pengiriman Tepat Waktu
IsOnTimeDelivery
Penanda yang menunjukkan apakah barang diterima pada atau sebelum tanggal pengiriman yang diminta.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika stempel waktu aktivitas 'Goods Receipt Posted' jatuh pada atau sebelum 'Requested Delivery Date'. Atribut ini memberikan hasil yang jelas, ya atau tidak, untuk kinerja pengiriman setiap baris item PO.

Atribut ini menjadi dasar KPI 'On-Time Goods Receipt Rate'. Anda dapat menggunakannya untuk menyederhanakan analisis kinerja pemasok dan efisiensi penerimaan internal, serta mengelompokkan dan memfilter pengiriman yang tepat waktu atau terlambat.

Mengapa ini penting

Memberikan ukuran yang jelas untuk menilai ketepatan waktu pengiriman, sekaligus mendukung KPI dan dashboard kinerja pemasok.

Sumber data

Atribut ini dihitung dengan membandingkan tanggal pencatatan penerimaan barang (EKBE-BUDAT) dengan tanggal pengiriman yang diminta (EKPO-EINDT).

Contoh
truefalse
Grup pembelian
PurchasingGroup
Pembeli atau kelompok pembeli yang bertanggung jawab atas kegiatan pengadaan.
Deskripsi

Grup Pembelian mewakili individu atau tim pembeli yang bertanggung jawab atas kegiatan pembelian tertentu. Mereka menjadi kontak utama bagi vendor.

Atribut ini memungkinkan analisis yang lebih terperinci daripada Organisasi Pembelian. Atribut ini membantu memahami pembagian beban kerja antar pembeli dan menemukan perbedaan kinerja di tingkat pembeli, sebagai dasar untuk mengalokasikan sumber daya dan merencanakan pelatihan.

Mengapa ini penting

Memberikan gambaran terperinci tentang pihak yang bertanggung jawab atas pembelian. Informasi ini mendukung analisis beban kerja dan kinerja pada tingkat pembeli atau tim.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: EKGRP

Contoh
001002N01
Mata uang
Currency
Kode mata uang untuk nilai pesanan pembelian.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan mata uang yang digunakan untuk menyatakan nilai pesanan pembelian, seperti USD, EUR, atau GBP. Informasi ini memberi konteks penting untuk semua nilai uang.

Bagi organisasi global, mata uang diperlukan agar analisis keuangan akurat. Atribut ini memungkinkan nilai pesanan dijumlahkan dan dibandingkan dengan benar. Semua KPI keuangan harus ditafsirkan sesuai mata uangnya.

Mengapa ini penting

Memberi konteks yang diperlukan untuk semua nilai uang dan mendukung analisis keuangan yang akurat, terutama di organisasi multinasional.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: WAERS

Contoh
USDEURJPY
Nama vendor
VendorName
Nama resmi vendor atau pemasok.
Deskripsi

Nama vendor yang lebih mudah dikenali daripada nomor vendor. Biasanya, nama ini diambil dari data induk vendor.

Nomor Vendor digunakan untuk menghubungkan data dan mengidentifikasi vendor secara unik. Nama Vendor penting untuk dashboard dan laporan yang dilihat pengguna. Nama ini membuat analisis lebih mudah dipahami oleh pengguna bisnis yang mungkin tidak mengenal kode vendor.

Mengapa ini penting

Menampilkan nama vendor yang mudah dikenali, sehingga dashboard dan laporan lebih mudah dipahami pengguna bisnis.

Sumber data

Tabel: LFA1, Kolom: NAME1. Data ini memerlukan penggabungan EKKO-LIFNR dengan LFA1-LIFNR.

Contoh
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organisasi pembelian
PurchasingOrganization
Unit organisasi yang bertanggung jawab menegosiasikan harga dan membeli material atau jasa.
Deskripsi

Organisasi Pembelian adalah unit organisasi utama di SAP yang bertanggung jawab atas kegiatan pengadaan. Unit ini dapat terpusat untuk seluruh perusahaan atau dibagi berdasarkan pabrik maupun wilayah.

Analisis kinerja proses berdasarkan Organisasi Pembelian membantu menemukan tim pengadaan yang paling efisien. Anda dapat membandingkan metrik seperti waktu siklus, tingkat pengerjaan ulang, dan biaya antarunit organisasi, lalu melihat praktik baik dan area yang memerlukan dukungan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan tim pengadaan yang bertanggung jawab, sehingga kinerja dapat dibandingkan dan dianalisis antarunit organisasi.

