Templat data pengelolaan masalah Anda

Freshservice
Templat data pengelolaan masalah Anda

Templat data pengelolaan masalah Anda

Templat ini menyediakan kerangka untuk memetakan siklus masalah di Freshservice dan menemukan hambatan dalam analisis akar masalah serta pembuatan solusi sementara. Templat ini merangkum atribut dan aktivitas penting untuk menyusun event log yang dapat digunakan dalam process mining. Ikuti panduan ini untuk menyederhanakan ekstraksi data dan berfokus pada peningkatan stabilitas layanan TI.
  • Atribut penting untuk analisis akar masalah yang lebih mendalam
  • Pemetaan aktivitas standar untuk siklus masalah
  • Panduan teknis untuk mengekstrak data Freshservice
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut pengelolaan masalah

Kolom data yang disarankan ini memberi konteks yang diperlukan dalam event log agar kinerja pengelolaan masalah dapat dianalisis secara terperinci.
3 Wajib 9 Disarankan 7 Opsional
Nama Deskripsi
Aktivitas
ActivityName
Peristiwa atau tindakan tertentu yang dilakukan pada catatan masalah.
Deskripsi

Atribut ini menjelaskan langkah dalam siklus proses, seperti 'Masalah dicatat', 'Akar masalah diidentifikasi', atau 'Grup dukungan diubah'. Atribut ini menjadi komponen utama bagi algoritme penemuan proses untuk memetakan urutan pekerjaan.

Dalam analisis, kolom ini menentukan simpul pada peta proses dan penting untuk menemukan putaran pekerjaan ulang, langkah yang terlewat, serta variasi proses.

Mengapa ini penting

Menjelaskan 'apa' yang terjadi dalam proses dan wajib diisi untuk membuat peta proses.

Sumber data

Bersumber dari endpoint 'Activities' atau 'Audit Log' Freshservice.

Contoh
Masalah dicatatPrioritas diperbaruiStatus diubah menjadi Resolved
Catatan masalah
ProblemNumber
Pengenal alfanumerik unik yang diberikan kepada catatan masalah (misalnya, PRB-10234).
Deskripsi

Atribut ini berfungsi sebagai ID Kasus utama untuk analisis process mining. Pengenal ini membedakan setiap investigasi masalah di Freshservice dan menghubungkan semua aktivitas, peristiwa, serta perubahan terkait. Entri log audit individual dikelompokkan berdasarkan pengenal ini menjadi satu instans proses yang utuh.

Dalam analisis, pengguna dapat menelusuri satu tingkat lebih dalam dari ringkasan tingkat tinggi ke alur penanganan masalah tertentu untuk memahami urutan peristiwa yang sebenarnya.

Mengapa ini penting

Ini adalah kunci utama untuk merekonstruksi alur proses dan diperlukan untuk membedakan setiap kasus.

Sumber data

Objek 'Problem' Freshservice API, kolom 'display_id'.

Contoh
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
Stempel waktu
EventTimestamp
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi.
Deskripsi

Atribut ini mencatat waktu terjadinya peristiwa tertentu di sistem. Mesin process mining menggunakannya untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah.

Dalam analisis, data ini menjadi dasar semua KPI berbasis waktu, seperti waktu penyelesaian, analisis waktu tunggu, dan identifikasi hambatan.

Mengapa ini penting

Menetapkan urutan waktu peristiwa, sehingga waktu siklus dapat dihitung dan proses dapat diurutkan.

Sumber data

Kolom 'created_at' atau 'updated_at' dari Freshservice API dalam aliran aktivitas.

Contoh
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
Agen yang ditugaskan
AgentName
Nama agen service desk yang saat ini menangani masalah.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan orang yang bertanggung jawab menyelidiki atau menyelesaikan masalah. Atribut ini mendukung analisis sumber daya dan pemantauan kinerja.

Dalam analisis, atribut ini membantu melihat pembagian beban kerja dan menemukan individu yang mungkin kelebihan beban atau sangat efisien dalam analisis akar penyebab (RCA).

Mengapa ini penting

Penting untuk analisis sumber daya dan process mining organisasi.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'responder_id' (perlu pencarian pada tabel Agent).

Contoh
Alice SmithBob JonesAdministrator sistem
Departemen
DepartmentName
Departemen pengguna yang melaporkan masalah atau paling terdampak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan unit bisnis yang terdampak masalah.

Dalam analisis, atribut ini membantu mengelompokkan data pada 'Kinerja SLA masalah kritis' untuk melihat apakah layanan di departemen tertentu lebih lambat dibandingkan departemen lain.

