Templat data pengelolaan masalah Anda
Templat data pengelolaan masalah Anda
- Atribut penting untuk analisis akar masalah yang lebih mendalam
- Pemetaan aktivitas standar untuk siklus masalah
- Panduan teknis untuk mengekstrak data Freshservice
Atribut pengelolaan masalah
| Nama | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivitas
ActivityName
|
Peristiwa atau tindakan tertentu yang dilakukan pada catatan masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menjelaskan langkah dalam siklus proses, seperti 'Masalah dicatat', 'Akar masalah diidentifikasi', atau 'Grup dukungan diubah'. Atribut ini menjadi komponen utama bagi algoritme penemuan proses untuk memetakan urutan pekerjaan. Dalam analisis, kolom ini menentukan simpul pada peta proses dan penting untuk menemukan putaran pekerjaan ulang, langkah yang terlewat, serta variasi proses.
Mengapa ini penting
Menjelaskan 'apa' yang terjadi dalam proses dan wajib diisi untuk membuat peta proses.
Sumber data
Bersumber dari endpoint 'Activities' atau 'Audit Log' Freshservice.
Contoh
Masalah dicatatPrioritas diperbaruiStatus diubah menjadi Resolved
|
|||
|
Catatan masalah
ProblemNumber
|
Pengenal alfanumerik unik yang diberikan kepada catatan masalah (misalnya, PRB-10234). | ||
|
Deskripsi
Atribut ini berfungsi sebagai ID Kasus utama untuk analisis process mining. Pengenal ini membedakan setiap investigasi masalah di Freshservice dan menghubungkan semua aktivitas, peristiwa, serta perubahan terkait. Entri log audit individual dikelompokkan berdasarkan pengenal ini menjadi satu instans proses yang utuh. Dalam analisis, pengguna dapat menelusuri satu tingkat lebih dalam dari ringkasan tingkat tinggi ke alur penanganan masalah tertentu untuk memahami urutan peristiwa yang sebenarnya.
Mengapa ini penting
Ini adalah kunci utama untuk merekonstruksi alur proses dan diperlukan untuk membedakan setiap kasus.
Sumber data
Objek 'Problem' Freshservice API, kolom 'display_id'.
Contoh
PRB-10023PRB-10045PRB-11201
|
|||
|
Stempel waktu
EventTimestamp
|
Tanggal dan waktu persis saat aktivitas terjadi. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mencatat waktu terjadinya peristiwa tertentu di sistem. Mesin process mining menggunakannya untuk mengurutkan peristiwa secara kronologis dan menghitung durasi antar langkah. Dalam analisis, data ini menjadi dasar semua KPI berbasis waktu, seperti waktu penyelesaian, analisis waktu tunggu, dan identifikasi hambatan.
Mengapa ini penting
Menetapkan urutan waktu peristiwa, sehingga waktu siklus dapat dihitung dan proses dapat diurutkan.
Sumber data
Kolom 'created_at' atau 'updated_at' dari Freshservice API dalam aliran aktivitas.
Contoh
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:00:00Z
|
|||
|
Agen yang ditugaskan
AgentName
|
Nama agen service desk yang saat ini menangani masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan orang yang bertanggung jawab menyelidiki atau menyelesaikan masalah. Atribut ini mendukung analisis sumber daya dan pemantauan kinerja. Dalam analisis, atribut ini membantu melihat pembagian beban kerja dan menemukan individu yang mungkin kelebihan beban atau sangat efisien dalam analisis akar penyebab (RCA).
Mengapa ini penting
Penting untuk analisis sumber daya dan process mining organisasi.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'responder_id' (perlu pencarian pada tabel Agent).
Contoh
Alice SmithBob JonesAdministrator sistem
|
|||
|
Departemen
DepartmentName
|
Departemen pengguna yang melaporkan masalah atau paling terdampak. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan unit bisnis yang terdampak masalah. Dalam analisis, atribut ini membantu mengelompokkan data pada 'Kinerja SLA masalah kritis' untuk melihat apakah layanan di departemen tertentu lebih lambat dibandingkan departemen lain.
Mengapa ini penting
Memberi konteks organisasi untuk memahami dampak masalah.
Sumber data
Freshservice API, melalui pencarian data pemohon pada tabel Department.
Contoh
KeuanganSDMTI
|
|||
|
Grup dukungan
SupportGroup
|
Tim atau grup teknis yang ditugaskan menangani masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan tim yang bertanggung jawab atas catatan masalah. Perpindahan antargrup sering menjadi sumber keterlambatan utama dalam manajemen masalah. Dalam analisis, kolom ini digunakan untuk membuat 'Peta panas perpindahan grup dukungan' dan menemukan pola bolak-balik antar tim.
