Templat data Purchase to Pay - Pesanan Pembelian Anda

ID pesanan pembelian adalah kode alfanumerik unik untuk setiap pesanan, yang membedakannya dari pesanan lain. ID ini menjadi acuan utama bagi semua aktivitas, dokumen, dan komunikasi terkait transaksi pengadaan tertentu.

Dalam process mining, ID ini penting untuk mengelompokkan semua peristiwa terkait, seperti pembuatan, persetujuan, penerimaan barang, dan penagihan, ke dalam satu kasus atau satu rangkaian proses. Dengan menganalisis proses berdasarkan ID ini, Anda dapat merekonstruksi dan memetakan seluruh siklus setiap pesanan pembelian, dari awal hingga penutupan.

Atribut ini menghubungkan semua peristiwa terkait ke dalam satu kasus proses, sehingga analisis siklus pesanan pembelian dari awal hingga akhir dapat dilakukan.

Atribut ini biasanya berupa kolom kunci utama dalam tabel header atau dokumen pesanan pembelian.

Nama aktivitas menjelaskan langkah atau perubahan status dalam proses pesanan pembelian. Contohnya meliputi “Pesanan pembelian dibuat”, “Pesanan pembelian disetujui”, “Penerimaan barang dicatat”, dan “Faktur diterima”. Setiap aktivitas menandai tahap tertentu dalam perjalanan proses.

Atribut ini penting untuk menyusun peta proses yang menggambarkan alur aktivitas. Analisis urutan dan frekuensi aktivitas membantu menemukan jalur proses yang umum, penyimpangan, hambatan, dan siklus pengerjaan ulang, seperti persetujuan atau perubahan yang berulang.

Atribut ini menjadi dasar peta proses untuk memetakan dan menganalisis alur, variasi, serta inefisiensi proses.

Informasi ini biasanya berasal dari kode transaksi, log perubahan status, tabel peristiwa, atau tabel dokumen perubahan yang terkait dengan pesanan pembelian.

Waktu peristiwa mencatat tanggal dan waktu saat aktivitas tertentu dijalankan atau perubahan status dicatat. Stempel waktu ini memberikan konteks waktu untuk setiap peristiwa dalam siklus pesanan pembelian.

Dalam process mining, stempel waktu menjadi dasar untuk menghitung waktu siklus, durasi, dan waktu tunggu antaraktivitas. Dengan mengurutkan peristiwa secara kronologis untuk setiap kasus, Anda dapat menganalisis kinerja proses, menemukan hambatan yang membuang waktu, dan memantau kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan (SLA).

Atribut ini mendukung semua analisis berbasis waktu, termasuk penghitungan waktu siklus, penemuan hambatan, dan pemantauan kinerja terhadap tolok ukur.

Informasi ini biasanya tersedia dalam log peristiwa, tabel riwayat perubahan, atau kolom tanggal pembuatan maupun pembukuan pada dokumen transaksi.

Atribut ini mencatat tanggal dan waktu pemuatan atau pembaruan data terbaru dari sistem sumber. Ini adalah kolom metadata untuk seluruh kumpulan data, bukan untuk satu peristiwa saja.

Informasi ini membantu pengguna mengetahui seberapa baru data yang dianalisis. Dengan begitu, mereka dapat menilai relevansi temuan dan memastikan keputusan didasarkan pada data yang cukup mutakhir untuk analisis.

Atribut ini memberi tahu pengguna seberapa mutakhir data, periode yang dicakup analisis, dan relevansi temuannya.

Stempel waktu ini biasanya dibuat dan disimpan oleh alat atau proses ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data (ETL).

Atribut sistem sumber menunjukkan sistem informasi asal data peristiwa, seperti ERP, platform pengadaan, atau sistem lama. Informasi ini sangat penting jika proses pengadaan hingga pembayaran melibatkan beberapa aplikasi yang terhubung.

Mengetahui sistem sumber membantu memvalidasi data, menelusuri masalah, dan memahami variasi proses yang bergantung pada sistem. Contohnya, pesanan pembelian dari sistem e-procurement mungkin mengikuti alur yang berbeda dan lebih otomatis dibandingkan pesanan yang dibuat secara manual di ERP utama.

Atribut ini menjelaskan asal data, yang penting untuk tata kelola dan validasi data, serta analisis variasi proses di berbagai sistem.

Nilai ini dapat ditambahkan secara tetap saat ekstraksi data atau diambil dari kolom dalam tabel sumber yang menunjukkan sistem tempat data dimasukkan.

Atribut Departemen menunjukkan unit organisasi yang bertanggung jawab atas pembelian. Biasanya, departemen ini mengajukan permintaan atau menggunakan anggaran untuk membayar biaya, seperti 'TI', 'Pemasaran', atau 'Operasional'.

Atribut ini penting untuk membandingkan kinerja proses di berbagai bagian bisnis. Analisis berdasarkan departemen dapat menunjukkan area dengan waktu siklus terlama, perubahan paling sering, atau pembelian di luar prosedur yang paling banyak. Temuan ini membantu Anda menyesuaikan inisiatif perbaikan dengan kebutuhan dan kebiasaan tiap departemen.