Mengapa ini penting

Memberi konteks organisasi untuk memahami dampak masalah.

Sumber data

Freshservice API, melalui pencarian data pemohon pada tabel Department.

Contoh
KeuanganSDMTI
Grup dukungan
SupportGroup
Tim atau grup teknis yang ditugaskan menangani masalah.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tim yang bertanggung jawab atas catatan masalah. Perpindahan antargrup sering menjadi sumber keterlambatan utama dalam manajemen masalah.

Dalam analisis, kolom ini digunakan untuk membuat 'Peta panas perpindahan grup dukungan' dan menemukan pola bolak-balik antar tim.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis serah terima dan menemukan hambatan akibat kerja dalam silo.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'group_id' (perlu pencarian pada tabel Groups).

Contoh
Tim basis dataOperasional jaringanDukungan aplikasi
Insiden terkait
RelatedIncidentCount
Jumlah catatan insiden yang ditautkan ke masalah ini.
Deskripsi

Atribut ini menghitung jumlah insiden yang terkait dengan catatan masalah. Jumlah ini menjadi gambaran banyaknya gangguan yang dialami pengguna.

Dalam analisis, atribut ini digunakan untuk KPI 'Kepadatan tautan insiden' guna memeriksa apakah penanganan masalah benar-benar mengurangi jumlah insiden.

Mengapa ini penting

Menunjukkan besarnya dampak masalah terhadap help desk.

Sumber data

Freshservice API, jumlah item dalam larik 'associated_incidents'.

Contoh
05120
Kategori akar penyebab
RootCauseCategory
Klasifikasi penyebab mendasar yang ditemukan pada masalah.
Deskripsi

Atribut ini mengelompokkan penyebab masalah, seperti 'Bug perangkat lunak', 'Kesalahan konfigurasi', atau 'Kesalahan manusia'. Nilainya diisi setelah tahap RCA.

Dalam analisis, atribut ini digunakan pada dasbor 'Kualitas kategorisasi akar penyebab' untuk menemukan kelemahan sistemik pada infrastruktur.

Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis tren dan menemukan area yang perlu diperbaiki secara proaktif.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API. Bergantung pada konfigurasi, data biasanya berasal dari kolom khusus atau kolom teks 'root_cause'.

Contoh
Kegagalan perangkat lunakKesalahan konfigurasiKerusakan perangkat keras
Pernah dibuka kembali
IsReopened
Penanda yang menunjukkan apakah catatan masalah pernah diubah dari status tertutup menjadi terbuka.
Deskripsi

Atribut boolean ini dihitung dengan memeriksa riwayat aktivitas untuk menemukan perubahan dari status akhir kembali ke status aktif.

Dalam analisis, atribut ini mendukung dasbor 'Tren pembukaan kembali catatan masalah' dan menjadi indikator penting kualitas proses penyelesaian.

Mengapa ini penting

Indikator utama penyelesaian yang keliru dan pekerjaan ulang.

Sumber data

Dihitung dari log peristiwa (ActivityName).

Contoh
truefalse
Prioritas
ProblemPriority
Tingkat prioritas yang diberikan pada masalah, misalnya Rendah, Sedang, Tinggi, atau Mendesak.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan tingkat kepentingan dan urgensi relatif dari catatan masalah. Biasanya, nilainya ditentukan berdasarkan matriks Dampak dan Urgensi.

Dalam analisis, kolom ini penting untuk segmentasi. Analis dapat membandingkan waktu siklus dan kepatuhan SLA antara masalah kritis dan gangguan kecil.

Mengapa ini penting

Penting untuk memfilter dan memprioritaskan analisis masalah berdampak besar.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'priority'.

Contoh
RendahSedangTinggiMendesak
SLA terlewati
IsSlaBreached
Penanda yang menunjukkan apakah catatan masalah melewati target service level agreement.
Deskripsi

Atribut boolean ini bernilai true jika waktu penyelesaian masalah melebihi batas kebijakan yang ditetapkan.

Dalam analisis, atribut ini digunakan pada dasbor 'Kinerja SLA masalah kritis' untuk menemukan tim atau kategori yang paling sering terlambat.

Mengapa ini penting

Ukuran langsung untuk menilai kepatuhan dan kinerja proses.

Sumber data

Freshservice API, diturunkan dari penanda 'sla_policy' atau 'sla_breached'.

Contoh
truefalse
Status
ProblemStatus
Tahap siklus hidup masalah saat ini, misalnya Terbuka, Perubahan diminta, atau Terselesaikan.
Deskripsi

Atribut ini melacak perkembangan masalah dalam alur kerjanya. Perubahan pada kolom ini memicu aktivitas proses standar.