Mengapa ini penting
Penting untuk menganalisis serah terima dan menemukan hambatan akibat kerja dalam silo.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'group_id' (perlu pencarian pada tabel Groups).
Contoh
Tim basis dataOperasional jaringanDukungan aplikasi
|
|||
|
Insiden terkait
RelatedIncidentCount
|
Jumlah catatan insiden yang ditautkan ke masalah ini. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menghitung jumlah insiden yang terkait dengan catatan masalah. Jumlah ini menjadi gambaran banyaknya gangguan yang dialami pengguna. Dalam analisis, atribut ini digunakan untuk KPI 'Kepadatan tautan insiden' guna memeriksa apakah penanganan masalah benar-benar mengurangi jumlah insiden.
Mengapa ini penting
Menunjukkan besarnya dampak masalah terhadap help desk.
Sumber data
Freshservice API, jumlah item dalam larik 'associated_incidents'.
Contoh
05120
|
|||
|
Kategori akar penyebab
RootCauseCategory
|
Klasifikasi penyebab mendasar yang ditemukan pada masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mengelompokkan penyebab masalah, seperti 'Bug perangkat lunak', 'Kesalahan konfigurasi', atau 'Kesalahan manusia'. Nilainya diisi setelah tahap RCA. Dalam analisis, atribut ini digunakan pada dasbor 'Kualitas kategorisasi akar penyebab' untuk menemukan kelemahan sistemik pada infrastruktur.
Mengapa ini penting
Penting untuk menganalisis tren dan menemukan area yang perlu diperbaiki secara proaktif.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API. Bergantung pada konfigurasi, data biasanya berasal dari kolom khusus atau kolom teks 'root_cause'.
Contoh
Kegagalan perangkat lunakKesalahan konfigurasiKerusakan perangkat keras
|
|||
|
Pernah dibuka kembali
IsReopened
|
Penanda yang menunjukkan apakah catatan masalah pernah diubah dari status tertutup menjadi terbuka. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini dihitung dengan memeriksa riwayat aktivitas untuk menemukan perubahan dari status akhir kembali ke status aktif. Dalam analisis, atribut ini mendukung dasbor 'Tren pembukaan kembali catatan masalah' dan menjadi indikator penting kualitas proses penyelesaian.
Mengapa ini penting
Indikator utama penyelesaian yang keliru dan pekerjaan ulang.
Sumber data
Dihitung dari log peristiwa (ActivityName).
Contoh
truefalse
|
|||
|
Prioritas
ProblemPriority
|
Tingkat prioritas yang diberikan pada masalah, misalnya Rendah, Sedang, Tinggi, atau Mendesak. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan tingkat kepentingan dan urgensi relatif dari catatan masalah. Biasanya, nilainya ditentukan berdasarkan matriks Dampak dan Urgensi. Dalam analisis, kolom ini penting untuk segmentasi. Analis dapat membandingkan waktu siklus dan kepatuhan SLA antara masalah kritis dan gangguan kecil.
Mengapa ini penting
Penting untuk memfilter dan memprioritaskan analisis masalah berdampak besar.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'priority'.
Contoh
RendahSedangTinggiMendesak
|
|||
|
SLA terlewati
IsSlaBreached
|
Penanda yang menunjukkan apakah catatan masalah melewati target service level agreement. | ||
|
Deskripsi
Atribut boolean ini bernilai true jika waktu penyelesaian masalah melebihi batas kebijakan yang ditetapkan. Dalam analisis, atribut ini digunakan pada dasbor 'Kinerja SLA masalah kritis' untuk menemukan tim atau kategori yang paling sering terlambat.
Mengapa ini penting
Ukuran langsung untuk menilai kepatuhan dan kinerja proses.
Sumber data
Freshservice API, diturunkan dari penanda 'sla_policy' atau 'sla_breached'.
Contoh
truefalse
|
|||
|
Status
ProblemStatus
|
Tahap siklus hidup masalah saat ini, misalnya Terbuka, Perubahan diminta, atau Terselesaikan. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini melacak perkembangan masalah dalam alur kerjanya. Perubahan pada kolom ini memicu aktivitas proses standar. Dalam analisis, atribut ini menjadi filter utama untuk membedakan pekerjaan yang masih aktif dan yang sudah selesai, serta mendukung analisis WIP (pekerjaan yang sedang berlangsung).