Sumber data

Tabel: EKKO, Kolom: EKORG

Contoh
1000US01DE01
Pabrik
Plant
Lokasi fisik atau pabrik tempat barang akan dikirim.
Deskripsi

Pabrik adalah unit organisasi yang mewakili fasilitas produksi, gudang, atau lokasi lain tempat barang atau jasa diterima.

Analisis berdasarkan pabrik membantu Anda memahami perbedaan proses pengadaan antarwilayah. Analisis ini dapat menunjukkan perbedaan waktu pengiriman pemasok ke lokasi tertentu atau mengungkap pabrik dengan proses penerimaan yang tidak efisien. Informasi ini mendukung analisis ketepatan waktu penerimaan barang.

Mengapa ini penting

Menentukan lokasi pengiriman. Informasi ini berguna untuk menganalisis perbedaan proses antarwilayah dan kinerja logistik.

Sumber data

Tabel: EKPO, Kolom: WERKS

Contoh
100011002000
Pembaruan data terakhir
LastDataUpdate
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data terakhir kali diperbarui dari sistem sumber.
Deskripsi

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu ekstraksi atau pembaruan data terbaru. Informasi ini memberi konteks tentang seberapa baru data yang dianalisis.

Menampilkan informasi ini di dashboard penting agar pengguna tahu apakah wawasan didasarkan pada data yang hampir real-time atau rekam data historis. Informasi ini membantu mengatur ekspektasi pengguna dan memastikan keputusan dibuat berdasarkan data dengan usia yang diketahui.

Mengapa ini penting

Memberi tahu pengguna seberapa baru data yang tersedia, sehingga mereka memahami apakah analisis mencerminkan kondisi operasional terkini.

Sumber data

Stempel waktu ini dibuat dan ditambahkan oleh proses ekstraksi data atau ETL saat dijalankan.

Contoh
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Permintaan pembelian
PurchaseRequisition
Pengenal permintaan pembelian yang dibuat sebelum pesanan pembelian.
Deskripsi

Atribut ini menghubungkan pesanan pembelian dengan permintaan pembelian asalnya. Tidak semua PO memiliki permintaan pembelian sebelumnya.

Tautan ini penting untuk menganalisis dashboard 'Konversi Permintaan menjadi Pesanan' dan KPI 'Tingkat Konversi PR ke PO'. Anda dapat mengukur efisiensi proses di tahap awal, mulai dari permintaan hingga pesanan resmi dibuat, serta menemukan PO yang dibuat tanpa permintaan sebelumnya dan tidak mematuhi prosedur.

Mengapa ini penting

Menghubungkan PO dengan permintaan asalnya, sehingga proses konversi PR ke PO dapat dianalisis dan PO yang dibuat tanpa permintaan sebelumnya dapat ditemukan.

Sumber data

Tabel: EKPO, Kolom: BANFN

Contoh
1001589010015891
Sistem sumber
SourceSystem
Sistem tempat data diambil.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan asal data, yang biasanya berupa pengenal instans SAP ECC, misalnya 'ECC_PROD_100'. Jika ada beberapa sistem, atribut ini membantu membedakan sumber data.

Untuk tata kelola dan penelusuran asal data, mengetahui sistem sumber sangat penting. Informasi ini membantu menjaga integritas data dan mengatasi masalah ekstraksi atau kualitas data, terutama saat data digabungkan dari beberapa sistem atau modul ERP.

Mengapa ini penting

Menunjukkan asal data. Informasi ini penting untuk tata kelola data, validasi, dan pengelolaan analisis di beberapa sistem.

Sumber data

Biasanya berupa nilai tetap yang ditambahkan selama proses ekstraksi data untuk menandai sistem asal dataset.

Contoh
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Tanggal pengiriman yang diminta
RequestedDeliveryDate
Tanggal saat bisnis meminta vendor mengirimkan barang atau jasa.
Deskripsi

Ini adalah tanggal target pengiriman yang tercantum dalam pesanan pembelian. Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pengiriman aktual.

Tanggal ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Penerimaan Barang Tepat Waktu'. Dengan membandingkan tanggal penerimaan barang aktual dengan tanggal yang diminta, organisasi dapat mengukur keandalan vendor dan efisiensi penerimaan internal. Hasilnya mendukung dashboard 'Kinerja Pengiriman Vendor'.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi target pengiriman dan penting untuk menghitung KPI ketepatan waktu serta menilai keandalan vendor.