Dalam analisis, atribut ini menjadi filter utama untuk membedakan pekerjaan yang masih aktif dan yang sudah selesai, serta mendukung analisis WIP (pekerjaan yang sedang berlangsung).

Mengapa ini penting

Menunjukkan status kasus dan digunakan untuk menghitung statistik alur.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'status'.

Contoh
TerbukaMenunggu perubahanTerselesaikanDitutup
Aset terdampak
AssociatedAsset
Item konfigurasi (CI) atau aset utama yang terkait dengan masalah.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan aset perangkat keras atau perangkat lunak tertentu yang sedang diselidiki.

Dalam analisis, atribut ini mendukung penilaian 'Kualitas kategorisasi akar penyebab' berdasarkan jenis aset. Hasilnya dapat menunjukkan apakah perangkat atau versi perangkat lunak tertentu lebih rentan mengalami gangguan.

Mengapa ini penting

Menghubungkan kinerja proses dengan komponen infrastruktur.

Sumber data

Freshservice API, kolom 'associated_assets'.

Contoh
Server-01Aplikasi penggajianCore Switch A
Dampak
ImpactLevel
Ukuran dampak masalah terhadap proses bisnis.
Deskripsi

Atribut ini mengukur cakupan masalah dan sering digunakan bersama Urgensi untuk menentukan Prioritas.

Dalam analisis, atribut ini membantu menentukan hambatan proses yang memengaruhi fungsi bisnis paling penting.

Mengapa ini penting

Digunakan untuk memberi bobot pada hasil analisis berdasarkan tingkat kepentingan bisnis.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'impact'.

Contoh
RendahSedangTinggi
Deskripsi solusi sementara
WorkaroundNotes
Teks yang menjelaskan perbaikan sementara atau solusi alternatif.
Deskripsi

Atribut ini berisi rincian solusi sementara yang diberikan. Jika terisi, berarti solusi sementara telah berhasil dipublikasikan.

Dalam analisis, stempel waktu saat kolom ini diisi digunakan untuk menghitung KPI 'Rata-rata waktu penyediaan solusi sementara'.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur kecepatan mitigasi dibandingkan kecepatan penyelesaian penuh.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'workaround'.

Contoh
Mulai ulang layanan secara manualHapus cache browserGunakan endpoint VPN alternatif
Pembaruan data terakhir
LastExtractionTime
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data diekstrak dari Freshservice.
Deskripsi

Atribut ini menunjukkan seberapa baru dataset yang digunakan untuk analisis. Atribut ini membantu pengguna mengetahui apakah data yang dilihat adalah data real-time atau rekam data dari masa lalu.

Dalam analisis, atribut ini menjadi acuan untuk menghitung durasi berjalan kasus yang masih aktif.

Mengapa ini penting

Memberi konteks tentang jeda dan keandalan data.

Sumber data

Waktu sistem saat ETL dijalankan.

Contoh
2023-11-01T12:00:00Z
Permintaan perubahan terkait
ChangeRequestId
ID permintaan perubahan yang dibuat untuk memperbaiki masalah.
Deskripsi

Atribut ini berisi ID Change Request yang terkait dengan catatan masalah untuk menerapkan perbaikan permanen.

Dalam analisis, atribut ini penting untuk KPI 'Waktu dari RCA ke perubahan', yang mengukur waktu terbuang antara menemukan penyebab dan menindaklanjutinya.

Mengapa ini penting

Menghubungkan proses Problem dengan proses Change Management.

Sumber data

Freshservice API, kolom 'associated_change_request'.

Contoh
CHG-2001CHG-2045
Sistem sumber
SourceSystem
Nama sistem asal data.
Deskripsi

Atribut statis ini menunjukkan asal dataset, yaitu 'Freshservice'. Dalam lingkungan dengan beberapa sistem, atribut ini membantu membedakan data dari berbagai alat atau instans ITSM.

Dalam analisis, atribut ini terutama digunakan untuk memfilter atau mengelompokkan data dari beberapa sumber.

Mengapa ini penting

Memastikan asal-usul dan keterlacakan data dalam penerapan process mining yang menggunakan beberapa sistem.

Sumber data

Nilai ditetapkan secara tetap saat ekstraksi.

Contoh
Freshservice
Tanggal jatuh tempo
DueDate
Tanggal target penyelesaian catatan masalah.
Deskripsi

Atribut ini menyimpan tenggat waktu penyelesaian masalah, yang biasanya ditetapkan berdasarkan kebijakan SLA atau oleh manajer.