Atribut ini memungkinkan analisis proses berdasarkan unit bisnis, sehingga Anda dapat membandingkan kinerja dan menemukan masalah atau praktik baik yang spesifik pada tiap departemen.

Informasi ini biasanya tersedia di header pesanan pembelian atau detail baris item, sering kali pada kolom 'Pusat Biaya' atau 'Departemen'.

Kategori Item, yang juga dikenal sebagai Grup Material atau Kategori Pembelian, mengelompokkan jenis produk atau jasa yang dibeli. Klasifikasi terstruktur ini membantu Anda mengatur dan memahami pengeluaran pengadaan serta perilaku proses.

Analisis proses berdasarkan kategori item dapat mengungkap perbedaan yang berarti. Misalnya, pengadaan jasa yang rumit mungkin memiliki siklus persetujuan lebih panjang dan lebih banyak perubahan daripada pengadaan perlengkapan kantor standar. Pengelompokan ini memungkinkan Anda menyusun perbaikan proses dan strategi yang sesuai untuk tiap kategori.

Atribut ini memungkinkan analisis kinerja proses dan pengeluaran berdasarkan kategori, sehingga Anda dapat melihat dampak berbagai jenis pembelian terhadap efisiensi proses.

Informasi ini biasanya disimpan pada tingkat baris item pesanan pembelian.

Nama Pemasok menunjukkan pihak eksternal yang dikontrak untuk menyediakan barang atau jasa dalam pesanan pembelian. Data ini merupakan data induk penting yang terhubung dengan data transaksi pesanan pembelian.

Analisis proses berdasarkan pemasok penting untuk mengelola kinerja pemasok. Anda dapat membandingkan tingkat ketepatan waktu pengiriman, tingkat pengembalian barang, dan frekuensi perubahan pesanan pembelian. Temuan ini dapat menjadi dasar strategi pengadaan, negosiasi dengan pemasok, dan pengelolaan hubungan.

Atribut ini membantu menganalisis kinerja pemasok dan membandingkan waktu pengiriman, kualitas, serta kendala proses di antara pemasok.

Data ini berasal dari data induk pemasok dan ditautkan ke pesanan pembelian, biasanya di header dokumen.

Nama Pengguna menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas suatu peristiwa dalam proses. Misalnya, orang yang membuat permintaan pembelian, menyetujui pesanan pembelian, atau mencatat penerimaan barang. Atribut ini menunjukkan siapa yang melakukan aktivitas dan memberi konteks manusia pada alur proses.

Analisis aktivitas berdasarkan pengguna membantu Anda memahami pembagian beban kerja, mengetahui kebutuhan pelatihan, dan mendeteksi potensi masalah kepatuhan. Misalnya, Anda dapat melihat apakah pengguna tertentu sering terkait dengan pengerjaan ulang atau keterlambatan, atau memeriksa pelanggaran pemisahan tugas.

Atribut ini menghubungkan aktivitas proses dengan orang yang melakukannya, sehingga beban kerja, kinerja, dan kepatuhan dapat dianalisis berdasarkan pengguna.

Biasanya terdapat pada kolom 'Dibuat Oleh', 'Diubah Oleh', atau 'ID Pengguna' di log transaksi dan header dokumen.

Nilai Pesanan Pembelian menunjukkan total komitmen keuangan dalam pesanan. Nilai ini dapat dianalisis pada tingkat dokumen secara keseluruhan atau per baris item.

Atribut ini penting untuk analisis keuangan dan penentuan prioritas. Anda dapat memfilter proses berdasarkan nilai, misalnya untuk berfokus pada pesanan bernilai tinggi yang mungkin memerlukan alur persetujuan lebih rumit atau berdampak lebih besar pada bisnis. Dengan membandingkan nilai pesanan pembelian dengan waktu siklus atau tingkat pengerjaan ulang, Anda dapat mengetahui apakah pesanan bernilai tinggi ditangani kurang efisien daripada pesanan bernilai rendah.

Atribut ini menambahkan dimensi keuangan pada proses, sehingga Anda dapat memprioritaskan perbaikan berdasarkan nilai dan memahami faktor pemicu biaya.

Nilai ini terdapat di data header pesanan pembelian dan sering dihitung dengan menjumlahkan nilai semua baris item.

Status Pesanan Pembelian menunjukkan tahap pesanan pembelian dalam siklus proses pada waktu tertentu atau hasil akhirnya. Status yang umum antara lain 'Menunggu Persetujuan', 'Disetujui', 'Dikirim ke Pemasok', 'Diterima Sebagian', 'Ditutup', atau 'Dibatalkan'.

Atribut ini berguna untuk memfilter dan menganalisis kelompok pesanan pembelian tertentu. Misalnya, Anda dapat berfokus pada pesanan terbuka untuk menemukan hambatan yang sedang terjadi, atau pada pesanan yang dibatalkan untuk memahami alasannya. Urutan perubahan status juga dapat menjadi dasar untuk menentukan aktivitas dalam model proses.