Sumber data

Tabel: EKPO, Kolom: EINDT

Contoh
2023-06-102023-07-222023-08-01
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas Purchase to Pay, Pesanan Pembelian

Berikut langkah dan tonggak proses penting yang perlu dicatat dalam log peristiwa. Data ini menjadi dasar untuk menemukan proses secara akurat dan mengidentifikasi hambatan.
6 Disarankan 8 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Penerimaan barang dibukukan
Aktivitas ini menandai penerimaan fisik barang dari vendor berdasarkan pesanan pembelian tertentu. Pembukuan penerimaan barang adalah tindakan eksplisit, misalnya melalui transaksi MIGO, yang membuat dokumen material dan memperbarui persediaan.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting untuk melacak kinerja pengiriman vendor dan awal proses verifikasi faktur. Data ini digunakan untuk menghitung tingkat ketepatan waktu pengiriman dan ketepatan waktu penerimaan barang.

Sumber data

Tercatat saat dokumen material dibuat. Stempel waktu peristiwa menggunakan tanggal pembukuan (MKPF-BUDAT) atau tanggal pembuatan (MKPF-CPUDT) dari tabel header dokumen material (MKPF), yang terhubung ke PO melalui tabel item (MSEG).

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembukuan atau pembuatan dari tabel MKPF untuk dokumen material yang merujuk ke PO.

Jenis peristiwa explicit
Permintaan pembelian dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan permintaan resmi untuk barang atau jasa. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat pengguna menyimpan dokumen permintaan pembelian baru, misalnya melalui transaksi ME51N. Tindakan ini membuat catatan unik di tabel EBAN.
Mengapa ini penting

Ini adalah titik awal utama proses pengadaan. Dengan menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga pesanan pembelian dibuat, Anda dapat mengukur efisiensi proses mengubah kebutuhan internal menjadi pesanan yang siap ditindaklanjuti.

Sumber data

Peristiwa ini tercatat saat entri dibuat di tabel header Permintaan Pembelian (EBAN). Tanggal pembuatan (EBAN-BADAT) dan waktunya menjadi stempel waktu peristiwa.

Pengumpulan data

Temukan entri baru di tabel EBAN berdasarkan tanggal pembuatan.

Jenis peristiwa explicit
Pesanan pembelian dibuat
Aktivitas ini menandai pembuatan dokumen pesanan pembelian resmi yang menjadi kontrak mengikat dengan vendor. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat pengguna membuat dan menyimpan PO, misalnya melalui transaksi ME21N. Tindakan ini menghasilkan entri di tabel EKKO dan EKPO.
Mengapa ini penting

Menandai awal resmi siklus hidup pesanan pembelian. Ini menjadi tonggak penting untuk mengukur waktu konversi PR ke PO dan waktu pemenuhan pesanan dari awal hingga akhir.

Sumber data

Diambil dari tanggal pembuatan (EKKO-AEDAT) di tabel header Pesanan Pembelian (EKKO) untuk nomor PO terkait (EKKO-EBELN).

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembuatan dari tabel EKKO untuk setiap Pesanan Pembelian baru.

Jenis peristiwa explicit
Pesanan pembelian dikirim ke vendor
Aktivitas ini menandai saat pesanan pembelian yang telah disetujui resmi dikirim ke vendor, misalnya melalui EDI, email, atau cetak. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit di tabel kontrol pesan saat pesan keluaran berhasil diproses.
Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang memulai penghitungan waktu tunggu vendor. Menganalisis waktu dari peristiwa ini hingga barang diterima penting untuk menilai kinerja vendor dan ketepatan waktu pengiriman.

Sumber data

Tercatat di tabel status pesan (NAST). Stempel waktu dapat diambil dari NAST-DATVR dan NAST-UHRVR saat status pemrosesan (NAST-VSTAT) bernilai '1' (berhasil diproses) untuk jenis keluaran PO terkait.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pemrosesan dari tabel NAST untuk pesan keluaran PO.

Jenis peristiwa explicit
Pesanan pembelian disetujui
Menandai persetujuan akhir atas pesanan pembelian, yang mengizinkannya dikirim ke vendor. Tonggak penting ini biasanya disimpulkan dari perubahan status rilis PO menjadi 'dirilis sepenuhnya' atau 'disetujui'.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk menghitung KPI waktu siklus persetujuan PO dan menemukan hambatan dalam workflow persetujuan. Persetujuan ini menjadi prasyarat bagi sebagian besar aktivitas berikutnya, seperti mengirim pesanan ke vendor.