Dalam analisis, perbandingan tanggal ini dengan tanggal penyelesaian aktual menunjukkan ketepatan perencanaan dan kewajaran target yang ditetapkan.

Mengapa ini penting

Acuan untuk menganalisis penyelesaian tepat waktu.

Sumber data

Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'due_by'.

Contoh
2023-12-31T17:00:00Z
Wajib Disarankan Opsional

Aktivitas pengelolaan masalah

Catat tonggak proses dan perubahan status penting berikut untuk melihat seluruh perjalanan data masalah di service desk Anda.
7 Disarankan 8 Opsional
Aktivitas Deskripsi
Akar masalah diidentifikasi
Waktu saat kolom teks akar masalah atau bagian analisis diisi. Peristiwa ini tercatat saat pembaruan pertama pada kolom 'Root Cause' mengubah nilainya dari kosong.
Mengapa ini penting

Tonggak utama untuk Analisis Waktu Tunggu RCA. Menandai peralihan dari investigasi ke perancangan solusi.

Sumber data

Activity Stream: pembaruan pada kolom 'root_cause' atau 'analysis'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom root_cause sebelum dan sesudah pembaruan

Jenis peristiwa inferred
Grup dukungan ditugaskan
Mengarahkan catatan masalah ke tim teknis atau grup penugasan tertentu. Peristiwa ini tercatat saat perubahan pada kolom 'Group' di riwayat tiket dipantau.
Mengapa ini penting

Penting untuk Heatmap Perpindahan Grup Dukungan. Pelacakan ini menunjukkan perpindahan bolak-balik dan serah terima berlebihan antar tim.

Sumber data

Activity Stream: pembaruan pada kolom 'group_id' atau 'group_name'.

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Group diperbarui

Jenis peristiwa explicit
Masalah dicatat
Pembuatan awal catatan masalah di sistem. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit di log audit Freshservice saat tiket masalah baru disimpan.
Mengapa ini penting

Menandai awal instans proses. Peristiwa ini menjadi titik acuan untuk menghitung seluruh waktu tunggu dan waktu siklus.

Sumber data

Activity Stream Freshservice atau API Tickets (stempel waktu created_at).

Pengumpulan data

Dicatat saat transaksi New Problem dijalankan

Jenis peristiwa explicit
Masalah ditutup
Peristiwa terakhir dalam siklus proses, saat catatan dikunci dan dianggap tidak aktif. Peristiwa ini tercatat saat status berubah menjadi 'Closed'.
Mengapa ini penting

Menentukan akhir mutlak instans proses. Diperlukan untuk menghitung total waktu siklus.

Sumber data

Activity Stream: perubahan status menjadi 'Closed'.

Pengumpulan data

Dicatat saat status berubah menjadi Closed

Jenis peristiwa explicit
Perbaikan permanen diterapkan
Menandai penerapan solusi akhir. Di Freshservice, peristiwa ini biasanya disimpulkan saat status berubah menjadi 'Solved' atau 'Resolved'.
Mengapa ini penting

Menghitung Keterlambatan Penerapan Perbaikan Permanen. Menandai akhir pekerjaan perbaikan teknis.

Sumber data

Activity Stream: perubahan status menjadi 'Solved' atau 'Resolved'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan

Jenis peristiwa inferred
Permintaan perubahan dikaitkan
Menghubungkan catatan Change dengan catatan Problem, yang menandai dimulainya tahap perbaikan. Peristiwa ini tercatat melalui peristiwa sistem 'Association with Change'.
Mengapa ini penting

Penting untuk Pemantau Hambatan Permintaan Perubahan. Mengukur serah terima dari Manajemen Masalah ke Manajemen Perubahan.

Sumber data

Activity Stream: peristiwa 'Association with Change'.

Pengumpulan data

Dicatat saat ID Change ditautkan

Jenis peristiwa explicit
Solusi sementara diterbitkan
Penambahan solusi sementara ke catatan masalah, biasanya ditandai sebagai catatan atau kolom 'Workaround'. Digunakan untuk menghitung Kecepatan Publikasi Solusi Sementara.
Mengapa ini penting

Mengukur seberapa cepat tim mengurangi dampak masalah. Penting untuk KPI Rata-rata Waktu Penyediaan Solusi Sementara.

Sumber data

Activity Stream: Perubahan pada kolom 'workaround' atau pembuatan catatan yang ditandai sebagai Solusi/Workaround.