Atribut ini memungkinkan Anda memfilter kasus berdasarkan tahap siklus prosesnya, sehingga analisis dapat berfokus pada pesanan terbuka, tertutup, atau bermasalah.

Kolom status standar ini terdapat di data header pesanan pembelian.

Tanggal Pengiriman yang Diminta adalah tanggal pada pesanan pembelian saat organisasi mengharapkan barang atau jasa diterima dari pemasok. Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pengiriman pemasok.

Atribut ini penting untuk menghitung KPI 'Tingkat Pengiriman Tepat Waktu'. Dengan membandingkan tanggal pengiriman yang diminta dengan tanggal penerimaan barang sebenarnya, bisnis dapat menilai keandalan pemasok. Analisis selisih tanggal dapat membantu menemukan masalah berulang pada pemasok, item, atau lokasi pengiriman tertentu. Data ini juga dapat digunakan dalam pembahasan kinerja.

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur kinerja pengiriman pemasok dan penting untuk menghitung KPI Tingkat Pengiriman Tepat Waktu.

Tanggal ini biasanya tersedia sebagai kolom standar di header atau detail baris item pesanan pembelian.

ID Permintaan Pembelian adalah pengenal dokumen internal yang memulai proses pengadaan. Permintaan pembelian merupakan permintaan resmi dari suatu departemen kepada departemen pembelian untuk mengadakan barang atau jasa.

ID ini menghubungkan proses pesanan pembelian dengan proses permintaan sebelumnya. Dengan begitu, Anda dapat menganalisis proses dari permintaan hingga pesanan dan mengukur waktu dari pengajuan permintaan sampai pesanan pembelian dibuat. Analisis ini membantu menemukan keterlambatan saat permintaan dialihkan dari pemohon ke tim pembelian.

Atribut ini menghubungkan pesanan pembelian dengan permintaan asalnya, sehingga waktu siklus dari permintaan hingga pesanan dapat dianalisis.

Biasanya disimpan sebagai kolom referensi di header atau data baris item pesanan pembelian.

Atribut Mata Uang menunjukkan satuan uang yang digunakan untuk Nilai Pesanan Pembelian dan kolom keuangan lainnya. Atribut ini penting agar data keuangan dapat ditafsirkan dan dijumlahkan dengan benar, terutama di organisasi multinasional yang menggunakan beberapa mata uang.

Dalam analisis, atribut ini memastikan metrik keuangan dibandingkan dengan dasar yang setara. Atribut ini diperlukan untuk setiap dasbor atau KPI yang mencakup nilai uang, sehingga konversi mata uang dan pelaporan dapat dilakukan dengan benar untuk memberikan gambaran keuangan proses pengadaan yang akurat.

Atribut ini memberi konteks pada semua nilai uang agar pelaporan dan perbandingan keuangan akurat, terutama dalam operasional global.

Kode ini biasanya disimpan di header pesanan pembelian bersama total nilainya.

Pemohon adalah orang di dalam organisasi yang mengajukan kebutuhan pembelian, biasanya dengan membuat permintaan pembelian. Pemohon berbeda dari pengguna yang membuat dokumen pesanan pembelian di sistem, yang biasanya merupakan anggota departemen pembelian.

Analisis berdasarkan pemohon dapat membantu menemukan pola perilaku pembelian. Misalnya, pemohon tertentu mungkin sering mengajukan pesanan mendesak atau pesanan yang perlu berulang kali diubah. Informasi ini dapat digunakan untuk memberikan pelatihan kebijakan pengadaan yang sesuai atau memperjelas spesifikasi kebutuhan sejak awal.

Atribut ini menunjukkan pengguna bisnis yang mengajukan pembelian, sehingga Anda dapat menganalisis kebiasaan pembelian dan memperbaiki proses perumusan kebutuhan.

Informasi ini biasanya berasal dari permintaan pembelian terkait atau disimpan pada kolom 'Pemohon' di pesanan pembelian.

Atribut Waktu Selesai mencatat waktu suatu aktivitas selesai. Banyak peristiwa proses berlangsung seketika, sehingga waktu mulai dan selesai sama. Namun, beberapa aktivitas, terutama yang dilakukan secara manual atau memiliki durasi terukur, dapat memiliki waktu mulai dan selesai yang berbeda.

Waktu selesai memungkinkan penghitungan durasi pengerjaan setiap aktivitas secara akurat. Informasi ini membantu Anda mengetahui langkah mana yang paling menyita waktu dan membedakan waktu pengerjaan aktif dari waktu tunggu, yaitu jeda tanpa aktivitas di antara langkah-langkah proses.

Atribut ini membantu menghitung durasi pengerjaan aktivitas secara akurat dan membedakan waktu kerja aktif dari waktu tunggu dalam proses.

Biasanya tersedia di log peristiwa atau data transaksi, terkadang sebagai kolom terpisah bernama 'Waktu Selesai' atau 'Tanggal Penyelesaian'. Jika tidak tersedia, nilainya dapat disamakan dengan Waktu Peristiwa.