Mengapa ini penting
Menunjukkan status kasus dan digunakan untuk menghitung statistik alur.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'status'.
Contoh
TerbukaMenunggu perubahanTerselesaikanDitutup
|
|||
|
Aset terdampak
AssociatedAsset
|
Item konfigurasi (CI) atau aset utama yang terkait dengan masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan aset perangkat keras atau perangkat lunak tertentu yang sedang diselidiki. Dalam analisis, atribut ini mendukung penilaian 'Kualitas kategorisasi akar penyebab' berdasarkan jenis aset. Hasilnya dapat menunjukkan apakah perangkat atau versi perangkat lunak tertentu lebih rentan mengalami gangguan.
Mengapa ini penting
Menghubungkan kinerja proses dengan komponen infrastruktur.
Sumber data
Freshservice API, kolom 'associated_assets'.
Contoh
Server-01Aplikasi penggajianCore Switch A
|
|||
|
Dampak
ImpactLevel
|
Ukuran dampak masalah terhadap proses bisnis. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini mengukur cakupan masalah dan sering digunakan bersama Urgensi untuk menentukan Prioritas. Dalam analisis, atribut ini membantu menentukan hambatan proses yang memengaruhi fungsi bisnis paling penting.
Mengapa ini penting
Digunakan untuk memberi bobot pada hasil analisis berdasarkan tingkat kepentingan bisnis.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'impact'.
Contoh
RendahSedangTinggi
|
|||
|
Deskripsi solusi sementara
WorkaroundNotes
|
Teks yang menjelaskan perbaikan sementara atau solusi alternatif. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini berisi rincian solusi sementara yang diberikan. Jika terisi, berarti solusi sementara telah berhasil dipublikasikan. Dalam analisis, stempel waktu saat kolom ini diisi digunakan untuk menghitung KPI 'Rata-rata waktu penyediaan solusi sementara'.
Mengapa ini penting
Penting untuk mengukur kecepatan mitigasi dibandingkan kecepatan penyelesaian penuh.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'workaround'.
Contoh
Mulai ulang layanan secara manualHapus cache browserGunakan endpoint VPN alternatif
|
|||
|
Pembaruan data terakhir
LastExtractionTime
|
Stempel waktu yang menunjukkan kapan data diekstrak dari Freshservice. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menunjukkan seberapa baru dataset yang digunakan untuk analisis. Atribut ini membantu pengguna mengetahui apakah data yang dilihat adalah data real-time atau rekam data dari masa lalu. Dalam analisis, atribut ini menjadi acuan untuk menghitung durasi berjalan kasus yang masih aktif.
Mengapa ini penting
Memberi konteks tentang jeda dan keandalan data.
Sumber data
Waktu sistem saat ETL dijalankan.
Contoh
2023-11-01T12:00:00Z
|
|||
|
Permintaan perubahan terkait
ChangeRequestId
|
ID permintaan perubahan yang dibuat untuk memperbaiki masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini berisi ID Change Request yang terkait dengan catatan masalah untuk menerapkan perbaikan permanen. Dalam analisis, atribut ini penting untuk KPI 'Waktu dari RCA ke perubahan', yang mengukur waktu terbuang antara menemukan penyebab dan menindaklanjutinya.
Mengapa ini penting
Menghubungkan proses Problem dengan proses Change Management.
Sumber data
Freshservice API, kolom 'associated_change_request'.
Contoh
CHG-2001CHG-2045
|
|||
|
Sistem sumber
SourceSystem
|
Nama sistem asal data. | ||
|
Deskripsi
Atribut statis ini menunjukkan asal dataset, yaitu 'Freshservice'. Dalam lingkungan dengan beberapa sistem, atribut ini membantu membedakan data dari berbagai alat atau instans ITSM. Dalam analisis, atribut ini terutama digunakan untuk memfilter atau mengelompokkan data dari beberapa sumber.
Mengapa ini penting
Memastikan asal-usul dan keterlacakan data dalam penerapan process mining yang menggunakan beberapa sistem.
Sumber data
Nilai ditetapkan secara tetap saat ekstraksi.
Contoh
Freshservice
|
|||
|
Tanggal jatuh tempo
DueDate
|
Tanggal target penyelesaian catatan masalah. | ||
|
Deskripsi
Atribut ini menyimpan tenggat waktu penyelesaian masalah, yang biasanya ditetapkan berdasarkan kebijakan SLA atau oleh manajer. Dalam analisis, perbandingan tanggal ini dengan tanggal penyelesaian aktual menunjukkan ketepatan perencanaan dan kewajaran target yang ditetapkan.