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Workaround diisi

Jenis peristiwa explicit
Agen ditugaskan
Menugaskan individu tertentu untuk menangani catatan masalah. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat kolom 'Agent' diisi atau diperbarui.
Mengapa ini penting

Menunjukkan kapan sumber daya mulai menangani pekerjaan secara resmi. Membantu menganalisis alokasi sumber daya berdasarkan prioritas.

Sumber data

Activity Stream: pembaruan pada kolom 'responder_id'.

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Agent diperbarui

Jenis peristiwa explicit
Aset ditautkan
Mengaitkan Item Konfigurasi (CI) atau Aset dengan catatan masalah. Ini membantu mengidentifikasi 'Layanan Bisnis Terdampak' atau 'Item Konfigurasi Terdampak'.
Mengapa ini penting

Menghubungkan masalah yang abstrak dengan infrastruktur fisik atau logis. Penting untuk analisis Kualitas Kategorisasi Akar Masalah.

Sumber data

Activity Stream: peristiwa 'Association with Asset'.

Pengumpulan data

Dicatat saat aset ditautkan ke catatan

Jenis peristiwa explicit
Catatan ditambahkan
Aktivitas umum yang mencatat penambahan catatan publik atau privat pada catatan masalah. Menunjukkan kolaborasi atau pembaruan yang sedang berlangsung.
Mengapa ini penting

Dapat menunjukkan adanya pekerjaan aktif meski status tidak berubah. Berguna untuk menemukan periode 'menunggu aktif'.

Sumber data

Activity Stream: peristiwa 'Note added'.

Pengumpulan data

Dicatat saat komentar dikirim

Jenis peristiwa explicit
Masalah dibuka kembali
Perubahan status dari 'Resolved' atau 'Closed' kembali menjadi 'Open'. Menunjukkan bahwa perbaikan gagal atau ditolak.
Mengapa ini penting

Metrik utama untuk dashboard Tren Pembukaan Kembali Catatan Masalah. Tingkat yang tinggi menunjukkan kualitas RCA atau perbaikan yang buruk.

Sumber data

Activity Stream: Perubahan status dari [Ditutup/Diselesaikan] menjadi [Terbuka/Sedang dikerjakan].

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan

Jenis peristiwa inferred
Prioritas diperbarui
Perubahan tingkat urgensi atau dampak pada catatan masalah. Peristiwa ini tercatat dalam jejak audit kolom 'Priority'.
Mengapa ini penting

Penting untuk menganalisis pelanggaran SLA dan memfilter dashboard Kinerja SLA Masalah Kritis.

Sumber data

Activity Stream: pembaruan pada kolom 'priority'.

Pengumpulan data

Dicatat saat kolom Priority diubah

Jenis peristiwa explicit
SLA terlewati
Peristiwa yang dibuat sistem saat waktu 'Due By' terlewati. Freshservice mencatat penanda khusus untuk pelanggaran SLA.
Mengapa ini penting

Mendukung langsung analisis Kinerja SLA Masalah Kritis. Menyoroti kegagalan kepatuhan.

Sumber data

Activity Stream: log sistem pelanggaran SLA.

Pengumpulan data

Dicatat saat pemantau SLA sistem terpicu

Jenis peristiwa explicit
Status menunggu perubahan
Perubahan status yang menunjukkan bahwa masalah menunggu penerapan Change Request. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan kolom status menjadi 'Change Requested' atau status serupa.
Mengapa ini penting

Menunjukkan waktu tunggu saat tim Manajemen Masalah bergantung pada proses Change eksternal.

Sumber data

Activity Stream: Perubahan status ke ID yang mewakili 'Perubahan diminta'.

Pengumpulan data

Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan

Jenis peristiwa inferred
Tugas masalah diselesaikan
Penyelesaian subtugas yang terlampir pada catatan masalah. Tugas ini sering digunakan untuk melacak Tinjauan Pascapenerapan (PIR) atau langkah investigasi tertentu.
Mengapa ini penting

Mendukung dashboard Audit Penyelesaian Tinjauan Pascapenerapan dengan melacak apakah tugas tinjauan sudah ditutup.

Sumber data

Activity Stream: perubahan status 'Task' menjadi Closed/Completed.

Pengumpulan data

Dicatat saat Task tertaut ditandai selesai

Jenis peristiwa explicit
Disarankan Opsional

Panduan ekstraksi

Cara mengambil data dari Freshservice

Siap memulai?

Ubah data pengelolaan masalah menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Tim kami siap membantu Anda mengekstrak data dan mulai mengoptimalkan layanan TI.

Atasi hambatan pengelolaan masalah sekarang

Kurangi waktu siklus hingga 30 persen dan tingkatkan stabilitas layanan TI

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam 5 menit.