Sumber data

Disimpulkan dengan melacak log perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk tabel header Pesanan Pembelian (EKKO), guna mengetahui kapan kode rilis akhir diterapkan atau indikator status rilis keseluruhan (EKKO-FRGKE) diatur ke 'dirilis'.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu saat status rilis keseluruhan PO (EKKO-FRGKE) berubah menjadi status persetujuan akhir.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian selesai
Menandakan bahwa item pesanan pembelian dianggap telah dikirim sepenuhnya. Peristiwa ini disimpulkan, biasanya dari indikator 'Pengiriman Selesai' yang diatur secara otomatis atau manual pada item pesanan pembelian.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik akhir logis untuk tahap pemenuhan pesanan. Data ini penting untuk menghitung waktu siklus PO dari awal hingga akhir, sejak dibuat sampai selesai.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) yang mencatat kapan indikator 'Pengiriman Selesai' (EKPO-ELIKZ) diatur ke 'X' untuk item PO. Item terakhir yang ditandai selesai dapat menandakan bahwa seluruh PO telah selesai.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu di dokumen perubahan saat penanda EKPO-ELIKZ diatur.

Jenis peristiwa inferred
Barang dikembalikan
Menandai pengembalian barang yang sebelumnya diterima kepada vendor, biasanya karena masalah kualitas atau pengiriman yang tidak sesuai. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat dokumen material dibukukan dengan jenis pergerakan khusus untuk pengembalian.
Mengapa ini penting

Aktivitas ini menunjukkan masalah kualitas vendor atau ketepatan pesanan dan menjadi indikator penting pengerjaan ulang proses. Data ini penting untuk menghitung KPI tingkat selisih penerimaan barang.

Sumber data

Tercatat di tabel dokumen material (MKPF/MSEG) saat jenis pergerakan pengembalian digunakan, misalnya '122' untuk Pengembalian Pengiriman ke Vendor. Tanggal pembukuan (MKPF-BUDAT) menjadi stempel waktunya.

Pengumpulan data

Temukan dokumen material dengan jenis pergerakan pengembalian, misalnya 122, yang merujuk ke PO asli.

Jenis peristiwa explicit
Konfirmasi jasa dimasukkan
Untuk pesanan pembelian jasa, aktivitas ini menandai konfirmasi bahwa jasa telah diberikan. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat Lembar Entri Jasa dibuat, misalnya melalui transaksi ML81N.
Mengapa ini penting

Ini setara dengan penerimaan barang untuk jasa dan penting untuk melacak pemenuhan pesanan jasa. Peristiwa ini memicu proses pembayaran jasa.

Sumber data

Diambil dari tanggal pembuatan (ESSR-ERDAT) di tabel header Lembar Entri Jasa (ESSR). Tautan ke pesanan pembelian terdapat di tabel ESLL.

Pengumpulan data

Gunakan stempel waktu pembuatan dari tabel ESSR untuk lembar entri jasa yang terhubung ke PO.

Jenis peristiwa explicit
Pemeriksaan kualitas dilakukan
Menandakan bahwa barang yang diterima telah menjalani pemeriksaan kualitas. Aktivitas ini biasanya disimpulkan saat lot inspeksi yang dibuat ketika barang diterima memiliki keputusan penggunaan di modul Quality Management.
Mengapa ini penting

Untuk industri yang sangat mengutamakan kualitas, aktivitas ini membantu menganalisis durasi dan hasil pemeriksaan. Keterlambatan dapat menimbulkan hambatan antara penerimaan barang dan ketersediaannya untuk digunakan.

Sumber data

Disimpulkan dari modul Quality Management. Lot inspeksi dibuat di tabel QALS saat barang diterima. Aktivitas ini ditandai dengan pembuatan keputusan penggunaan di tabel QAVE, yang mencakup stempel waktu.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu keputusan penggunaan di tabel QAVE untuk lot inspeksi yang terhubung ke dokumen material.

Jenis peristiwa inferred
Permintaan pembelian disetujui
Menandai persetujuan resmi atas permintaan pembelian, yang mengizinkannya untuk diubah menjadi pesanan pembelian. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan pada kolom status rilis dalam data permintaan pembelian, sesuai catatan workflow strategi rilis SAP.
Mengapa ini penting

Melacak persetujuan penting untuk menemukan hambatan sebelum pemesanan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan persetujuan. Keterlambatan pada tahap ini langsung memengaruhi durasi keseluruhan siklus pengadaan.

Sumber data

Disimpulkan dari log perubahan tabel Permintaan Pembelian (EBAN), khususnya perubahan pada kolom status rilis, seperti EBAN-FRGZU, atau dari analisis dokumen perubahan di CDHDR/CDPOS untuk objek EBAN.