Mengapa ini penting
Acuan untuk menganalisis penyelesaian tepat waktu.
Sumber data
Objek 'Problem' di Freshservice API, kolom 'due_by'.
Contoh
2023-12-31T17:00:00Z
|
|||
Aktivitas pengelolaan masalah
| Aktivitas | Deskripsi | ||
|---|---|---|---|
|
Akar masalah diidentifikasi
|
Waktu saat kolom teks akar masalah atau bagian analisis diisi. Peristiwa ini tercatat saat pembaruan pertama pada kolom 'Root Cause' mengubah nilainya dari kosong. | ||
|
Mengapa ini penting
Tonggak utama untuk Analisis Waktu Tunggu RCA. Menandai peralihan dari investigasi ke perancangan solusi.
Sumber data
Activity Stream: pembaruan pada kolom 'root_cause' atau 'analysis'.
Pengumpulan data
Bandingkan kolom root_cause sebelum dan sesudah pembaruan
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Grup dukungan ditugaskan
|
Mengarahkan catatan masalah ke tim teknis atau grup penugasan tertentu. Peristiwa ini tercatat saat perubahan pada kolom 'Group' di riwayat tiket dipantau. | ||
|
Mengapa ini penting
Penting untuk Heatmap Perpindahan Grup Dukungan. Pelacakan ini menunjukkan perpindahan bolak-balik dan serah terima berlebihan antar tim.
Sumber data
Activity Stream: pembaruan pada kolom 'group_id' atau 'group_name'.
Pengumpulan data
Dicatat saat kolom Group diperbarui
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Masalah dicatat
|
Pembuatan awal catatan masalah di sistem. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit di log audit Freshservice saat tiket masalah baru disimpan. | ||
|
Mengapa ini penting
Menandai awal instans proses. Peristiwa ini menjadi titik acuan untuk menghitung seluruh waktu tunggu dan waktu siklus.
Sumber data
Activity Stream Freshservice atau API Tickets (stempel waktu created_at).
Pengumpulan data
Dicatat saat transaksi New Problem dijalankan
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Masalah ditutup
|
Peristiwa terakhir dalam siklus proses, saat catatan dikunci dan dianggap tidak aktif. Peristiwa ini tercatat saat status berubah menjadi 'Closed'. | ||
|
Mengapa ini penting
Menentukan akhir mutlak instans proses. Diperlukan untuk menghitung total waktu siklus.
Sumber data
Activity Stream: perubahan status menjadi 'Closed'.
Pengumpulan data
Dicatat saat status berubah menjadi Closed
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Perbaikan permanen diterapkan
|
Menandai penerapan solusi akhir. Di Freshservice, peristiwa ini biasanya disimpulkan saat status berubah menjadi 'Solved' atau 'Resolved'. | ||
|
Mengapa ini penting
Menghitung Keterlambatan Penerapan Perbaikan Permanen. Menandai akhir pekerjaan perbaikan teknis.
Sumber data
Activity Stream: perubahan status menjadi 'Solved' atau 'Resolved'.
Pengumpulan data
Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Permintaan perubahan dikaitkan
|
Menghubungkan catatan Change dengan catatan Problem, yang menandai dimulainya tahap perbaikan. Peristiwa ini tercatat melalui peristiwa sistem 'Association with Change'. | ||
|
Mengapa ini penting
Penting untuk Pemantau Hambatan Permintaan Perubahan. Mengukur serah terima dari Manajemen Masalah ke Manajemen Perubahan.
Sumber data
Activity Stream: peristiwa 'Association with Change'.
Pengumpulan data
Dicatat saat ID Change ditautkan
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Solusi sementara diterbitkan
|
Penambahan solusi sementara ke catatan masalah, biasanya ditandai sebagai catatan atau kolom 'Workaround'. Digunakan untuk menghitung Kecepatan Publikasi Solusi Sementara. | ||
|
Mengapa ini penting
Mengukur seberapa cepat tim mengurangi dampak masalah. Penting untuk KPI Rata-rata Waktu Penyediaan Solusi Sementara.
Sumber data
Activity Stream: Perubahan pada kolom 'workaround' atau pembuatan catatan yang ditandai sebagai Solusi/Workaround.
Pengumpulan data
Dicatat saat kolom Workaround diisi
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Agen ditugaskan
|
Menugaskan individu tertentu untuk menangani catatan masalah. Peristiwa ini tercatat secara eksplisit saat kolom 'Agent' diisi atau diperbarui. | ||
|
Mengapa ini penting
Menunjukkan kapan sumber daya mulai menangani pekerjaan secara resmi. Membantu menganalisis alokasi sumber daya berdasarkan prioritas.