Pengumpulan data

Pantau dokumen perubahan pada kolom status rilis EBAN untuk mengetahui stempel waktu persetujuan akhir.

Jenis peristiwa inferred
Persetujuan pesanan pembelian diminta
Menandakan bahwa pesanan pembelian yang baru dibuat atau diubah telah diajukan untuk disetujui sesuai strategi rilis yang dikonfigurasi. Peristiwa ini disimpulkan saat strategi rilis dipicu dan PO berstatus menunggu persetujuan.
Mengapa ini penting

Membedakan waktu pembuatan PO dari awal proses persetujuan membantu mengukur KPI waktu siklus persetujuan dengan tepat. Ini juga menunjukkan jeda sebelum workflow persetujuan dimulai.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk Pesanan Pembelian (objek EINKBELEG) yang menunjukkan pengaturan awal status rilis, atau saat status rilis keseluruhan (EKKO-FRGKE) pertama kali diatur ke nilai yang menandakan proses persetujuan sedang berlangsung.

Pengumpulan data

Temukan entri dokumen perubahan pertama yang memicu strategi rilis untuk PO.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian dihapus
Menandai pembatalan atau penghapusan logis item pesanan pembelian, sehingga item tersebut tidak dapat diproses lebih lanjut, misalnya untuk penerimaan barang atau penagihan. Peristiwa ini disimpulkan saat indikator penghapusan diatur pada item PO.
Mengapa ini penting

Ini adalah aktivitas akhir yang menandakan pesanan dibatalkan. Menganalisis alasan dan waktu penghapusan pesanan dapat mengungkap masalah dalam perencanaan kebutuhan atau pemilihan vendor.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) yang menunjukkan indikator penghapusan (EKPO-LOEKZ) diatur ke 'L' untuk item pesanan pembelian.

Pengumpulan data

Temukan stempel waktu di dokumen perubahan saat penanda EKPO-LOEKZ diatur.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian ditolak
Aktivitas ini terjadi saat pemberi persetujuan menolak pesanan pembelian dalam workflow persetujuan. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status pada data strategi rilis PO yang menunjukkan penolakan.
Mengapa ini penting

Melacak penolakan membantu menemukan masalah kualitas data PO, ketidakpatuhan terhadap kebijakan, atau kendala pada matriks persetujuan. Penolakan sering memicu pengerjaan ulang dan memperpanjang waktu siklus secara keseluruhan.

Sumber data

Disimpulkan dari dokumen perubahan (CDHDR/CDPOS) untuk status rilis pesanan pembelian. Penolakan biasanya tercatat saat kode rilis dibatalkan atau status penolakan tertentu ditetapkan.

Pengumpulan data

Pantau log perubahan untuk mengetahui pembatalan kode rilis atau perubahan status yang menandakan penolakan.

Jenis peristiwa inferred
Pesanan pembelian diubah
Menandai setiap perubahan pada pesanan pembelian setelah pertama kali dibuat, seperti perubahan jumlah, harga, atau tanggal pengiriman. Perubahan ini tercatat secara eksplisit di sistem dokumen perubahan SAP.
Mengapa ini penting

Perubahan yang sering terjadi, terutama setelah persetujuan, dapat menandakan proses yang tidak efisien, perencanaan awal yang kurang matang, atau perubahan lingkup. Aktivitas ini penting untuk dashboard Pengerjaan Ulang dan Perubahan PO serta KPI terkait.

Sumber data

Tercatat secara eksplisit di tabel header dokumen perubahan (CDHDR) dan item (CDPOS) untuk objek Pesanan Pembelian (EINKBELEG). Setiap perubahan membuat entri baru dengan stempel waktu.

Pengumpulan data

Ekstrak peristiwa perubahan dan stempel waktunya dari tabel CDHDR dan CDPOS yang terhubung ke nomor Pesanan Pembelian.

Jenis peristiwa explicit
Disarankan Opsional

Panduan Ekstraksi

Cara mengambil data dari SAP ECC

Siap Memulai?

Dengan templat ini, Anda memiliki panduan untuk mengoptimalkan proses Purchase to Pay, Pesanan Pembelian di SAP ECC. Mulai manfaatkan data Anda untuk menemukan wawasan dan meningkatkan efisiensi.

Optimalkan Pesanan Pembelian P2P: Mulai Uji Coba Gratis Hari Ini

Atasi hambatan dan pangkas waktu siklus hingga 30% atau lebih.

Mulai Uji Coba Gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai dalam hitungan menit.