Sumber data
Activity Stream: pembaruan pada kolom 'responder_id'.
Pengumpulan data
Dicatat saat kolom Agent diperbarui
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Aset ditautkan
|
Mengaitkan Item Konfigurasi (CI) atau Aset dengan catatan masalah. Ini membantu mengidentifikasi 'Layanan Bisnis Terdampak' atau 'Item Konfigurasi Terdampak'. | ||
|
Mengapa ini penting
Menghubungkan masalah yang abstrak dengan infrastruktur fisik atau logis. Penting untuk analisis Kualitas Kategorisasi Akar Masalah.
Sumber data
Activity Stream: peristiwa 'Association with Asset'.
Pengumpulan data
Dicatat saat aset ditautkan ke catatan
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Catatan ditambahkan
|
Aktivitas umum yang mencatat penambahan catatan publik atau privat pada catatan masalah. Menunjukkan kolaborasi atau pembaruan yang sedang berlangsung. | ||
|
Mengapa ini penting
Dapat menunjukkan adanya pekerjaan aktif meski status tidak berubah. Berguna untuk menemukan periode 'menunggu aktif'.
Sumber data
Activity Stream: peristiwa 'Note added'.
Pengumpulan data
Dicatat saat komentar dikirim
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Masalah dibuka kembali
|
Perubahan status dari 'Resolved' atau 'Closed' kembali menjadi 'Open'. Menunjukkan bahwa perbaikan gagal atau ditolak. | ||
|
Mengapa ini penting
Metrik utama untuk dashboard Tren Pembukaan Kembali Catatan Masalah. Tingkat yang tinggi menunjukkan kualitas RCA atau perbaikan yang buruk.
Sumber data
Activity Stream: Perubahan status dari [Ditutup/Diselesaikan] menjadi [Terbuka/Sedang dikerjakan].
Pengumpulan data
Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Prioritas diperbarui
|
Perubahan tingkat urgensi atau dampak pada catatan masalah. Peristiwa ini tercatat dalam jejak audit kolom 'Priority'. | ||
|
Mengapa ini penting
Penting untuk menganalisis pelanggaran SLA dan memfilter dashboard Kinerja SLA Masalah Kritis.
Sumber data
Activity Stream: pembaruan pada kolom 'priority'.
Pengumpulan data
Dicatat saat kolom Priority diubah
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
SLA terlewati
|
Peristiwa yang dibuat sistem saat waktu 'Due By' terlewati. Freshservice mencatat penanda khusus untuk pelanggaran SLA. | ||
|
Mengapa ini penting
Mendukung langsung analisis Kinerja SLA Masalah Kritis. Menyoroti kegagalan kepatuhan.
Sumber data
Activity Stream: log sistem pelanggaran SLA.
Pengumpulan data
Dicatat saat pemantau SLA sistem terpicu
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
|
Status menunggu perubahan
|
Perubahan status yang menunjukkan bahwa masalah menunggu penerapan Change Request. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan kolom status menjadi 'Change Requested' atau status serupa. | ||
|
Mengapa ini penting
Menunjukkan waktu tunggu saat tim Manajemen Masalah bergantung pada proses Change eksternal.
Sumber data
Activity Stream: Perubahan status ke ID yang mewakili 'Perubahan diminta'.
Pengumpulan data
Bandingkan kolom status sebelum dan sesudah perubahan
Jenis peristiwa
inferred
|
|||
|
Tugas masalah diselesaikan
|
Penyelesaian subtugas yang terlampir pada catatan masalah. Tugas ini sering digunakan untuk melacak Tinjauan Pascapenerapan (PIR) atau langkah investigasi tertentu. | ||
|
Mengapa ini penting
Mendukung dashboard Audit Penyelesaian Tinjauan Pascapenerapan dengan melacak apakah tugas tinjauan sudah ditutup.
Sumber data
Activity Stream: perubahan status 'Task' menjadi Closed/Completed.
Pengumpulan data
Dicatat saat Task tertaut ditandai selesai
Jenis peristiwa
explicit
|
|||
Panduan ekstraksi
Siap memulai?
Ubah data pengelolaan masalah menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Tim kami siap membantu Anda mengekstrak data dan mulai mengoptimalkan layanan TI.
Atasi hambatan pengelolaan masalah sekarang
Kurangi waktu siklus hingga 30 persen dan tingkatkan stabilitas layanan TI
Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam 5 menit.